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Mdulo: Ejecucin de Eventos


Mdulo
EJ ECUCIN DE EVENTOS
Educacin Media Tcnico-Profesional
Sector Hotelera y Turismo
Especialidad:
Servicios Hoteleros
140 horas
Horas sugeridas para desarrollar las actividades
orientadas a conseguir los aprendizajes
esperados y evaluar su logro:
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Mdulo: Ejecucin de Eventos
I ntroduccin
La industria de la hotelera est compuesta por establecimientos que ofrecen aloja-
miento; hoteles, moteles, instalaciones de recreacin, campamentos, parques y pen-
siones, as como por empresas de servicios de alimentos y bebidas, restaurantes, ser-
vicios de banquetes, bares, servicios de cafetera, los que estn orientados tanto al
turista como a las personas de la localidad.
Los empresarios y profesionales de la industria hotelera, que observan la demanda cam-
biante y la temporalidad de la venta de habitaciones y se encuentran cerca de centros
de poblacin, saben lo importante que es contar con dependencias que le permitan
organizar eventos y vender banquetes, que puedan fortalecer la imagen del estableci-
miento. Para muchos huspedes, el primer contacto con las instalaciones ocurre cuan-
do asiste a un banquete. Si la impresin es positiva, puede ser que regrese con sus
familiares y amigos. Los invitados a los banquetes tambin pueden ser los futuros orga-
nizadores de eventos similares para otros grupos. Cuando ya han estado en banquetes
y estn de acuerdo con sus expectativas, simplemente regresan al hotel y piden el mis-
mo tipo de men y servicio que parece ser la oferta comn del rea.
Por lo disperso que es este mercado, observaremos principalmente:
Los grupos de convenciones y asociaciones, que pueden incluir desde cien a
miles de asistentes. Requieren de reuniones simultneas, espacios para exhibi-
ciones, una amplia gama de servicios de alimentos y bebidas y suites de hospe-
daje.
Los grupos empresariales y de negocios se componen de socios que van de un
nmero limitado de personas a cientos de ellas y requieren servicios de alimen-
tos y bebidas para los descansos.
Los grupos sociales son, por lo general, fiestas privadas que festejan eventos
familiares como bodas, aniversarios y graduaciones; la cantidad de invitados
puede variar de veinte hasta varios cientos.
Los eventos cvicos y polticos son reuniones para entregar reconocimientos y
premios.
Los eventos para la recoleccin de fondos.
El xito de esta actividad depende de una buena planificacin, organizacin, comuni-
cacin y coordinacin, siendo muy importante el rol de los empleados que lleven a cabo
estas funciones y realicen la actividad de anfitriones del establecimiento frente a la
persona o institucin que contrate los servicios.
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Educacin Media Tcnico-Profesional Sector Hotelera y Turismo
Por ello, este mdulo est orientado a la adquisicin y desarrollo de aprendizajes que
los alumnos y las alumnas deben poseer para realizar las actividades propias del servi-
cio de eventos, disear el tipo de mesas y su distribucin dependiendo de la cantidad
de huspedes, el tipo de servicio y la superficie de las instalaciones.
A travs del desarrollo del mdulo, los alumnos y las alumnas:
Muestran las instalaciones y proporcionan informacin complementaria para
ayudar al cliente en la planificacin del evento.
Orientan sobre los mens y los rangos de precios especficos.
Aplican las tcnicas adecuadas en el montaje y decoracin de los salones de
acuerdo al tipo de evento, a las normas del establecimiento y la prevencin de
riesgos.
Manipulan servicios de apoyo como, por ejemplo, retroproyector, micrfonos y
multimedia en general.
El desarrollo de este mdulo permite que los alumnos y las alumnas desarrollen y afian-
cen habilidades y destrezas que les permitan ejecutar las actividades en los servicios
hoteleros asegurando su eficiencia y la satisfaccin del husped. Adems, deben ser
capaces de distribuir los espacios, habilitar salones, verificar las condiciones de cada
equipo y herramienta de apoyo, observando el cumplimiento de las normas de higiene y
prevencin de riesgos.
El presente mdulo permite reforzar lo aprendido en los siguientes sectores y
subsectores de la Formacin General:
Matemticas:
Procedimientos estandarizables, operaciones matemticas bsica, porcentajes,
razones y proporciones, determinacin de porcentajes.
Lengua Castellana y Comunicacin:
Comprensin de informes y manuales de procedimiento; redaccin de informes;
lenguaje apropiado para la atencin.
Educacin Artstica:
Sensibilidad esttica en la presentacin y decoracin de salones.
El mdulo posibilita desarrollar, adems, Objetivos Transversales en la ejecucin de
trabajos con rigor, planificacin y control de calidad; aplicar principios bsicos de ges-
tin; manejar tecnologa computacional a nivel de usuario; leer, interpretar informes
tcnicos; aplicar las normas de prevencin de riegos para resguardar la vida propia y
la ajena.
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Mdulo: Ejecucin de Eventos
Orientaciones metodolgicas
El desarrollo de las actividades de aprendizaje que propone el mdulo genera condi-
ciones ptimas para la realizacin de procesos didcticos integrales en la especiali-
dad, en los cuales confluyan aspectos ya aprendidos en otros mdulos. Se sugiere, por
tanto, realizar este mdulo en el segundo ao de la formacin diferenciada.
Muchas personas pertenecientes a diferentes departamentos y que realizan distintas
funciones diferentes en una organizacin hotelera deben llevar a cabo una amplia va-
riedad de labores y asumir un amplio rango de responsabilidades para proporcionar
servicios de banquetes.
Es importante que el grupo curso organice y desarrolle en su establecimiento algunas
de las siguientes actividades:
Organizar el acto de egreso de los cursos superiores.
Montar los salones para encuentros con docentes.
Organizar charlas para otros cursos.
Otros eventos que organice el establecimiento.
Despus que termina el evento, los alumnos deben realizar actividades de limpieza como
tambin evaluar la efectividad de los planes y desarrollo del evento, as como
autoevaluar su propio desempeo.
Por lo mencionado anteriormente el presente mdulo es eminentemente prctico. En
l, los alumnos y las alumnas deben desarrollar las habilidades y destrezas en las tc-
nicas de montaje y habilitacin de los salones de eventos como tambin detectar y sa-
tisfacer las necesidades del cliente.
Se debe enfatizar la presentacin personal, el aseo de los salones y decoracin de las
instalaciones que constituye un aspecto especializado e importante de los servicios
hoteleros. Puede servir para el logro de este aspecto la observacin de revistas espe-
cializadas, videos y pelculas.
Se sugiere:
Realizar visitas a empresas hoteleras que proporcionan este servicio.
Realizar visitas a ferias y eventos, ya que les permite tener una visin global de
las actividades que suceden en ellos.
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Educacin Media Tcnico-Profesional Sector Hotelera y Turismo
Aprendizajes Criterios de evaluacin
esperados
Aprendizajes esperados y criterios de evaluacin
Reconoce la estructura
organizativa y funcio-
nal del departamento
de eventos y banque-
tes y su relacin con
otros departamentos.
Reconoce los objetivos y funciones propias del departamen-
to.
Usa la documentacin y explica la informacin derivada del
funcionamiento del departamento.
Identifica los criterios que marcan prioridad en la realizacin
del trabajo en el departamento.
Reconoce la importancia de las relaciones interdepar-
tamentales dentro de una empresa hotelera.
Emplea equipos y
materiales adecuados
al tipo de trabajo a
realizar.
Aplica los tratamientos de limpieza y mantenimiento espec-
ficos de mobiliario, equipos y elementos decorativos.
Aplica las normas de uso y mantenimiento preventivo en el
uso de los equipos de apoyo al servicio del evento.
Informa de averas o desperfectos al jefe inmediato utilizan-
do el documento adecuado.
Solicita la mantelera e
insumos al lugar
pertinente y los distri-
buye en las reas del
evento y de acuerdo a
los procedimientos
establecidos por la
empresa.
Realiza inventario fsico de mantelera, cubertera, cristale-
ra e insumos en las reas de consumo de alimentos y bebi-
das, y salones de eventos.
Coteja los niveles de existencia asignados por la empresa.
Calcula las necesidades de productos derivados de los even-
tos contratados, especificando los niveles de calidad.
Utiliza la documentacin necesaria para solicitar el aprovi-
sionamiento interno de insumos a los departamentos que pro-
ceda.
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Mdulo: Ejecucin de Eventos
Aprendizajes Criterios de evaluacin
esperados
Organiza la puesta a
punto de las instalacio-
nes y equipos, as
como el montaje de
mesas y elementos de
apoyo y realiza las
operaciones de
preservicio (mise en
place).
Solicita los equipos, mobiliario e instrumentos para desarro-
llar diferentes tipos de eventos.
Organiza el proceso de puesta a punto para los distintos ti-
pos de eventos.
Solicita los principales medios utilizados para la decoracin
del evento.
Decora los espacios del evento.
Realiza las operacio-
nes de preservicio:
montaje de mesas,
sillas, sofs y otros, de
acuerdo al evento.
Detecta la necesidad de equipos como, por ejemplo, pizarro-
nes, rotafolios, atriles, banderas, entre otros, para desarro-
llar las actividades de preservicio de acuerdo al tipo de even-
to y al estilo propio de cada establecimiento, aplicando or-
den y exactitud.
Ejecuta las operaciones de montaje de mesas, elementos de
apoyo y equipos, de modo que las instalaciones estn en con-
diciones adecuadas para desarrollar el evento (mise en pla-
ce).
Ejecuta las operaciones de terminacin y montaje de los equi-
pos, incorporando elementos como ceniceros, candelabros,
flores, nmero de cada mesa, si es necesario, de acuerdo al
orden y al lugar determinado e instrucciones previas para
obtener los niveles de calidad requeridos.
Sugiere alternativas o combinaciones en el montaje global
del saln que faciliten el servicio y mejoren la calidad en la
atencin del cliente.
Coloca las mesas de inscripcin, obsequios y exhibicin.
Mantiene las reas de trabajo en ptimas condiciones de pre-
sentacin y limpieza, aplicando las normas de higiene y pre-
vencin de riesgos en todas y cada una de las etapas del ser-
vicio.
Ejecuta modificaciones en el proceso de servicio en el caso
que lo solicite el cliente.
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Educacin Media Tcnico-Profesional Sector Hotelera y Turismo
Aprendizajes Criterios de evaluacin
esperados
Informa al jefe inmediato, en forma verbal o a travs de do-
cumentos, sobre el estado del preservicio.
Coteja, en conjunto con el husped, el montaje del saln que
permita asegurar que no haya ocurrido cambios en los pla-
nes de los huspedes / clientes, como, por ejemplo, distribu-
cin de los asientos, horarios.
Continuacin
Aplica las normas de
protocolo y las reglas
formales de etiqueta
usado en ceremonias
de estados y otros
eventos especiales.
Identifica las normas de protocolo de acuerdo al tipo de even-
to.
Distribuye los asientos en la mesa principal.
Coloca las banderas observando el cumplimiento de las nor-
mas vigentes sobre emblemas nacionales.
Prepara la recepcin de los invitados.
Identifica y diferencia
los conceptos de
etiqueta, protocolos y
ceremoniales.
Utiliza los conceptos bsicos de etiqueta y ceremonial.
Reconoce las caractersticas de cada uno de ellos.
Aplica las normas de etiqueta protocolar en forma adecuada
en cada uno de los eventos.
Evala la calidad del
servicio y despide al
husped / cliente.
Solicita informacin sobre la calidad del servicio prestado
Aplica encuesta bsica para evaluar la calidad del servicio.
Despide al husped aplicando las normas de protocolo y las
del establecimiento.
Registra y enva la informacin en los documentos adecua-
dos a los departamentos pertinentes para su registro y con-
trol.
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Mdulo: Ejecucin de Eventos
Aprendizajes Criterios de evaluacin
esperados
Realiza las operacio-
nes de postservicio en
las reas de eventos,
aplicando las normas
de higiene y preven-
cin de riesgos.
Ejecuta las operaciones de limpieza del saln, mobiliarios y
equipos, aplicando los procedimientos y productos adecua-
dos segn las normas de higiene y prevencin de riesgos vi-
gentes.
Aplica las normas de mantenimiento preventivo en los mue-
bles, equipos e instalaciones, verificando las condiciones de
cada uno de ellos y en caso de fallas comunica al departa-
mento pertinente, siguiendo los procedimientos establecidos.
Detecta las necesidades de reposicin de insumos, equipos
y elementos de decoracin y solicita, en caso necesario, a
travs de la documentacin y procedimientos definidos por
el establecimiento.
Prepara el servicio para otra jornada de trabajo, de acuerdo
a las instrucciones, tipos de eventos, aplicando los procedi-
mientos de higiene y prevencin de riesgos.
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Educacin Media Tcnico-Profesional Sector Hotelera y Turismo
Contenidos
Aplicacin de normas de ceremonial y protocolo:
Concepto de etiqueta, protocolo y ceremonial.
Normas de etiquetas protocolares.
Terminologa.
Reconocimiento de empresas de organizacin de eventos (congresos, ferias,
exposiciones y otros):
Caractersticas.
Importancia de ellas y su relacin con los servicios hoteleros.
Tcnicas de planificacin, organizacin y ejecucin de eventos y banquetes:
Clasificacin de los actos, ceremonias y eventos de tipo social con comi-
da.
Realizacin del preservicio:
Diseo de espacio.
Preparacin del mobiliario, la maquinaria y los equipos de apoyo.
Montaje de mesas y de elementos de apoyo (audiovisuales).
Desarrollo de evento.
Realizacin del postservicio.
Procedimientos de atencin al cliente y venta de servicio para eventos y ban-
quetes:
Psicologa de la venta.
Servicio y venta.
Tcnicas para la atencin en el servicio de eventos y banquetes.
Las comunicaciones y su proceso.
Manejo de quejas.
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Mdulo: Ejecucin de Eventos
Tcnicas de decoracin y ambientacin de las reas de eventos y banquetes:
Requisitos de espacio.
Montaje de salones (teatro, ruso, escuela con pasillo, mesa directiva, media
luna y otros):
Flujo de trfico.
La decoracin y ambientacin.
Uso de manual de seguridad y prevencin de riesgos.
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Educacin Media Tcnico-Profesional Sector Hotelera y Turismo
Bibliografa
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Mxico, 2 Edicin.
GALLEGOS, J ESS*. (1997). Manual prctico de restaurante. Editorial Paraninfo,
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CERRA, J AVIER*. (1997). Cursos de servicios hoteleros. Editorial Paraninfo, Es-
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FOSTER, DENNIS L. (1994). Introduccin a la industria de la hospitalidad. Mc Graw - Hill
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MARTIN, WILLIAN*. (1992). Calidad en el servicio. Grupo Editorial Iberoamerica-
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ROSALES, SANTIAGO*. (1996). Primeros auxilios. Cultural de Edificios, Espaa,
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CHADWICK, PABLO E. (1994). Manual de relaciones pblicas. Los Andes, Santia-
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* Biblioteca Programa Mece Media

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