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Universidad Tecnolgica Inacap.

Sede Apoquindo.

Informe Creacin del Departamento


de Cobranzas de una Empresa
Mediana con ventas anuales entre
25.001 - 50.000 UF.

INTRODUCCION.

El objetivo de este trabajo es la creacin de un Departamento de Cobranza para una


Empresa Mediana con ventas anuales entre 25.001 y 50.000 UF.
Para esto vamos a considerar un organigrama, que definir en que parte estar ubicado el
Departamento de Cobranza, quienes lo conforman, el costo asociado a ello, y el objetivo
final de esta.
Sabiendo, que para poner en funcionamiento un Departamento de Cobranza dentro de
una Empresa, hay que considerar que las operaciones de crditos y cobros. Se requiere
implementar un sistema operativo de mtodos y procedimientos dentro de la estructura
orgnica de la empresa.

DESARROLLO.
Nuestra estructura orgnica de la empresa es en base a una Empresa Mediana con
categora de ventas anuales iguales o superiores a 25.001 a 50.000 UF.
Nuestra empresa se especializa en la Importacin, distribucin y ventas de calzados.
Para la creacin del Departamento para nuestra empresa, implementaremos un plan de
trabajo determinando las siguientes acciones generales:
1.- Establecer polticas generales sobre la coordinacin del manejo operativo de la
cobranza:
Nuestras Polticas generales en base a la coordinacin del manejo operativo de la
Cobranza sern en funcin a las Polticas racionales, ya que son aquellas que se aplican
con el fin de obtener un flujo normal de crdito y cobranza, cumpliendo con los objetivos
de la administracin de las cuentas por cobrar, maximizando el rendimiento sobre la
inversin. Se caracteriza por la concesin de crditos en plazos razonables, de acuerdo a
los clientes y los gastos de cobranza se aplican tomando en cuenta un margen de
ganancia estimado.
2.- Disear un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa:
Nuestro sistema de cobranza est diseado mediante un organigrama jerarquizacional,
toda responsabilidad recae en el Gerente de Cobranza.

Nuestro organigrama se compone de un Gerente de cobranzas, quien es el encargado de


llevar el control total del rea, a tal punto que esta jams perjudique la funcin principal de
la empresa.
La relacin de avanzada que tiene el Gerente para asumir la total responsabilidad del
Departamento de Cobranza, se ve relacionada con el Supervisor de Cobranza, quien es el
responsable de accionar todas las peticiones del Gerente del rea para aumentar el
efectivo en la Empresa. A su cargo estn los subdepartamentos de:

Contadores analistas: Son los encargados de llevar el registro contable de todo


aquellos deudores que forman parte del pasivo circulante de la Empresa, y cuando
estos detectan un posible no pago, envan el requerimiento al subdepartamento de
cobranzas telefnicas.
Cobranza Telefnica: Son los encargados de que cada vez que les llegue un
requerimiento por parte del subdepartamento de contadores analistas, deben
llamar al cliente, recordndoles la deuda pactada, vencida, o de no pago, para que
regularicen la situacin, con 30 das hbiles despus del llamado, de lo contrario
pasar a subdepartamento de Jurdico.
Accin Judicial: Mediante una secretaria, quien es la encargada de recepcionar
todas las cuentas por deudas de clientes de la empresa, para hacrselas llegar a
los asistentes jurdicos, quienes son los encargados de priorizar las demandas, y
segn la importancia de estas, se le hace entrega de una carpeta con todos los
documentos que avalen la deuda existente que tiene el cliente con la Empresa, y
as emitir una orden por demanda judicial.

3.- Confeccionar formularios, apropiados a las actividades que piensa desarrollar la


empresa para la supervisin y el Control:

Formulario Supervisin clientes con deudas con la Empresa.

Formulario Control Deudas Pagadas por clientes

4.-Personal que se considere necesario para operar y poner en marcha el sistema:


Nuestro Departamento de Cobranza est conformado por:

Un Gerente de Cobranza, quien percibe un sueldo de $3.680.000 Lquidos.


Un Supervisor de Cobranza, quien percibe un sueldo de $1.870.0000 Lquidos.
Cuatro Contadores Analistas, quienes perciben en iguales condiciones un sueldo
de $ 900.000 Lquidos.
Tres Cobradores Telefnicos, quienes perciben un sueldo en iguales condiciones
de $570.000 Lquidos.
Una Secretaria Judicial, quien percibe un sueldo de $790.000 Lquidos.
Un abogado, quien percibe un sueldo de $2.990.000 Lquidos.
Dos Asistentes Judiciales, quienes perciben un sueldo en iguales condiciones de
$490.000 Lquidos.

Total Gastos mensuales de Cobranza por Departamento Activo: $15.620.000 pesos.

5.- Establecer la interconexin con las dems reas principales y secundarias con que
cuenta la empresa:
El Departamento de Cobranza de nuestra Empresa, esta intrnsecamente ligada a la
informacin que nos entrega el Departamento de Ventas y Finanzas de la Empresa. Ya
que por medio de est tenemos la injerencia de llevar a cabo nuestros procedimientos de
Cobranza.

1.- Ubicacin del Departamento de Cobranza dentro de una Empresa:


El Departamento de Cobranza dentro de una Empresa, se encuentra ubicado al amparo del
Departamento de Finanzas y Tesorera, quienes tienen la misin de asegurar los ingresos de
la compaa a travs de la recaudacin y cobranza. Adems debe planificar y controlar las
finanzas de la empresa. sta ltima es quien de manera directa esta bajo el control de la
Gerencia General, por lo que no debemos olvidar que para que la cobranza pueda cumplir
con su finalidad, la comunicacin deber ser oportuna para que la informacin llegue a los
medios de decisin cuando esta sea requerida.
ESTRUCTURA ORGANICA LINEAL.
Es por ello que su ubicacin est dentro del rea financiera o de control, su dependencia
a estas funciones conseguir la homogenizacin de las funciones complementarias.
HAY QUE CAMBIAR ESTE ORGANIGRAMA
GERENCIA
GENERAL.

ADMINISTRACION

COMERCIAL

Ventas

Servicio al
Cliente

Tienda

Finanzas y
Tesorera

Compras

Contabilidad

Jurdico

DEPARTAMENTO DE
COBRANZA.

1.1.- Conformacin del Departamento de Cobranzas:


El Departamento de Cobranzas est conformado, por dos subgrupos de Departamentos. El
primero es el Sub departamento de Crdito, quienes son los encargados del otorgamiento
del crdito. Y por ltimo el Sub departamento de Cobranza, quienes son los encargados de
generar el cobro a aquellos que estn falto de pago con la Empresa.
Por lo que, el proceso del crdito es anterior al de la cobranza, pero por el conjunto de
operaciones estas funciones son complementarias y entrelazadas por un proceso integral
que permite unirlas a una sola funcin; de all nace que para operaciones homogneas
debe existir una sola unidad operativa.

Por considerar al riesgo un factor inherente al crdito se da el caso de empresas que han
decidido implementar un sistema de crdito como una alternativa al incremento de las
ventas, pero el cobro la realiza otra empresa especializada, decisin que se interpreta
como la de exigir mayor responsabilidad al que desarrolla dicha funcin; pero en todo
caso el cobro sigue siendo complementario aun cuando las realiza otra organizacin que
no
sea
la
empresa.
Segn la importancia de la actividad, el encargado de ejecutar las funciones de crditos y
cobros, ocupa una posicin clave en la empresa, pues es cada vez mayor la
responsabilidad que tiene tanto para ayudar a incrementar las ventas como para permitir
la
recuperacin
del
capital
a
travs
de
un
cobro
efectivo.

El departamento de crditos y cobranzas puede realizar un trabajo eficiente slo mediante


la cooperacin de otros departamentos, su relacin ms estrecha y continua es con los
departamentos de Ventas y Finanzas. Tal cooperacin puede y debe adoptar la forma
positiva de un trabajo armonioso y de conjunto.

3.- Aspectos Legales Ley N20.323.

AGREGAR A INFORMACION DE A 3 COPIA DE FACTURA


6.- Costos Asociados.
Una variable relevante en la poltica de cobranza es la relacin entre los costos y gastos,
ya que a medida que aumentan, disminuye el porcentaje de incobrables y perodo medio
de cobro. Sin embargo, la relacin entre el costo de cobranza y el porcentaje de prdidas
por stas no es lineal, ya que al principio es posible que se obtenga una reduccin mnima
en las cuentas incobrables (Tramo A), pero a medida que aumentan los gastos en
recuperar las cuentas incobrables se genera un aumento significativo en la recuperacin
(Tramo B), pero a partir de cierto punto se provoca una reduccin cada vez menos
importante en el porcentaje de prdidas (Tramo C).
Esto se observa en el siguiente grafico:

Esto implica que a partir del tramo C, se deben considerar los gastos que conlleva
efectuar la recuperacin de las cuentas incobrables y el beneficio que reporta, el cual
puede ser cero o incluso, prdidas. Como es un costo aplicable en el perodo operacional,
disminuye las utilidades, pero tambin afecta a la recuperacin de crditos, donde el costo
no debe ser superior al monto a recuperar.

Es por esta causa que es necesario el anlisis del punto de equilibrio entre gastos de
cobranza y los ingresos. El punto de equilibrio se obtiene donde los ingresos son iguales a
los costos totales: Fijos + Variables.

Costo asociado:

Cuentas por cobrar por un total de: $30.270.890.


Gastos fijos de Cobranza por un total de: $15.620.000

Aplicamos:
X=1- ($15.620.000/$30.640.000)=0,50979= 51%
Por lo que nuestro equilibrio est en:
$30.270.890=$15.620.000+($30.640.000*51%)=$15.620.000+$15.020.000
Esto quiere decir que el monto mximo en gastos variables de cobranza para
recuperar $2500.000 ser de $ 15.020.000,para no incurrir en perdidas.

CONCLUSIONES.

Las ventas son la actividad principal que tiene una empresa para mantenerse, crecer y
desarrollarse en el tiempo. Para que exista se requiere de dos agentes: comprador y
vendedor. Para que el comprador se transforme en cliente, se requiere un trabajo de
conocimiento y confianza en el cumplimiento de los compromisos de pagos en un plazo
convenido.
El riesgo en la actividad comercial radica en que, primero, el cliente no cancele a tiempo;
segundo, requerir de fondos no planificados para financiar el capital de trabajo, lo que en los
dos casos, significa una disminucin en la rentabilidad esperada.