45 Cmo convertir los problemas en oportunidades Ideas para actuar 44 Business & Technology Harvard Deusto

luanto ms complejo es un
problema, ms personas
se requieren para convertir-
lo en una oportunidad, b-
sicamente por dos razones: la concurren-
cia de conocimientos, capacidades e
ideas y la mayor probabilidad de que
acepten el resultado quienes han inter-
venido en su gestacin. Sin embargo,
establecer relaciones eficaces no es fcil
ni espontneo. Hay que planificarlas y
guiarlas cuidadosamente a lo largo de sus
cuatro fases:
1
FORMACIN: Encuentro y apertura a
los otros, normalmente en una atms-
fera optimista y alegre.
2
CHOQUE: Producido a medida que co-
mienzan a evaluarse de forma realis-
ta las personalidades y las capacidades
ajenas para el reto en cuestin, en un
marco de conflicto y frustracin.
3
REGULACIN: Los miembros del
equipo resuelven en esta fase las
controversias y establecen las normas
de comportamiento.
) Cul es el mayor deseo con respecto
al asunto en cuestin?
) Cul sera la situacin si no hubiera
obstculos ni restricciones?
) Cul sera la foto si los sueos pudie-
ran hacerse realidad?
) Cmo podran aprovecharse las ca-
pacidades, personalidades y emocio-
nes para dar un vuelco a la situacin?
El proceso de elaborar una visin del
ideal opera como una profeca autocum-
plida, un faro que seala una ruta dife-
rente. Obliga a analizar con detenimiento
qu es lo que realmente se desea, algo
que suele faltar en el trabajo. La visin del
ideal es una imagen intuitiva del horizon-
te para los prximos cinco o diez aos.
Debe ser concisa, significativa y fcilmen-
te comprensible por todos los miembros
del equipo. Ha de contemplarse como
un proceso en curso, algo que ya est en
marcha y que continuar evolucionando
a medida que se realiza el viaje.
2
GENERE TODAS LAS IDEAS POSIBLES.
Una vez definidos los objetivos o las
reas concretas hacia las que debe mo-
verse la solucin (productividad, cuota de
mercado, satisfaccin del cliente, inno-
vacin, etc.), hay que convertirlos en
oportunidades mediante ideas creativas.
Con las herramientas, el estmulo y el
entorno adecuados, la creatividad y el
genio emergen siempre. La forma de ge-
nerar las ideas es, como en el paso ante-
rior, dejar trabajar la imaginacin y anotar
acrticamente todas las ideas que surjan,
por irrealizables o absurdas que puedan
parecer. Ya llegar el momento de anali-
zarlas. Las tcnicas de generacin de
ideas son sencillas y eficaces, como las
que se presentan a continuacin:
) Asociacin: La mente trabaja por aso-
ciacin. Toda idea tiende a asociarse
espontneamente a otra, similar,
opuesta o diversa, en una cadena ilimi-
tada. Hay que aprovechar esta funcin
cerebral natural, dejarla en
4
REALIZACIN: Trabajo en colabora-
cin sobre soluciones concretas.
Cada problema requiere un equipo de
resolucin especfico, dependiendo de
cules sean las personas afectadas, las
que deban decidir, las que aporten los
recursos y capacidades, y las que hayan
de aplicar la solucin. El ncleo del equi-
po no suele formarse hasta la segunda
o tercera reunin. Algunos se quedarn
fuera y otros debern incorporarse para
cubrir lagunas tanto de cualificacin co-
mo de personalidad.
ELABORE UN MTODO
El primer paso para afrontar los proble-
mas de una forma creativa consiste en
establecer un mtodo que se utilizar
cada vez que el equipo se encuentre en
esa situacin.
1
DEFINA CLARAMENTE EL IDEAL. Mu-
chas personas recelan del trmino
ideal por considerarlo puramente abs-
tracto e irreal (Los miembros del equi-
po no lo tomaran en serio...). Creen que
los conceptos en los que debe basarse
la resolucin de problemas han de ser
realistas para ser eficaces. Ciertamente,
el realismo tiene sus ventajas, pero entre
ellas no est precisamente la de estimu-
lar la creatividad y el entusiasmo para
abrir nuevas vas. En este sentido, un
exceso de realismo puede resultar tam-
bin limitador.
El primer paso para resolver un proble-
ma es definir una visin clara y simple del
resultado ideal, el escenario deseado si
pudieran realizarse los sueos; esto es,
una imagen global inspiradora y estimu-
lante que sirva de faro para generar ideas
y alternativas concretas. Debe enunciar-
se en tiempo presente (Creamos los
productos ms innovadores del merca-
do), como si ya estuviera ocurriendo. No
es una formulacin de la solucin al pro-
blema ni tampoco una lista de medidas
concretas, sino una imagen ideal sencilla
y concisa que d respuesta a alguna de
las siguientes preguntas:
C

Cmo convertir
los problemas
en oportunidades
Cualquier equipo se encuentra con obstculos en el desempeo de sus tareas y, en la mayora de
los casos, esos problemas se solucionan gracias a la pericia de los profesionales. Sin embargo,
un equipo que cuente con una metodologa sistemtica para afrontarlos podr fcilmente
transformar los problemas en nuevas oportunidades gracias a la creatividad
46 Business & Technology Harvard Deusto
primer plano. La libre asocia-
cin funciona especialmente bien en
grupo, puesto que se retroalimenta
con mucha mayor energa y variedad.
) Metforas: Si el objetivo es aumentar
las ventas un 20% a final de ao, una
metfora es escalar la cima de una
montaa o correr una maratn. Uti-
lizamos metforas continuamente por-
que son imprescindibles para entender
vitalmente la realidad y encontrar la
forma de adaptarnos a ella.
) Sueos: Los sueos desentraan con
frecuencia las claves de los problemas,
al dejar trabajar libremente al incons-
ciente. Aunque los conceptos mane-
jados en el sueo parezcan irrelevan-
tes, sus smbolos y escenarios
estimulan la imaginacin en la direc-
cin de la solucin del problema que
nos preocupa.
) Qu ocurrira si...?: Esta pregunta au-
toriza a la mente a viajar por territorios
que normalmente le estn vedados,
en los que puede estar precisamente
la solucin. Qu producto disea-
ramos si tuviramos un presupuesto
ilimitado?.
) Intervalos y plazos: Un tiempo dedi-
cado a otro asunto o al ocio permite
al inconsciente asociar ideas sin la
presin del pensamiento inmediato.
Del mismo modo, un plazo imposter-
gable introduce una tensin que hace
salir por todos los resquicios las
ideas ms variadas.
) Autoafirmacin: La repeticin de frases
positivas (Damos el mejor trato al
cliente) acaba haciendo que se con-
viertan en realidad. Aunque pueda pa-
recer absurdo e ineficaz, no debe sub-
estimarse el poder condicionante de
un lema bien diseado.
) Brainstorming: La tormenta de ideas es
un recurso clsico enormemente eficaz.
3
DISEAR ALTERNATIVAS. En algn
lugar de este mar de posibilidades se
encuentra ahora la combinacin de ideas
que ofrece la mejor solucin al problema
original y, adems, inicia el camino hacia
la visin ideal. Para encontrarla y conver-
tirla en un plan, hay que dar tres pasos:
) Combinar ideas para crear alternativas:
Una alternativa es como un automvil,
mientras que una idea es como un mo-
tor o una rueda: hay que combinarlas
para crear algo que produzca los resul-
tados deseados. La forma ms obvia
de comenzar a clasificar las ideas es
ordenarlas por prioridad o importancia.
A continuacin, se agrupan las princi-
pales por reas temticas. La mente
tiende de forma natural a realizar esta
agrupacin, como si trazara un mapa
del territorio. Normalmente, el proceso
da lugar a entre tres y cinco grupos, en
cada uno de los cuales hay que tratar
de articular una alternativa. En esta fa-
se, la solucin no ha de ser an com-
pleta y perfecta. Basta con que se pue-
da distinguir con claridad y elegir entre
las distintas alternativas, que pueden
recogerse en una tabla para tener una
imagen ms clara.
) Realizar la seleccin: La eleccin entre
varias alternativas viables y atractivas
tiene como principal obstculo el mie-
do. No se puede estar seguro de acer-
tar, slo de haber hecho bien los de-
beres. Lo peor es quedarse parado y
dejar pasar el tiempo y el dinero. Sea
cual sea la alternativa elegida, supone
una oportunidad de aprendizaje. Todas
tienen ventajas. Hay que dejarse guiar
por la intuicin. La falta de acuerdo es
habitualmente el otro gran obstculo.
No basta con la aceptacin; hay que
lograr el compromiso activo con la so-
lucin adoptada. Slo puede seguirse
un camino: reunir verazmente toda la
informacin y buscar puntos comunes.
Lo ms importante es que todos ten-
gan la conviccin de que sern capa-
ces de encontrar una solucin de sn-
tesis. ste es uno de los terrenos en
los que puede prestar mayor ayuda la
figura del facilitador.
) Perfeccionar la solucin: Todo el traba-
jo de generacin de ideas vuelve a ser
de utilidad para refinar y completar la
solucin elegida. Una regla prctica es
Si no puedes explicarla fcilmente, la
solucin no est clara. Por este moti-
vo, debe buscarse la perspectiva de
personas ajenas al equipo, que ayuda-
rn a concretar y simplificar la alterna-
tiva. Este contacto con la realidad ex-
terna facilita tambin incorporar a la
solucin elementos de flexibilidad
adaptativa para mantenerla continua-
mente viva. El proceso de perfeccio-
namiento puede prolongarse eterna-
mente. Por ello, hay que fijar un lmite
para pasar a la accin. La urgencia del
plazo ayuda tambin a hacer aflorar y
conectar las ltimas ideas.
4
PLAN DE ACCIN. Convertir la solu-
cin en realidad requiere detallar to-
dos los pasos para ir desde la situacin
actual hasta el lugar deseado. El plan de
accin ofrece, adems, la oportunidad
de elaborar una estrategia de comuni-
cacin de la alternativa elegida a todo el
equipo y evaluar la marcha del proceso
de transicin. La comunicacin es ab-
solutamente clave. Hay que despejar
tres aspectos: alcance de las medidas,
plazo de aplicacin y recursos disponi-
bles. La forma de aplicacin ideal es un
proceso continuo bajo una doble pers-
pectiva: un escenario a largo plazo des-
glosado en planes de accin a corto
plazo. Adems, puede ser conveniente
crear una figura especfica capaz de mo-
vilizar los recursos necesarios y articular
el proceso con el conjunto de la empre-
sa. En cualquier caso, todos los impli-
cados deben asumir el impulso coordi-
nado del plan, la evaluacin de su
marcha y el aprovechamiento de las
lecciones extradas. Q
Establecer relaciones
ecaces no es fcil
ni espontneo. Hay
que planicarlas y
guiarlas a lo largo de
sus cuatro fases

X
A
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S OL O E N
Cmo convertir los problemas en oportunidades. Planeta
DeAgostini Formacin, S.L.