Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
PROFESSIONAL 2013
APOSTILA DE MS-PROJECT
2013
INTRODUO
Microsoft Project Professional 2013.
Os profissionais que lidam com projetos, e que possuem em sua rotina diria atribuies
de gerenciamento de atividades, de planejamento, controle e execuo, se veem
constantemente diante da necessidade de contar com uma ferramenta que lhes oferea,
de maneira rpida e eficiente, todas as informaes de que precisam para gerenciar seus
projetos.
Neste cenrio o Microsoft Project Professional 2013 a ferramenta universalmente
utilizada pelos gerentes de projeto, pois ela oferece meios abrangentes e funcionais para a
definio e controle de projetos, e dispe de uma vasta gama de recursos que facilitam a
realizao de suas atividades dirias.
Este treinamento tem como objetivo principal conceder a seus participantes as
qualificaes tcnicas necessrias para gerenciar projetos utilizando o Microsoft Project
Professional 2013, e sua misso habilit-los a trabalhar com a definio de tarefas,
recursos, custos, tempo e muitas outras ferramentas que garantem o total controle e
viso global das atividades que constituem seus projetos.
| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013
SOBRE
O TREINAMENTO
| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013
NDICE
1.
2.
M I CRO S O F T P RO J E CT P R OF E SS I O N A L 2013.........................7
A J A N E L A I N I CI A L ..............................................................9
2.1.
Elementos da Janela...........................................................................9
2.2.
O Grfico de Gantt........................................................................... 15
11
12
12
12
12
13
14
15
3.
M I CRO S O F T P RO J E CT V I S O
3.1.
G E R A L E PL A N O DE PR O JE TO . 19
Viso geral....................................................................................... 19
3.2.
Planejamento do projeto..................................................................20
4.1.
5.
6.
D E SE N VO LV I M E N TO
5.1.
5.2.
5.3.
D E PR OJ E TO S
RE CU R S O S ....................37
Tipos de recursos.............................................................................37
Cadastrando Recursos......................................................................38
Alocao de recursos.......................................................................40
A PE R FE I OA N DO
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
22
22
27
28
29
30
O TR A B A L H O N O S PR O JE TO S ....................44
Estrutura de tpicos.........................................................................44
Exibindo o nmero da estrutura de tpicos......................................45
Tarefa de Resumo do Projeto............................................................46
Duraes das tarefas........................................................................47
6.5.
6.6.
| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013
7.
6.7.
6.8.
Caminho crtico................................................................................ 52
Etapas (milestones ou marcos)........................................................54
6.9.
Tarefas Peridicas............................................................................. 54
G ER E N CI A N DO
7.1.
7.2.
7.3.
8.
8.1.
9.
D E RE CU R S O S ............................................57
I N FO R M A E S
9.1.
S O B RE O PR OJ E TO ......................................79
Linha de Base................................................................................... 79
10. C O N F IG U R A E S
P E R S O N A L I Z A D A S ...................................82
11. C O N TR O L A N DO
O P R OJ E TO ...............................................98
12. R E L AT R I O S .................................................................105
12.1. Relatrios impressos......................................................................105
12.2. Relatrios Visuais........................................................................... 106
14. E X E R C CI O S
P R O P O S TO S ................................................114
| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
2. A J ANELA
INICIAL
Define-se como janela inicial aquela que apresentada para o usurio logo aps a
abertura do programa. A janela inicial contm diversos elementos a partir dos quais o
usurio desenvolver o seu trabalho.
Para usurios experientes, a funcionalidade mais interessante da nova verso da
ferramenta a interface do usurio, que foi adaptada ao padro das outras ferramentas
do Microsoft Office (as quais j haviam sido modificadas nas verses 2007).
Faixa de Opes
Linha do Tempo
Planilha de Tarefas
Grfico de Gantt
Modo de
Agendamento de
As janelas so retngulos por meio dos quais as informaes sero vistas e trabalhadas
pelo usurio. O Project poder administrar diversas janelas que representem diversas
origens de dados em cada projeto. Na ilustrao acima vemos a janela do programa
(Project) e a janela do arquivo (Projeto 1).
A seguir sero disponibilizadas as informaes sobre os principais elementos da janela
inicial do Project 2013:
A Faixa de Opes
A mais notvel diferena entre a verso 2013 do MS Project e sua predecessora, a verso
2007, a Faixa de Opes. Ela tem como principal funo substituir o antigo sistema de
menus encontrados em todas as verses anteriores do MS Project. Esses menus, familiares
aos usurios das antigas verses do MS Office, incluem Menu, Editar, Exibir, Inserir,
Formatar e etc. A substituio desses menus verificada pela distribuio de sees
dentro da Faixa de Opes, identificas agora pela sequncia Tarefa, Recurso, Projeto,
Exibio e Formato.
2.1.1.1.
Seo Tarefa
A Faixa de Opes exibida em sua forma padro quando o Microsoft Project 2013
iniciado. A imagem abaixo ilustra a exibio dos comandos existentes na guia Tarefa:
O sistema organiza e distribui os botes e comandos na guia Tarefa em oito sees, entre
as quais Exibir, rea de Transferncia, Fonte, Cronograma, Tarefas, Inserir, Propriedades e
Edio. Algumas sees possuem mais opes do que as exibidas para o usurio (caso da
seo Fonte). Caso deseje visualizar os comandos dessa seo, voc pode clicar no cone
de expanso, localizado na parte interior direita de seo:
2.1.1.2.
Seo Recurso
2.1.1.3.
Seo Projeto
A seo Projeto exibe os botes e comandos que permitem ao usurio trabalhar com
informaes de alto nvel do projeto, tais como suas Informaes, Campos Personalizados,
Linhas de Base, Relatrios e etc.
2.1.1.4.
Seo Exibio
2.1.1.5.
Seo Formato
A ttulo de exemplo, iremos visualizar a seo Formato quando o usurio est utilizando o
modo de exibio do Grfico de Gantt:
Lembre-se de que a seo Formato mostra as opes de formato apropriadas para o modo
de exibio atual. Isso significa que os botes e comandos da seo Formato iro variar,
dependendo das opes de formato disponveis para o modo de exibio aplicado no
projeto. Vejamos a figura abaixo, que exibe a seo Formato quando o modo de exibio
Planejador de Equipe est ativo:
2.1.1.6.
O Microsoft Project 2013 permite que voc minimize ou maximize a Faixa de Opes, para
obter melhor visibilidade do seu projeto. Ao executar essa operao, voc tem acesso a
uma maior visualizao das tarefas que compem o seu projeto. Para minimizar ou
maximizar a Faixa de Opes, clique no cone Minimizar, localizado no canto superior
esquerdo:
Aps executar a ao, o Project ir exibir seu projeto conforme ilustrado abaixo:
2.1.1.7.
Em sua verso 2013, o Microsoft Project efetua o controle das atividades mais comuns
atravs do menu Arquivo. Ao clicar sobre este item, o sistema exibe uma lista variada de
opes, as quais permitem ao usurio manipular e controlar o arquivo com o qual est
trabalhando. Utilizando o menu Arquivo, voc poder realizar atividades tais como:
o
o
o
o
o
o
o
Salvar um projeto;
Salvar um projeto com um tipo de verso diferente da verso 2013;
Abrir um arquivo existente;
Especificar informaes a respeito do arquivo, tais como suas propriedades;
Criar um novo projeto;
Imprimir o projeto;
Especificar opes de configurao do projeto ativo e tambm para a aplicao.
2.1.1.8.
Barra de Modos
2.2.
O Grfico de Gantt
J a rea grfica exibe o comportamento de cada tarefa atravs de uma escala de tempo,
bem como sua interligao com as demais tarefas do projeto. Esta rea, que apresenta o
Cronograma do projeto, responsvel por indicar, de maneira simples, as conexes
existentes entre as tarefas, baseado em suas datas de incio e trmino:
2.2.1.
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Conforme vimos no tpico anterior, o Grfico de Gantt apresenta a lista das tarefas do
nosso projeto no lado esquerdo e apresenta cada uma delas como uma barra no grfico do
lado direito. Este o modo de exibio mais comum da ferramenta, pois oferece aos
usurios a possibilidade de analisar o projeto e tambm inserir tarefas e ajustas seus
detalhes.
De um modo geral, podemos afirmar que o plano de projeto um esboo geral dos seus
aspectos mais importantes. No plano de projeto deve-se efetuar a programao do que se
deseja que acontea, com relao ao cronograma, as tarefas, os recursos e os custos.
Iremos aproveitar essa seo para realizar as principais atividades inerentes ao
desenvolvimento do plano de projeto, bem como para nos dedicarmos ao entendimento
da estrutura funcional do Project 2013 e suas principais funcionalidades.
3.1.2.
Entendendo as tabelas
O Microsoft Project 2013 inclui 27 tabelas internas, das quais 17 so tabelas de tarefa e 10
de recursos. Por padro, uma tabela uma coleo de colunas (campos), e o nome de
cada tabela descreve e identifica o tipo de colunas que a constituem. A ttulo de exemplo,
a tabela de Custo contm colunas que exibem dados de custo associados com cada tarefa
do projeto.
Em comparao com suas verses anteriores, o Microsoft Project 2013 no inclui nenhuma
nova tabela, mas a maioria das tabelas de Tarefas agora incluem o campo Modo de
Agendamento da Tarefa. Esta coluna permite que voc especifique quando uma tarefa
deve ser agendada automaticamente e quando ela deve ser agendada manualmente.
Quando a tarefa agendada automaticamente, o sistema calcula de forma automtica
sua data de incio e trmino. J quando o modo selecionado manual, o sistema no
especifica o campo Durao, como tambm no calcula a data de incio e trmino da
tarefa. Em outras palavras, todas as tarefas que receberem o formato Agendada
Manualmente no sero inseridas como parte ativa do cronograma do projeto.
Para visualizar as diferentes tabelas que o Microsoft Project oferece, na seo Exibio,
clique em Tabelas:
Modificar a exibio das tabelas permite que voc possa visualizar diferentes informaes,
sob diferentes perspectivas, de um mesmo projeto. Sugerimos que voc navegue entre as
tabelas do MS Project para se acostumar com as informaes disponibilizadas por cada
uma delas.
A maior parte dos projetos possui uma caracterstica em comum: so sempre agendados
pela data de incio. Esse tipo de agendamento obriga que as tarefas tenham incio assim
que possvel, possibilitando aos gerentes de projeto maior flexibilidade de controle do
cronograma. Entretanto, h casos em que o agendamento precisa ser realizado tomando
como base a data de trmino, gerando algumas facilidades, tais como:
o
o
Para que voc defina se o projeto ser controlado pela data de incio ou trmino, e qual
ser efetivamente esta data, na seo Projeto, clique no boto Informaes do
Projeto. O Project ir exibir a seguinte caixa de dilogo:
o
o
o
Evite definir a data de incio ou trmino do projeto clicando no campo Incio (coluna incio das
tarefas do projeto). Ao escolher esta opo, ao invs de estipular a data de incio ou trmino do
seu projeto, voc ir criar uma restrio para a tarefa.
3.2.2.
Calendrios
3.2.2.1.
Calendrio Base
3.2.2.2.
Configurando Calendrios
Para definir as datas de exceo no seu projeto e configurar seu calendrio, na seo
Projeto, clique em Alterar Perodo de Trabalho:
Para cadastrar um calendrio que considere os perodos teis e no teis com os quais
voc ir trabalhar, existem duas alternativas: voc poder efetuar as modificaes
diretamente no calendrio padro ou criar um novo calendrio.
O Calendrio Padro aquele utilizado como base pelo Project 2013 para todos os
novos projetos criados. Portanto, se voc trabalha em uma empresa distribuda em
diferentes localidades geogrficas dentro do mesmo pas, voc pode optar pelo
cadastramento de todos os feriados nacionais no calendrio padro. Em seguida, voc
pode criar calendrios especficos para cada uma das cidades onde sua empresa possui
filiais/projetos, de modo a acrescentar apenas os feriados locais.
A possibilidade de personalizao dos calendrios depende apenas da necessidade de
cada usurio. Desse modo, mesmo tendo cadastrado os feriados nacionais no calendrio
padro, voc poder cadastrar um novo calendrio que no tenha referncia a este (para
criar perodos diferenciados de trabalho aos recursos, por exemplo, ou para cadastrar
calendrios que sigam os perodos de trabalho de outros pases).
Para cadastrar uma exceo no calendrio, digite um nome identificador na coluna Nome
e sua data de Incio e Concluso, conforme ilustrado abaixo:
Cadastre todos os feriados nacionais que possuem recorrncia nas mesmas datas:
Aps a digitao dos feriados de nvel nacional no Calendrio Padro, clique OK para
confirmar sua incluso. Imaginemos uma situao hipottica, de uma empresa que possui
filiais nas cidades do Rio de Janeiro e So Paulo. Como os feriados so diferentes nas duas
cidades, o usurio pode definir um novo calendrio com base no calendrio padro (para
importar os feriados nacionais j cadastrados) e, em seguida, digitar apenas os feriados
locais da cidade. Para executar esta ao, na seo Alterar Perodo til, clique no boto
Criar Novo Calendrio... O Project 2013 ir perguntar se voc deseja criar um novo
calendrio base ou se deseja basear-se em um calendrio pr-existente. Como voc
deseja utilizar os dados j cadastrados previamente, escolha a opo Criar uma cpia do
calendrio Padro. Nomeie seu calendrio para Cidade de So Paulo.
Perceba que os feriados nacionais so importados para este calendrio, e tudo o que o
usurio tem a fazer cadastrar os feriados que pertencem a cidade de So Paulo:
Para finalizar, crie um novo calendrio (baseado no Calendrio Padro) para a Cidade do
Rio de Janeiro:
3.2.2.3.
Caso seja necessrio, voc pode definir um calendrio de trabalho com horrios
diferenciados. Suponha que em um determinado projeto foi definido que os sbados do
ano de 2011 sero considerados como dias teis. Para executar essa definio, na guia
Excees, digite o nome que ir identificar o novo parmetro e clique em detalhes. A
figura abaixo ilustra a configurao que deve ser realizada para considerar os sbados
como dias teis:
3.2.2.4.
Aps a criao e configurao dos calendrios a serem utilizados no projeto, voc deve
definir qual deles ser utilizado como referncia pelo Project 2013. Conforme vimos
anteriormente, o Project orienta-se sempre pelo Calendrio Padro. Para modificar essa
estrutura, na seo Projeto, clique em Informaes do Projeto. No campo Calendrio,
selecione o calendrio que deseja utilizar em seu projeto:
Perceba que o Project exibe no Grfico de Gantt a indisponibilidade dos dias considerados
como feriado no calendrio:
3.2.2.5.
3.2.2.6.
O Project 2013 tambm permite que os calendrios criados sejam atribudos tarefas
especficas no projeto. Para atribuir um calendrio a uma tarefa, efetue duplo-clique na
tarefa e, na guia Avanado, selecione o calendrio desejado:
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
4. D ESENVOLVIMENTO
DE PROJETOS
TAREFAS
trmino ser programada para 22/01/2008 (ou seja, um dia de trabalho em 21/01 e outro
em 22/01).
Predecessoras
Predecessora uma tarefa que antecede outra. No exemplo acima, a tarefa nmero 02,
Contrao da Equipe, s poder ser iniciada aps a finalizao da tarefa nmero 01,
Definio dos Objetivos. Podemos dizer, neste caso, que a tarefa Definio dos Objetivos
predecessora da tarefa Contrao da Equipe, pois esta s se inicia aps a finalizao
daquela.
Nome dos Recursos
Este campo utilizado para definir quais sero as pessoas e/ou materiais necessrios para
execuo das tarefas.
Aps efetuar o lanamento das tarefas no projeto, a durao padro proposta pelo
programa de 01 dia, acompanhada do sinal de interrogao (?). Este sinal indica que a
durao da tarefa estimada, e o sistema interpreta este como um valor provisrio. Vale a
pena utilizar este expediente quando no se sabe ao certo a durao de uma tarefa, ou
quando ela depende de variveis sob as quais o gerente do projeto no tem controle
(como o perodo de chuvas em um projeto de construo civil, por exemplo).
Outro ponto importante a considerar est relacionado aos fins de semana. Como vimos no
tpico dos calendrios, por padro, o Project considera todos os sbados e domingos como
dias no teis e, caso uma tarefa tenha uma durao que acontea por um perodo longo,
os sbados e domingos no sero considerados como dias efetivamente trabalhados.
Uma alternativa para criar vnculos entre as tarefas selecionar as atividades que se
deseja vincular e efetivar a ao atravs do boto vincular tarefas, na barra de
ferramentas padro:
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
5. D ESENVOLVIMENTO
DE PROJETOS
RECURSOS
Todos os cadastros do Project (de tarefas e de recursos) so realizados em tabelas distintas, que
se comunicam internamente seguindo os parmetros internos do sistema. A planilha de
Recursos responsvel por apresentar uma srie de informaes, as quais voc poder utilizar
para cadastrar os recursos dos seus projetos, de maneira a diferenci-los e utiliz-los conforme
sua importncia.
Unidade do material
Este campo utilizado quando o recurso cadastrado material. Se voc utilizar o recurso
areia, por exemplo, o campo unidade do material definir a medida utilizada, ou seja, m 3.
Iniciais
Este campo mostra a abreviao dada ao nome do recurso.
Grupo
Voc poder utilizar este campo como um filtro dentro do seu projeto. Os recursos podem
ser atribudos a grupos dos quais faam parte, como, por exemplo, departamentos
internos da empresa, local de trabalho e etc.
Unidades mximas
Representa a disponibilidade de um recurso para realizao de uma tarefa (seu padro
100%). Voc pode utilizar este campo em situaes nas quais os recursos no possuem
disponibilidade integral dentro do projeto, como um engenheiro que s tem o horrio da
manh livre para realizar as atividades.
Outra possibilidade de utilizao do campo Unidades Mximas se d quando h mais de
uma pessoa disponvel para realizar uma atividade. Caso seu projeto possua uma equipe
de dois analistas, ambos disponveis para executar atividades do projeto, voc pode
determinar a unidade mxima deste recurso como 200% (e assim por diante, de acordo
com a disponibilidade e o nmero de recursos).
Taxa padro
Indica o valor que despendido para o trabalho realizado pelo recurso. Em se tratando de
recurso de trabalho, o valor cadastrado calculado por hora. Assim, um trabalhador que
recebe R$ 1.000,00 mensais e trabalha 160 horas no ms tem seu valor hora definido em
R$ 6,25 (R$ 1.000 / 160). J no caso de recurso material, o valor lanado representa seu
custo direto. Assim, um saco de cimento que custa R$ 20,00 ser cadastrado com este
valor.
Taxa hora extra
Representa o valor a ser pago ao recurso em caso de hora extraordinria.
Custo/uso
Este item acumulado sempre que o recurso usado na tarefa. Este campo no varia de
acordo com a durao da tarefa, e cobrado uma nica vez, sempre que o recurso for
solicitado. Um exemplo bastante comum um tcnico que cobra R$ 50,00 pela visitar
(referentes aos seus gastos com deslocamento, alimentao e etc.)
Acumular
Este campo nos oferece opes para que voc possa escolher como e quando pagar os
recursos utilizados na tarefa. As opes existentes so:
o
o
o
Calendrio base
Utilizado para definir qual calendrio base do recurso (este mecanismo permite que
agendemos o recurso para trabalho fora dos padres do projeto, como por exemplo
sbados e domingos).
Cdigo
Neste campo podemos digitar algum cdigo interno com o qual queremos identificar o
recurso.
Agora que voc j conhece brevemente todos os campos da planilha de recursos, vamos
cadastrar os que utilizaremos em no primeiro projeto:
Trabalho
o esforo necessrio para a realizao de uma tarefa. Uma tarefa que necessite de 08
horas de trabalho para ser concluda pode ser realizada em 01, 02, 03 ou mais dias,
dependendo da atribuio dos recursos. Caso o recurso esteja atribudo a 100% de sua
capacidade, a tarefa levar 01 dia para ser concluda. J se a sua capacidade atribuda for
de 50%, a tarefa levar 02 dias para ser executada (04 horas em cada dia), e assim por
diante.
Atribuio
Trata-se do tempo alocado de um recurso para execuo de uma tarefa. Se uma pessoa
trabalha 08 horas por dia e divide seu tempo em duas tarefas, podemos dizer que ela est
com atribuio de 50% nessas tarefas.
Para atribuirmos recursos s tarefas, devemos voltar tabela de entrada do Microsoft
Project. Podemos atribuir os recursos diretamente na tabela de entrada, no campo nome
dos recursos:
Outra opo para alocar recursos s tarefas consiste em clicar no boto Atribuir
Recursos, que se encontra na seo Recurso da Faixa de Opes:
Para cadastrar mais de um recurso mesma tarefa, pressione o boto CTRL e clique em atribuir.
Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100% no
campo unidades.
interessante notar que o Grfico de Gantt exibe ao lado das barras, na escala do tempo,
quais recursos esto atribudos nas tarefas:
Existe ainda uma terceira alternativa de se atribuir recursos s tarefas. Para isso, basta
que o usurio efetue duplo clique sobre a tarefa em que se quer posicion-los e optar pela
guia Recursos:
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
6. A PERFEIOANDO
Nesta seo voc ir conhecer e avaliar as opes para organizar o trabalho no Microsoft
Project, as quais iro lhe auxiliar a personalizar seus projetos, de modo a executar as
atividades de maneira mais eficaz e conferir-lhes uma aparncia mais profissional.
Este projeto tem por objetivo oferecer aos funcionrios de uma determinada empresa um
treinamento de Excel 2013. A atividade 01, Mdulo Bsico, refere-se definio do nvel
do curso que ser aplicado. Esta tarefa ser uma fase do projeto. Como as atividades 02 a
06 ficaro subjugadas a esta fase, necessrio recu-las para que estas se tornem
subtarefas da tarefa 01. Voc deve ento selecion-las e clicar no boto Recuo, localizado
na seo Tarefa da Faixa de Opes, para torn-las tarefas de resumo:
O prximo passo ser criar a estrutura e as atividades do Mdulo Avanado, que ir conter
as mesmas atividades que so necessrias para o desenvolvimento do Mdulo Bsico.
importante notar que a partir da tarefa nmero 07, h uma nova fase. Isto porque o
treinamento do Mdulo Bsico se encerra na tarefa 06, que o Exame Final. A tarefa
nmero 07 j se trata de outro treinamento, ou seja, no h relao de subtarefa da
atividade 07 com a atividade 01. Para isto, voc deve recuar a tarefa 07 para a esquerda,
de modo que ela tenha o mesmo nvel da atividade 01. Utilize para tal o boto recuo para
a esquerda. Em seguida, basta ajustar as tarefas 08 a 11, para que estas sejam subtarefas
do subttulo Mdulo Avanado:
6.4.1.
DURAO
EM PORTUGUS
EM INGLS
1 minuto
1 hora
1 dia
1 semana
1 ms
1m
1h
1d
1s
1ms
1m
1h
1d
1w
1mon
Duraes decorridas
Trmino-a-incio
Trmino-a-trmino
Incio-a-incio
Incio-a-trmino
Para que voc possa melhor entender a funcionalidade de cada um dos tipos de vnculo,
vamos observar no quadro abaixo seu comportamento perante as atividades:
NOME DO VNCULO
Trmino-a-incio TI
o tipo de vnculo mais
comum. Significa que uma
tarefa ter seu incio aps
o trmino de sua
predecessora.
FORMATO
EXEMPLO
Tarefa A
Tarefa
B
Tarefa A
Incio-a-incio II
Quando as duas tarefas
comeam ao mesmo
tempo.
Tarefa B
Tarefa A
A entrega dos
certificados de um
curso precisa ser
realizada no mesmo dia
em que o curso
termina.
Trmino-a-trmino TT
Uma tarefa ser finalizada
no mesmo prazo de sua
predecessora
Tarefa B
Incio-a-trmino IT
Uma tarefa finalizada
quando sua predecessora
comea
Tarefa A
Raramente utilizado.
Tarefa B
As latncias so utilizadas quando existe a necessidade de fazer com que uma tarefa
aguarde um determinado tempo em relao ao trmino de sua predecessora (folga) ou
que se antecipe por algum motivo.
Exemplos:
Folga a tarefa 04 s pode ser iniciada dois dias aps o trmino da tarefa 03
3TI+3d
Antecipao
2TI-2d
Finish-to-start FS
Start-to-start SS
Finish-to-finish FF
Start-to-finish SF
A tarefa B possui o seguinte vnculo: 1TI+1d isto significa que a tarefa B est vinculada
tarefa A de forma que seu incio s deve acontecer 01 dia aps o trmino de sua
predecessora.
A tarefa C possui o seguinte vnculo: 2II+50% isto significa que a tarefa C est vinculada
a tarefa B, e que seu incio est programado para acontecer quando a tarefa B estiver 50%
concluda.
A tarefa D possui o seguinte vnculo: 3TI-1d isto significa que a tarefa D est vinculada
tarefa C, e que seu incio ir acontecer quando a faltar 01 dia para a tarefa C ser
finalizada.
Para efetuar o lanamento do vnculo da tarefa E, voc pode utilizar uma maneira
diferente: efetue duplo clique na tarefa para acessar a janela Informaes sobre a
tarefa. Na guia Predecessoras, voc dever inserir as condies:
Este lanamento indica que o incio da tarefa E acontecer dois dias antes do trmino de
sua predecessora.
Para finalizar este exemplo, defina que a tarefa F ser finalizada aps a tarefa D e que a
tarefa G ser finalizada aps a F:
De acordo com o lanamento das tarefas e seus vnculos, os usurios podem observar
quais atividades do projeto so consideradas tarefas crticas. Para visualizar as tarefas
crticas de um projeto, na seo Tarefa, selecione a opo Gantt de Controle:
Uma das atribuies regulares do gerente de projetos estar sempre atento ao caminho crtico,
pois a mudana de algumas definies na agenda (bem como a insero de novas tarefas, ou a
excluso de atividades) pode resultar na mudana do caminho crtico.
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
7. G ERENCIANDO
DE RECURSOS
Neste ponto, voc deve voltar visualizao do Grfico de Gantt. Para entender o
significado das tarefas controladas pelo empenho, vamos agora conhecer uma nova
maneira de atribuir recursos s tarefas. Na seo Exibio, clique em Detalhes:
Na parte superior da janela possvel observar todas as tarefas que foram lanadas no
projeto, enquanto que na parte inferior a visualizao permite efetuar os lanamentos dos
recursos (lado esquerdo) e/ou as tarefas predecessoras (lado direito).
importante notar que entre as opes que se mostraram disponveis ao dividir a janela,
uma est na forma de caixa de seleo, e recebe o nome de Controlada pelo empenho
(Effort driven em ingls). Esta marcao indica se o esforo dos recursos associados
tarefa reduzir o seu tempo de execuo. Para entender o seu funcionamento, adicione o
recurso Gerente tarefa nmero 01 Pesquisa de Mercado:
Ao indicar que o recurso Gerente ser responsvel pela execuo da tarefa Pesquisa de
Mercado, o Project calculou automaticamente que seriam necessrias 40 horas para que
a atividade fosse concluda, j que a mesma possui durao de 01 semana com 5 dias de
8 horas.
Agora vamos supor que, alm do gerente, tambm a Secretria teria que ser alocada
para esta atividade. Seria conveniente inclu-la na lista de recursos dedicados a esta
tarefa. Inclua ento a Secretria para esta atividade:
Notou algo de errado? Vejamos: ao inserir um novo recurso a uma tarefa a qual j havia
outro recurso cadastrado, o trabalho em conjunto destes recursos fez com que a tarefa
tivesse seu tempo reduzido e isso o controle do empenho.
Controle do empenho significa que quanto mais recursos forem destinados a uma tarefa, menos
tempo ela levar para ser concluda, pois o conjunto dos esforos destes recursos reduzir o
tempo necessrio para sua concluso.
Uma equipe
Se de
forem
remoacrescidos
com trs integrantes
mais trs integrantes
leva 20 minutos
equipe,
para
a prova,
completar
que uma
antesdeterminada
era completada
prova.
em 20 minutos, poder ter seu tempo reduzido
Se voc deseja que a incluso de novos recursos no interfira no tempo de execuo das
atividades, ento a opo Controlada pelo empenho deve sempre estar desmarcada
(esta a opo padro do Project 2013). Desta maneira, voc poder adicionar quantos
recursos deseja tarefa, sem que a distribuio do trabalho seja feita entre eles.
Exclua o recurso Estagirio da Tarefa 01. Em seguida, passe atividade nmero 02
Produzir prottipo. Altere o tipo da tarefa de Unidades Fixas para Durao Fixa e
marque a opo Controlada pelo Empenho, conforme figura abaixo:
E agora, o que aconteceu? Como a tarefa foi configurada com Durao Fixa, o Project
subentende que a alocao de mais recursos no afetar o prazo para que a mesma seja
executada. Isso quer dizer que quanto mais recursos forem alocados para a realizao da
tarefa, menos tempo eles trabalharo na atividade, pois o tempo para execuo da
atividade ser distribudo entre os recursos. Sendo assim, uma atividade com prazo de
durao de 80 horas ser distribuda, para cada recurso, em 40 horas caso seja dividida
por 02 recursos; 20 horas caso seja dividida por 4 recursos e assim por diante.
O segredo ao se usar Unidades Fixas ou Durao Fixa est na caixa Controle do Empenho. Se
esta opo estiver marcada, o Project procurar sempre dividir as tarefas, seja em relao a sua
durao, seja em relao a participao de cada recurso no seu desenvolvimento.
Este projeto foi concebido com o objetivo de executar uma reforma residencial. Aps o
lanamento das tarefas, salve o projeto com o nome Reforma Residencial. Para que este
projeto seja executado, o gerente de projetos ir utilizar os seguintes recursos:
Com as tarefas e os recursos j digitados, voc deve informar ao Project quem ser
responsvel por cada atividade. Voltando ao Grfico de Gantt, na seo Exibio, clique
em Detalhes.
A tarefa nmero 01, Retirar mveis, ficou a cargo do Pintor e do Ajudante. importante
perceber que a opo Controlada pelo empenho deve ser desabilitada, pois a atuao
desses dois recursos no reduzir o tempo para a execuo da atividade.
A tarefa nmero 02, Lixar paredes, ficou a cargo do Ajudante. A prxima tarefa,
Preparar fiao/eletricidade, foi designada para ser executada pelo Eletricista e
tambm ao recurso Ajudante.
Neste ponto, h um problema quase imperceptvel: o Ajudante foi alocado a realizar a
tarefa Preparar fiao/eletricidade, porm j havia uma programao da sua
participao em outra atividade, Lixar paredes. Isso faz com que o Ajudante fique
superalocado, pois sua disponibilidade no lhe permite executar duas atividades
simultaneamente.
E onde possvel identificar esse problema? Quando voc observa o Grfico de Gantt, a
coluna Indicadores ir exibir um cone vermelho, indicando que algum recurso daquela
tarefa possui superalocao. Observe na ilustrao abaixo:
Voc tambm poder visualizar os recursos do projeto que esto superalocados por outros
trs caminhos: o primeiro, clicando na seo Tarefa e, em seguida, em Grfico dos
Recursos:
Dentre as 03 opes que visualizadas, esta ltima permite que o usurio verifique todas
as atividades atribudas a cada recurso (tambm conhecida como quem faz o qu).
Perceba que as linhas cinza exibem a soma do conjunto de tarefas executadas por cada
recurso diariamente, e aquelas que recebem a cor vermelha identificam dias em que o
recurso est superalocado.
Substituir recursos
Atribuir um recurso
adicional
Interromper o trabalho
em uma tarefa
7.3.1.
Utilizando a redistribuio
ID
TAREFA
1
2
3
4
5
6
7
Retirar imveis
Lixar paredes
Reparar fiao/eletricidade
Retoque paredes
Efetuar pintura
Secagem tinta
Aplicar moldes & gesso teto e
rodap
Finalizar fiao/eletricidade
Reposicionar mveis
Entrega e aprovao final
8
9
10
RECURSOS
Pintor;Ajudante
Ajudante
Eletricista;Ajudante
Ajudante;Pintor
Pintor;Ajudante[50%]
Ajudante;Pintor[30%];Eletricista[10%]
Eletricista;Ajudante[20%]
Pintor;Ajudante
Neste ponto, voc deve conhecer suas opes e restries, para utilizar esta ferramenta
de forma criteriosa:
Redistribuio de clculos
A Redistribuio manual (padro) ocorre apenas ao clicar em Redistribuir agora. A
redistribuio automtica ocorre instantaneamente sempre que alteramos uma tarefa ou
um recurso. Utilize a redistribuio automtica se quiser reagendar tarefas sempre que os
recursos receberem mais trabalho do que podem completar (porm no o mais
recomendado).
Intervalo de nivelamento para
Indique se a redistribuio ser aplicada a todo o projeto ou apenas s tarefas
especificadas no intervalo indicado.
Ordem de redistribuio
Selecione qual ser a ordem de distribuio desejada:
o
o
o
Nota-se aqui que um tanto quanto difcil perceber diferenas entre o projeto original e a
programao sugeria pela redistribuio. Para que haja maior facilidade em identificar as
atividades que foram transferidas para outras datas, exiba o Gantt de Redistribuio,
atravs da seo Tarefas Mais modos de exibio:
1 Se esta caixa de seleo for selecionada, algumas mensagens de erro podem ser
exibidas indicando que o Project no pode redistribuir toda a agenda. Isso
acontece porque raramente existe margem de atraso suficiente em uma agenda
para agendar novamente atribuies sem afetar o prazo final do projeto.
As barras azuis indicam como o projeto ficou agendado aps a redistribuio, enquanto as
barras marrons indicam a visualizao antes de redistribuirmos.
Caso voc deseje voltar o projeto ao seu estado original (antes da redistribuio), na
seo Recursos, clique em Limpar redistribuio.
Em seguida, redistribua novamente o projeto, mas dessa vez d prioridade tarefa
Preparar fiao/eletricidade, informando ao Project que ela tem de ser realizada em
detrimento a outras tarefas que lhe sejam conflitantes. Para tal, efetue duplo clique sobre
a tarefa e, na guia Geral, aumente sua nvel de prioridade:
Agora voc deve redistribuir o projeto, sem esquecer-se de informar ao Project que a
ordem de nivelamento levar em conta, em primeiro lugar, a prioridade:
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
8. V ISUALIZANDO
OS CUSTOS DO PROJETO
Um dos pontos crticos para todo gerente de projetos o controle e manuteno dos
custos dentro do planejamento. A primeira etapa desse processo descobrir qual o valor
dos custos das tarefas nos projetos, de modo que se saiba o oramento necessrio para
sua realizao e para que, consequentemente, seja possvel control-lo durante a
execuo das atividades. Em nosso exemplo de reforma residencial, o lanamento dos
recursos materiais s tarefas se dar conforme tabela abaixo:
ID
TAREFA
RECURSOS
3
4
5
8
Reparar fiao/eletricidade
Retoque paredes
Efetuar pintura
Aplicar moldes & gesso teto e
rodap
Aps os lanamentos, voc pode visualizar os custos finais do projeto atravs da seo
Projeto Informaes sobre o projeto boto <Estatsticas>:
Como a guia apresentada informa apenas acerca dos custos totais do projeto, voc pode
exibir uma tabela na qual os custos so informados de maneira detalhada. Para isso, no
Grfico de Gantt, na seo Exibio, selecione Tabelas Custo:
A guia A (padro) utilizada pelo Project para o cadastro dos valores hora dos recursos.
Quando o usurio cadastra um novo valor a partir de uma determinada data, o software se
encarregar de calcular todas as tarefas a partir deste marco com o novo valor.
Mas e se, em dado momento, o recurso receber um valor hora diferente do padro?
A nossa lista de tarefas ilustra muito bem o exemplo para responder a questo acima. A
primeira tarefa cadastrada a de Treinamento Bsico, e a segunda Treinamento
Avanado. Nesta empresa foi acertado que o recurso Instrutor receber R$ 20,00 para os
treinamentos iniciais, e R$ 30,00 para os treinamentos que demandem maior
conhecimento. Nesse caso, existe a necessidade de se cadastrar a taxa B com o valor
para treinamentos avanados, pois cada uma das 05 tabelas existentes (A, B, C, D e E)
pode conter um valor para cada tipo de atividade executada pelo recurso. Vejamos:
Aps a criao de diferentes taxas, de acordo com a necessidade, voc pode alocar o
recurso Instrutor s duas tarefas existentes.
Em seguida, para confirmar, verifique o custo de cada atividade na Tabela de Custo:
ser pago deveria ser de R$ 1.200, considerando o valor hora R$ 30 para o instrutor nesta
atividade. Isso acontece porque o Project sempre considera a taxa padro (A) como sendo
a base para clculo de todas as tarefas. Deste modo, se uma taxa B cadastrada, o
usurio possui a obrigao de informar ao Project qual atividade a utilizar como base de
clculo. Para isso, no Grfico de Gantt, selecione a opo Uso dos recursos.
Ao visualizar o uso dos recursos, voc ir verificar que as tarefas que foram atribudas ao
Instrutor, nico recurso do nosso projeto at o momento. Para informar ao Project que a
taxa de clculo deve ser diferente da taxa padro, efetue duplo clique sobre a tarefa que
ir receb-la (neste caso, a tarefa Treinamento Avanado):
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
9. I NFORMAES
SOBRE O PROJETO
A partir do momento em que uma linha de base salva, todas as informaes que fazem
parte do projeto so armazenadas na memria do arquivo, de modo que possamos
compar-las com o que ocorrer efetivamente no andamento do projeto.
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
10. C ONFIGURAES
PERSONALIZADAS
10.1.Tabelas Personalizadas
O Microsoft Project Professional 2013 oferece a seus usurios, alm das tabelas prexistentes, a possibilidade de criao de suas prprias tabelas, que exibam as informaes
que julgarmos ser importantes. A ideia de se criar uma nova tabela a de poder agrupar,
em um nico lugar, as informaes de maior relevncia a respeito dos nossos projetos, de
modo que no precisemos navegar por diferentes tabelas para saber diferentes
informaes. Para criar uma nova tabela, devemos, na seo Exibio, clicar em Tabelas
Mais tabelas, e em seguida clicar no boto Nova...
Na criao de uma nova tabela, devemos definir seu nome e quais os campos que
gostaramos que ela contenha:
Estilo de Grfico de
Esta janela nos apresenta uma srie de possibilidades referentes a formatao das Barras,
que podem ser aplicadas no incio, no meio ou no fim daquelas que esto selecionadas.
10.3.Frmulas Personalizadas
Para que possamos criar frmulas no Project 2013, devemos ir seo Projeto e clicar no
boto Campos Personalizados. Uma nova janela ser aberta pelo sistema, onde ao
usurio possvel criar as frmulas conforme sua necessidade:
Na janela Editar Frmula, vamos criar a expresso: primeiro, selecione atravs do boto
Campo a categoria Custo, e dentro dela o item Custo da Linha de Base:
Agora voc deve aplicar o percentual de 10% sobre o valor da Linha de Base, que ser a
contingncia das tarefas do projeto. H duas maneiras de realizar esta ao: pressionando
o sinal de asterisco (*) do teclado e em seguida digitando 0,1 ou ento clicando no sinal
de asterisco (*) disponvel na lista de sinais matemticos e efetuando a digitao de 0,1,
que ser o coeficiente aplicado sob o custo das tarefas do projeto. O resultado dever ser
o seguinte:
Aps criar a frmula, clique no boto OK para inserir sua coluna na Tabela de Custo. A
visualizao que ser apresentada est ilustrada na figura abaixo:
Neste ponto voc ir perceber que a frmula criada exibe apenas qual o valor da diferena
disponvel como Contingncia em relao Linha de Base; porm, a nvel de controle dos
custos do projeto, no possvel visualizar, atravs da frmula criada, o valor total do
custo que a tarefa pode atingir, considerada sua Contingncia.
Para visualizar os valores finais de custos disponveis, necessrio agregar (somar) o
valor da Contingncia com o da Linha de Base, de modo que este reflita o valor total da
margem disponvel para cada tarefa (e tambm para o projeto como um todo).
Deste modo, uma nova frmula ser criada. V caixa de dilogo Campos
Personalizados e selecione o campo Custo2. Em seguida, clique no boto Frmula... A
frmula que ser criada ir receber a seguinte sintaxe:
[Custo da Linha de Base]*1,1
Em seguida, clique no boto OK, renomeie o campo para Custo Mximo e aplique a
frmula para as linhas de resumo. A visualizao da nossa tabela ser modificada, e
dever nos apresentar os seguintes valores:
A maioria das frmulas criadas no Project 2013 utiliza como referncia o campo Linha de Base.
Como a Linha de Base armazena as informaes de Custo, Durao, Trabalho (esforo), Incio e
Trmino das tarefas conforme o projeto foi planejado, este campo a referncia para comparar e
tambm para estipular os desvios, contingncias e quaisquer outras personalizaes que se
faam necessrias.
parmetros que estaro disponveis aos usurios deste projeto, conforme ilustrado na
figura a seguir:
Aps a criao da lista de opes, clique no boto Fechar. Em seguida, renomeie o campo
inserindo o nome Categoria da atividade. Ao inserir uma coluna na Tabela de Entrada,
voc poder classificar as categorias de cada atividade a ser realizada, conforme
demonstrado na figura abaixo:
10.5.Criando Sinalizadores
Uma boa maneira de monitorar o andamento e os possveis desvios no progresso e nos
custos dos projetos atravs da utilizao de sinalizadores. Os sinalizadores (tambm
conhecidos como Indicadores) so elementos grficos que podem ser personalizados e
inseridos no Project 2013, e sua criao realizada de acordo com uma frmula criada
pelo usurio, que valida ou no sua exibio baseada em uma regra de negcio da
empresa.
Para criar um sinalizador, utilize como referncia o projeto atual, de Reforma
Residencial. O objetivo ser monitorar os Custos do projeto, de modo a avaliar em quais
tarefas o custo foi superior a Contingncia, o que representa que o oramento foi
estourado alm da margem de segurana.
Conforme discutimos em sees anteriores dessa apostila, o campo Linha de Base
representa uma fotografia do planejamento do projeto, oferecendo ao gerente de projetos
um guia de referncia para que ele possa ter em mos o que esperado. Para que a
criao dos sinalizadores seja realizada com sucesso, importante que voc conhea
outro campo do Project 2013: o campo Real. Atravs do lanamento das informaes reais
Custo, Trabalho (esforo), Incio, Trmino e Durao, o gerente de projetos ir enviar ao
Project as informaes sobre o que de fato aconteceu no projeto. Portanto, conforme a
execuo do projeto vai sendo realizada, o gerente de projetos precisa efetuar seu
lanamento no campo Real.
A comparao dos campos Real e Linha de Base permitir ao gerente de projetos identifica,
visualizar e analisar os desvios que aconteceram durante a execuo dos projetos.
DESCRIO
SINALIZADOR
EXIBIDO
Sinalizador de alerta na
cor Vemelha
Sinalizador de alerta na
cor Amarela
EXEMPL
O
Sinalizador de alerta na
cor Verde
Agora s configurar a nova funo IIf para que receba as duas condies restantes. A
figura abaixo ilustra a configurao final da frmula:
IIf( [Custo real] > [Custo Mximo] ; "Contingncia Excedida"; IIf( [Custo real] > [Custo da
linha de base] ; "Custo dentro da Contingncia"; "Custo dentro do esperado" ) )
Clique em OK para confirmar a criao da Frmula, e renomeie o campo para Indicador
de Custo. Na seo Clculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, selecione a
opo Usar Frmula:
A linha Teste para Indicador de Custo precisa ser configurada de acordo com os
parmetros apresentados na tabela abaixo:
TESTE PARA INDICADOR DE
CUSTO
VALOR(ES)
igual a
Contingncia Excedida
igual a
Custo dentro da
Contingncia
igual a
IMAGEM
Os sinalizadores so um timo recurso visual para indicar devios tanto no progresso quanto no
esforo e nos custos dos projetos. Como so de fcil percepo e agradveis visualizao,
recomendamos utiliz-los em todos os projetos nos quais voc trabalhar, e no s para campos
de custo, mas tambm de Trabalho, Durao entre outros, de acordo com as regras de negcio
da sua empresa.
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
11. C ONTROLANDO
O PROJETO
Para que controlar o projeto de maneira mais fcil e eficaz, crie uma tabela personalizada,
e nomeei-a de Tabela de Progresso. Os campos que sero inseridos nessa tabela sero:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
ID
Indicadores
% Concluda
Nome
Incio Real
Incio da Linha de Base
Durao Real
Durao da Linha de Base
Trmino Real
Trmino da Linha de Base
Custo Real
Custo da Linha de Base
Custo Mximo
Variao de Custo
Ao final do dia, foi reportado ao gerente do projeto que a tarefa foi finalizada com sucesso.
Para cadastrar essa informao no Project, pode-se inserir a Durao Real de 01 dia ou
preencher o campo % Concluda para 100%. Os campos do Project comunicam-se de
maneira automtica, o que significa que a mudana em um campo afetar todos os outros
a ele relacionados. Caso se defina a Durao Real da tarefa para 01 dia, os seguintes
campos sero afetados:
o
o
o
% Concluda
Trmino Real
Custo Real
Voc ir perceber que os campos que foram afetados pelo lanamento da Durao Real
esto coloridos de azul, de maneira que seja fcil verificar o relacionamento dos campos
internos do Project.
Agora, informe ao Project que, por alguma razo, a tarefa Lixar Paredes, que tinha
previso de ser finalizada em 01 dia, levou dois dias para ser completada. Essa
informao tambm ser inserida atravs do campo Durao Real:
importante observar que como a tarefa durou mais tempo do que o previsto, os campos
Trmino Real e Custo Real foram afetados de maneira negativa. O primeiro sofreu um
atraso, e foi finalizado aps sua previso; j o segundo sofreu acrscimo em seu custo, em
virtude da necessidade dos trabalhadores de desenvolverem suas atividades por mais um
dia alm do previsto.
As boas prticas de gesto de projetos recomendam que sempre que houver alguma
diferena na realizao das tarefas em relao ao planejamento do projeto, esta seja
informada no Project, especificando seus motivos. Esta ao ir garantir que, ao final do
projeto, todos os desvios sejam apurados e se possa fazer o caderno de lies aprendidas.
Seguindo esta boa prtica, efetue duplo clique na tarefa Lixar Paredes e informe o
motivo desta divergncia entre a durao planejada e a durao real na guia Anotaes:
O ideal que se realize os lanamentos reais do projeto (Incio, Durao, Trmino e Custo)
para que se verifique a interligao entre eles e o impacto de um campo sobre os outros,
de modo que ao final do projeto tenhamos todas as informaes do andamento de nossa
iniciativa.
11.2.Orado x Realizado
Para que seja possvel controlar de maneira mais efetiva o progresso e os custos dos
projetos, conforme vimos anteriormente, deve-se criar um oramento definindo e inserir
os valores de custo dos recursos atribudos s tarefas, bem como definir as duraes
previstas para cada uma das atividades que faam parte da empreitada.
Somente quando todas as etapas estiverem concludas que se devem verificar os custos
totais estimados para o projeto. Um ponto importante e extremamente til para essa
comparao a definio de uma linha de base com os custos orados, de modo que
possamos us-la para comparao com os custos reais, conforme o projeto progride.
importante lembrar que os lanamentos das informaes reais do projecto (como Incio,
Trmino, Durao, Custo etc.) nunca podem ser executados nos campos da linha de base,
pois este campo possui o planejamento do que se espera para as atividades. Sendo assim,
conforme vimos, o lanamento dos acontecimentos e da evoluo do projecto realizar-se-
nos campos Incio Real, Trmino Real, Durao Real, Custo Real e etc.
Preencha as informaes reais do projeto de Reforma Residencial conforme tabela abaixo:
ID
TAREFA
Retirar Mveis
2
3
Lixar Paredes
Preparar
Fiao
&
Eletricidade*
Retoque paredes/rodaps
Efetuar Pintura**
Secagem da Tinta
Aplicar moldes & gesso***
Finalizar Eletricidade****
Reposicionar mveis
Entrega e aprovao do
cliente
4
5
6
7
8
9
10
%
CONCLUDA
INCIO REAL
TRMINO
REAL
------
16/11/2013
-----100%
-----------
------
----------100%
----------100%
100%
23/11/2013
-------------------------------
24/11/2013
--------------------------
-----------
------
DURAO
REAL
CUSTO
REAL
1 dia
------
2 dias
------
-----R$ 650
-----6 dias
-----4 dias
1 dia
-----------
--------------------R$ 150
-----------
* justificar o custo real excedido da tarefa 03 Preparar Fiao & Eletricidade como gasto
extra de material no planejado.
** justificar o atraso da tarefa 05 Efetuar pintura como esforo adicional no previsto
*** justificar o atraso da tarefa 07 Aplicar moldes & gesso teto e rodaps como esforo
adicional no previsto
**** justificar o valor adicional da tarefa 08 Finalizar fiao & eletricidade como necessidade
de compra de materiais adicionais
Conforme podemos perceber, o projeto sofreu alguns atrasos em relao ao que estava
previsto, pois algumas duraes ficaram alm do que se havia estimado.
Do mesmo modo o custo do projeto no foi obedecido conforme o planejamento, por duas
razes principais: algumas tarefas tiveram sua durao aumentada, gerando aumento do
custo pela utilizao dos recursos alm do esperado; outras tarefas, mesmo no sofrendo
atraso, tiveram alterao no seu custo, em virtude de algum evento no esperado (como
um material que precisou ser substitudo por estar danificado, por exemplo).
A comparao a olho nu dos campos reais (Durao, Incio, Trmino, Custo e etc.) com os
mesmos campos da linha de base permite a visualizao das diferenas existentes entre o
que foi planejado e o que realmente aconteceu no decorrer da execuo das atividades,
permitindo ao gerente de projetos a anlise de onde os problemas aconteceram:
ID
Indicadores
% Concluda
Nome
Custo da Linha de Base
Custo Mximo
Custo Real
Indicador de Custo
Variao de Custo
Trabalho da Linha de Base
Trabalho Real
Variao do Trabalho
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
12. R ELATRIOS
Os relatrios so a forma impressa de exibio das informaes existentes no projeto. Eles
so apresentados divididos em categorias, com o objetivo de facilitar sua localizao, pois
cada membro da equipe ou da empresa pode ter necessidades de visualizaes
diferentes.
12.1.Relatrios impressos
Os relatrios impressos so constitudos de um conjunto de categorias padro, cada qual
com seu respectivo nvel de detalhamento. Para visualizar um relatrio impresso, na seo
Projeto, clique no item Relatrios:
Voc pode selecionar uma das categorias existentes e clicar naquela que desejar
visualizar. A ttulo de exemplo, selecione a categoria Custos...
Dentro da categoria Custos, o Project oferece diferentes modelos de relatrios, como
Fluxo de Caixa, Oramento, Oramento das tarefas e etc. Selecione uma dessas
opes para ter acesso ao relatrio final. Como exemplo, selecione o item Oramento:
12.2.Relatrios Visuais
Em sua verso 2013, o Microsoft Project apresenta uma ferramenta de visualizao das
informaes do projecto que permite aos usurios visualizar seus relatrios de maneira
grfica. Tal opo realizada com a integrao entre o Project e o Microsoft Excel ou o
Microsoft Visio (dependendo de quais informaes forem solicitadas ao sistema), que
recebe as informaes do projecto e as converte para dados grficos, de maneira
automtica.
A opo de emisso de relatrios visuais extremamente til, uma vez que o Microsoft
Project transfere as informaes ao Excel no formato de Cubos, de modo que o usurio
tenha total controle sobre os campos (como os dados esto no Excel, possvel realizar
sua manipulao atravs dos recursos de Tabela Dinmica).
Para criar um relatrio grfico, no menu Projeto, clique em Relatrios Visuais:
A partir desta visualizao, possvel ao usurio escolher qual o relatrio grfico que se
encaixa a sua necessidade, bastando informar ao Project que se deseja visualiz-lo. O
relatrio pr-definido ser criado em uma planilha do Excel, com os dados provenientes
dos lanamentos realizados no Project.
A ttulo de exemplo, selecione a opo Relatrio de Custo de Oramento e clique em
Exibir:
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
13. I MPRESSO
A impresso de um plano de projeto uma das atividades mais corriqueiras de um
gerente de projetos, pois permite que ele possa compartilhar informaes relevantes para
com sua equipe. Atravs da utilizao do Microsoft Project Professional 2013, os modos de
impresso so padronizados, utilizando como referencia os relatrios e modos de exibio.
Uma vez que os relatrios e modos de exibio apresentam e organizam dados de
maneiras especficas, a finalidade para a qual estamos efetuando a impresso do projeto
que ir determinar a escolha do tipo de visualizao que iremos nos basear.
13.1.Visualizando a impresso
A visualizao da impresso uma prvia de como o arquivo no qual voc est
trabalhando ir ser visualizado aps ser impresso. Para que o usurio possa visualizar a
impresso, basta efetuar o clique na seo Exibio e selecionar o modo de exibio
desejado (a tabela em que desejamos que o projeto esteja baseado). Em seguida, siga a
trilha Arquivo Imprimir. Esta visualizao trar um panorama geral de como o projeto
ser impresso.
Guia Legenda: permite configurar a exibio da legenda dos itens que compoem o
projeto (milestones, fases, tarefas de resumo e etc.);
Guia Modo de Exibio: esta guia pode apresentar duas interfaces diferentes,
dependendo do modo de exibio ativo. Para os modos de Grfico de Gantt,
planilha de grfico e Diagrama de Rede, a aborgadem visa possibilitar a
escolha de impresso de colunas, anotaes pginas em branco e escala de tempo;
j no modo Calendrio, o foco ser no controle da escala de tempo (semanas e
meses) a serem impressos.
Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
14. E XERCCIOS
PROPOSTOS
Nesta seo vamos desenvolver alguns projetos para colocar em prtica os conceitos
aprendidos durante o treinamento.
Nome do Projeto: Implantao de Software
1. Digitar o cronograma do projeto
ID
0
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
Dura
o
Nome da Tarefa
Projeto de Implantao de Software
Fase 1 - Planejamento
Levantamento de Necessidades
Desenvolvimento do Plano de Projeto
Desenv. Plano de comunicao & Atividades
Aprovao Oramento & Plano do Projeto
Fase 2 Desenvolvimento
Documentao do Projeto
Preparao para Desenvolvimento
Desenvolvimento & Adaptaes
Testes Funcionais
Fase 3 Entrega e Validao
Instalao & Homologao p/ Ambiente de Produo
Treinamento key-users
Operao Assistida
Desenvolvimento do History Book
Termo de Aceite do Cliente & Encerramento do Projeto
2
3
3
2
dias
dias
dias
dias
Predecessor
as
2
3
4
15 dias
5 dias
15 dias
3 dias
1
1
8
9TT
5 dias
5 dias
5 dias
25 dias
0 dias
10TI+3dias
12TI+2dias
13
6II+50%
14
Tipo
Taxa
Padro
Consultor Comercial
Trabalho
R$ 14,50/hr
Gerente do Projeto
Trabalho
R$ 18,30/hr
Gerente de TI
Trabalho
R$ 25,50/hr
Equipe de Desenvolvimento
Trabalho
R$ 113,00/hr
Equipe de Homologao
Trabalho
R$ 67,00/hr
Cliente
Trabalho
R$ 0,00/hr
Consultor de Treinamento
Trabalho
R$ 24,00/hr
Custos Extras
Licenas Software
Custo
Material
R$ 250,00/hr
Nome do Recurso
Durao
Custo
50 dias
10 dias
20 dias
R$
R$
R$
38.406,80
3.356,00
22.109,60
30 dias
R$
12.941,20
Etapas / Tarefas
Dura
o
Predecessor
as
Tipo
Grupo
Taxa Padro
Trabalho
Trabalho
Trabalho
Material
Trabalho
Trabalho
Custo
PMO
TI
TI
R$ 75,00
R$ 69,00
R$ 52,00
-----------------
Cliente
Cliente
I
D
Tarefa
0
2
0
3
0
3
0
4
0
5
---
Recurso
1
4
1
6
---
2
3
2
4
Tarefa
Custo
R$ 52,00
R$ 75,00
R$ 920,00
R$ 831,00
R$ 422,00
R$ 349,00
R$ 378,00
R$ 1.549,00
R$ 1.617,00
R$ 1.050,00
Dura
o
Incio
Trmino
60 dias
07/01/2013
29/03/2013
R$ 31.400,60
22 dias
07/01/2013
06/02/2013
R$ 12.609,60
Planejamento
04 dias
24/01/2013
29/01/2013
R$ ----
09 dias
04/02/2013
14/02/2013
R$ 6.044,00
Pr-Instalao
10 dias
18/02/2013
01/03/2013
R$ 1.104,00
12 dias
04/03/2013
19/03/2013
R$ 9.103,00
1 Sem
25/03/2013
29/03/013
R$ 1.040,00
05 dias
25/03/2013
29/03/2013
R$ 1.500,00
0 dias
29/03/2013
29/03/2013
R$ ----
Custo