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Daniel Cassany Afilar ellapicero Cuia de redacci6n para profesionales Traducci6n de 6scar Morales y Daniel

Daniel Cassany

Afilar ellapicero

Cuia de redacci6n para profesionales

Traducci6n de 6scar Morales y Daniel Cassany

~

EDITORIAL ANAGRAMA

BARCELONA

TiTUlo de fa edicion catafana:

Esmolar l'eina

Empuries

Barcelona, 2007

Disefio de fa coleccion:

Julio Vivas llustraci6n: © Archivo Iconogdfico, S. A. / CORBIS / COVER

Primera edicion: septiembre 2007

© Daniel Cassany, 2007

© EDITORIAL ANAGRAMA, S. A., 2007 Pedr6 de la Creu, 58 08034 Barcelona

ISBN: 978-84-339-6262-1 Dep6siro Legal: B. 35885-2007

Printed in Spain

Liberduplex, S. L. U., ctra. BV 2249, km 7,4 - Polfgono Torrentfondo 08791 Sant Llorenc;: d'Hortons

- Polfgono Torrentfondo 08791 Sant Llorenc;: d'Hortons fNDICE Presentaci6n . . . . . . .

fNDICE

Presentaci6n

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Formacion. ~Como son los escriros de la profe­ sion? Afilar ellapicero. Genesis. Agradecimientos.

1. SOBRE EL LECTOR.

 

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Presentacion. Investigacion. Criterios generales. Lecrores especializados. Categorizar lecrores. Ejem­ plos.

2. TECNICAS DE ANAuSIS DEL LECTOR.

 

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Escribir a una audiencia. Segmentar. Escribir en una organizacion. Del auror hacia fuera. Escribir a un conocido. Ejemplo.

3. LAS VOCES DEL AUTOR

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Presentacion. (Yo, nosotros 0 se dice? Indicios de subjetividad. Atenuantes e intensificadores. Ejem­ plo.

4. LA ORGANIZACI6N DE LOS DATOS

SI

Presentacion. Introduccion. Cuerpo. Cierre. Pira­ mides. El informe tecnico. EI articulo de investiga­ cion. Anexos. Notas. Parrafos. Ejemplo. Sintesis.

5.

TfTULOS Y PORTADAS

 

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Presenraci6n. Tftulos. Funciones. Criterios de ela­ boraci6n. Ejemplos. Portada.

6.

fNDICES

 

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Presentaci6n.

Funciones. Utilizaci6n. Criterios de

elaboraci6n. Ejemplo.

 

7.

RESOMENES

 

87

Presenraci6n. Funciones. Escolar y profesional. Informativos y descriptivos. Criterios de elabora­ ci6n. ~C6mo se hacen? Ejemplo.

8.

PROSA

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Presentaci6n. Extensi6n. Causas de la dificultad. Soluciones. Grupos nominales. Estilos nominal y verbal, Complementaci6n. Afirmaciones y nega­ Clones.

9.

MAs PROSA

 

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Presenraci6n. Activas y pasivas. Gerundios. Ver­ bos debiles. Orden y posici6n. Incisos. Junrar pa­ labras.

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DISENOS

 

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Presenraci6n. Usos y valores. Recursos visuales. ~C6mo se hacen? Diagrama. Consejos. Letra y di­ bujo.

11.

TABLAS

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Presentaci6n. Tipos. Lfneas. Criterios para hacer tablas. Ejemplo.

12.

INSTRUCCIONES

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Presentaci6n. Tipos. Criterios generales. En la piel del lector. Recomendaciones. Ejemplo.

13.

CORRESPONDENClA

 

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Presenraci6n. Decir no con elegancia. Estrategia. Estilo.

EpfLogo

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Bibliografia

 

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PRESENTACIGN

Es imposible disociar ellenguaje de la cien­ cia 0 la ciencia del lenguaje, porque todas las ciencias necesitan tres cosas: la secuencia de he­ chos en que se basan, los conceptos abstractos para denominarlos y las palabras para expresar

J Hechos, conceptos y palabras mues­

tran y reflejan una misma realidad.

estos. [

ANTOINE LAVOISIER, 1789

Las reglas de elaboraci6n de los documentos especializados no se aprenden espontaneamente del modo como se aprende y se interioriza ellen­ guaje general. La confecci6n de deter minados documentos supone un aprendizaje espedfico de las reglas que rigen sobre todo la forma tex­ tual , fraseol6gica, sint:ictica y lexica.

FORMACI6N

TERESA CABRt, 1992: 151

La educaci6n formal en lengua acaba en el instituto para la mayorfa. 5610 quien cursa algunos estudios universitarios de letras puede profundizar en las tecnicas de elaboraci6n de los documemos de su ambito. Es el caso de los maestros, los fil610gos, los periodistas, los traductores 0 los comunicadores audiovisuales. Para el resto, el casteLlano, el espanoL 0 la Len­ gua materna escolar cierran la educaci6n lingiiistica. (Dejo al margen los idiom as extranjeros, que se aprenden a 10 largo

de la vida pero que suelen tratar poco los discursos profesio­ nales.) Tambien es una idea extendida que los empleados de la empresa y los profesionales liberales no necesitan mas forma­ cion en lengua; que los medicos, los quimicos 0 los abogados -por citar solo tres ejemplos- no tienen que escribir. Los empleos que desempefian no 10 exigen. Una medica cura en­ fermos, un quimico analiza productos y una abogada inter­ preta leyes. Les basta 10 que aprendieron en el instituto -su­ puestamente. Es falso. En la practica, la mayo ria de profesiones cali fica­ das requiere algun tipo de tran saccion oral 0 escrita, mas 0 me­ nos espedfica 0 sofisticada. Hay que verbalizar mucha activi­ dad laboral para comunicarla, para valorarla 0 para archivarla:

se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por es­ crito el resultado del analisis quimico 0 se fundamenta en un dictamen la interpretacion de una ley. En efecto, los medicos redactan informes y protocolos medicos; los quimicos, memo­ rias y proyectos; y los abogados, denuncias, recurs os y argu­ mentaciones. Y tam bien tienen que escribir los geografos, los bibliotecarios, los graduados sociales, los directivos, los comer­

ciales 0 los contables

Aun mas: si estos profesionales pretenden estar al dia en su campo, deberan participar en los foros de investigaci6n y deberan leer y escribir artkulos, ponencias y comunicaciones para congresos y revistas. La formacion permanente tam bien utiliza la escritura como herramienta de aprendizaje.

, por dar mas ejemplos.

~C6MO SON LOS ESCRITOS DE LA PRO FESI6N?

Son heterogeneos: tienen varios grados de especificidad, con terminologia y fraseologia propias. Cumplen varias fun­ ciones, segun el contexto: dan fe de hechos, proponen medi­

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segun el contexto: dan fe de hechos, proponen medi­ 12 das, descubren datos, argumentan a favor

das, descubren datos, argumentan a favor 0 en contra. Se es­ tructuran con apartados y componentes particulares, en cada caso. Tambien tienen distintos niveles de formalidad. Pero todos comparten un alto grado de sofisticacion. Son comple­ jos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularida­ des para poder entenderlos y producirlos. Los profesionales se enfrentan a ellos con precipitacion, porque el mundo laboral no acepta dilaciones y porque tie­ nen poca 0 nula formacion. Los rudimentos que da el insti­ tuto no satisfacen cuestiones tan especificas como las ante­ riares. Asi, no es extrafio que a menudo la cali dad de estos escritos sea lamentable: ~quien entiende la letra pequefia del contrato de una hipoteca?, ~y el de un seguro?, ~quien no se ha extraviado al leer las instrucciones de uso de un ordena­ dor?, ~quien comprende las leyes y las sentencias judiciales?, ~son sencillas las ordenanzas laborales que regulan nuestra profesion? Muchos de estos escritos son especializados y tienen es­ tas caracteristicas:

• Son concisos y poco redundantes. Buscan la objerivi­ dad y la precision. Evitan las ambiguedades.

• Son despersonalizados: evitan las referencias al autor y allector, esconden la emotividad.

• Tienen un porcentaje elevado de lexico tecnico, pro­ cedente de varias disciplinas. Los grupos nominales es­ tan mucho mas desarrollados que los verbales.

• Inc!uyen recursos visuales como tablas numericas, fo­ tografias 0 graficos.

Por supuesto, cada disciplina tiene caractedsticas espe­ ciales. La boranica dispone de un repertorio de generos dis­ cursivos diferente de la ingenieda 0 de la jusricia. Cada dis­ ciplina ha desarrollado sus propios discursos a 10 largo de la

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historia y los ha adaptado a sus necesidades: los biologos uti­ lizan protocolos de laboratorio, proyectos e informes de in­ vestigacion, artfculos cientificos, etc. ; los contables trabajan con balances, auditorfas y memorias.

dentro de su ca mpo:

C ada genero discursivo es particular

cumple una funcion espedfica, tiene una estructura adaptada. a las necesidades, con unos apartados y un contenido determina­ dos. Usa un registro prefijado, con fraseologfa y terminologfa es­ pedficas. Cada genero es incluso difereme de los otros del mis­ mo campo, aunque todos compartan algunos rasgos comunes. Algunas disciplill as dispon en de formul£trios y manuales que do­

cumeman y ejemplifican eI rep e rtorio d e generos mas importan­ tes. En definitiva, cada discurso tiene una idencidad propia.

«MILAR EL LAPICERO»

Como dice eI subtftulo, esto es una Gufa de redacci6n

para los que se ganan la vida esc ribiendo. El discurso es una

herramienca para comunicar conocimientos, para desarrollar la actividad laboral, para fortalecer nuesua identidad profe­ sional, para c umplir nuestros deber es y para ej e rcer eI pod e r. Economistas, juristas, ingenieros, biologos, medicos, ffsicos,

investigadores, maestros, sociologos, abogados

bajamos con eI discurso! Incluso los estudiames universita­ rios y los bachilleres tambien escriben para «labrarse» un fu­ turo. Para todos, eI discurso es una herramienca profe sional y esta gufa ensefia a afilarla. Afil£tr el I£tpicero se dirige a los que escriben: a los auto­ res, pero tambien a los correctores, a los editores, a los super­ visores, a los jefes que dan eI visto bueno, a los lectores que quieran tener criterio. En cualquier caso conviene conocer bien las herramiencas utilizadas. iQue flexible, versatil, pode­ roso y resolutivo es eI discurso!, cuando se utiliza con perspi­

, itodos tra­

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cacia. Pero jque torpe y simple puede lIegar a ser si se usa mal! iComo confunde, atolondra e irrita, en estos casos!

Esta gufa trata de los discursos compl ejos , so fi sti cados y

comprometidos que h a cemos en eI trabajo

, que son n uestra

profesi6n. Estos escritos cuestan much o di nero, si co ntam o

sea !

Ta m bien ocup an mllchas horas, si concamos eI tiempo qu e Ie dedican los lectores. Ti e ne n m lIcha tr ascendencia: cierran

y abren empresas, promueven empleados 0 los despid en, cu­ ran perso nas, producen ganancias 0 perdidas, dan 0 quitan pres tigio, fijan nu esrros d e rec h os y de be res, erc .

lir la instruccion qu e nos n e 0

la educac ion su per ior -como ecfa mas am a. Presenta los

co nocim je oros.esp edfi cps qll e meo c jon a la cita q ue en cab eza este capitulo. Haciendo lin simil con ouo libro mlo, quiere ser una c;;ina de la escritura profesional (Cassany, 1993), una

gUla que explique con sen c ill ez - con del amal- como se prepa­ ran los discursos en eI trab a jo. Es imposible tratar todos los discursos. No acabarfamos nunca. Ni hace falta: los discursos cambian como los tiempos. Hoy hacemos blogs, chateamos y prescindimos del fax -que se

los dis:'

cursos mas especializados, p on iendo enfasis en las

invenco hace bien poco. Afil£tr ell£tpicero se ce ntra e n

el sueldo que co b ra n los aut o res - ipor modesto que

A

lar ella icero

uiere su

cues riones

tra nsversales: el analisis del lector, la estructuracion del conce­ nido, la confec cion d e ritulos, Indic es y r es llmenes, eI disefio de ilusuaciones, etc. Ta"mbien estudia dos tipos de texto im­ portance s par a un a or ga niza c ion: la s in s trllccio nes )' las ca rt~

GEN ESI S

Esta gufa tiene historia personal. Durance una epoca me gane la vida ensefiando a escribir a auditores, secretarias, economistas, ciendficos, politicos, informaticos y ouos pro­

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fesionales. Colabore con el Banco de Sabadell, el BBVA, La Caixa, Fundaci6 La Caixa, REPSOL YPF, Cuatrecasas, la Fundaci6n German Sanchez Ruiperez 0 la Editorial Santilla­ na; y con instituciones como el Ayuntamiento de Barcelona, la Generalitat de Cataluna, la Escuela de Administraci6n Pu­

blica de Cataluna, el Instituto Vasco para la Administraci6n

Publica, las Cortes Valencianas, el Sen ado Chileno 0

cretaria de la Funci6n Publica de Mexico, entre otros. Ense­ naba a mejorar las auditorias, las memorias, los informes, las

demandas, los artfculos 0 la corresponden cia. T am bien escribf la tesis doctoral sobre

aprovechando la gran cantidad acumulada de escritos, ejerci­ cios, evaluaciones y experiencias (Cassany, 1995). En otro lugar he explicado la metodologfa que segufa para ensenar a los profesionales expertos que no estan para monsergas y buscan soluciones inmediatas (Cassany, 2006). Afilar el lapicero contiene las lecciones mas efectivas de esta experiencia. Resume con estilo llano las ensenanzas principales de la literatura tecnica I y las ejemplifica con es­ critos autenticos, comentados -y con los nombres conve­ nientemente cambiados. Conffo en que mi discurso este bas­

la Se­

esta actividad,

1. Renuncio a detallar en cada capitulo las referencias bibliograficas consul­

tadas, porque seda reiterativo y prolijo. S610 mencionare las citas textuales. A con­

tinuaci6n presento una lista de los aurores que mas me han inspirado. Para la des­ cripci6n del discurso especializado: Sager, Dungworrh y McDonald (1980), Kocourek (! 991), Cabre (1992), Lerat (1995) y Barrueco, Hernandez y Sierra (1993-19%). Entre los manuales de redacci6n ciendfico-tecnica 0 empresarial, me han interesado: Barrass (1978); Gould (ed.) (! 978); Harkins y Plung (eds.) (1982), que presentan una selecci6n de los mejores arrkulos de diversas discipli­ naSi Brusaw, Alred y Oliu (1987); Turk y Kirkman (1989) -uno de los mejores-;

Kirkman

(! 992); Boiarsky (1993); Rubens (ed .) (1992) y Shelton (1994). Tam­

bien son relevantes Strunk y ~ te (1917), Flower (1985) y Eagleson (1990).

Para la orrotipograHayt a edlCl6~ tenidOen cuenta Perfect (1994), Martfnez de

Sousa (1992), Pujol y Sola (1995) (1990) . Sobre

resumenes, Hawes Harkins (1%8) y Sekey (1973) dan ideas prac­

el Diccionario de W edicion y de las aries grdficas

ticas. Para el anilisis dellector fn hemos inspirado en parte en Warren (1993).

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," ~~,.

~\'~ . "

~,"'T"

tante afilado para que los lectores 10 puedan aprovechar para afilar los suyos. iQue asf sea!

ACRADECIMIENTOS

Ningun otro libro mfo ha madurado tanto en el disco duro. Los primeros documentos se remontan a finales de los

T odos los profesionales con quien he compartido

aula han contribuido an6nimamente a escribir estas paginas. Sus originales, su reacci6n a mis correcciones, las reflexiones

Todo

me ha inspirado. Sin la aportaci6n de estos redactores profe­ sionales de carne y hueso no habrfa ejemplos reales. Si no hubiese podido penetrar en las interioridades de sus organi­ zaciones, habrfa menos sentido comun y matizaciones en es­ tas paginas. Otras personas me han ayudado mas conscientemente a componer este libro. Han mejorado estas lineas Cristina Aliagas, Victoria Alsina, Elisenda Bernal, Quico Ferran, Cris­ tina GelpI, Carmen LOpez Ferrero, Carme Ripoll y Joan Sala. Oscar Morales no es s610 el traductor de la versi6n espanola de esta gufa, sino un buen colaborador en la investigaci6n so­ bre la comunicaci6n cientffica. A todos y todas, gracias.

sobre las necesidades comunicativas de su empresa

ochenta.

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1. SaBRE EL LECTOR

Escribir es como sal tar un canal 0 un arro­

yo. Antes de hacerlo conviene fijarse bien en la

otra odlla: la

are na, la s

piedras , la altura, la pen­

die nte

Si no caleulas

bien la distancia 0 el es­

tado del

terreno, fallas en el saito y acabas en

el agua.

PRESENTAcrON

Todos los esrudios sobre comunicacion profesional des­ cacan la imporrancia de anaLizar aL Lector, es decir, de ce lls: r en cuenta el destinatario. Saber que intereses tiene, que co­ nocimientos previos, que punto de vista 0 incluso g ue ma­ nias 110 UIsncas, ayu d a a evuar ma l entendidos. Concretar que hara con nuestro escnto, cuan 0 0 eed., como 0 por

que, nos puede ayud ar a d eci d ir como renemos

i , 'eamoslo:

que escriGi r­

1a La propuesta de formacion se basaba en algunas teo­ rfas de Sigmund Freud, un psiquiarra austriaco de principios del siglo XX que se considera el fundador del psicoanalisis. 1b La mulrinacional propone un esrilo homogeneo y re­ futa las conocidas teorfas de Canagarajah.

Ambos fragmentos fracasan. EI primero nos insulra, por­ que presupone que ignoramos quien es Freud. En el mejor de los casos nos aburre, porque explica 10 que ya sabemos. En cambio, el segundo no 10 entendemos: presupone que

dominamos la teOrla del linguista Suresh Canagarajah sobre como se proyecta la identidad de la lengua y la cultura pro­ pias cuando se escribe en un segundo idioma. Esta teo ria su­ gerente es reciente y tan poco conocida como su autor, origi­ nario de Sri Lanka. En ambos casos, pues, el auror calcul a erroneamente el conocimiento previo del lector y provoca efectos negativos. En este capitulo estudiaremos los principa­ les tipos de lector.

INVESTIGACION

La relacion entre aurar y lec tor es e.strecha y sutil. Algu­ nos sostienen que, al fin y al cabo, el es.tilo del documento esd. determinado por el destinatario. EI autor torna decisio­ ~s retoricas sobre su escrito segun el lector al que irnagina dirigirse. Es el mismo documento el que busca al lector, el que 10 selecciona 0 10 construye. La investigacion ha rnostrado que los redactores expenos ti enen mas capacidad para representarse la situacion cornu­ nicatlva. EI expeno se imagina mejor y con mas facilidad a su lector. Calcula que sabe y que no, que quiere encontrar

Luego uriliza esta informacion

para decidir que inelu y e 0 no en el escrito, como 10 ordena y con que es tilo 10 presenta. jPero no es tan fkil! Muchos escritos tienen audiencias multi ples. hetero geneas 0 desconocid as. A veces lectores di s­ tintos buscan cosas diferentes en un mismo texto. A veces un documento pretende cumplir funciones variadas. A menudo es imposible establecer un perfil comun de los lectores. In­ e1uso cuando nos dirigimos a un lector individual, conocido y proximo, puede ser complicado discernir sus intereses, co­ nocimientos y puntoS de vista. Analizar al lector es una tarea reflexiva, pros pectlva, 10­

en el escr ito, como 10 leed

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~ lt1v a. La hacemos Suele ser individual

versar con nuestros coautores, si no estamos trabajando so­

podemos con­

antes de escribir y mientras escribimos.

e interior, pero tam bien

los. De hecho, es mucho mejor asf.

CRlTERlOS GENERALES

Fijemonos prirnero en 10 que podemos analizar del le c ­ tor. Las preguncas de la izquierda permiten encontrar res­ puestas para seguir los criterios que se formulan a la derecha:

Ellector y el documento

Caractedsticas del lector

I.

comu n i ca ci on : ipor

datos busca? , ique

debe hacer?, ic6mo los usara?, ique Ie interesa?, ique leera pri­

que lee?, ique

Pr op6sito d~ fa

mero?

2. Conocimientos: ique informaci6n previa tiene?, ique teodas, con­ ceptos y autores conoce? , ique terminologia domina?, ique enfo­ que tiene del tema?

3.

Habilidmie! de procrJamitl1to: i lee

en orros idiomas?, ientiende for­ mulaciones 16gicas, matematicas, qufmicas?, ilee mapas y grificos?, ilee esquemas, cuadros, tablas?

4.

Condicio nes de la !ectura: icuanto

tiempo tiene para leer?, id6nde leera?, iestara c6modo?, ique edad tiene?, ique manias tiene?

Criterios para el documento

Incluye los dato s qu e interesan, o r­ denalos de mas a me nos rel evantes y

de manera q ue puedan

usarse pro vechosamente en ellugar y el momenro ad ecuados.

Explica todo 10 que sea desconocido t.-evita la obvledad de 10 ya s~ C e nrra r e en el enfoque~

0

.

redactalos

~ ifica lo s que se an diler~ es.

Prefiere los idi omas origin ales y las

formul ac iones es pecfficas, si so n co­ nocidas, pero traducelos si no 105011 . Co m enta los grafi cos , los mapas y las tab las di fici les. Mod era la com ­ plejidad de los apoyos visu ales.

disefio mas id6neo: .k\;ra,

Eli ge el

formato, presentaci 6 n. Ayuda al lec­

tor a leer, con sumanos, conectores,

subindices , ta b las, noras a pie gina 0 finales . No excedas la si6n alll2£iad a.

exten­

de pa­

21

As!, las instrucciones para utilizar un inhalador bucal de­ berfan valorar que se dirigen a un colectivo amplio y hetero­ geneo de asmaticos, que s610 pretenden administrarse el me­ dicamento. No quieren conocer la estructura del aparato inhalador 0 el proceso con que se elabora la sustancia inhala­

da. Ignoran terminos como budesonida, propeLente 0 corticoi­

de, no dominan las formulaciones quimicas y prefieren los dibuj os figurarjvo s a los esquematicos. Pueden ser ancianos con problemas de vista 0 temblores en las manos, de manera que conviene una letra grande y pape! grueso. En ca mbio, la memoria de una pro speccion geografica para consrruir ca rrereras describe la orograffa para modificar­ la. Debe ser ex trem adamente precisa; se dirige a especialistas

ca lificados que trabajan en equipo, que dominan la termino­

logia d e la dis ciplina, que ti enen desrrezas refinadas para in­

qu e a nalizaran mericulosamente el

documento, COil todo el tiempo que haga falta.

Esta claro que tener en cuema estas variables permite to­

mar decisiones mas ace rtadas para

terprerar mapas de nivel

y

confeccionar ambos escri­

to s. Pero no siempre tenemos toda la informaci6n necesaria

para responder esas preguntas.

LECTORES ESPECLALIZADOS

En el siglo XX se identificaron los principales prototipos de lector especializado, que representan todas las situaciones posibles. Racker (1959) distingue cinco niveles de lectores en la ingenierfa, situados en una escala progresiva de menor

a mayor calificacion: el operario no recnico, el tecnico, el

recnico avanzado, e! ingeniero y el cientifico. Pero la clasifi­ caci6n mas conocida es la de Pea rsall (1969), que establece cinco caregorias, combinando dos criterios basicos: el cono­ cimiento del rema y la profesi6n:

• Pro.fim o. Lee

d esd e fuera del campo especializado, no

conoce ni

la

rerminologfa 0 los con ceptos ni los fun­

damentos

te6ricos. T ampoco domina las habilidades

es pecificas de procesamiento . Solo quiere hacerse una idea del escrito 0 entender algunos datos. Ejemplo:

una estudiante de arte que lee un articulo semidivul­ gativo sobre los problemas bioeticos que suscita la in­ seminacion artificial 0 la clonaci6n de embriones.

• Ejecutivo. Es se mejame al profano , pero busca mas de­ talles. Debe tomar decisiones y, por eso, Ie interesan las justificaciones y la visi6n prospectiva de los hecho". BU$ca argumentos a favor y en contra, valora las co n ­ secuencias y los proyectos. Tiene poco tiempo y nece­ sita en tender bien los datos. Ejemplo: el director de una empresa farmaceutica que debe decidir si fabrica y comercializa un producto a partir de los informes qui­ micos, medicos, comerciales y juridicos.

• Experto. Conoce bien el campo porque es un ciendfi­ co, un ingeniero 0 un doctor universitario. Lee con es­ rimulo y espiritu cdtico, contrastando los datos del texto con los que ya sabe; se fija en todo. Exige el uso de la terminologia , las teodas y lo s recursos propios del campo (esradistica, f6rmulas qufmicas, diagramas). Ejemplo: una especialista en trasplantes de corazon que lee el ultimo articulo publicado por un reputado colega sobre una conrrovertida tecnica nueva.

• Tknico. Tiene un nivel variable de conocimientos pre­ vios sobre la disciplina, con frecuencia sup e rior al del eje­ cutivo e inferior al del experto. Tiene interes por la re­

aturden las ab stra cciones. Debe

aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la informaci6n del documento. Ejemplo: un analista informatico que lee el informe sobre las necesidades de los contables y audi­ tores de una empresa para elaborar un programa nuevo.

soluci6n pracrica y 10

• Operario. Combina el nivel de conocimientos del pro­ fano con la necesidad de aplicaci6n pricrica del recni­ co. S610 prerende enrender 10 que afecra a su rrabajo. Ejemplo: un empleado de una fabrica de coches, que trabaja en una cadena de montaje y que lee las ins­ trucciones para realizar una rarea.

Esra clasificaci6n puede ayudarnos a imaginar eI lector. Podremos dererminar c6mo debe ser el escrito, sobre todo cuando se trara de un lector colecrivo, diverso 0 desconoci­ do. Aunque estos protoripos no son excluyentes: muchos do­ cumentos se dirigen igual a lectores diferentes y ubicados en posiciones intermedias entre las figuras anteriores.

CATEGORIZAR LECTORES

Desde orra perspectiva, hay lectores durante todo eI pro­ ceso de confecci6n del documento y a 10 largo de su cicio comunicativo. Muchos documentos se escriben a cuatro ma­ nos 0 mas, I1evan el visto bueno de un superior 0 fueron re­ visados 0 corregidos por orros. A veces los primeros lectores son los coautores, los secrerarios, los jefes 0 los correctores. Una vez terminado yenviado, un escrito inicia un reco­ rrido dilatado en que va encontrando varios lectores que 10 leen con diferentes prop6sitos. Por ejemplo, una instancia para la Administraci6n la ve primero la persona encargada del registro, la hojea despues quien distribuye el correo entre los departamentos, quiza la revisa a continuaci6n un secreta­ rio de la persona a quien se dirige y, al final, la lee con aten­ cion quien la debe responder -que quiza tampoco sea aquel a quien se dirige oficialmente. En definitiva, la recepcion de un escrito no es un proceso simple, unidireccional 0 acotado. Este esquema muestra los principales lectores a 10 largo

24

del proceso comunicativo. Las circunferencias identifican cada figura, marcada con la L- inicial de lector:

Lectores en eI proceso comunicativo

Emisi6n

Recepci6n

L: lector B: borrador 0: documenlo
L: lector
B: borrador
0: documenlo

En eI ambito de la emision 0 de la produccion del dis­ curso:

• Ellector coautorengloba las diversas formas de

un

cola bora­

cion que hay en la aurorfa: corresponsabilidad completa

del escrito, autorfa de

etc. Pueden ser desde dos medicas que coescriben un manual de la disci pI ina hasta un articulo de investiga­ cion que firman conjuntamente el autor de una tesis de doctorado y su director (que esconde formas asimetricas de colaboracion). En todos los casos, el auror puede pre­ ferir un estilo 0 una estructura determinada para com­ placer a los coautores, al margen del lector.

fragmento, asesorfa extern a,

• EI lector supervisor tiene estatus superior a los coauto­ res (mas calificacion, cargo superior, funcion deciso­ ria, mas poder 0 prestigio). Interviene en la fase final de la produccion, asume la responsabilidad y determi­ na su idoneidad. Corresponde al jefe organizativo que

25

da eI visto bueno, al e ditor qu e elige los origin a les que

revisor an6nimo qu e valora la calidad de

los ardculos para un boledn, etc. Aunque no sea el destinatario autentico del documento , es sin duda un lector decisivo para muchos auto res.

publicani, al

En el ambito de la recepcion:

corres ponde al puesto de trabajo (regis­

tro, secretaria, gabinete de prensa 0 comunicaci6n, bi­ bliotecario) que da cuenta de la documentacion reci­ bida, la selecciona y la distribuye 0 la bloqu ea. Desde

la optica del auror, es un tramite 0 un obstaculo im­

portante, porque regula eI camino que conduce hacia ellecror principal.

• EI lector principal y el secundario corresponden a los destinatarios reales que busca el documento: los lecto­ res de una revista, los clientes potenciales de publici­ dad, los accionistas de una empresa que revisan el es­ tado de cuemas, etc. La distinci6n entre varios grupos (principal, secundario) permite segmentar y priorizar audiencias heterogeneas.

• EI lector indirecto no tiene acceso personal al docu­ mento, p ero accede a la informaci6n a craves de los lecrores direc tos, qu e sf ace eden al texto. En las em­ presas y las instiruciones, es frecuente que un tecnico prepare un escriro porque su jefe (L-principal) defien­ de un proyecro 0 presenta unos datos en una reuni6n ante unos interlocutores (L-indirecros) que no leerin nunca el informe, pero que sf conocera.n eI contenido.

• EI lecto r

• EI lector filtro

periflrico accede al esc rito por azar, rumor,

curiosidad, etc. No es ningun destinatario oficial. As!,

a veces encontramos unos originales olvidados en la fotocopiadora, un amigo nos habla casualmente de un

26

informe

vo d e la empresa do cum enros antiguos, etc. S610 a ve­ convierte en un lector relevante pa ra el autor.

ces se

d e su d epartamento, co nsultamo s en el archi ­

EJEMPLOS

Veamos un par de ejemplos. Ellector principal de una memoria de resultados es el accionista de la empresa, pero eI tecnico que la redacta sabe que quien debe aprobarla antes -iY quien Ie puede subir el sueldo!- es el jefe de contabili­

dad . Asf, es mas provechoso escribir

para el jefe, un simple

supervisor, que para el accionista, el destinatario real. Aun­

que las manias 0 las exigencias que el jefe imponga sobre la memoria sean perjudiciales para el accionista, eI autor had siempre caso al jefe. Asimismo, el auror de un articulo ciendfico sabe que

solo 10 publicari en un boledn prestigio s o s i el

consejo edi­

tori al

aprueba el contenido y el estHo , a unqu e

eso s uponga

hacer

las correccion es que ellos establezcan -y que el auror

puede considerar perjudiciales para su escriro. ~Que es me­ jor: publicar eI artfculo mutilado en el lugar deseado 0 guar­ darlo en un cajon 0 publicarlo complero en otro lugar? Pues

no hay color: ilo primero! En definitiva, eI lector no es unico, homogeneo ni sim­

mu y

diver sos se ac e rcan a un escrito para haeer 10 que l es conv e n­

ple. Tampoco es estatico 0 prefijado. Varios leerores y

gao La pregunta es: ~cuales nos interesa n mas?,

principal?, ~tenemos filtros?, ~hay supervisores 0 periferieos? Cuanto mas conscientes seamos de nuestros lecrores, mejor

podremos eseribir.

~cual es el

27

2. TECNICAS DE ANAiISIS DEL LECTOR No seamos tan simples de imaginarnos a un lector

2.

TECNICAS DE ANAiISIS DEL LECTOR

No seamos tan simples de imaginarnos a un lector jovial, desinformado, aislado, entre-ga­

do de coraz6n al aurar y al escrito

Es un tipo avispado, interesado, icon ideas pro ­ pias! Pertenece a grupos sociales determinados y trabaja en organizaciones perfectamente planifi­ cadas. Si dedica tiempo a lee rnos es porque quiere aprovecharse. jNos juzgara a fondo y sin piedad!

iPara nada!

En esre capitulo presenraremos algunas recnicas para analizar al lecror en siruaciones especializadas: cuando escri­ bimos a varios lecrores, cuando escribimos denrro de una empresa 0 cuando rraramos con un conocido.

EsCRIBIR A UNA AUDIENClA

A menudo debemos escribir para un colecrivo nume­ roso, mas 0 menos desconocido y probablemenre hereroge­ neo -que denominaremos audiencia. Por ejemplo, ardculos para ser leidos en bolerines, revisras y libros; ponencias y comunicaciones para ser dichas y escuchadas en congresos; normarivas e insrrucciones de uso para ser consulradas; me­ morias y circulares para socios y accionisras; webs informa­ rivas, erc. Una recnica uril para esros casos es el anti/isis sociodemo­ grtifico. Consisre en recoger daros sobre el perfil de los Jecro­ res. Los daros mas relevanres son:

29

• Personales: ed ad , sexo, nacio n alid ad, estado civil, luga r de nacimiento y residencia, lengu a y eultura materna, exp e ri e n c ias inte r c ulrura les , cO l1ocimi e nto s d e otro s idiomas, inrereses, etc.

• Proftsionales: e mpl eo , cargo , afios d e ex periencia , fu n­ cion, empleos previos, horario laboral, condiciones de tra b a jo, ac titud es respecto aJ tr a bajo, etc.

• Acadhn icas: tirula c ion a cade m ica , ce ntro e duc a ti v o donde estudio, ano e n qu e se li ce n c io, formacion pro­

habilidades), habi li ­

fesi o n a l co ntinua (eonocimientos, dades inform aticas, etc.

• Socioecon6micas: renta per capita,

patr imonio, estatus

social y econo mico, ideologia po lftica, etc.

Can estos datos pod e m os afinar el tipo de escrito que hay que hacer. As!, una editorial que pretende lanzar una nueva colecci6n de fascfculos, se asegura de que el producto sea acenado haciendo encuestas previas a los compradores potenciales, sobre los puntos anteriores y sabre la valoracion que hacen del nuevo producto. Esra claro que un autor solo no puede emprender acciones de este tipo, pero sf que puede recoger mas modestamente los datos que Ie apona la expe­ nenCla prevIa.

publi ca­

.

Por ejemplo, si conocemos a lin lector real d e la

ci

o n d o nde escribir e mos, 10 pode mos tomar c om o refer ente

e

imaginarnos qu e escribimos para el -y para muchos mas

como el. Podemos analizar los num eros a nteriores 0 los dru­ los previos de la revista 0 la editorial en la que vamos a p u ­ blicar y torn ad os co mo mod elo. Si ten emos que escribir una

un enc uemro , merece la pena recordar las edi­ d el mismo acontec imiento pa ra hacernos un a

idea d e 10 q ue convien e. En todo caso , es esencial saber recu­

ponencia para ciones prev ias

pe ra r y

ap rov ech a r la experien c ia

previ a en situaciones se m e­

J3ntes.

SEGMENTAR

S i ellector es col ectivo y heterogeneo , es dificil reducirlo

a

un perfil unico. Entonces podemos utilizar tecnicas de

m

e rcadotec nia , como la d e segm enta r el p ublico.

Consiste e n

f ra gmental' la masa amorfa de lectore s en grup os 0 sectores

m as reducid os y homogen eo s -c omo si fuer a n tipos difere n ­

tes d e «cli e nres» d e un produ c to. L uego podemos elaborar m en sajes particulares, mas precisos y eficaces, para cada gru­ po. Veamoslo:

Segmentaci6n de lectores

Lector /\ Individual ······· 3.·' lector 1.0 Identificar un L-heterogeneo 2 .0 Segmentar 3. 0
Lector
/\
Individual
·······
3.·' lector
1.0 Identificar un L-heterogeneo
2 .0 Segmentar
3. 0 Establecer
prioridades

E s ta tecnica tam bien permite valorar eI inreres que tiene cada grupo identificado. Permite elegir un segmento como lector principal (0 publico diana), y orros como secundarios a menos relevantes. EI autor puede distinguir grupos diver­ sos de lectores (A-D) y va/orar su prioridad (1.0: D; 2.°: B, y 3 .°: A). Esta eleccion determina luego eJ contenido y eI estilo del escrito.

Por ejemplo, la revista interna de un gimnasio se dirige a cenrenares 0 miles de personas y tiene grupos variados de lectores: los vecinos del edificio del gimnasio, los jovenes que hacen cursos de artes marciales, los integrantes de los equi­

pos de deportes de competici6n (baloncesro, FUtbol sala), los nifios y las nifias de la escuela que hacen la educaci6n fisica en las instalaciones del gimnasio 0 los ancianos que hacen manrenimienro. En este conrexro, el redacror de un reporra­ je sobre enfermedades de rransmisi6n sexual puede decidir dirigirse en primer lugar a los adolescenres (lector primero 0 principal), despues a los adulros solreros (lector segundo) y, en ultimo termino, aroda la comunidad (lector tercero)' Asf, el auror puede poner enfasis en los habiros recomen­ dados para la juvenrud (practicas seguras y de riesgo, medi­ das prevenrivas) y en las conrroversias (pfldora del dfa des­ pues, aborro), segun el punro de vista de los adolescenres que acaban de incorporarse a la actividad sexual. En cambio, la clasificaci6n general de enfermedades 0 su incidencia enrre la poblaci6n pueden tener menos inreres para este colectivo. Sin duda, analizando el lecror y razonando de esta manera, el escriro puede tener mas eficacia para el publico elegido que 5i quisiera dirigirse a rodo el mundo.

ESCRlBIR EN UNA ORGANIZACION

A menudo escribimos en una empresa 0 una insriruci6n -en una organizacion- y no imporra tanro el tipo de lecror como el lu ga r que ocup a en el organigrama. AI fin y al cabo, los aurores y los lecrores no somos individuos aislados: rraba­ jamos en departamenros, estrucrurados jerarquicamenre, y ejecutamos funciones preestablecidas. Los escriros tampoco son soneros improvisados 0 esculruras aisladas, sino piezas del engranaje de un sistema de comunicaci6n. Un proyecro , una memoria, unas normas 0 un aviso son documenros que se producen en un punro de la organizaci6n, que se disemi­ nan a [[aVeS de unos canales preestablecidos y que Began a los destinatarios en o[[os lugares del organigrama.

Tener e n cuenra el enrorno organizativo que ocupa el auror y el lecror (cargo, funci6n, jerarqufa, departamenro, etc.), as! como los canales par los que circula el documenro permite elaborar un escriro lllaS adecuado . Veamoslo:

Organigrama comunicativo

:'.·000tS' \'" <", ~ ~ ,: , 6 ' . _~ .~.-
:'.·000tS'
\'" <", ~ ~ ,: , 6 '
.
_~ .~.-

En este esquema, cada cuadro represenra un puesro de trabajo (una funci6n, un cargo): los cuadros superiores, gran­ des y oscuros, simulan los directivos y los inferiores, peque­ fios y claros, las diversas categorias de subalternos. Las lineas que conectan los cuadros muestran el espeso enrramado de comunicaciones de una organizaci6n: las lineas rectas y con­

tinuas, verticales u

males (reuniones, comunicados inrernos, informes), que sue­ len ser oficiales y peri6dicos.

horizon tales, represenran los canales for­

Las Iineas cu rvas , di scol1tinu as y finas, representan las re­ laciones info rmales qu e crece n entre los individuos por razon de sus afinidades personales, que no congenian necesariamen­ te con la jerarquia. Por ejemplo, a y b no se interrelacionan por ningun canal formal porque pertenecen a departamentos diferentes, pero pueden tener contactos informales por moti­ vos extralaborales (son parientes, vecinos, amigos), que apro­ vechan para hablar de trabajo, aunque sea oficiosamente. Por estos canales se suelen difundir los rumores, que tan impor­ tantes pueden lIegar a ser en una organizacion. Siguiendo a Warren (1993), eI antilisis organizativo per­ mite conocer eI recorrido que hara lin documento en el 0 [­

ganigram a, identificar los lectores qu e re ndri en ca d a plan jerarqLLico y, ad emas, calClLlar las posibles fLlgas de inform a­

ejemplo, supongamos que x

quiere hacer un proyecto que afecta a z y que requiere su aprobacion; como tienen posiciones alejadas en el organigra­ rna, eI mensaje de x deberia seguir eI canal formal habitual a traves de sus superiores dye. As!, x debe convencer a d (lec­

tor primero) del proyecto, para que convenza a e (lector se­ gundo), que al mismo tiempo debe convencer a z (destinata­ rio final). Si tenemos en cuenta las relaciones informales, podemos preyer que c (compafiero de area de x, que quedari afectado por el proyecto) tendra conocimiento de esta pro­ puesta, porque mantiene contactos informales con d. Por eso, quizas es relevante que x busque una manera de enviar la informacion a e, saltandose d, para que c no se entere

cion pOI' via s informal es. Por

DEL AUTOR HAClA FUERA

En efecto, Mathes y Stevenson (1991: 33) sugieren que muchos m e n saj es s u e le n saltar se los canal es fijado s e n eI i n ­ terior d e una organizacion y llegar directam ente al destinata­

34

rio. Por eso, proponen analizar el lector de otra manera, con un diagrama egocentrico, que sitLle a1 autor en el centra y que relacione cada tipo de lector:

Diagrama egocentrico para analizar lectores

Diagrama egocentrico para analizar lectores

Hay CLlatra categorias de lectores, segun eI grado de pro­ x im idad con el aLltor, marcado s con lo s s ucesivos drculos co ncentricos. EI grupo propio esta formado por los colegas d e l mismo departamento 0 area, con los cuales eI autor cola­ bora de manera estrecha y continua, en conversaciones y do­ cumentos escritos; estos lectores pueden actuar casi como coautores. Conforman lo s grupos proximos lectores de otras depar­ ta mentos con quienes el autor mantiene contactos peri6di­ cos por motivos laborales, de manera que son lectores afines. EI tercer clrculo (en fa organizacion) 10 forma eI re s to d e l ec ­ t ore s internos, que no tienen contactos con eI aLltor y que, pOI' 10 tanto, tienen menos conocimientos cornpartidos. Fi­ nalmente, el grupo ajeno a fa organizacion incluye lo s lecro­

35

res que no comparten la cultura organizativa y que, por ello, tienen aun menos terreno comparrido con el autor. En resumen, la mayor 0 menor proximidad entre lector y autor en el gdfico indica un grade mas 0 menos elevado de conocimiento compartido entre los interlocutores y o&e­ ce datos relevanres para elaborar el escrito. Cuanto mas claro tengamos el lugar que ocupa el autor y cada lector en la en­ roscada red comunicativa de una organizacion, mas eficaces podremos ser.

ESCRIBIR A UN CONOCIDO

Cuando escribimos a un conocido, es mas util el analisis psicoMgico que las tecnicas anteriores. Consiste en imaginar­ nos como reaccionad. el lecror a nuestro escrito y en antici­ par y corregir los problemas que plledan sllrgir. Estas son las preguntas que podemos hacernos:

Guia ,Eara analizar a lectores conocidos

1. Conocimientos

,Que conocimientos previos riene?, ,cuales Ie falcan?

 

,Que recuerdos tiene del cerna?, ,que experiencias, contactOs, emocio nes 0 leceums previas?

,Conoee la rcrminolog fa , los au tor es 0 los fundam e ntos del campo?

 

,Que quiere sa be r? ,Qu e

necesi dad es e intereses l.i ene ? ,Qu e deberia saber

o

haeer d e spues de leer el

es erito?

,Qu e quieres comunicarle? saje?

,Cual cs son los puntos prin ci pa les de cu

men­

2.

Habilidades

iComprende oeras lenguas? ,Comprende formulaciones especfficas (I6gica, quimica, maeemarica, ma­ pas geologicos, pirimides de eda d)?

,C6mo leera tu rextO?, (cua noo?, ,d6nde?

 

,Que

eipo de lecrura had (visrazo, leccura atenra , sel eceiva ) ?

,Que

har:i c on eI eextO?, ,como 10 urilizad?, ,par a que 10 n eees ir a ?

36

3. Actitudes

• ,A qu e c ulrura perr en ecc e.1 lec tor (europ ea, mu sul m ana , norceam c ri cana , larina, hindu, erc.)?

• ,Cual es su ideo logia polir.ica, econ6mi ca, eti ca 0 ecologi ca ?

• ,Que aerirudcs po sirivas y ncgarivas r iene con respecto al eema ?

• ,Que m an ias tie ne sobrc la esc rirura?, ,cual cs pu edes 3rc nd er?

• ,Que imagen u opinion tienc de ri, de tu rcxto, del ccma?

/~ue cxpecrativas eiene? , ,qu e es p e r a? , ,q ue n o es pera ?

• ,Co mo reac c ionara al escr itO? , , que se n sacio n es u opi ni ones Ie sliscirad?

• puntos Ie gll sca ran?, ,ClIaJes no?

• o p iniones, aCl itudes 0 manIas rie n es ru?,

,Que

,Qu e

,que puedes hacer para 5al ­

var las diferencias ?

• (Qu e plIed cs h ace r para re b a j a r la resiseeneia 0 habra?

eI rec haw, si p reves q ue 10

Por ejemplo, podemos haber escrito a nuestro jefe para pedirle un aumento de sueldo, 0 a un funcionario publico para solicitarle su colaboracion en una celebracion. El anali­ sis psicologico puede decirnos cuales son los mejores argu­ m ento s 0 las palabras mas acertadas, 0 cwll es el mejor mo­ memo para hacer llegar nuestro escrito.

E]EMPLO

En una organizacion es frecuente que un tecnico (infor­ matico, analista de empresas, quimico, contable, auditor) evalue un hecho (proyecto, auditoria, dictamen, balance) para un superior (director, gerente, asesor) que debe tomar una decision al respecto. La evaluacion se concreta en un do­ cumento que suele tener las dificultades propias derivadas del perfil asimetrico del autor y de los lectores:

37

EI ((~cnico especialista y eI superior generalista

Auror

Perfil profesional. Tecnico y especia­

lism, con formaci6n calificada . Re­ dacrar informes es uno de sus rraba­ jos relevanres.

Tareas y prop6sito. Tiene acceso di­

recro aroda la informaci6n, que ana­ liza a fondo para emirir un juicio.

Caracteristicas. Tiene riempo para in­ rerprerar y redacrar el i nforme, que recoge rodo su rrabajo.

Desrinarario

Direcrivo, jefe, de formaci6n genera­ lisra y sin conocimienros especifico s. Leer documenros no forma parte de sus rareas mas relevanres.

5610 accede aJ documenro del espe­ ciaJisra, cuando quiere hacerse una idea global y ramar decisiones.

Tiene poco tiempo y leer eI informe es s610 una tarea secundaria en el dia a dia.

EI autor es un buen especialista que se gana la vida hacien­ do evaluaciones y redactando los informes correspondientes. Tiende a hacer escritos prolijos, pormenorizados y tecnicos, con la intencion de demostrar los conocimientos que tiene 0 eI trabajo minucioso que ha hecho. Pero eI superior suele encon­ trar diffciles estos textos, porque ni tiene la formacion necesaria para entenderlos, ni est;). interesado en conocer los detalles ni tampoco dispone del tiempo suficiente para leerlos completos. La diseordancia entre esro s interloeutores gener a frustra­ c ion . E I a utor e ree que el lector no aprecia su emple o y que menosprecia el esfuerzo que Ie ha d edicado. Elleeror se sien­ te incomodo con un documento excesivo que Ie complica eI trabajo mas que faeilirarselo. Las tecnicas de anilisi s del le c tor p e rmitirfan que el autor se percatase de que su lector tiene un perfil generalisea y de que espera un escrito sinretico, redactado con un lel1­ guaje plano, sin terminologia, para tomar una decision rapi­ da y segura. As! el lector quedaria satisfecho y estarfa mas dispu es to a recono cer el bu en trabajo d el esp eci alisea. Pero la situacion es mas complicada. AI margen de esee lector, eI documento debe contener toda la informacion 50­

38

bre un cerna y deb e a rchivarse, con eI fin de qu e pu e da con­

Entonees, ~como puede ser un informe

s i ntetico y completo al mismo tiempo?, ~o llano y pormeno­ rizado ?, ~eomo se pu ede e1aborar un discurso que satisfaga tanto las necesidades de un jefe oeupado, que quiere ir al grano, como los requerimientos implacables del archivo de

una organizaci6n, que exige la doeumentacion completa? En eI capitulo cuatro hay algunas respue s tas.

sultarse en eI futuro.

.'~

39

3. LAS VOCES DEL AUTOR

EI profesional g uerrfa utilizar eI lenguaje

como usa un fot6grafo la camara fotogrifica; es

'eclr: Sin salir en la foro. Pero ieu I I [ -
'eclr: Sin salir en la foro.
Pero ieu I
I
[
-

PRESENTAcrON

discursos profesiona­

les, tam .en. Es falsa la idea de que la tecnica a los negocios son independienres de los autores, que los escritos cienrificos reflejan la realidad can objetividad y frialdad absoluta. Si hay

d i sc ur so, h ay alliQ I: . porq ue los discursos no se hacen so ~

fo s autores somas

de carne y hueso: vivimos en un lugar y un

Ll
Ll

UlUI ;)1~ll1p re gej a [astra. En los

os a uoa c '
os
a
uoa
c
'

«~yo, NOSOTROS 0 SE DICE?»

El escrito es p ecializado ti end e a escond er a los inrerlocu­

Par un !ado,

amite a menu 3 0 aI le ctor. E xce p to en las lIlsrrucc iones:-es

tores y a usar sabre ro d o la rercera persona.

raro encomrar un consulten 0 un Fijate -jeste manual tam­ bien es lIna excep~ ! Por ono lado, el autor a menudo se esconde detd.s de

formas impersonales como

Cuando es imprescindible referirse al au tor, empleamos cir­ cunloquios como el autor cree, segUll el autor, para evitar un

creo que 0 un en mi opinion que parecen demasiad o «subjeti­

se suele entende r, se dice 0 se opina.

vos». Tambien es fr ec uente el denominado plural de

mod es­

tia, el nosotros que solo abarca a un el que empleo aquf a veces:

autor individual

-c omo

Con presencia ex pl !cica d el a uror

C on implfcitos

1a. H emo! detectado qu e el mes pasad o

lb. 0

formatico entr6 en el sistema.

Ell agosto de 2005 un espia in­

un espia informatico entr6 en nuestro sistema [escri ro en agosto de 2005].

2a. H emos detectado un m ov imi ento

sos pech oso

Los tecnicos han denunciado hechos Los tecnicos han denunciado hechos

semejanres en informes previos. Se han revisado todos los protocolos.

los protocolos.

3a. Elltrevisf4mos allf aI di rec tor,

afirm 6

2b . Se ha detectado un movimiento sospechoso en la cuenta corriente.

en

la

cu enta

corriente.

semejantes en informes previos . No­

sotros hemos procedido a revisar todos

quien

3b. Auditor/a info n ndtica mtrev isto

al directo r 0

3c. Sc cll trevisto e.l direc to r en Ma­ drid, quien afirm6

director

afirm6

3d .

En fa entrelJista 0,

el

4a.

Cr eem os quI' eI mo v imient o

4b. Ha habido

un movimienro

 

4c.

Se dice que el movimiento

4c.

0 El movimienro

5a.

Esta act iv id ad nos h a su p ues to u n

5b . Esra ac ti v idad ha supu es to p am la

luc ro ccsante d e 12. 345 e uros .

Emp resa un lucro cesame d e 12.345 euros.

A la

izquierda, el autor aparece explicitameme en p ro­

nombres (nosotros, nos), posesi vo s (n uestro), verbos (h em os de­

42

nos), posesi vo s (n uestro), verbos (h em os de­ 42 teetado, entrevistamos, creemos), y

teetado, entrevistamos, creemos), y mas indirectameme en las re­

fe re n cias

recha, se borran estos rastros co n fo rm as impersonales ('Si7Ja

detectado, se entrevisto, se

(auditoria informatica ha detectado; para La empresa). Ou o re­

cu rso es d escribir los h echos directamente, como si no hubi ese n ingun au to r, como en las frases que tienen el sfmbolo 0.

dice, ha habido) _0 la tercera pe rsona

te mp oral es (el mes p asado) y es paciaJ es (alii) . Al a de­

on es de la derec ha son mas ob­

jeti vas y cie ndfi cas. Muchos autores, correc rores ea nores to

Se suele creer Que la£

llpcj

illS I er~ n asf y errad ica~a p.res~ n c ia del a ut
illS I er~ n asf y errad ica~a
p.res~
n c ia del a ut o r e n la p .ro s a.

a eooca vicroriana que no hay motivo para proscribir tan escrupulosameme los pronombres personales. Kirkman (1992: 70) rebate la idea extendida de que los boletines de investigacion no aceptan usar yo, nosotros 0 nuestra, con un test simple: de 81 publica­ ciones ciendficas de todos los campos del saber que estudi6, 74 habfan publicado escritos con estos pronombres. Ignoramos si el espanol ha calcado el estilo ingles -que domina los foros ci entfficos internacionales- 0 si tenemos una tradicion propia de impersonalidad. No importa: ~ 1- der al au tor sigue provoca ndo ro blemas . En primer lugar, para ocu tar 0 a menu 0 preferimos soluciones artificiosas

[como se ha detectado un movimiento 0 se entrevisto al director

ien Madrid. En segundo lugar, la impersonalidad puede crear

l a mbigiledades: en el ejemplo 2b

do y se ha detectado tien e n el mismo sujeto escondido (el no­ sotros original) 0 no; y a veces eso puede ser fundamental.

no sabemos si se han revisa­

43

INDICIOS DE SUBJETIVIDAD

Podemos ofr la voz del autor en ottos lugares, de manera mas sutil. Vdmoslo:

6a Es un tratamiento largo. 6b Es un buen tratamiento.

6c

Es un

tratamiento intravenoso .

(Que frase es mas objetiva? Sin duda, la 6c. EI trata­

al rectal que

describen categorfas empfricas. En cambio, un tratamiento

largo depende de una referencia implfcita: (cuanto dura un

miento intravenoso se opone al t6pico, al oral 0

tratamlento., (una semana., (un mes., (me 10 ano. qUl­ za no haya ningun acuerdo c1ato: 10 que es largo para un especialista puede ser normal para otto. Por 10 tanto, 6a deja escapar eI punto de vista del autor y es s ubjetivo. To­ davia 10 e s mas decir es un buen trata m i en to; pr es upo n e un ju icio de valor exp/(ci to, que la comunidad puede dis­ curIr. En definitiva, l a voz del autor 'su nto.de ~vi sta, Ia slIb­ jetividad) emerge en la ptosa de varias maneras. Los linguis­ tas 10 lIamamos la mo d a l izaci6n aeICliS~ es decir, l os in­ dic ios linguisticos q ue mu es tran la actitud d el autor con resp ec to a 10 qu e di c e . Esta lista ofrece algunos ejemplos (a partir de Kerbrat-Orecchioni, 1980):

.

~.

~

.

~.

pu

-

~

.

d'

y

de Kerbrat-Orecchioni, 1980): . ~. ~ . ~. pu - ~ . d' y Nombres. Al

Nombres. Al gunos susran ri vo s esco nd cn ju icios de va lor :

• Palabras inform ales co n con notacion cs despectivas: climtela, chacharn, e tc.

Palab ras co n sufijos ap rec iati vos: -illo/illn (oficinilln), -ere/eta (diTectorete) -ote/ota (bacteriofa), -ucholu cha (Iicmcinducho), -azol/Wl (clientaZl)), e rc.

• M etaforas que apon a n conno rac io nes popul ares : labora tl) rio como ca.fttera,

docu men fo como tost6n, despacho co mo castillo 0 palacio, e tc .

44

Adjetivos. Disringuim os varios tipos segun su carga subjetiva :

• Obj uivos. Descr iben propiedades emplricas:

solterolcasado, mllSculino/ftme­

nino, itaLiano/frtlllces, t6p icoloral.

• Valorativos. Dep e nd e n d el pUnto de vista del

u /frfo, abu ndante/escaso.

autor : grandclpeq /lefio, calien ­

• Subjeti vos. Implican juicios de valor: bltenolmalo 0 bonito!feo .

• C on s ufi jos a preciarivos: --esco/ esca (carna/J(tksco),

(critic6n), ere.

-i.l (cflIpinteril), -Onlona

Verbos. Algunos vcrbas subjetivos. de senrimiento 0 los denominados dicm­

di mllcsrran 1a actirud del au tor :

• Su bjeti-vos. Co nrienen jui cios d e valor : chillnr por grifar, perpetra r 0 cometer por hacer

• Ve rb os d e senti miento, con valor expre sivo: gwtaT, ap reciar, odia r, estima r, rksestimar.\ .

• Ver bos di~endi, c an e1 v alor de decir : afirmar, critica l", sostm a, preguntar , insinuar

Adverbios. Distin gu im os

varios tip os d e adverbios segun S li carga subjeti va:

• Sllbjn ivos. Mu esrran la actirud del a utor: ob viammte, quizd, sin duda, cier­

tam m

te, seguramente, Inmmta blemente, afortlmadamente .

Objeu IJos.

D a n d atos objetivos:

siempre/nunca, delantdrktrds u ho.ylma­

nana

• Va/orativ os. Dep e nden de. referen c ia s mas 0 meno s s ubjetivas: cercallejo s;

rdpidamenteldespttcio 0 de VfZ en C/I/lndo

(Y conviene evitar estas expresiones? iSf y no! Es impo­ sible esconder todos los rastros de subjetividad. Es mas in­ teligente tomar conciencia de ello e intentar gestionarlo:

ser explfcito cuando nos convenga dar una opinion, 0 evi­ tar los referentes implfcitos 0 imprecisos (apliquen fa loci6n de manera abundante) y las connotaciones coloquiales (fa cabafiita estaba situada a 30 metros de fa carretera) cuando pretendam os describir hechos de la manera mas empirica posible.

45

S3".INVnN3".IV3" .IN! SICTV')I::! :nI< 'SE~::l[O:> OJ::ld

S3".INVnN3".IV3".IN!SICTV')I::!:nI<

'SE~::l[O:>OJ::ldEopnll::lWSOUl::lqdPEIJEJe1S::lpE!Jlrel.1odw!dP

linOliOldp[!wnlfAsrlJoJEJEdJE1U::lWO][do~ompuOJSOl

JElnpowEI'ZOAsOlsOlnJpJe::lpU9!JE~!lS::lAlI!u::lpnsJEldopE

tqESOJdgpUd!:)C:)!7TpmJsoSyWpeJ!lsgossoeJed

jos!wOJdwOJ

S::lllO!JE~!~""SE!A::lJd::lnbumUE::lSdPSOl's01::lyedUloJrna!

sOlinsope1lns;:udnboulIOSS::llli::lAnIJlIOJ0JEJ!l!JJ~IdAlI~-S

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UVJSO.lVPs:J.l01Vf2SOf2!J!sod0tJ'fuf'!JV.lO'fVf2:JJUJUlV.IVpVf2!J!sod

OpUEWIdOWS!W'oldwdfdSOWEP!q!JJSdsOl1:J.sopvJlns-.Iodv

'~D!Pns;uqwnp!l.1::lJ,(nsPEP!.1EP!IOS1I0Jel'E!JU;)!pnE-01.

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9!JEWJgE1I'JElUdWdJJU!nsPEP!PUruOJ0E[JEPU![qdP-!sod

TV'0!JEJ1UOJsOlSdJOplDg!SUdlU!Ud1!wJddJdJ"dIElJO]EUn

Wd!l0[EUO!J!puoJ(SOUI.tJJ.lpod)AdIO!q.ldApeqJ'(dJUVJSV

'sopdnbEZ!lEWelU9!JEJOlIOJunOqJdAICpoW'(.IdPOd)P

sowunsOUlvJ.lpod.IV.l01Vf2:JJUVJsvq:JJu:JUlVf2!J!sodsOJSJ-vJlnsJ.I

dlUdPUruUOJSOUI.tJ.l01Vf2:JJu:JUlvf2!J!sodsOJS:J'sopvJlnsJ.I-!JdjdJd

0JEUgEEun'U9!JEWJgEJOd'oldwdfdUdZdAdPJ!q!JJSdun

~IOPtJZ!J'.'Sd'S,id]sooqlid'(S?[~U!sOlSOJdw!JdUd1!wJddJEfeqdJ

.t:J.'S'iPJCj'Sdlid[~lI!S?(ASOl,1JJUif!SUS:J.loPVJ0)SO'Z.I:JnjJ.I0-vJUd

SEJ!Jl!JnSd:SSOls:JJuvnudlV0)!Ul'S:J,wPV'i!Js:JSopnJ0JVUlpt7Z!-0

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eJedJ::lX)JOAE]::lnbsOlS::lJOlJdlUdld;DEP'osmJs!pdnb

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9'V

tenuantesAlntensificadores
tenuantesAlntensificadores

L'V

EjEMPLO Analicemos la reformulacion de un fragmenro de infor­ me de auditoria inrerna, en una

EjEMPLO

Analicemos la reformulacion de un fragmenro de infor­ me de auditoria inrerna, en una entidad financiera. EI origi­ nal 10 escribio un aprendiz en un curso de redaccion. Aun­ que no manriene la estructura de una auditoria aurenrica, sf tiene el conrenido y eI estilo habituales. Esrudia un posible trato de favor no justificado: eI director de una oficina de un banco ofrece un trato «especial» a un cliente sin motivo (vo­ lumen de negocio pequeno, cliente no relevante, etc.). La reformulacion menciona los hechos de manera empf­ rica, sin sesgo ni imprecisiones. Compara:

Original

Reformulacion

(

.J En los cuarro dias que per­

Hechos Atencion personalizada

manecimos en la oficina, esre c1ienre

se presenro rres veces, siendo rodas 1. Duranre los 4 dias que Audirorfa

elias tratado personalmente por el d i­ recror. De las tres visitas, dos fueron simplemente para retirar su dinero de su cuenta corrienre, evicindose con esra arencion personal, las largas colas en las venranillas de caja que exisren en esra oficina . La orra visira fue para

rratar remas personaJes, sin nada que 2 . EI direcror controla personaJmen­

ver con la acrividad de la sucursal. re las cuenras del c1ienre: reaJiza las

operaciones necesarias para aten­ der los pagos y disrribuye eI rema­

EI direcror lIeva personaJmenre eI conuol de las cuenras de este c1ien-

es(Uvo en la oficina, el c1ienre hizo 3 visitas y fue atendido por el di­ recror. En 2 visitas retiro dinero de la cuenra y evir6 las colas de las venranillas de caja, con la aren­ ci6n del direcror. No hay datos sobre el ptop6siro de la 3." visita.

re, reaJizando las operaciones necesa­ rias para arender los pagos que se Ie presenran y manrener eI remanenre disrribuido de la forma mas renrable.

Esra operaroria Ie exige una arenci6n 1. Dispone de tarjetas Visa Oro y

casi diaria. (

nenre de la manera mas renrable . Eso exige atenci6n casi diaria.

Retribuci6n de los depositos

Electr6n sin cargo.

J

Disfrura ademas de una rarjera 2. Se cobra la comisi6n minima en

las operaciones de compraventa de vaJores, que son escasas. 3. Se condona la comisi6n de can­ celaci6n anricipada de deposiros a plazo fijo (para reinverrirlos en producros mas renrables), aun­ que esra sucursal sea una de las que condona menos comisiones.

4.

Visa Oro y orra Visa Electron com­ pletamente gratis, y en las esporadicas operaciones de compraventa de valo­

res, eI cobro

de comisi6n es mini mo.

En las cancelaciones de deposi­ tos a plazo fijo qu~ha reaJizado con eI objetivo de reinv.errirlos en otros producros con mejb res renrabilida­ des, se Ie ha condonado la comisi6n de cancelaci6n anticipada. Esra sucursal es una de las oficinas

de la red que menos comisiones con­ dona, por 10 que es lIamativo la opera­

roria seguida con este c1ienre. ( Como anecdota, en las fechas navideiias, eI mejor regalo que reali­ za la oficina a sus c1ientes es para

este. (219 pa14brasJ

J

Por N avidad eI c1ienre recibe eI regalo mas cosroso de la oficina.

(I 61 pa14brasJ

Sin duda, los apartados con titulo interno y hechos numerados de la reformulacion ayudan a ordenar los datos. Entre otras aspectos, la version de la derecha elimina las re­ peticiones, las expresiones connotadas (es llamativo, como anicdota, disftuta), los adjetivos imprecisos (operaciones espo­ rddicas, mejor regalo) 0 los adverbios modalizadores (simple­ mente, completamente). T ambien prefiere la 3. a persona (Au­ ditoria estuvo) ala 1.a (permanecimos) y las cifras (4-3-2) a las letras (cuatro, tres, dos). En resumen, la reformulacion es mas objetiva, precisa, ordenada y breve.

4. LA ORGANIZACION DE LOS DATOS

Cad a g enera rien e una estructura. Acertar eI lugar mas adecuado para cada data es un proble­ ma de logica 0 coherencia del contenido, pera tambien de adaptaci6n al prop6sito y at lectar. Mas aun: organizar quiere decir di senar las pagi­ nas , decidir los aparta dos y cortar los parrafos.

PRESENTACI6N

Podemos distinguir tres partes 0 componentes en un do­

cumento, prescindiendo de las particularidades de cada ge­

nero textual: la presemaci6n, el

tura trimembre ejerce diversas funciones )' sigue la maxima

de la oratoria clasica: di de que vas a hablar, habla y di de que has hablado.

nucleo X el cienf. Esta estruc­

Otros componentes que contribuyen a organizar los da­

tos son los apartados )' subapartados, el anexo, las notas y los

parrafos. Incluso La hoja 0 p agina -como unidad visuaL- inci­ de tambien en la confeccion de un documento. De todo ha­ blaremos un poco.

INTRODUCC16N

La introduccion (tambien denominada avance, presenta­ cion, materiales preliminares) ti e n e las funciones de seleccio­

nar al lector), de prepararlo para la lectura del resto del tex­ to , anticipando, organizando y resumiendo el contenido. Puede ser uri! tambi en para orientar lecturas parcial es 0 se­

51

lecrivas del documenro 0 para indexarlo en fondos doCll­ mentales. La introducci6n puede incluir varios elementos texruales: la portada, la identificaci6n del docum ento (titulo,

autoria, procedencia, editorial etc.), el apm'ato titulm' (titulo y

subdtulo, dtulos internos), el indice general, el resumen, la distribuci6n (Iisra de lecrores destinatarios), el prologo, los

agradecimientos, etc.

Hay que tener en cuenta que, antes de empezar a leer, ya tenemos «unas primeras impresiones» de un escrito. «Un do­ cumento empleza a generar un a respuesta ran pronto como reposa encima de la mesa de los lecrores. De hecho, se puede decir que los informes y los articulos empiezan a despertar ac­ titudes positivas 0 negativas incluso antes. Las reacciones de los lectores esran influidas por la facilidad con que pueden iden­ tificar eI documento que les interesa 0 con que pueden recu­ perarlo de las bibliotecas y de las bases de datos» (Turk y Kirk­ man, 1989: 44). Cuando el documento yace encima de la mesa, el indice y eI resumen nos dan una primera idea d.pida del texto. Re s ­

ponden preguntas como: ~me interesa?, dtrata de mi campo?,

Leer/or, ddebo leerlo completo? 0 dcudnto tiempo me lleva rd?

ddebo

Si no estamos obligados a leer el escrito, estas respuestas pue­ den determinar que 10 abandonemos 0 no. Si no 10 abando­ namos, eI resumen nos anticipa los datos bisicos del cuerpo del texto, de manera que podemos activar los conocimientos previos, formular hip6tesis y leer mas interactivamente. EI in­ dice tambien permite hacer una lectura selec tiva de aquellas partes que mas nos inreresen. En definitiva , la introducci6n provoca las primeras im­ pres iones allec tor, delimita su alcance (tema, contenido), da eI esqueleto 0 la esrructura completa del documento (indice) y sintetiza y anticipa las ideas mas relevantes en un resumen. En los capfrulos siguientes, analizaremos algunos de estos componentes.

52

CUERPO

EI cuerpo es la parte central del docum e nro y tiene eI ob­ jerivo de desarrollar todos los datos. T ambien se denomina

nucLeo, exposici6n 0 desarroLLo. Es el componente mas variable

por 10 que respecta a extensi6n, numero y tipo de apartados o a la inclusi6n de elementos complementarios, como tabLas, dibujos 0 grdficos. No tiene restricciones en relaci6n con la

estrucrura, el enfoque 0 el nivel de especificidad, a diferencia

d e la introdu cci6n y del cie rre, que

teticos 0 esquemati cos. Suele tener un estilo discursivo que fomenta la reflexi6n y evita las formulaciones esquematicas y la sintesis. Algunos de los componentes textuales que suele incluir son los objeti­

vos del trabajo, la metodoLogla empleada, los antecedentes, los hechos 0 resultados, su valoraci6n, etc.

Tanta versatilidad impide identificar otros rasgos comu­ nes del cuerpo de los documentos. Pero algunos generos con rradici6n disponen de estrucruras muy formalizadas. En el ambito administrativo, el informe tecnico-juridico consta

de antecedentes 0 reLacion de hechos y fundamentos de derecho.

EI informe de auditoria intema tiene habitualmente objeti­

vos, metodoLogia, hechos, concLusiones y recomendaciones. Asi­

mismo, el articulo de investigaci6n tiene la famosa estructura

tienden a ser breves, sin­

dis­

cusi6n.

Orros tipos de informes no tienen tradici6n ni regula­ ciones y se componen de apartados y tirulos particulares para cada contexto. De hecho, cada auror se inventa a convenien­ cia los apartados del cuerpo, de acuerdo con sus necesidades. En una instiruci6n 0 empresa, la rradici6n puede haber fija­ do algunas estructuras; por ejemplo, eI libro de estilo de La Caixa (1991) presenta cuatro tipos de informes tecnicos (de proyecto, de gesti6n, de oficina y de analisis de riesgo).

de

IMRD

0

introduccion,

metodologla,

resultados y

53

EI cuerpo es a m enudo el primcr componente que se el a­

bora d e un do c u mc nto. Tanto la introducci6n co m o eI ci erre

son reformul acio nes futuro). EI indice, eI

nes depcnden directamenre del cuerpo y se elaboran despues

o al mismo ti e ll1po.

propuestas de

res umen, la bibliografla 0 la s condusio­

(sintesis, introducciones ,

CiERRE

EI dare (onduye el documento con el prop6sito de pre­

parar al lecror para las activid ades posteriores a la lectura.

T ambien se denomina resumen, conclusion 0 recapitulaci6n.

Incluye, entre otros elementos, las recomendaciones, las C011­

c/usion es, el epiLogo, la resolucion,

la bibLiografta , los anexos, eI

apendice 0 los indices especificos (tematicos, anaHticos, ono­ I ll1asticos).

e in­

troduce allecror en el texto , el c ie rr e pro yecta la informa ci6n hacia el futuro. Prepara las tareas pos teriores: revi sa r la bi­ bliografla, poner en practica las recomendaciones, formular

Lo s ane­

xos, los indices analiticos y la bibliograffa SOD herramientas para ampliar 10 expuesro, ya sea haciendo una relectura se­ lecriva del mismo documento (guiada por un indice anaHti­ co), leyendo los documenros complementarios incluidos en los anexos, 0 buscando nuevos textos a partir de las referen ­ cias citadas. Al igual que la introdu cc i6n, eI cierre tambien se caracteriza por tener un grade de estanda rizaci6n elevado y por utilizar formulaciones esquematicas (listas, num eracio­ n es , a firma ciones breves).

nuevas hip6tesis, preparar nuevas investigaciones .

Si la prese ntaci6n

anticipa los daro s m as relevances

54

PJRAMIDES

Varios manuales de comunicaci6n profesional recurren a la conocida formula periodfsrica de la piramide para organi­

la informaci6n basica al

inicio, en la punta de la piramide (titulo, resumen, resulta­ dos generales), y dejar los datos completos y los detalles para el final, en la base, como muestra este esquema (Turk y Kirkman, 1989):

zar los daros en un in forme: poner

Pid.mides de lectores y contenidos

·····1 ~ ;1 \ \. M",h"I"ct"" \ ! \ Pocos : :/ Cuerpo \ lectores
·····1
~
;1
\ \.
M",h"I"ct""
\
!
\
Pocos
: :/
Cuerpo
\
lectores
:./
"
Conclusiones
"
Recomendaciones
\
\
./
\~/
""0' (dolo, oomp'''''1
\\

La piramide de la izquierda representa la ordenaci6n de los datos y la de la derecha, el numero de lectores que leen cada componente del documento. Coincidiendo con la pun­ ta de la piramide, el titulo y el resumen presentan los datos esenciales que pueden entender much os lectores. En la base, los anexos y dem as componentes del cierre aportan daros pormenorizados y compleros que s610 interesan a unos pocos lectores. A medida que el do c um enco da datos, cada vez mas pormenorizados y complejos, se pierden los lecrores que s610 querfan hacerse una idea general; solamente se conservan los que esdn realmente imeresados y buscan datos mas precisos.

55

Esta estructura piramidal permite atender a lecrores que buscan en un mismo documento prop6sitos tan diversos como los de hacerse una idea global, buscar datos espedficos o barr e r exhaustivam e nt e el es crito. Por ejemplo, el lector ajetreado que s610 quiere formarse una opini6n general pue­ de leer con rapidez el resumen y algun componente del cie­ rre, mientras que el lector analftico que busca datos concre­ tos puede rastrear con atenci6n el nucleo y los anexos con los indices analfticos. Siguiendo este planteamiento, algunos autores proponen estructuras piramidales mas pormenorizadas para generos particulares.

EL INFORME TECNICO

B'licq (1990) propone el metodo SIDCRA , haciendo un acr6sti~0 con los aparrados que conformarian la estrucrura

del informe tecnico -en una adaptacion sui generis al espa­

conclu­

los

apartados avanzan desde el s umario, con una simesis de lo s puntos mas relevantes, hasta los detalles exhaustivos inclui­

dos en los anexos. La introduccion plantea el contexto en que se situa el in­

forme: el re ma, los probl emas

van, los hechos previos y los objetivos q ue p rete nde lograr. Para el desarrollo, qu e debe incluir la cantidad mas grande de

datos, Blicq propone otra tecnica periodistica: las famosas

6 preguntas (quien, que, wdndo, como, donde, por que) que los

periodistas utilizan para componer el primer parrafo de una noticia. Para este autor, el desarrollo debe responder tam­ bien estas cuestiones, que constituyen los aspectos mas im­ portantes que componen un tema.

0 las nec es id ad es que 10 moti­

fiol: sumario (0 resumen), introduccion , desarrollo,

siones, tecomendaciones y anexos. Siguiendo el esq u e ma,

Metodo SIDCRA /\ I, S~mario( 1 . , _-- - -----\ Introducci6n Desarrollo / /1
Metodo SIDCRA
/\
I, S~mario( 1
. , _--
-
-----\
Introducci6n
Desarrollo
/
/1
f":nn,
lllcinnoc
,-,VI r,",IU~IVIr,,"",~
\
I
\
/
Recomendaciones
\
/
1
1
\
Anexos
!_
---
------
---- \

Blicq afirma que las conclusiones y las recomendaciones

tienen mucha importancia en el informe y deja abierta la po­ sibilidad de qu e ocupen posiciones mas avanzadas en la es­ tructura. No es extrafio que el sumario incluya 10 mas esen­ cial de las conclusiones 0 las recomendaciones. Mas adelame hablare de los anexos.

EL ARTfcULO DE INVESTIGACION

Swales (1990) propone estos trapezoides para explicar la estructura del articulo cientifico de invescigacion. En este ge­ nero, la introduccion delimita el campo de esrudio y por eso empieza con una base amplia que se va cerrando, para dar paso al desarrollo de un experimento concreto. Por el contrario, los

resultados arrancan con los da tos o brenidos e n la in vestigacion reaJi za d a (b as e esrrecha) para proyectar se nuevamente hacia eI campo en que se instauran, en sanchando la bas e.

Articulo de investigacion

Introducci6n Desarrollo I I
Introducci6n
Desarrollo
I
I

/ Resultados

\

~ .----

EI autor tambien explica que la introduccion suele seguir Ia

siguiente estrategia. Primero, establece un tel'l';tol';O de estudio 0

busqueda, es decir, delimita la disciplina y eI ambito estricro en qu e se reaJiza eI rrabajo, mencionando los estudios y los amore s

previos m as relevantes. Enseguida,

en el territorio 0 a1gun aspecto que no ha merecido Ia arencion de la comunidad ciemifica. Para acabar, presenta la busqueda reaJizada como la ocupacion de este agujero pendiente.

identifica un agujel'O 0 vado

AN EXOS

EI anexo (0 apendice) merece consideracion especial por la funcion de descarga informariva que ejerce. Es habitual

58

que haya conflicto e ntre lector es y fUl1ciones, como ya he­

m os visto. Por una parte, un jefe ocupado quiere leer el es­ crito en pocos minutos para hacerse una idea global y tomar decisiones -hablarfamos aqui de funcion info rmativa. Por oua, eI mismo escriro debe recoger toda la documentaci6n (estadistica, auditorfas, anaIisis, comprobantes, certificacio­ nes) para archivarla y para que pueda ser consulrada en eI fu­ turo -funcion documentaL En estos caso s eI anexo p e rmire agrupar los datos en do s

o mas niveles de especificacion , que se adecuen a estas fun­ ciones. EI cuerpo puede satisfacer las prisas )' la necesidad de sintesis del jefe, yel anexo permite almacenar todo 10 que sea demasiado pormenorizado 0 espedfico, como si fuera un

a utentico cajo n de sastre. Incluso podemos distinguir dos 0 mas anexos, con varios grados de deraUe, dirigidos a diferen ­ res funciones documentales 0 lectores porenciales. Noremos las diferencias entre eI cuerpo )' eI anexo d e un es crito:

Selecci6n de dacos

Cuerpo del escrito

Pone enfasis en e1lector. Incluye los datos basicos y responde a un con­ texro concrero (tiem po y espacio).

Incluye s610 los daros relevantes: pro­ p6siros, resultados globales, recomen­ daciones, argumentos imporrantes.

interes

Organiza los datos segun el

del lector. Extension limitada. Len­

gua comun, numetos redondos, co­ mentarios generales.

Anexos

Pone enfasis en la informaci6n. Re­ coge todos los daros y los archiva para siempre.

Incluye rodos los daros: merodologia, resultados completos, estadistica. Pres­ cinde de las necesidades temporaJes y de los lectores circunstaJ1ciaJes.

Sigue criterios archivfsticos. Sin Jf­ mites. Registro especializado, nume­ ros exactos, comentarios pormenori­ zados .

Mu)' bien. Pero <que datos deben ir en eI cuerpo?, <)' en el anexo? iNo es tan facil! Algunos auto res creen que el ane ­ xo es un apartado marginal 0 irrelevante y que nadie 10 con­

59

ule,!, por 10 qu e prefieren cargar toda la informacion en el c uerpo . Es un error. Asi se confunden las dos funciones n c.lOnad as. T ambi en se hincha el documento y se aleja de las necesidades del lector principal.

NOTAS

Otra

herramienta

para

organizar

el

Las

not as en

el

contenido son las notas

que van aparte y con letra mas pequena. fe rid o y las mas fac il es

Pueden ir al margen, * a pie de pagina' 0 al final del capitulo" 0 del documento -iY tu

esas aclaraciones

,

~

m argen

son

las

m as

I pl'6 ximas al tex to re-

e

leer.

Pero ex igen

n

~iseno especial d e

a pagma

d

I

mlsmo pue es expenmentar os erectos .

.

.

c

que provoca cada posicion! La nota se relaciona con el punto del texto aI que se re­

asterisco , un nume­

ro 0 una letra supedndices -como en el parrafo anterior. Lo mas corriente son las cifras, sobre todo si hay varias notas y

debemos mencionarlas en otras partes del documento, pero el asterisco es util para lIamar una nota en las tablas y los graficos 0 cuando la prosa incluye cifras.

Suelen ir en notas las referencias bibliograficas, los datos tecnicos 0 complementarios 0 los detall es e informaciones secundarias que solo interesan a los lectores m as minuciosos. Una nota bien organizada permite que ellector ajetreado se salte los datos que no Ie interesan 0 que el curioso encu entre 10 que busca. Conviene evitar las notas demasiado largas, la

pagina 0 10 que h a cemos los

acumulacion de no ras e n una

fiere con una llamada, que puede ser un

I . Las no ta s a pi e de p:ig in a so n m uy visi bl cs y bastallte pr:lcticas. porqu c

ueden Ice rse sin ten er que ca mbi ar d e pagina . T a m hicn so n las mas cor ricn tes

p

I

e

d e

n los artic ul os de in vesti gaci6n y en lIl uc ha d OCUmellt3Ci6 n rccn ica . Pero a pesar

ab usar po rq ue inc reme lltan la co mp lejidad del escrito . Por

cso conv ie ne no

cso he dejad o 5610 d os de las que habia en este libro .

60

autores, a veces, cuando vamos con prisas y tenemos que afi adir datos a un escrito: los metemos en noras y asi no es

preciso retocar nada mas

usar las notas de modo estrategico y no como un parche.

iDe ninguna manera! Hay que

PARRAF os

EI parrafo es la unidad inferior aI apartado y aI subapar­

rado. No suele lIevar epigrafe 0 titulo interno y tiene unidad

monotematico

y trara de un aspecto particular del contenido. Respecto a la forma, empieza con una entrada 0 sangrado en la primera li­ nea y acaba con un punto y aparte final y con una linea blanca 0 una interlinea superior con el parrafo siguiente. Al­ gunos escritos numeran los parrafos, pero no es habitual. Los manuales de estilo que se refieren mas extensamente aI

parrafo son los periodisricos, que conviene leer con cautela, por­ que no se refieren a la prosa profesional (vease pagina siguiente). Duque Garda (2000: 197) menciona tres manuales de

redaccion

brevedad, aunque la miden con criterios diferentes: que cada

cientlfica para el ingles que tam bien recomiendan

ignificativa y grafica. Respecto al senti do, es

parrafo lLeve una idea principal y 4 0 5 secundarias; que se componga de unas 3 oraciones, 0 que tenga entre 100 Y300 palabras de extension. En mi experiencia en empresas e instituciones, el parrafo tiene mas valor grafico que semantico. Abundan los parrafos

muy breves para aligerar la exposicion . Se cree que las pagi­

nas cargadas con mucha letra y parrafos largos son mas pes a­

das que las que tienen muchos parrafos breves. Quiza esta tendencia favorezca la presentacion de la pagina, pero a mi parecer tiene efectos negativos en la estructura del conteni­ do. El abuso de los parrafos breves, a menudo de una sola frase, convierte el escrito en una lista incon exa de ideas.

61

Z9 !=> . , V> () o 3 o 3 '~ . § , .,
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Pero des de la optica del gerente que debe tomar la deci­

Se adecua mas al proposito

de la tarea: estudia las ventajas y los inconvenientes de las tres marcas y recomienda una. Si el lector esta atareado, tie­

ne poco tiempo y escaso interes en los detalles, agradecera que los dtulos del fndice ya Ie informen del resultado 0 que se eviten cuestiones de procedimiento como el problema ob­

sion final , el segundo es mejor.

jeto de estudio 0 el metodo.

Ademas, los apartados del 2 al 5 del segundo fndice comparan en una misma seccion los costes, las prestaciones y

las preferencias de los usua~os de cada marca. Eso facilita la

interpretacion de los datos.

el lector debe ir adelante y atras para contrastar las marcas,

ya que cada marca ocupa un apartado diferente. Por ejem­ plo, para saber cual es la maquina menos costosa, hay que consultar tres puntos (apartados 2.1,2.2 y 2.3). En resumen, con palabras de Delisau (1986: 56): «La for­ ma mas efectiva de organizar la redaccion de un informe

empresarial viene dada por la naturaleza del tema, por las cir­

cun stancias

cion es la que favorece ellogro de los propositos de quien 10 redacta. »

En el primer fndice , en cambio,

y, en especial, por el receptor. La mejor organiza­

SfNTESIS

Acabo con una pequefia gufa de preguntas para mejorar la organizacion de un documento:

64

preguntas para mejorar la organizacion de un documento: 64 1. (L os M fos cstan orgnniZlfdos

1. (L os M fos cstan orgnniZlfdos (IJ np a rflldQ! Y fub"pnrr.ui.J ; ' E so facil i ta le er

selecti va menre eI do c um e nto . Un i n d lcc COIl todo s lo s dtulo s

permite

hacerse un a idea global del escrito .

inrerno s

2. l EL orde n dl' los aparttuios itS Mgico? ISl' IlM pta a las neccsidlldcs del lector? S i

eI orden e s t a e n co ncordancia con la s necesidad es y lo s conocimienro s del

lector.

e s m a s f.i cil seguir el documento.

3.

( CaM ap artaM tiene un tl tl/ lo in/ emo? Eso permite idenrifi ca r el cema de

cada secci6n .

lIIl O? Lo s apa r­

[ados excensos son mas diflciles . Son m as c1aros los b reves, d e lIn os pocos

p,lrrafos . con tit ul o inre rno . Di vid e cada a p a n

m as.

4 . ( 5 0 11 manejables los apa rtaMs? (cua ntos pdrrafos tiene caM

ado

la rgo e n dos

0

Haz suba pa rrad os d e rango m e nor d e nt ro d e u n apa nad o la rgo .

5.

( Que m edi M t i C / leU los pdrrafos? D a

pr e fe re n c ia a los p a rrafos co n os y co­

m edid os. pc ro deja los largos qu e es ten just ifi cad os.

G.

(Ha), oal'ios pdrrafos dc li na soIA fr a.<e? Los p :irr a fo s unior ac io n al es c o n vi er ­

ten el tex to

en una li sta d e id eas. Ev ita lo s.

7 . (Ca da p dgi na cs diftrente de IA anterio r y I II posterio r? Recordamos mejor

las paginas individuali za d as . 'qu c ti e ne n una tabla.

inrerno lJ o t ra parti c Lll a rid a d . Di se fi a cad a pagina p o r sep a rado:

L1na ten~ ersonalidad!

un dibuj o. un titul o

jqu e cad a

Las primeras preguntas quiza son mas utiles cuando se empieza a recopilar datos para un documento, pero las ulti­ mas potencian la revision final. Confieso que las preguntas 4, 5 y 7 me han permitido mejorar mucho algunos parrafos y apartados de los borradores de Afilar ellapicero.

la pagin a d o nde hay esut so n p oco p rnc t icas pa ra eI

no t a

lec tor . aunqu e eI edi tor la s prefi e ra p o r qu e se com p ag i nan con m <i5 cOl1lodid ad. S61 l) so n pre fe rib les cu a nd o h ay m uc has n otas 0 so n mll y ex [e nsas }' se co m p li Cll su colocaci6 n e n la p:lgina co rres po nd ie m e (Martin ez de Sou sa, 1992 ).

3

iQue lata!. i no? Ir adelanre y atras bu scand o

Las n o ms a1 fi n a l del ca p lcu lo 0 d e d oc um e mo

65

~

I(.

.~

5. TfTULOS Y PORTADAS

El titulo es el primer componente y el mas im­ portante. Del mismo modo que miramos rapida­

mente los titulares del diario -para ver si hay algo de

interes-, los cientincos leen el fndice de una revista .

Leyendo el dtulo, deciden si pasan al resumen 0 a la introducci6n de un artfculo, 0 si 10 abandonan .

0 a la introducci6n de un artfculo, 0 si 10 abandonan . PRESENTAcr6N ROB ERT BARRASS

PRESENTAcr6N

ROB ERT BARRASS , 197 8: 132

EI dtulo y la portada nos preseman un documemo como si fuera la tarjeta personal de un reci e n llegado, 0 el traje y el maquillaje de un personaje publico. Pu esto que es

inmensa la cantidad

do el tiempo para consultarlos, el titulo y la portada nos ayu­ dan a elegir los que nos interesan. Muchos escritos profesionales Bevan titulo: los informes,

de docum ento s disponibl es pero limita­

las memorias, los expedientes, los artfculos, las propuestas 0

las aetas. Aquf el titulo es como la etiqu e ra de lLna caja

0