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PROCESO DE
ELABORACION Y EMISION
DE CONSTANCIA DE NOTAS





ELABORADO POR:
GONZALES CASTILLO, Jorge
Firma
PAYANO HERRERA, Diego
Firma

REVISADO POR:
ING. GUTIERREZ PESANTES, Elas
Firma


APROBADO POR:

Firma













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CONTENIDO


HOJA DE MODIFICACIONES
1. PROPOSITO
2. ALCANCE DE LA APLICACION
3. DEFINICIONES
4. REFERENCIAS CRUZADAS
5. RESPONSABILIDAD POR LA APLICACION
6. PROCESO
7. REGISTROS
8. ARCHIVO
9. ANEXOS
10. PROPUESTAS DE MEJORA
11. ANALISIS DE PROPUESTAS














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1. PROPOSITO:
Registrar formalmente el proceso de elaboracin y emisin de constancia de notas de los
alumnos en la escuela de Ingeniera de Materiales la Facultad de Ingeniera de la
Universidad Nacional de Trujillo.

2. ALCANCE DE LA APLICACIN:
PROCESO:
A todo el personal estudiantil de la escuela de Ingeniera De Materiales de la Facultad
de Ingeniera de la Universidad Nacional de Trujillo.
EMPIEZA:
Pedido y llenado del formato de solicitud correspondiente (FUT)
TERMINA:
Recepcin de la constancia de notas por parte del Interesado.

3. DEFINICIONES
FUT: Formato nico de Trmite, es un formato que se utiliza para realizar distintos
tipos de tramite dentro de la Universidad Nacional de Trujillo, que va de desde Ampliacin
de Crditos por promedio ponderado hasta visacin de Slabos; es obtenido en la
fotocopiadora de la escuela.

RECIBO: Es la boleta emitida por la Tesorera de la Universidad Nacional de Trujillo
luego de efectuar el pago por derecho de Tramite cuyo precio es de 15 nuevos soles; es
obtenido en la oficina de Tesorera en el local central de la Universidad Nacional de
Trujillo.

RESOLUCION: La Resolucin consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un
servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente, y se refiere al
mbito de competencia al servicio. Las Resoluciones se dictan para cumplir las funciones
que la ley encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a su mbito material, la


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Resolucin alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la
esfera de competencia del servicio pblico.


4. REFERENCIAS CRUZADAS
No aplicable.

5. RESPONSABILIDAD POR LA APLICACIN:
Son responsables el Interesado, Secretaria de Mesa de Partes, Secretaria de Direccin de
Escuela Acadmica, Director de Escuela y Decanato (Mesa de Partes).

6. PROCESO:
6.1 SOLICITUD DE CONSTANCIA DE NOTAS
o El interesado tendr que llenar el FUT por constancia de notas, y pagar su derecho
por constancia de Notas que es el pago de S/. 15.00 en tesorera.

o El interesado enva el FUT y el recibo por constancia al encargado de mesa de
partes.

o El encargado de mesa de partes desglosa el cargo del FUT y entrega la parte
inferior del FUT al interesado.

o El encargado de mesa de partes registra el ingreso del FUT de constancia de notas.

6.2 TRMITE Y ENTREGA DE CONSTANCIA DE NOTAS
o El FUT enviado, es recepcionado por la secretaria de la escuela Acadmica
Profesional de Ingeniera de Materiales.
o La secretaria de Escuela recibe la informacin del encargado de Mesa de Partes en
forma digital y fsica dentro de las 24 horas siguientes y procede a elaborar la
constancia, luego enva al director de Escuela para que firme.
o Firma del Director de Escuela y retorna la constancia a la secretaria de Escuela.
o Finalmente el alumno se apersona a la secretara de Escuela para recoger su
constancia.
7. REGISTROS:
Los registros del procedimiento debern ser mantenidos por el Gerente de Abastecimiento
y el encargado del Centro de Cmputo.




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ALUMNO
TESORERA (CENTRO)
MESA DE PARTES
(DECANATO)
SECRETARIA DE
MATERIALES
DIRECTOR DE ESCUELA
(ING MATERIALES)





GRAFICO N 1: FLUJOGRAMA ACTUAL
RECIBE
PAGO
EMITE
RECIBO
FUT y
RECIBO
INSPECCIONA
EL RECIBO
DESGLOSA
EL FUT
ENTREGA
CARGO
DEL FUT
SOLICITUD
ELABORA LA CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMA LA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMADA
ENTREGA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMADA
RECIBE
CONSTANCIA
FIN
INICIO
LLENA
EL FUT
FUT
2 min
10 min
10 min
5 min
24 horas
3 min
24 horas
24 horas


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8. ARCHIVO:
El Gerente de Calidad archiva la copia maestra de este procedimiento bajo el cdigo UNT_EP_03

9. ANEXOS:
FORMATO NICO DE TRMITE





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Recibo por Trmite




















S/. 15.00


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10. PROPUESTAS DE MEJORA

PROPUESTA #1. PROCESO CONSTANCIA DE NOTAS:
Se instala una segunda tesorera en la ciudad universitaria de la UNT, de modo que el
interesado no deba realizar un viaje hasta el centro de la ciudad para realizar el pago por
derecho de constancia.
El alumno paga su recibo en tesorera (cerca de mesa de partes) y luego de rellenar su FUT se
dirige a mesa de partes y lo ingresa.
La secretaria de mesa de partes desglosa el FUT y le entrega la parte ms pequea al alumno.
Luego la secretaria de mesa de partes informa a travs del sistema virtual a la secretaria de
materiales sobre la solicitud realizada.
La secretaria de materiales recibe una notificacin en el sistema y elabora la constancia de
notas. La constancia de notas no es impresa, sino que se enva al director de escuela a travs
del sistema.
El director de escuela aprueba la constancia de notas y la secretaria de materiales recibe una
notificacin en el sistema. De ser as tiene la aprobacin de usar un sello representativo de la
escuela a nombre del director.
Finalmente el alumno va a la secretaria de materiales a recoger su constancia sellada a nombre
del director de escuela.

PROPUESTA #2. PROCESO CONSTANCIA DE NOTAS:
El alumno paga su recibo en tesorera (centro) y el encargado de tesorera informa del pago a
mesa de partes a travs del sistema virtual, indicando el cdigo del alumno. En tesorera se le
entrega la parte ms pequea del FUT.
El alumno va donde la secretaria de materiales y le muestra el cargo del FUT adems de su
recibo.
La secretaria de materiales elabora la constancia de notas y lo enva al director de escuela para
que firme dicho documento.
El director de escuela firma la constancia de notas y lo retorna a la secretaria de materiales.
Finalmente el alumno va a la secretaria de materiales a recoger su constancia.


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ALUMNO TESORERA (UNT)
MESA DE PARTES
(DECANATO)
SECRETARIA DE ING. DE
MATERIALES
DIRECTOR DE ESCUELA
(ING MATERIALES)





GRAFICO N 2: APLICACIN DE LA PROPUESTA DE MEJORA #1
INSPECCIONA
EL RECIBO
DESGLOSA
EL FUT
ENTREGA
CARGO
DEL FUT
SOLICITUD
ELABORA
LA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMA LA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMADA
ENTREGA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMADA
RECIBE
CONSTANCIA
FIN
INICIO
LLENA
EL FUT
FUT
2 min
3 min
5 min
3 min
10 min
10 min
1 min
1 min
20 min
RECIBE
PAGO
EMITE
RECIBO
FUT y
RECIBO
5 min
3 min


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ALUMNO TESORERA (CENTRO)
MESA DE PARTES
(DECANATO)
SECRETARIA DE
MATERIALES
DIRECTOR DE ESCUELA
(ING MATERIALES)





GRAFICO N 3: APLICACIN DE LA PROPUESTA DE MEJORA #2
RECIBE
PAGO
EMITE
RECIBO
ELABORA
LA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMA LA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMADA
ENTREGA
CONSTANCIA
CONSTANCIA
FIRMADA
RECIBE
CONSTANCIA
FIN
2 min
1 min
10 min
5 min
24 horas
24 horas
24 horas
1 min
10 min
1 min
INICIO
LLENA
EL FUT
FUT
DESGLOSA
EL FUT
INFORMA
A MESA
DE PARTES
RECIBO Y CARGO


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11. ANALIZANDO LAS PROPUESTAS DE MEJORA
Si llevamos a cabo la propuesta #1 el tiempo que nos llevara obtener una constancia de notas es
de aproximadamente 63 min es decir 1 hora y 3 minutos estaramos disminuyendo enormemente
el tiempo porque como se puede observar en el primer grafico el tiempo que demora es 3 das.

Adems esto sera aceptable porque como nos informaron las secretarias en un mes solo emiten
1 o 2 constancias , pero esta cantidad se ve incrementada en los inicios de semestre y finales de
semestre, por tal motivo no propusimos la implementacin de que el pago se haga en un banco,
pero si podemos implementar un pequeo sistema donde estn todas las notas de los alumnos de
esta manera, las secretarias solo debern imprimir en el correspondiente papel membretado y
emitir las constancias, previa firma del director.

Al igual si implementamos la propuesta #2 se ver que el tiempo no se reduce mucho ya que el
tiempo seria 3 das 30 minutos, pero ya no vamos a diferentes lugares, ya que como se ve solo
iramos a pagar y recoger la solicitud.
En la propuesta #2 todo depende de la secretaria y director de escuela para disminuir el tiempo,
ya que si firman rpido y lo elaboran rpido las constancias se puede lograr un buen uso del
tiempo y aumentar la cantidad de constancia emitidas.