Mengenal lebih dalam dokumen elektronik dan bagaimana mengelolanya Menggambarkan bagaimana pengiriman dokumen, memperkenalkan jenis file dan mendiskusikannya
Dokumen elektronik Saat ini berbagai sarana elektronik dipakai untuk menyimpan dan menyajikan dokumen : Komputer desktop beserta monitor laptop Alat bantu digital Dokumen digital selalu menggunakan format yang berubah, sesuai manfaat. Ciri-ciri Dokumen elektroni/digital memiliki kelebihan dalam hal duplikasi atau regenerasi. Data digital dapat direproduksi seperti aslinya tanpa mengurangi kualitas data asilnya.
Hal ini sulit dilakukan dalam teknologi analog, dimana kualitas data asli lebih baik dari duplikatnya, sehingga seseorang dengan mudah dapat memverifikasi keaslian sebuah dokumen. Bentuk Dokumen Elektronik File-file dalam program komputer, seperti tulisan, gambar, spreadsheet, video, suara, dll E-contract Digital signature E-mail
Kelemahan Dokumen Elektronik Dokumen elektronik sangat mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak diketahui lagi data mana yang original Dokumen elektronik sebagai alat bukti dikhawatirkan dapat dipalsukan dan nantinya akan muncul masalah tentang keotentikan dokumen elektronik tersebut. Illegal Contents Merupakan kejahatan dengan memasukkan data atau informasi ke Internet tentang sesuatu hal yang tidak benar, tidak etis, dan dapat dianggap melanggar hukum atau mengganggu ketertiban umum. Sebagai contohnya, pemuatan suatu berita bohong atau fitnah yang akan menghancurkan martabat atau harga diri pihak lain, hal-hal yang berhubungan dengan pornografi atau pemuatan suatu informasi yang merupakan rahasia negara, agitasi dan propaganda untuk melawan pemerintahan yang sah dan sebagainya. Data Elektronik Sebagai Alat Bukti Masih Dipertanyakan Pengakuan data elektronik sebagai alat bukti di pengadilan nampaknya masih dipertanyakan validitasnya Belum adanya payung hukum Belum terjamin keamanan data
Hal-hal yang Mendukung Dokumen Elektronik OnLine Trading dalam kegiatan bursa efek Pengakuan mikrofilm sebagai media penyimpanan (16) UNCITRAL menyusun draft untuk Konvensi Pembentukan Kontrak Elektronik, bertujuan : Menghapuskan hambatan hukum dalam pembentukan kontrak yang digunakan secara elektronik dalam komunikasi. Memperjelas atau mengadaptasi peraturan tradisional dalam pembentukan kontrak untuk mengakomodasi kenyataan dalam kontrak elektronik. Adanya RUU ITE yang mendukung penggunaan dokumen elektronik. (1) Diterbitkannya Keputusan Menteri Komunikasi Dan Informasi Nomor : 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik tanggal 29 Desember 2003 (8) sebagai tindak lanjut dari Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 Dengan adanya teknologi yang cukup canggih, dokumen yang sengaja atau tidak sengaja terhapus dapat dilacak / dikembalikan. (15) Hal ini berguna terutama dalam penyelidikan suatu kasus kriminal / penghilangan barang bukti. Hal-hal yang Mendukung Dokumen Elektronik Peranti Lunak Dokumen Elektronik Memudahkan banyak pekerjaan contoh : Spreadsheet (Excel) untuk proses akuntansi Visio Drawing, AutoCad, dll untuk menggambar (arsitektur) Dll
Apakah Pengiriman Dokumen Elektronik itu? Definisi: Gabungan antara peralatan elektronik dan perangkat lunak untuk memberikan pelayanan dengan memindai (scan) dan mengirim kopi elektronik (digital) dari dokumen kertas antar perpustakaan dan pengguna (library patron/client). Cara pengiriman dokumen 1. Mengirim melalui Internet menggunakan FTP atau email FTP (Internet File Transfer Protocol) GEDI (Generic Electronic Document Interchange) Adobe Acrobat Adobe Reader MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) 2. Posting pada Web Keunggulan pengiriman dokumen secara elektronik Menghemat biaya Menghemat waktu Perilaku pengguna Perangkat lunak yang umum digunakan Ariel Clio ILLiad NLM Software and Tools: DocMorph DocView MyMorph Perangkat lunak yang umum digunakan Prospero Relais VDX Terminologi dan konsep dasar pemindaian TWAIN Bit Depth and Resolution Common File Types: TIFF PDF Melihat Files dan mengubah jenis File Pertimbangan yang perlu untuk menerapkan Pengiriman Dokumen Elektronik Mempelajari keinginan pengguna Pada awalnya akan lambat Mengamati alur kerja, biaya, dan waktu yang efisien Memilih pemindai (scanner) dan perangkat lain Document Repository Pengambilan gambar (Manual) Scan Bi-tonal Atau berwarna Indeks Commit Fax In Server pengambilan gambar
Fax In Forms Processing Server Proses (Assisted) Auto QA Auto Template ID OCR, ICR, OMR, Barcode Recognition Data Validation Terima/ tolakct Document Repository ( Form Images ) Business Systems ( Form Data ) Scan Forms Commit Forms Processing Server HTML, XML, PDF eForms Data Validation eForms Processing (Auto) Document Repository ( eForm Images ) Business Systems ( eForm Data ) Commit Reports, Statements Print Streams Document Repository Host Report and Statement Capture (Auto) Server eMail