Etapa Precontractual contratacin

Detalle del proceso: No MC-SM-002-2014

Objeto: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, GASOLINA Y ACPM, PARA
LOS VEHCULOS Y MAQUINARIA QUE COMPONEN EL PARQUE
AUTOMOTOR DEL MUNICIPIO DE ALMEIDA Y PARA APOYO
INSTITUCIONAL A LA FUERZA PUBLICA, SEGN PLAN DE
SEGURIDAD CIUDADANA.
-La etapa Precontractual del proceso inicia con la etapa de planeacin la
cual constituye el periodo en el que se realizan las actividades
necesarias para adelantar el proceso de seleccin del contratista o actos
preliminares a la celebracin del contrato en procura de seleccionar la
mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y
servicios por parte de la entidad correspondiente, en este caso la
Alcalda de Almeida (Boyac). Comprende los trmites desde la
designacin del Comit Asesor y Evaluador, hasta la adjudicacin y
suscripcin del contrato o hasta declaratoria de desierta del proceso de
seleccin correspondiente
Las actividades de planeacin ms comunes en la etapa Precontractual
en el proceso seleccionado y mayora de procesos son:
Designacin del comit evaluador
Elaboracin de los estudios y documentos previos
Solicitud y expedicin del certificado de disponibilidad presupuestal
(CDP)
Elaboracin proyecto de pliegos segn la modalidad del contrato
Desarrollo de la modalidad de seleccin: publicaciones, resolucin
de apertura , invitacin , adendas, informes de evaluacin,
aceptacin y acta de liquidacin

Estudios y documentos previos del proceso
Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los
soportes para todos los procesos de contratacin en los que cualquier
proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por
la entidad. Con los estudios previos se refleja el anlisis que el la Alcalda
de Almeida (u otra entidad) ha realizado sobre la necesidad del bien,
obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el
Presupuesto y el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra
pblica, as como la conveniencia y oportunidad de realizar la
contratacin, los estudios previos deben ser elaborados por aquellas
personas designadas por el ordenador del gasto, en este caso el Alcalde
municipal.
Descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende
satisfacer con la contratacin
Son razones las que justifican el qu y para qu del proceso de
contratacin que vamos a trabajar, algunos aspectos importantes de esto
son:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer
Opciones que existe para resolver la necesidad
Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro
presupuestal
Forma de satisfacer tal necesidad
Descripcin de cmo se puede llevar a cabo la solucin a la necesidad
planteada y porqu se requiere especficamente el contrato identificado,
esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado
(mediante la ejecucin de un proyecto, la realizacin de un estudio,
diseo o prediseo o la contratacin de un servicio, los elementos
esenciales del contrato que deben definirse son:
Objeto: Es la forma en que la Administracin establece cul es el bien,
servicio u obra pblica que pretende adquirir para satisfacer una
necesidad, el cual deber definirse de manera concreta, clara, detallada
y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Partes: Son quienes intervienen en la relacin contractual. Todo contrato
estatal es una relacin jurdica conformada por dos extremos, en el que
uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artculo 2,
numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relacin la
constituye el contratista, que puede ser una persona natural o jurdica
de derecho pblico o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unin
temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la
Ley.
Plazo: Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido
por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las
obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio
tcnico serio por parte de la Administracin.
Lugar de ejecucin el contrato: Es el lugar geogrfico o sede principal
en el cual se habrn de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
Obligaciones de las Partes: Son los compromisos a cargo de las
partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y
documentos previos y que sern esenciales para el adecuado desarrollo
y ejecucin del objeto contractual.
Identificacin del contrato que se pretende celebrar: El deber de
realizar los estudios sobre la tipologa contractual y sobre la modalidad
de la prestacin se encuentra en el numeral 2 del Artculo 2.1.1 del
Decreto 734 de 2012. La tipologa contractual es fundamental para
establecer cul es el proceso de seleccin que la entidad estatal deber
utilizar para la seleccin del contratista

El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas
para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo
componen.
Corresponde al costo econmico que tendr el bien o servicio objeto del
contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta
elaboracin y anlisis tcnico que lo soporte, en el que deber constar la
realizacin de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los
ofrecimientos recibidos y la consulta de precios, los factores mnimos
para tener en cuenta en dichos estudios son:
Cotizaciones: El estudio de costos puede efectuarse adems mediante
la solicitud de cotizaciones, verificacin de precios o condiciones de
mercado en Internet o telefnicamente (dejando constancia escrita por
parte del tcnico encargado del proceso de las llamadas, personas,
empresas contactadas y resultados obtenidos), las experiencias
anteriores efectuadas por la administracin, y en general cualquier
mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a
contratar.
Condiciones Comerciales: Se debe anotar la forma de pago, el tiempo
de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto
pago en caso de ofrecerse y la garanta en meses del producto ofrecido.
Adems si es necesario se deben especificar todas las observaciones
que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por
ejemplo obras adicionales para la instalacin de los bienes.
Forma de Pago: Debe precisarse si se har o no entrega de anticipo,
pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cmo se efectuarn
los pagos al contratista (pagos parciales, pago nico, mensual,
bimensual entre otros).

Justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la
oferta ms favorable
En cumplimiento de la seleccin objetiva del contratista, se debern
establecer criterios que sern objeto de evaluacin y clasificacin, los
cuales permitirn concluir de manera precisa que la escogencia del
contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento ms favorable para
la entidad y los fines que ella busca

Comit asesor evaluador:
Cada Ordenador del Gasto podr designar de manera global quines
conformarn los Comits Asesores y Evaluadores, despus de la
elaboracin del Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra
pblica.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Existe la obligacin por parte de las entidades estatales, de garantizar
previo al inicio de cualquier proceso de contratacin las respectivas
disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del
presupuesto oficial determinado en el estudio de costos
Estudios tcnicos y diseos
Comprende la elaboracin de planos, diseos, estudio de impacto
ambiental, socioeconmico, suelos, factibilidad o pre factibilidad,
licencias urbansticas, adquisicin de predios, entre otros. Tales estudios
o permisos slo se requieren para contratos que por su impacto,
naturaleza y condiciones tcnicas sean necesarios, antes de la iniciacin
del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reproceso, gastos
inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a
terceros, entre otras razones.
Ficha tcnica del bien o servicio
Documento que contiene las caractersticas tcnicas de un bien o
servicio que es objeto de una subasta inversa, en la cual se incluir sus
especificaciones, en trminos de desempeo y calidad cuya elaboracin
ser responsabilidad de cada entidad. Cuya elaboracin ser
responsabilidad del servidor pblico que desempee el rol logstico.

Modalidades de seleccin
Por ultimo las modalidades de contratacin existentes en Colombia son:
1. Licitacin Pblica.
2. Seleccin Abreviada.
3. Concurso de Mritos.
4. Contratacin Directa.
5. Mnima Cuanta.