GUIAADMINISTRATIVA DE |, PROTECCION Y Ci & RECURSOS INSTITUCIONALES | CCP" Fl | | Hospital sin dine Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y |varsnc0 | eater | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | “°"*' | TABLA DE CONTENIDO 4. OBJETIVO 2. VOCABULARIO 3. GENERALIDADES ELABORO: REVISO; ‘APROBO: d Wn? Necasheos, lb ss) - ‘Subgéréncia Adrpinistrativa rupo Funcional de Calidad Gerencia FECHA: v FECHA: ROayFECHA: i 11 Ojciembre de 2014 11 Diciembre de 2014 41 Diciembre de 204 Pagina 1 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE | coat | PROTECCION Y CONTROL DE LOS a & RECURSOS INSTITUCIONALES ee Hospital ~ ~ simén Bolivar GESTION DEGERENCIAY |v... ise DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO . 4. OBJETIVO Documentar las politicas, instrumentos, herramientas, guias y procedimientos para la proteccién y el control de los recursos, articulados con la gestién del riesgo del hospital Simon Bolivar Ill Nivel ESE 2. VOCABULARIO Accién correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacion no deseable. Accién preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacién potencial no deseable. Adquisicién de bienes y servicios: Cualquier modalidad de contratacién, convenio, concesién provision de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcién del hospital Alta direccién: Persona 0 grupo de personas, del maximo nivel jerérquico que dirigen y controlan el hospital. Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza la prestacién de los servicios. Auditoria interna: Proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestidn Integral con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva, Autoridad: Poder con que se cuenta 0 que se ha recibido por delegacién. Calidad: Grado en el que un conjunto de caracteristicas inherentes cumple con los requisitos. Capacidad: Aptitud del hospital, sistema o proceso para realizar un producto ‘© prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio, Cliente: Organizacién, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. ‘Competencia: Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Pagina 2 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE PROTEGCION Y CONTROL DELos | “8° |__| RECURSOS INSTITUCIONALES | CSUN 005 Hospital a simon Bolivar GESTION DE GERENCIAY ana Version: 0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Concesién: Autorizaci6n para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. Conformidad: Cumplimiento de un requisito del Sistema Integrado de Gestion. Conveniencia: Grado de alineacién 0 coherencia del objeto de revisién con las metas y pollticas organizacionales. Correccién: Accién tomada para eliminar una no conformidad detectada. Documento: informacién y su medio de soporte. Efectividad: Medida del impacto de la gestién tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacién entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en procesos: Gestién sistematica de la interaccion e interrelacién entre los procesos empleados por el hospital para lograr un resultado deseado. Entidades: Entes de la Rama Ejecutiva del poder piblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. Equipo de medicién: Instrumento, software, patrén, material de referencia 0 equipos auxiliares, 0 combinacién de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medicién. Especificacién: Documento que establece requisitos. Estructura de! hospital: Distribucién de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcién del hospital dentro del marco de la Constitucién y la Ley. Funcién del hospital. Se entiende como el objeto social o la razén de ser del hospital. Pagina 3 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE Codigo: iS | PROTECCION Y CONTROL DE Los | }GGD-IN-00: RECURSOS INSTITUCIONALES nga Hospital seit ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y ieee DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO| Vo"s#n: 0 Gestion: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar el hospital. Gestion documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de la documentacion producida y recibida por el hospital, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacién y conservacién. Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento del hospital. Mejora continua: Accién permanente realizada, con el fin de aumentar ta capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempefio. No conformidad: Incumplimiento de un requisito del Sistema Integrado de Gestion. Parte interesada: Organizacién, persona o grupo que tiene un interés en el desempefio o éxito de la gestion del hospital. Procedimiento; Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interacttan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto y/o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Proveedor: Organizacion 0 persona que proporciona un producto y/o servicio. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos 0 proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implicita u obligatoria, Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en funcién de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. Pagina 4 de 24GUIA ADMINISTRATIVA DE ance PROTECCION Y CONTROL DE LOS | 521, & RECURSOS INSTITUCIONALES ‘meee Hospital fp aia cnaatar Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y tinwiece DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO| “sr 0 Revisién: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacién, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisién, para alcanzar unos objetivos establecidos. Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacién que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos, Satisfaccién del cliente: Percepcién del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisites. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados 0 que interactian con el fin de lograr un propésito. Sistema de Gestién Integral: Herramienta de gestién sistematica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempefio institucional, en términos de calidad y satisfaccién social en la prestacién de los servicios a cargo del hospital de forma articulada. Validacién: Confirmacién mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacién o aplicacién espectfica prevista Verificacién: Confirmacién, mediante la aportacién de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisites especificados. Ambiente de control: El entorno de control comprende la actitud total, la conciencia y acciones de los directores y administracién respecto del sistema de control interno y su importancia en el hospital. Agregar Valor: El valor se genera mediante la mejora de oportunidades para alcanzar los objetivos de la organizacién, la identificacion de mejoras operativas, y/o la reduccién de la exposicién al riesgo, tanto con servicios de aseguramiento como de consultoria, Control: Cualquier medida que tome la direccién y otras partes para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La direccién planifica, organiza y dirige la realizacién de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzaran los objetivos y metas. Pagina 5 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE & Hospital Simén Bolivar PROTECCION Y CONTROL DE Los | C690: @ RECURSOS INSTITUCIONALES Pie aa GESTION DE GERENCIA Y ‘hemese Version: 0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Control Adecuado: Es el que esta presente si la direccién ha planificado y organizado {as operaciones de manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de que los objetivos y metas del hospital seran aleanzados de forma eficiente y econémica. Control interno: Un proceso efectuado por la direcciin y el resto del personal del hospital, disefiado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucién de objetivos. Control interno eficaz: El control interno puede considerarse eficaz en cada una de las tres categorias, respectivamente, si la direccién tiene seguridad razonable de que: - Conocen en qué medida se estan alcanzando los objetivos operacionales de la entidad, ~ Los estados financieros pblicos se han preparado en forma fiable y se esta siendo transparente a la hora de rendir cuentas. - Se estén cumpliendo las leyes y normas que le son aplicables a la unidad, Indicadores: Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluaci6n de la gestion de todo el hospital. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medicién, que permiten observar la situacién y las tendencias de cambio generadas en el hospital, en relacién con el logro de los objetivos y metas previstos. Politica: Directriz emitida por la direccién sobre lo que hay que hacer para efectuar el control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la implantacién del control. Plan de Mejoramionto: Es aquel aspecto que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo det hospital. Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de politicas y estrategias, fjacién de objetivos, provision de comunicacién, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direcci6n. Pagina 6 de 24GUIA ADMINISTRATIVA DE Codi PROTECGION Y CONTROL DE Los | 2&000, & & RECURSOS INSTITUCIONALES oem Hospital swine simén Bolivar GESTION DEGERENCIAY [vias 9 ‘tines DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | ¥°"s!" Procesos misionales: (o de realizacién del producto o de la prestacién del ; Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por el hospital en el cumplimiento de su objeto social o raz6n de ser. Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provision de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medicién, andlisis y mejora. Procesos de evaluacién: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el andlisis del desemperio y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicién, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. Seguridad Razonable: Concepto segtin el cual el control interno, por muy bien disefiado y ejecutado que esté, no puede garantizar que los objetivos de una entidad se consigan, debido a las limitaciones inherentes de todo sistema de control interno. Presupuesto: Herramienta de programacién o planeacién financiera mediante la cual se estiman los ingresos y se autorizan los gastos a ejecutar en una vigencia, cuidando que los gastos no superen a los ingresos. Facturacién: Procedimiento encargado de registrar y liquidar la produccién de los servicios de salud. Cartera: Recursos a recuperar por el hospital, por eso la importancia de facturar y cobrar todos los servicios prestados. Tesoreria: Procedimiento encargado del control de los ingresos, para programar pagos a proveedores mediante el flujo de caja. Costos: Valor monetario de los recursos que se entregan, a cambio de bienes 0 servicios que se adquieren o se prestan, Es importante identificar el gasto y el ingreso por centro de costo. Centro de costo: Es la unidad de negocio que genera unos ingresos y gastos para realizar sus actividades especificas. El célculo de costos es uno de los instrumentos mas importantes para la toma de decisiones a nivel Gerencial, Pagina 7 de 21GUIAADMINISTRATIVA DE | a4, PROTECCION Y CONTROL DE LOS | Ct oo3 w RECURSOS INSTITUCIONALES Gamera ‘Simén Bolivar GESTION DEGERENCIAY | ign. 9 “Tene DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | ““"°' 3. GENERALIDADES Considerando que el articulo 269 de la Constitucién Politica de Colombia, estipula: Es obligacién de las autoridades publicas, diseftar y aplicar en las entidades publicas, métodos y procedimientos de control interno, segin la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley. Que los literales del articulo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", estipula que se debe implementar como elementos del sistema de control interno institucional: a. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, asi como la formulacién de los planes operativos que sean necesarios; b. Definicién de politicas como guias de accién y procedimientos para la ejecucién de los procesos; ©. Adopcién de un sistema de organizacién adecuado para ejecutar los planes; d. Delimitacion precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e. Adopcién de normas para la proteccién y utilizacion racional de los recursos; f. Direcoién y administracion del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g. Aplicacién de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestién de las entidades; i. Establecimiento de sistemas modemos de informacién que faciliten la gestién y el control; j. Organizacién de métodos confiables para la evaluacién de la gestién; k. Establecimiento de programas de induccién, capacitacién y actualizacion de directivos y demas personal de la entidad; Pagina 8 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE PROTECCION Y CONTROL DE LOS Ge RECURSOS INSTITUCIONALES jena Hospital ois genta Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y haat Versién: 0 DIREGCIONAMIENTO ESTRATEGICO |. Simplificacion y actualizacién de normas y procedimientos. Que el Modelo Estandar de Control Interno-MECI contiene entre otros elementos de control los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacién del hospital. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignacién de Responsabilidad y autoridad en la ejecucién de las, actividades. Que el Concejo de Bogoté D.C., expidi6 el Acuerdo 17 de 1997, por el cual se transforman los Establecimientos Pablicos Distritales Prestadores de Servicios de Salud como Empresa Social del Estado y se dictan otras disposiciones, estableciendo en el Articulo 6°: “Son los objetivos de la Empresa Social del Estado los siguientes: a) Contribuir al desarrollo social, mejorando la calidad de vida y reduciondo la morbilidad, la mortalidad, incapacidad, el dolor y la angustia evitables en la poblacién usuaria. b) Producir servicios de salud eficientes y efectivos, que cumplan con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentacién vigente y la que se expida para tal propésito. ©) Prestar los servicios de salud que la poblacién requiera, de acuerdo con el nivel de complejidad. 4d) Garantizar, mediante un manejo gerencial adecuado, el beneficio social y el desarrollo integral de la Empresa Social del Estado. e) Ofrecer a la Secretaria Distrital de Salud, como responsable de la prestacién de servicios de salud a la poblacién pobre y vulnerable no afiliada al Régimen Subsidiado de la Seguridad Social, a las Administradoras del Régimen Subsidiado, a Empresas Sociales del Estado, Promotoras de Salud asi como a personas naturales o juridicas que los demanden, servicios y Paquetes de servicios competitivos, actuando individualmente 0 en calidad de Asociacién de Empresas Sociales del Estado. f) Promover y garantizar los mecanismos de participacién ciudadana y comunitaria establecidos por la ley y los reglamentos. Pagina 9 de 21GUIAADMINISTRATIVA DE | cing & PROTECCION Y CONTROL DE LOS [CSR a4 RECURSOS INSTITUCIONALES en Hospital | ome simen Bolivar GESTION DE GERENCIA Y ieee Versién: 0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Satisfacer las necesidades esenciales y secundarias de salud de la poblacién usuaria a través de acciones gremiales, organizativas, técnico-cientificas y técnico-administrativas. g) Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la Empresa mediante la aplicacién de principios y técnicas gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de sus recursos, capacidad de competir en el mercado y beneficio social sin perjuicio de su misién humanistica, Que la Ley 489 de 1998 Estatuto Basico de Organizacién y Funcionamiento de la Administracién Publica, establece en su Capitulo VI. El Sistema Nacional de Control Interno. Que el Decreto 2145 de 1999 dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control interno de las Entidades y Organismos de la Administracién Publica del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. (Modificado parciaimente por el Decreto 2593 del 2000 y por el Art. 8°. de la ley 1474 de 2011). Que la directiva presidencial 09 de 1999 establece lineamientos para la implementacién de la politica de lucha contra la corrupcién Que el Decreto 1837 de 2001 reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Que ef Decreto 4485 de 2009 el cual adopta la actualizacion de la NTCGP a su version 2009. Numeral 4.1 Requisitos generales literal g) “establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfaccién del cliente y el logro de los objetivos de la entidad; cuando un riesgo se materializa es necesario tomar acciones correctivas para evitar 0 disminuir la probabilidad de que vuelva a suceder’. Que el Estatuto Anticorrupcién. Articulo 73. “Plan Anticorrupcién y de Atencién al Ciudadano” que deben elaborar anualmente todas las entidades, Incluyendo el mapa de riesgos de corrupci6n, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrémites y los mecanismos para mejorar la atencién al ciudadano.4] Por las referencias anteriormente realizadas se hace necesario documentar las politicas, instrumentos, herramientas, gulas y procedimientos para la Pagina 10 de 21| PROTECCION Y CONTROL DE Los |“ te RECURSOS INSTITUCIONALES ean GUIA ADMINISTRATIVA DE Hospital oats aber ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y a Tinie DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO proteccién y el control de los recursos, articulados con la gestién del riesgo del hospital Simén Bolivar, a fin de disponer de un elemento de control claro que le permita a los colaboradores del hospital la toma de decisiones y la gestion de acciones que garanticen la proteccién de los recursos institucionales. 3.4 Alcance. La documentacién recolectada en esta guia se referird especificamente a: + Monitorizacién de! presupuesto de ta organizacién, el presupuesto de los planes estratégicos y el plan operativo. + Monitorizacién y gestién de la cartera, + Analisis sistemético y gestion sobre resultados de indicadores financieros. + Evaluacion del impacto del plan estratégico y de los planes operativos. + Andlisis de la productividad. + Analisis de costos. + Gestién de inventarios. + Gestién de seguros. + Fomento de la cultura del buen uso de los recursos. + Aplicacién del cédigo de ética en el uso de los recursos. + Auditoria y mejoramiento de procesos. + Seguimiento de contingencias cubiertas por accidentes de trabajo, enfermedad profesional y accidentes de transito, entre otros. * Auditoria y seguimiento del pago de incapacidades. Pagina 11 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE | 4 digo: PROTECCION Y CONTROL DE LOS 902. ee RECURSOS INSTITUCIONALES [°° Hospital r attr Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y Mean races DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3.2 Monitorizacién del presupuesto de la organizacién, el presupuesto de los planes estratégicos y el plan operativo, ENFOQUE: E! hospital define sus presupuestos a través de la asignacién de recursos a las diferentes areas 0 procesos segtin las necesidades establecidas en la respectiva plataforma estratégica y su dotalle se describe en los planes de accién y operativos que soportan la gestién emprendida por la organizacién. OPERACION: Los elementos de control son operados desde el proceso de Gestion de Sostenibilidad Financiera (Cédigo GSF-TA-001), a cargo de la Subgerencia Financiera y Comercial y debe ser realizado a través de los subprocesos de: - Contabilidad. - Presupuesto. = Admisiones. - Autorizaciones. - Facturacién. - Tesoreria. - Auditoria de cuentas médicas, - Cartera. - Costos. INDICADORES: Los indicadores que permiten monitorear los respectivos presupuestos son: - Porcentaje de ejecucién de ingresos. - Porcentaje de ejecucién de gastos. - Porcentaje de contestacién de glosas. - Porcentaje de radicacién de la facturacion. 3.3 Monitorizacién y gestion de la cartera. ENFOQUE: El hospital consolida un procedimiento para el seguimiento y control de la cartera, a fin de mantener mensualmente el recaudo efectivo, producto de la prestacién de los servicios de salud y asi garantizar el soporte financiero necesario para la sostenibilidad financiera. OPERACION: EI elemento de control es operado desde el proceso de Gestién de Sostenibilidad Financiera, procedimiento, recaudo de cartera Pagina 12 de 24GUIA ADMINISTRATIVA DE codigo: PROTECCION Y CONTROL DE LOS Ee RECURSOS INSTITUCIONALES | °°" agua Hospital — 7 7 nearer ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y ag Tinmae'se DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO (Cédigo GSF-PR-450-003) a cargo del grupo funcional de cartera y debe ser realizado siguiendo las politicas de: - Consolidacién mensual. - Radicacién oportuna, - Coneiliacién y seguimiento con pagadores. ~ Circularizacién de informacién, - Informacion mensual de giosas. - Reporte a contaduria de deudores morosos. - Acuerdos de pago. - Cobro de intereses de mora. = Cobro persuasivo y coactivo, - Acuerdos de pago, - teporte informacién a comité financiero. INDICADORES: Los indicadores que permiten monitorear la cartera institucional corresponden a: - Cartera por edades, - Cartera por pagadores. - Porcentaje de cartera corriente. - Porcentaje de cartera morosa. 3.4 Andlisis sistematico y gestién sobre resultados de indicadores financieros. ENFOQUE: Este elemento de control esta consolidado y en funcionamiento en el hospital, el cual busca evaluar y verificar la eficiencia y eficacia de la gestion emprendida, a fin de poder cumplir con las metas establecidas por la institucién, en su ‘plataforma estratégica_y avanzar en procesos de mejora e innovacién en la prestacién de los servicios de salud de alta complejidad. OPERACION: El elemento de control se opera desde el proceso de Gestién de Sostenibilidad Financiera (Cédigo GSF-TA-001. Actividad de formulacién, diligenciamiento y Analisis de indicadores de resultado), a cargo de la Subgerencia Financiera y Comercial, y como se mencioné anteriormente los subprocesos que le aplican son = Contabilidad. = Presupuesto. ~ Admisiones. Autorizaciones. Pagina 13 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE | os ea PROTECCION Y CONTROL DE LOS | Con oo, @ RECURSOS INSTITUCIONALES | ater Hospital ei siaaier Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y co ‘Sra DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO f - Facturacién. - Tesoreria - Auditoria de cuentas médicas. - Cartera. - Costos. INDICADORES: Los indicadores que permiten evaluar la gesti6n financiera son: - Porcentaje de ejecucién de ingresos, ~ Porcentaje de ejecucién de gastos. - Porcentaje de contestacién de glosas. - Porcentaje de radicacién de la facturacién. 3.5 Evaluacién del impacto del plan estratégico y de los planes operativos. ENFOQUE: Este elemento de control le permite al hospital, dar cumplimiento a los objetivos estratégicos e institucionales, que apuntan a la toma de decisiones con base en la informacién recibida, con el fin de planear, dirigir y controlar las actividades que el hospital desarrolla, mediante el monitoreo de los planes para el funcionamiento y el mejoramiento de los procesos, con miras a la satisfaccion del cliente. OPERACION: Los elementos de control son operados desde el proceso de Gestion de Gerencia y Direccionamiento Estratégico (Cédigo GGD-TA-001), a cargo de la Gerencia del hospital y debe ser realizado a través de las actividades de: - Consolidacién plan estratégico y de desarrollo. = Socializacién de los planes estratégicos, accién y operativo. = Ejecucién de los planes. - Seguimientos a los planes. INDICADORES: Los indicadores que permiten monitorear el impacto de los respectivos planes son: - Porcentaje de cumplimiento plan de desarrollo. - Porcentaje de cumplimiento planes de accién. Porcentaje de cumplimiento planes operatives anuales. Pagina 14 de 24See | PROTECCION Y CONTROL DE LOS | | RECURSOS INSTITUCIONALES | CO>™008 GUIA ADMINISTRATIVA DE | ox iao Hospita nen eae GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Version: 0 3.6 Analisis de la productividad. ENFOQUE: El andlisis de productividad es uno de los elementos de control que compone el sistema de andlisis de indicadores institucional, el cual busca evaluar y verificar la eficiencia y eficacia de la gestion emprendida, a fin de poder cumplir con las metas establecidas por la institucién, en su plataforma estratégica y avanzar en _procesos de mejora e innovacién en la prestacion de los servicios. de salud de alta complejidad, teniendo como mira la satisfaccién plena del ustiario. OPERACION: Este elemento de control es operado desde el proceso de Gestion de Gerencia y Direccionamiento Estratégico (Cédigo GGD-TA-001), a cargo de la Gerencia del hospital, detallado especificamente en el instructivo (GGD-IN-130- 002) y en el procedimiento (GGD-PR-130-002), el cual contiene las instrucciones necesarias para el diligenciamiento, reporte y andlisis de cada indicador a signado a cada rea o proceso, asistencial o administrative del hospital Simén Bolivar. INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este elemento de control que permiten monitorear el sistema de indicadores y dar respuesta a los. requerimientos de ley son: ~ Informe de productividad - Informe de morbilidad. - Informe de cirugias. - Informe de apoyo diagnéstico. - Informe de consulta externa. - Informe de hospitalizacion e interconsulta. - Informe de urgencias, consulta y observacién. - Informe de tuberculosis. - Informe de epidemiotogia. - Informe de banco de sangre. 3.7 Analisis de costos. ENFOQUE: El anélisis de costos es una de las herramientas institucionales esenciales para la toma de decisiones en procesos de planeacién estratégica, mejora institucional y entrega de servicios de salud al usuario, y venta de servicios de salud a los pagadores; Cuyo objetivo esta centrado en la busqueda de una relacién justa entre los costos y los precios de los servicios ofrecidos, eso Pagina 15 de 24GUIA ADMINISTRATIVA DE PROTECCION Y CONTROL DE Los | C0490: BS RECURSOS INSTITUCIONALES a Hospital -— eas wre ‘Simén Bolfvar GESTION DE GERENCIA Y tramie BE. Version: 0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO si, teniendo claro que la razén de gestion institucional es la satisfaccion plena del usuario. OPERACION: El elemento de control se opera desde el proceso de Gestién de Sostenibilidad Financiera (Cédigo GSF-TA-001) a cargo de la Subgerencia Financiera y Comercial y se detalla en los procedimientos de: - GSF-PR-460-001 Revisi6n y/o distribucién de costos de facturas. - GSF-PR-460-002 Elaboracién de informes de costos por actividad, - GSF-PR-460-003 Parametrizaci6n del médulo de costos. Y los instructivos: - _GSF-IN-460-001 Generacién de informes. - GSF-IN-460-002 Estimaciones contables. - GSF-IN-460-003 Gastos generales. - _GSF-IN-460-004 insumos hospitalarios. - _GSF-IN-460-005 Mano de obra INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este elemento de control que permite monitorear el sistema y que provee a la alta direccién de datos para la toma de decisiones son: ~ Informe de costos por area o proceso. - Anilisis de los indicadores por area 0 proceso. 3.8 Gestion de inventarios. ENFOQUE: Este elemento de control permite proporcionar a Ia institucién los Tecursos fisicos y tecnolégicos necesarios para una prestacién de servicios adecuada, mediante mecanismos operativos de prevencién y manejo de riesgos potenciales, con el fin de garantizar la seguridad y calidad para la prestacion de los servicios. OPERACION: El elemento de control se opera desde el proceso de Gestion del Ambiente Fisico y Tecnolégico (Cédigo GFT-TA-001) a cargo de la Subgerencia Administrativa y se detalia en los subprocesos de: - Ingenieria y mantenimiento. = Sistemas e informaci6n. - Servicios generales. Pagina 16 do 21GUIA ADMINISTRATIVA DE | a PROTEGCION Y CONTROL DE LOS | CGH o @ Ee RECURSOS INSTITUCIONALES emcees Hospital - a an vests Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y eden b: MNOOIEBE. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO - Activos fijos. Y los procedimientos de: - GFT-PR-270-001 Ingreso de bienes devolutivos. - GFT-PR-270-002 Permanencia de bienes. - GFT-PR-270-004 Baja de bienes. - _GFT-PR-270-005 Salida definitiva de bienes. - GFT-PR-270-006 Inventario de bienes. INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este elemento de control que permiten monitorear los inventarios institucionales son: ~ Porcentaje de cumplimiento en ta realizacion de inventarios. - Porcentaje de cumplimiento en la oportunidad de entrega de elementos Solicitados por los servicios. - Porcentaje de registro de los ingresos en inventario de bienes reportados en el almacén general. ~ Porcentaje de cumplimiento en la implementacién de los planes de tratamiento para la administracion de los riesgos. 3.9 Gestién de seguros. ENFOQUE: Este elemento de control permite proporcionar a la institucién la seguridad y calidad necesaria de los recursos fisicos y_tecnolégicos para una prestacion de servicios adecuada, mediante la adquisicién e implementacién de mecanismos de prevencién y manejo de riesgos potenciales asociados a los mismos. OPERACION: El elemento de control se opera desde ef proceso de Gestién del Ambiente Fi y Tecnolégico (Codigo GFT-TA-001) a cargo de la Subgerencia ‘Administrativa y se detalla en los subprocesos de: - Ingenieria y mantenimiento. = Sistemas e informacion. - Servicios generales. + Aetivos fijos. Pagina 17 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE | Cacia PROTECCION Y CONTROL DE LOS & RECURSOS INSTITUCIONALES —|°°>"N-© Hospital z Hose smd Bihar Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y iinet eo DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Y°"°0": 0 Y los procesos de: - GFT-PR-270-001 Ingreso de bienes devolutivos. - GFT-PR-270-002 Permanencia de bienes. - GFT-PR-270-004 Baja de bienes. - GFT-PR-270-005 Salida definitiva de bienes. - GFT-PR-270-006 Inventario de bienes. INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este clemento de control que permiten monitorear los bienes institucionales en cuanto a la gestién de seguros son: - Porcentaje de investigaciones por perdida o hurto de bienes devolutivos. - Porcentaje de recuperacién de recursos por perdida o hurto de bienes devolutivos. 3.10 Fomento de la cultura del buen uso de los recursos. ENFOQUE: Teniendo como objetivo implementar altos esténdares de calidad, el hospital fomenta la cultura del autocontrol, como principio basico para la adecuada gestién de los procesos, entre los que se encuentra el cuidado y custodia de los recursos asignados a los colaboradores 0 disponibles para el desemperio de sus funciones. OPERACION: El elemento de control se opera desde todos los procesos institucionales y se detalla particularmente en la implementacién del Sistema Integrado de Gestion y especificamente en los requerimientos del Modelo Estandar de Control interno. INDICADORES: Los indicadores que permiten medir el cumplimiento de este elemento de control son: Porcentaje de cumplimiento en la evaluacién de desempefio. ~ Porcentaje de actividades realizadas por los contratistas segiin certificacién, 3.11 Aplicacién del cédigo de ética en el uso de los recursos. ENFOQUE: Como en el item anterior y teniendo como objetivo implementar altos estandares de calidad, el hospital fomenta la cultura del autocontrol, como: Pagina 18 de 21GUIA ADMINISTRATIVA DE PROTECCION Y CONTROL DE Los |°°ds°: & IRSOS INSTITUCIONALES | ©O-N-© Pe gece eee Imén Bolivar sI Boll GESTION DE GERENCIA Y ‘Version: 0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO principié basico para la adecuada gestién de los procesos, entre los que se encuentra el cuidado y custodia de los recursos, asignados a los colaboradores 0 disponibles para el desempefio de sus funciones, y hace uso de sus planteamientos filoséficos y de gestién ética, para motivar al personal al correcto actuar en beneficio de una prestacién de servicios optima y cAlida OPERACION: El elemento de control se opera desde todos los procesos institucionales y se detalla particularmente en la implementacién de! Sistema Integrado de Gestion y especificamente en los requerimientos del Modelo Estandar de Control interno. INDICADORES: Los indicadores que permiten medir el cumplimiento de este elemento de control son: - Porcentaje de cumplimiento en la evaluacién de desempefio. - Porcentaje de actividades realizadas por los contratistas segiin certificacin. 3.12 Auditoria y mejoramiento de procesos. ENFOQUE: El hospital viene desarrollando su Sistema Integrado de Gestion, el cual pretende evaluar el desempefio de los procesos a través de la integracion de actividades, para consolidar acciones de mejora continua, que den respuesta a las expectativas del usuario durante la prestacién de los servicios de salud. OPERACION: El elemento de control se opera desde el proceso de Gestion de Mejora Continua del Sistema Integrado (Cédigo GMC-TA-001) a cargo de la Oficina Asesora de Planeacién y se detalla en los subprocesos de: ~ Sistema Unico de Habilitacion - Sistema Unico de Acreditacion. + 180.9001 2008. - NTCGP 1000 2009. -. PIGA - SIGA - MECI. INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este elemento de control que permiten monitorear el Sistema Integrado de Gestion son: - Porcentaje de actividades de evaluacién y seguimiento. - Porcentaje de ejecucién del plan de auditoria. Pagina 19 de 24GUIA ADNINISTRATIVA DE | csaigo | PROTECCION Y CONTROL DE LOS | 5°00. ao, Hospital espa Sener Simén Bolivar GESTIONDEGERENCIAY |) lee DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2 + Porcentaje de mejoramiento institucional. - Porcentaje de estandares autoevaluados. 3.13 Seguimiento de contingencias cubiertas por accidentes de trabajo, enfermedad profesional y accidentes de transito, entre otros. ENFOQUE: Consientes que la calidad de una institucién radica en la calidad de su talento humano, el hospital aborda los temas de salud ocupacional desde una perspectiva preventiva, a fin de garantizar la fuerza de gestion de sus colaboradores y evitar el deterioro de la salud de los mismos. OPERACION: El elemento de control se opera desde el proceso de Gestién del Talento Humano (Cédigo GTH-TA-001) a cargo de la Subgerencia Administrativa y se detalla en el subproceso de Salud Ocupacional. INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este elemento de control que permiten monitorear los procesos de salud ocupacional son: - Porcentaje de cumplimiento de inspecciones planeadas. = %de cumplimiento de actividades del programa de salud ocupacional. ~ % de cumplimiento en la implementacién de los planes de tratamiento para la administracién de los riesgos. - Porcentaje de accidentes laborales. Dias de incapacidad por accidentes laborales. 3.14 Auditoria y seguimionto del pago de incapacidades. ENFOQUE: Consientes que la calidad de una instituci6n radica en la calidad de su talento humano, el hospital aborda los temas de salud ocupacional desde una perspectiva preventiva, a fin de garantizar la fuerza de gestion de sus colaboradores y evitar el deterioro de la salud de los mismos. OPERACION: El elemento de control se opera desde el proceso de Gestion del Talento Humano (Cédigo GTH-TA-001) a cargo de la Subgerencia Administrativa y se detalla en el subproceso de Salud Ocupacional. INDICADORES: Los reportes de salida establecidos para este elemento de control que permiten monitorear los procesos de salud ocupacional son: Pagina 20 de 21GUIAADMINISTRATIVA DE | cssigg w RECURSOS INSTITUCIONALES | Saaaeesecel eS PROTECCION Y CONTROL DE LOS LGGD-IN- 003 Hospital 7 sale voip Sb, ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y Gara haat eee DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO - Porcentaje de cumplimiento de inspecciones planeadas. % de cumplimiento de actividades del programa de salud ocupacional. % de cumplimiento en la implementacién de los planes de tratamiento para la administracién de los riesgos. - Porcentaje de accidentes laborales, ~ Dias de incapacidad por accidentes laborales. Pagina 21 de 21