BAB III

TINJAUAN KHUSUS KIMIA FARMA

3.1 Profil PT. Kimia Farma (Persero), Tbk

3.1.1 Sejarah Perkembangan PT. Kimia Farma (Persero), Tbk.
PT. Kimia Farma didirikan pada tanggal 16 Agustus 1971. Pada awalnya
PT. Kimia Farma (Persero), Tbk, merupakan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN). Perusahaan ini adalah hasil merger dari dua Perusahaan Nasional
Farmasi (PNF) yaitu PNF Kimia Farma dan PNF Sari Husada. PT. Kimia Farma
(Persero) mengembangkan dirinya menjadi Tbk (Terbuka) sejak 4 Juli 2000
dengan bergerak di bidang usaha industri farmasi; indutri kimia dan makanan
kesehatan; perkebunan obat dan perdagangan farmasi. Dalam memudahkan
manajemen

usahanya,

pada

tahun

2003

PT. Kimia

Farma

(Persero)

mengembangkan anak perusahaan yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia
Farma Trading & Distribution.
PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. memiliki unit-unit produksi seperti di
Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya dan Medan. Hingga saat ini PT. Kimia
Farma Apotek memiliki 34 unit bisnis dan lebih kurang memiliki 370 apotek,
sedangkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution memiliki 2 wilayah pasar dan
41 cabang Pedagang Besar Farmasi (PBF).
PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur utama yang
membawahi dua direktur yaitu direktur operasional dan direktur pegembangan.
PT. Kimia Farma Apotek membawahi apotek-apotek Kimia Farma yang wilayah
usahanya terbagi menjadi 34 wilayah bisnis yang membawahi lebih dari 370
apotek kimia farma di seluruh Indonesia. Tiap-tiap unit bisnis (Business Manager)
membawahi sejumlah Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Untuk
unit bisnis Bandung meliputi wilayah kotamadya Bandung, Tasikmalaya, dan
Garut.
BM Bandung merupakan puast koordinasi kegiatan administrasi,
keuangan, pelaporan serta kegiatan yang bersifat strategis di seluruh Apotek
Kimia Farma Bandung dan sekitarnya. Adapun tanggung jawab BM adalah
sebagai berikut :
24

25

a. Merencanakan,

mengelola,

mengkoordinasikan,

mengendalikan

dan

mengawasi kegiatan bisnis operasional

b. Merencanakan dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
(RKAP)
c. Mengendalikan dan mengawasi penggunan anggaran operasional (COGS,
biaya administrasi umum dan biaya penjualan) Apotek.
d. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi pengembangan usaha
(baik pengembanganjangka pendek dan jangka panjang)
e. Menganalisis perkembangan hasil usaha pengelolaan unit bisnisnya.
f. Mengkoordinasikan dan mengawasi penerapan dan pemeliharaan Sistem
Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek (SIMKA) serta Standar
Operasional Prosedur (SOP)
g. Mengevaluasi dan meningkatkan standar pelayanan.
h. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pengadaan (purchasing) barang
dagangan dan administrasi keuangan/akuntansi.
i. Melakukan kegiatan negosiasi dan pembinaan hubungan dengan para
distributor dan principal obat.
Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan asset dan keuangan
dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga
kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi
dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang didapat melalui konsep
BM adalah :
a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah
b. Apotek-apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga
mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan berdampak pada
peningkatan penjualan.
c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapakan
berimbas pada efisiensi biaya administrasi.
d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber
barang dagangan yang lebih murah.
3.1.2

Visi dan Misi

A. Visi
Visi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. adalah menjadikan PT. Kimia
Farma (Persero), Tbk. sebagai perusahaan jaringan layanan farmasi
yang terkemuka di Indonesia.

26

B. Misi
Misi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk adalah :
1. Memberikan jasa layanan prima atas ritel farmasi dan jasa terkait
serta memberikan solusi jasa layanan kefarmasian bagi pelanggan
2. Meningkatkan nilai perusahaan untuk pemegang saham dan
pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Mengembangkan kompentensi dan komitmen sumber daya
manusia yang lebih profesional untuk meningkatkan nilai
perusahaan dan kesejahteraan sumber daya manusia.
3.2 Tinjauan Apotek Kimia Farma 51 Bandung
3.2.1 Lokasi dan Tata Ruang
Apotek Kimia Farma 51 Bandung terletak di tempat yang strategis, yaitu
di jalan Ir. H. Juanda No. 69 Bandung. Bangunan apotek ini cukup besar yang
dilengkapi dengan tempat praktek dokter, optik, swalayan farmasi, poliklinik dan
laboratorium klinik serta memiliki tempat parkir yang cukup luas.
Ruangan-ruangan yang terdapat di Apotek Kimia Farma 51, yaitu : ruang
Apoteker Pengelola Apotek (APA), ruang administrasi, ruang peracikan, tempat
penyimpanan resep, tempat penyerahan obat, kasir, rak penyimpanan obat yang
ditempatkan berdasarkan bentuk sediaan (tablet, sirup, sediaan solid, tetes mata
dan tetes telinga) dan berdasarkan fungsi farmakologi, ruang tempat penyimpanan
barang milik karyawan, ruang makan untuk karyawan, ruang tunggu untuk
pembeli, swalayan farmasi (menjual obat-obat bebas, kosmetika, produk
kesehatan serta suplemen makanan, multivitamin dan obat tradisional serta
makanan dan minuman ringan), tempat penjualan alat kesehatan, optik, musholla,
ruang praktek dokter, ruang tunggu pasien dokter dan kamar mandi.
3.2.2

Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia

Apotek Kimia Farma 51 merupakan bagian dari jaringan apotek pelayanan

PT. Kimia Farma Apotek yang berada dibawah unit bisnis manajer Bandung, Jawa
Barat. Apotek Kimaia Farma 51 dalam kegiatan operasionalnya dipimpin oleh
seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yang bertindak sebagai penanggung
jawab teknik kefarmasian dan sebagai manajer di apotek (Manajer Apotek
Pelayanan / MAP). Secara langsung membawahi 2 orang apoteker Pelayanan

27

Informasi Obat (PIO), 13 orang Asisten Apoteker (AA), 3 orang Supervisor dan 6
orang Juru Resep.
Adapun tugas dan tanggung jawab setiap personil adalah sebagai berikut :
1. Manajer Apotek Pelayanan (MAP)
Manajer Apotek Pelayanan merupakan Apoteker Pengelola Apotek (APA)
yang bertanggung jawab terhadap kinerja apotek keseluruhan. MAP bertugas
untuk merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengawasi
kegiatan operasional apotek
2. Apoteker Pelayanan Informasi Obat (Apoteker PIO)
Apoteker PIO bertugas membantu kelancaran pelayanan kefarmasian di
apotek melalui pelayanan informasi obat kepada pasien yang membutuhkan
informasi. Tugas Apoteker PIO pada dasarnya berpedoman pada KepMenKes
RI No.1027/MenKes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di
Apotek adalah :
a. Melakukan skrining resep untuk mengidentifikasi ada atau tidaknya drug
related problems.

28

b. Memberikan konseling obat pada pasien

c. Memberikan pengarahan kepada pasien dalam swamedikasi atau Upaya
Pengobatan Diri Sendiri (UPDS).
d. Melakukan monitoring penggunaan obat terutama untuk pasien dengan
penyakit kronis.
3. Asisten Apoteker
Tugas Asisten Apoteker adalah sebagai berikut :
a. Fungsi pengadaan
Merencanakan pengadaan barang-barang yang dibutuhkan berdasarkan
buku defecta dan merekapitulasi barang-barang yang akan dipesan dalam
Buku Permintaan Barang Apotek (BPBA).
b. Fungsi Gudang
Adapun Fungsi gudang, diantaranya adalah :
1. Menerima dropping barang ke apotek dan mencatatnya ke kartu stok
manual dan mendata ke komputer
2. Mengatur, mengontrol dan menyusun penyimpanan obat dan
perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang.
3. Melakukan stok opname barang apotek secara fisik setiap 3 bulan.
c. Fungsi Pelayanan
Fungsi pelayanan adalah sebagai berikut :
1. Melayani resep meliputi : membaca resep, menyiapkan obat sesuai
dengan resep, menulis etiket, menulis copy resep dan mengemas
obat.
2. Melayani permintaan pasien akan obat bebas dan obat yang
digunakan untuk swamedikasi.
d. Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi dan keuangan yaitu :
1. Membuat laporan antara lain Laporan narkotik dan Psikotropik,
2. Menerima uang pembayaran atas hasil penjualan tunai, yaitu resep
tunai, penjualan bebas dan penjualan alat kesehatan.
3. Mencatat semua hasil penjualan tunai setiap hari pada laporan
penjualan harian.
4. Menghitung dan menyetorkan semua hasil penjualan tunai harian
atau tiap shift selama bertugas kepada petugas administrasi untuk
kemudian disetorkan ke Unit Bisnis.
5. Mencatat seluruh pengeluaran biaya yang kemudian dikirim ke Unit
Bisnis
6. Membuat laporan harian ke Unit Bisnis antara lain Laporan Ikhtisar
Penjualan Harian (LIPH)

29

3.2.3

Pelayanan
Apotek Kimia Farma 51 Bandung merupakan one stop health care

solution yang memiliki jam operasional kerja 24 jam setiap hari dalam seminggu,
yang setiap harinya terbagi kedalam 3 shift pembagian kerja, yaitu pagi, siang dan
malam yang menandakan bahwa Apotek Kimia Farma 51 sangat mengutamakan
pelayanan yang optimal bagi pelanggannya. Kegiatan di Apotek Kimia Farma 51
diarahkan kepada pelayanan permintaan obat-obatan, baik obat bebas, resep
dokter dan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). Hal ini bisa dilihat dari
banyaknya resep, membuktikan bahwa Apotek Kimia Farma 51 tetap menjadi
pilihan utama pelanggan. Sedangkan kegiatan administrasi seperti pembelian
barang dan pembayaran hutang dilakukan oleh Bisnis Manajer (BM) Bandung.
Penyaluran perbekalan farmasi di apotek Kimia Farma 51 dilakukan melalui
pelayanan atas resep dokter dan pelayanan obat tanpa resep.
Apotek Kimia Farma 51 dan menerima pembayaran baik secara tunai
maupun kredit. Pembayaran secara kredit hanya berlaku untuk perusahaanperusahaan yang melakukan kerjasama dengan pihak Kimia Farma. Pembayaran
secara kredit dilakukan oleh instansi yang bersangkutan pada waktu yang telah
ditentukan sesuai dengan kesepakatan.

30

3.3

Kegiatan Dan Hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker

Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dilakukan di Apotek Kimia

Farma 51 Bandung, Jalan Ir. H. Juanda No. 69 Bandung. Kegiatan ini

dilaksanakan mulai dari tgl 1 Nopember 2010 sampai dengan 15 Desember 2010.
3.3.1

Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker

Kegiatan yang diakukan selama pelaksanaan praktek kerja profesi di

Apotek Kimia Farma 51 Bandung adalah :

1. Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya
Mempelajari, mengamati pada kegiatan pemesanan, pembelian, penerimaan
barang, penyimpanan, pendistribusian dan penjualan termasuk pencatatan
dokumen dan kartu stok.
2. Pelayanan obat dan perbekalan kesehatan lainnya
Mempelajari, mengamati pada kegiatan menghadapi pelanggan, menyiapkan
barang, meracik, mencatat label atau etiket serta menyerahkan obat bebas.
3. Pelayanan Informasi dan Obat
Mempelajari, mengamati pada kegiatan pencarian informasi, pemberian
informasi dan edukasi.
4. Pengelolaan Obat Narkotika dan Psikotropika
Mempelajari, mengamati pada kegiatan

pemesanan,

penyimpanan,

penyerahan, pelaporan dan pemusnahan narkotika dan psikotropika

5. Pencatatan dan Pelaporan
Mempelajari, mengamati pada kegiatan pencatatan rekap resep, kartu stok,
defekta, dokumen laporan harian.
3.3.2

Pengelolaan Apotek
A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi
pengadaan,

pembayaran,

penerimaan

meliputi
barang,

perencanaan
penyimpanan,

penyaluran dan pengendalian perbekalan farmasi serta pengelolaan

obat narkotika dan psikotropika. Perbekalan farmasi meliputi obat,
bahan obat, obat asli Indonesia (obat tradisional), alat kesehatan dan
kosmetik. Tujuan pengelolaan perbekalan farmasi adalah menjamin
tersedianya perbekalan farmasi yang bermutu serta jumlah, jenis dan
waktu yang tepat.

31

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan

sesuai ketentuan perundangan yang berlaku yang meliputi :
1. Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi dimaksudkan untuk menjamin
tersedianya perbekalan farmasi di Apotek. Pengadaan perbekalan
farmasi mencakup obat, bahan obat dan alat kesehatan.
Perencanaan pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia
Farma 51 dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu berdasarkan
buku defekta dan analisis pareto.
Pengadaan perbekalan farmasi berdasarkan analisis pareto
yaitu dengan melihat penjualan pada periode waktu yang telah
terjadi untuk perencanaan pengadaan barang selanjutnya. Pareto
berisi daftar barang yang terjual yang memberikan kontribusi
terhadap omzet, yang disusun berurutan berdasarkan nilai jual
yang tertinggi sampai yang terendah dan disertai jumlah dan
kuantitas barang yang terjual. Analisis pareto digunakan karena
jumlah jenis obat yang sangat banyak, sedangkan yang digunakan
serta memberikan kontribusi besar terhadap omzet jumlahnya
sedikit,

sehingga

perlu

dilakukan

prioritas

dalam

pengendaliannya. Keuntungan dengan menggunakan analisis

pareto adalah perputaran adalah perputaran lebih cepat sehingga
modal dan keuntungan tidak terlalu lama berwujud barang,
namun dapat segera berwujud uang, mengurangi resiko
penumpukan barang, mencegah terjadinya kekosongan barang
yang bersifat fast moving dan meminimalisasikan penolakan
resep.
Pengadaan perbekalan dilakukan dengan cara memesan ke
Pedagang Besar Farmasi (PBF) melalui Bisnis Manajemen (BM)
Unit Bandung yang terletak di Jalan Braga Bandung. Asisten
Apoteker yang bertanggung jawab dalam pembelian atau
pengadaan melakukan pemeriksaan kembali kesesuaian antara
data pada buku defekta dengan persediaan yang ada untuk

32

menentukan jumlah barang yang akan dipesan. Pemesanan barang

yang akan dipesan. Pemesanan barang dilakukan setiap hari senin
dan kamis, dengan mengirimkan Bon Pembelian Barang Apotek
(BPBA) melalui program Kimia Farma Information System (KIS)
secara online ke BM. Kemudian Surat Pesanan akan dikeluarkan
oleh BM. BM akan merekap BPBA dari setiap apotek pelayanan
menjadi Surat Pesanan (SP) gabungan. BM mengirim SP
gabungan dengan rincian apoteknya ke PBF.
Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan secara tunai
maupun kredit. Pada umumnya pembelian yang dilakukan oleh
Apotek Kimia Farma 51 adalah pembelian kredit, sedangkan
pembelian tunai biasanya dilakukan untuk pembelian mendesak,
misalnya jika obat yang dibutuhkan segera tidak tersedia di
Apotek Kimia Farma 51. Pembelian tunai ini dapat dilakukan di
Apotek Kimia Farma lainnya atau apotek lain dengan jumlah
sesuai dengan yang dibutuhkan pasien. Pengadaan perbekalan
farmasi lain yang dilakukan yaitu dengan koninyasi atau titipan.
Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, SP
harus dibuat langsung oleh apotek yang bersangkutan (tidak
melalui BM). Pemesanan obat golongan narkotika harus
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) dengan
mencantumkan nama, nomor surat izin apotek (SIA) dan stempel
apotek. Untuk satu SP hanya berlaku untuk satu jenis obat
narkotika saja. Selain itu, pembeliannya hanya boleh ke
distributor atau PBF Tunggal yang ditunjuk oleh Pemerintah yaitu
PBF Kimia Farma. Dalam satu SP khusus narkotika hanya boleh
berisi satu jenis narkotika. Untuk pembelian obat golongan
psikotropika

dilakukan

dengan

cara

yang

sama,

tetapi

menggunakan SP khusus dan untuk SP boleh berisi bebrapa jenis

psikotropika dan pemesanannya dapat dilakukan ke PBF yang
menyediakan obat tersebut.

33

Kegiatan pembelian obat dan perbekalan kesehatan di apotek

dikelompokan menjadi:
a. Pembelian Rutin
Pembelian rutin di Apotek Kimia Farma 51 dijadwalkan
setiap hari senin dan kamis. Pembelian rutin dilakukan
dengan memesan obat-obat yang dicatat pada buku defekta
harian, yang kemudian dikirim via email ke BM dalam
bentuk BPBA. Pembayaran dilakukan oleh BM sesuai
dengan perjanjian.
b. Konsinyasi
Bentuk kerjasama

konsinyasi

dilakukan

dengan

cara

menitipkan produk dari suatu perusahaan untuk dijual di

apotek, misalnya untuk obat-obat baru. Kemudian maksimal
tiga bulan dilakukan pengecekan dari pihak perusahaan untuk
mengetahui jumlah produk yang terjual. Jika dalam jangka
waktu tertentu produk yang dititipkan tidak laku maka apotek
dapat mengembalikannya
c. BPBA ke Apotek Kimia Farma Lainnya
Pembelian obat dan perbekalan kesehatan dapat dilakukan
antar sesama Apotek Kimia Farma lainnya. Hal ini dilakukan
jika diperlukan obat dan perbekalan kesehatan tidak tersedia
di apotek.
d. Pembelian Mendesak
Pembelian mendesak dilakukan jika barang yang diminta
tidak ada dalam persediaan dan juga tidak ada di Apotek
Kimia Farma lainnya. Untuk menghindari penolakan obat
atau resep, maka pembelian obat yang mendesak dapat
dilakukan ke apotek lain. Bon pembelian kemudian
dilaporkan ke BM.
2. Penerimaan barang
Setiap barang pesanan yang datang ke Apotek Kimia Farma
51 akan diterima oleh petugas penerimaan barang untuk diperiksa
kesesuaian barang dan yang tertera pada faktur. Jika barang yang

34

akan datang sesuai dengan yang tertera pada faktur maka petugas
akan membubuhkan stempel Kimia Farma disertai paraf dan
nomor urut permintaa faktur. Selain itu barang tersebut harus
diperiksa tanggal daluarsanya, minimal satu tahun. Tetapi jika
barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat
kerusakan fisik maka bagian pembelian atau membuat nota
pengembalian barang (retur) dan mengembalikan barang tersebtut
ke distributor yang bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan
barang yang sesuai.
3. Penyimpanan Barang
Perbekalan farmasi yang telah diterima kemudian disimpan
dalam rak-rak yang tersedia secara alfabetis dan menuliskan
tanggal pemasukan obat, nomor urut penerimaan sesuai yang
tertera di faktur dan jumlah obat pada kartu stok. Penyimpanan
obat disusun sesuai alfabetis dan berdasarkan penggolongan
berikut :
a. Berdasarkan bentuk sediaan, meliputi tablet atau kapsul,
sirup, obat tetes, inhaler, sediaan semi solid (salep, krim dan
gel) dan obat suntik. Untuk bahan baku dibedakan menjadi
bentuk padat dan bentuk cair.
b. Berdasarkan masa perputaran barang, yaitu :
1) Golongan fast moving, yaitu obat-obat yag paling cepat
terjua dan frekuensi perputarannya cepat.
2) Golongan slow moving, yaitu obat-obat yang frekuensi
perputarannya lambat.
3) Golongan obat tidak laku, yaitu obat-obat yang dalam
jangka waktu enam bulan tidak mengalami perputaran
(penjualan atau pembelian).
c. Berdasarkan jenis obat, yaitu :
1) Golongan obat generik berlogo, yang diletakkan di rak
tersendiri untuk memudahkan pengambilan.
2) Golongan obat bebas terbatas, penyimpanannya sebagian
lagi diletakkan di rak obat dalam.

35

3) Golongan obat keras tertentu, yang diletakkan di lemari

khusus yang tekunci.
4) Golongan obat narkotika, yang diletakkan di lemari
khusus yang terbuat dari kayu dengan ukuran minimal
40x800x100 cm. jika ukurannya kurang kurang dari
ketentuan di atas, maka lemari tersebut harus menempel
pada dinding atau alasnya ditanam di lantai. Lemari
tersebut mempunyai 2 sekat dan masing-masing sekat
harus mempunyai kunci tersendiri, bagian pertama untuk
menyimpan morfin dan petidin serta garam-garamnya,
sedangkan pada bagian lain untuk menyimpan obat
narkotika lain dan untuk pemakaian sehari-hari.
d. Berdasarkan aktivitas farmakologi, yaitu :
1) Golongan obat antibiotika, yang diletakkan di rak
tersendiri untuk memudahkan pengambilan.
2) Golongan obat antidiabetes, yang diletakkan di rak
tersendiri untuk memudahkan pengambilan.
3) Golongan obat antihipertensi dan antiangina, yang
diletakkan

di

rak

tersendiri

untuk

memudahkan

pengambilan.
e. Berdasarkan kestabilan obat atau golongan obat-obat
termolabil, tempat penyimpanannya dalam lemari pendingin
dan suhu lemari pendingin harus selalu dicek.
f. Untuk obat-obat bebas dan alat-alat kesehatan disimpan
berdasarkan kegunaanya di tempat penjualan (swalayan
farmasi) yang berada di dekat kasir dan ditata secara rapi,
serta menarik.
Setiap obat memiliki kartu stok yang berguna untuk
mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran obat sehingga
mempermudah pengawasan terhadap persediaan obat dan
kebutuhan masing-masing obat. Jika jumlah obat cukup banyak
dan tidak seluruhnya disimpan dalam lemari stok obat karena di
Apotek Kimia Farma 51 tidak terdapat gudang penyimpanan stok
obat.

36

4. Pendistribusian barang
Pendistribusian produk menggunakan system First In First
Out, yaitu produk yang diterima merupakan produk yang pertama
dijual. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya produk yang
daluarsa belum terjual. Penjualan produk dapat dilakukan secara
tunai maupun kredit. Seperti halnya pembelian, penjualan juga
harus dicatat. Pencatatan dapat dilakukan secara manual melalui
kartu stok dan secara komputerisasi.
B. Pelayanan Obat dan Perbekalan Farmasi Lainnya
Penjualan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 51 meliputi
penjualan tunai dan kredit. Penjualan tunai meliputi pelayanan
berdasarkan resep dokter baik dari dokter yang melakukan praktek di
Apotek Kimia Farma 51 maupun dokter praktek luar apotek, serta
pelayanan non-resep yang terdiri dari pelayanan obat bebas, UPDS
(Upaya Pengobata Diri Sendiri), alat kesehatan dan swalayan farmasi.
Penjualan kredit meliputi pelayanan resep yang diberikan dari pasien
yang merupakan anggota atau karyawan dari instansi yang membuat
kesepakatan kerja sama dengan Apotek Kimia Farma 51.
Berikutnya adalah jenis penjualan di Apotek Kimia Farma 51
diantaranya :
1. Penjualan Bebas (Hand Verkoop HV) dan Pelayanan Swalayan
Farmasi
Penjualan bebas dan pelayanan swalayan farmasi meliputi
penjualan obat bebas, obat bebas terbatas, perlengkapan bayi,
kosmetik, alat kesehatan, suplemen, vitamin, susu, perawatan
kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care, alat
kontrasepsi, perlengkapan laboratorium dan perbekalan farmasi
lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dokter.
Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut :
a. Petugas penjualan bebas menanyakan obat dan perbekalan
farmasi lainnya yang diperlukan oleh pelanggan.

37

b. Memeriksa ketersediaan barang dan menginformasikan

harganya kepada pembeli. Bila pembeli setuju maka pembeli
langsung membayar dan petugas akan memasukkan data
pembelian

ke

dalam

komputer

dan

mencetak

struk

pembayaran untuk diserahkan kepada pembeli dan untuk

arsip.
c. Setiap penjualan barang dicatat dalam kartu stok dengan
menuliskan nomor bon pembelian.
2. Pelayanan Resep Dokter
Pelayanan resep dokter adalah pelayanan obat berdasarkan
resep dokter, baik tunai maupun kredit.
a. Pelayanan Resep Tunai
Resep tunai merupakan permintaan obat tertulis dari dokter
untuk pasien yang dibayar secara tunai oleh pasien yang
bersangkutan. Prosedur pelayanan resep tunai di Apotek
Kimia Farma 51 adalah sebagai berikut :
1) Resep diterima di bagian penerimaan resep dan diperiksa
kelengkapan resepnya termasuk ada atau tidaknya obat
dalam

persediaan

dan

menginformasikannya

pada

pasien.
2) Setelah mendapat persetujuan dari pasien, resep diberi
penomoran dan diberi harga, kemudian pasien membayar
obat di kasir. Pasien diberi nomor tunggu untuk
mengambil obat (sesuai dengan nomor urut resep).
Kemudian resep tersebut diserahkan kepada asisten
apoteker di ruang peracikan. Untuk resep racikan
dipisahkan sesuai dengan jenis racikan yang dibutuhkan,
baik itu sesame racikan atau dengan resep non racikan
yang masih dalam lembar resep yang sama.
3) Obat disiapkan berdasarkan resep kemudian diberi etiket
sesuai dengan resep tersebut, lalu dikemas dalam
kantong plastik dan diserahkan oleh Apoteker Pelayanan
Informasi Obat (PIO). Petugas yang memberi etiket,
mengemas dan menyerahkan masing-masing dengan

38

orang yang berbeda dan semua petugas tersebut harus

mengecek kembali sebelum ke tahap selanjutnya dan
member paraf pada lembar yang tersedia.
4) Apabila pasien memerlukan kuitansi, maka kuitansi
dibuat oleh asisten apoteker atau apoteker dan ditulis
salinan resep yang dibeli dibelakamh kuitansi. Copy
resep dibuat bila resep tersebut perlu diulang (iter),
ditebus

sebagian

atau

sebagian

obat

tidak

ada

persediaanya, dan bila pasien memintanya.

5) Setelah diperiksa kebenaran resep tersebut,

obat

diserahkan kepada pasien oleh apoteker sesuai dengan

nomor tanda bukti pengambilan obat dari pasien.
Sertakan

informasi

tentang

cara

pemakaian

dan

informasi lain yang dibutuhkan.

b. Pelayanan Resep Kredit
Merupakan permintaan obat yang dituis oleh dokter
instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi atau
perusahaan yang bersangkutan dan telah mempunyai
perjanjian dengan apotek dimana pembayaran dilakukan
dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan persetujuan
bersama. Resep kredit ini ada yang dibawa oleh pasien
sendiri, adapula yang resepnya dilakukan melalui telepon
atau fax lalu obat dikirim sambil mengambil resep asli.
Prosedur pelayanan resep kredit hampir sama dengan
pelayanan resep tunai, perbedaannya hanya pada pemberian
harga dan pembayarannya. Pasien tidak membayar secara
langsung

tetapi

kepagawaian

cukup

kepada

administrasinya.

Untuk

menunjukan

kartu

identitas

petugas

apotek

dan

memenuhi

resep

kredit

diberikan

bukti

penerimaan resep kredit. Pada saat menyerahkan obat,

petugas akan meminta tanda tangan pasien sebagai tanda
terima. Resep diserahkan ke bagian administrasi penjualan
untuk dikumpulkan, dicatat, dan dijumlahkan berdasarkan

39

masing-masing pelanggan atau debitur lalu dibuatkan

kuitansi untuk penagihan kepada perusahaan atau instansi
yang terkait.
Penjualan obat secara tunai maupun kredit dicatat pada
laporan harian apotek oleh petugas apotek. Resep-resep
kredit yang dihargai kemudian dijumlahkan berdasarkan
masing-masing instansi yang bersangkutan agar selanjutnya
dapat dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran
yang telah disepakati.
3. Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter
Pelayanan UPDS adalah pelayanan kepada pembeli yang
membeli obat-obatan yang tercantum dalam Daftar Obat Wajib
Apotek (DOWA). Pelayanan UPDS mencakup pelayanan tanpa
resep untuk obat-obat keras tertentu.
Kriteria obat yang dapat diberikan tanpa resep dokter adalah :
a. Tidak dikontraindikasikan untuk wanita hamil, anak dibawah
usia 2 tahun dan orang tua di atas 65 tahun
b. Pengobatan sendiri dengan obat yang dimaksudkan tidak
memberikan resiko pada kelanjutan penyakit.
c. Penggunaan tidak memerlukan alat khusus yang harus
dilakukan oleh tenaga kesehatan.
d. Obat yang dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang
dapat dipertanggungjawabkan untuk pengobatan sendiri,
Alur pelayanan UDPS sama seperti pelayanan terhadap obat
bebas UDPS dapat dilayani bila obat yang diminta tercantum
dalam DOWA dan pasien sudah biasa menggunakan obat tersebut
serta mengetahui cara pemakaiannya. Permintaan obat tanpa resep
dokter untuk obat keras yang termasuk DOWA dilakukan dengan
mengisi formulir UDPS.
C. Pelayanan Informasi Obat
Pelayanan informasi obat di Apotek Kimia Farma 51 umumnya
mengenai aturan pakai dan cara penggunaan obat yang tertera dalam
resep pada saat penyerahan obat kepada pasien. Hal ini dilakukan oleh

40

apoteker atau asisten apoteker, sedangkan informasi yang diberikan

oleh apoteker, meliputi informasi yang lebih mendalam dan terperinci
misalnya mengenai dosis, efek samping, kontra indikasi, mekanisme
obat, farmakologi, konsumsi obat yang rasional, upaya pencegahan
penyakit dan sebagainya.
Pelayanan informasi obat yang diberikan bisa sebagai jawab atas
pertanyaan pasien tentang segala hal yang berkaitan dengan obat atau
perbekalan farmasi lainnya, terutama pasien yang melakukan
pengobatan sendiri misalnya dengan memebrikan alternatif pilihan
obat yang sesuai dengan penyakit yang dikeluhkan oleh pasien.
D. Pengelolaan Obat Narkotik dan Psikotropik
Pengolahan obat narkotika dan psikotropika adalah sebagai berikut :
1. Pemesanan obat golongan narkotika ditujukan kepada PT. Kimia
Farma sebagai satu-satunya distributor resmi obat golongan
narkotika yang ditunjuk oelh pemerintah. Pemesanan dilakukan
dengan

menggunakan

surat

pesanan

narkotika

yang

ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama, no SIA

dan stempel apotek. Setiap satu surat pesanan berlaku untuk satu
jenis

obat.

Sedangkan

untuk

pemesanan

obat

golongan

psikotropika dilakukan dengan menggunakan surat pesanan

khusus yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan
nama, Nomor SIA dan stempel apotek. Setiap satu surat pesanan
psikotropika dapat berlaku untuk lebih dari satu jenis obat.
2. Obat narkotika dan psikotropika yang telah dikirim, kemudian
disimpan masing-masing dalam lemari khusus yang dilengkapi
dengan kunci dan bukti penerimaannya harus ditandatangani oleh
APA.
3. Penyerahan obat golongan narkotika dan psikotropika dilakukan
berdasarkan resp dokter. Resep yang mengandung obat golongan
narkotika diberi tanda garis merah dibawah nama obatnya dan
dicatat nomor resep, tanggal penyerahan, nama dan alamat pasien,
nama dan alamat dokter serta jumlah obat yang diminta dalam

41

laporan narkotika. Apotek tidak boleh mengulang penyerahan

obat narkotika atas dasar salinan resep dari apotek lain, salinan
resep harus diambil di apotek yang menyimpan resep aslinya.
4. Pelaporan pemakaian obat narkotika dan psikotropika dilakukan
setiap bulan. Laporan penggunaan narkotika terdiri dari surat
pengantar,

laporan

sediaan

baku

narkotika

dan

laporan

penggunaan sediaan narkotika, yang ditandatangani oleh APA.

Khusus untuk laporan penggunaan sediaan narkotika golongan II
seperti petidin dan morfin, dibuat laporan khusus yang berisikan
nama dan alamat baik dari dokter yang meresepkan dan pasien
yang menggunakan. Laporan ditandatangani oleh APA dengan
mencantumkan nama jelas, alamat apotek dan stempel apotek
yang kemudian dibuat rangkap lima untuk :
a. Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II (Kotamadya/Kabupaten
Bandung)
b. Tembusan Balai Besar POM Provinsi Jawa Barat
c. Tembusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat
d. Arsip PBF Kimia Farma
e. Arsip Apotek
5. Pemusnahan narkotika digunakan sesuai dengan peraturan
Perundang-undangan yang berlaku dihadiri oleh petugas Dinas
Kesehatan Tingkat II, APA dan salah satunya karyawan apotek.
Setelah dilakukan pemusnahan, dibuat berita acara pemusnahan
narkotika yang ditujukan kepada Badan POM, Dinas Kesehatan
Tingkat II Provinsi Jawa Barat dan Kantor Pusat PT. Kimia
Farma. Berita Acara Pemusnahan narkotika mencakup hari,
tanggal, waktu pemusnahan, nama APA, nama seorang saksi dari
pemerintah dan seorang saksi dari apotek, nama dan jumlah
narkotika yang dimusnahkan, cara pemusnahan dan tanda tangan
penanggung jawab apotek.

42

E. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di Kimia Farma 51 meliputi:
1. Pencatatan rekap resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan
dan dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya
resep. Resep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip.
Untuk resep yang mengandung obat-obat golongan narkotika dan
psikotropika direkap secara terpisah dan diberi tanda yang akan
digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan
narkotika dan psikotropika.
2. Pencatatan Kartu Stok
Pada umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi
kartu stok yang tersedia pada setiap rak obat, pada saat terjadi
penambahan atau pengurangan jumlah obat serta jumlah sisa obat
yang tersedia. Namun dengan adanya sistem KIS dimana setiap
penjualan dan penerimaan barang di-entry kembali setiap harinya
di komputer, maka secara otomatis mengurangi atau menambah
stok masing-masing item barang, sehingga terdapat data base
mengenai jumlah stok obat atau perbekalan farmasi lainnya di
apotek, yang dapat digunakan sebagai alat kontrol selain kartu
stok.
3. Pencatatan Defekta dan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
Defekta berisi keperluan barang yang habis atau hampir habis
selama pelayanan atau barang-barang yang stoknya dianggap
kurang karena barang tersebut akan cepat terjual (fast moving),
sehingga harus segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya
sebelum stok habis. Pengendalian persediaan barang dilakukan
oleh asisten apoteker. Seluruh barang yang masuk dan yang
keluar ditulis dalam kartu stok. Apabila ada barang yang kosong
atau jumlahnya tidak memadai, maka petugas yang melayani
resep harus menulis di dalam buku defekta. Hal ini berguna untuk
mengetahui jenis barang yang harus dipesan atau dibeli.
4. Laporan Stock Opname

43

Stock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik

barang yang dilakukan setiap akhir bulan. Pemeriksaan dilakukan
untuk mengecek apakah jumlah fisik barang sesuai dengan data
dalam kartu stok atau data di komputer. Stok fisik yang dihitung
adalah sisa fisik barang saat berakhirnya periode stok opname.
Tujuan dari stock opname adalah :
a. Mengetahui modal dalam bentuk barang.
b. Mengetahui HPP (Harga Pokok Penjualan)
c. Mengetahui adanya barang yang hilang, rusak atau
kadaluwarsa.
d. Menginventarisasi barang-barang yang kurang laku atau tidak
laku.
F. Kegiatan Administrasi Apotek
Pengelolaan administrasi di Apotek Kimia Farma 51 meliputi
administrasi umum dan personalia serta administrasi keuangan,
sedangkan administrasi piutang dagang, administrasi hutang dagang
dan lain-lain dilakukan BM.
1. Administrasi Umum dan Personalia
Kegiatan administrasi umum dan personalia meliputi kegiatan
pencatatan dan penyimpanan surat-surat yang masuk dan keluar,
penyimpanan

berkas

resep

serta

membantu

apoteker

menyelesaikan masalah-masalah umum dan masalah-masalah

yang berhubungan dengan kepegawaian, seperti daftar hadir, cuti,
kenaikan gaji dan pangkat para karyawan dan lain-lain.
2. Administrasi Keuangan (Menangani Penerimaan, Penyimpanan
dan Pengeluaran Uang atas izin dari APA)

44

a. Penerimaan uang dari penjualan tunai

Pemegang kas menerima uang dari hasil penjualan tunai dari
kasir disertai bukti setoran yang telah diketahui oleh asisten
apoteker penanggung jawab. Jumlah yang diterima, selain
dicatat dalam Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) juga
tercatat dalam cash register. Bon cash register ditempelkan
pada bon penjualan untuk bagian keuangan. Hasil penjualan
tunai harian dilaporkan dan diserahkan oleh kasir kecil dan
penerimaan uang pada buku kas harian.
b. Penerimaan uang dari penjualan kredit
Hasil penjualan secara kredit disusun berdasarkan arsip bon
belum bayar yang telah ditandatangani oleh penerima obat,
kemudian dibuatkan faktur penagihannya sesuai dengan
waktu dan kontrak. Selanjutnya diserahkan ke BM dan BM
akan menagih ke instansi yang bersangkutan. Penagihan
dilakukan dengan menunjukan bukti penagihan salinan tiap
resep, faktur penagihan, rekapitulasi perincian piutang dan
kuitansi pembayaran.
3. Penyimpanan Uang
Setiap uang yang diterima dari penjualan harian apotek,
disetorkan ke BM. Uang tunai diterima pemegang kas (kas besar),
yang berasal dari hasil penjualan tunai, hasil piutang dagang,
potongan dinas, hasil penjualan barang inventaris dan bank,
dalam jumlah tertentu disimpan dalam kas apotek. Penyimpanan
ini digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari.
4. Pengeluaran Uang
Pengeluaran Apotek Kimia Farma 51 meliputi pengeluaran untuk
biaya rekening listrik, air, telepon dan pengeluaran untuk
persediaan alat-alat kantor, perbaikan fasilitas-fasilitas penunjang
seperti gudang dan sebagainya. Selain itu pengeluaran uang juga
dilakukan untuk pembelian obat yang bersifat mendesak.
Pengeluaran uang dilakukan oleh kasir besar atas persetujuan
APA. Pembayaran biaya-biaya operasional dilakukan dengan

45

menggunakan uang kas apotek, kemudian setelah dilakukan

pelaporan kepada BM maka uang tersebut akan diganti kembali
sehingga

jumlahnya

tetap.

Sedangkan

pengeluaran

pembayaran hutang dan gaji karyawan dilakukan oleh BM.

untuk