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1.

DOTPROJECT

O dotProject um software livre de gerenciamento de


projetos, que com um conjunto simples de funcionalidades e
caractersticas,
implementao

tornam

da

um

Gesto

de

software
Projetos

indicado
em

para

ambientes

corporativos.
O acesso ao dotProject feito atravs de um navegador
Web, e executado em servidor de rede, o que facilita sua
utilizao que independe do sistema operacional ou instalao
na mquina do usurio.
Com suas funcionalidades, ele permite o acompanhamento
de processos de maneira rpida e eficaz permitindo que
diferentes usurios possam dar sua contribuio a diferentes
projetos, anexando arquivos, dando sequncia as atividades, etc.
1.1. Acesso ao dotProject
O dotProject est disponvel no site do IFPR, j na pgina
inicial

www.ifpr.edu.br

na

opo

Projetos

ou

http://projetos.ifpr.edu.br/.
1.2. Tela

Inicial

no

link

Ao acessar o dotProject a primeira tela disponvel ser a


Agenda do dia.

1.

Funo principal da tela permite a visualizao das

Atividades (em andamento, sendo em dia ou atrasadas), Projetos


(em que o usurio tem atividades designadas) e Eventos
(agendados ao dia).Esta tela permite ainda que o usurio visualize
as atividades em datas anteriores ou posteriores a data atual,
alm de outras maneiras que sero apresentadas na sequncia.
2.

Barra de funes do usurio. Estas funes facilitam o

gerenciamento da acesso do prprio usurio.

Ajuda:

funo

padronizada

pelo

dotProject,

encaminha para fruns de discusso com outros usurios, e


desenvolvedores do sistema. Indicamos que qualquer tipo de
dvida o usurio pode entrar em contato pelo email da
Coordenao

de

Planejamento

de

Projetos

gestaodeprojetos@ifpr.edu.br

Em Meus dados o usurio pode visualizar seus dados

cadastrados, seus projetos e informaes organizadas atravs do


Grfico de Gantt, seus relatrios, permisses e perfis cadastrados,

alm da opo Alterar a senha que deve ser utilizada sempre


quando for necessrio.

A opo A fazer, assim como na tela inicial trs a

visualizao das atividades em andamento designadas ao


usurio. A aba My gantt, permite a visualizao do Grfico de
Gantt de atividades do usurio, onde constam todas as atividades
designadas ao usurio, organizadas atravs do tempo.

Clicando na opo Hoje o sistema retornar tela

inicial do dotProject.
3.

Barra de mdulos do dotProject que sero explicados

seguir.
1.3. Alterar senha

Aps o primeiro acesso indicado que o usurio altere a


senha.

Para alter-la o usurio deve clicar na opo Meus dados.


Na tela seguinte, clique na opo Alterar senha localizada no
canto superior esquerdo. Abrir a tela Alterar senha de usurio,
redefina a senha e envie.

2.

MDULOS

2.1. Projetos

Este mdulo tem a funo e visualizar todos os projetos que


o usurio tem acesso. Os projetos podem ser filtrados por
responsabilidade ou unidade e esto organizados atravs de abas
baseadas no status do projeto, e podem ser ordenados e listados
seguindo as opes de colunas disponveis.
2.1.1. Criar projeto
No mdulo projetos clique na opo Novo projeto.

Na tela Novo projeto preencha os campos corretamente.

1.

Nome do projeto (obrigatrio): Nome completo do

projeto. indicado que cada projeto tenha um nome nico;


2.

Responsvel

pelo

projeto:

Usurio

designado

coordenao do projeto;
3.

Unidade (obrigatrio): unidade a qual o projeto

pertence;
4.

Data Inicial: Data de incio do projeto;

5.

Data

de

encerramento

prevista:

Data

de

encerramento prevista no projeto.


6.

Prioridade (obrigatrio): so trs tipos de prioridade

low: baixa; normal: mdia; high: alta o usurio deve escolher a


prioridade de acordo com o projeto, o padro normal, se o
usurio escolher High ou Low aparecer na coluna P da
visualizao do projeto setas especiais no projeto listado.
7.

Cdigo (obrigatrio): sigla do nome do projeto.

8.

Identificador de cor (obrigatrio); Alterar cor: a cor do

projeto deve estar ligada as linhas estratgicas pr-estabelecidas.

9.

Situao: indica a fase em que se encontra o projeto,

sendo definidas por: planejamento, execuo ou encerramento;


10. Linhas

Estratgicas

(obrigatrio):

linhas

pr-

estabelecidas pelo IFPR, so elas:

Ampliao das relaes de cooperao, insero

social e acessibilidade comunitria;

Desenvolvimento da cincia e da tecnologia, com

foco no incentivo ao empreendedorismo;

Excelncia da gesto institucional;

Indissociabilidade do ensino, pesquisa e extenso;

Otimizao da infraestrutura fsica e tecnolgica;

Valorizao, capacitao e qualificao do servidor;

Verticalizao do ensino com foco na inovao e na

sustentabilidade;
11. Importar atividades de: esta funo permite que o
usurio importe de outros projetos suas respectivas atividades.
Scale Imported Tasks (Marcar atividades importadas): Esta opo
sinaliza as atividades importadas de outros projetos.
12. Selecionar contatos: Selecionar contatos que sero
teis

ao

projeto.

Selecionar

departamento:

Selecionar

departamento em que seus colaboradores participaro do


projeto.
13. URL: permite disponibilizar um endereo de IP ou site
Web relacionado ao projeto. Local/URL: local de teste do projeto,
se houver algum, podendo ser em domnio web ou mesmo um
local fsico para referncia.
14. O que?:
Por qu?:
Como?:

Onde?:
15. Linha estratgica:
16. Meta estratgica:
Depois de preenchidos os dados, clique em enviar. O
sistema voltar tela Projetos onde j constar o projeto
cadastrado. Para editar ou adicionar novos projetos basta seguir o
mesmo processo.
2.1.2. Adicionar atividades ao projeto
Para adicionar atividades ao projeto o usurio deve clicar
no nome do projeto ao qual pretende vincular a atividade, como
indicado abaixo:

Ento na tela Visualizar projeto, clique na opo Nova


Atividade:

A tela Adicionar atividade dividida em dois quadros:

No primeiro quadro preencha:

Nome da atividade: nome da atividade a ser realizada.

Prioridade: baixa, normal e alta.

Progresso: porcentagem de realizao da atividade.

Marco: Selecione esta opo se a atividade ter como

funo definir a procedncia das atividades seguintes. No Grfico


de Gantt do projeto esta atividade ser sinalizada de forma
diferente das demais.
Clique em salvar.
No segundo quadro h cinco abas e todas devem ser
preenchidas.

Aba detalhes:

Responsvel pela atividade: usurio designado ao

comando desta atividade.

Acesso: esta opo define quais usurios podero

visualizar e editar esta atividade. H quatro tipos de acesso:


Pblico disponvel a todos os usurios com acesso ao projeto;
Participante disponvel a todos os usurios designados a
atividade; Protegido disponvel a todos os usurios designados e
aos usurios da mesma empresa; Privado disponvel apenas ao
criador da atividade;

web

Endereo da Web: pode-se disponibilizar um link na

relacionado

atividade

Departamentos: selecione o

departamento que ser o principal responsvel pela atividade.

Atividade pai: se houver, selecione a atividade que

necessariamente deve anteceder esta atividade.

Oramento previsto: informe o oramento previsto

para atividade.

Descrio: faa uma breve descrio sobre esta

atividade.

Aba datas:

Nesta aba deve-se informar a durao da atividade.

Primeiro informe a data inicial, seguido das horas ou dias de


durao e clique em Calcular: Data de Encerramento, o sistema
ir calcular automaticamente a data e hora final da atividade.

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possvel informar a data manualmente, apenas preenchendo a os


campos de hora e data.

Aba dependncias:

O rastreamento de dependncia est como desligado

por padro, ative apenas se necessrio.

Marque a opo fase quando houver tarefas filhas da

atividade atual. A atividade pai definir sua data inicial e a data


de concluso atravs das atividades filhas.

Se selecionar no rastreie esta atividade remover

todas as dependncias desta atividade mesmo que outras


definies sejam feitas.

Para tornar uma tarefa dependente selecione a tarefa

na caixa Todas as tarefas e clicando nas setas abaixo das caixas


mover as atividades para Dependncias de tarefa.

Marcar a opo Determinar a data de incio baseado

na dependncias far com que a data inicial da atividade seja


recalculada seguindo a base das atividades anteriores a essa.

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Aba recursos humanos:

Selecione os usurios que sero responsveis pela

execuo e acompanhamento desta atividade. Clique no nome


do usurio, escolha a porcentagem relativa responsabilidade na
atividade e clique em >. Para retirar um usurio da lista de
designados basta selecionar o usurio e clicar em <.

Aba outros recursos:

Ainda no aplicado a esta verso do dotProject.

Para concluir basta clicar em salvar. O dotProject voltar


para a tela visualizar projeto onde j constar a atividade
criada. Para editar ou criar novas atividades basta seguir o mesmo
processo.
2.2. Atividades

Este mdulo tem a funo de visualizar todas as atividades


a quais o usurio tem acesso, podendo ser separadas por um submenu(1), por unidades(2), alm de vrios filtros(3) que facilitam a
visualizao das atividades sendo que o filtro padro deste
mdulo Minhas atividades Inacabadas , que viabiliza um maior
controle sobre as atividades ainda no concludas. H tambm a
possibilidade utilizar o campo de busca(4) para procurar com
maior preciso a atividade desejada. Este mdulo traz tambm
um importante modo de controle de atividades, destacando

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atravs de cores o andamento das atividades(5), na imagem


acima temos o exemplo de duas atividades com atraso de
concluso.
2.2.1. Novo registro de atividade
Registros so atualizaes do andamento das atividades.
Estes registros so a maneira que os usurios designados
atividade iro monitorar e atualizar cada etapa da atividade.
2.2.2. Como fazer o novo registro?
Escolha a atividade que ser feito o novo registro, na tela
Visualizar Atividade clique na aba novo registro:

Para efetuar corretamente o registro preencha os campos:

Data: a data do dia do registro;

Progresso: indique a porcentagem de concluso da

atividade;

Notifica o criador: atravs de e-mail o criador da

atividade recebe a notificao do novo registro;

Descrio: faa uma breve descrio do registro que

est sendo efetuado.

Enviar

registro

para:

selecione

os

contatos

que

recebero a notificao de novo registro de atividade.

No necessrio o preenchimento dos outros campos.

Clique em atualizar atividade, o sistema mudar para a


aba Registros de atividades onde j constar o novo registro.

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2.3. Calendrio

mdulo

Calendrio exibe diversas

funes.

visualizao padro o calendrio mensal, mas pode ser alterado


para semanal opo margem esquerda do calendrio;
visualizao diria selecionando o dia desejado (encaminha a
tela inicial do dotProject). Se selecionar alguma atividade o
sistema encaminhar para a tela Visualizar atividade. H dois
tipos de filtro no mdulo calendrio: Unidade, e filtro de evento.

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2.4. Arquivos

O mdulo arquivos permite a visualizao de todos os


arquivos anexados a projetos do dotProject, separados por
diversos tipos de documentos e podendo ser filtrados por
unidades.
2.4.1. Anexar arquivo

Os arquivos podem ser anexados atravs do mdulo


Arquivos, clicando na opo Novo arquivo no canto superior
direito da tela. Aparecer a tela Adicionar arquivo.
Preencha os seguintes campos:

Verso: indica qual a verso do documento;

Categoria: escolha o tipo de documento a ser

adicionado;

vinculado;

Projeto:

escolha

projeto

que

arquivo

est

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Atividade: escolha a atividade em que o arquivo ser

anexado;

Descrio: faa uma breve descrio do documento;

Verso final: se escolhido este campo no sero mais

permitidas novas verses deste documento;

Escolha quais usurios recebero a notificao do

novo arquivo anexado.


Escolha o arquivo a ser anexado, e clique em salvar .
H tambm a possibilidade de anexar o documento
diretamente atravs da atividade. Na tela Visualizar atividade
selecione a aba Arquivos, e selecione a opo Anexar um
arquivo:

Aparecer a tela Adicionar arquivo, preencha os campos


citados acima e clique em salvar. O dotProject voltar para tela
Visualizar atividade onde j constar o arquivo anexado.
2.5. Fruns

O mdulo fruns permite que o usurio crie fruns de


discusso vinculados a projetos especficos. Estes tpicos podem

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conter dvidas, sugestes ou podem divulgar notificaes sobre o


projeto.
2.5.1.

Criar novo frum

Para criar um novo frum, clique na opo novo frum:

Ento na tela Adicionar Frum preencha todos os


campos e clique em enviar. Como cada frum relacionado a
um projeto individual, indicado que o responsvel e o
moderador sejam usurios relacionados ao projeto, de preferncia
os Gestores do projeto.

2.5.2.

Adicionando tpicos

Selecione o frum em que ir fazer o novo tpico, ento na


prxima tela clique em Iniciar novo tpico:

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Aparecer a caixa Enviar Mensagem preencha os


campos Assunto e Mensagem e clique em enviar. O sistema
redirecionar para a pgina de descrio do frum onde j
constar o tpico criado.

Depois de criado o tpico o usurio tem a opo gerar um


documento em PDF com o resumo do frum (1), de enviar
resposta ou adicionar um novo tpico ao frum (2).
Sempre que algum usurio postar alguma resposta ou
tpico o responsvel pelo frum receber por e-mail a notificao
da postagem.
2.6. ProjectDesigner

O mdulo ProjectDesigner trs uma visualizao geral dos


projetos: todas suas informaes, todas suas atividades e o Grfico
de Gantt completo. Para a visualizao basta selecionar o projeto
desejado no filtro projeto.

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2.6.1.

Visualizao do Grfico de Gantt

O Grfico de Gantt do dotProject mostra todas suas


atividades e marcos alinhados atravs do tempo, e mostra a
porcentagem de execuo da atividade.

1. Marco 2. Atividade em andamento 3. Atividade completa 4. Atividade iniciar

Os marcos so sinalizados por um losango na cor Bord e o


ttulo da atividade destacado em vermelho. As atividades so
representadas por barras brancas com listras azuis e as barras
ficam azuis-escuras medida que forem sendo completadas.

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2.6.2.

Assim

Visualizao das atividades

como

em

outros

mdulos

do

dotProject

ProjectDesigner permite uma viso completa das atividades de


um projeto especfico. A principal funo desta visualizao o
destaque das atividades atravs das seguintes cores:

Esse destaque facilita o controle e a cobrana da


execuo das atividades.