Audit SDM

Pengertian Audit
Kegiatan pemeriksaan terhadap suatu
kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang
atau kelompok/ lembaga yang independen
yang bertujuan untuk mengevaluasi atau
mengukur lembaga/perusahaan dalam
melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan
kriteria yang telah ditentukan.

Ruang Lingkup Audit

Management audit (policy audit) merupakan suatu penilaian yang

dilaksanakan secara sistematis dan independen, berorientasi ke masa
depan terhadap keputusan dan kebijaksanaan yang dilakukan oleh
manajemen dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui
perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang telah
ditetapkan serta pencapaian social objective.

Performance/operational audit merupakan suatu kegiatan penilai-an

secara sistematis dan independen, berorientasi masa depan atas semua
kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan, baik yang menyangkut
kegiatan top-middle atau low management, dengan tujuan untuk
mengadakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian tujuan serta
meningkatkan manfaat SDM yang ada pada perusahaan itu, serta
pengembangan SDM.

Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara

independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan ke-cermatan serta data
keuangan/administrasi untuk memberikan per-lindungan keamanan aset
perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang
ditetapkan.

Lingkup Audit SDM

Audit SDM adalah proses evaluasi atas

berbagai aktivitas manajemen SDM yang
bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut.

Audit SDM memberikan umpan balik

mengenai seberapa baik para manajer
menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan
pengelolaan SDM.

Lingkup Audit SDM

Audit SDM merupakan kontrol kualitas

secara menyeluruh atas berbagai aktivitas
pengelolaan SDM dalam perusahaan dan
bagaimana aktivitas-aktivitas tersebut mendukung strategi perusahaan.

Audit SDM mencakup:

Audit Strategi Perusahaan

Audit Fungsi SDM
Audit Kepatuhan Manajerial
Audit Kepuasan Karyawan

Tujuan Audit SDM

Membantu MSDM memberikan kontribusi

signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi

yang

Menciptakan nilai sehingga organisasi bertanggung

jawab secara sosial, etikal dan kompetitif

Mendapatkan umpan balik dari para karyawan dan

manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan
efektivitas MSDM

Memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan

sarana untuk membuat keputusan ketika akan
mengurangi atau menambah kegiatan-kegiatan SDM

Manfaat Audit SDM

Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM bagi

organisasi.
Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme
yang lebih tinggi di kalangan karyawan departemen
SDM
Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM.
Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan
praktik-praktik personalia

Manfaat Audit SDM

Menemukan masalah-masalah personalia yang

penting.
Memastikan kepatuhan yang tinggi terhadap
persyaratan legal.
Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur
personalia yang lebih efektif.
Menciptakan penerimaan yang lebih besar akan
perubahan-perubahan yang diperlukan dalam
departemen SDM.
Memberikan tinjauan yang seksama atas sistem
informasi departemen SDM.

Audit Strategi Perusahaan

Strategi perusahaan berkaitan dengan cara

perusahaan menciptakan keunggulan bersaing.

Memahami strategi perusahaan sangat

penting bagi manajemen SDM, karena
MSDM bisa dikatakan efektif hanya jika
mampu berkontribusi bagi tercapainya
sasaran strategik perusahaan.

Audit Strategi Perusahaan

Para karyawan departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan lewat wawancara
dengan para eksekutif kunci, mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan
peninjauan lingkungan secara sistematis guna
mengungkap tren-tren yang berubah.

Departemen SDM harus mengaudit fungsinya,

kepatuhan manajerial, dan penerimaan para
karyawan atas kebijakan dan praktik SDM dalam
kaitannya dengan rencana strategik perusahaan.

Audit Fungsi SDM

Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

Untuk setiap aktivitas SDM yang dinilai, tim audit perlu

melakukan hal-hal sebagai berikut:

Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab

Menentukan tujuan
Meninjau kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan
Mengambil sampel arsip sistem informasi SDM untuk menilai
apakah kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar
Mempersiapkan laporan
Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan
Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat apakah permasalahan bisa terselesaikan

Berbagai Area dalam Audit

Fungsi SDM

Sistem Informasi SDM

Informasi Analisis Jabatan

Rencana SDM

Standar jabatan
Deskripsi jabatan
Spesifikasi jabatan
Estimasi permintaan dan penawaran
Inventori keahlian
Bagan dan ringkasan penggantian

Administrasi Kompensasi

Tingkat gaji, upah, dan insentif

Paket tunjangan
Layanan perusahaan bagi karyawan

Berbagai Area dalam Audit

Fungsi SDM

Penyediaan dan Pengembangan Karyawan

Rekrutmen

Sumber rekrutmen
Ketersediaan calon
karyawan
Lamaran kerja

Seleksi

Rasio seleksi
Prosedur seleksi
Kesetaraan kesempatan

Pelatihan dan Orientasi

Program orientasi
Tujuan dan prosedur
pelatihan
Tingkat pembelajaran

Pengembangan Karir

Keberhasilan penempatan
internal
Program perencanaan karir
Upaya pengembangan
SDM

Berbagai Area dalam Audit

Fungsi SDM

Kontrol dan Evaluasi Organisasi

Penilaian Kinerja

Standar dan ukuran kinerja

Teknik penilaian kinerja
Wawancara evaluasi

Hubungan KaryawanManajemen

Kepatuhan hukum
Hak-hak manajemen
Penyelesaian perselisihan

Kontrol SDM

Komunikasi karyawan
Prosedur kedisiplinan
Prosedur perubahan dan
pengembangan

Audit SDM

Fungsi SDM
Manajer operasi
Umpan balik karyawan

Audit Kepatuhan Manajerial

Menilai sejauh mana kepatuhan para manajer dalam melaksanakan berbagai kebijakan
dan prosedur SDM.
Audit ini juga bisa memperbaiki citra dan
kontribusi departemen SDM bagi perusahaan.
Para manajer operasi akan lebih menghargai
departemen SDM ketika tim audit meminta
masukan dari mereka dan menindaklanjuti
masukan tersebut.

Audit Kepuasan Karyawan

Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu

mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga
memenuhi kebutuhan para karyawan.

Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka

cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan
aktivitas serikat pekerja.

Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan

telah terpenuhi, tim audit mengumpulkan data dari para
karyawan.

Tim audit mengumpulkan informasi mengenai upah,

tunjangan, praktik kepenyeliaan, asistensi rencana karir,
dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai
kinerja mereka.

Audit Bidang Spesifik

Audit Budaya (culture audit), mengevaluasi

budaya organisasi yang berkembang dan
kualitas kehidupan kerja dalam perusahaan

Audit Kompetensi Staf SDM

Audit Kepuasan Terhadap Fungsi SDM

Pelaksanaan Audit

Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun

eksternal

Langkah-langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler):

1.

2.

3.
4.

5.

6.

Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang

diperoleh
Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan
pelatihan yang dibutuhkan
Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang
berbeda dalam organisasi
Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen
SDM
Mendiskusikan laporan dengan manajer operasi terkait tindak lanjut
hasil evaluasi
Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan
sasaran operasi organisasi regular

Laporan Audit SDM

Suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil

diagnosis dan analisis berbagai temuan kegiatan audit yang mencakup baik penekanan
terhadap berbagai praktek efektif maupun
rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktek
yang tidak efektif

Tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara

lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan
simpulan dirumuskan secara obyektif

Riset SDM
Suatu penelitian yang sistematis sumber
daya manusia dalam suatu organisasi
dengan maksud untuk memaksimalkan
pencapaian tujuan organisasi dan para
anggota organisasi

Pendekatan Riset dalam Audit

SDM

Pendekatan komparatif

Pendekatan otoritas eksternal

Pendekatan statistikal

Pendekatan kepatuhan

Pendekatan MBO (Management by Objective)

Pendekatan Komparatif

Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai

model. Setelah itu, membandingkan hasil atau prosedur
dengan yang dari perusahaan lain tersebut.

Pendekatan

komparatif

kerap

digunakan

untuk

membandingkan masalah ketidak-hadiran, perputaran

karyawan dan data gaji.

Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi

bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

Pendekatan Otoritas Eksternal

Auditor dapat menggunakan pendekatan

keahlian yang standarnya ditentukan oleh
konsultan atau dari temuan penelitian yang
telah dipublikasikan, kemudian dijadikan
sebagai standar atas kegiatan dan
dievaluasi.
Konsultan atau temuan-temuan riset dapat
membantu mendiagnosis penyeban masalahmasalah yang timbul.

Pendekatan Statistikal

Pendekatan ini dapat mengembangkan ukuran statistikal kinerja

berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada. Contohnya:
catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat
ketidakhadiran dan perputaran karyawan.
Pendekatan ini biasanya dilengkapi perbandingan terhadap informasi
eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini
sering juga dinyatakan sebagai rasio yang mudah dihitung dan
digunakan.
Metode kuantitatif yang dapat digunakan, misalnya:

Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif

sehingga satu variable dapat diprediksikan dari variable lainnya.
Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih
variable.
Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua
atau lebih kelompok dalam satu populasi.

Pendekatan Kepatuhan

Pendekatan metode ini meninjau praktek-praktek di

masa lalu untuk menetukan apakah tindakantindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti
kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan
terjadi penyimpangan hukum.
Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel
data/informasi dari formulir kerja, kompensasi,
disiplin dan penilaian kerja.
Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan
apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan
ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Pendekatan MBO

Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan

manajer menetapkan tujuan sesuai dengan
tanggung jawab mereka.
Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini
menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja
sehingga dapat diukur. Selanjutnya, kinerja aktual
diteliti dan dibandingkan dengan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Bidang-bidang yang
berkinerja buruk dapat terdeteksi dan dilaporkan.

Metode Riset SDM

Wawancara

Analisis dokumen

Analisis historis

Survei

Eksperimen SDM

Informasi eksternal

Audit internasional

Wawancara

Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah

suatu sumber informasi mengenai aktifitas SDM.
Komentar mereka membantu tim audit mencari
bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan.
Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakantindakan yang harus diambil oleh departemen untuk
memenuhi kebutuhan mereka.
Sumber saran manajer juga dapat mengungkapkan
cara-cara untuk memberikan mereka pelayanan
yang lebih baik.

Analisis Dokumen

Analisis dokumen SDM, antara lain dengan

meneliti berbagai dokumen terkait
pengelolaan SDM perusahaan, seperti uraian
dan spesifikasi jabatan, perhitungan
kebutuhan tenaga kerja, SOP rekrutmen dan
seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan,
formulir penilaian kerja, dan sebagainya.

Analisis Historis

Analisis terhadap data historis, misalnya

dengan membandingkan selection ratio untuk
jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan,
atau jumlah jam pelatihan per orang per
tahun selama beberapa tahun terakhir.

Survei

Auditor juga dapat melakukan survei,

misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan
kerja karyawan atau survei manajer lini
terhadap efektivitas departemen SDM dalam
menjalankan fungsinya terkait pengelolaan
SDM.

Eksperimen

Audit SDM dapat juga dilakukan melalui

eksperimen, misalnya dengan menerima
calon karyawan yang hasil psikotes-nya
kurang disarankan untuk menilai reliabilitas
dan validitas alat tes yang digunakan.

Proses Riset SDM

Mengenali Masalah

Perumusan Masalah
Memilih Metode
Penyelidikan
Memilih & Menggunakan
Alat Riset yang tepat
Menginterpretasikan
Hasil

Mengambil Tindakan

Evaluasi Tindakan

Skema Proses Audit HRM

Referensi

Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human

Resources and Personnel Management,
5th Ed., Boston: McGraw-Hill.