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TREINAMENTO MICROSOFT PROJECT

PROFESSIONAL 2013
APOSTILA DE MS-PROJECT
2013

INTRODUO
Microsoft Project Professional 2013.
Os profissionais que lidam com projetos, e que possuem em sua rotina diria atribuies
de gerenciamento de atividades, de planejamento, controle e execuo, se veem
constantemente diante da necessidade de contar com uma ferramenta que lhes oferea,
de maneira rpida e eficiente, todas as informaes de que precisam para gerenciar seus
projetos.
Neste cenrio o Microsoft Project Professional 2013 a ferramenta universalmente
utilizada pelos gerentes de projeto, pois ela oferece meios abrangentes e funcionais para a
definio e controle de projetos, e dispe de uma vasta gama de recursos que facilitam a
realizao de suas atividades dirias.
Este treinamento tem como objetivo principal conceder a seus participantes as
qualificaes tcnicas necessrias para gerenciar projetos utilizando o Microsoft Project
Professional 2013, e sua misso habilit-los a trabalhar com a definio de tarefas,
recursos, custos, tempo e muitas outras ferramentas que garantem o total controle e
viso global das atividades que constituem seus projetos.

PROF. ROBERTO PALLESI

| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013

SOBRE

O TREINAMENTO

Este treinamento focado na capacitao terica e prtica dos participantes no que se


refere ao desenvolvimento e gerenciamento de projetos utilizando o Microsoft Project
Professional 2013, e sua abordagem visa prepar-los para executar o controle das
atividades, prazos, custos e recursos, temas fundamentais para a melhor utilizao da
ferramenta.

MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2013


O Microsoft Project Professional 2013 a mais nova verso da Microsoft da ferramenta
mais utilizada pelos gerentes de projeto em todo o mundo, que oferece os recursos mais
avanados para o gerenciamento de projetos, combinando usabilidade, eficincia e
flexibilidade, de modo que se possa gerenci-los com mais eficincia e eficcia. Ao final
deste treinamento os usurios estaro capacitados a controlar e efetuar a gesto do
trabalho, das agendas e das finanas do projeto, podendo ainda manter as equipes de
trabalho alinhadas e visualizar as informaes dos projetos atravs dos relatrios
disponibilizados pelo software.

PROF. ROBERTO PALLESI

| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013

NDICE
1.
2.

M I CRO S O F T P RO J E CT P R OF E SS I O N A L 2013.........................7
A J A N E L A I N I CI A L ..............................................................9
2.1.

Elementos da Janela...........................................................................9

2.1.1. A Faixa de Opes.......................................................................................10


2.1.1.1............................................................................................ Seo Tarefa
2.1.1.2......................................................................................... Seo Recurso
2.1.1.3.......................................................................................... Seo Projeto
2.1.1.4........................................................................................ Seo Exibio
2.1.1.5......................................................................................... Seo Formato
2.1.1.6................................................................. Minimizando a Faixa de Opes
2.1.1.7........................................................................ Utilizando o menu Arquivo
2.1.1.8........................................................................................ Barra de Modos

2.2.

O Grfico de Gantt........................................................................... 15

11
12
12
12
12
13
14
15

2.2.1. Entendendo o Grfico de Gantt...................................................................16

3.

M I CRO S O F T P RO J E CT V I S O
3.1.

G E R A L E PL A N O DE PR O JE TO . 19

Viso geral....................................................................................... 19

3.1.1. Modelo de dados do Microsoft Project.........................................................19


3.1.2. Entendendo as tabelas...............................................................................20

3.2.

Planejamento do projeto..................................................................20

3.2.1. Definindo a data de incio e o modo de agendamento................................20


3.2.2. Calendrios.................................................................................................22
3.2.2.1....................................................................................... Calendrio Base
3.2.2.2......................................................................... Configurando Calendrios
3.2.2.3................................................................... Criando Excees de Trabalho
3.2.2.4.............................................................. Definindo o calendrio do projeto
3.2.2.5........................................................... Definindo o calendrio dos recursos
3.2.2.6............................................................. Definindo o calendrio das tarefas
4. D E SE N VO LV I M E N TO D E PR OJ E TO S - TA R E FA S ......................32

4.1.

5.

6.

Vnculos entre tarefas......................................................................34

D E SE N VO LV I M E N TO
5.1.
5.2.
5.3.

D E PR OJ E TO S

RE CU R S O S ....................37

Tipos de recursos.............................................................................37
Cadastrando Recursos......................................................................38
Alocao de recursos.......................................................................40

A PE R FE I OA N DO
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.

22
22
27
28
29
30

O TR A B A L H O N O S PR O JE TO S ....................44

Estrutura de tpicos.........................................................................44
Exibindo o nmero da estrutura de tpicos......................................45
Tarefa de Resumo do Projeto............................................................46
Duraes das tarefas........................................................................47

6.4.1. Duraes decorridas...................................................................................47

6.5.
6.6.

Dependncia entre tarefas...............................................................48


Criando latncias entre as tarefas....................................................49

PROF. ROBERTO PALLESI

| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013

7.

6.7.
6.8.

Caminho crtico................................................................................ 52
Etapas (milestones ou marcos)........................................................54

6.9.

Tarefas Peridicas............................................................................. 54

G ER E N CI A N DO
7.1.
7.2.
7.3.

8.

Controle de tarefas pelo empenho...................................................57


Superalocao de recursos..............................................................63
Resolvendo problemas de superalocao.........................................67

7.3.1. Utilizando a redistribuio..........................................................................67


V I S UA L I Z A N D O O S CU S TO S DO PR O JE TO ............................74

8.1.

9.

D E RE CU R S O S ............................................57

Definindo custos para os recursos....................................................75

I N FO R M A E S
9.1.

S O B RE O PR OJ E TO ......................................79

Linha de Base................................................................................... 79

10. C O N F IG U R A E S

P E R S O N A L I Z A D A S ...................................82

10.1. Tabelas Personalizadas.....................................................................82


10.2. Formatando o Grfico de Gantt........................................................83
10.2.1. Estilos do Grfico de Gantt.........................................................................83
10.2.2. Formatando uma categoria de barras.........................................................84

10.3. Frmulas Personalizadas..................................................................85


10.4. Lista de Valores Personalizados........................................................89
10.5. Criando Sinalizadores.......................................................................91

11. C O N TR O L A N DO

O P R OJ E TO ...............................................98

11.1. Inserindo informaes reais...........................................................100


11.2. Orado x Realizado.........................................................................101
11.3. Visualizao dos desvios do projeto...............................................103

12. R E L AT R I O S .................................................................105
12.1. Relatrios impressos......................................................................105
12.2. Relatrios Visuais........................................................................... 106

13. I M PRE SS O ..................................................................110


13.1. Visualizando a impresso...............................................................110

14. E X E R C CI O S

P R O P O S TO S ................................................114

PROF. ROBERTO PALLESI

| M ICROSOFT
PROJECT PROFESSIONAL 2013

1. M ICROSOFT P ROJECT P ROFESSIONAL 2013


O Microsoft Project Professional 2013 o programa mais utilizado em escala corporativa
para o gerenciamento de projetos, ajudando as organizaes a alinharem iniciativas
corporativas, atividades e recursos para obter os melhores resultados comerciais. Com os
recursos flexveis de relatrio e anlise, os usurios do software podem obter as
informaes necessrias que os auxiliaro a otimizar seus recursos, priorizar trabalhos e
alinhar os projetos com os objetivos gerais da empresa.
Com o Microsoft Project Professional 2013, voc poder controlar as etapas do projeto
(prazos) bem como gerenciar as pessoas diretamente a ele ligadas (recursos), controlar o
valor necessrio para sua realizao (custos) e o esforo dispendido durante sua execuo
(trabalho).
As principais vantagens de se utilizar o Project 2013 so:
o

Organizao do projeto em tarefas e grupos de tarefas;

Controle de alocao de recursos;

Acompanhamento em tempo real de custos, atividades, andamento e alocaes;

Visualizao das estatsticas e criao de relatrios referentes ao projeto;

Possibilidade de alterao no escopo e comparao com informaes projetadas.

Anotaes

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2. A J ANELA

INICIAL

Define-se como janela inicial aquela que apresentada para o usurio logo aps a
abertura do programa. A janela inicial contm diversos elementos a partir dos quais o
usurio desenvolver o seu trabalho.
Para usurios experientes, a funcionalidade mais interessante da nova verso da
ferramenta a interface do usurio, que foi adaptada ao padro das outras ferramentas
do Microsoft Office (as quais j haviam sido modificadas nas verses 2007).

2.1. Elementos da Janela


A janela inicial do Project contm dezenas de itens e objetos que so utilizados pelo
usurio durante as suas atividades. importante que eles sejam identificados e
conceituados:
Barra de Acesso Rpido

Faixa de Opes

Linha do Tempo

Planilha de Tarefas
Grfico de Gantt

Modo de
Agendamento de

As janelas so retngulos por meio dos quais as informaes sero vistas e trabalhadas
pelo usurio. O Project poder administrar diversas janelas que representem diversas
origens de dados em cada projeto. Na ilustrao acima vemos a janela do programa
(Project) e a janela do arquivo (Projeto 1).
A seguir sero disponibilizadas as informaes sobre os principais elementos da janela
inicial do Project 2013:

Faixa de Opes: a partir de sua utilizao, o usurio poder encontrar os


comandos existentes nas verses anteriores do MS Project (que eram
disponibilizados nos Menus);
Barra de Acesso Rpido: atravs da utilizao deste item, o usurio poder
visualizar os comandos frequentemente utilizados, como Arquivo, Salvar Como,
Abrir etc.;
Linha do Tempo: a Linha do Tempo permite que o usurio visualize o progresso
atual de seus projetos em qualquer visualizao de tarefa, como por exemplo no
Grfico de Gantt;
Modo de Agendamento de Tarefas: sua escolha permitir ao usurio optar por
agendar as tarefas do seu projeto de maneira automtica ou manual;
Planilha de Tarefas: na planilha de tarefas o usurio ir digitar todas as
informaes das tarefas que compem seu projeto, como nome, durao,
predecessoras, recursos e etc.;
Grfico de Gantt: o Grfico de Gantt ir permitir a visualizao do cronograma do
projeto, conforme as tarefas vo sendo inseridas na Planilha de Tarefas.
2.1.1.

A Faixa de Opes

A mais notvel diferena entre a verso 2013 do MS Project e sua predecessora, a verso
2007, a Faixa de Opes. Ela tem como principal funo substituir o antigo sistema de
menus encontrados em todas as verses anteriores do MS Project. Esses menus, familiares
aos usurios das antigas verses do MS Office, incluem Menu, Editar, Exibir, Inserir,
Formatar e etc. A substituio desses menus verificada pela distribuio de sees
dentro da Faixa de Opes, identificas agora pela sequncia Tarefa, Recurso, Projeto,
Exibio e Formato.

2.1.1.1.

Seo Tarefa

A Faixa de Opes exibida em sua forma padro quando o Microsoft Project 2013
iniciado. A imagem abaixo ilustra a exibio dos comandos existentes na guia Tarefa:

O sistema organiza e distribui os botes e comandos na guia Tarefa em oito sees, entre
as quais Exibir, rea de Transferncia, Fonte, Cronograma, Tarefas, Inserir, Propriedades e
Edio. Algumas sees possuem mais opes do que as exibidas para o usurio (caso da
seo Fonte). Caso deseje visualizar os comandos dessa seo, voc pode clicar no cone
de expanso, localizado na parte interior direita de seo:

Ao clicar no boto de expanso da seo, o usurio ser apresentado aos comandos


ocultos (os quais so remanescentes da verso 2007 do MS Project):

2.1.1.2.

Seo Recurso

A seo Recurso exibe os botes e comandos que permitem ao usurio gerenciar os


recursos dos seus projetos:

O sistema organiza e distribui os botes e comandos na seo Recurso em cinco sees,


entre as quais Exibir, Atribuies, Inserir, Propriedades e Nvel.

2.1.1.3.

Seo Projeto

A seo Projeto exibe os botes e comandos que permitem ao usurio trabalhar com
informaes de alto nvel do projeto, tais como suas Informaes, Campos Personalizados,
Linhas de Base, Relatrios e etc.

O sistema organiza e distribui os botes e comandos na seo Projeto em seis sees,


entre as quais Inserir, Propriedades, Cronograma, Status, Relatrios e Reviso de Texto.

2.1.1.4.

Seo Exibio

Atravs da utilizao da seo Exibio, voc poder aplicar diferentes visualizaes no


seu projeto, alm de utilizar funcionalidades de tabelas, filtros e etc.

O sistema organiza e distribui os botes e comandos na seo Exibio em sete sees,


entre as quais Modos de Exibio da Tarefa, Modos de Exibio de Recurso, Dados, Zoom,
Modo Diviso, Janela e Macros.

2.1.1.5.

Seo Formato

A disponibilidade dos botes e comandos da seo Formato aplicada em virtude da


visualizao atual, aplicada no projeto ativo. Antes de utilizar os comandos disponveis na
seo Formato, voc deve selecionar o modo de exibio onde deseja aplic-los (como,
por exemplo, o Grfico de Gantt). O Microsoft Project 2013 exibe os comandos da seo
Formato de acordo com a visualizao ativa, e permite que o usurio possa customizar
essa exibio.

A ttulo de exemplo, iremos visualizar a seo Formato quando o usurio est utilizando o
modo de exibio do Grfico de Gantt:

Lembre-se de que a seo Formato mostra as opes de formato apropriadas para o modo
de exibio atual. Isso significa que os botes e comandos da seo Formato iro variar,
dependendo das opes de formato disponveis para o modo de exibio aplicado no
projeto. Vejamos a figura abaixo, que exibe a seo Formato quando o modo de exibio
Planejador de Equipe est ativo:

2.1.1.6.

Minimizando a Faixa de Opes

O Microsoft Project 2013 permite que voc minimize ou maximize a Faixa de Opes, para
obter melhor visibilidade do seu projeto. Ao executar essa operao, voc tem acesso a
uma maior visualizao das tarefas que compem o seu projeto. Para minimizar ou
maximizar a Faixa de Opes, clique no cone Minimizar, localizado no canto superior
esquerdo:

Aps executar a ao, o Project ir exibir seu projeto conforme ilustrado abaixo:

2.1.1.7.

Utilizando o menu Arquivo

Em sua verso 2013, o Microsoft Project efetua o controle das atividades mais comuns
atravs do menu Arquivo. Ao clicar sobre este item, o sistema exibe uma lista variada de
opes, as quais permitem ao usurio manipular e controlar o arquivo com o qual est
trabalhando. Utilizando o menu Arquivo, voc poder realizar atividades tais como:
o
o
o
o
o
o
o

Salvar um projeto;
Salvar um projeto com um tipo de verso diferente da verso 2013;
Abrir um arquivo existente;
Especificar informaes a respeito do arquivo, tais como suas propriedades;
Criar um novo projeto;
Imprimir o projeto;
Especificar opes de configurao do projeto ativo e tambm para a aplicao.

2.1.1.8.

Barra de Modos

A Barra de Modos geralmente exibida junto margem esquerda da janela do


Project, e tem como misso oferecer cones dos modos de exibio utilizados com
maior frequncia pelo usurio. Ela um meio mais rpido de modificar os modos
de visualizao, bastando, para isso, clicar nos respectivos cones. Por padro, o
modo de exibio exibido ao iniciarmos o trabalho com o Project o Grfico de
Gantt.

2.2.

O Grfico de Gantt

O Grfico de Gantt a principal janela de visualizao quando da criao de


projetos e cronogramas. Atravs de sua utilizao, o usurio ir efetuar o
lanamento das tarefas que faro parte do projeto, bem como sua durao, datas
de incio e trmino, suas tarefas predecessoras e os recursos que sero
empregados para seu desenvolvimento.
O Grfico de Gantt dividido em duas partes: rea da tabela e rea grfica. Na
rea da tabela so apresentadas as linhas e colunas das informaes sobre as
tarefas. Cada linha trata de uma tarefa especfica, enquanto cada coluna exibe o
tipo de informao sobre a entrada do projeto.

J a rea grfica exibe o comportamento de cada tarefa atravs de uma escala de tempo,
bem como sua interligao com as demais tarefas do projeto. Esta rea, que apresenta o
Cronograma do projeto, responsvel por indicar, de maneira simples, as conexes
existentes entre as tarefas, baseado em suas datas de incio e trmino:

2.2.1.

Entendendo o Grfico de Gantt

Para novos usurios do Microsoft Project 2013, o entendimento do Grfico de Gantt um


importante aliado para o entendimento e acompanhamento de seus projetos. E uma das
aes mais importantes para um novo usurio do MS Project o entendimento dos
smbolos apresentados no Grfico de Gantt. Os smbolos so referncias visuais com as
quais o usurio pode visualizar o que est acontecendo no seu projeto em tempo real,
permitindo que aes sejam tomadas com maior rapidez e segurana.
A melhor maneira de entender os smbolos apresentados pelo Microsoft Project imprimir
um projeto e visualizar sua legenda. Ela exibe peas fundamentais para o entendimento
dos smbolos utilizados pelo Grfico de Gantt, conforme ilustra a figura abaixo:

Anotaes

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3. M ICROSOFT P ROJECT V ISO

GERAL E PLANO DE PROJETO

Conforme vimos no tpico anterior, o Grfico de Gantt apresenta a lista das tarefas do
nosso projeto no lado esquerdo e apresenta cada uma delas como uma barra no grfico do
lado direito. Este o modo de exibio mais comum da ferramenta, pois oferece aos
usurios a possibilidade de analisar o projeto e tambm inserir tarefas e ajustas seus
detalhes.
De um modo geral, podemos afirmar que o plano de projeto um esboo geral dos seus
aspectos mais importantes. No plano de projeto deve-se efetuar a programao do que se
deseja que acontea, com relao ao cronograma, as tarefas, os recursos e os custos.
Iremos aproveitar essa seo para realizar as principais atividades inerentes ao
desenvolvimento do plano de projeto, bem como para nos dedicarmos ao entendimento
da estrutura funcional do Project 2013 e suas principais funcionalidades.

3.1. Viso geral


3.1.1.

Modelo de dados do Microsoft Project

O Microsoft Project reconhece, armazena e organiza suas informaes em dois tipos


distintos de dados: dados de Tarefa e dados de Recurso. Cada tipo de dado possui suas
particularidades, como tabelas, filtros, grupos e exibies. A ilustrao abaixo exibe um
modelo simplificado das informaes existentes no Microsoft Project, e a maneira como
elas impactam tabelas, filtros e grupos.

As Tarefas carregam consigo valores de Durao, medidos em dias. O Microsoft Project


2013 mede o percentual da durao completada atravs do campo % completo. Os
Recursos carregam os valores de Trabalho (ou Esforo), medidos em horas. O Microsoft
Project 2013 mede o percentual de trabalho completado no campo % do trabalho
completo.

3.1.2.

Entendendo as tabelas

O Microsoft Project 2013 inclui 27 tabelas internas, das quais 17 so tabelas de tarefa e 10
de recursos. Por padro, uma tabela uma coleo de colunas (campos), e o nome de
cada tabela descreve e identifica o tipo de colunas que a constituem. A ttulo de exemplo,
a tabela de Custo contm colunas que exibem dados de custo associados com cada tarefa
do projeto.
Em comparao com suas verses anteriores, o Microsoft Project 2013 no inclui nenhuma
nova tabela, mas a maioria das tabelas de Tarefas agora incluem o campo Modo de
Agendamento da Tarefa. Esta coluna permite que voc especifique quando uma tarefa
deve ser agendada automaticamente e quando ela deve ser agendada manualmente.
Quando a tarefa agendada automaticamente, o sistema calcula de forma automtica
sua data de incio e trmino. J quando o modo selecionado manual, o sistema no
especifica o campo Durao, como tambm no calcula a data de incio e trmino da
tarefa. Em outras palavras, todas as tarefas que receberem o formato Agendada
Manualmente no sero inseridas como parte ativa do cronograma do projeto.
Para visualizar as diferentes tabelas que o Microsoft Project oferece, na seo Exibio,
clique em Tabelas:

Modificar a exibio das tabelas permite que voc possa visualizar diferentes informaes,
sob diferentes perspectivas, de um mesmo projeto. Sugerimos que voc navegue entre as
tabelas do MS Project para se acostumar com as informaes disponibilizadas por cada
uma delas.

3.2. Planejamento do projeto


3.2.1.

Definindo a data de incio e o modo de agendamento

A maior parte dos projetos possui uma caracterstica em comum: so sempre agendados
pela data de incio. Esse tipo de agendamento obriga que as tarefas tenham incio assim
que possvel, possibilitando aos gerentes de projeto maior flexibilidade de controle do
cronograma. Entretanto, h casos em que o agendamento precisa ser realizado tomando
como base a data de trmino, gerando algumas facilidades, tais como:
o
o

Permite que, ao estipular o agendamento pela data de trmino, os gerentes saibam


qual a data em que o projeto deve ser iniciado, baseando-se nos vnculos das
tarefas;
Quando a data de trmino o ponto final do projeto, no havendo margens para
atrasos (podemos utilizar como exemplo uma festa de casamento).

Para que voc defina se o projeto ser controlado pela data de incio ou trmino, e qual
ser efetivamente esta data, na seo Projeto, clique no boto Informaes do
Projeto. O Project ir exibir a seguinte caixa de dilogo:

o
o
o

No campo Agendar a partir de, deve-se selecionar se o projeto ser agendado a


partir da data de incio ou da data de trmino;
Caso a opo de escolha seja pela data de incio, o campo Data de Incio permitir
que o usurio digite a data de incio para o projeto selecionado;
O campo Data de Trmino permite que o usurio escolha qual a data de trmino
do projeto, caso esta seja a opo definida para controle.

Evite definir a data de incio ou trmino do projeto clicando no campo Incio (coluna incio das
tarefas do projeto). Ao escolher esta opo, ao invs de estipular a data de incio ou trmino do
seu projeto, voc ir criar uma restrio para a tarefa.

3.2.2.

Calendrios

Ao desenvolver o trabalho utilizando o Microsoft Project 2013, quatro possibilidades de se


trabalhar com calendrios so disponibilizadas aos usurios: calendrios base, calendrios
do projeto, calendrios de recursos e calendrios de tarefas. Os calendrios devem ser
utilizados para determinar a disponibilidade de trabalho nos dias em que o projeto ir
ocorrer, como os recursos que so atribudos s tarefas so programados e tambm como
as tarefas so programadas. Os calendrios do projeto e os calendrios das tarefas so
usados para programar tarefas e, se recursos forem atribudos a elas, os calendrios dos
recursos tambm sero usados.
De um modo geral, podemos modificar os calendrios para definir os dias teis e as horas
do projeto inteiro, dos grupos de recursos, dos recursos individuais e das tarefas.

3.2.2.1.

Calendrio Base

Um calendrio base usado como um modelo no qual se baseiam o calendrio do projeto,


o calendrio dos recursos e tambm o calendrio das tarefas. Ele define os perodos teis
e no teis para o projeto, alm de especificar as horas teis de cada dia de trabalho, os
dias de trabalho de cada semana e quaisquer excees, como feriados, emendas e
trabalho excepcional. possvel selecionar um calendrio base para ser usado como o
calendrio do projeto ou como a base de um calendrio de recursos.
O Project possui trs calendrios base padro:
o
o

Padro: O calendrio base Padro reflete o cronograma de trabalho tradicional:


segunda a sexta-feira, ds 9:00 s 18:00, com uma hora de intervalo;
24 Horas: O calendrio base 24 Horas reflete um cronograma sem perodo no til.
O calendrio 24 Horas pode ser usado para programar recursos e tarefas para
diferentes turnos do relgio ou para programar recursos de equipamentos que
trabalham de maneira contnua;
Turno da Noite: O calendrio base Turno da Noite reflete um turno noturno de
segunda-feira noite at a manh de sbado, das 23:00 s 8:00, com uma hora de
intervalo.

Ao trabalharmos com o Project, possvel criar nossos prprios calendrios. Esta


possibilidade especialmente til quando possuirmos cronogramas alternativos, como
empresas que possuem filiais distribudas geograficamente, as quais devem seguir
calendrios distintos. Outro exemplo so os diversos recursos alocados aos projetos, como
equipes de desenvolvimento, produo ou mo de obra. Podemos ter recursos que
trabalhem meio perodo, em turnos de 12 horas ou em fins de semana.

3.2.2.2.

Configurando Calendrios

Para definir as datas de exceo no seu projeto e configurar seu calendrio, na seo
Projeto, clique em Alterar Perodo de Trabalho:

Para cadastrar um calendrio que considere os perodos teis e no teis com os quais
voc ir trabalhar, existem duas alternativas: voc poder efetuar as modificaes
diretamente no calendrio padro ou criar um novo calendrio.
O Calendrio Padro aquele utilizado como base pelo Project 2013 para todos os
novos projetos criados. Portanto, se voc trabalha em uma empresa distribuda em
diferentes localidades geogrficas dentro do mesmo pas, voc pode optar pelo
cadastramento de todos os feriados nacionais no calendrio padro. Em seguida, voc
pode criar calendrios especficos para cada uma das cidades onde sua empresa possui
filiais/projetos, de modo a acrescentar apenas os feriados locais.
A possibilidade de personalizao dos calendrios depende apenas da necessidade de
cada usurio. Desse modo, mesmo tendo cadastrado os feriados nacionais no calendrio
padro, voc poder cadastrar um novo calendrio que no tenha referncia a este (para
criar perodos diferenciados de trabalho aos recursos, por exemplo, ou para cadastrar
calendrios que sigam os perodos de trabalho de outros pases).
Para cadastrar uma exceo no calendrio, digite um nome identificador na coluna Nome
e sua data de Incio e Concluso, conforme ilustrado abaixo:

A definio da Data de Exceo


faz com que o Project realce o
calendrio automaticamente

No exemplo acima, o Project recebeu a informao do feriado de 1 de Janeiro, dia da


confraternizao universal. Como este um feriado que se repete todos os anos, podemos
informar ao sistema esta recorrncia, de modo que o calendrio seja definido
automaticamente para os prximos eventos que ocorram nesta data. Para adicionar esta
recorrncia, clique em Detalhes:

Cadastre todos os feriados nacionais que possuem recorrncia nas mesmas datas:

Aps a digitao dos feriados de nvel nacional no Calendrio Padro, clique OK para
confirmar sua incluso. Imaginemos uma situao hipottica, de uma empresa que possui
filiais nas cidades do Rio de Janeiro e So Paulo. Como os feriados so diferentes nas duas
cidades, o usurio pode definir um novo calendrio com base no calendrio padro (para
importar os feriados nacionais j cadastrados) e, em seguida, digitar apenas os feriados
locais da cidade. Para executar esta ao, na seo Alterar Perodo til, clique no boto
Criar Novo Calendrio... O Project 2013 ir perguntar se voc deseja criar um novo
calendrio base ou se deseja basear-se em um calendrio pr-existente. Como voc
deseja utilizar os dados j cadastrados previamente, escolha a opo Criar uma cpia do
calendrio Padro. Nomeie seu calendrio para Cidade de So Paulo.

Perceba que os feriados nacionais so importados para este calendrio, e tudo o que o
usurio tem a fazer cadastrar os feriados que pertencem a cidade de So Paulo:

Para finalizar, crie um novo calendrio (baseado no Calendrio Padro) para a Cidade do
Rio de Janeiro:

3.2.2.3.

Criando Excees de Trabalho

Caso seja necessrio, voc pode definir um calendrio de trabalho com horrios
diferenciados. Suponha que em um determinado projeto foi definido que os sbados do
ano de 2011 sero considerados como dias teis. Para executar essa definio, na guia
Excees, digite o nome que ir identificar o novo parmetro e clique em detalhes. A
figura abaixo ilustra a configurao que deve ser realizada para considerar os sbados
como dias teis:

O aspecto visual de configurao no Project 2013 trar a dimenso dos parmetros


digitados:

3.2.2.4.

Definindo o calendrio do projeto

Aps a criao e configurao dos calendrios a serem utilizados no projeto, voc deve
definir qual deles ser utilizado como referncia pelo Project 2013. Conforme vimos
anteriormente, o Project orienta-se sempre pelo Calendrio Padro. Para modificar essa
estrutura, na seo Projeto, clique em Informaes do Projeto. No campo Calendrio,
selecione o calendrio que deseja utilizar em seu projeto:

Perceba que o Project exibe no Grfico de Gantt a indisponibilidade dos dias considerados
como feriado no calendrio:

3.2.2.5.

Definindo o calendrio dos recursos

Alm da definio do calendrio para o projeto, possvel tambm definir calendrios


exclusivos para seus recursos. Essa possibilidade existe para situaes nas quais um
determinado recurso tenha disponibilidade diferente daquela programada para o projeto.
Para atribuir um calendrio a um recurso precisamos, em primeiro lugar, cri-lo no Project.
Em nosso exemplo, vamos definir o calendrio de Trabalho aos Sbados para nosso
recurso.
Para atribuir o calendrio ao recurso, de maneira que para as atividades relacionadas a ele
seja adaptadas de acordo com a sua disponibilidade de trabalho, devemos cadastr-lo no
Project. Na coluna de calendrio, devemos definir o calendrio a qual o recurso ser
norteado:

importante verificar que o calendrio do recurso sempre ter prioridade em relao ao


calendrio do projeto. Isto se deve ao fato de que as realizaes das tarefas s podero ser
executadas mediante a disponibilidade dos recursos. Deste modo, se atribuirmos um calendrio
tarefa e, no mesmo projeto, definirmos um calendrio diferente para o recurso, as tarefas em
que este estiver envolvido sero programadas de acordo com a sua agenda.

3.2.2.6.

Definindo o calendrio das tarefas

O Project 2013 tambm permite que os calendrios criados sejam atribudos tarefas
especficas no projeto. Para atribuir um calendrio a uma tarefa, efetue duplo-clique na
tarefa e, na guia Avanado, selecione o calendrio desejado:

Anotaes

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4. D ESENVOLVIMENTO

DE PROJETOS

TAREFAS

Aps a fase conceitual de desenvolvimento e planejamento do projeto, na qual o


levantamento das atividades a serem executadas realizado, bem como so verificados
os recursos necessrios para sua realizao, voc dever cadastrar no Project a lista de
tarefas necessrias para seu projeto, bem como os vnculos existentes entre elas. Este
lanamento se d no Grfico de Gantt, utilizando a rea de tabela. Vejamos o exemplo
abaixo:

Agora voc ir conhecer de maneira mais detalhada quais so os campos (colunas)


existentes na Tabela de Entrada do Grfico de Gantt:
Modo da Tarefa
Especifica se as tarefas do projeto sero agendadas de maneira automtica ou manual.
Nome da tarefa
Local onde definido o nome de cada atividade a ser executada.
Durao
Refere-se ao tempo que a atividade levar para ser concluda. Geralmente esse
lanamento feito em dias, sendo tambm possvel a realizao de lanamentos de
perodos mais longos, como semanas e meses, ou at mesmo itens mais curtos, como
horas. Veremos mais exemplos adiante.
Incio
Indica a data de incio de cada atividade. Por padro, o Project assume como data de incio
de cada tarefa a data atual do computador. A partir do momento em que as tarefas
estiverem vinculadas, as datas de incio das mesmas sero submetidas a um sistema de
escala, na qual o incio de uma tarefa ter automaticamente aps o trmino de sua
predecessora.
Trmino
A data de trmino de uma tarefa calculada automaticamente pelo Project, que faz a
soma da data de incio da tarefa com a sua durao. Assim, se uma determinada tarefa
tiver o incio programado para 21/01/2008 e sua durao for de 02 dias, sua data de

trmino ser programada para 22/01/2008 (ou seja, um dia de trabalho em 21/01 e outro
em 22/01).
Predecessoras
Predecessora uma tarefa que antecede outra. No exemplo acima, a tarefa nmero 02,
Contrao da Equipe, s poder ser iniciada aps a finalizao da tarefa nmero 01,
Definio dos Objetivos. Podemos dizer, neste caso, que a tarefa Definio dos Objetivos
predecessora da tarefa Contrao da Equipe, pois esta s se inicia aps a finalizao
daquela.
Nome dos Recursos
Este campo utilizado para definir quais sero as pessoas e/ou materiais necessrios para
execuo das tarefas.
Aps efetuar o lanamento das tarefas no projeto, a durao padro proposta pelo
programa de 01 dia, acompanhada do sinal de interrogao (?). Este sinal indica que a
durao da tarefa estimada, e o sistema interpreta este como um valor provisrio. Vale a
pena utilizar este expediente quando no se sabe ao certo a durao de uma tarefa, ou
quando ela depende de variveis sob as quais o gerente do projeto no tem controle
(como o perodo de chuvas em um projeto de construo civil, por exemplo).
Outro ponto importante a considerar est relacionado aos fins de semana. Como vimos no
tpico dos calendrios, por padro, o Project considera todos os sbados e domingos como
dias no teis e, caso uma tarefa tenha uma durao que acontea por um perodo longo,
os sbados e domingos no sero considerados como dias efetivamente trabalhados.

A alterao da durao da tarefa para 07 dias fez com


que sua data de trmino fosse alterada, porm no
considerando sbado e domingo como dias de trabalho.

Observemos o lanamento dos prazos de cada tarefa e seu comportamento na rea


grfica:

4.1. Vnculos entre tarefas


Com as tarefas j inseridas no nosso projeto, a segunda fase do trabalho consiste em criar
os vnculos existentes entre elas. O ato de vincular tarefas consiste em dizer que elas
estaro interligadas, e o adiantamento ou atraso no prazo do desenvolvimento de uma
atividade afetar o incio da sua sucessora. Existem vrias formas de vincular as tarefas.
A mais simples efetivar este vnculo atravs da coluna de predecessoras, na tabela de
entrada:

Basta que se digite o nmero da tarefa


predecessora para que o Project crie a
respectiva ligao entre as atividades.

Uma alternativa para criar vnculos entre as tarefas selecionar as atividades que se
deseja vincular e efetivar a ao atravs do boto vincular tarefas, na barra de
ferramentas padro:

Anotaes
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5. D ESENVOLVIMENTO

DE PROJETOS

RECURSOS

No Gerenciamento de Projetos, os recursos so todas as ferramentas, materiais e/ou


pessoas responsveis pela execuo das atividades e tarefas em um projeto. Seu
cadastramento importante e obrigatrio, pois o controle da utilizao dos recursos,
como a quantidade de materiais utilizados e/ou o tempo de trabalho de cada pessoa para
executar uma determinada atividade, proporcionar aos gerentes de projeto todos os
custos oriundos de cada atividade realizada, bem como do projeto como um todo.

5.1. Tipos de recursos


A verso 2013 do Microsoft Project disponibiliza aos usurios trs tipos de recurso:
Trabalho, Material e Custos. Conforme visto no pargrafo anterior, os recursos podem
ser pessoas, equipamentos e materiais necessrios para executar uma determinada
atividade. Definindo em termos contbeis, recursos so elementos dos custos diretos do
projeto.

Os recursos de Trabalho so as pessoas e/ou os equipamentos que realizam trabalho


para concluir uma tarefa, e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as
atividades. Seu trabalho contabilizado, por padro, em horas. Desta forma, se uma
pessoa trabalha 02 dias e ganha R$ 10,00 a hora, ao final do trabalho o seu custo ser R$
160,00, que so as 16 horas de trabalho realizado (8 horas em cada dia) multiplicado pelo
valor hora do recurso.
Os recursos do tipo Material so os suprimentos e outros itens de consumo utilizados
para completar as tarefas de um projeto. Se 02 sacos de cimento so utilizados para
executar uma tarefa, a um custo unitrio de R$ 20,00, o custo total dessa tarefa ser de
R$ 40,00.
Por fim, os recursos do tipo Custo podem ser utilizados para inserir gastos do oramento
que no esto relacionados aos recursos designados execuo das atividades. Este
recurso pode ser considerado como custos extras inesperados (como um almoo de
negcios, uma corrida de txi etc.).

Em suma, os recursos de Trabalho afetam horrios e custos do projeto conforme so


utilizados, enquanto Recursos de Custos e Material afetam apenas o custo final do projeto.

5.2. Cadastrando Recursos


Para cadastrar um recurso no Project 2013, v seo Tarefa e clique na seta do boto
Grfico de Gantt. Em seguida, escolha a opo Planilha de Recursos:

Todos os cadastros do Project (de tarefas e de recursos) so realizados em tabelas distintas, que
se comunicam internamente seguindo os parmetros internos do sistema. A planilha de
Recursos responsvel por apresentar uma srie de informaes, as quais voc poder utilizar
para cadastrar os recursos dos seus projetos, de maneira a diferenci-los e utiliz-los conforme
sua importncia.

Os seguintes campos so apresentados pela Planilha de Recursos:


ID
Campo numrico que o Project define automaticamente para o recurso.
Indicadores
O campo Indicadores apresenta pequenos cones, que exibem informaes do status dos
recursos, como comentrios, superalocao e etc.
Nome
Campo de identificao do recurso.
Tipo
Campo onde se pode definir se o recurso ser Trabalho, Material ou Custo.

Unidade do material
Este campo utilizado quando o recurso cadastrado material. Se voc utilizar o recurso
areia, por exemplo, o campo unidade do material definir a medida utilizada, ou seja, m 3.
Iniciais
Este campo mostra a abreviao dada ao nome do recurso.
Grupo
Voc poder utilizar este campo como um filtro dentro do seu projeto. Os recursos podem
ser atribudos a grupos dos quais faam parte, como, por exemplo, departamentos
internos da empresa, local de trabalho e etc.
Unidades mximas
Representa a disponibilidade de um recurso para realizao de uma tarefa (seu padro
100%). Voc pode utilizar este campo em situaes nas quais os recursos no possuem
disponibilidade integral dentro do projeto, como um engenheiro que s tem o horrio da
manh livre para realizar as atividades.
Outra possibilidade de utilizao do campo Unidades Mximas se d quando h mais de
uma pessoa disponvel para realizar uma atividade. Caso seu projeto possua uma equipe
de dois analistas, ambos disponveis para executar atividades do projeto, voc pode
determinar a unidade mxima deste recurso como 200% (e assim por diante, de acordo
com a disponibilidade e o nmero de recursos).
Taxa padro
Indica o valor que despendido para o trabalho realizado pelo recurso. Em se tratando de
recurso de trabalho, o valor cadastrado calculado por hora. Assim, um trabalhador que
recebe R$ 1.000,00 mensais e trabalha 160 horas no ms tem seu valor hora definido em
R$ 6,25 (R$ 1.000 / 160). J no caso de recurso material, o valor lanado representa seu
custo direto. Assim, um saco de cimento que custa R$ 20,00 ser cadastrado com este
valor.
Taxa hora extra
Representa o valor a ser pago ao recurso em caso de hora extraordinria.
Custo/uso
Este item acumulado sempre que o recurso usado na tarefa. Este campo no varia de
acordo com a durao da tarefa, e cobrado uma nica vez, sempre que o recurso for
solicitado. Um exemplo bastante comum um tcnico que cobra R$ 50,00 pela visitar
(referentes aos seus gastos com deslocamento, alimentao e etc.)
Acumular
Este campo nos oferece opes para que voc possa escolher como e quando pagar os
recursos utilizados na tarefa. As opes existentes so:
o
o
o

Incio (o recurso recebe o valor antes de executar a tarefa);


Fim (onde o recurso s recebe aps executar a tarefa);
Rateado (recurso recebe proporcionalmente ao trabalho realizado). Este o padro
utilizado pelo Project.

Calendrio base
Utilizado para definir qual calendrio base do recurso (este mecanismo permite que
agendemos o recurso para trabalho fora dos padres do projeto, como por exemplo
sbados e domingos).
Cdigo
Neste campo podemos digitar algum cdigo interno com o qual queremos identificar o
recurso.
Agora que voc j conhece brevemente todos os campos da planilha de recursos, vamos
cadastrar os que utilizaremos em no primeiro projeto:

5.3. Alocao de recursos


Alocar um recurso significa definir que ele ser responsvel pela execuo de uma ou
mais atividades de um projeto. Dessa forma, voc estabelecer as responsabilidades de
cada um dos envolvidos, e definir quais as tarefas que eles devem executar. A partir da
atribuio de recursos s tarefas, estaremos tambm controlando o esforo necessrio
que cada recurso utilizar para terminar a atividade, bem como o custo que este esforo
representa.
Ao atribuir um recurso, o Project usa um calendrio para determinar o nmero de horas
trabalhadas, conhecido como Calendrio Padro. Este calendrio define um dia de
trabalho como contendo 08 horas. Se um recurso trabalha um dia, ento teremos 08 horas
de trabalho por este recurso. Se ele estiver atribudo com 50% de sua capacidade,
teremos ento 04 horas de trabalho.
Desta forma, veremos aqui as diferenas entre Trabalho, Atribuio e Durao,
conceitos muito importantes para os usurios do Microsoft Project Professional:
Durao
Representa a extenso total do tempo de trabalho necessrio para que uma tarefa seja
concluda, em dias teis. Se uma determinada atividade comea na sexta-feira e
finalizada na quarta-feira da semana seguinte, o Project considera a durao da tarefa de
04 dias.

Trabalho
o esforo necessrio para a realizao de uma tarefa. Uma tarefa que necessite de 08
horas de trabalho para ser concluda pode ser realizada em 01, 02, 03 ou mais dias,
dependendo da atribuio dos recursos. Caso o recurso esteja atribudo a 100% de sua
capacidade, a tarefa levar 01 dia para ser concluda. J se a sua capacidade atribuda for
de 50%, a tarefa levar 02 dias para ser executada (04 horas em cada dia), e assim por
diante.
Atribuio
Trata-se do tempo alocado de um recurso para execuo de uma tarefa. Se uma pessoa
trabalha 08 horas por dia e divide seu tempo em duas tarefas, podemos dizer que ela est
com atribuio de 50% nessas tarefas.
Para atribuirmos recursos s tarefas, devemos voltar tabela de entrada do Microsoft
Project. Podemos atribuir os recursos diretamente na tabela de entrada, no campo nome
dos recursos:

Outra opo para alocar recursos s tarefas consiste em clicar no boto Atribuir
Recursos, que se encontra na seo Recurso da Faixa de Opes:

Para cadastrar mais de um recurso mesma tarefa, pressione o boto CTRL e clique em atribuir.
Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100% no
campo unidades.

interessante notar que o Grfico de Gantt exibe ao lado das barras, na escala do tempo,
quais recursos esto atribudos nas tarefas:

Existe ainda uma terceira alternativa de se atribuir recursos s tarefas. Para isso, basta
que o usurio efetue duplo clique sobre a tarefa em que se quer posicion-los e optar pela
guia Recursos:

Anotaes
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6. A PERFEIOANDO

O TRABALHO NOS PROJETOS

Nesta seo voc ir conhecer e avaliar as opes para organizar o trabalho no Microsoft
Project, as quais iro lhe auxiliar a personalizar seus projetos, de modo a executar as
atividades de maneira mais eficaz e conferir-lhes uma aparncia mais profissional.

6.1. Estrutura de tpicos


Uma lista de tarefas de um determinado projeto pode conter apenas 10 atividades a
serem executadas, ou vrias centenas delas. Quando o projeto tem um grande nmero de
tarefas, pode-se tornar difcil localizar uma determinada atividade dentro da lista de
tarefas existentes.
Estruturar as tarefas em tpicos ajuda os usurios a organizarem hierarquicamente seus
projetos. Voc deve utilizar a ferramenta de estrutura de tpicos para criar tarefas de
resumo, que contero subtarefas. Estes resumos tambm so chamados de fases, e as
subtarefas pertencentes a estes resumos so recuadas para direta, abaixo de sua
respectiva fase.
Efetue o lanamento de uma lista de tarefas para um projeto de treinamento, conforme
ilustrado na figura a seguir:

Este projeto tem por objetivo oferecer aos funcionrios de uma determinada empresa um
treinamento de Excel 2013. A atividade 01, Mdulo Bsico, refere-se definio do nvel
do curso que ser aplicado. Esta tarefa ser uma fase do projeto. Como as atividades 02 a
06 ficaro subjugadas a esta fase, necessrio recu-las para que estas se tornem
subtarefas da tarefa 01. Voc deve ento selecion-las e clicar no boto Recuo, localizado
na seo Tarefa da Faixa de Opes, para torn-las tarefas de resumo:

O prximo passo ser criar a estrutura e as atividades do Mdulo Avanado, que ir conter
as mesmas atividades que so necessrias para o desenvolvimento do Mdulo Bsico.
importante notar que a partir da tarefa nmero 07, h uma nova fase. Isto porque o
treinamento do Mdulo Bsico se encerra na tarefa 06, que o Exame Final. A tarefa
nmero 07 j se trata de outro treinamento, ou seja, no h relao de subtarefa da
atividade 07 com a atividade 01. Para isto, voc deve recuar a tarefa 07 para a esquerda,
de modo que ela tenha o mesmo nvel da atividade 01. Utilize para tal o boto recuo para
a esquerda. Em seguida, basta ajustar as tarefas 08 a 11, para que estas sejam subtarefas
do subttulo Mdulo Avanado:

6.2. Exibindo o nmero da estrutura de tpicos


Como as tarefas seguem uma ordem de agrupamento e de sequencia, pode ser
necessrio que seus nmeros de estrutura de tpicos sejam exibidos. Os nmeros de
estrutura de tpicos so elementos visuais que permitem ao usurio observar as tarefas
de acordo com a estrutura definida, de modo que a classificao e visualizao das tarefas

aconteam de modo que permita melhor identificao e entendimento da estrutura


desenvolvida.
Para exibir os nmeros da estrutura de tpicos, na seo Formato, selecione a opo
Nmero da Estrutura de Tpicos:

6.3. Tarefa de Resumo do Projeto


Da maneira como estamos visualizando o projeto, temos as duas fases do treinamento
disponveis (Mdulo Bsico e Mdulo Avanado). Entretanto, na visualizao atual no
conseguimos ver o somatrio geral da durao de todas as tarefas do projeto, bem como
sua data de incio e trmino. Para que possamos ter uma viso global de todo o projeto,
bem como seu agrupamento geral, muito importante exibir a Tarefa de Resumo do
Projeto. Para isso, ainda na guia Formato, selecione a opo Tarefa de Resumo do
Projeto:

6.4. Duraes das tarefas


O lanamento da durao de cada tarefa no Project realizado em unidades de tempo.
importante ressaltar, porm, que existe uma diferena na maneira como o lanamento
deve ser realizado nas verses do software em portugus e em ingls, conforme
visualizado na tabela abaixo:

6.4.1.

DURAO

EM PORTUGUS

EM INGLS

1 minuto
1 hora
1 dia
1 semana
1 ms

1m
1h
1d
1s
1ms

1m
1h
1d
1w
1mon

Duraes decorridas

Quando os lanamentos das duraes das tarefas so realizados, o Project considera o


calendrio padro como referncia para o clculo entre seu incio e trmino, sem levar em
conta os sbados e domingos. Entretanto, h algumas situaes em que tal regra no
deve ser considerada, pois podem existir tarefas que no obedecem ao calendrio padro.
Essas tarefas so conhecidas como tarefas com durao decorrida.
Vamos imaginar que um trabalho de reforma em uma casa est em andamento. Na
quinta-feira ser realizada a pintura interna das paredes, com durao prevista para dois
dias, fazendo assim com que seu trmino seja programado para sexta-feira. Aps o
processo de pintura, necessrio que se espere a secagem da tinta usada nas paredes,
para que a nova fase de trabalho possa ser executada. Neste caso, a secagem, que
necessariamente tem de ser considerada como uma tarefa ps-pintura, uma tarefa com
durao decorrida, j que no requer mo-de-obra para ser executada. Isso significa que a
tarefa poder acontecer no final de semana, j que no haver necessidade que haja
algum demandando esforo para a realizao desta atividade.
Para inserir uma durao decorrida na tarefa, basta acrescentar a letra d aps a unidade
de durao. Caso se esteja trabalhando com a verso em ingls, devemos acrescentar a
letra e antes da unidade de durao. Exemplos:
Em Portugus: 1dd (dia decorrido), 1sd (semana decorrida)
Em Ingls: 1ed (dia decorrido), 1ew (semana decorrida)
Veja a figura abaixo:

6.5. Dependncia entre tarefas


Na medida em que os lanamentos vo sendo realizados e o projeto vai ganhando forma,
os usurios do Project vo encontrando situaes que necessitam de uma observao
mais apurada para o bom andamento das atividades.
Quando uma tarefa inserida no projeto, sua programao automtica a agenda para que
comece a partir da data de incio. Quando os vnculos entre as tarefas so efetuados,
estabelece-se automaticamente a dependncia entre as mesmas, de modo que seja
criada uma sequncia para sua realizao. Isso quer dizer que o incio de uma nova
atividade estar condicionado automaticamente ao trmino de sua predecessora.
Alm dos vnculos sequenciais, existem outras maneiras de vincular as atividades de um
projeto, de modo que as mesmas estejam adequadas s necessidades existentes. Os 04
tipos de vnculo existentes so:
o
o
o
o

Trmino-a-incio
Trmino-a-trmino
Incio-a-incio
Incio-a-trmino

Para que voc possa melhor entender a funcionalidade de cada um dos tipos de vnculo,
vamos observar no quadro abaixo seu comportamento perante as atividades:

NOME DO VNCULO
Trmino-a-incio TI
o tipo de vnculo mais
comum. Significa que uma
tarefa ter seu incio aps
o trmino de sua
predecessora.

FORMATO

EXEMPLO

Tarefa A
Tarefa
B

Tarefa A
Incio-a-incio II
Quando as duas tarefas
comeam ao mesmo
tempo.
Tarefa B

Tarefa A

Para que um automvel


seja pintado, o
lixamento e a retirada
dos itens internos
(estofamento, bancos,
etc.) podem ser
realizados
simultaneamente.

A entrega dos
certificados de um
curso precisa ser
realizada no mesmo dia
em que o curso
termina.

Trmino-a-trmino TT
Uma tarefa ser finalizada
no mesmo prazo de sua
predecessora
Tarefa B

Incio-a-trmino IT
Uma tarefa finalizada
quando sua predecessora
comea

A prova prtica para


avaliar um curso s
pode ser realizada
depois que o aluno
conclu-lo.

Tarefa A

Raramente utilizado.

Tarefa B

6.6. Criando latncias entre as tarefas


Alm de criar vnculos especiais adaptados s tarefas dos projetos, possvel tambm
criar latncia entre as mesmas. Criar uma latncia significa definir folgas ou antecipaes
entre os vnculos das atividades.

As latncias so utilizadas quando existe a necessidade de fazer com que uma tarefa
aguarde um determinado tempo em relao ao trmino de sua predecessora (folga) ou
que se antecipe por algum motivo.
Exemplos:
Folga a tarefa 04 s pode ser iniciada dois dias aps o trmino da tarefa 03
3TI+3d
Antecipao
2TI-2d

a tarefa 03 deve ser iniciada 02 dias antes do trmino da tarefa 02

O campo Latncia tambm aceita o lanamento de valores em forma de porcentagem. Podemos


digitar, por exemplo, 1TI-50% para determinar que a Tarefa 02 deve ser iniciada exatamente na
metade da Tarefa 01.

Em ingls, o lanamento das latncias se d da seguinte maneira:

Finish-to-start FS
Start-to-start SS
Finish-to-finish FF
Start-to-finish SF

Abaixo esto ilustrados alguns exemplos de latncia e dependncia entre tarefas:

A tarefa B possui o seguinte vnculo: 1TI+1d isto significa que a tarefa B est vinculada
tarefa A de forma que seu incio s deve acontecer 01 dia aps o trmino de sua
predecessora.

A tarefa C possui o seguinte vnculo: 2II+50% isto significa que a tarefa C est vinculada
a tarefa B, e que seu incio est programado para acontecer quando a tarefa B estiver 50%
concluda.

A tarefa D possui o seguinte vnculo: 3TI-1d isto significa que a tarefa D est vinculada
tarefa C, e que seu incio ir acontecer quando a faltar 01 dia para a tarefa C ser
finalizada.
Para efetuar o lanamento do vnculo da tarefa E, voc pode utilizar uma maneira
diferente: efetue duplo clique na tarefa para acessar a janela Informaes sobre a
tarefa. Na guia Predecessoras, voc dever inserir as condies:

Este lanamento indica que o incio da tarefa E acontecer dois dias antes do trmino de
sua predecessora.
Para finalizar este exemplo, defina que a tarefa F ser finalizada aps a tarefa D e que a
tarefa G ser finalizada aps a F:

6.7. Caminho crtico


Tarefas crticas so aquelas que devem ser concludas exatamente no dia de sua
programao de finalizao, de modo que no comprometa a data final do projeto. Se uma
tarefa crtica sofrer um atraso, a data de concluso do projeto receber este impacto, e
tambm ser atrasada. Uma srie de tarefas crticas constitui o Caminho Crtico de um
projeto. Podemos determinar quais tarefas podem afetar a data de trmino do projeto, e
se ele terminar no prazo final de acordo com os vnculos que definimos s tarefas.
Conhecendo e controlando o caminho crtico do projeto, bem como os recursos atribudos
a cada tarefa crtica, o gerente de projetos pode identificar as tarefas com potencial para
afetar sua data de trmino, de modo a gerenci-las de maneira mais ativa, evitando riscos
de atraso. muito importante ter em mente que o caminho crtico poder sofrer
alteraes na medida em que tarefas crticas forem concludas, ou que tarefas de outra
srie forem adiadas.

Veja o exemplo abaixo:

De acordo com o lanamento das tarefas e seus vnculos, os usurios podem observar
quais atividades do projeto so consideradas tarefas crticas. Para visualizar as tarefas
crticas de um projeto, na seo Tarefa, selecione a opo Gantt de Controle:

Ao optar pela visualizao do Gantt de Controle, a barra de algumas tarefas so


exibidas na cor Vermelha, enquanto outras permanecem com o padro Azul. As tarefas
apresentadas na cor vermelha so consideradas Crticas, pois na ocorrncia de atraso em
uma dessas tarefas, a data final do projeto estar comprometida. J as tarefas em azul
possuem uma margem de atraso, no comprometendo a data final do projeto caso sofram
atrasos dentro desta margem. importante perceber que mesmo que as tarefas 01 e 05
sejam atrasadas, o final do projeto no sofrer interferncia em sua data final (desde que
o atraso ocorra dentro da margem de cada tarefa). As demais atividades, que receberam a
cor vermelha, so consideradas tarefas crticas, no possuindo margens para atraso. Caso
o gerente do projeto queira visualizar a margem de atraso disponvel para cada tarefa,
pode optar pela exibio do Gantt Detalhado, o qual pode ser acessado na seo Tarefa,
clicando em Grfico de Gantt Mais Modos de Exibio Gantt Detalhado:

Uma das atribuies regulares do gerente de projetos estar sempre atento ao caminho crtico,
pois a mudana de algumas definies na agenda (bem como a insero de novas tarefas, ou a
excluso de atividades) pode resultar na mudana do caminho crtico.

6.8. Etapas (milestones ou marcos)


Para que datas importantes sejam destacadas nos projetos, ou para que se determinem
visualmente trmino de fases, o Project oferece o recurso do milestone. Este recurso
aplica ao Grfico de Gantt um marcador que auxilia o responsvel pelo projeto a
identificar datas consideradas importantes (geralmente um milestone refere-se a uma
data de um deliverable, uma entrega). Para criar um milestone, basta digitar uma tarefa
no projeto e assinalar sua durao com o nmero 0 (zero).

6.9. Tarefas Peridicas


D-se o nome de Tarefa Peridica quela atividade que ocorre repetidamente dentro de
um projeto. Um exemplo muito comum de Tarefas Peridicas so as reunies
(dirias/semanais/mensais) para avaliao do andamento das atividades, ou ento a
emisso de um relatrio de status recorrente.
Semelhante ao agendamento de eventos do Microsoft Office Outlook, o Project possui um
dispositivo que nos permite especificar a durao de cada ocorrncia de tarefa peridica,
bem como se ela acontecer com a variao de dias, semanas, meses e qual seu prazo de
durao.
Para criar uma tarefa recorrente em um projeto, na guia Tarefa, clique no boto Tarefa e
escolha a opo Tarefa Peridica:

Na caixa de dilogo Informaes sobre Tarefas Recorrentes, voc deve determinar


todos os parmetros que deseja utilizar para o evento em questo. A ttulo de exemplo,
vamos agendar uma reunio semanal, que acontecer toda sexta-feira e ter 04
ocorrncias. O resultado se d da seguinte maneira no Grfico de Gantt:

Anotaes
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7. G ERENCIANDO

DE RECURSOS

Ao trabalhar na criao de projetos, uma tarefa muito importante do gerente de projetos


a observao do comportamento dos recursos dentro das atividades a que so atribudos.
H situaes em que o lanamento de mais de um recurso para uma determinada tarefa
resulta em uma reduo em sua durao, bem como pode haver situaes em que o
lanamento de um nico recurso em mais de uma atividade resulte numa sobrecarga de
trabalho a este recurso.
Para que voc esteja preparado e saiba como lidar com cada uma das situaes acima
descritas, bem como com outras situaes corriqueiras no desenvolvimento de projetos,
iremos dedicar essa seo a aprender como gerenciar os recursos e ajust-los s
necessidades de cada tarefa.

7.1. Controle de tarefas pelo empenho


Nas oportunidades em que um recurso designado para executar uma tarefa, cria-se no
Project uma atribuio. Ao atribuir um recurso a uma atividade, voc informa ao Project
que apenas aquele recurso ser suficiente para executar o que se prope. Porm, existem
situaes em que necessrio inserir mais de um recurso s tarefas, e importante
observar o comportamento dessas atribuies dentro das atividades. Para ilustrar melhor
a situao, crie um projeto chamado Novo Produto, conforme figura abaixo:

Em seguida, providencie o cadastro dos recursos:

Neste ponto, voc deve voltar visualizao do Grfico de Gantt. Para entender o
significado das tarefas controladas pelo empenho, vamos agora conhecer uma nova
maneira de atribuir recursos s tarefas. Na seo Exibio, clique em Detalhes:

Na parte superior da janela possvel observar todas as tarefas que foram lanadas no
projeto, enquanto que na parte inferior a visualizao permite efetuar os lanamentos dos
recursos (lado esquerdo) e/ou as tarefas predecessoras (lado direito).
importante notar que entre as opes que se mostraram disponveis ao dividir a janela,
uma est na forma de caixa de seleo, e recebe o nome de Controlada pelo empenho
(Effort driven em ingls). Esta marcao indica se o esforo dos recursos associados
tarefa reduzir o seu tempo de execuo. Para entender o seu funcionamento, adicione o
recurso Gerente tarefa nmero 01 Pesquisa de Mercado:

Ao indicar que o recurso Gerente ser responsvel pela execuo da tarefa Pesquisa de
Mercado, o Project calculou automaticamente que seriam necessrias 40 horas para que
a atividade fosse concluda, j que a mesma possui durao de 01 semana com 5 dias de
8 horas.
Agora vamos supor que, alm do gerente, tambm a Secretria teria que ser alocada
para esta atividade. Seria conveniente inclu-la na lista de recursos dedicados a esta
tarefa. Inclua ento a Secretria para esta atividade:

O Project associa a Secretria tarefa sem gerar nenhum problema.


Porm, faamos um teste. Selecione, na tarefa Pesquisa de Mercado, o boto
Controlada pelo Empenho, e em seguida pressione OK. Depois disso, associe o recurso
Estagirio tarefa.

Notou algo de errado? Vejamos: ao inserir um novo recurso a uma tarefa a qual j havia
outro recurso cadastrado, o trabalho em conjunto destes recursos fez com que a tarefa
tivesse seu tempo reduzido e isso o controle do empenho.

Controle do empenho significa que quanto mais recursos forem destinados a uma tarefa, menos
tempo ela levar para ser concluda, pois o conjunto dos esforos destes recursos reduzir o
tempo necessrio para sua concluso.

Uma equipe
Se de
forem
remoacrescidos
com trs integrantes
mais trs integrantes
leva 20 minutos
equipe,
para
a prova,
completar
que uma
antesdeterminada
era completada
prova.
em 20 minutos, poder ter seu tempo reduzido

Se voc deseja que a incluso de novos recursos no interfira no tempo de execuo das
atividades, ento a opo Controlada pelo empenho deve sempre estar desmarcada
(esta a opo padro do Project 2013). Desta maneira, voc poder adicionar quantos
recursos deseja tarefa, sem que a distribuio do trabalho seja feita entre eles.
Exclua o recurso Estagirio da Tarefa 01. Em seguida, passe atividade nmero 02
Produzir prottipo. Altere o tipo da tarefa de Unidades Fixas para Durao Fixa e
marque a opo Controlada pelo Empenho, conforme figura abaixo:

A responsabilidade da tarefa nmero 02 ficar a cargo da Equipe de Produo. Faa sua


incluso na atividade.
Como a tarefa est programada para acontecer durante 10 dias, a equipe de produo
ter 80 horas de trabalho, considerando-se 8 horas de trabalho dirio.
Para acompanhar a Equipe de produo na realizao da atividade, foi verificada a
necessidade de incluir tambm o recurso Assistente. Inclua o Assistente tarefa:

E agora, o que aconteceu? Como a tarefa foi configurada com Durao Fixa, o Project
subentende que a alocao de mais recursos no afetar o prazo para que a mesma seja
executada. Isso quer dizer que quanto mais recursos forem alocados para a realizao da
tarefa, menos tempo eles trabalharo na atividade, pois o tempo para execuo da
atividade ser distribudo entre os recursos. Sendo assim, uma atividade com prazo de
durao de 80 horas ser distribuda, para cada recurso, em 40 horas caso seja dividida
por 02 recursos; 20 horas caso seja dividida por 4 recursos e assim por diante.

Um corredor pode participar


Ou dividir
de uma
o percurso
maratona
comconcluindo
outros maratonistas.
todo percurso
Quanto
sozinho...
mais pessoas na maratona, menos tempo cada um participa da pro

O segredo ao se usar Unidades Fixas ou Durao Fixa est na caixa Controle do Empenho. Se
esta opo estiver marcada, o Project procurar sempre dividir as tarefas, seja em relao a sua
durao, seja em relao a participao de cada recurso no seu desenvolvimento.

7.2. Superalocao de recursos


Superalocao o nome que se d ao fato de atribuir mais tarefas a um recurso do que
ele pode realizar durante seu perodo de trabalho disponvel. Imaginemos que um
consultor esteja participando de um projeto, e agende uma reunio para alinhar as aes
que sero executadas. Durante o perodo reservado reunio, o consultor no poder
agendar outros compromissos, pois haver um conflito em sua agenda, por falta de
horrio disponvel.
O Project dispe de ferramentas que identificam a existncia de superalocaes no
agendamento de tarefas aos recursos. Vejamos o exemplo abaixo:

Este projeto foi concebido com o objetivo de executar uma reforma residencial. Aps o
lanamento das tarefas, salve o projeto com o nome Reforma Residencial. Para que este
projeto seja executado, o gerente de projetos ir utilizar os seguintes recursos:

Com as tarefas e os recursos j digitados, voc deve informar ao Project quem ser
responsvel por cada atividade. Voltando ao Grfico de Gantt, na seo Exibio, clique
em Detalhes.
A tarefa nmero 01, Retirar mveis, ficou a cargo do Pintor e do Ajudante. importante
perceber que a opo Controlada pelo empenho deve ser desabilitada, pois a atuao
desses dois recursos no reduzir o tempo para a execuo da atividade.
A tarefa nmero 02, Lixar paredes, ficou a cargo do Ajudante. A prxima tarefa,
Preparar fiao/eletricidade, foi designada para ser executada pelo Eletricista e
tambm ao recurso Ajudante.
Neste ponto, h um problema quase imperceptvel: o Ajudante foi alocado a realizar a
tarefa Preparar fiao/eletricidade, porm j havia uma programao da sua

participao em outra atividade, Lixar paredes. Isso faz com que o Ajudante fique
superalocado, pois sua disponibilidade no lhe permite executar duas atividades
simultaneamente.
E onde possvel identificar esse problema? Quando voc observa o Grfico de Gantt, a
coluna Indicadores ir exibir um cone vermelho, indicando que algum recurso daquela
tarefa possui superalocao. Observe na ilustrao abaixo:

Voc tambm poder visualizar os recursos do projeto que esto superalocados por outros
trs caminhos: o primeiro, clicando na seo Tarefa e, em seguida, em Grfico dos
Recursos:

O grfico de recursos identifica, do lado esquerdo da janela, o nome dos recursos


participantes do projeto. H uma barra de rolagem horizontal que permite ao usurio

alternar entre os mesmos. J do lado direito da janela se encontram os dias da semana e o


percentual de quanto cada recurso est alocado dentro do calendrio.
Ao alternar entre o recurso Pintor e o recurso Ajudante, voc ir perceber que este ltimo
possui uma superalocao, pois este recurso foi designado a participar de duas atividades
distintas, gerando um conflito de agenda:
Uma alternativa para a observao de recursos superalocados dentro de um projeto
visualizao da Planilha de Recursos, atravs da seo Tarefa:

Alm das possibilidades j observadas para a identificao de recursos superalocados, a


terceira possibilidade que oferecida pode ser encontrada na seo Tarefa Uso dos
Recursos:

Dentre as 03 opes que visualizadas, esta ltima permite que o usurio verifique todas
as atividades atribudas a cada recurso (tambm conhecida como quem faz o qu).
Perceba que as linhas cinza exibem a soma do conjunto de tarefas executadas por cada
recurso diariamente, e aquelas que recebem a cor vermelha identificam dias em que o
recurso est superalocado.

7.3. Resolvendo problemas de superalocao


Quando trabalhos so atribudos a um determinado recurso e excedem sua
disponibilidade, cabe ao gerente de projetos analisar os detalhes dos conflitos gerados,
para que possa decidir qual a melhor alternativa de resolver a superalocao.
Dentre as vrias opes existentes, destacamos algumas:

Atrasar uma tarefa

Substituir recursos

Atribuir um recurso
adicional
Interromper o trabalho
em uma tarefa

7.3.1.

Voc pode atrasar uma tarefa alterando seu tempo de avano


ou tempo de latncia quando o recurso tem mais tarefas
atribudas do que pode realizar durante um determinado
perodo. A maneira mais simples de corrigir essa
superalocao atrasar uma dessas tarefas, idealmente uma
tarefa com prioridade mais baixa do que as outras.
Quando no existe a possibilidade de atrasar uma determinada
tarefa em funo do impacto que este atraso pode causar no
andamento do projeto, voc pode substituir o recurso
superalocado por outro que possua disponibilidade para
executar a atividade.
Essa possibilidade pode ser considerada quando no houver
recursos que possam substituir a superalocao, e quando o
atraso de uma determinada atividade no for possvel.
Para que parte dele comece mais tarde no cronograma.
Sempre considere que este atraso pode causar atrasos nas
demais tarefas do projeto.

Utilizando a redistribuio

possvel resolver conflitos de recursos ou superalocaes usando a ferramenta de


Redistribuio de Recursos do Project. A redistribuio funciona dividindo tarefas ou
adicionado um atraso s mesmas at que os recursos atribudos a essas tarefas no
estejam mais sobrecarregados. Devido s alteraes feitas nas tarefas, a redistribuio
pode atrasar sua data de concluso e, consequentemente, a data de concluso do projeto.
Ao redistribuir, o Project no altera quem est atribudo para cada tarefa. Apenas as
tarefas sero redistribudas.
Antes de aplicar a redistribuio, aconselhvel definir as prioridades de cada tarefa, que
so uma indicao de sua importncia e disponibilidade para redistribuio. O valor de
prioridade que inserimos um valor subjetivo entre 01 e 1000, e que permite especificar a
quantidade de controle sobre o processo de redistribuio. Por exemplo, se voc no
quiser que o Project redistribua uma tarefa especfica, voc deve definir seu nvel de
prioridade para um nmero acima das demais. Por padro, os valores de prioridade so
definidos como 500, um nvel mdio de controle. As tarefas que possuem uma prioridade
menor so atrasadas ou divididas antes das que possuem uma prioridade maior.
Para que voc realize a redistribuio do projeto, atribua os recursos da seguinte maneira:

ID

TAREFA

1
2
3
4
5
6
7

Retirar imveis
Lixar paredes
Reparar fiao/eletricidade
Retoque paredes
Efetuar pintura
Secagem tinta
Aplicar moldes & gesso teto e
rodap
Finalizar fiao/eletricidade
Reposicionar mveis
Entrega e aprovao final

8
9
10

RECURSOS
Pintor;Ajudante
Ajudante
Eletricista;Ajudante
Ajudante;Pintor
Pintor;Ajudante[50%]
Ajudante;Pintor[30%];Eletricista[10%]
Eletricista;Ajudante[20%]
Pintor;Ajudante

Ao finalizar o lanamento possvel observar que h superalocao de vrios recursos,


em datas distintas:

Para executar a redistribuio e tentar resolver os problemas de superalocao, na guia


Recurso, clique em Opes de Redistribuio. A janela a seguir apresentada:

Neste ponto, voc deve conhecer suas opes e restries, para utilizar esta ferramenta
de forma criteriosa:
Redistribuio de clculos
A Redistribuio manual (padro) ocorre apenas ao clicar em Redistribuir agora. A
redistribuio automtica ocorre instantaneamente sempre que alteramos uma tarefa ou
um recurso. Utilize a redistribuio automtica se quiser reagendar tarefas sempre que os
recursos receberem mais trabalho do que podem completar (porm no o mais
recomendado).
Intervalo de nivelamento para
Indique se a redistribuio ser aplicada a todo o projeto ou apenas s tarefas
especificadas no intervalo indicado.
Ordem de redistribuio
Selecione qual ser a ordem de distribuio desejada:
o
o
o

Nmero da tarefa: para redistribuir tarefas na ordem crescente de seus nmeros,


antes de considerar qualquer outro critrio;
Padro: esta opo examina primeiro as dependncias, predecessoras, margem de
atraso, datas, prioridades e restries para descobrir como as tarefas devem ser
distribudas (configurao padro);
Prioridade, padro: primeiro so verificadas as prioridades estabelecidas s
tarefas para que depois seja examinado o critrio padro.

Redistribuir apenas dentro da margem de atraso disponvel


Essa opo impede o atraso na data da concluso do projeto durante a redistribuio 1.
A redistribuio pode ajustar atribuies individuais em uma tarefa
Acione esta opo para permitir que a redistribuio ajuste o trabalho de um recurso em
uma tarefa independente de outros recursos que trabalham na mesma atividade.
O nivelamento pode criar interrupes no trabalho restante
Esta opo faz com que a redistribuio interrompa as tarefas criando divises no trabalho
restante nas tarefas ou atribuies do recurso.
Limpar redistribuio
Caso voc queira limpar redistribuies feitas anteriormente, utilize esta opo.
Se voc estiver utilizando a opo de redistribuio manual, clique em Redistribuir
agora para iniciar o processo.
Voltando ao projeto, efetue a redistribuio para verificar como o Project organizar as
tarefas. A nica opo que foi desabilitada foi o nivelamento pode criar interrupes
no trabalho restante. O resultado da redistribuio dever ser o seguinte:

Nota-se aqui que um tanto quanto difcil perceber diferenas entre o projeto original e a
programao sugeria pela redistribuio. Para que haja maior facilidade em identificar as
atividades que foram transferidas para outras datas, exiba o Gantt de Redistribuio,
atravs da seo Tarefas Mais modos de exibio:

1 Se esta caixa de seleo for selecionada, algumas mensagens de erro podem ser
exibidas indicando que o Project no pode redistribuir toda a agenda. Isso
acontece porque raramente existe margem de atraso suficiente em uma agenda
para agendar novamente atribuies sem afetar o prazo final do projeto.

As barras azuis indicam como o projeto ficou agendado aps a redistribuio, enquanto as
barras marrons indicam a visualizao antes de redistribuirmos.
Caso voc deseje voltar o projeto ao seu estado original (antes da redistribuio), na
seo Recursos, clique em Limpar redistribuio.
Em seguida, redistribua novamente o projeto, mas dessa vez d prioridade tarefa
Preparar fiao/eletricidade, informando ao Project que ela tem de ser realizada em
detrimento a outras tarefas que lhe sejam conflitantes. Para tal, efetue duplo clique sobre
a tarefa e, na guia Geral, aumente sua nvel de prioridade:

Agora voc deve redistribuir o projeto, sem esquecer-se de informar ao Project que a
ordem de nivelamento levar em conta, em primeiro lugar, a prioridade:

Vamos observar como a redistribuio organizou as tarefas:

Anotaes
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8. V ISUALIZANDO

OS CUSTOS DO PROJETO

Um dos pontos crticos para todo gerente de projetos o controle e manuteno dos
custos dentro do planejamento. A primeira etapa desse processo descobrir qual o valor
dos custos das tarefas nos projetos, de modo que se saiba o oramento necessrio para
sua realizao e para que, consequentemente, seja possvel control-lo durante a
execuo das atividades. Em nosso exemplo de reforma residencial, o lanamento dos
recursos materiais s tarefas se dar conforme tabela abaixo:
ID

TAREFA

RECURSOS

3
4
5
8

Reparar fiao/eletricidade
Retoque paredes
Efetuar pintura
Aplicar moldes & gesso teto e
rodap

Interruptores [25]; Fios [5]; Lmpadas [11]


Argamassa [1] ; Massa Corrida [1]
Tinta [2] ; Rolo de pintura [2]
Gesso [30]

Aps os lanamentos, voc pode visualizar os custos finais do projeto atravs da seo
Projeto Informaes sobre o projeto boto <Estatsticas>:

Como a guia apresentada informa apenas acerca dos custos totais do projeto, voc pode
exibir uma tabela na qual os custos so informados de maneira detalhada. Para isso, no
Grfico de Gantt, na seo Exibio, selecione Tabelas Custo:

8.1. Definindo custos para os recursos


Durante o desenvolvimento de projetos, surgem situaes em que preciso controlar o
custo dos recursos, aumentando ou diminuindo a taxa padro. Suponhamos o trabalho em
uma construo civil: ao longo do tempo, o custo dos materiais pode sofrer alteraes, e o
seu preo subir. Assim como, de modo coletivo ou espontneo, o salrio dos empregados
pode ser reajustado a partir de uma determinada data. Outra situao que ocorre com
frequncia a do trabalhador que atua com taxas padro diferentes, pois realiza
atividades distintas dentro do projeto, as quais so remuneradas individualmente (um
instrutor pode cobrar o valor de R$ 5,00 para um treinamento do mdulo bsico. J para o
mdulo avanado, o valor de R$ 9,00).
Ao efetuar o cadastro de um recurso, sempre cadastramos a sua taxa padro. Vamos criar
um projeto de teste, que ter duas tarefas: 01 Treinamento bsico, com 03 dias de
durao e 02 Treinamento avanado, com 05 dias de durao. Em seguida, cadastre
um recurso Instrutor, com o valor hora de R$ 20,00.
Se a partir do prximo semestre um reajuste no salrio do instrutor estiver programado, e
este assar a receber R$ 22,00, no se deve cadastrar um novo recurso Instrutor com valor
hora diferente. Basta que o usurio programe para que o Project, automaticamente, passe
a reconhecer um novo valor hora a partir de uma determinada data. Para isso, clique duas
vezes sobre o recurso e v para a guia Custos:

A guia A (padro) utilizada pelo Project para o cadastro dos valores hora dos recursos.
Quando o usurio cadastra um novo valor a partir de uma determinada data, o software se
encarregar de calcular todas as tarefas a partir deste marco com o novo valor.
Mas e se, em dado momento, o recurso receber um valor hora diferente do padro?

A nossa lista de tarefas ilustra muito bem o exemplo para responder a questo acima. A
primeira tarefa cadastrada a de Treinamento Bsico, e a segunda Treinamento
Avanado. Nesta empresa foi acertado que o recurso Instrutor receber R$ 20,00 para os
treinamentos iniciais, e R$ 30,00 para os treinamentos que demandem maior
conhecimento. Nesse caso, existe a necessidade de se cadastrar a taxa B com o valor
para treinamentos avanados, pois cada uma das 05 tabelas existentes (A, B, C, D e E)
pode conter um valor para cada tipo de atividade executada pelo recurso. Vejamos:

Aps a criao de diferentes taxas, de acordo com a necessidade, voc pode alocar o
recurso Instrutor s duas tarefas existentes.
Em seguida, para confirmar, verifique o custo de cada atividade na Tabela de Custo:

Note que o custo da tarefa Treinamento Bsico de R$ 480, correspondente


multiplicao do valor hora do instrutor (R$ 20) pela quantidade de horas da tarefa (24hs).
J a tarefa Treinamento Avanado est custando R$ 800, e equivale multiplicao do
valor hora do instrutor (R$ 20) pela quantidade de horas da tarefa (40hs). Porm, para o
treinamento avanado o valor hora do instrutor diferente, e na verdade o valor total a

ser pago deveria ser de R$ 1.200, considerando o valor hora R$ 30 para o instrutor nesta
atividade. Isso acontece porque o Project sempre considera a taxa padro (A) como sendo
a base para clculo de todas as tarefas. Deste modo, se uma taxa B cadastrada, o
usurio possui a obrigao de informar ao Project qual atividade a utilizar como base de
clculo. Para isso, no Grfico de Gantt, selecione a opo Uso dos recursos.
Ao visualizar o uso dos recursos, voc ir verificar que as tarefas que foram atribudas ao
Instrutor, nico recurso do nosso projeto at o momento. Para informar ao Project que a
taxa de clculo deve ser diferente da taxa padro, efetue duplo clique sobre a tarefa que
ir receb-la (neste caso, a tarefa Treinamento Avanado):

Esta a guia em que se deve efetuar a descrio da taxa de clculo

Ao retornar ao Grfico de Gantt, na tabela de custo, voc ir visualizar que o Project j


est calculando o valor da tarefa 02 com base na taxa B do recurso R$ 30,00.

Anotaes
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9. I NFORMAES

SOBRE O PROJETO

Finda a fase de planejamento, onde o gerente de projetos far a realizao do lanamento


das tarefas que faro parte do cronograma, a definio de predecessoras e vnculos e a
atribuio de recursos, ele poder visualizar (e tambm alterar) informaes importantes
a respeito do projeto.
Neste ponto o projeto ser iniciado, e caber ao gerente de projetos efetuar o seu controle
e manter a programao dentro do planejado.

9.1. Linha de Base


Define-se por linha de base o mecanismo pelo qual se possvel armazenar as
informaes referentes ao planejamento de um projeto. O plano de linha de base uma
reproduo instantnea do agendamento do projeto, os vnculos entre as tarefas, suas
duraes e recursos. No momento em que uma linha de base salva, informaes atuais
sobre as tarefas so armazenadas pelo software de maneira automtica, assim como os
recursos e as atribuies definidas. A linha de base o ponto de referncia a partir do qual
ser possvel efetuar a medio e a comparao do planejamento com as alteraes
efetuadas durante o decorrer do projeto.
Como a linha de base fornece os pontos de referncia a partir do qual os usurios iro
comparar o andamento do projeto real, ela deve incluir as melhores estimativas para a
durao de tarefas, as datas de incio e de trmino, os custos e outras variveis que se
deseja monitorar. As informaes da linha de base que diferirem dos dados reais indicaro
que o nosso plano original no foi seguido, o que pode representar que este talvez no
tenha sido traado de modo exato. Geralmente, essa diferena ocorrer se o escopo ou a
natureza do projeto tiver sido alterada, como, por exemplo, uma estimativa de custos
aqum do que realmente se faz necessrio para a execuo das atividades. Se os
participantes do projeto concordarem que a diferena se justifica, ser possvel modificar
ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, para que se possa
comparar com informaes futuras. Uma opo bastante til reflete o salvamento de
vrias linhas de base, especialmente em projetos grandes ou em projetos cujas tarefas ou
custos agendados tenham sido bastante alterados e os dados da linha de base inicial no
sejam mais relevantes.
Para salvar a linha de base de um projeto, na guia Projeto, clique em Definir Linha de
Base:

A partir do momento em que uma linha de base salva, todas as informaes que fazem
parte do projeto so armazenadas na memria do arquivo, de modo que possamos
compar-las com o que ocorrer efetivamente no andamento do projeto.

A linha de base responsvel por armazenar os dados do planejamento do projeto. Atravs de


sua utilizao, voc poder compar-la com os dados reais e visualizar as diferenas do
oramento do projeto em relao ao que foi realizado. Desta forma, recomenda-se salvar a linha
de base antes do incio das atividades do projeto, quando seu escopo, tarefas, recursos,
atribuies e vnculos j esto definidos e no se espera nenhuma modificao.

Anotaes
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10. C ONFIGURAES

PERSONALIZADAS

Durante o trabalho com o Microsoft Project Professional 2013, as atividades do Gerente de


Projetos esto umbilicalmente ligadas aos diversos controles requeridos no projeto, e uma
de suas funes principais saber quanto representa (em custo e em tempo) a diferena
entre o que foi planejado e o realizado. Porm, nem sempre a visualizao dos campos
internos oferecidos pelo Project suficiente para suprir nossas necessidades. Com base
nessa premissa, os gestores de projeto podem criar campos personalizados e frmulas
que efetuem clculos com base nas informaes desejadas. Essas frmulas podem ser
criadas com base em qualquer campo do Project, e tero a funo de apresentar os dados
requeridos pelo gerente de projetos (ou pelos stakeholders), bem como exibir informaes
que so necessrias ao Gerente de Projeto, mas que nem sempre so disponibilizadas pelo
software.
No menos importante, o Project permite que os usurios formatem seus diversos
elementos (como o Grfico de Gantt, por exemplo), de modo a personalizar a aparncia de
seus projetos.
Este captulo ser dedicado a estudarmos os principais procedimentos para aplicar
formataes e criar campos personalizados, de modo a trabalharmos de maneira mais
profissional no Project.

10.1.Tabelas Personalizadas
O Microsoft Project Professional 2013 oferece a seus usurios, alm das tabelas prexistentes, a possibilidade de criao de suas prprias tabelas, que exibam as informaes
que julgarmos ser importantes. A ideia de se criar uma nova tabela a de poder agrupar,
em um nico lugar, as informaes de maior relevncia a respeito dos nossos projetos, de
modo que no precisemos navegar por diferentes tabelas para saber diferentes
informaes. Para criar uma nova tabela, devemos, na seo Exibio, clicar em Tabelas
Mais tabelas, e em seguida clicar no boto Nova...
Na criao de uma nova tabela, devemos definir seu nome e quais os campos que
gostaramos que ela contenha:

Nome da nova tabela

Campos que faro parte da

Ao visualizarmos a nova tabela no projeto:

10.2.Formatando o Grfico de Gantt


possvel tambm formatar os itens dos modos de exibio que estejam no Grfico de
Gantt. Essas formataes podem ser aplicadas s linhas de grade, ao estilo das barras,
seus textos entre outras possibilidades.

10.2.1. Estilos do Grfico de Gantt


Uma das maneiras mais fceis (e prtica) de formatarmos itens de um determinado modo
de exibio do Gantt atravs do Assistente de Formatao do Gantt. Este assistente
tem como funo principal executar a configurao de formatos pr-definidos de maneira
automtica, otimizando o tempo necessrio para aplicar a formatao atribuindo
formatos sbrios aos projetos.
Para aplicar os Estilos de Grfico de Gantt, na seo Formato
Gantt:

Estilo de Grfico de

10.2.2. Formatando uma categoria de barras


Caso no desejemos utilizar o assistente, podemos optar por formatar grupos ou barras
individuais. Esta(s) deve(m) estar selecionada(s), de modo que a formatao seja
aplicada. Para executar a formatao a todas as barras do grupo, v seo Formato e
selecione Formato Estilos de Barra. Se voc deseja formatar as barras de modo
individual, selecione a barra e v seo Formato Formatar Barra.

Esta janela nos apresenta uma srie de possibilidades referentes a formatao das Barras,
que podem ser aplicadas no incio, no meio ou no fim daquelas que esto selecionadas.

10.3.Frmulas Personalizadas
Para que possamos criar frmulas no Project 2013, devemos ir seo Projeto e clicar no
boto Campos Personalizados. Uma nova janela ser aberta pelo sistema, onde ao
usurio possvel criar as frmulas conforme sua necessidade:

Este campo define qual o tipo de dados com os


quais desejamos trabalhar. Se desejarmos fazer
frmulas com valores numricos, por exemplo,
devemos utilizar o tipo Custo.

Vamos imaginar uma situao hipottica: durante o desenvolvimento do projeto de


Reforma Residencial, o gerente de projetos solicitou uma verba adicional de 10% sobre o
valor total do projeto, que dever ser utilizada como contingncia para os casos em que
as tarefas no seguirem o que est planejado. Para tanto, devemos criar uma frmula que
aplique 10% sobre o Custo da Linha de Base, de modo que possamos descobrir qual a
contingncia disponvel para cada tarefa.
Para criar a frmula, devemos selecionar o tipo Custo, j que a frmula ser calculada
com base em um campo deste tipo, e em seguida clicar em Frmula..., na seo
Atributos Personalizados.
Na janela apresentada (Editar Frmula), disponibilizada a lista de sinais matemticos e
comparadores de expresso que podem ser utilizados em nosso desenvolvimento. H
tambm dois botes, os quais sero apresentados de maneira mais detalhada:
o
o

Boto Campo: apresenta todos os campos internos do Project, separados por


categoria. A utilizao desses botes permite que o usurio selecione os campos
que sero utilizados como referncia para o desenvolvimento da frmula;
Boto Funo: o boto funo responsvel por agrupar todas as funes internas
do Project, separadas por categoria. Atravs desta opo, os usurios podero criar
funes personalizadas para seu projeto, como por exemplo as funes IF (SE),
Ucase (Maiscula) etc.

Na janela Editar Frmula, vamos criar a expresso: primeiro, selecione atravs do boto
Campo a categoria Custo, e dentro dela o item Custo da Linha de Base:

Agora voc deve aplicar o percentual de 10% sobre o valor da Linha de Base, que ser a
contingncia das tarefas do projeto. H duas maneiras de realizar esta ao: pressionando
o sinal de asterisco (*) do teclado e em seguida digitando 0,1 ou ento clicando no sinal
de asterisco (*) disponvel na lista de sinais matemticos e efetuando a digitao de 0,1,
que ser o coeficiente aplicado sob o custo das tarefas do projeto. O resultado dever ser
o seguinte:

Clique no boto OK e em seguida renomeie o campo (clicando no boto Renomear),


inserindo o nome Contingncia:

Na prpria janela de Campos Personalizados, h a opo Clculo das linhas de resumo


de tarefa e de grupo. Quando estamos criando frmulas personalizadas que resultam
em clculo, esta uma opo interessante, pois permite que a frmula possa ser
estendida para as tarefas de resumo do projeto por exemplo, podemos marar a opo
Acmulo com a funo de SOMA, que ir aplicar o valor unitrio da contingncia das
tarefas para as tarefas de resumo do nosso projeto. Podemos tambm escolher a opo
Usar Frmula, que ir aplica s linhas de resumo as mesmas configuraes utilizadas na
criao da frmula para as tarefas.
Marque a opo Usar Frmula, conforme ilustrado na figura abaixo:

Caso desejemos que o Project efetue o clculo


do acumulado do campo nas linhas de
resumo, devemos selecionar a opo de
utiliza a mesma frmula aplicada ao campo.

Aps criar a frmula, clique no boto OK para inserir sua coluna na Tabela de Custo. A
visualizao que ser apresentada est ilustrada na figura abaixo:

Neste ponto voc ir perceber que a frmula criada exibe apenas qual o valor da diferena
disponvel como Contingncia em relao Linha de Base; porm, a nvel de controle dos
custos do projeto, no possvel visualizar, atravs da frmula criada, o valor total do
custo que a tarefa pode atingir, considerada sua Contingncia.
Para visualizar os valores finais de custos disponveis, necessrio agregar (somar) o
valor da Contingncia com o da Linha de Base, de modo que este reflita o valor total da
margem disponvel para cada tarefa (e tambm para o projeto como um todo).

Deste modo, uma nova frmula ser criada. V caixa de dilogo Campos
Personalizados e selecione o campo Custo2. Em seguida, clique no boto Frmula... A
frmula que ser criada ir receber a seguinte sintaxe:
[Custo da Linha de Base]*1,1
Em seguida, clique no boto OK, renomeie o campo para Custo Mximo e aplique a
frmula para as linhas de resumo. A visualizao da nossa tabela ser modificada, e
dever nos apresentar os seguintes valores:

A maioria das frmulas criadas no Project 2013 utiliza como referncia o campo Linha de Base.
Como a Linha de Base armazena as informaes de Custo, Durao, Trabalho (esforo), Incio e
Trmino das tarefas conforme o projeto foi planejado, este campo a referncia para comparar e
tambm para estipular os desvios, contingncias e quaisquer outras personalizaes que se
faam necessrias.

10.4.Lista de Valores Personalizados


Outra opo interessante quando tratamos da personalizao de campos no Microsoft
Project Professional 2013 a possibilidade de se criar campos de texto. Estes campos so
extremamente teis, pois permitem que o gerente de projetos insira textos em seus
projetos, os quais no existem originalmente no Microsoft Project. Utilizando este recurso
possvel criar campos que segmentem os projetos por cidade, departamento, pas e outras
inmeras opes, sendo a aplicao realizada de acordo com a necessidade.
Imagine que dentro do projeto Reforma Residencial se faz necessrio classificar cada
atividade com uma categoria diferente, para que se possa segmentar e agrupar os custos
atravs dessas categorias. Dentre as atividades existentes, ser necessrio criar quatro
tipos de classificao, a saber: Eltrica, Pintura, Gesso e Atividades Gerais.
Para criar os campos de texto personalizados, v caixa de dilogo Campos
Personalizados. Escolha o tipo de campo Texto e clicar no boto Pesquisar..., na seo
Atributos Personalizados. Dentro da janela apresentada, na coluna Valor, inserira os

parmetros que estaro disponveis aos usurios deste projeto, conforme ilustrado na
figura a seguir:

Aps a criao da lista de opes, clique no boto Fechar. Em seguida, renomeie o campo
inserindo o nome Categoria da atividade. Ao inserir uma coluna na Tabela de Entrada,
voc poder classificar as categorias de cada atividade a ser realizada, conforme
demonstrado na figura abaixo:

10.5.Criando Sinalizadores
Uma boa maneira de monitorar o andamento e os possveis desvios no progresso e nos
custos dos projetos atravs da utilizao de sinalizadores. Os sinalizadores (tambm
conhecidos como Indicadores) so elementos grficos que podem ser personalizados e
inseridos no Project 2013, e sua criao realizada de acordo com uma frmula criada
pelo usurio, que valida ou no sua exibio baseada em uma regra de negcio da
empresa.
Para criar um sinalizador, utilize como referncia o projeto atual, de Reforma
Residencial. O objetivo ser monitorar os Custos do projeto, de modo a avaliar em quais
tarefas o custo foi superior a Contingncia, o que representa que o oramento foi
estourado alm da margem de segurana.
Conforme discutimos em sees anteriores dessa apostila, o campo Linha de Base
representa uma fotografia do planejamento do projeto, oferecendo ao gerente de projetos
um guia de referncia para que ele possa ter em mos o que esperado. Para que a
criao dos sinalizadores seja realizada com sucesso, importante que voc conhea
outro campo do Project 2013: o campo Real. Atravs do lanamento das informaes reais
Custo, Trabalho (esforo), Incio, Trmino e Durao, o gerente de projetos ir enviar ao
Project as informaes sobre o que de fato aconteceu no projeto. Portanto, conforme a
execuo do projeto vai sendo realizada, o gerente de projetos precisa efetuar seu
lanamento no campo Real.

A comparao dos campos Real e Linha de Base permitir ao gerente de projetos identifica,
visualizar e analisar os desvios que aconteceram durante a execuo dos projetos.

Sero utilizados dois critrios principais para avaliar os custos do projeto:


REGRA
Quando o Custo Real for
maior que o Custo
Mximo
Quando o Custo Real for
maior que o Custo da
Linha de Base
Quando o Custo Real for
menor ou igual ao Custo
da Linha de Base

DESCRIO

SINALIZADOR
EXIBIDO

Significa que a Contingncia de


10% foi excedida

Sinalizador de alerta na
cor Vemelha

Significa que o custo foi maior


que o planejado, porm ainda
dentro da Contingncia de 10%
Significa que o custo est
dentro do que foi previsto

Sinalizador de alerta na
cor Amarela

EXEMPL
O

Sinalizador de alerta na
cor Verde

Para criar a frmula, v siga at a seo Projeto e clique em Campos Personalizados. A


frmula ser criada com a utilizao de um campo do tipo Texto. Neste exemplo, utilize o
prximo campo de texto disponvel, Texto2.
Como a regra a ser criada possui 3 variveis, faz-se necessrio a utilizao da funo IIf do
Project. A funo IIf semelhante a funo SE do Microsoft Excel, permitindo que a anlise
de determinadas condies sejam realizadas para que uma resposta seja inserida. A
sintaxe da funo IIf a seguinte:
IIf( expresso; parte_verdadeira; parte_falsa) onde:
expresso: uma condio estabelecida pelo usurio, que ser analisada pelo Project
2013;
parte_verdadeira: a resposta que deve ser exibida quando a expresso inserida estiver
OK;
parte_falsa: a resposta que deve ser exibida caso a condio no esteja OK.
Para encontrar a funo IIf, clique no boto Funo e em seguida em Funes Gerais:

Em seguida, substitua o campo expresso pela primeira condio estabelecida, Custo


Real maior que o Custo Mximo:

Seguindo a lgica da frmula, o campo parte_verdadeira precisa ser substitudo por um


texto, que precisa representar que a contingncia estabelecida para a tarefa foi excedida.
Portanto, substitua o campo parte_verdadeira pelo texto Contingncia Excedida:

Neste ponto, o ltimo argumento disponvel da frmula a parte_falsa. Entretanto,


necessrio que duas outras condies sejam testadas antes do fechamento da frmula, e
somente o campo parte_falsa no ser suficiente para abrigar essas duas condies.
Para resolver este problema, insira dentro do campo parte_falsa uma nova funo IIf, que
permitir que mais duas anlises sejam feitas:

Agora s configurar a nova funo IIf para que receba as duas condies restantes. A
figura abaixo ilustra a configurao final da frmula:

A sintaxe final aplicada foi:

IIf( [Custo real] > [Custo Mximo] ; "Contingncia Excedida"; IIf( [Custo real] > [Custo da
linha de base] ; "Custo dentro da Contingncia"; "Custo dentro do esperado" ) )
Clique em OK para confirmar a criao da Frmula, e renomeie o campo para Indicador
de Custo. Na seo Clculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, selecione a
opo Usar Frmula:

Para finalizar a construo do campo, a ltima ao necessria definir quais os


sinalizadores grficos sero utilizados para representar as respostas de texto inseridas na
frmula. Na seo Valores a serem exibidos, na parte inferior da caixa de dilogo
Campos Personalizados, clique no boto Indicadores Grficos:

A linha Teste para Indicador de Custo precisa ser configurada de acordo com os
parmetros apresentados na tabela abaixo:
TESTE PARA INDICADOR DE
CUSTO

VALOR(ES)

igual a

Contingncia Excedida

igual a

Custo dentro da
Contingncia

igual a

Custo dentro do esperado

IMAGEM

Aps criar os parmetros da frmula, na parte superior da caixa de dilogo, habilite os


botes Linhas de Resumo herdam critrios das linhas regulares e Resumo do
projeto herda critrios das linhas de resumo, para que a frmula seja replicada nas
tarefas de resumo (que representam as fases do projeto) e tambm na tarefa de resumo
do projeto:

Clique em OK para finalizar a frmula. No prximo captulo, o controle do progresso do


projeto ser realizado, e voc poder visualizar na prtica a aplicao dos recursos visuais
dos sinalizadores.

Os sinalizadores so um timo recurso visual para indicar devios tanto no progresso quanto no
esforo e nos custos dos projetos. Como so de fcil percepo e agradveis visualizao,
recomendamos utiliz-los em todos os projetos nos quais voc trabalhar, e no s para campos
de custo, mas tambm de Trabalho, Durao entre outros, de acordo com as regras de negcio
da sua empresa.

Anotaes
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11. C ONTROLANDO

O PROJETO

Aps a definio de todo o planejamento do projeto, com as respectivas informaes sobre


suas tarefas, duraes, vnculos e seus recursos, seu calendrio e a resoluo de possveis
superalocaes, necessrio dar incio a fase de execuo e controle, onde os dados reais
devem ser inseridos.
A necessidade de inserir as informaes reais sobre o andamento do projeto possui origem
no propsito de verificar se os dados efetivos (como datas, custos, trabalho dos recursos e
etc.) esto respeitando o que foi programado. A fase de controle uma fase de extrema
importncia, pois permitir que o gerente de projetos analise se as datas de execuo das
tarefas esto sendo cumpridas dentro dos prazos estipulados e se os custos das atividades
estaro de acordo com o planejamento que foi realizado no incio do projeto, de maneira
que ele possa tomar decises de contingncia e informar aos stakeholders do projeto
casos de desconformidade.
O projeto de Reforma Residencial, o qual ser utilizado como, j est pronto para ser
iniciado, pois as tarefas foram lanadas, os recursos programados e as superalocaes
resolvidas. Neste ponto, a fim de armazenar as informaes do planejamento, para que se
possa compar-las com as informaes reais, salve a Linha de Base do projeto,
disponvel na seo Projeto.
Existem inmeras opes para que o gerente de projetos possa controlar o andamento de
das tarefas: pode-se utilizar uma tabela interna do Project, denominada Tabela de
Controle, ou criar uma tabela com os campos necessrios para que este controle seja
efetuado. Observe a Tabela de controle, que contm colunas e campos que permitem ao
gerente de projetos lanar as informaes reais conforme se d o andamento:

Para que controlar o projeto de maneira mais fcil e eficaz, crie uma tabela personalizada,
e nomeei-a de Tabela de Progresso. Os campos que sero inseridos nessa tabela sero:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

ID
Indicadores
% Concluda
Nome
Incio Real
Incio da Linha de Base
Durao Real
Durao da Linha de Base
Trmino Real
Trmino da Linha de Base
Custo Real
Custo da Linha de Base
Custo Mximo
Variao de Custo

Ao utilizar o Project, de um modo geral, sempre importante considerar que os campos


que contm o nome Real so aqueles que devem receber os lanamentos do andamento
do projecto ou seja, as informaes reais, conforme as atividades do projeto vo sendo
realizadas. Todas as vezes em que os dados reais forem lanados durante a fase de
controle, essas colunas que devem receber as informaes. Deste modo, por exemplo, a
coluna Incio Real ir receber a informao de quando uma determinada tarefa teve
incio, de modo que o campo Incio se ajuste a esse lanamento automaticamente, sem a
necessidade de interveno do usurio.
A insero dos campos que contm a descrio Linha de Base se justifica pela ajuda que
estes campos oferecem aos usurios, de modo que este pode acompanhar em tempo real
(conforme vai inserindo as informaes reais) a diferena (se houver) entre os
lanamentos reais e o planejamento que foi considerado para o projeto.

11.1.Inserindo informaes reais


A tarefa Retirar Imveis est programada para acontecer no dia 16/11/2013. No campo
Incio Real, selecione esta data pois no houve atraso em seu incio:

Ao final do dia, foi reportado ao gerente do projeto que a tarefa foi finalizada com sucesso.
Para cadastrar essa informao no Project, pode-se inserir a Durao Real de 01 dia ou
preencher o campo % Concluda para 100%. Os campos do Project comunicam-se de
maneira automtica, o que significa que a mudana em um campo afetar todos os outros
a ele relacionados. Caso se defina a Durao Real da tarefa para 01 dia, os seguintes
campos sero afetados:
o
o
o

% Concluda
Trmino Real
Custo Real

Outros inmeros campos tambm sero preenchidos internamente pelos recursos de


relacionamento do Project, e para que voc conhea esses relacionamentos de maneira
profuda, recomenda-se a utilizao do sistema de ajuda do Software.
Efetue o lanamento da Durao Real da tarefa Retirar mveis como 01 dia e verifique
seu resultado:

Voc ir perceber que os campos que foram afetados pelo lanamento da Durao Real
esto coloridos de azul, de maneira que seja fcil verificar o relacionamento dos campos
internos do Project.
Agora, informe ao Project que, por alguma razo, a tarefa Lixar Paredes, que tinha
previso de ser finalizada em 01 dia, levou dois dias para ser completada. Essa
informao tambm ser inserida atravs do campo Durao Real:

importante observar que como a tarefa durou mais tempo do que o previsto, os campos
Trmino Real e Custo Real foram afetados de maneira negativa. O primeiro sofreu um
atraso, e foi finalizado aps sua previso; j o segundo sofreu acrscimo em seu custo, em
virtude da necessidade dos trabalhadores de desenvolverem suas atividades por mais um
dia alm do previsto.
As boas prticas de gesto de projetos recomendam que sempre que houver alguma
diferena na realizao das tarefas em relao ao planejamento do projeto, esta seja
informada no Project, especificando seus motivos. Esta ao ir garantir que, ao final do
projeto, todos os desvios sejam apurados e se possa fazer o caderno de lies aprendidas.
Seguindo esta boa prtica, efetue duplo clique na tarefa Lixar Paredes e informe o
motivo desta divergncia entre a durao planejada e a durao real na guia Anotaes:

O ideal que se realize os lanamentos reais do projeto (Incio, Durao, Trmino e Custo)
para que se verifique a interligao entre eles e o impacto de um campo sobre os outros,
de modo que ao final do projeto tenhamos todas as informaes do andamento de nossa
iniciativa.

11.2.Orado x Realizado
Para que seja possvel controlar de maneira mais efetiva o progresso e os custos dos
projetos, conforme vimos anteriormente, deve-se criar um oramento definindo e inserir
os valores de custo dos recursos atribudos s tarefas, bem como definir as duraes
previstas para cada uma das atividades que faam parte da empreitada.
Somente quando todas as etapas estiverem concludas que se devem verificar os custos
totais estimados para o projeto. Um ponto importante e extremamente til para essa

comparao a definio de uma linha de base com os custos orados, de modo que
possamos us-la para comparao com os custos reais, conforme o projeto progride.
importante lembrar que os lanamentos das informaes reais do projecto (como Incio,
Trmino, Durao, Custo etc.) nunca podem ser executados nos campos da linha de base,
pois este campo possui o planejamento do que se espera para as atividades. Sendo assim,
conforme vimos, o lanamento dos acontecimentos e da evoluo do projecto realizar-se-
nos campos Incio Real, Trmino Real, Durao Real, Custo Real e etc.
Preencha as informaes reais do projeto de Reforma Residencial conforme tabela abaixo:

ID

TAREFA

Retirar Mveis

2
3

Lixar Paredes
Preparar
Fiao
&
Eletricidade*
Retoque paredes/rodaps
Efetuar Pintura**
Secagem da Tinta
Aplicar moldes & gesso***
Finalizar Eletricidade****
Reposicionar mveis
Entrega e aprovao do
cliente

4
5
6
7
8
9
10

%
CONCLUDA

INCIO REAL

TRMINO
REAL

------

16/11/2013

-----100%

-----------

------

----------100%
----------100%
100%

23/11/2013
-------------------------------

24/11/2013
--------------------------

-----------

------

DURAO
REAL

CUSTO
REAL

1 dia

------

2 dias
------

-----R$ 650

-----6 dias
-----4 dias
1 dia
-----------

--------------------R$ 150
-----------

* justificar o custo real excedido da tarefa 03 Preparar Fiao & Eletricidade como gasto
extra de material no planejado.
** justificar o atraso da tarefa 05 Efetuar pintura como esforo adicional no previsto
*** justificar o atraso da tarefa 07 Aplicar moldes & gesso teto e rodaps como esforo
adicional no previsto
**** justificar o valor adicional da tarefa 08 Finalizar fiao & eletricidade como necessidade
de compra de materiais adicionais

Algumas colunas da tabela foram deixadas sem preenchimento, de maneira proposital. Ao


digitar a data de Incio Real e Durao Real, por exemplo, o Custo Real e a Data de Trmino
Real sero automaticamente calculados, pois esto interligados com as duas informaes
anteriores.

Conforme podemos perceber, o projeto sofreu alguns atrasos em relao ao que estava
previsto, pois algumas duraes ficaram alm do que se havia estimado.
Do mesmo modo o custo do projeto no foi obedecido conforme o planejamento, por duas
razes principais: algumas tarefas tiveram sua durao aumentada, gerando aumento do
custo pela utilizao dos recursos alm do esperado; outras tarefas, mesmo no sofrendo

atraso, tiveram alterao no seu custo, em virtude de algum evento no esperado (como
um material que precisou ser substitudo por estar danificado, por exemplo).
A comparao a olho nu dos campos reais (Durao, Incio, Trmino, Custo e etc.) com os
mesmos campos da linha de base permite a visualizao das diferenas existentes entre o
que foi planejado e o que realmente aconteceu no decorrer da execuo das atividades,
permitindo ao gerente de projetos a anlise de onde os problemas aconteceram:

11.3.Visualizao dos desvios do projeto


Para que voc visualize as diferenas e os desvios do projeto, em relao a Custo e
Trabalho (esforo), crie uma tabela chamada Tabela de Desvios. Esta tabela ir conter os
seguintes campos:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

ID
Indicadores
% Concluda
Nome
Custo da Linha de Base
Custo Mximo
Custo Real
Indicador de Custo
Variao de Custo
Trabalho da Linha de Base
Trabalho Real
Variao do Trabalho

Anotaes
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_________________________________________________________________________________
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12. R ELATRIOS
Os relatrios so a forma impressa de exibio das informaes existentes no projeto. Eles
so apresentados divididos em categorias, com o objetivo de facilitar sua localizao, pois
cada membro da equipe ou da empresa pode ter necessidades de visualizaes
diferentes.

12.1.Relatrios impressos
Os relatrios impressos so constitudos de um conjunto de categorias padro, cada qual
com seu respectivo nvel de detalhamento. Para visualizar um relatrio impresso, na seo
Projeto, clique no item Relatrios:

Voc pode selecionar uma das categorias existentes e clicar naquela que desejar
visualizar. A ttulo de exemplo, selecione a categoria Custos...
Dentro da categoria Custos, o Project oferece diferentes modelos de relatrios, como
Fluxo de Caixa, Oramento, Oramento das tarefas e etc. Selecione uma dessas
opes para ter acesso ao relatrio final. Como exemplo, selecione o item Oramento:

A visualizao do relatrio ser apresentada conforme exemplo abaixo:

Escolha e visualize outros modelos de relatrios existentes no Project, para entender


melhor quais so as opes oferecidas pelo sistema. Para isso, basta selecionar aquele
que transmita a informao desejada.

12.2.Relatrios Visuais
Em sua verso 2013, o Microsoft Project apresenta uma ferramenta de visualizao das
informaes do projecto que permite aos usurios visualizar seus relatrios de maneira
grfica. Tal opo realizada com a integrao entre o Project e o Microsoft Excel ou o
Microsoft Visio (dependendo de quais informaes forem solicitadas ao sistema), que
recebe as informaes do projecto e as converte para dados grficos, de maneira
automtica.
A opo de emisso de relatrios visuais extremamente til, uma vez que o Microsoft
Project transfere as informaes ao Excel no formato de Cubos, de modo que o usurio
tenha total controle sobre os campos (como os dados esto no Excel, possvel realizar
sua manipulao atravs dos recursos de Tabela Dinmica).
Para criar um relatrio grfico, no menu Projeto, clique em Relatrios Visuais:

Esta a lista dos relatrios


grficos que podem ser
visualizados pelo usurio.

A partir desta visualizao, possvel ao usurio escolher qual o relatrio grfico que se
encaixa a sua necessidade, bastando informar ao Project que se deseja visualiz-lo. O
relatrio pr-definido ser criado em uma planilha do Excel, com os dados provenientes
dos lanamentos realizados no Project.
A ttulo de exemplo, selecione a opo Relatrio de Custo de Oramento e clique em
Exibir:

Como as informaes esto agora disponveis em uma planilha Excel, o gerente de


projetos pode executar as configuraes e manipulaes que julgar necessrias, afim de
exibir o relatrio que melhor se adeque s suas necessidades:

Anotaes
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13. I MPRESSO
A impresso de um plano de projeto uma das atividades mais corriqueiras de um
gerente de projetos, pois permite que ele possa compartilhar informaes relevantes para
com sua equipe. Atravs da utilizao do Microsoft Project Professional 2013, os modos de
impresso so padronizados, utilizando como referencia os relatrios e modos de exibio.
Uma vez que os relatrios e modos de exibio apresentam e organizam dados de
maneiras especficas, a finalidade para a qual estamos efetuando a impresso do projeto
que ir determinar a escolha do tipo de visualizao que iremos nos basear.

13.1.Visualizando a impresso
A visualizao da impresso uma prvia de como o arquivo no qual voc est
trabalhando ir ser visualizado aps ser impresso. Para que o usurio possa visualizar a
impresso, basta efetuar o clique na seo Exibio e selecionar o modo de exibio
desejado (a tabela em que desejamos que o projeto esteja baseado). Em seguida, siga a
trilha Arquivo Imprimir. Esta visualizao trar um panorama geral de como o projeto
ser impresso.

Para configurar detalhes da impresso, clique em Configurao de pgina. A caixa de


dilogo Configurar pgina apresenta diversas guias, as quais o usurio utilizar para
configurar seu documento. As mais importantes sero apresentadas abaixo:

Guia Pgina: permite ajustar as definies bsicas de como o documento ser


impresso, como por exemplo a definio de orientao (Retrato ou Paisagem),
escala de impresso e etc.;

Guia Margens: permite especificar as margens (Horizontal, Vertical, Superior e


Inferior) do nosso documento;

Guias Cabealho e Rodap: ambas determinam informaes que devem ser


exibidas na parte superior (cabealho) e inferior (rodap) de cada pgina impressa
no documento;

Guia Legenda: permite configurar a exibio da legenda dos itens que compoem o
projeto (milestones, fases, tarefas de resumo e etc.);

Guia Modo de Exibio: esta guia pode apresentar duas interfaces diferentes,
dependendo do modo de exibio ativo. Para os modos de Grfico de Gantt,
planilha de grfico e Diagrama de Rede, a aborgadem visa possibilitar a
escolha de impresso de colunas, anotaes pginas em branco e escala de tempo;
j no modo Calendrio, o foco ser no controle da escala de tempo (semanas e
meses) a serem impressos.

Visualizao da guia Modos de


Exibio para o Grfico de
Gantt.

Visualizao da guia Modos de


Exibio para o Calendrio.

Anotaes
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
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_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
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_________________________________________________________________________________
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14. E XERCCIOS

PROPOSTOS

Nesta seo vamos desenvolver alguns projetos para colocar em prtica os conceitos
aprendidos durante o treinamento.
Nome do Projeto: Implantao de Software
1. Digitar o cronograma do projeto
ID
0
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16

Dura
o

Nome da Tarefa
Projeto de Implantao de Software
Fase 1 - Planejamento
Levantamento de Necessidades
Desenvolvimento do Plano de Projeto
Desenv. Plano de comunicao & Atividades
Aprovao Oramento & Plano do Projeto
Fase 2 Desenvolvimento
Documentao do Projeto
Preparao para Desenvolvimento
Desenvolvimento & Adaptaes
Testes Funcionais
Fase 3 Entrega e Validao
Instalao & Homologao p/ Ambiente de Produo
Treinamento key-users
Operao Assistida
Desenvolvimento do History Book
Termo de Aceite do Cliente & Encerramento do Projeto

2
3
3
2

dias
dias
dias
dias

Predecessor
as

2
3
4

15 dias
5 dias
15 dias
3 dias

1
1
8
9TT

5 dias
5 dias
5 dias
25 dias
0 dias

10TI+3dias
12TI+2dias
13
6II+50%
14

2. Cadastrar os recursos do projeto:


Nome do Recurso

Tipo

Taxa
Padro

Consultor Comercial

Trabalho

R$ 14,50/hr

Gerente do Projeto

Trabalho

R$ 18,30/hr

Gerente de TI

Trabalho

R$ 25,50/hr

Equipe de Desenvolvimento

Trabalho

R$ 113,00/hr

Equipe de Homologao

Trabalho

R$ 67,00/hr

Cliente

Trabalho

R$ 0,00/hr

Consultor de Treinamento

Trabalho

R$ 24,00/hr

Custos Extras
Licenas Software

Custo
Material

R$ 250,00/hr

3. Alocar os recursos s tarefas:


Tarefa
0
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16

Nome do Recurso

Consultor Comercial; Gerente de TI; Gerente do Projeto; Cliente


Gerente de TI; Gerente do Projeto
Gerente do Projeto
Consultor Comercial; Gerente de TI; Gerente do Projeto; Cliente
Gerente do Projeto [50%]
Gerente de TI [50%]; Equipe de Desenvolvimento
Equipe de Desenvolvimento
Equipe de Desenvolvimento [30%]; Equipe de Homologao
Equipe de Desenvolvimento; Licenas Software [20 unidades]
Consultor de Treinamento
Equipe de Desenvolvimento [30%]; Gerente do Projeto [10%]
Gerente do Projeto [20%]
Consultor Comercial; Gerente de TI; Gerente do Projeto; Cliente

4. Inserir um custo extra na Tarefa 16 Termo de Aceite & Encerramento do


Projeto, no valor de R$ 300 [justificar como almoo de encerramento e
confraternizao].
Conferir os dados com a tabela abaixo:
Tarefas de Resumo
Projeto de Implantao de Software
Fase 1 - Planejamento
Fase 2 - Desenvolvimento
Fase 3 - Entrega e Validao

Durao

Custo

50 dias
10 dias
20 dias

R$
R$
R$

38.406,80
3.356,00
22.109,60

30 dias

R$

12.941,20

5. Aps a conferncia, informar ao Microsoft Project que o projeto dever terminar no


final do primeiro semestre do prximo ano.
6. Salvar a linha de base do projeto.

Nome do Projeto: Instalao de Sistema de Vdeo-Conferncia


Nome do Projeto: Instalao de Sistema de Vdeo-Conferncia
1. Digitar o cronograma do projeto
ID
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

Etapas / Tarefas

Dura
o

Predecessor
as

Fase de Iniciao do Projeto


Levantamento Inicial & desenvolvimento de plano de
12 dias
projeto
Aquisio e Recebimento de Materiais
30 dd
Reunio de Kick-off & Aprovao do Plano de Projeto
1 dia
2
Planejamento
Definio dos Responsveis em cada Localidade
2 dias
4
Agendamento de Visitas Tcnicas nas localidades
2 dias
6
Visitas para Avaliao do Ambiente & Palestra de Apresentao da Soluo
Filial Campinas
1 dia
7TI+3 dias
Filial Santos
1 dia
9
Filial Belo Horizonte
1 dia
10
Filial Porto Alegre
1 dia
11
Filial Rio de Janeiro
1 dia
12
Relatrio Final de Requisitos Tcnicos
4 dias
9;10;11;12;13
Pr-instalao
Preparao & procedimentos operacionais para instalao
2 sems
14TI + 1 dia
Instalao, Configurao e Treinamento dos usurios
Filial Campinas
2 dias
3;16
Filial Santos
2 dias
18
Filial Belo Horizonte
2 dias
19TI+1 dia
Filial Porto Alegre
2 dias
20TI + 1 dia
Filial Rio de Janeiro
2 dias
21
Testes de Homologao & Operao Assistida
1 sem
17TI + 3 dias
Desenvolvimento de History Book & Documentao Tcnica
5 dias
23II
Incio da Operao & Contrato de Suporte
0
23

2. Cadastrar os recursos do projeto:


Nome do Recurso
Gerente de Projeto
Arquiteto de Redes
Especialista Tcnico
Kit Vdeo-Conferncia
Gerente de Projeto Cliente
Equipe TI Cliente
Transporte & Acomodao

Tipo

Grupo

Taxa Padro

Trabalho
Trabalho
Trabalho
Material
Trabalho
Trabalho
Custo

PMO
TI
TI

R$ 75,00
R$ 69,00
R$ 52,00
-----------------

Cliente
Cliente

3. Inserir tarefa de resumo do Projeto e exibir o Nmero da Estrutura de Tpicos (EDT)


4. Definir a data de incio do Projeto para a primeira segunda-feira de 2013
5. Criar uma restrio Deve terminar em para a tarefa 04 Kick-off e aprovao
do Plano de Projeto, para que ela seja realizada no dia 23/01/2013 (justificar
como Reunio agendada com o cliente)
6. Associar os recursos ao projeto

I
D

Tarefa

0
2

Levantamento Inicial & Desenvolvimento de Escopo e Plano de Projeto

0
3
0
3
0
4
0
5
---

Aquisio e Recebimento dos Materiais

Recurso

Definio dos Responsveis em cada localidade

Gerente de Projeto [100%]


Arquiteto de Redes [50%]
Especialista Tcnico [30%]
Gerente de Projeto Cliente [100%]
Kit de Vdeo-Conferncia [06 unidades]
Gerente de Projeto [100%]
Gerente de Projeto Cliente [100%]
Gerente de Projeto Cliente [100%]

Agendamento de Visitas Tcnicas nas Localidades

Gerente de Projeto Cliente [100%]

Visitas Para Avaliao do Ambiente (todas as Filiais)

Especialista Tcnico [100%]

1
4
1
6
---

Relatrio Final de Requisitos Tcnicos

Especialista Tcnico [100%]

Preparao & Procedimentos Operacionais para Instalao

2
3
2
4

Testes de Homologao & Operao Assistida

Equipe TI Cliente [100%]


Arquiteto de Redes [20%]
Especialista Tcnico [100%]
Equipe TI Cliente [100%]
Equipe TI Cliente [100%]
Especialista Tcnico [50%]
Gerente de Projeto [50%]

Reunio de Kick-off & Aprovao do Plano de Projeto

Instalao, Configurao e treinamento (todas as filiais)

Desenvolvimento do History Book & Documentao Tcnica

7. Associar o custo Transporte & Acomodao s tarefas, conforme tabela


I
D
0
9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
8
1
9
2
0
2
1
2
2

Tarefa

Custo

Visitas para Avaliao Filial Campinas

R$ 52,00

Visitas para Avaliao Filial Santos

R$ 75,00

Visitas para Avaliao Filial Belo Horizonte

R$ 920,00

Visitas para Avaliao Filial Porto Alegre

R$ 831,00

Visitas para Avaliao Filial Rio de Janeiro

R$ 422,00

Instalao, Configurao e Treinamento Filial Campinas

R$ 349,00

Instalao, Configurao e Treinamento Filial Santos

R$ 378,00

Instalao, Configurao e Treinamento Belo Horizonte

R$ 1.549,00

Instalao, Configurao e Treinamento Porto Alegre

R$ 1.617,00

Instalao, Configurao e Treinamento Filial Rio de Janeiro

R$ 1.050,00

8. Conferir os dados finais do projeto:


Item

Dura
o

Incio

Trmino

Instalao do Sistema de Vdeo Conferncia

60 dias

07/01/2013

29/03/2013

R$ 31.400,60

Fase 1 Iniciao do Projeto

22 dias

07/01/2013

06/02/2013

R$ 12.609,60

Planejamento

04 dias

24/01/2013

29/01/2013

R$ ----

Visitas de Verificao de Requisitos Tcnicos

09 dias

04/02/2013

14/02/2013

R$ 6.044,00

Pr-Instalao

10 dias

18/02/2013

01/03/2013

R$ 1.104,00

Instalao, Configurao & Treinamento

12 dias

04/03/2013

19/03/2013

R$ 9.103,00

Testes de Homologao & Operao Assistida

1 Sem

25/03/2013

29/03/013

R$ 1.040,00

Desenvolvimento de History Book & Documentao

05 dias

25/03/2013

29/03/2013

R$ 1.500,00

0 dias

29/03/2013

29/03/2013

R$ ----

Incio da Operao & Suporte

9. Caso os dados estejam corretos, definir a linha de base e salvar o Projeto.

Custo