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A la hora de hacer backups, copiar ficheros o tener que liberar espacio de disco, es cuando uno se
de cuenta de la cantidad de archivos que da a da y ao a ao vamos acumulando en el ordenador.
Archivos del sistema, del trabajo (equipo, clientes), de ocio (viajes, msica) y personales
(facturas). Tener una consistente organizacin a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el
trabajo y la vida. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo deliberado cuidado en
ello.
Sintate con lpiz y papel y define tu propia nomenclatura. Hazlo sencillo, prctico y directo. Tiene
que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incmoda. Comparto contigo
algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un sistema eficaz de nombres:
Utiliza smbolos especiales o de puntuacin para destacar o remarcar. Por ejemplo: @Clientes, !
mportante, _Revisar, *Borrar, 2010.
Una vez ms: no lo compliques. Incluye stas u otras ideas slo si te ayudan.
2A mano lo que necesites. Lo dems al Almacn
Ten ms a mano las carpetas y archivos en los que ms trabajes. Crea accesos directos, lnzalos
desde un Quicksilver o Launchbar, ponlos en el Dock lo que sea para tener ms cerca lo que ms
usas. Si los abres a diario o varias veces al da, es conveniente reducir el nmero de clics que
necesitas para trabajar con ellos. Los proyectos actuales deben estar bien a mano.
Y lo dems?, sencillamente escndelo. Crea un gran archivo central o Almacn donde guardar
todo lo que no sean proyectos actuales. Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas,
documentacin antigua Si no lo utilizas con frecuencia mtelo en ese trastero digital. As
evitars que te moleste en el da a da. Y si algn lo necesitas podrs rescatarlo sin dificultad.
Soy un gran fan de asignar colores a carpetas y archivos. Y es que saber, slo con un rpido vistazo,
qu hay detrs de cada uno, resulta muy prctico. Aun cuando esos archivos estn en el mismo
sitio y no tengan nada que ver entre s, los colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en
una misma carpeta pueden convivir ficheros totalmente distintos (trabajo y ocio) pero fcilmente
identificables mediante colores (y su nombre, claro).
Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).
Azul: datos e informacin relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa.
Verde: carpetas y ficheros con datos personales o bien ocio.
Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto, aprovechar las
bsquedas frecuentes Todo eso refuerza tu organizacin y hace que no pierdas el tiempo
buscando, sino encontrando.
Estas sencillas herramientas resultan de extrema utilidad a la hora de empezar de cero una buena
organizacin o bien reforzar tu sistema actual de archivos digitales.
Los discos de hoy en da ofrecen una capacidad inimaginable hace poco tiempo. Pero la basura
digital crece como la espuma. Hacer una revisin peridica (cada 3-4 meses) con una limpieza a
fondo es una buena idea. Borra, limpia y quita del medio lo que ya no sirva o est de ms. Y si te da
reparo eliminarlo, grbalo en un DVD. Puedes crear uno por ao o por semestre. Eso te ayudar a
liberar espacio extra, quitar la basurilla digital y guardar ese disco fsico en cualquier rincn, ya que
ocupa poco.