UNIT PELAYANAN

A. APOTIK BARITO FARMA

1. Sejarah
Pada tanggal 05 Mei 1995 berdiri

Apotek Barito Farma,

bertempat di jalan Kinibalu No. 5 Banjarmasin . Kemudian pada

bulan Oktober 2000 Apotek Barito Farma bergabung dengan Kimia
Farma, dengan begitu resmilah berganti menjadi Apotek Kimia Farma
Barito yang mula mula dikepalai oleh Bapak Yudi Hardi Susilo,
S.Si.Apt dan pada tahun 2010 posisi Apoteker digantikan oleh Bapak
Iman Nurwafdan, S.Si,Apt. Namun dikarenakan suatu hal, Apotek
Barito Farma di Kerja Sama Operasional(KSO) dengan PT.Kimia
Farma, dan pada 1 Januari 2011 operasional apotek kembali dikelola
oleh apotekernya Dra.Hj.Siti Hajati S.Apt.
Pada bulan Mei 2012 Drs. H.Sumartono S.Apt dan Dra.Hj.Siti
Hajati S.Apt menyerahkan pengelolaan Apotek Barito Farma
Banjarmasin kepada Yudi Hardi Susilo, S.Si.Apt untuk mengelola dan
sebagai Apoteker Apotek Barito Farma Banjarmasin.

2. Stuktur Organisasi
Apotek Barito Farma memiliki tenaga kerja yang terdiri dari :
Apoteker

: 1 orang

Asisten Apoteker : 4 orang

Bagian Admin

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

: 3 orang

Stuktur Organisasi Apotek Barito Farma

Pemilik
Drs. H.Sumartono S.Apt

Apoteker Pengelola
Apoek

Apoteker
Dra.Hj.Siti Shajati S.Apt

Yudi Hardi Susilo, S.Si.Apt

Asisten Apoker /
Bagian Pemasaran

Asisten Apoteker

Kasir / Admin

Muhammad Junaidi

Rini Wulandari

Sri Rusmini

Rahma Aprilia

Siti Aminah

Sintha Rafiqah

Fitriani

Tugas dan tanggung jawab masing masing pegawai Apotek Barito

Farma Banjarmasin adalah sebagai berikut :
Pemilik
a. Bertanggung jawab sepenuhnya atas perusahaan.
b. Memberikan pengarahan atau petunjuk kepada seluruh
staff dalam rangka pelaksanaan tugas.
c. Mengendalikan tugas dan tanggung jawab kepada para
karyawan.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

 Apoteker

Bidang Profesi
a. Melakukan penelitian seperlunya terhadap semua jenis
obat dan bahan obat yang

dibeli secara kualitatif dan

kuantitatif.
b. Mengadakan pengontrolan terhadap bagian pembuatan.
c. Mengadakan pengontrolan dan pengecekkan terhadap
pelayanan atas resep yang telah dibuat dan diserahkan
kepada pasien.
d. Memberikan informasi tentang obat kepada pasien.
e. Menyelenggarakan

komunikasi

denan

mengusahakan

segala sesuatunya agar dapat melancarkan hubungan

keluar, masalah survey pasar, promosi dan publikasi.
Bidang Administrasi
a. Memimpin, mengatur, serta mengawasi pekerjaan tata
usaha, keuangan dan perdagangan.
b. Membuat laporan laporan keuangan dan surat menyurat.
c. Mengadakan pengawasan, penggunaan, dan pemeliharaan
akta perusahaan.
Bidang Komersial
a. Merencanakan dan mengatur kebutuhan barang (obat, alat
kesehatan) untuk suatu periode tertentu sesuai aturan yang
berlaku.
b. Mengatur dan mengawasi penjualan dalam bentuk resep
maupun penjualan bebas, langganan dan sebagainya.
c. Menentukan kalkulasi harga dan kebijakan harga.
d. Berusaha meningkatkan penjualan.
e. Memupuk hubungan baik dengan para pelanggan.
f. Menentukan kepada siapa dapat dilayani kredit

atas

pembelian obat.
g. Mengadakan efisiensi dalam segala hal.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

Bidang Tanggung jawab dan Wewenang

a. Internal, bertanggung jawab mengenai segala aktivitas
perusahaan kepada PSA. Eksternal bertanggung jawab
kepada Departemen Kesehatan.
b. Memimpin dan mengelola karyawan dalam melakukan
pengabdian profesional.
c. Mengatur

sistem

penerimaan

pegawai

dan

sistem

penggajian.
Asisten Apoteker

a. Membantu kinerja Apoteker.

b. Menerima resep obat, meracik atau membuat obat.
c. Menyediakan dan menyimpan obat obatan.
Administrasi

a. Menerima, mencatat dan menyiapkan uang.

b. Melakukan penyetoran dan penarikan uang.
c. Melakukan transaksi penjualan dan pembelian.
d. Membuat laporan hasil penjualan dan pembelian obat.
Bagian Pembelian
Melakukan pembelian yang dibutuhkan, bila keadaan stok barang
dalam keadaan sedikit.
Apotek Barito Farma Banjarmasin beroperasi mulai hari senin
sampai dengan hari minggu selama 17 jam dengan pembagian 2 shift,
yaitu :
I.
II.

Shift Pagi - Siang

: Pukul 07.00 15.00 WITA

Shift Siang - Malam : Pukul 15.00 24.00 WITA

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

3. Penetapan Ruang Apotek

Apotek Barito Farma terdiri dari ruangan racikan, ruangan obat

etichal, ruang obat bebas, ruang dokter, ruang tunggu, playground,
tempat parkir.
Ruang racikan terletak disebuah ruangan khusus, tepatnya di
dalam sebelah tempat atau rak obat generik.
Ruang dokter ada 3 yaitu ruang dokter spesialis anak, spesialis
saraf dan dokter umum.
Ruang obat terletak di tengah yang dikelilingi ruang tunggu,
ruang dokter anak dan saraf serta playground.

4. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

I.

Perencanaan
Pada tahap ini obat yang habis akan dicatat dibuku Defecta oleh
semua karyawan yang sedang bertugas, kemudian dari buku tersebut
akan didapatkan obat apa saja yang menjadi prioritas yang akan dibeli,
sehingga dapat dilakukan pemesanan.

II.

Pengadaan Barang
Pengadaan obat dilakukan apabila obat akan habis atau obat habis.
Obat yang habis akan dicatat dibuku defecta. Prosuder pengadaan
barang di Apotek Barito Farma sebagai berikut :

Bagian peracikan dan pengadaan barang

akan mencatat

kebutuhan barang yang diperlukan di buku defecta.

Bagian administrasi atau pemesanan atas ijin apoteker

melakukan pembelian obat melalui telepon ke supplier.

Kemudian supplier akan mengutus sales untuk mengambil

surat pesanan obat.

Setelah

itu

sales

akan

mengantar

obat

kepada

supplier,kemudian obat diantar keapotek beserta faktur.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

Pemesanan obat psikotropika dan narkotika menggunakan

surat pesanan (SP) yang terpisah dari SP biasa atau perbekalan
farmasi lain. SP psikotropika dibuat rangkap 2 dan
ditandatangani oleh APA untuk diorderkan langsung ke PBF
yang disetujui.

SP

narkotika

dibuat

rangkap

dan

ditandatangani oleh APA untuk diorderkan langsung ke PBF

yang disetujuidan hanya berlaku untuk1 jenis obat

Skema Alur Keluar Masuknya Obat di Apotek Bario Farma

Banjarmasin
Obat Habis
Defecta
Admin/Bagian
Pemesanan
Apoteker
PBF / Supplier

Surat Pesanan

Sales
~ Barang
Apotek
~ Faktur

Penyimpanan Obat

Di ruang Racik
untuk Resep
Dokter
Laporan PKL 2012 / 2013
Rini Ismayana Santy

~ Obat Bebas
~ Obat Generik

III.

Penerimaan Barang
Prosedur ini mulai dari supplier mengirimkan obat beserta

faktur kepada apotek yang diterima oleh asisten apoteker.Asisten

apoteker akan memeriksa barang atau obat yang dipesan sesuai
dengan pesanan atau tidak. Setelah itu supplier akan menyerahkan
faktur tersebut ke bagian keuangan untuk diarsipkan dan copy faktur
untuk apotek.
IV.

Penyimpanan barang
Barang barang yang sudah diterima langsung didata di kartu

stok, kemudian disimpan sesuai dengan farmakologis masing masing

obat.Barang disusun sesuai abjad, bentuk sediaan, golongan obat
paten / generik.Sedangkan penyimpanan untuk narkotika dan
psikotropika ditinjau dari segi keamanan, supaya tidak tercampur
dengan bahan obat lain,maka disimpan dalam lemari khusus terkunci
di dalam ruangan racikan.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

Contoh obat yang disimpan dirak obat paten :

Acran

Pamol

Neurosanbe

Contoh obat yang disimpan dirak obat generik :

Amoxicillin

Captropril

Dexamethason

Contoh obat yang disimpan lemari psikotropik :

Analsik

Valisanbe

Xanax

Contoh obat yang disimpan lemari narkotika :

Codein

Codipront

Coditam

V.

Contoh obat yang disimpan dikulkas :

Interlac

Dumin

L Bio

Contoh PKRT yang disimpan di rak bebas :

Kondom

Minyak telon

Peralatan bayi

Pengeluaran Barang
Sistem pengeluaran barang yang digunakan adalah First In
First Out(FIFO). Tetapi biasanya untuk sediaan sirup.Sedangkan
untuk sediaan yang lain sesuai keperluan saja. Obat yang keluar
akan langsung dicatat dikartu stok untuk mengetahui sisa sediaan
masing masing barang.

VI.

Stock Opname
Stock opname adalah Stock opname adalah istilah lain dari
penghitungan fisik persediaan. Tujuan diadakannya stock opname
adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan,
yang mana merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian
intern (SPI).
Dengan diadakannya stock opname maka akan diketahui
apakah catatan dalam pembukuan stock persediaan benar atau
tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock opname dengan catatan
pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat,
atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan persediaan.
Stock opname biasanya diadakan setiap akhir tahun.Untuk
pengendalian Intern, stock opname dilakukan oleh petugas yang
bukan merupakan petugas pencatat persediaan, dalam
perusahaan biasanya ada petugas audit tersendiri.Stock opname
yang dilakukan di Apotek Barito Farma dalam setahun sekali
secara keseluruhan.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

VII.

Pencatatan dan pelaporan

Setiap barang yang masuk maupun keluar dari ruangan racikan
atau

lainnya

mempermudah

harus

selalu

pelaporan

dan

dicatat.Pencatatan

ini

untuk

pengontrolan.Khusus

untuk

narkotik setiap bulan dan psikotropik dibuat laporan penggunaan

sebulan sekali dan ditandatangani oleh APA.

5. Pengelolaan Keuangan
i.

Arus Masuk Uang

Semua uang tunai yang diterima oleh kasir dicatat pada cash
register dan dilakukan pencatatan pada laporan penjualan harian
yang meliputi macam barang dan jumlah barang yang terjual
beserta harganya.
Apotek Barito Farma akan membuat buku penerimaan kas dan
dicatat dalam buku kas harian berdasarkan resep resep dan bon
penjualan bebas yang dilakukan oleh apotek yang

nantinya

disimpan sebagai arsip apotek. Pada saat jam kerja berakhir, lembar
prtama beserta uangnya akan diserahkan kepada pemilik apotek.
ii.

Arus Uang Keluar

Pembayaran pembelian obat obatan atau barang dagangan
ditangani oleh bagian pembelian atau pemesanan.Sedangkan untuk
pembayaran beban/biaya operasional ditangani sendiri oleh apotek,
dalam hal ini pemegang kas (kasir).

iii.

Laporan Keuangan

Bagian kasir setiap harinya akan membuat laporan keuangan. Lalu

laporan tersebut diberikan kepada pemilik Apotek Barito Farma.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

6. Pelayanan

1) Pelayanan Resep Tunai

Proses pelayanan resep yang dibayar tunai adalah sebagai
berikut:
Asisten apoteker yang bertugas menerima resep dari
pasien, memeriksa dan melihat persediaan obat,
kemudian member harga dan menginformasikan
kepada pasien jika harga tersebut disetujui, pasien
membayar ke kasir.
Kemudian pembayaran dari pasien diterima, lalu
diberikan

nomor

resep

kepada

pasien

untuk

mengambil obat dan memberikan tanda apabila

pasien memberikan copy resep atau kuitansi resep
kepada bagian peracikan.
Bagian peracikan menyiapkan obat, memberikan
etiket, copy resep, kuitansi dan hasilnya dikemas.
Obat diberikan kepada pasien telah dilakukan
pemeriksaan untuk menghindari tertukarnya obat dan
disertai dengan pemberiaan informasi.

2) Pelayanan Resep Kredit

Alur pelayanan resep kredit adalah sebagai berikut :
Pada saat penerimaan resep, pasien disuruh untuk
menandatangani/ mengisi resi kredit.
Lalu resep diproses sama dengan resep tunai.
Tiap akhir bulan resep berserta tagihannya diserahkan
ke bagian

administrasi perusahaan yang khusus

menangani resep kredit untuk melakukan proses

tagihan.

3) Pelayanan Komunikasi, informasi dan Edukasi (KIE)

Pemberian informasi dalam pemilihan obat sehingga
dapat digunakan dengan aman, tepat, dan rasional.

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

10

Pemberian informasi tentang cara pemakaian obat

yang benar agar tujuan pengobatan tercapai.
Pemberian informasi tentang efek samping obat dalam
hal ini yang perlu diperhatikan selama pemakaian obat.

SKEMA DARI ALUR PELAYANAN OBAT KEPADA PASIEN DI

APOTEK BARITO FARMA
Pasien
Resep
Penerimaan Resep
Uang
Kasir

Penyiapan
Obat Jadi

Penyiapan
Obat Racikan

Pemberian Etiket, Copy

Resepdan Kwitansi

Pemeriksaan

Obat

Penyerahandiserai
Informasi

Laporan PKL 2012 / 2013

Rini Ismayana Santy

11