0

8. Documentaia sistemului de management al calitii

Importan:
pentru inerea sub control a tuturor proceselor ntreprinderii, facilitnd
monitorizarea lor i determinarea rezultatelor obinute, astfel nct s fie
identificate msurile corective sau de mbuntire necesare.

Structura general a documentaiei sistemului de management al calitii

Coninutul documentelor

Manualul
calitii
(nivelul A)
Procedurile
sistemului de
management al calitii
(nivelul B)
Proceduri oparaionale
(nivelul C)

Descrie sistemul de management

al calitii organiyaiei

Descriu modul de desfurare a

activitilor necesare pentru
implementarea sistemului de
management al calitii

Documente de lucru detaliate

Fig. 4 Structura ierarhic a documentaiei sistemului de management al calitii.

Se recomand ca documentaia sistemului de management al calitii s fie

limitat la strictul necesar, astfel nct acestea s poat fi utilizate efectiv i
inute la zi.

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

Manualul calitii
Manualul calitii este un document care descrie sistemul de management al
calitii unei ntreprinderii, servind ca referin permanent n implementarea
i meninerea acestui sistem.

Avantajele
manualului
calitii

faciliteaz nelegerea unitar a politicii calitii;

faciliteaz realizarea obiectivelor, prin definirea structurii
organizatorice i a responsabilitilor privind realizarea i
mbuntirea calitii;
mbuntete comunicarea n interiorul organizaiei i n
relaiile acesteia cu clienii i partenerii si;
contribuie la crearea unei imagini favorabile n relaiile cu
clienii, favoriznd ctigarea ncrederii acestora c
cerinele lor vor fi satisfcute;
asigur instruirea unitar a personalului ntreprinderii,
privind sistemul de management al calitii i faciliteaz
contientizarea acestuia n ceea ce privete impactul
propriei activiti asupra calitii produsului finit;
asigur accesul imediat la documentele sistemului de
management al calitii i faciliteaz gestionarea acestora;
servete ca document principal pentru auditul sistemului de
management al calitii.

De regul, o ntreprindere are un singur manual al calitii. n cazul

organizaiilor mari pot fi elaborate mai multe manuale ale calitii, i anume:
un manual al calitii la nivelul organizaiei;
manuale ale calitii pentru fiecare compartiment (marketing, producie,
comercial etc.).

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

Coninutul i
forma de
Gradul de detaliere i forma de prezentare a manualului
prezenta calitii difer n funcie de nevoile specifice ale organizaiei
re a
manualul
ui
calitii

Pentru ca manualul calitii s devin un instrument eficient n

implementarea i meninerea sistemului de management al calitii ntreprinderii,
el trebuie s in seama de situaia concret a acesteia, bazndu-se pe practicile
deja existente n domeniul asigurrii calitii. Este, de aceea, preferabil ca
manualul calitii s fie elaborat de ntreprindere, cu fore proprii.

Responsabilitate
a redactrii i
administrrii
manualului
calitii

Administrarea
manualului
calitii

revine, de regul, efului compartimentului calitate din

ntreprindere.
Not: Att la elaborarea manualului calitii, ct i n cazul
modificrilor ulterioare ale acestuia, vor fi consultate
compartimentele sau persoanele direct implicate n activitile care au inciden asupra calitii.

se realizeaz de ctre compartimentul calitate, prin revizii

periodice i anuale.
Not: Modificrile rezultate n urma reviziilor periodice,
aprobate de eful compartimentului calitate i, n final, de
conducerea ntreprinderii, vor fi ncorporate n cadrul
modificrilor stabilite cu ocazia reviziei anuale a manualului
calitii.

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

Manualul calitii
(structura general)
Pagina de titlu
Cuprins
Capitolul 1-Domeniu de aplicare
Prezentarea ntreprinderii
Scopul manualului calitii
Documente de referin
Domenii de aplicare (a cerinelor standardului ISO 9001:2000)
Terminologie
Capitolul 2 - Administrarea manualului calitii
Responsabilitatea elaborrii
Analiz i aprobare
nregistrarea modificrilor
Evidena ediiilor i reviziilor manualului
Documete asociate
Capitolul 3 - Politica i obiectivele n domeniul calitii
Capitolul 4 - Sistemul de management al calitii
Procesele sistemului de management al calittii
Structura documentaiei sistemului de management al calittii
Capitolul 5 - Responsabilitatea conducerii
Capitolul 6 - Managementul resurselor
Capitolul 7 - Realizarea produsului
Capitolul 8 - Msurare, analiz i imbuntire
Anexe
organigrama ntreprinderii
proceduri/ instruciuni de lucru

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

lista de coresponden ntre documentaia sistemului de management al

calitii i standardul ISO 9000:2000
alte documente referitoare la calitate
Fig. 6 Coninutul general al manualului calitii (exemplificativ)

Procedurile sistemului de management al calitii

Procedura reprezent modalitatea specific de desfurare a unei activiti sau
a unui proces.
Procedurile pot fi prezentate n scris, n acest caz fiind denumite proceduri
scrise sau documentate.

Coninutul unei
proceduri

scopul i domeniul de aplicare a procedurii;

ce trebuie fcut i de ctre cine;
cnd, unde, cum trebuie procedat;
ce fel de materiale, echipamente, documente trebuie
utilizate;
cum trebuie activitatea specificat i inut sub
control.

In cazul implementrii unui sistem de management al calitii conform cu

standardul ISO 9001 2000, procedurile sunt clasificate, de regul, n
proceduri generale;
proceduri operaionale.

Proceduri generale
(referitoare la
sistemului de
management al
calitii)

obiectivele i modul de desfurare a diferitelor

activiti cu inciden asupra calitii, precum i
responsabilitile, autoritatea i relaiile dintre
persoanele care coordoneaz, efectueaz, verific
sau analizeaz activitile respective.
Not: reprezint forma documentaiei de baz, utilizate

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

n cazul implementrii unui sistem de management al

calitii potrivit standardelor ISO 9000.

Standardul ISO 9001:2000 prevede obligativitatea elaborrii de proceduri

documentate cu privire la urmtoarele activiti:

inerea sub control a documentelor;

inerea sub control a nregistrrilor;
audit intern;
tinerea sub control a produsului neconform;
aciuni corective;
aciuni preventive.

Proceduri
operaionale

detaliaz procedurile generale, preciznd obiectivele

i rezultatele ateptate ale diferitelor activiti cu
inciden asupra calitii.
Ex. proceduri de inspecie, proceduri de ncercare,
instruciuni de lucru etc.), fie tehnologice, desene,
specificai

Forma de prezentare a procedurilor documentate, numrul i volumul

acestora difer n funcie de mrimea organizaiei, specificul activitii sale,
domeniul de aplicare i structura prevzut pentru manualul calitii. Ele
trebuie formulate n termeni simpli, fr ambiguiti.

Structura general a
unei proceduri

scopul procedurii
domeniu de aplicare
definiii, prescurtri
documente de referin
descrierea procedurii
responsabiliti
nregistrri
6

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

anexe
Procedurile trebuie astfel elaborate i administrate, nct s permit inerea sub
control a tuturor activitilor la care se refer.
Proceduri generale i operaionale (exemplificativ)
Nr
crt

Codul
procedu
rii

Denumirea procedurii
PROCEDURI GENERALE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

PG 01
PG 02
PG 11
PG 11.01
PG 03
PG 03.01
PG 04
PG 05
PG 06
PG 07

11
12
13
14
15
16
17
18
19

PG 08
PG 09
PG 10
PG 11
PG 12
PG 13
PG 14
PG 15
PG 16

Analiza ofertei, a comenzii/ contractului

Proiectare i dezvoltare tehnologic
inerea sub control a documentelor
Elaborarea i actualizarea procedurilor
Aprovizionare
inerea sub control a produsului furnizat de client
Identificare si trasabilitate
Vnzare, facturare
Inspecii i ncercri
inerea sub control a echipamentelor de msurare i
monitorizare
inerea sub control a produsului neconform
Aciuni corective i preventive
Manipulare, depozitare, ambalare, conservare i livrare
inerea sub control a nregostrrilor
Audituri interne ale calitii
Managementul resurselor umane
Sevice
Analiza datelor
Comunicare
PROCEDURI OPERAIONALE

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

01
02
03
04

PO 01
PO 02
PO 03
PO 04

Evaluarea satisfaciei clientului

Instalare maini unelte
Vnzare maini unelte
mbuntire continu

nregistrrile referitoare la calitate

Inregistrrile referitoare la calitate sunt documente prin care se declar
rezultatele obinute sau care furnizeaz dovezi obiective privind activitile
desfurate.

Dovezile obiective

observare
msurare
ncercare
comparare

nregistrrile
generale

se refer la aspecte ale managementului calitii la

nivelul ntreprinderii (de exemplu la instruirea
personalului);

nregistrrile
specifice

se refer la activiti ce se regsesc n diferite etape

ale etapele traiectoriei produsului.

Exemple de nregistrri referitoare la calitate:

nregistrri referitoare la recepie: note de recepie i constatare de diferene,
registre de intrri, rapoarte de respingere, fie de urmrire a furnizorilor etc.;
nregistrri referitoare la activitile de inspecie, ncercri i la activitile de
metrologie: buletin de analiz, registru pentru evidena analizelor efectuate,
registru de neconformiti, buletin de verificare metrologic etc.;
nregistrri din perioada de garanie i post-garanie: registru de eviden a
procedurilor i instruciunilor ntocmite, registru de eviden a reclamaiilor
clienilor, planificarea i evidena lucrrilor efectuate etc.
8

Modele de sisteme de management al calitii ISO 9000

Durata pstrrii nregistrrilor referitoare la calitate se stabilete n funcie

de durata de via estimat a produsului i de eventualele cerine prevzute de
reglementrile aplicabile. Pe durata pstrrii, aceste nregistrri trebuie
protejate corespunztor mpotriva deteriorrii, pierderii sau distrugerii.