PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

Resultados obtenidos en el ao
Ao Mes Valor
2011 10 16.220
2011
2011
2011
Niveles de medicin

Nombre del proceso: PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Objetivo del proceso (SGC):
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal
forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia
Objetivo del indicador:
Mantener actualizado el Inventario documental transferido en custodia al archivo central del rea
Metropolitana Centro Occidente.
Responsable de recopilar la informacin: Lider del Proceso
Responsable de analizar la informacin: Lider del Proceso
Nombre del
indicador
Frmula para
el clculo
Tipo de
indicador
Descripcin Meta Umbral
(factor de
xito)
Periodicidad
Inventarios
Documentales
Carpetas
registradas /
carpetas
Transferidas
Eficacia Recepcin y
depuracin de
las
transferencias
hechas al
archivo central
y registro en el
sistema.
100% 1 Anual
MALO REGULAR BUENO EXCELENTE




NOMBRE QUE IDENTIFICA AL INDICADOR EN EL SIM
Resultados obtenidos en el ao
Por ser un proceso que implica a toda la entidad para medicin se le entregara a cada jefe
de dependencia.
Ao Mes Valor
2011
2011
2011
2011
Niveles de medicin


Nombre del proceso: PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Objetivo del proceso (SGC):
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal
forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia
Objetivo del indicador: Consultas realizadas por clientes internos y externos.
Responsable de recopilar la informacin: Lider del Proceso
Responsable de analizar la informacin: Lider del Proceso
Nombre del
indicador
Frmula para
el clculo
Tipo de
indicador
Descripcin Meta Umbral
(factor de
xito)
Periodicidad
Consultas Consultas
realizadas/
Consultas
solicitadas
Eficacia Resolver las
consultas
realizadas
por la
comunidad
y los
funcionarios
del Area.
100% Diario
MALO REGULAR BUENO EXCELENTE




NOMBRE QUE IDENTIFICA AL INDICADOR EN EL SIM

Resultados obtenidos en el ao








Niveles de medicin
Nombre del proceso: PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Objetivo del proceso (SGC):
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal
forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia
Objetivo del indicador: Conservar la memoria institucional de la entidad.
Responsable de recopilar la informacin: lder de Proceso
Responsable de analizar la informacin: lder de proceso y Comit de Archivo.
Nombre del
indicador
Frmula para
el clculo
Tipo de
indicador
Descripcin Meta Umbral
(factor de
xito)
Periodicidad
Archivo
histrico
Carpetas
registradas en
archivo
histrico /
carpetas
Transferidas
del Archivo
central
Eficacia transferencia
documental
realizada
desde
archivo
central al
archivo
histrico
avalada por
el comit de
archivo dela
entidad
100% Cada dos
aos
Ao Mes Valor
2011 10 16.220
2011
2011
2011
MALO REGULAR BUENO EXCELENTE




BRE QUE IDENTIFICA AL INDICADOR EN EL SIM
Resultados obtenidos en el ao
Ao Mes Valor
2010
2011
2011
2011

Niveles de medicin

Nombre del proceso: PROCESO GESTION DOCUMENTAL
Objetivo del proceso (SGC):
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal
forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia
Objetivo del indicador: Eliminacin de Documentos
Responsable de recopilar la informacin: Lder del Proceso
Responsable de analizar la informacin: Lder del Proceso
Nombre del
indicador
Frmula para el clculo Tipo de
indicador
Descripcin Meta Umbral
(factor
de
xito)
Periodicidad
Documentos
eliminados
Documentos
eliminados/Documentos
registrados
Eficacia Eliminacin
de
documentos
por perdida
de valores
(Jurdico,
legal,
contable,
economicos)
100% Cada dos
aos
MALO REGULAR BUENO EXCELENTE




Nombre del proceso: GESTION DOCUMENTAL SUB-PROCESO - VENTANILLA UNICA DE ATENCION AL USUARIO
Objetivo del proceso (SGC): Lograr la satisfaccin de las necesidades de los clientes , agilidad en la gestin de trmites
y PQRs y atencin oportuna en la Gaceta Metropolitana.
Objetivo del indicador: Medir el grado de respuesta en la gestin de trmites y PQRs
Responsable de recopilar la informacin: Contratista de la ventanilla nica
Responsable de analizar la informacin: Contratista de la ventanilla nica
Nombre del
indicador
Frmula para el
clculo
Tipo de
indicador
Descripcin Meta Umbral
(factor de
xito)
Periodicidad
Trmites y PQRs Trmites y PQRs
atendidos/Trmites
y PQRs
recepcionados en
la ventanilla nica
Eficacia Mide la eficacia
en la respuesta
a las solicitudes
de trmites y
PQRs
100% de
trmites
y los
PQRs
atendidos
al ltimo
da de
cada mes
100% Mensual


Ao Mes Valor
2011
2011
2011
2011

MALO REGULAR BUENO EXCELENTE
MEN
79%
80% - 89%
90% -
97%
98-100%