Documentele la inventariere

Inventarierea este mijlocul principal prin care se constata situatia reala

a patrimoniului si care permite compararea datelor obtinute pe aceasta cale
cu datele contabilitatii.
Necesitatea inventarierii patrimoniului unitatilor se explica prin
importanta deosebita pe care o prezinta pentru activitatea practica a acestora.
Inventarierea nu este posibila fara o lista de documente specefice care
au rolul de a asigura buna desfasurare a procedurii. Acestea sunt:
1. DECLARATIA DE INVENTARIERE
Este folosita la declaratia scrisa a gestionarului raspunzator de gestiunea
inventariata pe care o prezinta comisiei de inventariere, potrivit normelor legale.
Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre gestionar dupa sigilarea
locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde
gestionarul respectiv, sau acolo unde nu este posibil acest lucru, inaintea inceperii
operatiunilor de inventariere.
Declaratia de inventariere are urmatorul circuit: gestionarul redacteaza
declaratia de inventar in fata comisiei si o semneaza, iar comisia verifica datele
din declaratia de inventar data de gestionar si o semneaza.
2. FISA DE MAGAZIE
Serveste ca documentul de evidenta la locul de depozitare a intrarilor si
iesirilor si a stocurilor de materiale, cu una sau doua unitati de masura dupa caz;
document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ - contabile (pe
solduri); sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al
stocurilor de valori materiale.
Fisa de magazie intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material nu
circula fiind document de inregistrare.
3. FACTURA FISCALA
Serveste ca instrument pe baza caruia se intocmeste documentul de
decontare a produselor livrate, a serviciilor prestate, sau a lucrarilor executate;

document de insotire a marfii pe timpul transportului; document justificativ de

inregistrare in contabilitate a clientilor si furnizorilor unitatii patrimoniale.
Circula la furnizor la compartimentul desfacere unde se inregistreaza in
evidenta operativa dupa care la compartimentul financiar-contabil pentru
inregistrarea in contabilitate. La cumparator la compartimentul aprovizionare,
pentru confirmarea operatiunii avand atasat avizul de insotire a marfii care a
insotit produsul sau marfa, inclusiv nota de receptie si constatare a diferentelor, in
cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului, la
compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate.
4. NOTA DE RECEPtIE I CONSTATARE DE DIFERENtE
Serveste la document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document
justificativ pentru incarcarea in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si
furnizorii pentru diferente constatate la receptie.
Circula la gestiune pentru incarcarea in gestiune a bunurilor receptionate,
la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitatea
analitica si sintetica, la unitatea furnizoare si unitatea de transport pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
5. BON DE CONSUM
Serveste la document de eliberare din gestiune sau de dare in consum a unui
singur material sau a mai multor materiale; document justificativ de scadere din
gestiune; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in
contabilitate.
Circula la magazia de materiale si la compartimentul financiar-contabil
pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.
6. REGISTRUL STOCURILOR
Serveste la document de evaluare a stocurilor de materiale si de verificare a
concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate; nu
circula fiind document de inregistrare contabila.
7. REGISTRUL INVENTAR
Este un document de grupare a rezultatelor inventarierii. Se intocmeste la
infiintarea societatilor comerciale si se completeaza la terminarea fiecarui
exercitiu financiar si serveste ca: document contabil obligatoriu de inregistrare
anuala si inregistrare a rezultatelor inventarierii; proba in justitie.
Registrul inventar se intocmeste intr-un singur exemplar (dupa ce a fost
numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial) la sfarsitul

anului fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de
inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau
grupe de conturi. Nu circula fiind document de inregistrare contabila.
8. LISTA DE INVENTARIERE
Serveste la document de baza pentru stabilirea minusurilor sau plusurilor
de valori materiale (imobilizari, stocuri, materiale) si a altor valori (elemente de
trezorerie); document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor
(depozitelor) si in contabilitate a plusurilor sau a minusurilor constatate;
document care sta la baza intocmirii Registrului inventar; document
centralizator a operatiunilor de inventariere.
Circula la conducatorul compartimentului financiar-contabil, la comisia de
inventariere, la gestionar, la conducatorul unitatii.
Comisia de inventariere intocmeste lista de inventariere pe locuri de
depozitare prin identificarea stocurilor prin numarare, masurare si cantarire la
fata locului. Intocmeste separat liste de inventariere pentru bunurile depreciate
sau deteriorate, fara miscare sau greu vandabile. Verifica instrumentele si
aparatele de masura sau cantarire si semneaza listele de inventariere.
Gestionarul pe ultima fila a listei de inventariere mentioneaza ca toate
valorile materiale si banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in
listele de inventaiere in prezenta sa, mentioneaza daca are obiectii cu privire la
efectuarea inventarierii si semneaza listele de inventariere.
Compartimentul contabilitate completeaza in listele de inventariere
soldurile sciptice din contabilitate. Semneaza si arhiveaza aceste liste de
inventariere.

9. LISTE DE INVENTAR SPECIALE

Se folosesc la inventarierea gestiunilor global valorice care servesc ca:
document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimatelor, elementelor
destinate ambalarii; document pentru inventarierea marfurilor si ambalajelor
aflate in evidenta cantitativ valorica in unitatile cu amanuntul; document pentru
stabilirea plusurilor sau minusurilor din gestiunile inventariate; document
justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in
contabilitate; document pentru intocmirea Registrului inventar; document
pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.
Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice se intocmesc in trei
exemplare.

10. DECIZIA DE IMPUTARE A LIPSURILOR SI RECUPERARE A

PAGUBELOR
Serveste ca document de imputare a valorii pagubelor produse de persoane
incadrate in munca.
Se intocmete in doua sau mai multe exemplare in functie de numarul
persoanelor raspunzatoare pentru paguba produsa, pe baza actelor de
constatare (procese verbale, referate).
Circula: persoana desemnata pentru acordarea vizei de control financiar
preventiv (ambele exemplare) la compartimentul juridic pentru vizare privind
legalitatea si respectarea realitatii, la conducatorul unitatii pentru semnarea
(ambele exemplare), la persoanele raspunzatoare de paguba produsa unitatii
pentru semnare de luare la cunostinta si de primire a deciziei de imputare
(ambele exemplare).

11. ANGAJAMENT DE PLATA

Serveste ca: angajamentul de plata din partea persoanei care a adus un
prejudiciu unitatii patrimoniale; titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;
titlu executoriu pentru executarea silita in caz de nerespectare a
angajamentului.

12. PROCESUL VERBAL AL REZULTATELOR INVENTARIERII

Stabileste rezultatele inventarierii, identificarea eventualelor greseli prin
confruntarea cntitatilor consemnate in listele de inventariere cu evidenta
tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte.
Este un document intern de lucru intocmit pentru a reda situatia patrimoniala
la un moment dat in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile
inventariate, precum si regularizarea diferentelor dintre datele din contabilitate
si cele faptice.
Are urmatorul circuit:
Comisia intocmeste procesul verbal privind rezultatele inventarierii, face
propuneri cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate, precum si
propuneri de masuri in legatura cu acestea. Inainteaza procesul verbal si
propunerile in termen de 3 zile conducatorului unitatii.
Conducatorul entitatii publice cu avizul conducatorului compartimentului
financiar contabil in termen de cel mult 5 zile decide asupra solutionarii
propunerilor facute.
Compartimentul contabilitate avizeaza procesul verbal privind rezultatele
inventarierii si inregistreaza rezultatele inventarierii in contabilitate.

Cuprinde urmatoarele elemente:

- data intocmirii;
- numele, prenumele persoanelor din comisia de inventariere;
- numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea inventariata;
- data inceperii si terminarii operatiunilor de inventariere;
- rezultatele inventarierii;
- concluziile si propunerile comisiei de inventariere cu privire la plusurile sau
minusurile constatate si persoanele raspunzatoare;
- volumul stocurilor depreciate, fara miscare, greu vandabile, fara desfacere
asigurata si propuneri de masuri pentru integrarea acestora in circuitul
economic;
- propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar de casarea acestora
sau casarea unor stocuri;
- constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea
integritatii bunurilor din gestiune;
- alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Pentru inventariere mai sunt necesare urmatoarele:
decizia de numire a comisiei de inventariere;
contracte de prestari servicii (daca inventarierea nu este efectuata de catre
angajatii proprii);
raportul de gestiune (al gestionarului unitatilor de vanzare cu amanuntul);
monetarul incasarilor din ziua efectuarii inventarului (la unitatile de
vanzare cu amanuntul);
instiintarea in scris a gestionarului (despre desfasurarea inventarierii cu
ocazia sigilarii);
decizia scrisa de numire a altei persoane care sa asiste in lipsa
gestionarului la inventariere;
instiintare (cu confirmare si confirmare de nepotriviri de la alte unitati);
adrese cu confirmare (a creantelor cu o vechime mai mare de 6 luni);
procese verbale de consemnare a cauzelor nefolosirii sau deprecierii;
extrasul de cont care serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a
sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare,
precum si ca element de conciliere prealabila.
Astfel, lipsa acestor documente face impsobila desfasurarea inventarierii;
de aceia intocmirea acestora este olbigatorie.