Tugas GSLC Knowledge management ke 2

Reinaldo Arifin
1501191360
LK11

Case Study 1 KM Technologies and Lotus Notes Application

Pada era masa kini, pasar dunia berkembang secara sangat pesat dan memaksa setiap
perusahaan untuk mengembangkan diri mereka dengan lebih cepat. Hal ini tentu saja membuat
perusahaan untuk selalu dapat berfikir dengan cerdas. Pemikiran ini marak diwujudkan dalam
bentuk knowledge management. Dengan adanya perkembangan yang pesat dalam bidang
knowledge management perusahaan mencoba untuk meningkatkan proses mereka ke level yang
lebih tinggi. Tantangan untuk mencapai peningkatan juga didukung dengan adanya infrastruktur
yang memadai di dalamnya. IBM dan Lotus merupakan perusahaan yang memberikan jasa
Knowledge Management kepada perusahaan. Di dalamnya mereka mendukung perkembangan dari
knowledge management untuk membantu aktivitas dan pekerjaan yang dimiliki dalam setiap
perusahaan.
Salah satu produk yang ditawarkan oleh Lotus adalah perangkat lunak bernama TeamRoom.
Produk ini dibuat untuk mendukung pekerjaan dari karyawan perusahaan dengan meningkatkan
performa dari Knowledge management yang ada di dalam perusahaan. Secara mendasar TeamRoom
membantu meningkatkan performa individu bagi timnya dan meningkatkan performa tim secara
keseluruhan. Hal ini diwujudkan dengan tersedianya template yang digunakan dalam TeamRoom
dan tersebar keseluruh anggota tim dalam bekerja. Dengan adanya template berupa dokumen
dokumen yang sudah tersimpan maka dapat membantu pekerjaan dalam tim tersebut. Pekerjaan
tersebut meliputi diskusi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh tim, membuat dokumen yang
digunakan bersama (memo, presentasi), brainstorming, menyiapkan meeting dan menyimpan hasil
meeting itu sendiri.
TeamRoom membantu knowledge management dalam meningkatkan performa dalam tim
tersebut lewat peran yang krusial. Keuntungan yang didapat antara lain :
-

TeamRoom menyediakan anggota tim dengan kapasitas penyimpanan yang digunakan untuk
mengerjakan tugas dan berkerja sama dengan anggota tim yang lain. Hal ini dapat
membantu pekerjaan dari setiap anggota dengan memastikan bahwa pekerjaan yang ada
dapat tersimpan disatu tempat terpusat yang ada sehingga membantu mengorganisir tugas
yang diberikan.

TeamRoom menggabungkan kemampuan pengambilan keputusan dan koordinasi pekerjaan

pekerjaan penting untuk meningkatkan efektifitas kerjasama kelompok. Dengan adanya
fasilitas ini maka setiap anggota dapat menyampaikan komentar yang dapat digunakan untuk
mempermudah pengambilan keputusan dengan mengetahui kondisi yang terjadi dan dapat
mengambil keputusan berdasarkan kondisi tersebut dan mengambil pelajaran dari kejadian
tersebut. Dengan demikian maka anggota lain dapat menggunakan pengetahuan ini untuk
mengambil keputusan yan lebih baik atau menghindari keputusan buruk yang dibuat oleh
anggota yang lain.

Setiap anggota tim mendapatkan peran yang lebih besar dalam tim tersebut. Hal ini terjadi
karena terdapat poin poin yang sudah ditetapkan oleh manager atau pemimpin tim sendiri.
Dengan demikian maka terjadi pembagian poin yang jelas untuk dicapai sehingga setiap
anggota tim dapat menjalankan tugas mereka dengan lebih efektif. Dengan demikian maka
anggota yang ada dapat mengambil peran proaktif untuk mencapai keberhasilan dari proyek
itu sendiri.

Team leader dapat menentukan tujuan bersama yang selaras dengan goal dari tim itu sendiri.
Hal ini dapat tercapai dengan adanya kategori yang dibuat tanpa membutuhkan kemampuan

khusus atau teknikal. Dengan demikian para pemimpin tim bisa mengerti dan memberikan
tugas kepada setiap anggotanya tanpa harus mengetahui atau memiliki kemampuan secara
khusus. Hal ini sangat membantu karena setiap anggotanya dapat mengerjakan tugas yang
sesuai dengan kemampuan mereka di waktu yang tepat.
-

TeamRoom menyediakan workflow dan performance evaluation. Dengan adanya fasilitas ini
maka alur kerja dari tim yang ada dapat jelas terjabar. Sehingga mempermudah para anggota
kelompok untuk mengetahui fase yang mereka alami saat itu. Pengetahuan ini membantu
kelompok proyek untuk mengetahui tugas apa yang mereka kerjakan dan apakah fase
selanjutnya yang mereka hadapi untuk disiapkan. Workflow juga menyimpan langkah yang
telah dilakukan sebelumnya, sehingga setiap anggota mengetahui tanggung jawab mereka
sendiri. Ini membantu untuk menjami bahwa setiap anggota bertanggung jawab atas bagian
mereka masing masing.

TeamRoom berfungsi untuk menjadi penyimpanan terpusat untuk setiap pekerjaan

anggotanya. Dengan demikian maka pengorganisasian pekerjaan setiap anggotnya dapat
dilakukan dengan lebih mudah dengan penomoran secara spesifik sesuai dengan kategori
yang dilakukan oleh setiap anggota tim. Setiap anggota dapat mengorganisir data yang ada
di dalam sana sehingga memungkinkan mereka untuk mengelola data supaya dapat sesuai
dengan personalisasi mereka namun tetap sejalan dengan kelompoknya.

Spesialisasi yang dibuat dalam program TeamRoom memungkinkan tim untuk mengerjakan
tugas sesuai dengan kemampuan mereka. TeamRoom mengakomodasi pekerjaan yang ada
dan mengkategorikan pekerjaan tersebut. Dengan demikian terdapat informasi mengenai
kebutuhan skill atau keahlian yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. Hal ini berarti
memudahkan anggota yang ingin mengerjakan tugas untuk mengetahui apakah tugas
tersebut merupakan tugas yang cocok dengan diri mereka atau tidak. Dengan mengetahui hal
ini mereka dapat memilih dengan tepat tugas yang sesuai dan pada akhirnya tugas nya dapat
diselesaikan secara efektif dan efisien.

Tim dapat menggunakan target tanggal dan deskripsi mengenai tugas untuk memastikan
komitmen. Hal ini berarti terdapat batas waktu atau deadline yang mejadi acuan bagi tim
untuk menyelesaikan tugas mereka dalam mengerjakannya. Dengan demikian para anggota
dapat menentukan prioritas mengenai tugas apa yang mereka harus kerjakan terlebih dahulu
dan tugas yang dapat ditunda. Hal ini membantu dalam pekerjaan agar tidak ada tugas yang
terlambat selesai hanya karena penjadwalan yang tidak tepat. Penargetan ini dapat
membantu manajer atau ketua tim untuk memantau pekerjaan yang dikerjakan anggota
timnya sebagai dasar untuk perhitungan bonus atau insentif.

Dengan adanya TeamRoom, para anggota dapat mengkustomisasi tampilan sesuai dengan
keinginan mereka. TeamRoom menyediakan kemampuan untuk mengatur tampilan dari
aplikasi sesuai dengan keinginan dari anggota. Dengan demikian anggota tim dapat
merasakan pengalaman yang terbuat khusus sesuai dengan personalisasi dirinya. Sehingga
dapat membantu anggota tim untuk lebih nyaman mengerjakan bagian mereka sesuai dengan
apa yang mereka butuhkan.

Penggunaan TeamRoom berbasis pada cloud server atau dengan kata lain berbasis online.
Hal ini menjadi standar dalam pengerjaan proyek yang menggunakan layanan TeamRoom.
Secara tidak langsung hal ini memberikan dampak untuk memberikan kontribusi secara
anonim di dalam pengerjaan proyek. Dengan demikian hirarki dalam perusahaan tidak
menjadi sebuah hal yang terpampang jelas karena semua orang dapat memberikan

kontribusinya ke dalam proyek tersebut. Ini menjadi keuntungan karena dengan demikian
setiap anggota menjadi lebih berani untuk berkontribusi dan memberikan ide mereka tanpa
harus merasa minder karena idenya tidak bagus. Dengan demikian kemungkinan untuk
mendapatkan ide terbaik menjadi lebih besar dengan semakin banyaknya ide yang keluar.
Anggota tim juga merasa lebih bebas untuk menyalurkan ide ide mereka tanpa harus
merasa terbebani.
Penggunaan TeamRoom yang berbasis secara online membantu anggota dari proyek untuk
berkerja secara fleksibel. Kendala geografi dapat dihilangkan karena setiap anggota tidak
perlu hadir secara fisik ditempat kerja. Dengan adanya TeamRoom setiap anggota dapat
bekerja di tempatnya masing masing dan memberikan kontribusi tanpa harus datang secara
langsung. Hal ini juga mempermudah pertukaran data karena adanya tempat penyimpanan
terpusat yang memudahkan semua orang. Keuntungan lain yang dapat didapat seperti
berkurangnya isu isu seperti komunikasi yang menjadi masalah apabila para anggota tim
tidak dapat saling bertemu. Dengan adanya TeamRoom semua orang dapat memberikan
kontribusinya dan berkomunikasi dengan efektif di dalamnya.

Manfaat yang diberikan oleh TeamRoom secara garis besar dapat disimpulkan bahwa dengan
adanya penyimpanan yang terorganisir dan terpusat maka pengetahuan yang didapat didalam
TeamRoom dapat disimpan secara lebih baik oleh Knowledge management. Hal ini membantu para
manager di perusahaan yang menggunakan TeamRoom untuk mempermudah usaha mereka dalam
mencari data data yang ada. Dengan demikian ini menjadi terobosan bagi perusahaan untuk
menyimpan asset mereka yang sangat penting yaitu pengetahuan itu sendiri. Layanan Knowledge
management dengan menggunakan TeamRoom pada akhirnya membantu perusahaan sendiri
dengan mengelola pengetahuan mereka sejalan dengan ketika proyek tersebut dijalankan oleh
perusahaan selama berlangsungnya proyek.

Case Study 2 : A Taxonomy of Knowledge management Software Tools : Origins

and Applications
Dalam studi kasus ini diajabarkan mengenai dua sumber utama dari pembuatan Knowledge
management Tools. Sumber pertama merupakan tools yang didapatkan berdasarkan disiplin ilmu
yang lain dan sumber kedua knowledge tools dibuat dari dasar hingga akhirnya menjadi tools yang
siap untuk dipakai. Hal ini menjadi penting untuk menilai knowledge management tools apa yang
sukses digunakan oleh perusahaan baik dalam penggunaan keseharian dan kelebihan kekurangan
dari tools itu sendiri.
Knowledge management tools sendiri merupakan alat atau cara untuk mendukung performa
dari aplikasi, aktivitas ataupun aksi seperti pembuatan pengetahuan, penyimpanan pengetahuan
maupun transfer pengetahuan. Tools ini menjadi penting di masas kini karena adanya
perkembangan teknologi yang ada di zaman sekarang. Di masa kini perkembagan teknologi yang
sangat pesat menyebabkan jurang yang besar antara pengetahuan yang didapat dengan pengetahuan
yang keluar dari perusahaan. Oleh sebab itu dibutuhkan alat alat yang dapat memfasilitasi proses
untuk membuat, mengorganisasi dan membagikan pengetahuan tersebut lewat medium seperti
teknologi informasi. Selain itu knowledge management juga dapat digunakan untuk mengklarifikasi
asumsi, mempermudah komunikasi, menghasilkan tacit knowledge dan membuat katalog dari
pengetahuan itu sendiri.
Hubungan antara teknologi informasi dan knowledge management sangat erat dalam
menjamin kesuksesan dari perusahaan sendiri. Hal ini dibuktikan lewat adanya kemampuan
knowledge management yang dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mencapai integrasi informasi
yang dibutuhkan. Namun demikian knowledge management tidak menjamin kesuksesan perusahaan
walau telah dijalankan di dalamnya. Kegagalan ini dapat ditemukan ketika para pekerja dari
perusahaan mengabaikan proses dari knowledge management itu sendiri. Ini dapat terjadi ketika
sharing knowledge dan ide ide yang telah dihasilkan sebelumnya tidak dimanfaatkan dengan baik.
Dengan kata lain perusahaan sendiri tidak berhasil untuk menggunakan informasi dari knowledge
management secara sepenuhnya.
Knowledge management tools sendiri terbagi bagi menjadi beberapa kategori yang dapat
dimanfaatkan dalam perusahaan. Dalam knowledge management tools terbagi menjadi tools baru
yang dikembangkan untuk knowledge management dan tools lama yang digunakan untuk
mendukung kinerja dari knowledge management itu sendiri.
Berikut merupakan daftar tools baru yang digunakan di dalam Knowledge management :
- Intranet : merupakan jaringan yang digunakan didalam sebuah perusahaan untuk
mendistribusikan informasinya. Dengan adanya fasilitas ini maka pekerja dapat mengakses
server perusahaan untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Biasanya server
berisikan dokumen, software, informasi jadwal dan informasi yang terkait dengan
perusahaan. Sehingga dapat membantu perusahaan sendiri.
- Web Portal : merupakan website yang berisikan daftar daftar link atau tautan yang
membantu user untuk mencapai informasi yang mereka inginkan. Portal dapat memberikan
informasi yang relevan dengan kebutuhan dari user sendiri. Selain itu dengan adanya
knowledge management maka portal juga diorganisir untuk dapat mengakomodai pencarian
yang dibutuhkan oleh user portal.
- Content management : website yang berisikan informasi seperti web portal, namun bedanya
content management tidak hanya berisikan daftar link saja melainkan juga berisikan data
data terkait yag dibutuhkan dalam sebuah server yang digunakan untuk menyimpan data
dari content management sendiri.
- Push technologies : merupakan fasilitas untuk mengirimkan informasi ke komputer client

tanpa harus menunggu permintaan dari client. Dengan adanya fasilitas ini maka para user
tidak perlu menghabiskan waktu mereka untuk meminta informasi yang dibutuhkan.
Agents: merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai pengganti manusia untuk
menjalankan tugas tugas tertentu yang membutuhkan waktu yang tidak cepat. Selain itu
agent juga dapat digunakan untuk menjalankan tugas tugas yang sudah terjadwal selama
ini. Dengan menggunakan agent maka user dapat diringankan bebannya untuk menjalankan
tugas yang ada.
Berikut merupakan daftar tools yang merupakan teknologi lama yang digunakan untuk
Knowledge management :
Document management system : tempat penyimpanan terpusat yang menyimpan data data
yang erkait dengan aktivitas perusahaan. Hal ini membuat data data yang tersimpan
menjadi lebih aman karena hubungan client server yang membuat tidak semua orang dapat
mengakses semua data yang ada melainkan hanya data yang dibutuhkan saja.
Information retrieval engines : alat untuk mengurutkan dan mencari data yang dibutuhkan
dari perusahaan. Pencarian data sangat terbantu oleh fasilitas dari tools ini terutama apabila
data yang ada merupakan dat yang tidak disusun dengan baik ataupun kacau ketika ingin
disimpan dalam data perusahaan.
Groupware : teknologi yang membantu pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah grup.
Dalam tujuan utamanya groupware berfungsi untuk membuat komunikasi antar anggota
mungkin terjadi. Namun dalam hal ini groupware diimplementasikan ke dalam knowledge
management lewat teknologi seperti email, chatting dan sebagainya.

Penggunaan Knowledge management jika dilihat dari sumber terbuatnya tools tersebut dapat
disimpulkan bahwa tidak ada tools yang lebih baik dari yang lain. Tools yang ada akan lebih
efektif jika digunakan secara keseluruhan dan sejalan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga
penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan teknologi yang ada dan menggunakannya
secara efektif dengan menggabungkannya dengan Knowledge management.