La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en

crear conciencia de calidad y productividad en todos y

cada uno de los miembros de una organizacin, a
travs del trabajo en equipo y el intercambio de
experiencias y conocimientos, as como el apoyo
recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de
problemas que afecten el adecuado desempeo y la
calidad de un rea de trabajo, proponiendo ideas y
alternativas con un enfoque de mejora continua.

GLOSARIO
La calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de

los crculos; los mercados son cada vez ms competitivos y

los clientes tienen un mayor nivel de educacin y exigencia
lo que provoca que la calidad sea una preocupacin central
para la mayor parte de las empresas.
La Productividad. Los crculos pueden colaborar a
incrementar la productividad en un sentido ms amplio y
en todas las reas de la empresa. Viene a ser la resultante de
una correcta aplicacin del conjunto de los recursos de la
empresa, un ndice fiable de que todos los recursos estn
bien dirigidos y administrados.
La mejora de costos. El conocimiento de los costos evita el
despilfarro y la mala administracin de los recursos. Los
crculos de calidad pueden colaborar decisivamente a la
hora de reducir los costos de todo tipo: administrativos,
comerciales, transportes, etc.

OBJETIVOS DE LOS CRCULOS DE CALIDAD

Propiciar un ambiente de colaboracin y apoyo recproco

en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de

gestin.
Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de
supervisin.
Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral.
Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien
hecho.
Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de
desarrollar acciones para mejorar la calidad.
Propiciar una mejor comunicacin entre los trabajadores y
los directivos o gerentes.
Dar a conocer los avances y obstculos a vencer para lograr
una mejora constante.

Beneficios
El principal beneficio, como se ha descrito con

anterioridad, es el de la solucin de los problemas

detectados o el de la mejora de algn rea funcional que en
la mayor parte de las ocasiones repercute positivamente
sobre los puestos de trabajo de los propios integrantes.
Tambin fomentan la formacin continua a travs del
intercambio de conocimiento que se genera en las
reuniones de trabajo desarrolladas y la motivacin
extrnseca de los trabajadores, puesto que el equipo se
siente partcipe del proceso de gestin al observar que sus
propuestas son recogidas, analizadas y posteriormente
implantadas por los responsables de la empresa.

CARACTERSTICAS DE LOS
CRCULOS DE CALIDAD
Los Crculos de Calidad son grupos pequeos. En ellos

pueden participar desde cuatro hasta quince miembros.

Ocho es el nmero ideal. Se renen a intervalos fijos
(generalmente una vez a la semana) con un dirigente, para
identificar y solucionar problemas relacionados con sus
labores cotidianas.
Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o
rea de trabajo. Esto le da identidad al Crculo y sentido de
pertenencia a sus integrantes.
Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o
supervisor, quien a su vez es tambin integrante del
Crculo.

 Por lo regular, el jefe o supervisor es tambin jefe del

Crculo. Este no ordena ni toma decisiones, son los

integrantes en conjunto quienes deciden.
La participacin es voluntaria, tanto para el lder como para
los miembros. De ah que la existencia de los Crculos
depende de la decisin de cada integrante.
Los Crculos se renen una vez a la semana durante las
horas acordadas con los superiores jerrquicos inmediatos.
Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares
especiales alejados del rea de trabajo.
Los miembros del Crculo deben recibir capacitacin
especial para participar adecuadamente, tanto previa a la
creacin del Crculo, como continua durante su operacin.

 Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen

el problema y los proyectos sobre los cuales habr de

trabajarse. En forma ideal el proceso de seleccin no se
lleva a cabo por votacin democrtica (por mayora de
votos), sino por consenso; en esta forma todos los
participantes convienen en los problemas que es necesario
resolver.
Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para
analizar un problema y decidir al respecto.
La Direccin General y los expertos tcnicos deben
comprometerse a brindar su ayuda a los Crculos de
Calidad.
Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor
(interno o externo), que asistir a todas las reuniones, pero
que no es miembro del Crculo.

 Las exposiciones preparadas para la Direccin sern

previamente presentadas a los gerentes y los expertos

tcnicos quienes normalmente tienen la autoridad
para tomar una decisin acerca de la viabilidad de la
propuesta.
La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para
comprobar si se proporciona lo necesario para la
operacin de los Crculos de Calidad, as como para la
ejecucin de las propuestas que de stos se deriven.
Los Crculos de Calidad no son para sostenerlos
durante un tiempo y luego abandonarlos, sino que
hay que mantenerlos permanentemente en
operacin, procurando siempre su mejoramiento.

ESTABLECIMIENTO DE LOS CRCULOS DE CALIDAD.

Convencer y comprometer a la Direccin General en el proceso.
Establecer la organizacin necesaria para la administracin de

los Crculos de Calidad, a partir de una unidad administrativa

encargada de coordinar su introduccin y operacin.
Comprometer a los empleados.
Desarrollar un plan de trabajo para la introduccin de los
Crculos de Calidad, a efecto de que stos formen parte de la
operacin de la empresa o institucin.
Reglamentar la forma de operacin de los Crculos de Calidad.
Desarrollar los Sistemas de Apoyo para los Crculos de Calidad.
Aplicar programas de capacitacin a todo el personal y niveles de
la empresa, para que se tenga un conocimiento y metodologa de
trabajo homogneos.
Disponer de los apoyos didcticos y logsticos para las tareas de
los Crculos de Calidad.

LA OPERACIN DE LOS CRCULOS DE

CALIDAD
En la operacin de los Crculos de Calidad se distinguen
dos etapas:
Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados,
quienes identifican un problema, lo analizan y presentan
una solucin a la gerencia mediante un planteamiento
viable, estructurado y documentado.
Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos
quienes escuchen las propuestas emanadas de los Crculos
de Calidad, las evalan y deciden por lo general. despus de
dos o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no.
Si la decisin es favorable, elaboran un plan para ejecutar la
propuesta y lo ponen en marcha con la mayor brevedad
posible.

Estructura
El proceso de un Crculo de Calidad est dividido en los

pasos siguientes.

TEMAS A TRATAR EN LOS

CIRCULOS DE CALIDAD
Para conseguir la mxima eficacia, deben centrarse de
forma concreta en la razn de ser de su creacin: la
propuesta constructiva de aspectos que estn dentro del
mbito de trabajo de sus integrantes, evitando trabajar
sobre temas que estn fuera de sus competencias o incluso
de su rea funcional.

Los temas a tratar deben ser conocidos y afectar a todos los

participantes, de manera que las acciones resultantes
puedan repercutir directa o indirectamente sobre ellos,
producindose as, un aumento de la confianza del equipo,
en contra de la frustracin que pueda producir la propuesta
de acciones casi imposibles de implantar.

 Aumentar la coordinacin y la comunicacin entre

departamentos clientes/proveedores.
Mejorar la calidad del producto o del servicio ofrecido
entendiendo por calidad la que satisface las necesidades y
expectativas del cliente.
Buscar ahorros a travs de la reduccin de costes
innecesarios.
Reducir la burocracia que no aade valor a los procesos.
Mejorar la atencin al cliente en procesos como el de

comunicacin o atencin de quejas o sugerencias.

Reducir plazos (de entrega de las salidas de los procesos, de
ejecucin de acciones o tareas, de espera del cliente, etc.)
simplificando los procesos o incluso proponiendo su
modificacin.
Aumentar la comodidad, la higiene, la limpieza y la
seguridad en el trabajo, mejorando as la calidad de
vida del trabajador a travs del mbito laboral.

TEMAS QUE NO DEBEN TRATARSE EN LOS

CIRCULOS DE CALIDAD
Los componentes de los crculos de calidad, deben ser
generadores de soluciones de forma constructiva y
nunca deben suponer un canal para expresar el
malestar o descontento con ciertos asuntos. Su
naturaleza es precisamente la contraria, mejorar la
situacin en los puestos de trabajo.
A modo de ejemplo, se citan algunos temas que no
deben ser objeto de mejora ni solucin de problemas
en los crculos de calidad, a pesar del atractivo que
presentan en cualquier grupo de la organizacin.

 Reivindicaciones y temas relacionados con las

condiciones laborales.
Las quejas y crticas a los responsables o lderes de la
organizacin.
Las estrategias y polticas generales de la organizacin.
Los nombramientos, ascensos, suspensiones o
despidos.
La valoracin del desempeo de otros profesionales
que pertenecen a distintas reas funcionales.

LOS BENEFICIOS QUE APORTAN LOS

CIRCULOS DE CALIDAD
Los Crculos de Calidad generan en las personas un sentimiento
de satisfaccin y pueden proporcionarles el reconocimiento de
sus logros. Estos se deben a tres razones:
Una mayor conciencia del trabajo en equipo.
En aumento en la participacin de los individuos.
Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto, el aumento
de la calidad.
El fomento del espritu de equipo mediante los Crculos de
Calidad pueden tener un efecto extraordinario en el ambiente de
toda la organizacin.

La comunicacin tambin mejora enormemente con los Crculos

de Calidad. Naturalmente la comunicacin entre ambos
miembros del grupo mejora, pero tambin se beneficia la
comunicacin horizontal entre crculos dedicados a campos de
trabajo diferentes y la comunicacin vertical entre la fbrica y la
direccin.

 Al nivel de trabajadores, los Crculos de Calidad pueden

juntar a personas que, aunque hayan estado trabajando en

la misma rama, apenas se hayan llegado a conocer; con la
ayuda del Crculo, no slo discuten cosas juntos, sino que
tambin obran de comn acuerdo.
Y en cuanto a la comunicacin vertical, los Crculos de
Calidad hacen una gran aportacin a favor de la
compensacin por parte de la direccin del propio
personal.
Los directores quedan muchas veces sorprendidos ante el
entusiasmo y conocimientos de sus empleados, y los
empleados disfrutan de la oportunidad de emplear sus
capacidades y ver que se hace buen uso de ellas.
Los elementos decisivos para el xito de los crculos de
calidad son:

 La participacin voluntaria

La formacin de los miembros en:

Anlisis estadstico.
Dinmicas de grupo.

Tcnicas de resolucin de problemas.

La eleccin libre de los temas a tratar por los miembros

del grupo, sin imposicin jerrquica que ahogue la
colaboracin creativa del grupo.
Las reuniones deben celebrarse regularmente en
tiempo pagado por la empresa, y que sta asuma el
costo de la puesta en marcha.

TCNICAS UTILIZADAS EN LOS CRCULOS

PARA SOLUCIONAR
PROBLEMAS

Improvisacin de ideas en grupo.

Diagramas de flujo.
Anlisis de Pareto.
Diagramas de causa efecto.
Histogramas.
Grficos.
Cuadros de control.
Hojas de verificacin.
Matrices para decisiones.
Anlisis de costo-beneficios.

Ambiente Idneo para las Reuniones

de los Crculos de Calidad

El ambiente ms adecuado de una reunin es aquel

que propicia el que cada miembro est dispuesto a
participar y a aportar. Escuche a los dems y se
comprometa de lleno en el trabajo del equipo. Debe
darse un ambiente especial segn se trate de:
Preparacin de la Reunin.
Disposicin para escuchar
Apertura
Desarrollo de la confianza

Disposicin para escuchar.

Esta es quiz la habilidad ms importante para trabajar

en equipo. Escuchar es algo que hacemos todos los

das; no escuchar es tambin algo que hacemos todos
los das. En las reuniones, un buen oyente se esforzar
por comprender la intencin y el contenido de lo que
los dems estn diciendo, sin distraerse con su estilo
de hablar. Debe verse ms all de la forma e ir al fondo
de los expuesto, evitando prejuiciarse por estilos
personales.

Consolidacin de los Crculos de Calidad.

Puede decirse que los Crculos de Calidad estn

firmemente establecidos cuando:

1. Cubren la totalidad de la organizacin en todos los
niveles.
2. Son permanentes.
3. Son promovidos, capacitados y sustentados por los
niveles medios de la gerencia.

Contribuciones de los Crculos (Cmo medir su

efectividad)
Nmero de presentaciones hechas a la gerencia.
Tipos de propuestas presentadas.
Porcentaje de propuestas presentadas (nmero anual

de propuestas presentadas por cada Crculo).

Porcentaje de propuestas aprobadas (nmero de
propuestas aceptadas por la gerencia).

Resultados empresariales (Qu se obtiene con

su implementacin)
Cambio en el porcentaje de produccin.
Cambio en el porcentaje de defectos.
Cambio en el porcentaje de productos rechazados, o

servicios deficientes.
Cambio en el porcentaje de fricciones.
Cambio en el porcentaje de tiempo perdido.
Cambio en el porcentaje de motivos de queja.
Cambio en el ndice de accidentalidad.
Ahorro calculado en costos.
Proporcin entre los ahorros en los costos y los gastos
generados por el programa.
Mejores resultados personales.

BIBLIOGRAFIA
Thompson, Phillip C.. Crculos de Calidad. Cmo

hacer que funcionen. Grupo Editorial Norma.

Primera Edicin. Colombia 1994.