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BENCHMARKING
UNIVERSIDAD POLITCNICA DE TLAXCALA
Edgar Hernndez Bonilla
Cul es la importancia de la medicin
organizacional?
Las organizaciones eficientes saben que todo aquello que no se
puede medir o evaluar, tampoco se puede administrar.
Las mediciones son indicadores del desempeo. Los lderes de las
organizaciones eficientes se preguntan todos los das a s mismos:
Cmo vamos?. Las mediciones diseadas apropiadamente
sirven para comparar los resultados obtenidos en el pasado con el
desempeo actual, permitiendo que los lderes respondan a esta
interrogante: Cmo saber qu tan bien vamos?.
Los sistemas efectivos para medicin del desempeo se emplean
para comprender, alinear y mejorar el desempeo en todos los
niveles y en todas las reas de la organizacin.
Si uno no dirige al negocio, pronto lo sacarn del negocio. B.C. Forbes
19/09/2014 Sistemas de Mejora Continua - Benchmarking 2
Benchmarking
Benchmarking (Evaluacin comparativa) es un mtodo
sistemtico de medicin de procesos frente a los de los
reconocidos lideres de la industria. Estas comparaciones se
utilizan para establecer las prioridades y metas para la mejora de
procesos.
Benchmarking es un punto de referencia para la medicin.
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Benchmarking
Es una estrategia simple pero de potente cambio. Se aplica la
medicin objetiva y anlisis por mtodo cientfico como medio
para identificar y descubrir mtodos que aumentan el valor de
los productos de la organizacin, servicios o procesos.
Benchmarking consiste en tres estrategias principales:
Medir el desempeo
Determinar las causas para alcanzar el nivel del rendimiento
deseado
Identificar los elementos de la prctica del trabajo que se pueden
transferir a otras organizaciones para mejorar su rendimiento
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Benchmarking
En el mundo moderno de los negocios, los competidores de una
organizacin no pueden ser parte de los mercados locales o
incluso nacionales. Muchas empresas adoptan estndares de la
industria mundial para la evaluacin comparativa. Esto es
conocido como benchmarking global.
El benchmarking global permite a las organizaciones reducir
costos, ampliar su cadena de suministro, y expandirse a nuevos
mercados ms all de sus reas geogrficas de origen. Permite a
una organizacin aprender de las mejores empresas en el mundo
y utilizan estos puntos de referencia para establecer normas
claras y medibles para personas de diversas culturas y pases.
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Benchmarking es importante por que:
Te dice lo que se puede lograr.
Te muestra cmo puedes mejorar.
Permite a los equipos fijar objetivos realistas y encontrar
maneras de alcanzarlos.
Muestra cmo adaptar las mejores prcticas y usarlas para
mejorar los procesos y la produccin.
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Benchmarking
Benchmarking debe utilizarse como un proceso de
aprendizaje para determinar lo que una buena organizacin
hace bien, y utilizar ese conocimiento para desarrollar mejores
soluciones adecuadas para su organizacin.
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Benchmarking provee beneficios adicionales a la
organizacin como:
La produccin de nuevas ideas y estimular el pensamiento creativo
Acelera un proceso de mejora lento y la conduccin de un mejora avance
Se establezcan objetivos de rendimiento especficos, pertinentes y
medibles basados en estndares de la industria, competidores y mejores
en organizaciones de clase dando lugar a un ahorro de costos al
minimizar la repeticin y salidas en falso
Ofrece a los equipos la confianza de que los objetivos no son objetivo,
realista y alcanzable
Exige una evaluacin precisa de las operaciones internas
Elimina la repeticin de los errores del pasado
Mejora de la comunicacin y de la red de trabajo
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Cmo puede utilizarse el benchmarking para evaluar el xito
de las organizaciones eficientes?
Durante los procesos de benchmarking , las compaas
comparan su desempeo con un conjunto de normas o con el de
las mejores empresas de su ramo.
Con la informacin obtenida a partir de la comparacin, la
empresa puede determinar cmo y en qu reas mejorar su
propio desempeo.
Los resultados del benchmarking sirven como puntos de
referencia. A un cuando las compaas pueden elegir diferentes
aspectos de su operacin como eje del benchmarking , por lo
general las reas de inters son los procedimientos, las
operaciones, los procesos, los esfuerzos de mejora de la calidad,
y las estrategias cooperativas y de marketing.
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Cul es el propsito del benchmarking?
Las organizaciones eficientes utilizan el benchmarking para
comparar sus mediciones claves de desempeo con las que otras
empresas han implementado; el propsito radica en determinar en
dnde hay oportunidades de mejora. El benchmarking responde
interrogantes como las siguientes:
Los procesos de la compaa estn apropiadamente construidos y
documentados?
Se han puesto en prctica sistemas para asignar recursos y
destinar fondos de forma adecuada?
Qu reas tienen las necesidades de mejora ms apremiantes?
Cules son las necesidades de nuestros clientes internos y
externos?
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Qu tipos de benchmarking pueden realizarse ?
Percepcin: A partir de tal evaluacin de la percepcin con base en
benchmarking, las empresas esperan averiguar cmo se estn
desempeando en la actualidad. Una evaluacin de la percepcin podra
enfocarse en aspectos internos, buscando responder preguntas
relacionadas con lo que el personal de la compaa piensa acerca de s
mismo, de los directivos, de la empresa o de los procesos de mejora de la
calidad que sta ha implementado. Este tipo de evaluacin revela
informacin respecto de los niveles actuales de desempeo de la
organizacin, y podra servir ms tarde como base de comparacin con
futuras experiencias de benchmarking.
Conformidad: Tal vez las compaas que quieren obtener la certificacin
ISO 9000, cumplir los requerimientos que se les exigen como proveedores,
o aplicar para la entrega de un premio de calidad. Esta es ms profunda,
y busca determinar la conformidad de la compaa con requerimientos y
normas establecidos. La informacin obtenida responder preguntas
acerca de cmo se est desempeando actualmente la empresa en
comparacin con las normas publicadas.
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Qu tipos de benchmarking pueden realizarse ?
Efectividad: determina la efectividad de un sistema diseado e implementado
por la compaa. Las evaluaciones de la efectividad basadas en benchmarking
verifican tanto que la empresa cumple los requerimientos como que ha puesto en
marcha sistemas efectivos para asegurar que dichos requerimientos se estn
satisfaciendo. Por ejemplo, podra publicarse un manual de calidad pero, a
menos que se hayan implementado sistemas que garanticen su utilizacin
efectiva, el requerimiento no puede considerarse cumplido.
Mejora continua: buscan determinar si la mejora continua representa un factor
integral y permanente de la organizacin. Su propsito es juzgar si el proceso de
mejora implementado por la compaa es tan slo un compromiso verbal o si
en realidad h a puesto en marcha sistemas que respaldan su esfuerzo da tras da.
Las percepciones, la conformidad, la efectividad y la mejora continua pueden
determinarse realizando una revisin integral de las prcticas actuales del
negocio. Este anlisis debe estar trazado en un formato especfico. Las
actividades pueden juzgarse sobre la base de observaciones visuales efectuadas
por los evaluadores, entrevistas con las personas directamente involucradas, el
conocimiento personal y documentacin basada en hechos.
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Cules son las ventajas del benchmarking ?
El principal beneficio del benchmarking es el conocimiento que
genera respecto del lugar que ocupa la compaa en comparacin
con las normas establecidas por sus clientes, por la misma empresa,
por una certificacin de alcance nacional o internacional, o por los
requisitos para participar en un premio. El benchmarking
identificar los activos con que cuenta la empresa, s como sus
oportunidades de mejora. Como las evaluaciones basadas en
benchmarking ofrecen informacin acerca de cmo se est
desempeando la compaa, constituyen una valiosa herramienta a
lo largo de todo el proceso de certificacin.
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Cmo se lleva a cabo el benchmarking ?
1.- Determine el enfoque. Al principio del benchmarking , todas las
personas involucradas en l deben determinar en qu aspectos de
su compaa se enfocar el estudio. El enfoque puede basarse en los
requerimientos del cliente, en normas o en un proceso de mejora
continua de ndole general. Es preciso que la informacin obtenida
respalde la misin, las metas y objetivos generales de la
organizacin. Un enfoque que haga demasiado hincapi en las
cifras puede provocar que se confundan manzanas con naranjas al
hacer la comparacin, mientras que el enfoque en procesos
estimula la mejora y la adopcin de nuevos mtodos. A fin de que
resulte ms valioso, el benchmarking debe considerarse como una
herramienta de respaldo para objetivos estratgicos ms amplios.
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Cmo se lleva a cabo el benchmarking ?
2.- Comprenda su organizacin. Definir y comprender todos los
aspectos de una situacin reviste gran importancia para la
conduccin de cualquier proceso. Las personas involucradas en el
proceso necesitan desarrollar una comprensin de su compaa.
Para crear un plan y llevar acabo el proceso, es preciso que las
compaas obtengan informacin de sus clientes internos y
externos, as como de sus principales insumos y productos. Como
el personal que trabaja para la compaa est realizando la
evaluacin basada en benchmarking, la empresa representa una
entidad conocida para ellos. Emplee diagramas de flujo para
describir el proceso involucrado; de esta manera todo el mundo
comprender mejor el sistema bajo estudio durante el
benchmarking.
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Cmo se lleva a cabo el benchmarking ?
3.-Determine los aspectos a evaluar .Una vez que se ha obtenido la
comprensin de los sistemas que conforman la compaa, es
momento de determinar las mediciones de desempeo. Estas
mediciones permitirn que los responsables de la evaluacin
juzguen el desempeo de la empresa. sta es la oportunidad de
definir cules son los aspectos realmente fundamentales para que la
compaa siga siendo competitiva. Los factores fundamentales para
el xito de la compaa estarn respaldados por normas de
procedimientos, procesos y comportamientos. El benchmarking
sealar con toda precisin las preguntas que debern responderse
y los problemas a resolver, as como los procesos y procedimientos
que necesitan mejoras. Crear un buen listado de elementos a partir
de los cuales realizar el benchmarking dar por resultado
evaluaciones y comparaciones ms consistentes.
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Cmo se lleva a cabo el benchmarking ?
4.-Determine el objeto de comparacin. Es preciso que la
organizacin elija cul ser su parmetro de comparacin,
considerando las actividades y operaciones que desea analizar, el
tamao de la empresa, la cantidad y el tipo de sus clientes, la clase
de transacciones que lleva a cabo, e incluso la ubicacin de sus
instalaciones. Las similitudes en materia de tamao y tipo de las
transacciones o productos podran ser ms significativas, en ciertos
casos, que seleccionar un competidor. Una compaa
manufacturera que desea analizar su control de inventarios quizs
estara ms interesada en las actividades que lleva a cabo una
empresa de venta por catlogo
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Cmo se lleva a cabo el benchmarking ?
5.-Realice el benchmarking. Antes de que el proceso comience, la
compaa deber notificar a las reas correspondientes que han sido
elegidas para realizar la evaluacin de benchmarking. Para garantizar la
cooperacin de las mismas, ser necesario obtener la autorizacin para
comenzar el proceso, y la notificacin deber partir de los niveles ms
altos de la empresa. Durante e l proceso de benchmarking los encargados
de la investigacin recopilan y analizan los datos correspondientes a las
mediciones establecidas en el paso 3. Para ello emplean las mediciones
de desempeo y las normas que son significativas para el xito de la
compaa. Adems, verifican la conformidad de la empresa con las
mediciones de desempeo y las normas, y juzgan su capacidad para
desempearse de acuerdo con ellas. La conformidad puede verificarse
mediante entrevistas con el personal involucrado, y a travs de la
observacin directa del proceso.
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Cmo se lleva a cabo el benchmarking ?
6.-Mejore el desempeo. Cuando se ha recopilado la informacin
necesaria, se crea un informe en el que se resumen las fortalezas y
debilidades ms significativas del rea bajo estudio. En este
informe se documenta la brecha que existe entre los niveles de
desempeo actuales y los que se quieren alcanzar en el futuro. Si la
evaluacin de benchmarking se lleva a cabo correctamente, el
informe final se convertir en un documento de trabajo destinado a
respaldar el proceso de mejora continua. La informacin obtenida a
partir de dicho informe se utiliza para investigar y resolver las
causas de problemas, reducir la variacin en el proceso y establecer
sistemas para prevenir la ocurrencia de no conformidades. El
documento resultante del benchmarking constituye una poderosa
herramienta de retroalimentacin, y debe emplearse en
consecuencia.
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Fuentes
Summers, Donna C. S. , (2006). Administracin de la calidad.. 1st
ed. Mxico: Pearson Educacin .
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