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CONCEPTOS FUNDAMENTALES1
Texto tomado con fines didcticos de Graffe (2003). La planificacin y la gerencia del cambio para la
construccin de una escuela innovadora. Caracas: Secretara - UCV.
87
EVALUACIN
(COMPARACIN)
OBJETIVOS
ANLISIS
HISTORIA
LOGROS
ESPERADOS
A
N
L
I
S
I
S
F1 =
LOGROS
OBTENIDOS AL
MODIFICAR LA
REALIDAD
ACCIN
Y CONTROL
F0 =
to
LOGROS
ESPERADOS SIN
MODIFICACIN DE
LA REALIDAD
tn
PRESENTE
ACTIVIDADES
Y
RECURSOS
AJUSTES
Figura 1
88
MOMENTOS
ETAPAS
PREPARACIN O
ELABORACIN
DEL PLAN
APLICACIN O
EJECUCIN
DEL PLAN.
Diagnstico
Formulacin
Programacin
Discusin y
decisin
Puesta en
marcha o
Instrumentacin
del plan
Ejecucin y
control.
EVALUACIN
DEL PLAN.
Evaluacin
plan.
del
Figura 2
I.
N.
1
2
3
4
5
PREGUNTA
Qu se quiere hacer?
Por qu se quiere hacer?
Para qu se quiere hacer?
Cunto se quiere hacer?
Dnde se va a hacer?
Cmo se va a hacer?
Cundo se va a hacer?
A quin o quines va
dirigido?
Quin o quines lo van a
hacer?
Quin lo va a dirigir,
coordinar y supervisar?
Con qu lo van a hacer?
10
CONTENIDO
Naturaleza del proyecto.
Origen y fundamentacin.
Objetivos, propsitos.
Metas.
Localizacin fsica (ubicacin en el
espacio).
Actividades y tareas. Mtodos y
tcnicas.
Calendarizacin o cronograma
(ubicacin en el tiempo).
Destinatarios o beneficiarios.
Recursos humanos.
Recursos materiales.
Recursos financieros.
Con qu se va a costear?
Figura 3
4. DISCUSIN Y DECISIN:
Diseado el plan, se discute con el equipo de trabajo o las personas que se
considere conveniente las fortalezas, debilidades, conveniencias y viabilidad real de
las opciones seleccionadas y de esta discusin surgir la decisin sobre la opcin
que se aplicar en definitiva.
2. EJECUCIN Y CONTROL
90
TAREAS
TAREAS
TAREAS
TAREAS
TAREAS
ACTIVIDADES
TAREAS
PROYECTOS
PROGRAMAS
PLAN
Figura 4
91
PROGRAMA
PLAN
PROGRAMA
PROGRAMA
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
TAREA
TAREA
TAREA
TAREA
TAREA
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
Figura 5
Fuente: Ander-Egg, 1993:39
Un ejemplo grfico de la vida diaria facilita la comparacin de los conceptos de los
niveles operacionales de la planificacin (ver figura 6):
PLAN:
PROGRAMA:
PROYECTO:
ACTIVIDAD:
TAREA:
DEL PUENTE.
Figura 6
92
PLANIFICACIN ESTRATGICA
A travs de la planificacin estratgica la institucin pretende anticipar, ms que
reaccionar ante futuras amenazas, as como aprovechar el conjunto de
oportunidades que surjan de su medio de accin, definiendo las estrategias para su
desarrollo, por reas de atencin prioritarias, aprovechando sus fortalezas y
contrarrestando sus debilidades, para luego establecer los programas y proyectos
de mediano plazo y su planificacin tctica o plan funcional anual.
Por lo tanto, es la aplicacin de la intuicin y el anlisis para determinar las
posiciones futuras que la organizacin o empresa debe alcanzar (Morrisey,
1996b:2) en razn de lo cual define los lineamientos que orientan su gestin.
NIVELES DE LA PLANIFICACIN.
Cuando hablamos de planificacin, generalmente se aceptan tres niveles, los cuales
son:
NIVEL ESTRATGICO:
NIVEL TCTICO:
NIVEL OPERATIVO:
93
MISIN:
Es la expresin del propsito fundamental o razn de ser de la institucin, en
funcin del servicio que pretende ofrecer.
VALORES:
Es el conjunto de convicciones y principios que orientan la actuacin de todos los
actores de la institucin.
PLAN:
Hace referencia a las divisiones de carcter general que expresan los lineamientos
polticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la
asignacin de recursos acordes a estas prioridades, las estrategias de accin y a1
conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y
objetivos propuestos.
Conjunto organizado de fines, objetivos, metas, instrumentos, medios y recursos
para lograr el desarrollo de un rea determinada.
PROGRAMA:
Conjunto de proyectos relacionados y coordinados entre s, todos ellos como parte
de las acciones a realizar para alcanzar las metas y objetivos de un plan, en un
perodo determinado.
Conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos
expresados en un grupo de proyectos relacionados o coordinados entre si y que son
de similar naturaleza.
PROYECTO:
Conjunto de actividades concatenadas que constituyen la unidad ms pequea que
forma parte de un programa.
Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre s, que se
realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de
satisfacer necesidades o resolver problemas.
94
ACTIVIDAD:
Es el medio de intervencin sobre la realidad, mediante la realizacin secuencial e
integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos
especficos de un proyecto.
TAREA:
Accin que tiene el mximo grado de concrecin y especificidad. Una tarea o un
conjunto de ellas configuran una actividad.
PROCEDIMIENTO:
Mtodo de trabajo preciso, etapa por etapa, que cumple una sucesin cronolgica,
con la finalidad de obtener un resultado especfico. En l se fijan los recursos a
utilizar, las tareas a ser realizadas por cada uno de los trabajadores involucrados en
el mismo y la elaboracin de documentos, su flujo y destino.
OBJETIVO:
Expresin cualitativa de ciertos propsitos que son especificados expresamente y
que se desean alcanzar.
META:
Cuantificacin y ubicacin en el tiempo del objetivo. Son aspectos especficos que
se pretenden lograr en un perodo de tiempo dado. Es la operacionalizacin de uno
o ms objetivos.
ESCENARIOS:
Espectro de esquemas de situaciones futuras opcionales con cierto grado de
posibilidad de ocurrencia, formuladas en base a la informacin disponible y a una
cuota de creatividad e imaginacin, con el objeto de tomar decisiones estratgicas y
analizar las eventuales consecuencias de dichas decisiones.
ANLISIS DEL ENTORNO:
Es la bsqueda de informacin y la identificacin de los elementos claves, tanto
externos como internos, que pueden influir en la gestin y en los resultados de la
Organizacin. Su finalidad es identificar las oportunidades y amenazas del
ambiente externo (anlisis externo) y las fortalezas y debilidades de la organizacin
en relacin a ellos y a la misin de la Organizacin (anlisis interno).
95
OPORTUNIDAD:
Es una situacin favorable, actual o futura, que ofrece el ambiente externo a la
Organizacin, cuyo aprovechamiento adecuado y oportuno mejorara la posicin y
adaptacin de la Organizacin en dicho ambiente.
AMENAZA:
Es una situacin desfavorable, actual o futura, que presenta el ambiente externo a
la Organizacin, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los
daos potenciales sobre el desempeo, el crecimiento y an la supervivencia de la
Organizacin.
FORTALEZA:
Es un determinado recurso o capacidad de la Organizacin que puede ser utilizado
por sta en forma efectiva para alcanzar sus propsitos.
DEBILIDAD:
Es una limitacin o deficiencia de la Organizacin que puede impedirle alcanzar sus
fines y propsitos.
Al ser identificada una limitacin o deficiencia de la
Organizacin, se deben trazar los planes o programas necesarios para neutralizarla
o anularla y hacer un esfuerzo para convertirla en fortaleza.
96
GRFICAS DE GANTT
La ejecucin y el control de un programa de trabajo se facilita cuando se emplean grficas
que permitan identificar la secuencia y precedencia de las actividades a desarrollar.
Los estudios relacionado con el empleo de herramientas de planificacin han demostrado que
las personas de xito se esfuerzan por organizar su tiempo y sus actividades; se aseguran
que sus esfuerzos se correspondan con las metas establecidas. Cuando se trata de
proyectos esto ofrece las siguientes ventajas:
1.
Tener una visin de conjunto del plan a ejecutar, una imagen precisa de lo que puede
suceder a medida que avanza el proyecto.
2.
Tener una mayor capacidad para establecer la secuencia y ajuste de los pasos
subsiguientes.
3.
4.
5.
6.
7.
Disponer de una herramienta de trabajo gua que permite completar los proyectos a
tiempo dentro del presupuesto, y acorde con las polticas y normas de la
Empresa.
97
CONSTRUCCIN
PASO 1: Establezca el conjunto de actividades que comprende el proyecto, en el eje
horizontal de la grfica se representan los detalles de identificacin de la
actividad. Normalmente, en la primera columna se indica nmero o letra de
identificacin de las actividades; y en la segunda columna, se hace una breve
descripcin de la actividad.
PASO 2: Indique el lapso de ejecucin previsto para cada actividad, para lo cual en la
tercera columna se dispone, en cada fila correspondiente a la actividad, de un
doble rayado, en la parte superior se indica la duracin prevista, generalmente
con un color o rayado total.
Paso 3:
98
Se pueden utilizar grficos de barras para representar el presupuesto del proyecto, los
requerimientos de personal, el equipo necesario o la asignacin de otros recursos, para ello
en lugar de escribir los nombres de las actividades en la segunda columna, pueden
anotarse los nombres de las personas, de las unidades, de los equipos, etc.
Es prudente recordar que lo deseable es que el proyecto se desarrolle dentro del tiempo y
con las normas de calidad establecidos, pero mantenindose dentro del presupuesto
asignado para la ejecucin.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de Grfica de Barras Gantt.
99
SECUENCIA DE UNIDADES DE
(HORAS, DAS, SEMANAS,
BREVE DESCRIPCIN DE LA
ACTIVID
1/
RECOPILAR LA
INFORMACIN
2/
ORGANIZAR LA
INFORMACIN
3/
ESCRIBIR INFORME
PRELIMINA
10
11
100
VISIN
PLANIFICACIN
DE DESARROLLO
OPORTUNIDADES
Y AMENAZAS
LINEAMIENTOS
ESTRATGICOS
E
IDET./SELEC.
REAS
PRIORITARIAS
DE ATENCIN
P
L
A
N
P
R
E
ANLISIS
REAS
PRIORITARI
AS DE
PROGRAM
AS
PROYECTO
P
L
A
N
FI
MISIN
ANLISIS
MEDIO
INTERNO
FOTALEZAS Y
DEBILIDADES
101
MATRIZ DOFA
DEBILIDADES
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
ESTRATEGIAS O/D
ESTRATEGIA O/F
AMENAZAS
ESTRATEGIAS A/D
ESTRATEGIAS A/F
102
DEBILIDADES
FORTALEZAS
103
ESTRATEGIAS O/D
ESTRATEGIA O/F
ESTRATEGIAS A/D
ESTRATEGIAS A/F
O
P
O
R
T
U
N
I
D
A
D
E
S
A
M
E
N
A
Z
A
S
104
ESTRATEGIA
PROYECT OBJETIVOS
METAS
INDICADORES
ACTIVIDADES
RECURSOS
RESPONSABLES
105
N:
UNIDAD DE TIEMPO
REEPONSABLE
ACTIVIDAD
10
11
OBSERVACIONES
12
106
CICLO MOTIVACIONAL E
INFORMATIVO A TODOS
MIEMBROS
OS
DE LA COMUNIDAD
IDENTIFICACIN DE
PROYECTOS
ODE MEJORA
OS DE LA
CALIDAD DE LA ENSEANZA Y
DIAGNSTICO COLECTIVO
LA INSTITUCIN
DE
EDUCATIVA
IDENTIFICACIN Y
JERARQUIZACIN DE
OS PROBLEMAS
REAS DE APOYO
CONFORMACIN DE LOS
EQUIPOS DE PROYECTOS
DE
MEJORA
INTEGRACIN DE LOS
RESULTADOS OBTENIDOS,
EVALUACIM DE
PERSPECTIVAS
FORMULACIN DEL
PLAN DE ACCIN GENERAL
Y PROYECTOS DE MEJORA
SEGUIMIENTO DEL
AVANCE Y EVALUACIN DE
CADA PROYECTO DE MEJORA
ADIESTRAMIENTO
PARA EL DESARROLLO
LOS PROYECTOS
DE MEJORA
JORNADAS DE
INTEGRACIN Y
FORMULACIN DE LA
VISIN
MISIN,
PRINCIPIOS Y VALORES
IDENTIFICACIN DE
FORTALEZAS,
AMENAZAS Y S
O O
S
DESARROLLO Y
EJECUCIN DEL
O
DE MEJORA
C O
POR CADA
EQUIPO
ACCIONES
CAPACITACIN
CO
S
TALLERES
PARA NIOS Y
OC
TALLERES
O C PARA
S
FORMACIN
DEL PERSONAL
S
DESARROLLO
S
O
DISEO
SO DE
DISEO
OC DE NUEVOS
OS SERVICIO
ESTUDIOS
C
OS
ESPECIALES
107
ETAPA
ACTIVIDADES
CICLO MOTIVACIONAL
A TODOS LOS MIEMBROS DE LA
COMUNIDAD
DIAGNSTICO COLECTIVO DE
LA INSTITUCIN EDUCATIVA
CONTENIDO
Rol a desempear.
Funciones y mecanismos de
comunicacin.
Proceso de mejora.
Importancia del compromiso y la
constancia de propsito.
PARTICIPANTES
TODOS LOS MIEMBROS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de
Representantes.
UN REPRESENTANTE
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de
Representantes.
UNA MUESTRA
REPRESENTATIVA DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de
Representantes.
108
ACTIVIDADES
JORNADAS DE INTEGRACIN Y
FORMULACIN DE LA VISIN,
MISIN, PRINCIPIOS Y VALORES
DE LA INSTITUCIN
IDENTIFICACIN DE
FORTALEZAS Y DEBILIDADES,
AMENAZAS Y OPORTUNIDADES
IDENTIFICACIN Y
JERARQUIZACIN DE LOS
PROBLEMAS
CONTENIDO
PARTICIPANTES
MIEMBROS DELEGADOS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de
Representantes.
MIEMBROS DELEGADOS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de
Representantes.
MIEMBROS DELEGADOS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de
Representantes.
109
ETAPA
ACTIVIDADES
IDENTIFICACIN DE
PROYECTOS PRIORITARIOS DE
MEJORA DE LA CALIDAD DE LA
ENSEANZA Y DE LAS REAS
POYO
CONTENIDO
Definicin de proyectos.
Etapas de desarrollo de un proyectos.
Criterios para la seleccin de proyectos.
CONFORMAR GRUPOS DE
PROYECTOS DE MEJORA
PARTICIPANTES
MIEMBROS DELEGADOS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de Representantes.
MIEMBROS DELEGADOS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de Representantes.
Comit Coordinador.
Grupos de Proyectos.
110
ETAPA
ACTIVIDADES
ENTRENAMIENTO PARA EL
DESARROLLO DE LOS
PROYECTOS DE MEJORA
DESARROLLO Y EJECUCIN
DEL PROYECTO DE MEJORA DE
CADA GRUPO
ACCIONES COMPLEMENTARIAS
Capacitacin docente.
Talleres para nios y adolescentes.
Talleres para padres.
Formacin para el personal Administrativo.
Desarrollo personal.
Desarrollo Gerencial.
Diseo de polticas, procedimientos y
manuales.
Diseo de nuevos servicios educativos.
Estudios especiales.
CONTENIDO
PARTICIPANTES
MIEMBROS DELEGADOS
DEL:
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de Representantes.
MIEMBROS
DELEGADOS
Reforzamiento en el uso de las diferentes
herramientas que requiera el avance de
DEL:
cada proyecto.
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de Representantes.
ESPECFICOS Y AJUSTADOS A LA
111
ETAPA
ACTIVIDADES
SEGUMIENTO AVANCE Y
EVALUACIN DE CADA
PROYECTO DE MEJORA
INTEGRACIN DE LOS
RESULTADOS OBTENIDOS,
EVALUACIN DE
EXPECTATIVAS
CONTENIDO
PARTICIPANTES
UNA MUESTRA
REPRESENTATIVA DE::
Personal Directivo.
Personal Docente.
Personal Administrativo.
Cuerpo de Alumnos.
Sector de Representantes.
112
113
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