KURSUS PENGURUSAN LATIHAN

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

26 27 Februari 2014
Bilik Ibnu Sina, Pusat Islam, UPM
Anjuran: Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Pejabat Pendaftar
Getting Started
OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir kursus ini, peserta dapat:
Memahami teori dan asas
pengurusan latihan
Memahami kepentingan dan
keperluan latihan di UPM
Melaksanakan analisis keperluan
latihan dan menyediakan takwim
latihan PTJ
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN
Mengurus penilaian latihan
secara berkesan
Mengurus rekod latihan
secara berkesan
Memahami keperluan MS ISO
9001:2008 berkaitan latihan
dan membuat persiapan
rasmi menghadapi audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
TENTATIF PROGRAM
Hari Pertama (26 Februari 2014)

Sesi 1: 9.00 pagi 10.30 pagi
Ice-Breaking & Pengenalan
Sesi 2: 10.45 pagi 12.45 t/hari
Overview Pengurusan Latihan di UPM
Sesi 3: 2.30 petang 5.00 petang
Analisis Keperluan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
TENTATIF PROGRAM
Hari Kedua (27 Februari 2014)

Sesi 1: 8.30 pagi 10.00 pagi
Penilaian Latihan
Sesi 2: 10.15 pagi 12.45 t/hari
Rekod Latihan
Sesi 3: 2.30 petang 5.00 petang
Keperluan MS ISO dan Persediaan Audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 1:
Icebreaking, Takeaway & Pre Test
Pengenalan
Definisi Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Definisi Latihan

Usaha terancang oleh
sesebuah organisasi
untuk menyelaras
pembelajaran staf bagi
meningkatkan
kompetensi berkaitan
kerja
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Definisi Latihan

Proses sistematik
membangunkan
pengetahuan,
kemahiran dan sikap
bagi membolehkan
staf menjalankan
tugas pada standard
yang diperlukan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kepentingan Latihan Kepada Organisasi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kepentingan Latihan Kepada Organisasi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Produktiviti
Persaingan Pembaziran
Prestasi
Motivasi
Kualiti
Keuntungan
Kewangan
Bakat
Faktor Mempengaruhi Prestasi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pembangunan
Bakat
(Latihan, Laluan
Kerjaya, Bimbingan,
Maklumbalas)
Persekitaran
(Komunikasi, Sumber,
Persekitaran Fizikal,
Kerjasama,
Kepimpinan)
Manfaat
(Gaji, Bonus, Cuti,
Kemudahan,
Apresiasi)
Domain Pembelajaran
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kognitif
Psikomotor
Afektif
Knowledge/Pengetahuan
Skill/Kemahiran
Attitude/Sikap
Kompetensi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pengetahuan
Kemahiran
Sikap
Kompetensi
Kaedah Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
On The Job
Training

Off The Job
Training
? ?
Kaedah Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
On The Job
Training
Dalam suasana kerja
Penyelia/Pegawai
berpengalaman
Belajar sambil bekerja
Kos efektif
Off The Job
Training
Di luar suasana kerja
Penceramah/Fasilitator
Pembelajaran yang
fokus
Kos tinggi
Kaedah Latihan

Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan
atau peserta berdasarkan keperluan latihan
Peserta bertanggungjawab terhadap latihan
yang diikuti, penceramah hanya membantu
Komunikasi pelbagai hala: penceramah
peserta peserta lain
Pelbagai teknik latihan digunakan


Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kaedah Latihan

Peserta dicabar dengan idea-idea,
pengetahuan dan kemahiran baharu
Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil,
dengan persekitaran kurang formal dan
dengan kurikulum yang terancang (tetapi
fleksibel)


Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
ADDIE Model
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Analysis
Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran?
Hasil analisis
Design
Objektif latihan
Kandungan Latihan
Develop
Bangunkan modul/kaedah pelaksanaan

Implement
Jalankan latihan mengikut perancangan
Evaluate
Pencapaian objektif latihan
Peningkatan kompetensi
ADDIE Model
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
A
D
D I
E
E
A
D
D
I
Persoalan Dalam Penentuan Latihan

Adakah latihan perlu dijalankan?
Siapa yang perlu dilatih?
Apakah objektif latihan berkenaan?
Apakah pengetahuan/kemahiran
yang diperlukan?
Apa kandungan latihan yang akan
dijalankan?
Apa bentuk latihan yang sesuai?
Siapa yang akan melaksanakan
latihan?
Bagaimana keberkesanan latihan
ditentukan?



Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Overview
Pengurusan Latihan di UPM
Kategori Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Latihan
Pembelajaran
Pembelajaran Kendiri
Aktiviti 2:
Kategori Latihan
Peluang Latihan di UPM
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kursus
Bengkel
Taklimat
Motivasi Ceramah
Program
Kerohanian
Perjumpaan
Sambutan Sangkutan
Mobiliti
On The Job
Kendiri Lawatan
Mentor
Latihan
Profesional
Cuti Belajar
Struktur Pengurusan Latihan UPM
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
JAWATANKUASA
LATIHAN UNIVERSITI

PEJABAT PENDAFTAR
PELAKSANA LATIHAN
UNIVERSITI
PTJ
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Penyelaras Latihan Staf UPM
Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik)
Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, iDEC, TPU,
Pej. TNCPI, PPPA, Fakulti Perubatan SK
TPLS/Staf Pelaksana Latihan
TPLS/Staf Pelaksana Latihan
Jawatankuasa Latihan PTJ
Polisi & Dasar Latihan UPM
Pendaftar (Pengerusi), Pengerusi Jemaah Dekan & Institut, Presiden Persatuan &
Kesatuan, Pengarah CADe, Pengarah UCTC, Pengarah BPK, Ketua Bahagian
Pembangunan Sumber Manusia
Peranan TPLS/Staf Pelaksana
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Dokumen Rujukan Latihan
Dokumen rujukan latihan utama di UPM:
Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005
Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
Program Pembangunan Profesional Staf UPM
Dokumen Kualiti (Prosedur, Garis Panduan,
Borang)
Standard MS ISO 9001:2008
Garis Panduan (Program Sangkutan, UPMTOP,
UPMTACT dll)
Pekeliling (Program Transformasi Minda dll)


Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 3:
Dokumen Rujukan Latihan
Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6
Tahun 2005
Prosedur Pengurusan Latihan UPM
Garis Panduan UPMTOP & UPMTACT
Pekeliling Program Transformasi
Minda


bE cREaTive!!!
Analisis Keperluan
Latihan (TNA)
Analisis Keperluan Latihan

Proses sistematik mengumpul dan
menganalisis maklumat bagi menambahbaik
prestasi individu atau organisasi.
Kaedah untuk menentukan apa latihan yang
perlu dilaksanakan dan siapa yang perlu
menghadiri latihan.

Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kaedah Pelaksanaan TNA
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Temubual Kaji Selidik
Pemerhatian Perbincangan
Analisis
Laporan
Minit
Mesyuarat
Analisis Keperluan Latihan
Analisis
Jurang
Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Penolong Pegawai Sains



Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman
Kemahiran Menjalankan kalibrasi peralatan makmal
Desired Level (DL) 5
Current Level (CL) 1
Gap 4 (DL CL)
Importance To Job (ITJ) 3
Training Priority (TP) 12 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal
Kaedah Pelaksanaan TNA
Skala DL/CL




Skala ITJ

Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar
2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima
3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar
4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar
5 Kemahiran yang tinggi
1 Kurang Penting
2 Penting
3 Sangat Penting
Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Pegawai Tadbir



Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa
Kemahiran Menulis minit mesyuarat
Desired Level (DL) 5
Current Level (CL) 2
Gap 3 (DL CL)
Importance To Job (ITJ) 3
Training Priority (TP) 9 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan Kursus Penulisan Minit Mesyuarat
Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Pemandu



Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Memberi penerangan kepada tetamu luar negara
berkenaan UPM
Kemahiran Berbahasa Inggeris
Desired Level (DL) 4
Current Level (CL) 1
Gap 3 (DL CL)
Importance To Job (ITJ) 2
Training Priority (TP) 6 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA

Gap Analysis: Individu


Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus
Memberi
penerangan
kepada
tetamu luar
negara
berkenaan
UPM

Berbahasa Inggeris

4 1 3 2 6 Kursus Bahasa
Inggeris Untuk
Pemandu

Kaedah Pelaksanaan TNA

Gap Analysis: Staf (*1) / Penyelia (*2)


Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai
Tugas
Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus
*1 *2 Avg
Memberi
penerangan
kepada
tetamu luar
negara
berkenaan
UPM
Berbahasa
Inggeris
4 3 1 2 2 2 4 Kursus Bahasa
Inggeris
Untuk
Pemandu

Kaedah Pelaksanaan TNA

Gap Analysis: Kumpulan


Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai
Tugas
Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus
1 2 3 4 Avg
Memberi
penerangan
kepada
tetamu luar
negara
berkenaan
UPM
Berbahasa
Inggeris
4 1 2 2 1 1.5 2.5 2 5 Kursus
Bahasa
Inggeris
Untuk
Pemandu

TNA Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kursus Bil. Permohonan Peratus
Kursus Komunikasi 25 35.7
Kursus Bahasa Inggeris 49 70.0
Kursus Penulisan Laporan 55 78.6
Kursus SPK 21 30.0
Kursus Pemanduan Berhemah 5 7.1
Kursus Kepimpinan 17 24.3
Pembinaan Pasukan 60 85.7
Kursus Pembedahan Haiwan 6 8.6
Kursus Fisioterapi Haiwan 5 7.1
Kursus Pengendalian Aduan 12 17.1
TNA Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pencadang Latihan
Dekan Kursus Motivasi
Kursus Perkhidmatan Pelanggan
Team Building
Timbalan Dekan Akademik Kursus Pengendalian Pelajar Bermasalah
Kursus Penyampaian Berkesan
Timbalan Dekan
Penyelidikan Kursus Penulisan Research Proposal
Kursus Pembantu Makmal
Ketua Jabatan Kursus Pembantu Makmal
Team Building
Ketua Pentadbiran Kursus Penulisan
Penyediaan Takwim Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Tarikh Program Tempat Kumpulan
Sasaran

Penceramah Kos
1 Februari 2014 Bengkel SKT Staf Dewan Kolej
6
Semua staf - RM5,000.00
20-21 Jun 2014 Bengkel
Pemantapan
Penulisan Surat
Rasmi
Bilik
Seminar
Semua
Setiausaha
dan Pemb.
Tadbir
Pensyarah
FBMK
RM4,000.00
13-14 Ogos
2014
Kursus
Perkhidmatan
Pelanggan
Bilik
Seminar
Semua staf
kaunter dan
pejabat
Penceramah
luar
RM7,000.00
10 Oktober
2014
Ceramah Hari
Inovasi
Dewan
Kuliah
Semua staf MPC RM5,000.00
Disahkan Oleh:
Pemantauan Takwim Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Program Tarikh Dirancang Tarikh Dilaksanakan

Catatan
Bengkel SKT Staf 1 Februari 2014 1 Februari 2014 -
Bengkel Pemantapan
Penulisan Surat Rasmi
20-21 Jun 2014 1-2 Julai 2014 Audit Kendiri pada 20-
21 Jun 2014
Kursus Perkhidmatan
Pelanggan
13-14 Ogos 2014 - Tidak dilaksanakan
kerana kekangan bajet
latihan
Ceramah Hari Inovasi 10 Oktober 2014 12 Oktober 2014 Pindaan tarikh
mengikut tarikh
penceramah




Aktiviti 4:
TNA Staf Pelaksana Latihan
Aktiviti 5:
Recap!
Penilaian Latihan
Model Kirkpatrick
Empat Peringkat Penilaian Latihan
(Four Levels of Evaluation Model)





Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Reaction/Reaksi
Learning/Pembelajaran
Behaviour/Tingkah laku
Result/Keputusan
Peringkat 1
Pandangan dan perasaan
peserta terhadap latihan
yang dijalankan
Dijalankan sebaik sahaja
latihan tamat
Data mudah diperolehi &
dianalisis
Borang maklumbalas/
survey, lisan
Kos rendah





Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Reaction
Peringkat 2
Peningkatan pengetahuan
dan keupayaan peserta
setelah menjalani latihan
Dijalankan sebelum dan
selepas latihan
Sukar dijalankan bagi
latihan kompleks
Ujian sebelum/selepas,
temubual





Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Learning
Peringkat 3
Aplikasi pembelajaran dan
kemahiran yang diperolehi
selepas latihan dalam
tugas
Dijalankan selepas latihan
bagi memberi masa bagi
proses aplikasi berlaku
Pemerhatian/temubual
bagi menilai perubahan
Memerlukan kerjasama
penyelia/pegawai
Penilaian selepas latihan








Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Behaviour
Peringkat 4
Menilai kesan/impak yang
diberikan oleh peserta
kepada organisasi
(perniagaan/
persekitaran)
Memerlukan usaha dan
masa yang banyak untuk
dilaksanakan dan
dibuktikan
ROI, produktiviti, masa,
aduan, penjimatan











Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Result
Penilaian Keberkesanan Latihan
Program yang perlu dijalankan penilaian:
Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum,
Simposium, Kolokium, Konvensyen dll
Pengecualian:
Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai
akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja,
latihan berbentuk subjektif dan tidak melibatkan
tugas hakiki
Rujuk: Garis panduan Penilaian Program &
Penilaian Keberkesanan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Penilaian Keberkesanan Latihan
Penilaian dijalankan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh
latihan
Hasil penilaian
keberkesanan latihan
dianalisis menggunakan
templat MS Excel
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 6:
Latihan Yang Perlu Dinilai
Dokumen & Rekod
Latihan
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Sistem Pengurusan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 7:
Fail Latihan
Keperluan MS ISO
Berkaitan Latihan
Aktiviti 8:
Keperluan Standard Berkaitan
Latihan
Topik 1: 4.2.4
Topik 2: 6.2.2
Topik 3: 8.4
Topik 4: 8.5.2

Apakah yang dikehendaki oleh klausa
tersebut?
Apakah bukti objektif yang menunjukkan
keperluan telah dipatuhi?






Penemuan Audit




Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Analisis keperluan latihan tidak dijalankan
Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan
Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf
Latihan tidak dijalankan mengikut takwim
Penilaian program tidak dijalankan/dianalisis
Penilaian keberkesanan tidak
dijalankan/dianalisis
Tiada rekod kehadiran latihan
Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS




Penemuan Audit




Seksyen Latihan (Bukan Akademik)
Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten
Staf baharu tidak diberi latihan
Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan
Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur
Tiada pemantauan/tindakan terhadap staf yang
tidak cukup 7 hari latihan
Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen
Surat tawaran lewat dikeluarkan








Aktiviti 9:
Log Pembelajaran & Post Test
Congratulations!!!
And Thank You For Your Cooperation..