DIFFUPAR - BBP Project Charter - X

A AS SA AP P F Fl le ex x: : P Pr ro oj je ec ct t C Ch ha ar rt te er r
P Pr ro oy ye ec ct to o P Pe er rf fu um me e
Diego Alier Lder del Proyecto DIFFUPAR
Derby Escalona Lder del Proyecto SofOS

Versin 1.0 mayo 18, 2013

DIRECCION DE OPERACIONES Cdigo: DOSACNPR01
PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 2 de: 33

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Tcnica
Revisin N 4
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Proyecto
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Prctica
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Fecha Revisin: 02/12/2012

CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................. 3
I. CONTEXTO DE GRUPO DIFFUPAR ........................................................................................................ 4
A. RESEA HISTRICA .................................................................................................................................. 4
B. PRODUCTOS Y SERVICIOS ......................................................................................................................... 4
C. ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................... 4
I. DEFINICIN DEL PROYECTO PERFUME .............................................................................................. 5
A. MISION ..................................................................................................................................................... 5
B. OBJETIVOS ESTRATGICOS ....................................................................................................................... 5
C. METAS ...................................................................................................................................................... 5
D. OBJETIVOS ESPECFICOS POR REA ........................................................................................................... 6
E. INDICADORES DE LOGRO ........................................................................................................................... 6
F. FACTORES CLAVES DE XITO .................................................................................................................... 7
G. PREMISAS DEL PROYECTO ..................................................................................................................... 9
II. ALCANCE ................................................................................................................................................ 10
A. ALCANCE FUNCIONAL .............................................................................................................................. 10
B. ALCANCE ORGANIZACIONAL .................................................................................................................... 11
C. ALCANCE TCNICO ................................................................................................................................. 12
D. ASPECTOS QUE SE ENCUENTRAN FUERA DEL ALCANCE ............................................................................. 14
III. METODOLOGA ....................................................................................................................................... 15
A. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN ........................................................................................................... 15
B. DESCRIPCIN DE LA METODOLOGA ASAP FLEX ...................................................................................... 16
C. ESTRATEGIA DE ENTRENAMIENTO DEL EQUIPO DE PROYECTO .................................................................... 20
D. INFRAESTRUCTURA ................................................................................................................................. 20
E. RESTRICCIONES, METODOS Y HERRAMIENTAS .......................................................................................... 20
F. VALIDACIN Y DOCUMENTACIN .............................................................................................................. 21
G. PROCEDIMIENTO DE GENERACIN DE INFORMES Y REPORTES DE ESTATUS DEL PROYECTO ........................ 21
H. PROCEDIMIENTO PARA ESCALAR DECISIONES ........................................................................................... 21
I. MANEJO DEL ALCANCE ............................................................................................................................. 22
IV. ORGANIZACIN DEL PROYECTO .................................................................................................... 23
V. PLANIFICACIN DEL PROYECTO ........................................................................................................ 28
A. ESTIMACIN DE ESFUERZOS .................................................................................................................... 28
B. FACTORES DE RIESGO ............................................................................................................................. 29
C. ESTRATEGIA TCNICA ............................................................................................................................. 31
D. CRITERIOS DE XITO DEL PROYECTO ........................................................................................................ 32
VI. APROBACIN DEL PROJECT CHARTER ........................................................................................ 33

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INTRODUCCIN

A travs del establecimiento de un acuerdo de servicio de consultora con SofOS C.A.,
DIFFUPAR ha tomado la decisin de sustituir los sistemas que actualmente soportan sus
operaciones por la Solucin SAP SofOS Smart Comercializadoras.

El presente documento, tiene el objeto de formalizar todo el contexto en el cual se llevar a
cabo el proyecto PERFUME incluyendo sus objetivos, estrategia de implementacin,
organizacin del proyecto y el plan de trabajo que se requiere para llevarlo a un exitoso
trmino. La aprobacin de este documento, representar un hito en el plan de trabajo,
indicando el inicio, propiamente dicho, de la implementacin de la solucin SAP seleccionada.

As como es imprescindible en un proyecto de esta envergadura, el contar con un plan
estratgico a seguir, y establecer las directrices bsicas para encausar el Proyecto, tambin es
fundamental, que cada uno de los involucrados sea proactivo y desarrolle su propio plan de
acciones para el cumplimiento de las actividades que le correspondan en dicho plan. El logro
del xito, no depende, necesariamente, del seguimiento estricto del plan, sino del
aprovechamiento oportuno de las opciones favorables que se van presentando y, el
sobreponerse a las barreras que surjan en el camino.

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I. CONTEXTO DE DIFFUPAR

A. RESEA HISTRICA

Diffupar S.A. es una empresa Argentina del tipo familiar, la misma fue fundada en el ao 1982
por dos hermanos Felipe y Osvaldo Bordoni, principales y nicos accionistas.

La empresa esta situada en uno de los barrios en los que est dividida la Capital Federal:
Colegiales, lugar propicio y estratgico dentro de la ciudad para el buen desenvolvimiento del
negocio.

En una superficie superior a los 3000 metros cuadrados, han concentrado todas sus
actividades, contando cada sector con el equipamiento necesario para el desarrollo de sus
funciones especficas.

Actualmente la empresa cuenta con una participacin en el mercado de fragancias selectivas
del 20%, siendo el mayor distribuidor de la Argentina no subsidiario.

La slida experiencia en el negocio, el fuerte vnculo con las marcas y proveedores junto con el
respaldo financiero y el managment especializado han permitido que el negocio siga siendo
rentable y atractivo a los ojos de cualquier inversor.

Una de las fortalezas que destacan a Diffupar S.A. es la amplia gama de marcas prestigiosas
que comercializa y representa y su gran capacidad de respuesta para abastecer en forma
inmediata las necesidades del mercado.

Su marcada experiencia ha hecho de este proyecto una empresa lder en la comercializacin y
distribucin de fragancias y productos de cosmtica y tratamiento en toda la Argentina,
consolidndose desde su nacimiento como la empresa lder en el rubro que representa.

B. PRODUCTOS Y SERVICIOS

Productos o Servicios.
Artculos de reventa de perfumera y cosmtica.
Descripcin del mercado.
Perfumera y cosmtica selectiva en la Repblica Argentina.

Mercado:

DIFFUPAR se desempea en el mercado de la Distribucin y comercializacin de
productos de perfumera y cosmticos a travs de la venta de mayor y de retail en la republica
argentina importada de Francia, Espaa, Irlanda, USA, Italia, Alemania, etc.

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I. DEFINICIN DEL PROYECTO PERFUME

A. MISION

Implementacin exitosa del Sistema SAP a travs de la activacin y uso de las mejores
prcticas que permitan integrar toda las reas de negocio de la organizacin a nivel logstico y
contable contando con informacin clara, precisa y confiable que ayuden a toma de decisiones
oportuna, mejora de nuestra rentabilidad y de la calidad de servicio.

B. OBJETIVOS ESTRATGICOS

La Solucin SAP ERP, con la implantacin de sus principales funcionalidades, tendr como
finalidad servir de herramienta a las diversas reas funcionales en la consecucin de los
objetivos estratgicos de la organizacin, y bajo este marco de referencia se establecen como
objetivos estratgicos del Proyecto:

1. Proveer agilidad y visibilidad de la informacin logstica y financiera, que permitan la
actualizacin y mejora de los procesos de negocio, con la finalidad de ofrecer un apoyo
efectivo a la junta directiva, en su proceso de toma de decisiones.
2. Integrar los procesos del negocio, a nivel de funciones, datos y de los sistemas que los
soportan, especialmente, con el propsito de eliminar la redundancia y disminuir el
retrabajo.
3. Adoptar las mejores prcticas de negocio que suponen el uso de un sistema ERP
(Enterprise Resources Planning) de CLASE MUNDIAL, con el fin de mejorar los procesos
de negocio actuales

C. METAS

Para la implementacin de la Solucin SAP ERP, se debe cumplir con un conjunto de metas
especficas del proyecto que soportaran los objetivos estratgicos, las cuales son:

Actualizacin y modernizacin tecnolgica del sistema de Gestin Empresarial
Agilizacin de los procesos de negocio a travs de la automatizacin
Eliminacin de la redundancia en procesos y datos
Documentacin automtica el flujo de datos de una transaccin, de manera de que
quede traza de la misma y sea auditable.
Acceso a informacin confiable a travs del uso de una base de datos comn, que
asegure la consistencia, integridad y exactitud de los datos en forma oportuna.
Reduccin de costos en trminos de economa de tiempo, as como en trminos de
mejoras en el control y anlisis de las decisiones empresariales.

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D. OBJETIVOS ESPECFICOS POR REA

Como complemento de los lineamientos estratgicos, cada una de las reas organizacionales
que forman parte del alcance del Proyecto, fijaron objetivos especficos, que a su vez servirn
como indicadores de la efectividad del Proyecto:

FINANZAS
Automatizar los registros de informacin financiera con el objetivo de obtener
informacin oportuna.
Flexibilizar el proceso de obtencin de informacin directamente desde el sistema
para realizar anlisis.
Disminuir el tiempo de proceso de cierre y emisin de informes y estados
financieros de la organizacin.
Emisin de reportes Financieros que ayuden al monitoreo de la rentabilidad de cada
una de las cadenas, as como de las tiendas.
Cumplimiento de las normativas legales vigentes.
Registro Automtico de los procesos Intercompaias.
Conciliacin a fondo de las tarjetas de crdito
Seguimiento y mejora de control de fondos y plazos de cobranza
Automatizar las conciliaciones bancarias.
LOGISTICA
Planificacin y Control de Inventarios con la finalidad de optimizar los recursos y
mejorar la rentabilidad de las tiendas y de las cadenas.
Control de existencias por cada una de las tiendas.
Generacin de Ordenes de Compras de mercanca por cada uno de los pedidos
realizados en las tiendas que nos ayude a su seguimiento y control.
Aprobacin en lnea de las ordenes de compra segn jerarqua organizacional
ayudando a mejorar el control interno.
Disponer de informes en lnea de inventarios de productos para la venta y de los
diversos estados de los articulos.
Seguimiento de venta por artculos para conocer su demanda y preferencias
Integracin del ERP central con nuestra solucin de POS

E. INDICADORES DE LOGRO

Se han definido un conjunto de indicadores de gestin para medir el cumplimiento de los
objetivos especficos del proyecto.

Se determin que el impacto del proyecto debera poder observarse en un aumento de la
calidad de la informacin disponible para la toma de decisiones en la empresa. Esto significa
que a partir de la entrada en operacin de la Solucin SAP ERP, la informacin debe llegar a
los centros de toma de decisiones de manera ms clara y organizada, ms oportuna y ms
precisa y adems debe ser ms veraz y confiable.

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Para comprender mejor cul sera el efecto del valor agregado que SAP dara a la informacin,
y cmo podra medirse ese efecto, se consider que era necesario pensar en varias
dimensiones o categoras de valor. Esas categoras son:

Rapidez
Disminucin de errores
Disminucin de costos
Disminucin de riesgos.

Los ndices iniciales sobre los cules se haran las observaciones referentes al impacto del
proyecto se especifican en Indicadores de Gestin del Proyecto PERFUME - DIFFUPAR.xls.

F. FACTORES CLAVES DE XITO

Los factores claves de xito, son elementos que favorecen el logro de los objetivos que se han
trazado, y distinguen al proyecto hacindolo nico. Los factores claves de xito, se traducen en
ventajas competitivas fundamentales que permitirn que el proyecto se ejecute en forma
efectiva y eficaz.

Para este Proyecto, se identificaron como Factores Claves de xito, los siguientes aspectos:

Compromiso directivo: El comit directivo del proyecto debe comprometerse con los recursos
necesarios para el proyecto y tambin apoyar al patrocinador y a los lderes del proyecto con
las decisiones necesarias y oportunas para superar cualquier dificultad tcnica, humana u
organizacional durante la ejecucin.

Slida planificacin y accin: Lderes del proyecto deben adherirse a la planificacin basada en
la metodologa ASAP y anticiparse a las actividades a ser ejecutadas para asegurar su
cumplimiento en los tiempos estipulados, as como analizar las desviaciones que surjan y
generar las acciones correctivas necesarias.

Cumplir con los objetivos parciales y finales: El avance del proyecto se ejecutar de manera
incremental, es decir enfocando objetivos especficos, que agrupados en objetivos generales
permiten orientar y facilitar el trabajo del Equipo de Proyecto, pues se puede medir el avance
del Proyecto de una manera ms efectiva, y sin descuidar reas por atender una multiplicidad
de objetivos a la vez.

Controlar el alcance del proyecto: Una de las razones ms comunes de las extensiones de los
proyectos es en primera instancia la indefinicin inicial del alcance y posteriormente la falta de
control para manejar las posibles peticiones de los involucrados en ampliar este alcance a
medida que avance el proyecto.

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Minimizar las modificaciones y desarrollos: El equipo de proyecto debe controlar la cantidad de
esfuerzo que se aplicar en el desarrollo de nuevos programas, formularios y reportes. Es
importante definir y ejecutar slo aquellos desarrollos o modificaciones que sean estrictamente
necesarios para el arranque del proyecto y dejar los deseables para la etapa de soporte luego
de la puesta en marcha. Esto evitar retrasos en el arranque proyecto.

Objetivos claros y concentracin de esfuerzos: Desde los objetivos Estratgicos a las
actividades ms mnimas de este Proyecto, se deben presentar de manera ms efectiva
posible, de manera que los esfuerzos se dediquen a generar valor y, no se diluya en elementos
distractores o irrelevantes para el Proyecto.

Integrar los usuarios en el proceso: Para disminuir la resistencia al cambio, se deben
establecer estrategias para incorporar y lograr el compromiso de las personas de la
Organizacin que no fueron seleccionadas para el Equipo de Proyecto. El xito de esta
implementacin, depende en gran medida de la participacin e incorporacin de todos los
miembros de la Organizacin.

Capacitacin del personal: Es muy importante que se dedique tiempo y esfuerzo para el
desarrollo de los adiestramientos. Esto evitar el re-trabajo y la prdida de tiempo.

Aclaratoria oportuna de asuntos pendientes: Durante la ejecucin del Proyecto, especialmente
por restricciones de tiempo y en pro de la eficiencia, los problemas o temas que se coloquen a
discusin se atendern con la premura correspondiente y con el firme propsito de darles
respuesta o solucin.

Autoridad del Equipo de Proyecto: Cada uno de los Miembros del Proyecto debe asumir su rol
individual y respetar el rol y las responsabilidades de sus compaeros; pero, sobre todo cada
uno debe sentirse coparticipe de un Equipo, e internalizar el xito como una meta del colectivo,
pues el principio bsico de este Proyecto ser El Todo es mayor a la Suma de sus partes.

Proceso gil de toma de decisiones: El proceso de toma de decisiones en un proyecto como
este debe ser de forma tal que las decisiones no sean apresuradas pero que tampoco muy
lentas. Debe existir la fluidez necesaria para poder resolver en forma oportuna las disyuntivas
que se presenten dependiendo del grado de importancia y de urgencia

Dedicacin de los empleados claves: A pesar de las restricciones que impone la dinmica
diaria de la Empresa, se han seleccionado las personas ms idneas para la ejecucin del
Proyecto, por su preparacin y su conocimiento sobre los procesos y prcticas de negocio de
DIFFUPAR

Manejo del Cambio: Identificar los factores de riesgos humanos y organizacionales que pueden
influir negativamente en el xito del proyecto y disear y ejecutar un plan de accin para
eliminarlos o minimizarlos.

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Una cultura corporativa que favorezca el cambio: Toda la organizacin debe mantener una
cultura positiva de aceptacin a los cambios en funcin de la mejora de su personal a nivel
profesional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.

G. PREMISAS DEL PROYECTO

A continuacin, se propone un conjunto de premisas bsicas, que por lo menos permitira
responder y construir los lineamientos del proyecto durante su ejecucin:

1. El Equipo de Proyecto contar con el tiempo adecuado asignado al proyecto.
2. El alcance ser rigurosamente controlado por los gerente de Proyecto de DIFFUPAR y de
SofOS
3. Existirn cambios en los procesos como resultado de la implementacin de las funciones
estndar de la Solucin SAP ERP.
4. La complejidad se mantendr tan baja como sea posible. El proyecto se centrara en
objetivos y resultados, no en procesos antiguos. La meta ser mantener siempre
soluciones simples.
5. DIFFUPAR, asegurar que los asuntos pendientes que pueden afectar el progreso del
proyecto sern resueltos puntualmente.
6. Durante la etapa implementacin, se desarrollarn slo aquellos reportes que sean
estrictamente necesarios.
7. El software de la Solucin SAP ERP, ser implementada durante el periodo de Mayo 2012
a Marzo 2013
8. Los miembros del Equipo de Proyecto estarn autorizados por la organizacin, para tomar
decisiones sobre el ajuste del prototipo de la Solucin SAP ERP en funcin de las
necesidades del cliente.
9. DIFFUPAR, asegurar la integridad de todos los datos provistos para la conversin y
migracin de datos.
10. Los Usuarios Claves, llevarn a cabo la asociacin de los datos desde sus sistemas
actuales hacia la Solucin SAP ERP para su posterior conversin.
11. DIFFUPAR, acepta la responsabilidad de incluir dentro del proyecto la gestin del cambio y
por consiguientes los recursos necesarios.
12. El Plan de Proyecto ser la gua de control y ejecucin del Proyecto, la cual se revisar y
adaptar segn las circunstancias que se presenten, y que no se hayan considerado al
crear el plan en trminos de alcance, recursos y horarios de trabajo.

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II. ALCANCE

El alcance del proyecto est definido en tres (3) dimensiones:

Alcance Funcional: Definido por las funciones de negocio, soportadas por la Solucin SAP
ERP, que han sido propuestas para la implementacin.

Alcance Geogrfico y Organizacional: Definido por las ubicaciones fsicas de DIFFUPAR,
donde estas funciones ser implementadas. As como las reas organizacionales que estn
involucradas directamente.

Alcance Tcnico: Definido por las ubicaciones fsicas de DIFFUPAR donde estas funciones
ser implementadas. As como las reas organizacionales que estn involucradas
directamente. Especificar mejor

A. ALCANCE FUNCIONAL

En el documento Escenarios de negocio definido despus de los talleres de negocio se definir
el alcance la solucin describiendo donde se especifican los Escenarios de negocios que se
contemplan en el proyecto, los cuales son requeridos de acuerdo a los objetivos de negocio
planteados por el cliente.

Se especifican los escenarios de negocio de acuerdo al estndar de SAP Best Practices
Baseline Package 1.603 para Argentina y de la solucin de SofOS Smart Comercializadoras,
as como los escenarios adicionales identificados y que han sido confirmados como parte del
alcance del proyecto de implementacin.

Los detalles precisos, as como los respectivos procesos sern identificados y documentados
durante la fase del Business Blueprint.

Durante la Fase de preparacin del proyecto se detectaron los siguientes GAPs que sern
validados por el equipo de consultores durante los talleres de negocio con el cliente:

Interfaces con Operador Logstico TRF
Envo de archivo de despacho a TRF
Confirmacin de despacho
Envo de Facturacin
Facturacin electrnica
Archivos PDF
Envo de informacin al Banco de cartera de CxC
Retorno de cobranza y forma de pago (Novedades)
Envo de archivo de mercanca esperada
Confirmacin de entrada de mercanca

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Cierre de pedido de compra
Emisin de Catalogo de productos a travs de Bobj
Colocacin de pedidos y consultas va Web para vendedores
Formatos de reportes de GyP
Formatos de reporte de informe de cierre mensual
Adecuacin de etiquetas Legal
Interfaces de lectura para la ubicacin y recoleccin de articulo en ubicaciones
Evaluacin de escenarios de Ventas Especiales para ver la factibilidad de implementacin.

Consideraciones adicionales: En el proyecto de implementacin de SAP se debe
tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Impresin de etiquetas para el proceso de entrada de la mercanca
Gestin de ubicaciones (WM) para los almacenes Estomba (Argentina) y Caline
(Uruguay)
Utilizacin de la unidad de medida cajas.
Estipular en el plan de proyecto de la metodologa un taller de discusin de campos
del maestro de articulo
Definir estrategia de entrenamientos de SAP para las ubicaciones remotas
Definir producto de POS, Plan de implementacin y desarrollo de interfaces.

B. ALCANCE ORGANIZACIONAL

El proyecto de implementacin de SAP, involucra las siguientes reas o unidades de la
Organizacin definidos en la etapa de negociacin:

Empresa / Entidad
Jurdica /
Sucursal
Unidad / rea
Organizacional
Ubicacin Geogrfica
Pas Ciudad / Regin
DIFFUPAR Sede de Estomba ARGENTINA BUENOS AIRES

CULPINA
Red de Tiendas

DONTRIL Centro de distribucin URUGUAY ZONA FRANCA

Cambio de Alcance:

Durante la fase de preparacin se planteo la incorporacin de nuevas estructuras organizativas
quedando acordado entre los gerentes de proyecto:

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Empresa / Entidad
Jurdica /
Sucursal
Unidad / rea
Organizacional
Ubicacin Geogrfica
Pas Ciudad / Regin
DIFFUPAR Sede de Estomba ARGENTINA BUENOS AIRES

CULPINA
Red de Tiendas
Divisin AGRO

SADAFIR Centro de distribucin URUGUAY ZONA FRANCA

CALINE Centro de distribucin URUGUAY MONTEVIDEO

Porto Calares URUGUAY MONTEVIDEO
Prueba ARGENTINA

C. ALCANCE TCNICO

El Alcance del Proyecto, desde el punto de vista tcnico, implica las reas de: Hardware,
Gestin del Sistema Base de SAP (Basis) y Servicios de Soporte.

Hardware
Para la seleccin del Hardware, se sigui la Metodologa de seleccin de Hardware establecida
por SAP, la cual implica:

a. Dimensionamiento de los Servidores (Sizing): Para establecer la dimensin de los
servidores se considera: Mdulos de SAP a implementar, Nmero de usuarios,
Almacenamiento, Esquema de respaldos, Sistema Operativo y Base de Datos.
b. Evaluacin de aspectos tcnicos: En este punto se consideran las caractersticas:
Seguridad, Crecimiento, Actualizacin tecnolgica, Soporte y precio.
c. Seleccin de Plataforma: Se evala la mejor combinacin de Sistema Operativo y
Base de Datos.

De esta evaluacin, se seleccion a IBM como proveedor de los Servidores de Desarrollo y
Produccin, y la Plataforma bsica de los mismos qued configurada de la siguiente forma:

Aplicativo: SAP ECC 6.0/ Retail.
Total Usuarios: 100.
Base de Datos: SQL Server 2008.
Sistema Operativo: Windows 2008 o Linux.

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Ambiente de Produccin ECC 6.0:
2 Procesadores Quad Core de ltima generacin (posiblemente van a cotizar Six Core ya que
Quad est de salida).
16 GB de Memoria RAM.
146 GB en RAID 1. Sistema Operativo, SWAP y Binarios.
Base de Datos y Logs 1 TB de espacio. Se sugiere RAID 10.

Ambiente de Calidad ECC 6.0:
1 Procesador Quad Core de ltima generacin (posiblemente van a cotizar Six Core ya que
Quad est de salida).
Base de Datos y Logs 1 TB GB de espacio. Se sugiere RAID 5.

Ambiente de Desarrollo:
1 Procesador Quad Core (posiblemente van a cotizar Six Core ya que Quad est de salida).
Base de Datos y Logs 300 GB de espacio. Se sugiere RAID 5.

Ambiente de Solution Manager:
1 Procesador Quad Core de ultima generacin (van a cotizar Six Core ya que Quad est de salida).
146 GB en RAID 1.
Base de Datos y Logs 220 GB de espacio. Se sugiere RAID 5.

Ambiente de WEB Dispatcher:
1 Procesador Quad Core de ultima generacin (van a cotizar Six Core ya que Quad est de salida).
8 GB RAM
2 discos de 146 GB en RAID 1
Tarjetas de Red redundantes.

Durante la primera fase del proyecto se realizo el documento de dimensionamiento de
Hardware considerando la activacin de las funcionalidades de retail. El proveedor de
Hardware puede proponer una configuracin diferente a la descrita como bsica en este
documento y que podr ser ajustada bajo autorizacin del cliente.

El documento de Sizing para empresas de retail esta contenido en la documentacin
correspondiente a la fase 3 de la metodologa ASAP Flex

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Gestin del Sistema Base de la Solucin SAP ERP (BASIS) y Servicios de Soporte

Con respecto al rea Basis, durante la ejecucin del Proyecto, estas actividades deben
regirse segn lo estipulado en el acuerdo de servicio contratado con SofOS.

La instalacin de los Productos SAP, estar bajo la responsabilidad de SofOS, a quin
se le deber indicar con anticipacin la fecha para cual se podr realizar esta instalacin.

D. ASPECTOS QUE SE ENCUENTRAN FUERA DEL ALCANCE

A continuacin, se especifican las funcionalidades de la Solucin SofOS Smart Solution que no
forman parte del alcance de este proyecto de implementacin de SAP, as como aquellas
funcionalidades que se implementaran en forma restringida:

1. No se implementarn los sub-componentes:
CO-PC -> Calculo de costo de producto
PP -> Planificacin de la produccin
CS -> Gestin de Servicio

2. El mdulo de Administracin de Almacn (WM) ser implementado nicamente para el
almacn de Producto Terminado de Estomba y Sadafir.

Adicionalmente a los aspectos funcionales y organizacionales que se han establecido fuera del
alcance de este proyecto, es pertinente establecer las actividades de gestin del proyecto que
no recaern bajo la responsabilidad de SofOS como proveedor de los servicios de consultora,
las cuales se especifican a continuacin:
1. Desarrollo de Manuales de usuario: Los manuales a utilizar son los proporcionados por
las best Practices donde se describen el proceso estndar de SAP a travs de
actividades paso a paso. El caso de modificacin y adaptacin sern los usuarios
lideres de proceso y/o usuarios claves quienes podrn ejecutar dicha actividad.
2. Ejecucin de pruebas de usuario: La ejecucin de la validacin de los procesos de
negocio ser responsabilidad de los usuarios que conforman el equipo de proyecto.
3. Consultora de Procesos: Los servicios de SofOS se limitan al mejor uso de la
herramienta de SAP y de como adaptar los procesos definidos en el proyecto dentro del
sistema.

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III. METODOLOGA

A. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN

Para la ejecucin del Proyecto, se utilizar la Metodologa ASAP Flex, la cual es una
Metodologa desarrollada por SofOS sobre la base de la Metodologa estndar de SAP
denominada ASAP (Ascelerated SAP), bajo la premisa de partir de una Solucin
predeterminada, que en forma incremental es ajustada a las necesidades de la Organizacin.

Esta Metodologa rene las mejores prcticas de implementacin identificadas por SAP,
ofreciendo un conjunto de herramientas orientadas a acelerar el proceso de implementacin, y
bajo los principios de eficiencia y efectividad en el uso de los recursos materiales y de tiempo
del Proyecto. Sus caractersticas principales son:

Diseada para implementar una solucin predeterminada (basada en SAP Best Practices
y el Know-How de SofOS)
El Business BluePrint esta predefinido, y es ajustado durante el proceso de
implementacin de la Solucin SAP
Resumida y enfocada en los aspectos crticos del proyecto.
Compendio de Aceleradores prediseados para ejecutar con mayor rapidez las
actividades del proyecto
Basada en el concepto de prototipo incremental.

La Implementacin abarcar a la organizacin del Grupo DIFFUPAR, en sus localidades de
Argentina y Uruguay, establecidas en el alcance Organizacional, mediante la implementacin
por etapas.

En la primera etapa, se realizar la implementacin de los siguientes mdulos de SAP:

Mdulo SAP
Empresa / Planta /
Divisin / Sucursal
Gestin Financiera y Costos (FI y CO)
Tesorera (TR)
Gestin de Materiales (MM)
Gestin de Ventas y Distribucin (SD)
Business Inteligence (BW/BO)
DIFFUPAR
SADAFIR
CALINE
PORTO CALARES

Cambio de Alcance Organizativo detectado en la fase preparacin inicial:

- Se acord entre los gerentes de proyecto realizar la medicin del alcance funcional del
proyecto a travs de los talleres de negocio y luego presentar el alcance definitivo.
- El alcance definitivo se deber mostrar al cliente a travs de 3 documentos bsicos:
o BBP de Estructura organizativa
o BPML - Business process Master list

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 16 de: 33

Documento
controlado
Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

o Lista FRICE (lista de GAPS y desarrollos detectados)
- En caso de requerir esfuerzo adicional de consultora ese ser acordado entre Diffupar y
SofOS y ser ofertados por separado.

B. DESCRIPCIN DE LA METODOLOGA ASAP FLEX

A continuacin, se ofrece una descripcin de las Fases que componen la Metodologa ASAP
Flex, y las cuales guiaron las actividades preliminares de este Proyecto, as como sern la gua
de las actividades del Proyecto de implementacin:

Fase I: Establecimiento de Compromiso
EL fin de esta fase, es lograr un acuerdo con el cliente para establecer los objetivos generales
del proyecto y el alcance general del servicio.

Actividades principales:
Validacin de las caractersticas del Cliente para establecer su condicin de PyMe (SME)
Documentacin de las expectativas del cliente
Documentacin de la descripcin general del cliente
Desarrollo de propuesta comercial
Aprobacin de propuesta comercial

Entregables:
Entregable
Validacin del cliente como PyMe
Documento de expectativas del Cliente
Documento de descripcin del Cliente
Propuesta comercial aprobada

Fase II: Preparacin Preliminar
A travs de esta Fase, se inicia el proceso de preparacin del Proyecto, adelantando aquellas
actividades crticas que pudiesen impactar de manera contundente en el cronograma del
Proyecto (Duracin estimada).

Identificacin de requerimientos claves del Cliente
Inicio de Project Charter
Revisin de Plan de recopilacin y transferencia de datos
Preparacin del ambiente fsico del proyecto
Definicin del Landscape (Servidores)
Procura de los Equipos y de los elementos de la infraestructura tcnica necesarios para
el Proyecto de implementacin
Procura del Software asociado a la Solucin SAP seleccionada por el cliente

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 17 de: 33

Documento
controlado
Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

Entregables:
Entregable
Documento descriptivo de las reas de negocio atendidas por
el proyecto y el plan de propuestas de mejoras
Project Charter Preliminar
Plan General de recopilacin y transferencia de datos
Plan de adecuacin del ambiente fsico del Proyecto
Cuestionario de Definicin Tcnica del Lanscape completo
Cotizacin aprobada
Acuerdo de Servicio
Orden de Compra por las Lincecias de la Solucin SAP

Fase III: Preparacin del Proyecto
Esta Fase es netamente de planificacin, y tiene como propsito culminar el proceso de
preparacin de todo lo necesario para que el proyecto inicie.

Desarrollo del Plan detallado del Proyecto
Conclusin de Project Charter
Ejecucin de pick-Off del Proyecto
Instalacin tcnica de la Solucin SAP (Servidores de Desarrollo y Control de Calidad)
Entrenamiento de la Metodologa ASAP Flex
Revisin de Calidad de la Fase

Entregables:
Entregable Responsable
Project Charter aprobado Gerencia del Proyecto
Plan del Proyecto Gerencia del Proyecto
Landscape (Servidores) instalado y operativo Equipo BASIS
Entrenamiento de Metodologa ASAP Flex
culminado
Gerencia del Proyecto
Informe de Revisin de Calidad Equipo QA

Fase IV: Business Blueprint

En esta Fase, se establecen las brechas entre el Baseline SofOS (Prototipo), y la solucin
estndar adaptada a los requerimientos del cliente.

Diseo de la Estructura Organizativa del Cliente a travs de los elementos organizativos
de SAP.
Establecer y estandarizar la Data Maestra
Completar el prototipo base
Generar Documentacin del Prototipo

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Fecha: 22/10/12
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Documento
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Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

Definir esquema de seguridad de la Solucin SAP
Carga de Datos maestros iniciales (para pruebas)

Entregables:
BBP de Estructura Organizativa (SAP) Equipo de Proyecto
Configuracin de la Estructura Organizativa en
Ambiente de Desarrollo
Consultores Funcionales
Prototipo configurado Consultores Funcionales
Consultores Tcnicos
BPP (Business Process Procedure) ajustados
Documento de Configuracin
Equipo de Proyecto
Documento de Roles y Perfiles Equipo BASIS
Datos Maestros (Categoras) cargados en el
ambiente de desarrollo
Usuarios Claves

Fase V: Realizacin
El objetivo de esta fase es validar los escenarios de negocio contemplados en el Baseline
(Prototipo), cubrir las brechas (gaps), de acuerdo al alcance previamente establecido, que se
detecten durante los ciclos de pruebas; y, completar la configuracin, carga de datos e
implementacin de los niveles de seguridad del sistema para su operacin.

Definir casos de prueba
Validar procesos de negocio (Ciclos de prueba)
Configuracin del sistema de seguridad
Identificacin de brechas (gaps)
Solucin de las brechas (gaps) identificadas
Planificacin de entrenamientos de usuarios finales
Pruebas de integracin

Entregables:
Documento de Casos de Negocio de Prueba Lderes de Procesos
Usuarios Claves
Documento de Validacin de Casos de Negocio Consultores Funcionales
Usuarios Claves
Sistema de Seguridad configurado Equipo BASIS
Roles y Perfiles verificados y aprobados Usuarios Claves
Lista de Gaps Lder de Desarrollo ABAP

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Documento
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Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

Desarrollo de Soluciones de Gaps Lder de Desarrollo ABAP
Plan de Entrenamiento de usuarios Finales
aprobado
Documento de Pruebas Integrales ejecutadas y
aprobadas
La Informe de Revisin de Calidad Equipo QA

Fase VI: Preparacin Final
El propsito de esta Fase es culminar todos los preparativos para el inicio de operaciones vivo
de la Solucin SAP, entrenar a los usuarios finales, y obtener la aprobacin definitiva para la
fecha de inicio de las operaciones (Fecha de Go-Live).

Desarrollar Plan de Cut-Over y Soporte en operaciones
Establecer estrategia de soporte a corto y mediano plazo
Entrenamiento de usuarios finales
Aprobacin de la Fecha de entrada en vivo
Ejecucin del Cut-Over

Entregables:
Plan de Cut-Over aprobado Gerencia del Proyecto
Entrenamiento de usuarios Finales ejecutado Gerencia del Proyecto
Estrategia de soporte documentada y aprobada Gerencia del Proyecto
Implementado Escritorio de Ayuda Gerencia del Proyecto
Anuncio formal de la Fecha de Go-Live aprobada Gerencia del Proyecto
Cut-Over ejecutado Equipo de Proyecto

Fase VII: Puesta en Marcha y Soporte
En esta fase, se inician las operaciones en la Solucin SAP, poniendo en marcha la estrategia
de soporte aprobada, y culmina con el primer cierre de perodo contable en la Solucin SAP.

Soporte a usuarios
Documentacin, monitoreo y solucin de temas pendientes (issues)
Primer cierre de perodo contable ejecutado
Revisin de Calidad de la fase

Entregables:
Informe de solicitudes de soporte atendidas y
cerradas
Gerencia de Proyecto

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Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

Lista de issues cerrados Gerencia de Proyecto
Informes contables del primer cierre de perodo
contable
Lderes de Proceso

C. ESTRATEGIA DE ENTRENAMIENTO DEL EQUIPO DE PROYECTO

Sera creado un equipo de proyecto conformado por usuarios lideres de proceso y usuarios
claves que desarrollaran el proceso de implementacin del sistema SAP recibirn
entrenamientos incrementales durante la ejecucin del proyecto.

A continuacin se especifican los tipos de entrenamientos que impartirn durante el proyecto
de implementacin de SAP

o Entrenamientos durante los procesos de Talleres de validacin de prototipo
o Entrenamientos planificados durante los meses de Octubre Diciembre
o Entrenamientos durante la fase de preparacin final dirigido a los usuarios finales
o Entrenamiento basis para administracin de plataforma
o Entrenamiento tcnico funcional bsico para el mantenimiento post productivo de
las operaciones en las rea de divisin, almacenes, ubicaciones, impuestos
(compras, ventas y finanzas), Tiendas, Estructuras de Centro de costos, centros de
beneficios y Anlisis de rentabilidad.
o Entrenamiento ABAP de Nivel I

D. INFRAESTRUCTURA

El equipo de Proyecto estar localizado en las instalaciones de DIFFUPAR, Buenos aires,
Argentina. Se dispondr de un rea especfica para el equipo de consultora, contemplndose
el trabajo en est rea y en los puestos de trabajo de los Usuarios Claves y Usuarios Lderes
de Procesos. Adicionalmente, a travs de las respectivas gestiones que implican las normas de
las Empresa, se puede hacer uso de las Salas de Reuniones que dispone la empresa en sus
instalaciones con previa solicitud.

Los usuarios lideres de proyecto designado en la estructura del organigrama de proyecto sern
responsable del relevamiento de informacin y de la definicin de procesos de todas las
sociedades involucradas en la definicin de la estructura organizativa.

Se crear un usuario en el sistema SAP para cada uno de los Consultores, as como usuarios
por rea para los Usuarios Claves y Usuarios Lderes de Procesos. As mismo, se instalar el
acceso al ambiente de Calidad (Mandante de QA) del Servidor de Desarrollo a todos los
usuarios que deban participar en las pruebas de validacin del prototipo.

E. RESTRICCIONES, METODOS Y HERRAMIENTAS

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Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
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Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

La implementacin se har a travs de los lineamientos y procedimientos establecidos por la
Metodologa ASAP Flex. Por ello, todos los miembros del Equipo recibirn un entrenamiento
sobre esta Metodologa, y se utilizar SAP Solution Manager para gestionar las actividades a
ejecutar en el Proyecto.

La Configuracin del Sistema se har a travs de la Gua de Implementacin (IMG), la cual
est incorporada en el Sistema, por tanto, los consultores debern documentar las
parametrizaciones a travs de esta herramienta.

Durante la fase de implementacin, se utilizar el Sistema OSS de SAP, para consultar las
Notas que pudieran aplicar en el Proyecto, documentando aqullas que sean seleccionadas en
la implementacin.

F. VALIDACIN Y DOCUMENTACIN

La Documentacin es una actividad del Proyecto; de manera que se desarrollar en cada una
de las Fases y no al final del Proyecto. La Documentacin se har bajo los estndares
establecidos en la Primera Fase, y ser validada por la Gerencia del Proyecto y, en caso de
ser necesario, por el Comit Directivo.

G. PROCEDIMIENTO DE GENERACIN DE INFORMES Y REPORTES DE ESTATUS
DEL PROYECTO

En la gestin de este proyecto, se han procedimentado las siguientes actividades:
1. Manejo de Cambios
2. Estudio de Impacto
3. Reporte de asuntos pendientes
4. Informe de progreso del Proyecto
5. Manejo de Alcance del Proyecto

Los procedimientos con respecto al rea tcnica, se prepararn en la Fase de Business
Blueprint, y se anexarn a los de Gestin de Proyecto.

H. PROCEDIMIENTO PARA ESCALAR DECISIONES

La solucin de problemas referentes a la Gestin del Proyecto, debe seguir el las siguientes
reglas de escalamiento de decisiones:

La Gerencia del Proyecto, en compaa de los miembros del Equipo debe establecer las
soluciones a problemas en primera instancia. En caso de que no se logre una decisin

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Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

consensuada, entonces debe recurrirse al Patrocinador, de manera que l tome la decisin
directamente.

Si el Patrocinador considera que debe consultarlo con el Comit Directivo, ste presentar el
tema en reunin extraordinaria del Comit y la decisin ser por Mayora.

Este esquema implica que para avanzar en cada nivel de la escala de toma de decisiones,
debe existir acuerdo entre las partes interesadas y, slo se escalar cuando sea totalmente
necesario.

I. MANEJO DEL ALCANCE

El alcance del proyecto est definido en el capitulo III de este documento. Es un requisito vital
que el proyecto est restringido a este alcance. Cualquier funcionalidad que se encuentre fuera
de este alcance acordado podr amenazar el proyecto en trminos de tiempo y recursos.

A medida que el proyecto progrese puede presentarse la necesidad de cambiar el alcance.
Entonces, cualquier propuesta de cambio debe ser regido por procedimientos estrictos que
controlen este proceso. El objetivo es minimizar el impacto del trabajo al Equipo de Proyecto y
el cumplimiento de las fechas planificadas.

Todas las Solicitudes de Cambio de Alcance se debern someter a la consideracin de los
Lderes del Proyecto. Se evaluar el cambio, en trminos de su impacto en la carga de trabajo,
el costo y las fechas planificadas del proyecto.

Las Solicitudes de Cambio de alcance, una vez que han sido consideradas por la Gerencia del
Proyecto, se sometern a la consideracin de SOFOS, como Proveedor de Servicios de
Consultora, con la finalidad de establecer el impacto a nivel del Acuerdo de Servicio, costos y
disponibilidad de recursos. Con el estudio de factibilidad establecido por SofOS, los Lderes del
Proyecto debern presentar los resultados al Patrocinador del Proyecto, quin aprobar o
rechazar dicho cambio.

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Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

IV. ORGANIZACIN DEL PROYECTO

En este captulo, se describirn cada uno de los roles identificados dentro de la Estructura del
Equipo del Proyecto (Ver Figura 1). La intencin bsica es justificar el rol dentro de la
estructura establecida, e indicar las responsabilidades principales de cada uno.

Comit Directivo
El Comit Directivo, es el ente encargado de establecer en forma conjunta la Visin, as como
los objetivos estratgicos del Proyecto, en el mediano y largo plazo. As mismo, debe
establecer prioridades, aprobar el alcance y resolver temas de alto impacto para el Proyecto y
la Organizacin, y que no pudiera resolver el Patrocinador directamente. Sus
responsabilidades son:
Lograr el compromiso para los recursos requeridos por el Proyecto
Monitorear el progreso del Proyecto, as como el impacto del mismo sobre la Empresa.
Delegar el proceso de toma de decisiones no estratgicas a los lderes del Equipo de
Proyecto
Tomar decisiones en forma oportuna, soportando al Gerente del Proyecto en la
consecucin de los Objetivos establecidos.

Patrocinador del Proyecto

El Patrocinador del Proyecto, es el encargado principal de comunicar la Visin, as como los
objetivos estratgicos, a mediano y largo plazo, del Proyecto con respecto a las expectativas
de la Organizacin. Sus responsabilidades son:
Como principal dueo del proyecto, tiene el poder de toma de decisiones en lo que
respecta a la aprobacin y asignacin de recursos al Proyecto, bajo los lineamientos y
apoyo del Comit Directivo.
Establecer prioridades, aprobar el Alcance del Proyecto, y resolver los problemas de alto
nivel y que afecten directamente a la Organizacin.
Promover el Proyecto en la Organizacin. En consecuencia, cuando existan conflictos,
est facultado para negociar y promover una solucin al respecto.
Autorizar el presupuesto del Proyecto
El Patrocinador como miembro del Comit Directivo, debe participar en las reuniones de
seguimiento del Proyecto.

Gerente o Lder del Proyecto

El Gerente del Proyecto tiene la responsabilidad de velar por la generacin oportuna de los
entregables del Proyecto, lo que implica la gestin diaria del mismo. El Gerente del Proyecto
establece el enlace entre el Comit Directivo y el Patrocinador, con los dems Miembros del
equipo.

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Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

La figura de Gerente de Proyecto, para facilitar la gestin del Proyecto, as como asegurar la
correspondencia de los objetivos del mismo con los intereses de la Empresa, se dividir en
dos roles: Gerente de Proyecto DIFFUPAR y Gerente de Proyecto SofOS. Aun cuando ambos
roles compartirn las responsabilidades de administracin del Proyecto, la diferencia radicar
en que el primero liderizar el contingente de personas asignadas por parte de la Empresa
para este Proyecto, y el segundo coordinar el Equipo de Consultores Funcionales y ABAP
asignados para la implementacin de la Solucin SAP; manteniendo una continua
comunicacin y sincronizacin en las actividades del Proyecto.

Sus responsabilidades son:
Definir la estrategia de implementacin
Preparar y mantener el Plan del Proyecto, tanto en lo que respecta al presupuesto, como
a los programas de ejecucin.
Comunicar el estatus del Proyecto ante el Comit Directivo y, ante los Miembros del
Equipo.
Gestionar el proceso de atencin de asuntos pendientes relacionados con la ejecucin
diaria del proyecto.
Tiene la responsabilidad de escalar ante el Patrocinador, aquellos temas o puntos que no
pueda resolver directamente.
Conducir reuniones para revisar la culminacin de cada Fase
Mantener y promover los canales apropiados para informar a los miembros del Equipo, y
al resto de la Organizacin sobre los avances y el estatus del Proyecto.
El Gerente del Proyecto, debe anticipar las desviaciones del proyecto, y tomar los
correctivos que correspondan en forma oportuna. Tambin, tiene la responsabilidad de
manejar una visin integrada de los proceso de Negocio que tienen vida en el contexto
de la Empresa, para asegurar la sincronizacin del proyecto de implementacin con las
expectativas de la Organizacin.

Equipo de QA

Es responsable de la evaluacin de los resultados de cada hito del Proyecto, as como de la
culminacin de cada Fase. Debe conducir revisiones peridicas del Proyecto con el fin de
asegurar:
Adherencia a la estrategia de implementacin; as como la aplicacin de la Metodologa
ASAP y sus herramientas.
Progreso del Proyecto con respecto al Plan
Entregables del Proyecto completos y correctos, y conformidad con el proceso de
aprobacin establecido
Cumplimiento de las Polticas de control establecidas por la Empresa en lo que respecta
la Solucin SAP que se implementar.

Provee un punto de vista independiente de la ejecucin del Proyecto. Por lo tanto, documenta y
comunica las observaciones y recomendaciones pertinentes al proceso, tanto al Comit

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Direccin de
Operaciones

Directivo como a los dems miembros del Equipo. Debe participar en las reuniones del Comit
Directivo.

Lder de Manejo del Cambio

Es el encargado identificar los riesgos humanos y organizacionales de la implementacin y
ejecutar las acciones necesarias para minimizar estos riesgos. De la misma forma debe
asegurar que las cualidades humanas y organizacionales se aprovechen lo mximo posible
para lograr alcanzar el mayor valor de retorno sobre la inversin realizada. Sus
responsabilidades son:
Identificar y minimizar los riesgos humanos y organizacionales as como desarrollar y
mantener un plan para la gerencia del cambio.
Facilitar eventos de cambios organizacionales cuando estos sean requeridos (por
ejemplo, un taller de adaptacin a los cambios).
Proporcionar esquemas que faciliten y aseguren la ayuda necesaria a las reas
afectadas por el proyecto para minimizar los riesgos organizacionales.

Lder del Equipo Tcnico

Este rol es el encargado de desarrollar y mantener toda la estructura tcnica del Proyecto. El
contar con un equipo de consultores de las reas de Sistemas Operativos, Bases de Datos y
Administracin de Redes. Este debe asegurar el funcionamiento correcto de las Aplicaciones
contempladas en la Solucin SAP, y debe apoyar al equipo de Desarrollo (ABAP) en las reas
mencionadas.

El equipo tcnico, ser administrado a discrecin del Gerente Tcnico en funcin de satisfacer
los requerimientos del Proyecto, estableciendo la coordinacin pertinente con la Gerencia del
Proyecto. Sus responsabilidades son:
Identificar los requerimientos tcnicos del Proyecto de implementacin de la Solucin
SAP
Monitorear diariamente la ejecucin del Proyecto desde el punto de vista tcnico, con el
fin de prevenir desviaciones y atender los requerimientos inmediatos.
Aplicar acciones correctivas en caso darse una desviacin en el Proyecto
Desarrollar y gestionar el plan de Cut-over (fecha de corte), priorizando en las
actividades tcnicas para el inicio de la Fase de Puesta en Marcha del Sistema de
Produccin.
Ayudar en el mantenimiento de la infraestructura de comunicacin que se haya
establecido para el equipo de Proyecto.

Usuario Lder de Procesos

El Usuarios Lder de Procesos tiene la responsabilidad de establecer un punto de vista
estratgico de los procesos de negocio del rea que le corresponda. Le corresponde validar la
solucin propuesta para el rea de negocio que lideriza. Debe colaborar en la gestin de

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Direccin de
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asuntos pendientes en forma oportuna, asumiendo el proceso de toma de decisiones y,
contando con el apoyo de sus pares. Si no puede resolverlo, entonces, podr escalarlo a la
Gerencia del Proyecto. Sus responsabilidades son:
Asegurar que los objetivos y metas sean cubiertos por la Solucin
Apoyar al equipo de Consultores y Usuarios Claves en la modelacin de los procesos de
negocio
Identificar y administrar los escenarios de negocio crticos en el Sistema, y validar los
resultados obtenidos versus los esperados.

Usuarios Claves

El Usuario Clave es responsable del diseo detallado de los procesos de negocio, con el apoyo
del Consultor Funcional, que sern implementados a travs de la Solucin SAP. Tambin,
tiene la responsabilidad de trabajar con el equipo encargado de desarrollar la documentacin y
la estrategia de entrenamiento de los usuarios finales, de manera de identificar los procesos de
negocio y las tareas en el Sistema que se consideren claves. Sus responsabilidades son:
Analizar y descomponer los procesos de negocio
Documentar, con el apoyo del Consultor Funcional, los procesos de negocio
Asegurar que los procesos de negocio han sido correctamente representados a travs
de la configuracin de la Solucin SAP.
Participar en el diseo de Reportes, Formularios, Interfaces y Programas de conversin
de datos.
Efectuar las pruebas en el Sistema de Aseguramiento de Calidad (QA).
Resolver asuntos pendientes, y escalarlos a los Usuarios Lderes de Procesos cuando
no pueda hacerlo directamente.
Validar con los usuarios finales los procesos de negocio configurados en la Solucin
SAP.
Establecer y proveer los datos que deben ser convertidos/migrados del Sistema actual a
la Solucin SAP. Para esta tarea contarn con el apoyo, tanto del consultor Funcional
como del Consultor ABAP.

Consultor Funcional SAP

El Consultor Funcional SAP, tiene como responsabilidad disear los procesos de negocio, as
como los requerimientos de Reportes e Informes analticos, en trminos de configuracin de la
Solucin SAP. Le corresponde:
Con el apoyo de los Usuarios Lderes de Procesos y de los Usuarios Claves, modelar los
procesos de negocio, y establecer las especificaciones de los requerimientos de
informacin que deben ser atendidos por el equipo de desarrollo.
Apoyar al equipo de desarrollo en la ejecucin de sus actividades.
Apoyar en el proceso de establecimiento y diseo de la estrategia de
conversin/migracin de datos.
Configurar los productos SAP de acuerdo a las especificaciones establecidas en la Fase
de Business Blueprint.

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Comit de
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Direccin de
Operaciones

Definir, con el apoyo de los Usuarios Lderes de Procesos, los perfiles de acceso y
autorizacin.
Facilitar y apoyar el proceso de transferencia de conocimientos sobre la Solucin SAP,
tanto a los miembros del equipo como a los usuarios finales de la misma.
Reportar a la Gerencia del Proyecto sobre el avance de sus responsabilidades.

Lder de Desarrollo

Este rol implica la coordinacin del proceso de desarrollo de mejoras o ampliaciones de la
Solucin SAP, a travs de la gestin de un sub-proyecto. Este, tiene la responsabilidad de
mantener informada a la Gerencia del Proyecto en lo que respecta a los avances y estatus del
Sub-Proyecto de Desarrollo. Sus responsabilidades:
Crear y mantener el Plan de trabajo del Sub-Proyecto de Desarrollo
Coordinar reuniones peridicas con el equipo de desarrollo, para medir el avance,
anticiparse a desviaciones y establecer medidas preventivas.
Comunicar peridicamente el estatus del Sub-proyecto a la Gerencia del Proyecto.
Mantener los estndares de desarrollo
Establecer las prioridades, en comunin con la Gerencia del Proyecto y los Usuarios
Lderes de Procesos.
Establecer la factibilidad tcnica de los desarrollos identificados

Consultor ABAP

El Consultor ABAP, es un consultor tcnico especializado en las herramientas de desarrollo
que contempla SAP para la ampliacin, mejora y adaptacin de una Solucin SAP a los
modelos de negocios de una Organizacin. Sus responsabilidades:
Desarrollar los programas de conversin/migracin de datos, de acuerdo a las
especificaciones establecidas por los Consultores Funcionales, y de acuerdo a las
especificaciones establecidas en el BBP.
Desarrollar los programas, reportes, formularios e interfases segn especificaciones
establecidas en el BBP

Especialista de la Prctica (SofOS)

Es responsable de guiar y apoyar, desde los puntos de vista metodolgico y tcnico-funcional,
el proceso de implementacin. Es responsable de asegurar:
Adherencia a la estrategia de implementacin; as como la aplicacin de la Metodologa
ASAP Flex y sus herramientas.
Cumplimiento de los principios de reusabilidad en la configuracin y desarrollos
Cumplimiento de las Polticas de SofOS en lo que respecta al uso de las Best Practices
de SAP, as como las desarrolladas internamente.

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Direccin de
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Fig. 1: Estructura Organizativa del Proyecto

2006 SofOS c.a Prohibida su
reproduccin sin autorizacin
Osvaldo Bordoni
Patrocinador
Diego Alier
Gerente de Proyecto
Derby Escalona
Gerente de Proyecto
SAP
Jorge Muoz
Lder Gestin del
Cambio
Eduardo Castro
Lder Equipo IT
FINANZAS CONTROLLING COMPRAS ALMACEN VENTAS POS
Marcelo Bujvaj
Lder de proceso
Simn Morales
Consultor
Gonzalo Gorriti
Vernica Nardi
Fabiana Patito
Lucas Echeverra
Usuarios Clave
Lucas Echeverra
Lder de proceso
Simn Morales
Consultor
Pablo Corvera
J.C. Martnez
Gonzalo Gorriti
Usuarios Clave
Laura Nappi
Lder de proceso
Carla Bravo
Consultor
Erika Gittelman
Santiago Bouchard
Gabriela Vzquez
Usuarios Clave
Leonardo Gonzlez
Lder de proceso
Carla Bravo
Consultor
Luis Liporace
Teresa Toledo
Usuarios Clave
Osvaldo Bordoni
Lder de proceso
Ins Figuera
Consultor
Bruno Bordoni
Jorge Converso
Luciana Grinfeld
Ignacio Teodori
Usuarios Clave
Gerardo Spina
Lder de proceso
Ins Figuera
Consultor
Franco Bordoni
Carolina Bazuzi
Graciela Solis
Silvina Barberi
Usuarios Clave
Alfredo Avilan
Lder ABAP
Carlos Henrquez
SofOS IT
Osvaldo Bordoni
Bruno Bordoni
Franco Bordoni
Comit Directivo

V. PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Los procesos de negocios identificados en el alcance del Proyecto, deben ser ampliamente
detallados en la Fase de Business Blueprinit. La implantacin abarcar las Localidades de
Argentina y Uruguay, esperando que la fecha de puesta en marcha sea el 01-Feb-2013

La estrategia de implementacin podr ser revisada y modificada, en funcin de los resultados
del Business Blueprint.

A. ESTIMACIN DE ESFUERZOS

En base a la Estrategia de Implementacin y al alcance definido del proyecto se contar
inicialmente con 3 consultores funcionales, uno para cada rea de negocios a ser
implementada.

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 29 de: 33

Documento
controlado
Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

Mdulo Nro. De
Consultores
Finanzas (Fi) + Controlling (CO) 1
Gestin de Materiales (MM) 1
Ventas y Distribucin (SD) 1

Adicionalmente, para los nuevos desarrollos y adecuaciones de la solucin SofOS Smart
comercializadora se estimo 1 consultor ABAP. Sin embargo, al finalizar el Business Blueprint,
el Lder de Desarrollo presentar el Sub-Proyecto de desarrollo, con los requerimientos de
recursos de Consultora ABAP real.

Si al finaliza la fase de BBP el proyecto perfume requiere de mayor apoyo de consultora tanto
el cliente DIFFUPAR como SofOS estn de acuerdo que se podr incorporar nuevos recursos
funcionales y abap necesarios y sern ofertados por separados.

Finalmente el Plan de Trabajo, se resume de la siguiente forma:

Fase Duracin Inicio Fin
Fase I: Preparacin del Proyecto 62 dias 05.03.2012 30.05.2012
Fase II: Business Blueprint 42 dias 31.05.2012 31.07.2012
Fase III: Realizacin 50 dias 01.08.2012 05.10.2012
Fase III.2: Talleres interno 06.10.2012 31.12.2012
Fase IV: Preparacin Final 01.01.2013 31.01.2013
Fase V: Puesta en Marcha y Soporte 42 dias 01.02.2013 31.03.2013

Para mayor detalle de este Plan, se puede revisar en los anexos del Project Charter, el Plan
del Proyecto.

B. FACTORES DE RIESGO

Un Proyecto de Implementacin de SAP implica riesgos, y la gestin de estos riesgos es un
factor crtico para asegurar el xito del mismo. A continuacin, se muestran los factores
potenciales de riesgo, estableciendo a su vez las estrategias para manejarlos y minimizar su
impacto sobre el Proyecto:

Factor de Riesgo: Variable que puede incidir negativamente sobre la ejecucin del Proyecto y,
el logro de los objetivos del mismo.

Observacin: Comentario sobre la forma que afecta el Factor de Riesgo, o la condicin
necesaria para que no se afecte el Proyecto.

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 30 de: 33

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controlado
Elaboracin
Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

Estrategia: Acciones que pudiesen contribuir a eliminar o disminuir los efectos del factor de
riesgo.

Factor de Riesgo Observacin Estrategia
Procura de
Servidores de
Desarrollo y
Produccin
La fecha en la cual los servidores de
desarrollo y produccin estn
disponibles para el Proyecto, podran
afectar el normal desenvolvimiento de
las actividades planificadas.
Adquirir ambos servidores lo antes
posible para asegurar su permanencia en
las instalaciones de la organizacin y
realizar las instalaciones tcnicas
necesarias para asegurar que estn
disponibles cuando se necesiten. Esto
evitar un retraso en la puesta en marcha
del sistema.
Situacin Poltica
del Pas
La conflictividad actual que vive
nuestra sociedad, principalmente a
nivel Poltico puede incidir
negativamente en el proyecto. Puede
implicar la paralizacin de actividades
durante un lapso indefinido lo cual a
su vez traera como consecuencia que
no se pudieran liberar oportunamente
los entregables del Proyecto.
Podra ser la causa para tomar la decisin
de postergar la puesta en marcha del
sistema.
Dedicacin al
Proyecto de los
Usuarios Lderes
de Procesos y
Usuarios Claves
Los Usuarios Lderes de Procesos
Usuarios Claves son personas
valiosas para la organizacin y por lo
tanto, con muchas responsabilidades
con respecto a la gestin de la
empresa, lo cual podra comprometer
su participacin en el proyecto
Planificacin anticipada de las reuniones
del proyecto.

Se podran establecer horarios especiales
para realizar algunas actividades del
proyecto.
Autoridad del
Equipo de
Proyecto
La estructura del Equipo de Proyecto
define responsabilidades para cada
rol. Es importante que cada integrante
cumpla a calidad con sus
responsabilidades y respete el rol y
las responsabilidades de los otros
integrantes del Equipo.
Realizar un proceso de difusin en toda la
organizacin que muestre en forma bien
clara los distintos roles de los integrantes
del Equipo de Proyecto y sus
responsabilidades.
Uso de sistemas
no integrados
hechos en casa
Los usuarios de los sistemas de
informacin de la organizacin han
realizado sus actividades soportados
en sistemas aislados y hechos en
casa y no sobre herramientas
integradas dentro de cada rea e
inter-reas. Esto podra cambiar
totalmente el concepto de cmo
realizar los procesos y como afectan
mis procesos, los procesos de otras
reas.
Esto se puede superar mediante la
aplicacin de programas detallados de
capacitacin a todos los Usuarios Lderes,
Usuarios Claves y Usuarios Finales,
haciendo nfasis en las reas que son
afectadas por cada proceso.

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
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Estructural:
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Tcnica:
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Tcnica
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Proyecto
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Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

C. ESTRATEGIA TCNICA

Se instalarn dos servidores; Servidor de Desarrollo y Servidor de Produccin. En el Servidor
de Desarrollo, la estructura de Mandantes como mnimo corresponder a:

Mandante de Desarrollo y Configuracin (CUST - 200): En este mandante slo se realizarn
parametrizaciones y configuraciones, lo que implica que no se crearn datos de aplicacin,
sino que solamente se modificarn parmetros del Sistema y se desarrollarn programas
ABAP.

Mandante de Control de Calidad (QTST - 250): Este Mandante se utilizar para probar las
parametrizaciones y desarrollos que se hayan hecho en el Mandante de Desarrollo y
Configuracin. Es decir, cada Configuracin o programa desarrollado debe transportarse del
Mandante de Desarrollo al Mandante de Control de Calidad, antes de aplicarse en el Ambiente
de Produccin.

Mandante Sandbox (SAND - 300): El propsito de este Mandante es ofrecer un ambiente de
pruebas para los consultores, en el cual se puedan hacer configuraciones sin generar Orden
de Transporte; pues el objeto es probar escenarios previos a la parametrizacin formal en el
Mandante de Desarrollo y Configuracin.

Mandante de Pruebas (TEST - 210): Este mandante se podr utilizar para realizar pruebas de
desarrollos y configuracin utilizando datos. Al igual que el mandante de Sandbox no se
generarn rdenes de Transporte desde este Mandante.

Mandante de Entrenamiento (TRNG - 220): Para la realizacin de los entrenamientos de los
usuarios claves y finales

En el Servidor de Produccin, slo se crear un Mandante (PROD 400), el cual contendr
todas las parametrizaciones y programas desarrollados en el Mandante de Desarrollo y, los
cuales han sido debidamente certificados en el Mandante de Control de Calidad antes de ser
aplicados.

Esto implica, que la cadena de Transporte de parametrizaciones es la siguiente:

rdenes de Transporte para programas y parametrizaciones desde el Mandante de Desarrollo
y Configuracin (CUST 200) hacia el Mandante de Control de Calidad (QTST - 250) para ser
probadas y certificadas.

rdenes de Transporte para programas y parametrizaciones certificadas desde el Mandante
de Control de Calidad (QTST - 250) hacia el Mandante de Produccin (PROD - 400) en el
servidor de produccin.

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 32 de: 33

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Revisin
Estructural:
Revisin
Tcnica:
Aprobacin
Tcnica
Revisin N 4
SI
Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

CUST
200
QTST
250
SAND
300
TEST
210
TRNG
220
Servidor de Desarrollo Servidor de Desarrollo
Servidor de Produccin Servidor de Produccin
PROD
400
CUST
200
CUST
200
QTST
250
QTST
250
SAND
300
SAND
300
TEST
210
TEST
210
TRNG
220
TRNG
220
Servidor de Desarrollo Servidor de Desarrollo
Servidor de Produccin Servidor de Produccin
PROD
400
PROD
400

D. CRITERIOS DE XITO DEL PROYECTO

Una medida apropiada, para establecer que el proyecto se concluy con xito cuando lo
representa el cumplimiento de los objetivos del mismo. Sin embargo, adems de cumplir con
los objetivos, tambin es necesario fijar como criterios de xito los siguientes aspectos:

Cumplimiento de la fecha de puesta en marcha (Go Live) de la Solucin SAP ERP, que
corresponde al 01-Feb-2013
Culminacin del proyecto dentro de los lmites de recursos determinados.
Solucin y cierre de todos los temas pendientes (issues) identificados durante la
ejecucin del proyecto.
Generacin y entrega de todos los productos (entregables) acordados
Validacin que la Solucin SAP ERP cumple con los requerimientos identificados
inicialmente
Conclusin exitosa de las auditoras o Chequeos de calidad de cada fase
Existe un documento de cierre formal del proyecto.

PROJECT CHARTER
Fecha: 22/10/12
Pg.: 33 de: 33

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Lder del
Proyecto
Intangibles
Comit de
Prctica
Direccin de
Operaciones

VI. APROBACIN DEL PROJECT CHARTER

La firma de este documento implica su acuerdo con el contenido y confirma la forma de trabajo
que se aplicar en el proyecto:

Nombre: Osvaldo Bordoni
Rol: Patrocinador del proyecto
Fecha:
Firma:

Nombre: Diego Alier
Rol: Lder del proyecto por DIFFUPAR
Fecha:
Firma:

DIFFUPAR - BBP Project Charter - X

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