SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD

(SIGCC)
CODIGO:
APP-80117-IT- 02
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSION: 2.0

PROCESO: ADMINISTRAR SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN Y CONTROL DE CALIDAD
Fecha: 30/11/2012

INSTRUCTIVO: IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN DE
DOCUMENTOS Pgina 1 de 5




OBJETIVO: Actualizar el mecanismo establecido para identificar y codificar los documentos que se
produzcan en las dependencias vinculadas a los diferentes macroprocesos, dentro del Sistema
Integrado de Gestin y Control de calidad (SIGCC), derivado de la incorporacin en la estructura de
la Contralora General de la Repblica de nuevas Unidades y de las Gerencias Departamentales y
Distrital Colegiadas, conforme lo establece el artculo 128 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2012,
as como de la planta temporal establecida mediante decreto 1539 de 2012.

DESARROLLO:
El Cdigo de los Documentos del Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad est conformado as:

I. CODIGOS DE LOS MACROPROCESOS (3 CARACTERES INICIALES)

1. Macroproceso Direccionamiento Estratgico DET
2. Macroproceso Comunicacin y Divulgacin CYD
3. Macroproceso Control Fiscal Micro CMI
4. Macroproceso Control Fiscal Macro CMA
5. Macroproceso Responsabilidad Fiscal
y Jurisdiccin Coactiva RFJ
6. Macroproceso Enlace con Clientes y Partes
Interesadas ECP
7. Macroproceso Gestin del Talento Humano GTH
8. Macroproceso Gestin de Recursos GRE
9. Macroproceso Administracin de Procesos y
Procedimientos. APP
10. Macroproceso Control Fiscal Macro Sectorial CMS

II. CODIGOS DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (5 DGITOS SIGUIENTES)

Es la numeracin que se utiliza en la correspondencia que genera cada dependencia para identificar su
procedencia o destino final y para la identificacin de cada serie documental producida por las distintas
reas de la Contralora General de la Repblica, asignado por la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia. El cdigo tiene cinco dgitos, cuyo significado es:


SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
CODIGO:
APP-80117-IT- 02
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSION: 2.0

PROCESO: ADMINISTRAR SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN Y CONTROL DE CALIDAD
Fecha: 30/11/2012

INSTRUCTIVO: IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN DE
DOCUMENTOS Pgina 2 de 5





Primer dgito (8) - Constante para todas las dependencias de la Contralora General de la Repblica.
Segundo dgito - Indica el sector rea funcional al cual pertenece la dependencia, as:
0 Despachos del Contralor y Vicecontralor, as como las Oficinas y Unidades dependientes de
ellos, incluidas las Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas y las Contraloras
Auxiliares.
1 Gerencia Administrativa, Gerencia de Talento Humano y Contralora Delegada para
Economa y Finanzas.
2 Contralora Delegada para Participacin Ciudadana y Contralora Delegada para
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva
3 Sector Agropecuario
4 Sector Social
5 Sector Infraestructura
6 Sector Minas y Energa
7 Sector Medio Ambiente
8 Sector Gestin Pblica
9 Sector Defensa, Justicia y Seguridad
Tercero y Cuarto dgito Del 05 al 99 indica el departamento, conforme a la codificacin del DANE,
relacionada a continuacin. Por tanto, para las reas del Nivel Central se utiliza el Cdigo del Distrito
Capital (11), excepto para las nuevas Unidades y la Gerencia Distrital Colegiada, creadas por la Ley 1474
de 2011, as como para las Contraloras Auxiliares creadas en virtud del Decreto 1539 de 2012, cuyo
tercero y cuarto dgito se asignaron por la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia para
incluirlas en la codificacin general, segn se relacionan despus del cdigo 99.
05 Antioquia
08 Atlntico
11 Bogot, D.C
13 Bolvar
15 Boyac
17 Caldas
18 Caquet
19 Cauca
20 Cesar
23 Crdoba


SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
CODIGO:
APP-80117-IT- 02
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSION: 2.0

PROCESO: ADMINISTRAR SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN Y CONTROL DE CALIDAD
Fecha: 30/11/2012

INSTRUCTIVO: IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN DE
DOCUMENTOS Pgina 3 de 5



25 Cundinamarca
27 Choc
41 Huila
44 La Guajira
47 Magdalena
50 Meta
52 Nario
54 Norte de Santander
63 Quindo
66 Risaralda
68 Santander
70 Sucre
73 Tolima
76 Valle del Cauca
81 Arauca
85 Casanare
86 Putumayo
88 Archipilago de San Andrs, Providencia y Santa Catalina
91 Amazonas
94 Guaina
95 Guaviare
97 Vaups
99 Vichada
Se adicionan los cdigos 01, 02 y 03, as:
01 Unidades Creadas por la Ley 1474/ 12 de Julio de 2011 (soportadas en el acta No. 2 del 2
de marzo de 2012).
02 Gerencia Distrital Colegiada (soportadas en el acta No. 3 del 27 de abril de 2012).
03 Contraloras Auxiliares (soportadas en el acta No. 6 del 11 de Septiembre de 2012).

Quinto dgito - Ordenacin de la dependencia o grupo dentro del sector. En las Gerencias
Departamentales y Distrital Colegiadas este consecutivo se utiliza as:


SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
CODIGO:
APP-80117-IT- 02
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSION: 2.0

PROCESO: ADMINISTRAR SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN Y CONTROL DE CALIDAD
Fecha: 30/11/2012

INSTRUCTIVO: IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN DE
DOCUMENTOS Pgina 4 de 5



1. Despacho del Gerente Departamental y del Contralor Provincial de la Colegiatura
2. Grupo de Vigilancia Fiscal
3. Grupo de Investigaciones , Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva
4. Grupo Participacin Ciudadana

III. CDIGOS SEGN TIPO DE DOCUMENTO:

1. Actas AC
2. Anexo AX
3. Boletn BO
4. Cartilla C
5. Circulo de Mejoramiento CM
6. Cuadro CU
7. Otros Documentos OD
8. Encuesta E
9. Formato F
10. Formulario FO
11. Flujograma FL
12. Gua G
13. Instructivo IT
14. Informe IN
15. Inventario IV
16. Manual M
17 Mesa de trabajo MT
18 Proceso PR
19 Procedimiento PD
20 Plan de Calidad PC
21 Reporte RE
22 Resolucin RS
23 Tabla T
24 Tablero de Control TC


SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD
(SIGCC)
CODIGO:
APP-80117-IT- 02
MACROPROCESO: ADMINISTRAR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSION: 2.0

PROCESO: ADMINISTRAR SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN Y CONTROL DE CALIDAD
Fecha: 30/11/2012

INSTRUCTIVO: IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN DE
DOCUMENTOS Pgina 5 de 5



25 Caracterizacin CT

IV. CONSECUTIVO.
Est conformado por dos nmeros arbigos que indican el orden en que se producen y adopta este
tipo de documento para cada macroproceso y dependencia.

NOTA: Cuando el documento a codificar involucra a dos o ms dependencias de la Entidad, se
debern referenciar los dos cdigos del numeral II de este instructivo.

Fuente: Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas sobre organizacin y funcionamiento
de la Contralora General de la Republica, se establece su estructura orgnica, se fijan las funciones de sus dependencias y se
dictan otras disposiciones.
Ley 1474 del 12 de julio de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad de control interno de la gestin pblica.
Decreto 1539 de 2012 Por el cual se establece una planta temporal de empleo de la Contralora General de la Republica.
Resolucin Reglamentaria No. 0179 del 26 de Julio de 2012 por el cual se establece las funciones de la planta temporal de
empleos de la Contralora General de la Republica creados en el Decreto 1539 del 17 de Julio de 2012.










APROBADO POR: CARLOS AUGUSTO CABRERA
SAAVEDRA
FECHA: 30/11/2012