ный комплект учебников

Для подготовки квалифицированных Профессиональное

кадров в учреждениях начального образование
профессионального образования
предназначены следующие
учебники и учебные пособия:
Подготовка служащих

Е.Н. Басовская, Т.Д. Быкова, Е.В. Алексеева

Л.М. Вялова и др. Л. П. А ф а н а с ь е в а
Делопроизводство
Е.М. Б у р о в а
Н.П.Котерова
Основы маркетинга
С.В.Соколова
Основы экономики Архивоведение
Л. Н. Череданова
Основы экономики
и предпринимательства

Издательский центр «Академия»

www. academia-moscow. ru
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ О Б РАЗ О ВАН И Е(\\Ч

Е. В. АЛЕКСЕЕВА, Л. П. АФАНАСЬЕВА, Е. М. БУРОВА

АРХИВОВЕДЕНИЕ
Под р е д а к ц и е й профессора В.П.Козлова

i УЧЕБНИК

Допущено
Экспертным советом по начальному профессиональному
образованию Минобразования России в качестве учебника
для учреждений начального профессионального образования

Допущено
Министерством образования Российской Федерации
в качестве учебного пособия для студентов учреждений
среднего профессионального образования, обучающихся
по специальности 0611 —Делопроизводство и архивоведение

3-е и з д а н и е , п о п о л н е н н о е
М. Жумабаев атьшдагы ^
Кекшетау облыстьш, яибебая 'j
5 ^ 1310
" Москва
гылыми к1тапханасы
Кокчетавская обласл^я
^f"

миверсальная научная вмблиот

ACADEMA км. М. ЙСумабаееа
2005
УДК 930.25(075.32)
ББК79.3я723
А471
Рецензент —
преподаватель Московского профессионального
колледжа Н. С. Мухина
Алексеева Е.В.
А471 Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб.
пособие для сред. п р о ф . о б р а з о в а н и я / Е.В.Алексеева,
Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е
изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. —
272 с.
ISBN 5-7695-2538-Х
В книге рассматриваются проблемы становления и функционирования
архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются
организационно-методические вопросы классификации, комплектования,
экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования до­
кументов Архивного фонда Российской Федерации.
Для студентов учреждений начального и среднего профессионального
образования.
УДК 930.25(075.32)
Б Б К 79.3я723
Оригинал-макет данного издания является собственностью
Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом
без согласия правообладателя запрещается
© Алексеева Е.В., Афанасьева Л. П., Бурова Е.М., 2002
© Образовательно-издательский центр «Академия», 2005
ISBN 5-7695-2538-Х © Оформление. Издательский центр «Академия», 2005
Введение
Прежде чем начать рассматривать проблемы архивоведения, не­
обходимо остановиться на определении понятия архивоведение в
целом.
Архивоведение — это комплексная научная дисциплина, разра­
батывающая теоретические, правовые и методические вопросы «на­
уки об архивах». Ее составными компонентами являются следую­
щие специальные дисциплины: теория и методика архивоведения,
история и организация архивного дела, археография (в последнее
время все чаще включающаяся в архивоведение), архивное право,
архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, архивная
статистика, автоматизированные архивные технологии.
Теория и методика архивоведения — одна из основных науч­
ных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следователь­
но, архивоведение — это комплексная научная дисциплина, изу­
чающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архиво­
ведения — ее основная научная дисциплина, изучающая отдель­
ные аспекты «науки об архивах».
Что же конкретно изучает теория и методика архивоведения
(ТИМА)?
Предметом изучения и разработки Т И М А являются следую­
щие п р о ц е с с ы и м е т о д ы н а у ч н о й р а б о т ы с д о к у ­
ментами:
1) п р и н ц и п ы и методы отбора и организации документов, под­
лежащих архивному хранению;
2) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность
материалов;
3) создание системы информации о содержании документов;
4) организация всестороннего использования документной ин­
формации;
5) организация работы архивных учреждений.
К объектам ее изучения относятся:
—- текстовые документы на бумажной основе;
— научно-технические и кинофотодокументы;
— звукозаписи;
— микрофильмы и другие документы на различных носителях
(материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.
Научную основу современного архивоведения составляет иерар-
х
Ичная система принципов, научных методов и различных, ха­
рактеризующих отдельные этапы работы с документами, призна-
3
ков: критериев — при экспертизе ценности документов; характе­
ристик — при описании и т.д. Но принципы и научные методы
являются едиными, независимо от того, какой технологичный
процесс работы с документами выполняется.
В основе п р и н ц и п а и с т о р и з м а лежит рассмотрение лю­
бого общественного явления в процессе его развития, поскольку
в нем обязательно имеются остатки прошлого, основы настояще­
го и зачатки будущего. Так к а к документы являются своего рода
продуктом этих явлений общественной жизни, а также средством
их запечатления, то и их необходимо оценивать с учетом опреде­
ленной исторической эпохи, конкретной обстановки.
Очень близко смыкаются принципы всесторонности и комплекс­
ности. П р и н ц и п в с е с т о р о н н о с т и требует изучения и оценки
документов с учетом их внутренних и внешних особенностей в ком­
плексе, т.е. — многоаспектного изучения каждого документа.
П р и н ц и п к о м п л е к с н о й о ц е н к и наиболее широко при­
меняется в экспертизе ценности документов, при которой доку­
менты оцениваются не как единичный факт, а в комплексе с дру­
гими документами этого же архивного фонда или другого архивно­
го фонда и даже с документами, хранящимися в других государ­
ственных архивах.
В настоящее время архивисты называют еще один принцип —
принцип социально-политической нейтрально­
1
с т и , предполагающий изучение и отбор документов, отражаю­
щих жизнь во всех ее проявлениях, независимо от политической
конъюнктуры или социальных пристрастий.
Изложенные принципы носят общий характер. На их базе в
1960-е гг. были сформулированы научные методы. Они явились
конкретным выражением на практике названных принципов. К на­
учным методам относятся системный подход, а также наряду с
традиционным источниковедческим анализом функциональный
и информа цио нны й анализы.
Системный подход при исследовании объекта не исключает изу­
чения особенностей и закономерностей отдельных его составляю­
щих. Любой объект может быть рассмотрен с системных позиций,
что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Систем­
ный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения
документов, требует рассмотрения документов как элементов той
или иной системы документации. Более того, при изучении доку­
менты должны сопоставляться не только с документами того уч­
реждения, продуктами деятельности которого они являются, но
и с документами учреждений всей системы.
1 Рассмотрим некоторые из них.
См.: Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов уп­
равленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечествен­
ные архивы. — 1995. — № 6. — С. 4.
4 5
Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оцени­
вать документы, исходя из функций учреждения и самих доку­
ментов. Он основан на том, что функции учреждений неравно­
значны, следовательно, документы, созданные для их реализа­
ции, также несут неравнозначную информацию.
Функциональный метод в свою очередь является не только на­
учным методом оценки и изучения документов, но и способом
прогнозирования информационного состава Архивного фонда стра­
ны. На его основе определяются те комплекты документов, кото­
рые должны будут в будущем найти отражение в составе АФ Р Ф .
Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным
прогнозированием, при котором непосредственно изучается со­
держание созданных документов. Последний дает возможность
предполагать, какие документы, аналогичные своим предшествен­
никам, должны войти в состав АФ Р Ф . Оба метода прогнозирова­
ния применяются взаимосвязанно, так как ретроспективное про­
гнозирование существенно дополняет результаты функциональ­
ного прогнозирования.
В настоящее время широко применяется также информационный
метод. Так как документы содержат информацию, которая нерав­
нозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то
необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяе­
мости. При рассмотрении информации, заключенной в докумен­
тах, встает вопрос ее диалектической взаимосвязи с содержанием
документов. В настоящее время для количественного измерения ин­
формации, заключенной в документах, в архивоведении применя­
ются математические методы.
До 1960-х гг. основным методом был источниковедческий анализ.
Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних осо­
бенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а
также языка документа, его формы, материала, на котором он
изготовлен.
В настоящее время архивоведение оперирует всеми научными
методами.
Архивоведение как комплексная научная дисциплина не суще­
ствует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодей­
ствует с гуманитарными и естественными науками и научными
дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и
техники, историей литературы и искусства, историей государства,
историей государственных учреждений, источниковедением, вспо­
могательными историческими дисциплинами, документоведени-
ем, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физи­
кой, химией, биологией и другими.
Историческая наука изучает процесс развития человеческого
общества, его законы и движущие силы. Исходя из достижений
этой науки, архивоведение разрабатывает методы работы с доку­
ментами.
История государственных учреждений изучает системы и функ­
ции учреждений, организаций и предприятий со времени их воз­
никновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает оп­
ределить пути организации архивных фондов разных учреждений в
зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций.
В близкой связи с архивоведением находится источниковеде­
ние. Оно вооружает архивоведение методами исследования доку­
ментов, а также помогает провести анализ их внутренних и внеш­
них особенностей с целью отбора документов на государственное
хранение, их классификацию и описание.
К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:
п а л е о г р а ф и я — изучает начертания письменных знаков и
другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, да­
тировки и установления подлинности, помогает установить вре­
мя и место создания документа, его авторство, помогает прочте­
нию и пониманию древних документов;
д и п л о м а т и к а — изучает происхождение и структуру различ­
ных официальных документов и разрабатывает методику получе­
ния из них данных о процессах общественного развития, помогает
определить подлинность, дату создания документов, их авторство
и т.п.;
и с т о р и ч е с к а я х р о н о л о г и я — изучает системы время­
исчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их
с современными, а также уточнения времени и места создания
документов;
и с т о р и ч е с к а я м е т р о л о г и я — изучает системы мер,
использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современ­
ными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а
также уточняет время и место их создания;
с ф р а г и с т и к а — изучает временную государственную, тер­
риториальную, ведомственную, фамильную и личную принадлеж­
ность печатей, помогает установить подлинность, авторство и
время создания документа;
г е р а л ь д и к а — изучает изображение на гербах, историю и
социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагис­
тике данные при изучении документов.
Также имеют важное значение и другие вспомогательные ис­
торические дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, ну­
мизматика, историческая география.
Следующая научная дисциплина, с которой тесно взаимодей­
ствует архивоведение, — это документоведение.
Она изучает закономерности образования документов и разра­
батывает способы их создания, принципы организации докумен­
тооборота и построения систем документации. Эта научная дис-
6
циплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов
и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать
правильную форму их организации в архивах.
Документоведение расширяет возможности архивистов, созда­
вая условия, позволяющие решать многие архивоведческие воп­
росы уже на стадии управления. Так, архивисту целесообразнее
оценивать документы, имея дело не с отработанными документ­
ными системами, поступившими в госархивы, а с системами,
еще только складывающимися в управлении. Использование ме­
тодов документоведения открывает широкую перспективу для по­
становки самых различных экспериментов в архивоведении.
Таким образом, современное архивоведение не только зани­
мается изучением ретроспективной документальной информации,
но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, про­
исходящих с документами в управлении. Общие для документове­
дения и архивоведения вопросы классификации документов, экс­
пертизы их ценности и описания решаются каждой дисципли­
ной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.
В архивоведение все более проникает кибернетика — наука о
процессах управления в сложных динамических системах. Важным
для архивоведения является такой раздел кибернетики, как т е о ­
р и я и н ф о р м а ц и и , н а основе которой внедряются механизи­
рованные и автоматизированные системы поиска сведений о со­
держании документов.
Информатика — изучает на основе достижений кибернетики
структуру и общие свойства научной информации, закономер­
ности с о з д а н и я , п р е о б р а з о в а н и я , передачи и и с п о л ь з о в а н и я
и н ф о р м а ц и и в различных сферах человеческой деятельности.
И н ф о р м а ц и о н н ы й подход дает возможность обработки инфор­
мации с целью введения ее в механические и автоматические чи­
тающие устройства.
Достижения физики, химии, биологии и других наук также
помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.
Таким образом, архивоведение широко связано с рядом наук
и научных дисциплин, оно использует их достижения и само спо­
собствует развитию соответствующих отраслей науки.

Глава 1
РАЗВИТИЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В РОССИИ С ДРЕВНЕЙШИХ ВРЕМЕН
ДО КОНЦА XX века
1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве.
Архивы в период феодальной раздробленности
Архивы в Древнерусском государстве. Изучение истории архив­
ного дела позволяет проследить процесс накопления исторических
источников (документов) по истории народов и государств; по­
нять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирова­
ние «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.
Поскольку история становления архивов тесно связана с ис­
торической наукой, периодизация в о з н и к н о в е н и я архивохрани­
л и щ пересекается с этапами становления и развития государ­
ственности.
Особо тесно переплетаются история государственного аппара­
та управления и история становления архивного дела — именно
эту взаимосвязь мы и попытаемся проследить в данном разделе.
Войны и нашествия, социальные катаклизмы, народные дви­
жения, восстания, революции, гражданские войны, пожары, злой
умысел и обыкновенное варварство за многовековую историю
нашего отечества привели к гибели значительных комплексов до­
кументов. Возможно, так называемые белые пятна истории на­
всегда останутся не заполненными нашим знанием о прошлом и з -
за непонимания и неумения сохранить «документальную память».
На сложном, многоплановом фоне развития отечественной
истории постараемся проследить зарождение и развитие архивно­
го дела в нашей стране.
Народы и государства существуют в историческом времени и в
географическом пространстве, они рождаются и погибают, эво­
люционируют, преобразуются в новые социальные общности. Во­
сточнославянское государство — Киевская Русь — распалось, и
на его месте образовались самостоятельные русские княжества и
земли. В дальнейшем их объединение было связано с возникнове­
нием нового государственного образования — Московского вели­
кого княжества (царства), названного затем Россия и разросше­
гося впоследствии до огромной империи. Нам предстоит охватить
огромный исторический период с IX по XX в.
Древнерусское государство (IX — начало XII в.) можно охарак­
теризовать как раннефеодальную монархию. Во главе его стоял
8
великий князь киевский. Его братья, сыновья, дружинники осу­
ществляли управление страной, суд, сбор дани. Основные функ­
ции Древнерусского государства были сведены к защите внешних
границ, наведению «порядка» внутри страны, контролю над меж­
дународными торговыми путями (в первую очередь за путем «из
варяг в греки»). Об этом свидетельствуют сохранившиеся договора
Руси с Византией (911, 944, 971 гг.).
На рубеже XI — XII вв. Древнерусское государство распалось на
отдельные самостоятельные государства. П р и всех различиях им
были присущи некоторые характерные черты: в качестве основ­
ных политических сил везде присутствуют князь, дружина, го­
родское вече.
В то же время все эти государства можно условно разделить на
три типа: раннефеодальная монархия, феодальная республика,
деспотическая монархия.
В юго-западной Руси власть князя опиралась на силу дружины
и контролировалась городским вечем. Такое правление характери­
зуется к а к раннефеодальная монархия.
На северо-востоке Руси сложилась деспотическая монархия (са­
мовластие). Эта система взаимоотношений была основана на прин­
ципе господин — слуга, а следовательно, и характер отношений
был иным: слово князя было законом.
На северо-западе Руси сложилась феодальная республика: «бо­
ярская» или «аристократическая» (Новгород, позже — Псков),
когда все главные должностные лица избирались на вече (посад­
ник, епископ, воевода, там же избирался и князь, который зани­
мался только военными вопросами).
В Киевской Руси сосредоточением правительственной деятель­
ности к н я з я был к н я ж и й двор, и м е н н о там, в так называемой
государственной канцелярии — Казне, — собирались документы
о различных сторонах деятельности киевских князей. Представи­
телями княжеской власти на местах (в городах) были посадни­
ки, которые выполняли судебные и административные функ­
ции, и в процессе их деятельности также возникали документы,
которые затем хранились в патронажных храмах, являвшихся для
городского населения местом почитания святых — покровителей
города, а следовательно, сберегателей его ценностей. С приняти­
ем Русью христианства (988 г.) важную роль в жизни общества и
государства стала играть церковь. В церквях и монастырях созда­
вались с о к р о в и щ н и ц ы , в которых вместе с драгоценной культо­
вой утварью хранились книги, грамоты князей на пожалование
(дарения) церквям и монастырям угодий и привилегий.
Д р е в н е й ш и м сохранившимся до нашего времени образцом
жалованных грамот является грамота великого киевского князя
Мстислава Владимировича новгородскому Юрьеву монастырю
(датируется она началом XII в.).
9
 В монастырях переписывались книги, которые наши предки
называли «источниками мудрости». Книги чрезвычайно ценились,
стоили очень дорого, так как изготовлялись из пергамента и укра­
шались цветными миниатюрами. На Руси была широко распрост­
ранена религиозная литература, особенно «жития святых», кото­
рые описывали жизнь, страдания, подвиги людей, канонизиро­
ванных церковью, т.е. признанных святыми.
В XI в. появляются первые исторические сочинения — летописи.
К сожалению, до наших дней сохранилось чрезвычайно мало
рукописных документов IX—XII вв. (чуть более 130). Эта поистине
драгоценная капля позволяет представить, сколь многообразна,
трудна и насыщенна была жизнь в те времена.
Архивы в период феодализма. Переход к феодальной раздроб­
ленности предопределил развитие новых культурных центров. Наи­
более ярко это проявилось в летописании. В XII—XIII вв. возника­
ют летописные традиции в Ростово-Суздальской земле (Влади­
мирский летописный свод, 1177), Галицко-Волынской земле, про­
должается летописание в Новгороде.
Феодальные княжества и республики не только стали наслед­
никами документальных материалов Древнерусского государства,
но и создавали новые. Так, князья закрепляли жалованными гра­
мотами совершавшиеся феодалами (боярами, церковью) захваты
общинных земель. В процессе княжеского суда и управления отла­
гались судебные протоколы, приговоры и другие документы. Борьба
между княжествами приводила к заключению договоров, кото­
рые фиксировались в «докончальных» или «крестоцеловальных»
грамотах, т.е. письменных договорах, подтвержденных клятвой
сторон.
Расширялись связи с другими государствами. Например, Нов­
город, Псков, Полоцк, Смоленск, Витебск заключали договоры
с торговыми компаниями немецких городов Балтии, помимо тор­
говых заключались и дипломатические соглашения, особенно по­
сле отражения немецко-шведской агрессии в XIII в.
Документы в рассматриваемый период начинали играть все
более важную роль в политической, экономической жизни кня­
жеств, в придании юридической силы различным соглашениям
между князьями, поэтому в период феодальной раздробленности
зарождается учет и описание документов. Первая опись докумен­
тов, дошедшая до нас, датируется 1288 г.: это Ипатьевская ле­
топись, содержащая перечневую роспись рукописей и книг.
Большое количество ценнейших документов отложилось в церк­
вях и монастырях, которые являлись крупными земельными фео­
далами. В XII—XIV вв. монастырские владения расширялись за счет
вкладов («на помин души» или при поступлении в монахи). Вкла­
ды оформлялись духовными и данными грамотами, а также не­
редко сопровождались передачей в монастырь старых документов.
10
Таким образом, в церковных хранилищах накапливалось много
документов.
Церковь помимо собственных конфессиональных обладала и
некоторыми судебными функциями, связанными с особой кате­
горией дел (приверженность к язычеству, многоженство, браки
между близкими родственниками и т.д.). В процессе производства
таких дел создавались многочисленные документы.
Кроме деловых документов в церквях и монастырях хранились
рукописи и книги, которые собирались и затем переписывались.
Работа по переписыванию книг часто выполнялась по заказу на
основе заключенного договора — «ряда».
Делопроизводство вели под руководством высшего духовенства
низшие церковнослужители — «диаки». В целях единообразия де­
лопроизводства в митрополии создавались образцы документов.
Церковных «диаков» стали привлекать в свои канцелярии и свет­
ские феодалы (князья, бояре). Поэтому словом «диак» («дьяк») с
XIV в. стали называть должностных лиц, ведущих письменное де­
лопроизводство, например: дьяки княжьи, городские, вечевые.
Документы церкви хранились при главе русской православной
церкви — митрополите и епископах (в митрополичьей и епископ­
ских казнах), монастырские документы — в церквях монастырей.
1.2. Архивная деятельность в период складывания
и существования феодальной монархии
В условиях раздробленности русских земель сохранились свя­
зующие нити, которые послужили основой для будущего объ­
единения: это общий язык, правовые нормы, православная вера,
а также слабые экономические связи между отдельными княже­
ствами. И наконец, чрезвычайно важным был политический фак­
тор — необходимость объединения ради освобождения от ино­
земного ига.
С первой половины XIV в. инициатива и главенствующая роль в
объединении всех русских земель переходят на Северо-восток. На
вторую половину XV - начало XVI в. приходится завершение
объединения земель вокруг Москвы. В основу строительства нового
государства легли деспотические традиции северо-восточной Руси.
Основой могущества московского князя являлось московское
боярство, а его права полностью зависели от государя. За великим
князем московским «и всея Руси» признавалось право свободного
волеизъявления, он обладал всей полнотой законодательной и
исполнительной власти.
Государева Казна, выполнявшая роль общегосударственного ад­
министративного органа, постепенно становится фактически го­
сударственной канцелярией, из которой позже выделились орга­
ны отраслевого управления — приказы.
11
 В Казне хранились документы великого князя.
С конца 90-х гг. XV в. документы изымаются из государственной
Казны и передаются в отдельный государственный архив, исто­
рия деятельности которого приходится в основном на период су­
ществования Русского централизованного государства.
В XVI в. происходит укрепление государства, которое сформи­
ровалось в форме монархии с сильной верховной властью.
В основе организации государственного управления в рассмат­
риваемый период было единство судебной и административной
власти. До середины XVI в. сложились и действовали два общего­
сударственных ведомства: Белый Дворец и Казна.
Белый Дворец ведал л и ч н ы м и землями великого князя, воз­
главлял его дворский (или «дворецкий»). В функции Дворца вхо­
дило и управление отдельными отраслями княжеского хозяйства.
По мере присоединения новых земель для управления ими со­
здавались местные «дворцы», например Казанский дворец (после
присоединения Казани) и др.
Казенный двор (Казна) ведал финансовыми вопросами, а также
государственным архивом и государственной печатью.
Постепенно с увеличением и усложнением функций государ­
ственного управления возникла необходимость в создании специ­
альных учреждений, которые руководили военными, иностран­
ными, судебными и прочими делами. Так, в середине XVI в. воз­
никают постоянно действующие приказы со своими штатами,
внутренней структурой и специальным делопроизводством.
Из большого числа приказов, создававшихся в разные годы,
можно выделить несколько основных групп, объединенных по на­
правлению деятельности:
первая группа — военные (Разрядный, Поместный, Стрелец­
кий, Пушкарский, Оружейная палата);
вторая группа — дворцовые приказы, заведовавшие отдельны­
ми отраслями великокняжеского, а затем (с 1547 г.) царского
хозяйства (Казенный, К о н ю ш е н н ы й , Ловчий, Сокольничий, По­
стельничий);
третья группа — внешние сношения с иностранными держава­
ми (Посольский приказ);
четвертая группа — финансовые, фискальные приказы для сбора
налогов и податей (Приказ Большого прихода);
пятая группа — судебно-полицейские приказы (Разбойный, Хо­
лопий, Земский);
шестая группа — судебные приказы, которые заведовали су­
дом на определенных территориях (Московский, Владимирский,
Дмитровский, Казанский).
Количество приказов постоянно увеличивалось, что было свя­
зано с расширением и усложнением функций централизованного
государства.
12
Существенные изменения в XVI в. произошли в организации
церкви. В 1589 г. было учреждено патриаршество — высшая власть в
православной церкви.
П р и патриархе в XVI в. возник особый «двор» со своими долж­
ностными лицами. Через этот аппарат патриарх осуществлял об­
щее руководство церковными делами и имуществом церкви.
Документацию, сохранившуюся в архивах церквей и монасты­
рей, условно можно разделить на две группы: религиозная и хо­
зяйственная, составлявшая большую часть.
В начале XVII в. в результате польско-литовской и шведской
интервенций церковным архивам был нанесен серьезный урон.
Поэтому судить об их былом составе в наши дни можно л и ш ь по
сохранившимся описям и копийным книгам (копии с наиболее
важных документов). Кроме того, в архивах церквей и монастырей
хранились документы светских феодалов, подтверждавшие их права
на владение землей, крестьянами и другим имуществом.
Система местного управления в тот период была сложной. По
земской реформе 1555 —1556 гг. суд и сбор податей были переданы
в ведение «старост», которые избирались посадскими людьми (го­
родскими жителями) и черносошенными крестьянами (не нахо­
д и в ш и м и с я в крепостной зависимости, а принадлежавшие госу­
дарству).
Судебник 1550 г. возложил на «местную администрацию» (ста­
рост, сотских, десятских) обязанность вести «разметные книги»,
в которых фиксировались имущественное положение и повинно­
сти населения (сборы в государственную казну). Кроме того, на
местах в уездах, делившихся на волости, часто возникали спор­
ные ситуации, связанные с имущественными и земельными пра­
вами. Таким образом, жизнь «провинции» находила свое отраже­
ние в документах местных учреждений. К сожалению, до наших
дней дошли лишь маленькие фрагменты этих документальных ком­
плексов, утраченных не только в результате войн и стихийных
бедствий, но и в немалой степени из-за небрежного хранения.
В связи с ростом феодального землевладения, раздачей при­
надлежавших государству («черных») и царскому дворцу («двор­
цовых») земель в поместное и вотчинное владение важное значе­
ние приобретало ведение соответствующей документации. Поэто­
му в имениях светских и духовных феодалов (особенно монасты­
рей), а также в государственных учреждениях, как центральных
(приказах), так и местных (приказных воеводских и съезных из­
бах), составлялись копийные и записные книги актов.
В записных книгах регистрировались акты, устанавливающие
ф о р м ы зависимости крестьян от землевладельцев («порядные и
ссудные записи»), акты на д о л ж н и к о в , отрабатывающих про­
центы со ссуды в хозяйстве землевладельцев («служилые каба­
лы» и т . д . ) .
13
 Развитие феодального хозяйства приводило к усложнению
функций вотчинного управления, а следовательно, и к усложне­
нию текущего делопроизводства в феодальной вотчине. Так, по­
являются приходно-расходные книги и другие виды документов.
В XVI —XVII вв. в правительственных учреждениях сложилась
система делопроизводства. П р и к а з н о й аппарат (канцелярия) со­
стоял из дьяков и подьячих, которые вели всю приказную до­
кументацию. Существовала «столбцовая» форма приказного де­
лопроизводства, выработался и особый стиль письма — ско­
ропись.
Столбцами называли ленты бумаги шириной 15 —17 см и раз­
личной длины, имевшие несколько склеек. На лицевой стороне
столбца наносился основной текст, а оборотная сторона служила
для нанесения различных помет, кроме того, переписчик после
завершения дела ставил «справки», т.е. указывал свое имя, а дьяк
или подьячий, «вершивший» дело, скреплял столбец «скрепой»,
т. е. проставлял на местах склеек буквы своего имени и титула. Та­
кая система позволяла обезопасить документ от подлогов или ут­
рат в случае расклейки столбцов.
Помимо столбцовой в приказах использовались и другие фор­
мы документов — тетради (несколько листов, сшитых в один ко­
решок), грамоты (отдельные наиболее важные правительствен­
ные указы или частные сделки).
Постепенно в работе приказов произошло разделение в хране­
н и и подлинников и копий документов.
Первоначально архивы в приказах располагались в тесных, не­
приспособленных помещениях — «казенках». Однако после силь­
нейшего пожара в Москве в 1626 г., уничтожившего большое ко­
личество деревянных построек, в том числе и тех, где располага­
лись приказы, в Кремле было построено специальное каменное
здание, в котором и разместились уцелевшие архивы приказов. В даль­
нейшем именно сюда стали поступать на хранение документы от
московских приказов.
Характерной особенностью работы архивов этого периода было
то, что потерявшие практическое значение документы, как пра­
вило, хранились в канцелярии вместе с текущим делопроизвод­
ством, т.е. хранилища документов еще не стали самостоятельны­
ми структурными подразделениями учреждений.
Для истории архивного дела Русского централизованного го­
сударства особое значение имеет Царский (или государственный)
архив, который в XVI в. занимал центральное место среди храни­
л и щ письменных материалов.
Текущими делами архива руководили думные дьяки. Докумен­
ты в архиве хранились в ящиках, в каждом из которых находились
грамоты, книги, тетради, столбцы, а в некоторых — архивы быв­
ших независимых земель.
14
Условно архив можно было разделить на две группы материа­
лов: изъятых в воссоединенных землях (духовные грамоты вели­
ких и удельных князей) и возникавших в процессе деятельности
государственных учреждений (документы по истории внутренней
и внешней политики Русского централизованного государства).
В Царском архиве отлагались материалы, начиная с XIV в., в том
числе документы упраздненных учреждений и наиболее важная до­
кументация XVI в. В конце XVI в. большинство дел из Царского архи­
ва было передано в архив Посольского приказа. В начале XVII в.
(в Смутное время) входившие ранее в состав Царского архива доку­
менты сильно пострадали в результате военной интервенции.
1.3. Архивная деятельность в Российской империи
Архивная деятельность в годы царствования Петра I. К исходу
XVII в. система государственных учреждений — приказов — из­
рядно устарела.
В первой четверти XVIII в. с началом преобразований в области
экономики, военного дела, государственного управления приказы
были упразднены. Вместо них были созданы коллегии, которые
ведали определенными участками государственного управления и
распространяли свою деятельность на всю территорию страны. Но­
вые центральные учреждения отличал принцип коллегиального об­
суждения текущих дел. Количество коллегий по сравнению с коли­
чеством приказов было намного меньше, что сделало управление
более эффективным. Документы коллегий содержали информацию
об армии и флоте, их строительстве, перевооружении, снабжении,
обучении личного состава, условиях несения военной службы, ходе
военных действий (фонды Военной коллегии и Адмиралтейства);
сведения о финансовом положении России в XVIII в., о формиро­
вании бюджета страны, о расхищении казенных средств должност­
ными лицами, о сборе налогов, переписи населения (Камер- и
Ревизион-коллегии); о судебной деятельности правительственных
учреждений (Юстиц-коллегия); сведения о раздаче дворянам зе­
мель, о купле-продаже крепостных крестьян и земель, о крестьян­
1
ских восстаниях (Вотчинная коллегия) и т.д. . Все эти документы
откладывались в хранилища при коллегиях.
В 1708 г. была проведена реформа местного управления, в ре­
зультате которой государство было поделено на губернии. Также
была проведена городская реформа, целью которой было упоря­
дочить управление городами. Центральным учреждением, ведав­
ш и м управлением в городах, стал Главный магистрат, а на местах
были учреждены городские магистраты.
1
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путево­
дитель: В 4 т. - Т. 1. - М., 1991.
15
 В хранилищах при вновь созданных местных учреждениях скон­
центрировались документы предшествующих органов местного са­
моуправления, а также стали откладываться документы учрежде­
ний, пришедших им на смену: в губерниях — при губернских кан­
целяриях, в провинциях — при провинциальных канцеляриях, в
уездах — при земских комиссарах. В 1721 г. был образован Синод
во главе со светским лицом. Таким образом, произошло подчине­
ние церкви государству, ее превращение в часть государственного
аппарата. В фондах Сената, Синода, Кабинета министров, Вер­
ховного тайного совета и других высших органов власти, возни­
кавших в период дворцовых переворотов, хранились ценнейшие
сведения о внутренней и внешней политике XVIII в., а также
личные документы императоров и императриц, сменявших друг
друга на престоле.
Таким образом, происшедшие преобразования отразились на
развитии архивного дела в стране. Начали создаваться архивохра­
нилища при новых высших, центральных и местных учреждени­
ях, а также предпринимались попытки организовать хранение до­
кументов упраздненных учреждений и документов, утративших
свое оперативное значение в повседневной работе действующих
учреждений.
Под влиянием развития книгопечатания и в целях улучшения
сохранности документов в делопроизводство стало внедряться ве­
дение дел на листах книг и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое
делопроизводство было отменено, и документы приняли знако­
мую для нас форму.
Важно отметить, что в результате петровских реформ государ­
ственного аппарата архивы были отделены от канцелярий учреж­
дений и стали самостоятельными структурными подразделения­
ми. Юридически это было закреплено в Генеральном регламенте
1720 г., по которому предусматривалась обязательная сдача уч­
реждениями документов в архивы по истечении определенного
срока.
П о д о б н а я ситуация существовала до 70-х гг. XVIII в., когда в
результате р е ф о р м ы государственного аппарата ( 1 7 7 5 - 1 7 8 5 ) ,
п р о в е д е н н о й в царствование Е к а т е р и н ы II ( 1 7 6 2 - 1 7 9 6 ) , коли­
чество местных учреждений и соответственно архивов при них
возросло.
Архивная деятельность в годы царствования Екатерины II. В годы
правления Екатерины II был разработан проект нового управле­
ния губерниями — «Учреждения для управлениями губерниями
Всероссийской империи» (1775), в соответствии с которым стра­
на была разделена на 50 губерний (вместо 23 прежних). Провин­
ции упразднялись. Столичные губернии (Москва, Санкт-Петер­
бург), а также крупные регионы из 2 - 3 губерний образовывали
наместничества во главе с наместником. Во главе губернии стоял
16
губернатор, обладавший чрезвычайно широкими властными пол­
номочиями.
Финансовые вопросы в губернии находились в ведении Казен­
ной палаты, а в уездах — казначейств. В связи с этим были упразд­
нены Камер- и Ревизион-коллегии.
Были созданы сословные судебные учреждения: Верхний зем­
ский суд для дворян, Губернский магистрат для горожан и Верх­
н я я расправа для государственных крестьян.
Уголовная и гражданская палата судили все сословия.
В отдельную административную единицу управления были вы­
делены города. Во главе города стоял городничий.
Городское собрание избирало городского главу и представите­
лей судебных учреждений. Распорядительным органом сословного
самоуправления в городе стала городская Дума. В период между
собраниями Думы ее функции передавались исполнительному
органу — шестигласной Думе, включавшей по одному гласному
(депутату) от каждого разряда городского населения.
Таким образом, реформа унифицировала органы местной адми­
нистрации, усилила централизацию власти, укрепила диктатуру дво­
рянства в центре и на местах. Сложившаяся в результате реформ
система местных органов государственного управления просущество­
вала до 60-х гг. XIX., а введенное Екатериной II административное
деление страны оставалось практически неизменным до 1917 г.
Создание новых губернских учреждений, предусмотренных ека­
терининскими реформами, растянулось на несколько лет. Ликви­
дированные в их результате учреждения должны были сдать окон­
ченные дела в Санкт-Петербургский государственный архив ста­
рых дел, имевший самостоятельное положение: архив находился
в ведении Сената (просуществовал с 1781 по 1834 г.).
По такой же схеме происходила концентрация «решенных дел»
в Москве — они были сосредоточены в Московском государст­
венном архиве старых дел.
Следует отметить, что дела московских ликвидированных уч­
реждений находились в лучшем состоянии, чем петербургских,
которые сильно пострадали во время наводнения 1777 г. В Москве
дела принимались на хранение в упорядоченном состоянии — по
описям и реестрам (однако не следует думать, что в Москве все
дела находились в образцовом порядке, и среди них было множе­
ство поврежденных из-за небрежного хранения).
В конце XVIII в., в годы правления Павла I (1796-1801), в результате
восстановления деятельности части упраздненных коллегий часть доку­
ментов была вновь рассредоточена по учреждениям. Таким образом, по­
пытка концентрации архивных п г и г у м с н т п н упрячпнр.нных учпежгтений
оказалась непродолжительной по времени и л о к а № Н 9 Й ^ Ш ^ р т # б М я д * ы ^
двух государственных архивах. ? Кокшетау облыстьщ f **бебаа *j
. i гылыми кггапханасы JB
u
1 U Кокчетавская о6лас-М*я "**
универсальная научная библиотека
км. М. Жумабаева
 В XVIII в. причиной создания архивохранилищ были не только
реформирование государственного аппарата, но и другие не ме­
нее важные исторические события. Так, по Манифесту 1765 г. на­
чалось межевание земель. Нуждаясь в поддержке дворянства, Ека­
терина II, проводя генеральное межевание земель, закрепляет за
ним не только те земли, на которые оно имело юридические пра­
ва, но и земли, самочинно захваченные.
Для проведения межевания при Сенате была учреждена Меже­
вая экспедиция, а в губерниях — межевые канцелярии или конторы.
Московская межевая канцелярия сыграла важную роль в создании
Межевого архива в 1768 г. В нем сконцентрировались планы, карты,
атласы, межевые книги, экономические примечания (объяснитель­
ные записки к картографическим материалам); поверочные пла­
1
ны, чертежи, судебные решения и другие ценнейшие документы .
Комплекс документов, связанных с помещичьим землевладе­
нием, ранее хранившихся в Поместном приказе, а затем передан­
ных в Вотчинную коллегию, имел огромное значение для под­
тверждения прав на землю. В связи с важностью этих документов
по указу Екатерины II в 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный
архив. Его основу составили документы центральных поместно-
вотчинных учреждений XVI-XVIII вв. (указы Сената, протоколы
и журналы заседаний коллегий и присутствия Вотчинного депар­
тамента, материалы о купле-продаже крестьян, а также комплекс
документов по межеванию). Состав документов делал этот архив
2
тематически близким Межевому архиву .
Архивная деятельность в XIX в. В конце XVIII в. и особенно в
первой половине XIX в. в России проявляется кризис феодаль­
но-крепостнических отношений, в недрах которых зарождались
элементы капиталистического уклада.
В начале XIX в. правительство Александра I (1801 — 1825) было
вынуждено под давлением объективных обстоятельств приступить
к модернизации страны. В этой связи был проведен ряд реформ
государственного управления.
Коренным изменениям подвергся центральный аппарат влас­
ти. Вместо коллегий вводились министерства, в которых министр
являлся единоличным руководителем и подчинялся непосредст­
венно императору. Министерства имели подчиненные им учреж­
дения на местах. Это позволило лучше организовать руководство
той или иной отраслью государственного управления.
Изменились функции Сената, он стал высшим судебным орга­
ном империи, на него также был возложен контроль за соблюде-
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путеводи­
тель: В 4 т. - Т. 1. - М., 1991.
2
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путеводи­
тель: В 4 т. - Т . 2. - М., 1991.
18
нием законности в стране и за деятельностью административных
органов.
В 1810 г. был создан законосовещательный Государственный
совет, на котором рассматривались новые законопроекты и важ­
нейшие государственные дела, связанные с внутренней и внеш­
ней политикой России. Решения совета получали силу закона толь­
ко после утверждения их императором.
В 1811 г. было принято «Общее учреждение министерств», кото­
рое регламентировало структуру и все направления деятельности
министерств, в том числе и обязательное создание при министер­
ствах архивов. Подразумевалось, что архивы будут существовать при
каждом департаменте министерства и подчиняться непосредствен­
но директору департамента. На практике это решение привело к
созданию большого количества и дробности ведомственных архи­
вов. Министерские архивы оказались без единого руководства, что
и было зафиксировано в 1820 г. в указе Сената.
Много документов, особенно в Москве, погибло в Отечествен­
ную войну 1812 г. Так, многие дела Коллегии иностранных дел,
Разрядно-Сенатского, Поместно-Вотчинного и Межевого архи­
вов были уничтожены или испорчены французами. Упорядочение
сохранившихся дел происходило в последующие десятилетия край­
не медленно.
В начале XIX в. в Военном министерстве были созданы два
исторических архива: Военно-топографическое депо (позже по­
лучил название Военно-ученый архив) и Московское отделе­
ние инспекторского департамента (позже назывался архив Глав­
ного штаба). Вместо Государственного архива Коллегии иност­
ранных дел в июне 1834 г. был создан Государственный архив
Министерства иностранных дел. Важнейшее событие произо­
шло в 1852 г., когда был создан М о с к о в с к и й архив Министер­
ства юстиции ( М А М Ю ) , так к а к впоследствии и м е н н о этот ар­
хив стал своеобразным методическим центром, определявшим
работу архивов.
После отмены в 1861 г. крепостного права с особой остротой
встал вопрос о реформе управления на местах.
В 1864 г. были созданы выборные органы власти в масштабе
губерний — земские учреждения (земства), которые являлись не
только выборными, но и всесословными органами. Земства за­
нимались хозяйственными и культурными вопросами на терри­
тории губернии, однако они не имели административной власти
и зависели от государственных органов, особенно от местной
полиции.
По образцу земских учреждений в 1870 г. было перестроено и
городское самоуправление. Выборные органы городской Думы за­
нимались вопросами городского благоустройства, здравоохране­
ния, просвещения.
19
 Судебная реформа 1874 г. провозглашала независимость суда от
администрации (судья назначался правительством, но мог быть
отстранен от должности только по суду), гласность (на судебных
заседаниях могли присутствовать пресса и публика) и всесослов-
ность (т.е. единый суд для всего населения).
Реформирование судебной системы России привело к созда­
нию специальных судебных органов.
Все эти изменения сказались и на состоянии архивной сферы в
стране.
В 1872 г. был создан Московский дворцовый архив, в который
была включена и коллекция документов Оружейной палаты. Че­
рез 10 лет, в 1882 г., подобный архив был создан в Санкт-Петер­
бурге, а в 1888 г. Московский и Петербургский дворцовые архивы
были объединены в архив Министерства двора.
Таким образом, начиная со второй четверти XIX в. в ряде наи­
более важных министерств происходит концентрация документов
и создание единого архива.
Более сложным было положение архивов в местных органах
управления. Так, в годы правления императора Павла I (1796 —
1801) были изданы два указа: в 1798 и 1800 гг., по которым
предписывалось в каждой губернии создать три архива: при гу­
бернском правлении, судебной палате и казенной палате, что
должно было обеспечить хотя бы минимальную сохранность до­
кументов местных органов власти. Однако в начале XIX в., при
проведении реформ управления, требования, предъявляемые к
созданию провинциальных архивов, изменились. В 1820 г. «Об­
щее губернское учреждение» регламентировало создание архива
при каждом местном учреждении, но недостаток ф и н а н с о в , при­
способленных помещений и подготовленных для архивной рабо­
ты ч и н о в н и к о в на практике приводил к тому, что архивы на
местах были в заброшенном состоянии, поэтому многие доку­
менты погибли.
Кроме того, «бумажный бум», охвативший в начале века уч­
реждения, и особенно центральные министерства, привел к тому,
что архивы оказались переполненными документами различной
ценности. В этих условиях правительство приняло ряд решений,
оказавшихся губительными для архивов. Архивные фонды стали
спешно «переселять» из одного помещения в другое, менее загру­
женное. Это привело к рассредоточению единых архивных комп­
лексов, путанице, потерям. Другой, не менее пагубной практи­
кой хранения документов было использование заброшенных, пу­
стующих и совершенно не приспособленных для хранения поме­
щений. Подобная практика была характерна как для крупных, сто­
личных и губернских, центров, так и для провинции.
И наконец, третья, самая губительная и практически бесконт­
рольная, «разгрузка архивов» была связана с уничтожением до-
20
кументов. Особенно это было распространено после проведения
реформ 1861 г., когда началось варварское уничтожение докумен­
тов дореформенных учреждений («бумагу» сдавали на переработ­
ку на фабрики, а чиновники, перевыполнившие своеобразный
«план по сдаче», получали вознаграждение, что было неплохим
дополнением к маленькому жалованью чиновников низших раз­
рядов).
Научная общественность пыталась обратить внимание прави­
тельства на совершенно недопустимое отношение к архивам. Так,
Второй археологический съезд в 1872 г. ходатайствовал перед пра­
вительством об образовании особой комиссии для выработки об­
щих правил работы архивов. В ответ на ходатайство в 1873 г. была
учреждена комиссия из 28 ведомств и ученых учреждений, основ­
ная задача которой состояла в написании положения о Главной
архивной комиссии как правительственном учреждении, должен­
ствовавшем объединить управление архивами разных ведомств и
подчинить их однообразным правилам хранения и пользования.
В предлагаемом положении помимо основного требования — уч­
редить Главную архивную комиссию — предлагалось также учре­
дить для всех ведомств общие архивы в губернских городах, а в
общих архивах учредить особые комиссии для разбора местных
документов под наблюдением Главной архивной комиссии.
Эта рекомендация была осуществлена л и ш ь в апреле 1884 г.,
когда были учреждены губернские ученые архивные комиссии
(ГУАК), на которые возлагалась задача разбора материалов мест­
ных государственных учреждений, отбора материалов для уничто­
жения и формирования местных исторических архивов. Комиссии
были в ведении Министерства внутренних дел, подчинялись гу­
бернаторам и состояли из местных чиновников.
ГУАК были созданы в 41 губернии России и просуществовали
до 1918 г. Фонды архивных комиссий ныне хранятся почти в каж­
дом областном или краевом архиве, составляя ценную часть мате­
риалов дореволюционного периода.
Архивная деятельность в начале XX в. В годы Первой мировой
войны (1914-1918) многие архивы понесли существенные поте­
ри, так как не были своевременно эвакуированы; сократились и
без того малые ассигнования на нужды архивного дела в стране.
После свержения монархии в марте 1917 г. были предприняты
попытки чиновниками государственного аппарата уничтожить
документы, компрометирующие действия властей. Наибольший
ущерб был нанесен архивам полицейских охранных отделений,
судов. Уничтожались важные документы, и в первую очередь —
агентурные.
Таким образом, хотя в дореволюционной России и сложилась
значительная сеть архивов, над ними не было единого руководя­
щего органа, все они находились в подчинении различных ве-
21
домств. Дореволюционная Россия была одним из немногих евро­
пейских государств, в котором не произошла централизация ар­
хивного дела, хотя подобные проекты предлагались правитель­
ству учеными.
И все-таки, несмотря на имевшиеся недостатки в работе исто­
рических архивов, они сыграли важную роль в сохранении наибо­
лее ценных исторических документов, которые дошли до наших
дней.
1.4. Архивная деятельность в советский и постсоветский
периоды
Прежде чем начать знакомство с историей архивного дела в
Р С Ф С Р и затем С С С Р , кратко коснемся истории становления и
развития нового государства на территории России — Р С Ф С Р и
затем С С С Р .
Становление советской государственности. Двадцатый век в ис­
тории нашей страны в целом и в истории отечественного архив­
ного дела как ее составной части оказался наиболее насыщенным
событиями, коренным образом повлиявшими на все стороны го­
сударственной, политической, общественной, экономической и
культурной жизни. Войны, революции, смены политического
строя, распад, восстановление и вновь распад единой страны —
так началось и так закончилось двадцатое столетие.
В первые два десятилетия XX в. в России произошли сразу три
революции (1905—1907 гг., Февральская и Октябрьская в 1917 г.),
результатом каждой из которых были значительные изменения не
только государственного аппарата, но и государственного строя
страны.
И если революция 1 9 0 5 - 1907 гг. не привела к свержению су­
ществующего государственного строя, то результатом февраль­
ской буржуазно-демократической революции было свержение мо­
нархии, а результатом Октябрьской революции — провозглаше­
ние социалистического государства — Р С Ф С Р , а затем С С С Р .
Итак, 25 октября (по старому стилю) 1917 г. в истории России
начался новый, советский, период истории.
Насыщенная событиями история советского периода остается
за рамками главы. Основное внимание будет уделено государст­
венному строительству, и особенно высшим и центральным орга­
нам власти, в документах которых отразилось все многообразие
этого периода. Это связано с тем, что основным предметом наше­
го изучения является складывание в советский период государст­
венной архивной службы, которая, собственно, и сосредоточила
в своих архивохранилищах в основном «государственную» часть
истории.
22
За пределами главы остается история ведомственных архивов,
включая систему партийных архивов, так как они требуют от­
дельного изучения.
До начала 1918 г. государственное строительство связывалось с
подготовкой Учредительного собрания России. Однако отрицание
руководством Р С Д Р П ( б ) и его лидером В.И. Л е н и н ы м буржуаз­
ного парламентаризма как формы правления привело к разгону
7 января 1918 г. Учредительного собрания. Началось ускоренное
становление новой, советской государственности.
Наряду с созданием «карающих мечей революции» — мили­
ции, народных судов, революционных трибуналов, чрезвычай­
ных комиссий — шел процесс создания единой системы Советов,
ставших с октября 1917 г. основой государственной власти.
Н а п о м н и м , что п о л е н и н с к о й к о н ц е п ц и и государственно-
ти к о м м у н и с т и ч е с к а я партия я в л я л а с ь ведущей п о л и т и ч е с к о й
сновой общества, играла руководящую роль в политической си-
теме страны. Ее влияние от десятилетия к десятилетию все более
озрастало, и, по сути, партийные органы, формально я в л я я с ь
б щ е с т в е н н ы м и о р г а н и з а ц и я м и , в л и я л и на все с т о р о н ы ж и з -
и государства и общества. Р е ш е н и я партии были обязатель-
ы м и к и с п о л н е н и ю всеми ветвями советского государствен-
ого аппарата.
Государственные учреждения и общественные организации
олее семи десятилетий составляли основу политической систе-
1Ы С С С Р , служили инструментом управления обществом.
В своем развитии советский государственный аппарат прошел
есколько этапов, каждому из которых была свойственна своя
истема высших, центральных и местных органов власти и управ-
ения.
Высшими органами с 1917 по 1922 г. являлись: Всероссийский
ъезд Советов — верховный орган государственной власти; Всерос-
ийский центральный исполнительный комитет (ВЦИК) — ис-
олнительный орган съезда и носитель высшей власти в период
дежду съездами; Совет Народных Комиссаров ( С Н К ) — прави-
ельство, исполнительно-распорядительный орган управления; на­
родные комиссариаты — центральные органы управления отдель­
ными отраслями государственной жизни; Советы на местах — мест­
ные органы государственной власти и управления.
После образования в декабре 1922 г. единого союзного государ­
ства — Союза Советских Социалистических Республик (СССР) —
были созданы общесоюзные органы власти: всесоюзные съезды
Советов и Центральный исполнительный комитет ( Ц И К ) СССР.
8 союзных и автономных республиках высшими органами власти
явились республиканские съезды Советов и Ц И К . Такая система
государственного управления существовала до принятия Консти­
туции С С С Р 1936 г.
23
 Конституция 1936 г. внесла существенные изменения в систе­
му общесоюзных и республиканских органов власти. Прекратили
свое существование Всесоюзные съезды Советов. С 1936 г. выс­
ш и м общесоюзным органом государственной власти стал Вер­
ховный Совет С С С Р (просуществовал до 1991 г.), состоявший
из двух равноправных палат: Совета Союза и Совета Националь­
ностей.
В 1946 г. наркоматы были переименованы в министерства, а
С Н К С С С Р — в Совет Министров С С С Р .
Характерной особенностью государственного аппарата совет­
ского периода в 2 0 - 4 0 - е гг., а также в конце 80-х — начале 90-х гг.
XX в. было создание чрезвычайных (не предусмотренных Консти­
туцией) органов, наделенных особыми полномочиями.
В конце 80-х гг. XX в. произошли важные изменения в государ­
ственном управлении С С С Р . 1 декабря 1988 г. были приняты два
закона — «Об изменениях и дополнениях Конституции (Основно­
го закона) С С С Р » и «О выборах народных депутатов С С С Р » ,
14 марта 1990 г. — закон «Об учреждении поста Президента С С С Р
и внесении изменений и дополнений в Конституцию (Основной
закон) СССР». На основании этих законов была установлена но­
вая структура высших органов власти: Президент С С С Р — Съезд
народных депутатов С С С Р — Верховный Совет С С С Р — Совет
Федерации — Комитет конституционного надзора.
Таким образом, была проведена реформа политической систе­
мы СССР, остававшаяся практически неизменной с 30-х гг. XX в.,
однако просуществовала она недолго.
8 декабря 1991 г. руководители трех республик ( Р С Ф С Р , УССР,
Б С С Р ) , входивших в состав С С С Р , тайно собрались в Беловеж­
ской пуще и заявили, что С С С Р прекращает свое существова­
н и е ; соответственно была п р е к р а щ е н а деятельность органов
СССР.
Так прекратил свое существование Союз Советских Социали­
стических Республик и началась история Российской Федерации,
становление государственности которой в последнее десятилетие
XX в. протекало весьма бурно, порой драматично.
Архивное дело в РСФСР. Все эти изменения в государствен­
ной, политической, экономической сферах неизбежно должны
были отразиться и на развитии архивного дела в стране. Рассмот­
рим, как это было.
После Октябрьской революции 1917 г. новые органы власти в
центре и на местах приняли меры по охране архивов ликвидиро­
ванных учреждений царского и временного правительств.
Историческим ведомственным архивам в Москве и Петрограде
были выданы специальные документы, сохранявшие за ними по­
мещения. Из наркоматов в соответствующие по подчиненности
ведомства в губерниях были направлены распоряжения, в кото-
24
рых предлагалось взять под охрану архивы местных учреждений,
ликвидированных после установления советской власти.
2 апреля 1918 г. был создан Ц е н т р а л ь н ы й комитет по управ­
л е н и ю архивами. На него была возложена ф у н к ц и я по времен­
ному управлению архивами, а также поставлена задача по раз­
работке нормативного документа о р е о р г а н и з а ц и и архивного
дела в стране.
Буквально через несколько месяцев, 1 июня 1918 г., Совет
Народных Комиссаров Р С Ф С Р принял Декрет о реорганизации и
централизации архивного дела в Российской Социалистической
Федеративной Советской Республике, который многие десятиле­
тия был основополагающим законодательным актом в организа­
1
ции архивного дела в СССР .
В декрете были заложены принципиальные изменения в орга­
н и з а ц и и архивного дела в стране, которые заключались в следу­
ющем: все архивы правительственных учреждений должны были
быть ликвидированы как ведомственные учреждения, хранящиеся
в них дела и документы должны были войти в Е д и н ы й государ­
ственный архивный ф о н д (ЕГАФ), заведование ЕГАФ возлага­
лось на Главное управление архивным делом, или Главархив.
Таким образом, провозглашалась централизация архивного дела
в стране.
Перед Главархивом стояли очень сложные задачи по проведе­
нию учета документов, подлежащих хранению в ЕГАФ: обеспече­
ние их сохранности и перевозка в государственные архивы; орга­
низация использования документов; контроль за сохранностью до­
кументов в учреждениях; первичная научно-техническая обработ­
ка документов, поступавших в архивы. Для проведения этой рабо­
ты в Главархиве была создана инспекторская группа, в губерн­
ских городах организацией архивного дела в этот период занима­
лись отделы народного образования.
Декрет от 1 и ю н я 1918 г. установил составные части ЕГАФ:
национализированные бывшие ведомственные исторические ар­
хивы; дела ликвидированных учреждений царского и Временного
правительств; в перспективе — дела вновь организованных совет­
ских учреждений, оконченные делопроизводством и утратившие
оперативное значение.
Кроме документов государственных учреждений на учет бра­
лись также материалы организаций, ликвидированных первыми
декретами советского правительства.
31 марта 1919 г. С Н К Р С Ф С Р издал Декрет о губернских архив­
2
ных фондах (положение), юридически оформивший их создание .
1
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по архив­
ному делу 1918-1982 гг. - М., 1985. - С. 6 - 7 .
1
См.: Там же. - С. 8 - 9 .
25
 Состав ЕГАФ в 1917—1918 гг. постоянно расширялся за счет
национализации предприятий и отраслей промышленности, част­
ных и акционерных банков.
По Декрету о земле (1917) и Декрету об отделении церкви от
государства и школы от церкви (1918) в собственность государст­
ва перешли церковные и монастырские архивы. Среди этих доку­
ментов были летописи, старопечатные книги, сборники древних
сочинений и сказаний — все, что представляет исключительную
культурную ценность.
27 марта 1919 г. С Н К Р С Ф С Р утвердил декрет «Об архивах и
1
делах расформированной прежней армии» , а 29 июля того же
года — декрет «Об отмене права частной собственности на архивы
русских писателей, композиторов, художников и ученых, храня­
2
щихся в библиотеках и музеях» . В соответствии со вторым декре­
том все архивы и дела расформированных частей, штабов и уп­
равлений армии, относящиеся к периоду Первой мировой войны
(1914—1918), должны были быть немедленно приняты на местах
военными комиссарами под свою охрану.
Все вышеперечисленные документы касались истории Россий­
ской империи и Временного правительства.
Столь же серьезное внимание правительство Р С Ф С Р уделяло по­
ступлению в ЕГАФ документов новой эпохи. В этой связи 22 апреля
1919 г. С Н К Р С Ф С Р принял Декрет «О хранении и уничтожении
архивных дел», в котором предусматривалось ограничение хране­
ния оконченных дел в учреждениях, профессиональных и коопе­
ративных организациях сроком до пяти лет. По истечении этого
срока оконченные дела должны были поступать в соответствующее
государственное хранилище. Из комплекса дел, подлежащих пере­
даче в государственные архивы, предусматривалось выделение для
уничтожения групп дел, не имевших научной или иной ценности.
Однако на практике ситуация была сложнее и не всегда вписыва­
лась в рамки закона. (Подробнее об этом — в соответствующем раз­
деле по комплектованию и экспертизе ценности документов.)
Важное место в деятельности Главархива было уделено сбору
материалов по истории Октябрьской революции. В 1919—1920 гг. в
этой работе активно участвовали губернские архивные фонды,
губернские исполнительные комитеты Российской Коммунисти­
ческой партии большевиков ( Р К П (б)). Специально для хранения
этих материалов в 1920 г. был создан Архив Октябрьской револю­
ции (АОР), в который стали поступать документы съездов Сове­
тов, сессий В Ц И К , Совета Народных Комиссаров и других ор­
ганизаций, содержащие сведения о первых годах советской вла-
1 1
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
му делу 1918 — 1982 гг. - С. 7 - 8 .
Там же. — С. 11.
26
сти. В АОР были также переданы материалы по истории Октябрь­
ской революции и Гражданской войны (1918— 1920).
Постепенно происходило расширение и усложнение задач, сто­
явших перед архивным ведомством, что требовало реорганизации
его управления. Поэтому 30 января 1922 г. декретом В Ц И К было
1
утверждено Положение о Центральном архиве РСФСР . В соответ­
ствии с Положением все архивные учреждения были объединены
в Центральный архив Р С Ф С Р (Центрархив), находившийся в ве­
дении В Ц И К .
На Центрархив Р С Ф С Р возлагалось общее руководство по ор­
ганизации архивной части и текущего делопроизводства в прави­
тельственных учреждениях Р С Ф С Р . Специальный раздел Поло­
жения был посвящен составу Единого государственного архивно­
го фонда, который соответственно содержанию входящих в его
состав архивных материалов разделялся на секции: политическую,
экономическую, юридическую, историко-культурную, военно-
морскую.
Создание государственных архивов и особого органа управ­
ления архивным делом (Центрархива) подчеркивало общего­
сударственную значимость архивов и д о л ж н о было ограничить
ведомственный произвол в уничтожении документов. Такому
п о л о ж е н и ю в архивном деле способствовал также и з д а н н ы й
В Ц И К в 1926 г. Декрет о приведении в п о р я д о к и сдаче в Еди­
н ы й государственный архивный ф о н д архивных материалов за
2
1917—1921 гг. . Дополнением к нему послужил Декрет С Н К
Р С Ф С Р от 13 марта 1926 г. «О сдаче центральному архиву Р С Ф С Р
архивных материалов». В нем указывалось, что п о м и м о докумен­
тов учреждений и общественных о р г а н и з а ц и й дореволюцион­
ного и советского периодов, перечисленных в ранее принятых
декретах, передаче в Центрархив подлежат следующие матери­
алы: всех национализированных и муниципализированных про­
мышленных, кредитных и торговых учреждений и предприятий
за время, предшествующее н а ц и о н а л и з а ц и и или муниципали­
зации; всех учреждений Временного правительства и всех контр­
революционных правительств и о р г а н и з а ц и й , претендовавших
на государственную власть на территории бывшей Р о с с и й с к о й
и м п е р и и ; церквей, монастырей, дворцов, бывшей царской фа­
милии и национализированных усадеб; бесхозные архивные ма­
териалы. Все учреждения и лица, ф а к т и ч е с к и владевшие пере­
ч и с л е н н ы м и в декрете материалами, о б я з а н ы были сдать их ар­
хивным органам. Значение этого документа в истории станов­
ления архивного дела в советский период и ф о р м и р о в а н и я го-
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по архив­
ному делу 1918-1982 гг. — С. 1 3 - 1 6 .
См.: Там же. — С. 1 8 - 2 0 .
27
 сударственного архивного фонда страны заключается в том, что
в нем были указаны материалы (документы) всех категорий уч­
реждений, организаций, п р е д п р и я т и й и частных л и ц , подле­
жащие к о н ц е н т р а ц и и в ЕГАФ.
Декреты Совнаркома Р С Ф С Р и В Ц И К по архивному делу имели
силу только на территории Российской Федерации. Однако союз­
ные республики в некоторых вопросах организации архивной сферы
следовали опыту Р С Ф С Р . Представители органов управления ар­
хивным делом Р С Ф С Р приезжали в республики и непосредствен­
но на месте оказывали методическую помощь.
Архивное дело в СССР в довоенный период. 10 апреля 1929 г.
постановлением Ц И К С С С Р и Совета Народных Комиссаров
С С С Р было создано Центральное архивное управление Союза С С Р
(ЦАУ СССР) для общего направления и объединения деятельности
центральных архивных управлений союзных республик по заведо­
1
ванию архивными фондами общесоюзного значения .
Архивными фондами общесоюзного значения были признаны:
- документы съезда Советов, Центрального Исполнительного
Комитета и Совета Народных Комиссаров Союза С С Р , народных
комиссариатов Союза С С Р и прочих общесоюзных учреждений и
организаций;
- архивные материалы, относившиеся к Февральской револю­
ции 1917 г., по установлению Советской власти на территории
Союза С С Р , по истории Рабоче-Крестьянской Красной Армии и
Гражданской войны;
- архивы центральных правительственных учреждений и обще­
ственных организаций, действовавших до 1917 г. В дальнейшем
состав общесоюзных фондов должен был увеличиваться. Подоб­
ные решения должны были утверждаться специальными поста­
новлениями Ц И К С С С Р .
Первоначально компетенция общесоюзного архивного органа
была ограничена несколькими направлениями деятельности: учет
фондов общесоюзного значения; руководство постановкой архив­
ного дела в центральных органах С С С Р ; согласование мероприя­
тий республиканских ЦАУ по постановке архивной части дело­
производства в местных органах. Однако постепенно ЦАУ С С С Р
стало развивать одно из важнейших направлений, входивших в
его компетенцию, — создание архивов общесоюзного значения.
Начало этому процессу было положено 7 декабря 1932 г., ког­
да по постановлению Ц И К С С С Р при ЦАУ С С С Р был создан
2
Центральный государственный архив звуковых записей .
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по ар­
хивному делу 1 9 1 8 - 1982 гг. — С. 22-24.
См.: Сборник руководящих материалов по архивному делу ( 1 9 1 7 - 1941 гг ) —
М., 1 9 6 1 . - С . 79-80.
28
Вскоре к нему был присоединен существовавший с 1926 г. Фото­
киноархив. Так появился Центральный фотофонокиноархив СССР.
В 1933 г. из ведения ЦАУ Р С Ф С Р в ведение ЦАУ С С С Р были
переданы Архив Красной Армии и Военно-исторический архив.
С этого момента он стал называться Центральным архивом. В пер­
вую очередь перевод из статуса республиканских в статус общесо­
юзных (центральных) коснулся архивов Р С Ф С Р .
Для выполнения архивной работы, требующей специальных
профессиональных знаний, необходимы были подготовленные спе­
циалисты, поэтому 3 сентября 1930 г. по постановлению Ц И К и
С Н К С С С Р был создан Институт архивоведения. К работе инсти­
тут приступил с апреля 1931 г. в здании Центрархива С С С Р на
улице 25 Октября, 15 (ныне Никольская, 15). В 1933 г. он был пере­
именован в Историко-архивный институт, позже — в Москов­
ский государственный историко-архивный институт (МГИАИ), а
в 1991 г. вошел в состав Российского государственного гуманитар­
ного университета (РГГУ). За многие десятилетия своего сущест­
вования институт подготовил квалифицированные кадры специ­
алистов, а также внес значительный вклад в разработку научных
и методических проблем истории, архивоведения, источникове­
дения, археографии и других дисциплин.
Помимо организации сети центральных архивов в 1930-е гг. уде­
лялось внимание созданию сети местных архивов и ведомствен­
ному хранению документов. Так, 5 февраля 1936 г. вступило в силу
Постановление Ц И К С С С Р и С Н К С С С Р «Об упорядочении ар­
хивного дела в народных комиссариатах и центральных учрежде­
ниях Союза ССР». Важно отметить, что постановление содержало
перечень документов и материалов, подлежащих обязательному
1
отбору для архивного хранения .
Таким образом, в основу организации архивного дела в С С С Р
были положены принципы централизации и недробимости архив­
ных фондов (к сожалению, на практике принцип недробимости
часто нарушался).
По Конституции 1936 г. произошли изменения в государст­
венном аппарате С С С Р . Были упразднены Ц И К С С С Р , Ц И К
союзных и автономных республик, их местные органы, в веде­
нии которых находились архивные учреждения. С 1938 г. по по­
становлению Президиума Верховного Совета С С С Р Централь­
ное архивное управление С С С Р было передано в ведение На­
родного комиссариата внутренних дел С С С Р .
После передачи архивного дела в ведение НКВД С С С Р Цент­
ральное архивное управление С С С Р было преобразовано в Глав­
ное архивное управление (ГАУ) Н К В Д С С С Р .
1
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по ар­
хивному делу 1918-1982 гг. - С. 24-27.
29
 В 1939 г. центральные архивные управления союзных и авто­
номных республик были преобразованы в архивные отделы на­
родных комиссариатов внутренних дел этих республик, а архив­
ные управления краев и областей — в архивные отделы управле­
н и й внутренний дел. Лишь в Р С Ф С Р не было создано республи­
канского архивного отдела, его функции были переданы Главно­
му архивному управлению, что нарушало права республики.
Передача ГАУ Н К В Д С С С Р руководства всеми направлени­
я м и архивного дела создала условия для жестко централизован­
ного управления архивной сферой через отделы Н К В Д союз­
ных республик, так как архивные управления являлись их струк­
турными подразделениями, а ГАФ Р С Ф С Р находился вместе с
о б щ е с о ю з н ы м и архивами в н е п о с р е д с т в е н н о м в е д е н и и ГАУ
НКВД СССР.
В марте 1941 г. Совнаркомом С С С Р было утверждено Положе­
ние о Государственном архивном фонде (ГАФ) С С С Р и сети го­
сударственных архивов С С С Р . В состав ГАФ С С С Р были включе­
ны все документы, имеющие научное, политическое и практи­
ческое значение независимо от времени их происхождения, со­
1
держания, оформления, техники и способа воспроизведения .
По положению изменилась сеть государственных архивов. До­
кументы высших и центральных учреждений дореволюционной
России и С С С Р подлежали хранению в центральных архивах СССР.
Одновременно с изменениями в организации центральных ар­
хивов происходила реорганизация сети местных архивов: на базе
ранее самостоятельных краевых и областных исторических архи­
вов и архивов Октябрьской революции были созданы единые ар­
хивы — государственные архивы областей (краев).
Таким образом, в 30-е гг. XX в. были приняты правительствен­
ные постановления об упорядочении архивного строительства в
низовом звене, о создании специализированных государственных
архивов, сети партархивов (история которых нами не рассматри­
вается), а самое главное — о еще большей централизации управ­
ления архивной отраслью, особенно после передачи ранее само­
стоятельного архивного ведомства в систему НКВД С С С Р .
Однако в этом акте были как положительные, так и резко от­
рицательные моменты. К первым можно отнести увеличение ма­
териального обеспечения, строительство и ремонт архивохрани­
лищ, организованное проведение частичной эвакуации архивных
документов в восточные районы страны в начале 1941 г. и реэва­
куации их в 1945 г.; ко вторым относятся: ликвидация самостоя­
тельности архивной отрасли; потеря права вхождения с предло­
жениями непосредственно в правительство; назначение на руко-
См.: Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие — М
1996.— С. 27.
30
водящие посты работников, зачастую не являвшихся специали­
стами, далеких от п о н и м а н и я проблем архивоведения; сущест­
венное ограничение допуска исследователей к документам, что
сказывалось на уменьшении объема и тематики научных иссле­
дований.
Архивное дело в С С С Р в послевоенный период. Развитие архив­
ного дела С С С Р в 1940-е гг. было предопределено Великой Отече­
ственной войной 1941 —1945 гг. На первый план вышли проблемы
физического сохранения документального наследия страны: эва­
куация, реэвакуация и последующая за этим первичная научно-
техническая обработка, розыск и возвращение документов, выве­
зенных оккупантами.
С конца 1940-х — начала 1950-х гг. XX в. начинается активное
выявление документов для использования их в народнохозяйствен­
ных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт,
коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при
поиске полезных ископаемых и т. п. (Подробнее об использовании
архивных документов см. в соответствующем разделе.)
После XX съезда партии в 1956 г. изменилась внутриполитиче­
ская ситуация в стране. Произошли преобразования и в управле­
нии архивным делом. Важной вехой стало принятие в 1958 г. по­
становления Совета Министров С С С Р «Об утверждении положе­
ния о Государственном архивном фонде С С С Р и сети централь­
1
ных государственных архивов СССР» . В состав ГАФ были включе­
ны новые категории материалов (документы учреждений и пред­
приятий, образованных немецко-фашистскими и другими окку­
пационными властями в период Великой Отечественной войны
на временно захваченной территории С С С Р ) , а также материалы
всех органов власти, управления и негосударственных объедине­
ний, существовавших на территории С С С Р до установления со­
ветской власти (в Прибалтике, Западной Украине, Западной Бе­
лоруссии, Северной Буковине и др.).
П о л о ж е н и е установило юридические основы деятельности
ведомственных архивов, их в з а и м о о т н о ш е н и я с органами уп­
равления архивным делом, ответственность руководителей уч­
реждений за сохранность, упорядочение и использование до­
кументов и зафиксировало сроки хранения документов в архи­
2
вах учреждений .
В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положе­
ние Главного архивного управления: оно было передано в непо­
средственное подчинение Совету Министров С С С Р и получило
название Главного архивного управления при Совете Министров
1
СП С С С Р . - 1958. - № 14. - С. 112.
2
См.: Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — С. 30.
31
 С С С Р (ГАУ С С С Р , позднее — Главархив С С С Р ) . Это способство­
вало либерализации доступа к архивным документам.
В течение 1960—1962 гг. во всех союзных республиках архивные
органы были переданы из ведения министерств внутренних дел в
ведение советов министров республик.
28 июля 1961 г. Совет Министров С С С Р принял Постановление
«Об утверждении положения о Главном архивном управлении при
Совете Министров С С С Р и сети центральных государственных ар­
1
хивов СССР» .
В числе основных задач Главархива С С С Р было названо обес­
печение сохранности документов ГАФ С С С Р ; научное и органи­
зационно-методическое руководство государственными и ведом­
ственными архивами и контроль за обеспечением сохранности
документов, находящихся в архивах министерств и ведомств.
В соответствии с постановлением Совета Министров С С С Р
утверждалась следующая сеть центральных государственных архи­
вов С С С Р : Центральный государственный архив Октябрьской ре­
волюции, высших органов государственной власти и органов го­
сударственного управления С С С Р ; Центральный государственный
архив (ЦГА) народного хозяйства С С С Р ; ЦГА Советской Армии;
ЦГА Военно-Морского Флота С С С Р ; ЦГА литературы и искусст­
ва С С С Р ; ЦГА древних актов; ЦГА кинофотофонодокументов;
Центральный государственный исторический архив С С С Р ; Цент­
ральный государственный военно-исторический архив С С С Р .
5 марта 1967 г. постановлением Совета Министров С С С Р был
создан Центральный государственный архив звукозаписей С С С Р .
В 1966 г. при Главархиве С С С Р для проведения исследований в
области архивоведения и документоведения был создан Всесоюз­
ный научно-исследовательский институт документоведения и ар­
хивного дела (ВНИИДАД).
В 1976 г. в С С С Р был принят закон «Об охране и использова­
2 учета ГАФ в учреждениях государственной архивной службы.
нии памятников истории и культуры» , согласно которому архив­
ные документы были отнесены к историческим памятникам, а на
Главархив С С С Р возлагались обязанности использования этой
категории памятников.
В развитие закона «Об охране и использовании памятников
истории и культуры» Совет Министров С С С Р принял ряд поста­
новлений. В 1978 г. было обнародовано Постановление «Об улуч­
шении организации архивного дела в центральных государствен­
3 тральный государственный архив народного хозяйства С С С Р
ных архивах СССР» . В нем особое внимание было уделено про­
блемам комплектования центральных архивов материалами об­
щесоюзных министерств и ведомств.
1
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
му делу 1918-1982 гг. - С. 2 7 - 3 2 .
2 1
Там же. — С. 38—47.
3
Там же.
32
4 апреля 1980 г. Совет Министров С С С Р принял Постановле­
ние «Об утверждении положения о Государственном архивном
фонде С С С Р и Главном архивном управлении при Совете Мини­
1
стров СССР» .
Это положение действовало более 10 лет — до момента распада
С С С Р и принятия архивного законодательства Российской Феде­
рации.
В введении к положению было дано новое толкование доку­
ментальных памятников, а именно то, что они являются достоя­
нием всего народа и, следовательно, строгое соблюдение правил
охраны и использования — задача не только государства и обще­
ственных организаций, но и каждого гражданина. Цель создания
Государственного архивного фонда (ГАФ) — централизованный
учет, хранение и исследование документов.
Упор, сделанный на возможности использования документов,
несмотря на некоторую декларативность и реальные ограничения
на практике, имел огромное значение для развития архивного
дела. Смещался акцент с чисто «охранительных» тенденций к все­
стороннему использованию документального наследия народов
СССР.
В этом правительственном акте содержалось несколько новых
положений, которые еще не вошли в практику работы архивных
учреждений и не имели юридического подтверждения в норматив­
ных документах, однако важен был сам факт постановки пробле­
мы: о создании страховых фондов на особо ценные документы не
только в государственных, но и в ведомственных архивах; о при­
влечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии,
порче, бесхозяйственном хранении, незаконном уничтожении и
купле-продаже документов; о расширении состава ГАФ С С С Р за
счет механографических документов; об изменении сроков ведом­
ственного хранения документов; об организации государственного
К положению были составлены два приложения.
В приложении № 1 закреплялась сеть центральных государ­
ственных архивов С С С Р , находившихся в непосредственном ве­
дении Главного архивного управления (Главархива) при Совете
Министров С С С Р : Центральный государственный архив Октябрь­
ской революции, высших органов государственной власти и ор­
ганов государственного управления С С С Р (ЦГАОР С С С Р ) ; Цен­
(ЦГАНХ С С С Р ) ; Центральный государственный архив Совет­
ской Армии С С С Р (ЦГАСА С С С Р ) ; Центральный государствен­
ный архив Военно-Морского Флота С С С Р (ЦГАВМФ СССР); Цен-
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
му делу 1 9 1 8 - 1982 г г . - С . 4 9 - 6 6 .
2 Архивоведение 33
тральный государственный архив литературы и искусства С С С Р 1
службы . Позже стало известно, что Архивный фонд К П С С на­
(ЦГАЛИ С С С Р ) ; Центральный государственный архив древних
считывает около 74 млн дел и 220 тыс. кинофотофонодокументов.
актов С С С Р (ЦГАДА С С С Р ) ; Центральный государственный ис­
Руководство архивным делом в союзных республиках осуществля­
торический архив С С С Р (ЦГИА С С С Р ) ; Центральный государ­
ли главные архивные управления при советах министров союзных
ственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР); Цен­
республик; в автономных республиках — архивные управления при
тральный государственный архив кинофотофонодокументов С С С Р
советах министров этих республик; в краях, областях и городах
(ЦГАКФД С С С Р ) ; Центральный государственный архив звукоза­
республиканского подчинения (Москва и Ленинград) — архив­
писи С С С Р (ЦГАЗ С С С Р ) .
ные отделы соответствующих исполкомов Советов народных де­
В приложении № 2 давался перечень отраслевых государствен­
путатов.
ных фондов, министерств, ведомств С С С Р и организаций, осу­
Г о с у д а р с т в е н н ы е а р х и в ы разделялись н а две группы —
ществлявших государственное хранение документов ГАФ С С С Р .
госархивы с постоянным составом документов и госархивы с пе­
К ним были отнесены: объединение «Всесоюзный геологический
ременным составом документов (хранившие документы до пере­
фонд»; Государственный фонд данных о состоянии окружающей
дачи их в госархивы постоянного хранения).
природной среды Госкомитета С С С Р по гидрометеорологии и
Архивы с постоянным составом документов подразделялись на
контролю окружающей среды; Центральный картографо-геодези­
несколько категорий:
ческий фонд Главного управления геодезии и картографии при
центральные государственные архивы СССР;
Совете Министров С С С Р ; Всесоюзный и н ф о р м а ц и о н н ы й фонд
центральные государственные архивы союзных республик и их
стандартов и технических условий Госкомитета С С С Р по стан­
филиалы;
дартам; Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Госу­
центральные государственные архивы автономных республик;
дарственного Комитета С С С Р по кинематографии; музеи и биб­
государственные архивы краев, областей (в том числе авто­
лиотеки Министерства культуры С С С Р и Академии наук С С С Р и
номных) и их филиалы в ряде городов республиканского подчи­
союзных республик; Министерство иностранных дел С С С Р .
нения.
В положении были отражены новые ф у н к ц и и государствен­
Архивы с переменным составом документов (райгорархив) соз­
ной архивной службы: выполнять на договорных началах по за­
давались в районах, республиках, краях, областях, городах, имев­
явкам учреждений ряд работ по обеспечению сохранности, упо­
ших развитую промышленность.
рядочению и использованию документов, созданию страхового
Разработку теоретических проблем и методических пособий по
фонда к о п и й ; осуществлять организационно-методическое ру­
вопросам архивоведения и делопроизводства осуществляли такие
ководство деятельностью ведомственных архивов и делопроиз­
н а у ч н ы е у ч р е ж д е н и я , как ВНИИДАД и Н И Ц Т Д , а также
водством учреждений, организаций и предприятий.
вспомогательные центральные лаборатории по микрофильмиро­
Таким образом, деятельность государственной архивной служ­
ванию и реставрации документов в Москве и Ленинграде.
бы получила правовое закрепление.
Подобная система существовала практически неизменной бо­
Государственная архивная служба к этому периоду имела сло­
лее 10 лет, когда в конце 1991 г. Главархив С С С Р был ликвидиро­
жившуюся устойчивую структуру и состояла из органов управле­
ван как общесоюзное отраслевое ведомство. Все его функции были
ния архивным делом, государственных архивов и научных учреж­
переданы центральным архивным органам союзных республик,
дений.
ставших самостоятельными независимыми государствами.
К о р г а н а м у п р а в л е н и я относилось Главное архивное
Архивная деятельность в Российской Федерации. После распа­
управление при Совете Министров С С С Р , которое возглавляло
да С С С Р и создания Содружества Независимых Государств (СНГ)
государственную архивную службу С С С Р . Главархив С С С Р непо­
6 июля 1992 г. главами С Н Г было подписано Соглашение о право­
средственно и через архивные органы союзных республик ведал
преемстве в отношении государственных архивов бывшего С С С Р .
организацией архивного дела в стране. Общий объем документов
По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостнос­
только в государственных архивах с п о с т о я н н ы м составом доку­
ти и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятель­
ментов составлял около 173 млн дел на бумажной основе и по­
ности высших государственных структур и хранящихся в государ­
чти 6,5 млн кинофотофонодокументов. Кроме того, существовал
ственных архивах, которые находятся за пределами их террито-
Архивный ф о н д К П С С , в состав которого входили документы
партии и комсомола. Они хранились в партийных архивах, и све­
1
дения о них не поступали в органы государственной архивной См.: Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, исполь­
зование // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. — С. 3.
34
35
рий, не претендуют на право владения этими комплексами доку­ Продолжение табл. 1
ментов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответ­
Федеральные архивы
ствии с их национальным законодательством переход под юрис­ Центральные Федеральные архивы
по Положению
дикцию государственных и других архивов союзного уровня, вклю­ государственные о Комитете по делам по Постановлению
чая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивы СССР архивов РФ и сети правительства РФ
№ по Положению федеральных «О федеральных
архивные фонды бывшего С С С Р . о Государственном
п/п государственных государственных
В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные архивном фонде архивов и центров архивах»
государственные архивы бывшего С С С Р перешли под юрисдик­ СССР от 4 апреля хранения документации от 15 марта 1999 г.
цию Российской Федерации в ведение Государственной (Феде­ 1980 г. от 24 июня 1992 г.
ральной) архивной службы России.
В табл. 1 приводится перечень федеральных архивов, а также 4 Центральный Российский Российский
центральных архивов К П С С и В Л К С М на территории Россий­ государственный государственный государственный
ской Федерации, оставшихся в наследство от С С С Р . военно- военно- военно-
исторический архив исторический архив исторический архив
Таблица 1 СССР (РГВИА) (РГВИА)
(ЦГВИА СССР) г. Москва г. Москва
г. Москва
Центральные Федеральные архивы
по Положению Федеральные архивы 5 Центральный Российский Российский
государственные
о Комитете по делам по Постановлению государственный государственный государственный
архивы СССР
№ по Положению архивов РФ и сети правительства РФ архив Военно- архив Военно- архив Военно-
п/п о Государственном федеральных «О федеральных Морского Флота Морского Флота Морского Флота
архивном фонде государственных государстве иных (РГАВМФ) (РГАВМФ)
СССР
СССР от 4 апреля архивов и центров архивах» г. Санкт-Петербург г. Санкт-Петербург
хранения документации от 15 марта 1999 г. (ЦГАВМФ СССР)
1980 г. г. Ленинград
от 24 июня 1992 г.

1 Центральный Государственный Государственный 6 Центральный Российский Российский

государственный архив Российской архив Российской государственный государственный государственный
архив Октябрьской Федерации (ГАРФ) Федерации (ГАРФ) архив народного архив экономики архив экономики
революции, высших г. Москва г. Москва хозяйства СССР (РГАЭ) (РГАЭ)
органов власти и (ЦГАНХ СССР) г. Москва г. Москва
органов государ­ г. Москва
ственного
управления С С С Р 7 Центральный Российский Российский
(ЦГАОР СССР) государственный государственный государственный
г. Москва архив литературы архив литературы архив литературы
и искусства СССР и искусства и искусства
2 Центральный Российский Российский (ЦГАЛИ СССР) (РГАЛИ) (РГАЛИ)
государственный государственный государственный г. Москва г. Москва г. Москва
архив древних актов архив древних актов архив древних актов
(ЦГАДА СССР) (РГАДА) 8 Центральный Российский Российский
(РГАДА)
г. Москва г. Москва г. Москва государственный государственный государственный
архив Советской военный архив военный архив
3 Центральный Российский Российский Армии (ЦГАСА (РГВА) (РГВА)
государственный государственный государственный СССР) г. Москва г. Москва
исторический архив исторический архив исторический архив г. Москва (к РГВА
(ЦГИА СССР) (РГИА) (РГИА) присоединен
г. Ленинград г. Санкт-Петербург г. Санкт-Петербург ЦХИДК)

36 37
 Окончание табл. 1
Продолжение табл.
Федеральные архивы
Центральные Федеральные архивы Центральные по Положению
по Положению Федеральные архивы
государственные Федеральные архивы государственные о Комитете по делам
о Комитете по делам по Постановлению
архивы СССР по Постановлению архивы СССР архивов РФ и сети
архивов РФ и сети правительства РФ
№ по Положению правительства РФ № по Положению федеральных
федеральных «О федеральных
п/п о Государственном «О федеральных п/п о Государственном государственных
государственных государственных
архивном фонде государственных архивном фонде архивов и центров
архивов и центров архивах»
СССР от 4 апреля архивах» СССР от 4 апреля хранения
хранения документации от 15 марта 1999 г.
1980 г. от 15 марта 1999 г. 1980 г. документации от 24
от 24 июня 1992 г. июня 1992 г.
9 Центральный Российский Российский 14 Научно-исследова­ Российский научно- В составе Россий­
государственный государственный государственный тельский центр исследовательский ского государствен­
архив РСФСР исторический архив исторический архив космической центр космической ного научно-техниче­
Дальнего Востока Дальнего Востока Дальнего Востока документации СССР документации ского архива
(ЦГА РСФСР)* (РГИАДВ) (РГИАДВ) (НИЦКД СССР)* (РНИЦКД) г. (РГНТА)
г. Владивосток г. Владивосток г. Владивосток г. Москва Москва

15 Центральный госу­ Российский государ­ Российский государ­

10 Центральный Российский Российский
дарственный архив ственный архив ственный архив
государственный государственный государственный кинофотодокумен­ кинофотодокумен­ кинофотодокументов
архив научно- научно-технический научно-технический тов СССР (ЦГАКФД тов (РГАКФД) (РГАКФД)
технической архив (РГНТА) архив (РГНТА) СССР) в г. Красногорске в г. Красногорске
документации в г. Самаре в г.Москве
г. Красногорск Мос­ Московской обл. Московской обл.
(ЦГАНТД СССР) с филиалом с филиалом
ковской обл. + Цент­ с филиалом
в г. Куйбышеве в г. Москве в г. Самаре
ральный государст­ в г. Владимире
с филиалом
в г. Москве венный архив кино-
фотодокументов PC
11 Центральный Российский ФСР* г. Владимир
Российский
государственный государственный государственный 16 Центральный Российский центр Российский государ­
архив звукозаписей архив фонодокумен- архив фонодокумен- партийный архив хранения и изучения ственный архив со­
СССР(ЦГАЗ тов (РГАФД) тов (РГАФД) Института истории документов циально-политиче­
СССР) г. Москва г. Москва и теории социализма новейшей истории ской истории
г. Москва (ЦПАИИТС)* (РЦХИДНИ) (РГАСПИ)
г. Москва г. Москва г. Москва
12 Центральный Центр хранения Присоединен к
государственный историко-докумен- 17 Архив ЦК ВЛКСМ* Центр хранения Присоединен к Рос­
Российскому
архив С С С Р тальных коллекций г. Москва документов сийскому государст­
государственному
(ЦГА СССР) - (ЦХИДК) молодежных венному архиву со­
военному архиву
«Особый архив»* г. Москва организаций циально-политиче­
(РГВА)
г. Москва (ЦХДМО) ской истории
г. Москва
г. Москва (РГАСПИ)
13 Центральный Центр хранения Центр хранения г. Москва
государственный документов документов Российский государ­
18 Архив общего отдела Центр хранения
архив страхового страхового фонда страхового фонда ственный архив
ЦК КПСС* современной доку­
фонда документов (ЦХСФ) (ЦХСФ) новейшей истории
г. Москва ментации (ЦХСД)
Государственного (РГАНИ)
г. Москва
архивного фонда г. Москва
СССР(ЦГАСФ
СССР)*
* Архив в Положении о ГАФ не указан.

38 39
 В 1998 г. Правительством РФ было принято постановление «Об
утверждении Положения о Федеральной архивной службе Рос­
1
сии» , законодательно оформившее ее место и роль в системе го­
сударственных учреждений Российской Федерации.
Федеральная архивная служба России (Росархив) является
федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим
государственное регулирование в области архивного дела и конт­
роль за сохранностью, комплектованием и использованием доку­
ментов Архивного фонда Р Ф .
В систему Росархива входят федеральные государственные ар­
хивы, научные и другие организации, подчиненные непосред­
ственно Федеральной архивной службе, а также органы управ­
л е н и я архивным делом субъектов Российской Федерации и под­
чинен ны е им учреждения. Н ы н е ш н и й высокий статус архивной
службы страны позволяет надеяться на качественное и быстрое
развитие архивной сферы. В силу уникальности своей истории
Россия сконцентрировала в архивах ценнейшие исторические ис­
точники, в том числе и по истории других стран. Их всесторон­
нее использование имеет огромное политическое, экономичес­
кое, научное и культурное значение. Архивы являются нацио­
нальным богатством любой страны, основной составляющей со­
циальной памяти общества, позволяющей проникнуть в тайны
прошлого для лучшего п о н и м а н и я настоящего и прогнозирова­
н и я будущего.
Отечественные архивы. — 1999. — № 1. — С. 3 — 8.
Глава 2
ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ
АРХИВНОЙ СФЕРЫ
2 . 1 . Архивное право и архивное законодательство
Архивное право. Термин архивное право существовал еще в про­
шлом веке, его определение включали в толковые словари. Так, в
настольном словаре Ф.Толля (1863) было дано следующее опре­
деление архивного права: «Относящиеся к архиву законы и пра­
вила составляют архивное право». Однако данное определение,
исходя из современной трактовки архивного права, более подхо­
дит к пониманию архивного законодательства.
Архивное право можно рассматривать и как научную дисцип­
лину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу,
включая смежные законодательства и статьи отдельных законода­
тельных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие
архивное право шире, чем понятие архивное законодательство.
Широкое распространение термин архивное право получил в
20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архив­
ного кодекса Р С Ф С Р .
В существующих архивных словарях термин архивное право оп­
ределяется как установленная законодательными и нормативны­
ми актами совокупность норм и правил, регламентирующих дея­
тельность государственной архивной службы. Однако в современ­
ной России это определение не отражает в полной мере всех сфер
приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме
государственного сектора присутствует и частный (негосударст­
венный) архивный сектор, о чем ниже будет сказано более по­
дробно.
Архивное законодательство. Прежде чем перейти к рассмотре­
нию архивного законодательства, дадим определение законодатель­
ства вообще.
З а к о н о д а т е л ь с т в о — это один из основных методов осу­
ществления государством своих функций, заключающийся в изда­
нии органами власти законов. Это одна трактовка термина.
Специалисты считают, что законодательство — это система не
только законов, но и подзаконных актов.
З а к о н — нормативный правовой акт, принимаемый органом
законодательной власти или непосредственно народом (путем ре­
ферендума), обладающий высшей юридической силой и содер­
жащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим
Наиболее важные общественные отношения.
41

Законы РФ подразделяются:
на Конституцию Р Ф ;
федеральные конституционные законы;
федеральные законы (в том числе кодексы).
Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая
всенародным голосованием. Конституция РФ — основополагаю­
щ и й закон и правовая основа законодательства Р Ф .
В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным
ею, принимаются федеральные конституционные законы, посвящен­
ные правовым основам общественного и государственного строя.
Федеральные конституционные законы не могут противоре­
чить Конституции Р Ф .
Федеральные законы — это акты текущего законодательства,
которые регулируют отношения в различных сферах жизни обще­
ства: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В право­
вой литературе такие законодательные акты также называют обык­
новенными законами.
Среди законов важное место занимают к о д и ф и ц и р о в а н н ы е
акты — кодексы.
Кодекс — это единый, логически и юридически цельный за­
кон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирова­
ние определенной группы общественных отношений. В России
приняты и действуют кодексы практически по всем основным
отраслям законодательства: Гражданский кодекс Р Ф , Уголовный
кодекс Р Ф , Налоговый кодекс Р Ф , Арбитражно-процессуальный
кодекс Р Ф , Уголовно-процессуальный кодекс РФ и др. К сожале­
нию, в России нет пока Архивного кодекса, хотя вопрос о его
разработке поднимался и ранее (в 20-е гг. XX в.).
Средством реализации законодательных норм являются п о д ­
з а к о н н ы е а к т ы , которые конкретизируют нормы законов или
устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам
и не противоречат им:
акты Президента Р Ф , принимаемые в форме указов и распо­
ряжений и не противоречащие Конституции РФ и законам Р Ф ;
акты Правительства Р Ф , принимаемые в форме постановле­
н и й и распоряжений и не противоречащие Конституции Р Ф , за­
конам Р Ф , актам Президента Р Ф ;
акты федеральных органов исполнительной власти (так назы­
ваемые ведомственные акты), издаваемые на основе и во испол­
нение Конституции Р Ф , законов Р Ф , указов Президента Р Ф ,
постановлений Правительства Р Ф .
В соответствии с изложенным правовой основой для разработ­
ки архивного законодательства прежде всего является государст­
венное конституционное право, затем условно выделяется «пласт»
архивного законодательства, а затем — акты смежных отраслей,
отдельные статьи которых реализуются в архивной среде.
42
Архивное законодательство практически появилось с 1918 г., с
Декрета С Н К Р С Ф С Р от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и цент­
рализации архивного дела». Затем было много других декретов, по­
становлений, был период, когда после декретов практически все
нормы регулировались совместными постановлениями ЦК К П С С
и Совета Министров С С С Р . Так, положения о Государственном
архивном фонде С С С Р 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие
постановлениями Совета Министров С С С Р .
В мировом архивном сообществе роль законодательства в архив­
ной сфере оценивается достаточно высоко. В 1 9 9 5 - 1996 гг. Меж­
дународный совет архивов выпустил два тома журнала «Archivum»
с обзором и публикациями архивных законов и нормативных ак­
1
тов 98 государств и 9 международных организаций .
Появление нового архивного законодательства в России связы­
вают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Рос­
сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и
архивах» — первого в отечественной истории архивного закона. Это
основной закон по архивному делу, с появлением которого в об­
щеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 де­
кабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам на­
родного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело.
2
Делопроизводство» , что специалисты рассматривают как факт рож­
дения нового специфического подотдела права.
Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе мно­
гое из предшествующего опыта архивного строительства дорево­
люционной России и С С С Р , в то же время в нем учтено то новое,
что произошло в политическом, экономическом, правовом раз­
витии страны, а также ц е н н ы й зарубежный опыт.
Позже появились подзаконные акты по архивному делу, среди
которых следует назвать следующие:
акты президента (указы и распоряжения), например:
указы П р е з и д е н т а Р о с с и й с к о й Ф е д е р а ц и и «Об архивах
Комитета государственной безопасности СССР» (1991), «О
партийных архивах» (1991); распоряжения Президента Рос­
сийской Федерации «О сохранении исторических докумен­
тов, связанных с деятельностью бывшего Верховного Сове­
та Российской Федерации, а также некоторых средств мас­
совой и н ф о р м а ц и и и общественных организаций» (1993) и
«О создании К о м и с с и и по рассекречиванию документов,
созданных К П С С » (1994);
акты правительства (постановления и распоряжения), например:
См.: АртизовА. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перс­
пективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы. — 1996. — № 4. — С. 3.
2
Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. —
1993.-№51.
43
 постановление Правительства Российской Федерации «Об ут­
верждении Положения о Федеральной архивной службе России»
(1998); распоряжение Правительства Российской Федерации «О
строительстве в 1997—2002 годах в Санкт-Петербурге здания Рос­
сийского государственного исторического архива» (1996);
акты федеральных органов исполнительной власти, например:
приказ Госстандарта России «О выполнении требований Фе­
дерального закона «Об обязательном экземпляре документов в
части неопубликованных документов» (1996); приказ Росархи-
ва «Об утверждении Регламента государственного учета доку­
ментов Архивного фонда Российской Федерации» (1997).
Законы и подзаконные акты носят название нормативно-пра­
вовых актов. Нормативно-правовые акты распространяют свое дей­
ствие на территорию принявшего их субъекта, в данном случае
субъекта Российской Федерации.
В архивной сфере в последние годы особенно ярко обозначи­
лось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон.
Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсут­
ствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непо­
средственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. По­
этому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все
вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены
к компетенции Российской Федерации.
При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты
субъектов Российской Федерации не должны входить в противо­
речие с федеральным законодательством. Если же такое случает­
ся, то должны действовать статьи и положения того или иного
федерального закона.
Этический кодекс архивиста. В любом цивилизованном обще­
стве «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой
системы является соответствующая этика поведения профессио­
нала, например архивиста, что может быть закреплено этическим
или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного
рода документом.
В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамб­
леи Международного совета архивов был принят Международ­
ный этический кодекс архивистов, который установил высокие
стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто
занят в архивной сфере.
Основными принципами международного этического кодекса
архивистов являются:
защита целостности архивных материалов и гарантия их со­
хранности;
осуществление экспертизы ценности, отбор архивных докумен­
тов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, право­
вом и административном пространстве;
44
защита подлинности документов, обеспечение их сохранности
во время архивной обработки, хранения и использования;
обеспечение доступности архивных материалов при сохранении
государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тай­
ны частной жизни, которая может быть в архивных документах;
действие в рамках соответствующего законодательства, избе­
гая использования своего положения для нечестного удовлетво­
рения своих или чужих интересов;
обеспечение сохранности и использования мирового докумен­
тального наследия в сотрудничестве друг с другом и представите­
лями других профессий.
Эти этические нормы, содержащиеся в Международном эти­
ческом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто
работает с архивными документами, должны помнить о профес­
сиональной ответственности и согласовывать свои профессиональ­
ные действия с этическими нормами кодекса.
2 . 2 . Основные законодательные акты в архивной сфере
в 9 0 - е гг. XX в.
Основные современные законодательные акты по архивному
делу приходятся на период 90-х гг. XX в. Рассмотрим их в хроноло­
гической последовательности.
1991 г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной
сфере было положено известными августовскими указами Прези­
дента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС»
и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ
Президента Р С Ф С Р об архивах Комитета государственной без­
опасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента Р С Ф С Р
о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих
документов (и законодательных, и политических) трудно пере­
оценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимуще­
ственно закрытым архивным материалам; перестал существовать
в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государствен­
ным архивным фондом страны.
Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета
Министров Р С Ф С Р «О Российском центре хранения и изучения
документов новейшей истории ( Р Ц Х И Д Н И ) и Центре хранения
современной документации (ЦХСД)». На основании этого поста­
новления на базе привилегированного Центрального партийного
архива был создан Российский центр хранения и изучения доку­
ментов новейшей истории, который позже вместе с Центром хра­
нения документов молодежных организаций был преобразован в
Российский государственный архив социально-политической ис­
тории (1999), а архивные комплексы ЦК К П С С были включены
45
 во вновь созданный Центр хранения современной документации,
переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив
новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло поста­
новление Совета Министров Р С Ф С Р «О развитии архивного дела
в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и
два правительственных постановления по архивному делу.
1992 г. За этот год были изданы два постановления: одно — Пра­
вительства Российской Федерации «Об утверждении положения о
Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федера­
ции и сети федеральных государственных архивов и центров хране­
ния документации» от 24 июня 1992 г. и второе — Верховного Совета
Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным
документам и их использования» от 19 июня 1992 г.
На основании первого постановления ранее секретный Централь­
ный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные
документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой вой­
ны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные доку­
менты Главного управления по делам военнопленных и интерниро­
ванных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историко-
документальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.
Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к ар­
хивным документам или архивной информации, составляющим
государственную или иную охраняемую законом тайну, а также
срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим све­
дения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граж­
дан или их наследников).
Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным катего­
риям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же
сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных кате­
горий более четко даны в «Основах законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи­
вах» (1993).
На основании второго постановления пользователи архивных
документов могут обжаловать решения и действия архивных уч­
реждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд.
1993 г. Много законодательных актов было принято в 1993 г.,
самым важным из которых был «Основы законодательства Рос­
сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации
и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным
действующим законодательным актом.
Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграниче­
на компетенция Российской Федерации и ее субъектов. В Основах
законодательства выделены три блока полномочий по вопросам
архивного дела, отнесенных:
1) исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее
органов государственной власти;
46
2) к совместному ведению Российской Федерации, республик в
составе Российской Федерации, краев, областей, автономных обла­
стей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;
3) к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами
Российской Федерации.
В Основах законодательства впервые в архивной сфере законо­
дательно были определены две части Архивного фонда Россий­
ской Федерации (АФ Р Ф ) : государственная и негосударственная.
В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре ком­
плекса архивных документов, фактически, а порой и юридически
обособленных по следующим хранилищам: государственным ар­
хивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отрасле­
вым архивным фондам .
1
Относительно последних следует отметить, что фактически
документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впер­
вые предусмотрено временное или депозитарное хранение доку­
ментов в этих хранилищах.
Итак, в настоящее время существуют три формы хранения до­
кументов в государственной части АФ Р Ф :
постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях,
а также фактически в отраслевых архивных фондах);
депозитарное (в отраслевых архивных фондах);
временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных
фондах).
Более подробно организация документов и дел Архивного фонда
Российской Федерации будет рассмотрена в главе 3.
Основы законодательства в архивной сфере показывают, что
страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по
ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным
делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подхо­
ды к реалиям сегодняшнего дня.
Но жизнь не стоит на месте. Некоторые позиции, отраженные в
законодательстве, требуют более детальной, глубокой проработки.
Поэтому в 1998—1999 гг. была подготовлена целая серия до­
полнений и изменений в Основы законодательства. В Государствен­
ную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях
и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г.
В настоящее время Федеральной архивной службе предложено раз­
работать новый федеральный закон об архивном деле (вместо вне­
сения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).
В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Рос­
сийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов
и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.
См.: Козлов В. П. Архивная реформа: Вопросы научного и методического
обеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1.
47
 Это постановление явилось одним из основных законодатель­
ных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений
между учреждениями Государственной архивной службы (в на­
стоящее время — Федеральная архивная служба) и центральны­
ми органами федеральной исполнительной власти, государствен­
ными учреждениями, организациями и предприятиями, а также
совершенствования ведомственного хранения документов и орга­
низации их в делопроизводстве.
Позднее основные положения этого документа были подтверж­
дены в таких законодательных актах, как Положение об Архив­
ном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Феде­
ральной архивной службе России (1998).
Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и
Правительства Р Ф : постановление «О реализации государственной
политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федера­
ции «О включении отдельных объектов в государственный свод особо
ценных объектов культурного наследия народов Российской Феде­
рации» (первый указ был подписан б ноября 1993 г., второй, с
точно таким же названием, — 24 января 1995 г., третий — 2 апреля
1997 г.).
Для примера: весь документальный комплекс Российского го­
сударственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь
идет не только об архивах. Достаточно просмотреть очень неболь­
шой перечень. Возможен следующий такой указ — тогда государ­
ственный свод особо ценных объектов будет пополняться.
1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской
Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Рос­
сийской Федерации и П о л о ж е н и я о Государственной архивной
службе России». Наряду с Основами законодательства д а н н ы й
Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе
является основополагающим законодательным актом в архивной
сфере.
В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко
закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ,
отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации
и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение
документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также
депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и
предприятиях. Именно в Положении назван полный перечень отрас­
левых фондов, о котором будет рассказано ниже.
Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам
прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в
государственных и ведомственных архивах Российской Федера­
ции. Этот очень важный документ был разработан в соответствии
с Основами законодательства и законами Российской Федерации
«О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государ-
48
ственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к
архивным документам, содержащим сведения о лицах, подверг­
шихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших
в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Евро­
пы в период Второй мировой войны. В 1996 г. действие Регламента
было приостановлено.
В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах
содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение
необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере
массовых политических репрессий в С С С Р в 3 0 - 5 0 - е гг. XX в.
Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведе­
ния о тайне личной жизни, и иную информацию, способную на­
нести моральный ущерб личности, а также материалы оператив­
но-проверочного характера.
В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репресси­
рованному или его наследникам на определенный срок закрыть для
исследователей доступ к той части документов прекращенного уго­
ловного дела, которая непосредственно отражает поведение человека
во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления).
Определена также ответственность пользователя за точность переда­
чи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реа­
билитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц.
1995 г. Выходит постановление Правительства Российской Фе­
дерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятель­
ности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе,
описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь
идет о том, что деятельность архивных учреждений должна ли­
цензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допус­
тим, экспертизой ценности, консервацией документов, описа­
нием документов и т.д.
1996 г. В этот год издаются два Указа Президента Российской
Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном
фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре
федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г.,
где сказано о переименовании Государственной архивной службы
Российской Федерации в Федеральную архивную службу Россий­
ской Федерации.
1998 г. Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной ар­
хивной службе России (вместо Положения о Государственной
архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современ­
ной законодательной базы определены статус Федеральной архив­
ной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи,
масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует вы­
делить, что в компетенцию Росархива входит руководство как
архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.
49

Как известно, в России не существует федеральной делопро­
изводственной службы: Росархив выступает один в двух лицах.
1999 г. Постановлением Правительства Российской Федерации
от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была
утверждена структура сети федеральных государственных архивов
(см. главу 3).
2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта
2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор право­
вых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного
дела внесены в законодательство в области информации и инфор­
матизации.
2004 г. Принят Федеральный закон «Об архивном деле в Рос­
сийской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы
законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преем­
ственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в
сфере организации хранения, комплектования, учета и исполь­
зования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ
РФ) и собственных архивных документов государственных и не­
государственных учреждениий, организациий и предприятий.
Впервые в законе даны определения понятий «документ Архив­
ного фонда Российской Федерации» и «документ по личному со­
ставу», тем самым повысился статус документов по личному со­
ставу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактов­
ки двух понятий «временное хранение» — для архивных докумен­
тов в целом и для документов АФ Р Ф . Введены новые понятия —
«владелец архивных документов» и «пользователь архивных доку­
ментов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены ста­
рые и закреплены новые сроки временного хранения документов
в организациях до поступления в государственные или муници­
пальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных
образований в области архивного дела; в ст. 6 — состав АФ РФ и
порядок включения в него архивных документов, особенности
гражданского оборота документов.
Право собственности на архивные документы независимо от их
форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных доку­
ментов возможно только в соответствии с федеральным законо­
дательством. Изъятые как вещественные доказательства, они под­
лежат возврату собственнику или владельцу.
Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях
и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось
создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и за­
конные интересы граждан. Организации и предприятия руковод­
ствуются в работе как законодательными и нормативными право­
выми актами, так и правилами, установленными архивным орга­
ном. Они обеспечивают соответствующие материальные и финан­
совые условия.
50
В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нор­
мы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации,
банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд
статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их
использования, государственного учета документов АФ Р Ф , от­
несения организаций и предприятий к числу источников комп­
лектования.
Законодательством Российской Федерации установлена граж­
данско-правовая, административная и уголовная ответственность
юридических лиц, должностных л и ц и граждан.
Современная архивная правовая база не ограничивается лишь
законодательными актами в области архивного дела. В стране дей­
ствует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно
регулирующих вопросы архивной сферы, — о культуре; информа­
тизации и защите информации; государственной тайне; службе
внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторс­
ком праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.
Так, в Уголовном кодексе Российской Федерации впервые
прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с
ними.
В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»
прописано, что гражданин имеет право получить определенную
и н ф о р м а ц и ю по любому законодательству (архивному и уголов­
ному). Ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность»
содержит норму о том, что архивные документы имеют особую
ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, пред­
мет движимого имущества. Ст. 188 «Контрабанда» прописывает
права граждан, вывозящих за границу документы, представляю­
щие государственную и общественную ценность, и права таможни
в этой ситуации. О противодействии преступному деянию гово­
рится и в ст. 90 — «Невозвращение на территорию Российской
Федерации предметов художественного, исторического и архео­
логического достояния народов Российской Федерации и зару­
бежных стран».
Ст. 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории
или культуры» — о противодействии преступлению, которое на­
носит урон общественной нравственности: по Закону Р С Ф С Р «О
памятниках истории и культуры» 1976 г. документы были отнесе­
ны к памятникам истории и культуры. Ст. 284 — о ее содержании
говорит само название: «Утрата документов, содержащих госу­
дарственную тайну». Ст. 324 «Приобретение или сбыт официаль­
ных документов и государственных наград» — за это преступление
предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 мини­
мальных размеров оплаты труда. Ст. 325 «Похищение или повреж­
дение документов, штампов, печатей» — амплитуда наказаний за
данное преступление в совокупности может быть от 200 мини-
51
 мальных размеров оплаты труда до л и ш е н и я свободы на срок от 7
до 12 лет с конфискацией имущества.
В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные
отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное
и налоговое законодательство), имущественной (гражданское за­
конодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д.
Федеральные законы и другие нормативные правовые акты,
принятые в 1991—1996 гг. и составленные научно-справочной биб­
лиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затраги­
вают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по
собственно архивному законодательству несколько десятков ак­
тов, и все они условно разделяются на три группы:
1) фундаментальные — по всему комплексу вопросов архивной
сферы;
2) по процессам комплектования, хранения, учета и вывода
документов;
1
3) о доступе к архивным документам и их использовании .
Первую группу представляют главный архивный закон страны —
Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в
Российской Федерации» — и Положение об Архивном фонде Рос­
сийской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Прези­
дента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения
об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации.
Во второй группе основное место занимают акты о деятельнос­
ти так называемых спецслужб и некоторых других министерств и
ведомств — об условиях функционирования их собственных архи­
вов и главное — об их праве на долговременное и депозитарное
хранение архивных документов. Это — федеральные з а к о н ы
«О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных
органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об
органах федеральной службы безопасности в Российской Федера­
ции» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.;
утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряже­
нием от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных
дел Российской Федерации и Положение о Президентском архи­
ве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря
1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О
вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Фе­
дерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение куль­
турных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечествен­
ной войны».
См.: Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и
перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — 1996 - КМ -
С. 4-5.
52
Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее
акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и инте­
ресов гражданина, обеспечения и н ф о р м а ц и о н н о й открытости
общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерчес­
кой и государственной тайны. Сложность объекта правового регу­
лирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроник­
новение норм законов, поэтому для принятия ответственного ре­
шения приходится обращаться к нормам двух или более норма­
тивных правовых актов.
Анализ нормативных правовых документов данной группы —
тема специального разговора. Перечислим важнейшие акты: феде­
ральные законы — «Об оперативно-розыскной деятельности»
1992 г., «О государственной тайне» 1993 г., «Об авторском праве и
смежных правах» 1993 г., «Об информации, информатизации и
защите информации» 1995 г.; указы Президента Российской Фе­
дерации — «О снятии ограничительных грифов с законодатель­
ных и иных актов, служивших основанием для массовых репрес­
сий» 1992 г., «О Межведомственной комиссии по защите государ­
ственной тайны» 1995 г., «Об утверждении перечня сведений,
отнесенных к государственной тайне» 1995 г., «Вопросы Межве­
домственной комиссии по защите государственной тайны» 1996 г.;
постановления Правительства Российской Федерации — «О пе­
речне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­
ну» 1992 г., «Об установлении порядка рассекречивания и про­
дления сроков засекречивания архивных документов Правитель­
ства СССР» 1995 г. и «Об утверждении Правил отнесения сведе­
ний, составляющих государственную тайну, к различным степе­
ням секретности» 1995 г. и др.
Здесь достаточно неполно перечислены законодательные акты,
регламентирующие действия с архивными документами и инфор­
мацией из них. Но даже из указанного перечня видно, насколько
сложно их применять в совокупности при решении конкретной
проблемы. Поэтому необходим дальнейший комплексный анализ
законодательных актов — архивных и смежных, совершенствова­
ние самого архивного законодательства и детальная разработка
мер по реализации отдельных законодательных статей.
' " '
 Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
3 . 1 . Понятия «архивный документ» и «архив»
Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом
документ. Документ — это результат закрепления информации о
предметах объективной действительности и о мыслительной дея­
тельности человека посредством письма, графики, фотографии
или другим способом на любых носителях.
Это определение взято из Словаря современной архивной тер­
минологии социалистических стран (1982).
Есть и другие трактовки п о н я т и я документ, например в ГОСТ
16487 — 83: «Документ — материальный объект с и н ф о р м а ц и е й ,
закрепленной созданным человеком способом для передачи ее
во времени и пространстве». Особенность д а н н о й трактовки по­
нятия в том, что в данном случае под документом понимается
материальный объект, специально созданный для передачи ин­
формации.
Так, например, белая стена не является документом. Но как
только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже
документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори­
кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль­
ные надписи становились ценным источником по истории куль­
туры народов.
Последняя трактовка п о н я т и я документ звучит следующим
образом: « З а ф и к с и р о в а н н а я на материальном носителе инфор­
м а ц и я с реквизитами, п о з в о л я ю щ и м и ее идентифицировать»
(ГОСТ Р51141-98).
Архивный документ — это ценный материальный носитель ин­
формации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его
значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том,
для кого он представляет ценность: если для общества в целом
как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит­
ся в историческом архиве, если же только для человека, то он
хранится в личном, семейном архиве.
Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает
присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар­
хивных документов, а также архивное учреждение или структур­
ное подразделение учреждения, организации или предприятия,
54
осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­
ресах пользователей.
В архивоведческой литературе термин архив употребляется в
разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский
язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в
эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском
законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене­
ральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учинен­
ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе
лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».
В XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание
документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж­
дения, занимающееся хранением документов. В первой половине
XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения,
хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться
и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя
Воронцова» (М., 1870—1895. Т. 1—40); «Архив графов Мордвино­
вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив». Кроме того, со­
гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще­
ние, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре со­
временной архивной терминологии социалистических стран (М.,
вып. 1 — 2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с много­
значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только
учреждение или структурное подразделение, осуществляющее
хранение документов в целях их оптимального использования.
Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещал употреблять термин личный
архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хра­
нением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер­
мина архив снова закреплена в законе.
Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь­
ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило­
метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку
конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в
зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить
на две группы: государственные и ведомственные.
Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют
собирание, хранение и организацию архивных документов в це­
лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра­
нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы.
Главная задача государственных архивов — служение историчес­
кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­
торическими.
Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежде­
ний или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­
зующие их использование для информационного обеспечения их
работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении
55
 срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в
государственный архив.
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд
Российской Федерации.
3 . 2 . Архивный ф о н д Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность доку­
ментов, отражающих материальную и духовную жизнь ее наро­
дов, имеющих историческое, научное, социальное, экономичес­
кое, политическое и культурное значение и являющихся неотъем­
лемой частью историко-культурного наследия народов Российс­
1 гие были созданы в связи с появлением новых систем документа­
кой Федерации .
В состав Архивного фонда РФ включены все документы, пред­
ставляющие ценность для общества независимо от формы соб­
ственности. Напомним, что в состав ГАФ С С С Р входили доку­
менты, находящиеся только в государственной собственности. Все
ценные документы по Положению о ГАФ С С С Р , изданному в
1980 г., могли быть национализированы.
Работа по распределению документов между архивами и упо­
рядочению документальных комплексов внутри каждого архива
называется организацией документов Архивного фонда Р Ф . П р и
организации архивных фондов и архивных документов учитыва­
ется принадлежность документов к различным формам собствен­
ности, разным историческим периодам, видам носителей инфор­
мации, а также другие факторы. От рациональной организации
документов Архивного фонда Российской Федерации зависит ус­
пех поиска документов.
В архивоведческой литературе синонимами термина «организа­
ция» являются термины «классификация» и «систематизация» до­
кументов и дел.
Классификация — это выработка научных основ (признаков)
организации комплексов документов, установление логических и
исторических связей между ними. Систематизация — физическая
организация и упорядочение документальных комплексов на ос­
нове схемы классификации документов.
Организация документов и дел в современном понимании пред­
полагает единство двух процессов — классификации и системати­
зации документов.
Организация документов и дел Архивного фонда страны осу­
ществляется по трем уровням:
в пределах АФ РФ в целом;
в пределах архива;
в пределах архивного фонда.
Основы Законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. Ст. 1.
56
3 . 3 . Организация документов и д е л в пределах Архивного
фонда Российской Федерации в целом
(первый уровень организации документов)
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фон­
да РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных
хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы
субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фон­
ды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Россий­
ской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся
все документы, представляющие ценность для общества и истори­
ческой науки. Одни из них складывались в течение столетий, дру­
ции и носителей информации, третьи возникают на наших глазах
вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления,
в деятельности которых неизбежно создаются документы.
Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым
шла организация документов на уровне Архивного фонда страны.
Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг.
XX в. и оказали влияние на формирование сети современных госу­
дарственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им
уделили особое внимание (рис. 1).
Классификация архивных документов и дел в Государственном
архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в
Государственном архивном фонде С С С Р осуществлялась по сле­
дующим признакам:
1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­
лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­
дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, рес­
публиканское (для союзных и автономных республик) и местное
значение;
3) принадлежности к определенным административно-терри­
ториальным единицам (краям, областям, районам);
4) принадлежности к определенным отраслям государственной
и общественной деятельности;
5) принадлежности к составу документации данного фондооб-
разователя (принцип недробимости архивного фонда);
6) способу и технике закрепления информации.
Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков.
Принадлежность документов к историческим
э п о х а м . Этот признак организации документов по архивам обус­
ловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма
(хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая
структура государственного аппарата, что отражается на составе
архивных фондов.
57
 Принадлежность Принадлежность Принадлежность ветской властью, были отнесены к советской эпохе, документы
документов документов к комплексам, документов
Российской империи и Временного правительства — к дорево­
к историческим имеющим всесоюзное, к административно-
эпохам республиканское или территориальным л ю ц и о н н о й эпохе.
местное значение единицам При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не
трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоре­
чит принципу недробимости фонда.
Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия,
ГАФ СССР банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г.,
вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы
или национализированы в течение нескольких лет.
На практике датой, по которой материалы относят к той или иной
Принадлежность
документов к отраслям Принадлежность
эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации
государственной Способ и техника документов к составу учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-
и общественной закрепления документации одного новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, ко­
деятельности документов фондообразования торые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно
дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящих­
Рис. 1. Классификация документов, подлежавших хранению
ся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как
в Государственном архивном фонде С С С Р
правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).
Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов
На практике эта классификация осуществлялась следующим
культурных и научных учреждений, журналов и газет, обществен­
образом.
ных организаций, которые продолжили свое существование и после
1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы фео­
революции, например фондов университетов, театров и т.д.
дализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы
Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний
эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в
Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика,
ЦГАДА С С С Р (РГАДА);
Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской
эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в
власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих
ЦГИА С С С Р (РГИА);
территориях была установлена намного позже октября 1917 г. На­
эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР С С С Р
оборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материа­
(ГАРФ).
лам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. —
Документы дореволюционной и советской эпох хранились раз­
военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.
дельно соответственно в центральных исторических архивах и цен­
Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе
тральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Бело­
фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, А. Бело­
руссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эсто­
го, А.А. Блока, А.А.Ахматовой и др.
н и и и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изме­
нившие названия, действуют до сих пор. По этой причине почти все архивы, сформированные по прин­
ципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходя­
2. Документы хранились в рамках одного архива в отделах до­
щие за рамки разделительных дат.
революционных и советских фондов (как правило, в областных,
Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала про­
краевых, городских архивах).
блема разграничительной даты в связи с распадом Советского
Разделение документов разных эпох по архивам всегда было
Союза и Государственного архивного фонда С С С Р .
связано с проблемой разделительной даты, которая устанавли­
валась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о ре­ Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходи­
организации и централизации архивного дела в Р С Ф С Р от 1 июня мости, да и возможности устанавливать единую дату для всех феде­
1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпо­ ральных органов и новых учреждений Российской Федерации.
хи и слома старого государственного аппарата. «Правила опреде­ Принадлежность документов к комплексам
л е н и я архивного фонда» в 1938 г. утвердили п р и н ц и п недроби­ общесоюзного, республиканского и местного
мости архивного фонда. Документы учреждений, созданных со- з н а ч е н и я . К комплексам документов общесоюзного значения от­
носились: фонды высших органов власти и управления, централь-
58
59
 ных гражданских и военных учреждений, частей и соединений
армии и флота Союза С С Р ; фонды Русского государства, Россий­
ской империи, Российской буржуазной республики, а также до­
кументы правительств периода Гражданской войны и иностран­
ной военной интервенции, притязавших на государственную власть
во всероссийском масштабе.
К комплексам документов республиканского значения относились:
фонды высших органов власти и центральных учреждений советских
(союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданс­
ких и военных учреждений, действовавших на территории, входя­
щей в состав республики, и образованных местными буржуазными
и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреж­
дений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою ком­
петенцию на всю или значительную часть территории республики.
К комплексам документов местного значения относились фонды
губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных,
районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений,
действовавших на территории края, области, округа, района в их
современных границах, если документы этих учреждений не отне­
сены к комплексам союзного или республиканского значения.
На практике этот п р и н ц и п классификации документов реали­
зовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих
общегосударственную ценность, создавались центральные архи­
вы СССР; для хранения документов республиканского значения —
центральные архивы республик; для хранения документов мест­
ного значения — краевые, областные, окружные, городские, рай­
онные архивы.
Принадлежность документов к административ­
н о - т е р р и т о р и а л ь н ы м е д и н и ц а м . В основе организации сети
областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит
административно-территориальное устройство страны. Это значит,
что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной
республике необходим свой архив, поскольку в каждой администра­
тивно-территориальной единице есть органы власти, управления,
суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности
которых образуются документы по истории этой территории.
Однако на практике осуществить разделение материалов по ад­
министративно-территориальным единицам не совсем просто, по­
скольку в административно-территориальном делении России про­
исходят изменения: создается либо область, либо район, либо рес­
публика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях
возможны два подхода: либо при создании новых областей и райо­
нов материалы ликвидированных фондообразователей, действовав­
ших на данной территории, передаются в новый архив, либо в
новый государственный архив поступают только документы новых
фондообразователей (новых органов власти и управления, создан-
60
ных в новорожденной административно-территориальной едини­
це). В истории архивного дела использовались оба подхода.
Остро стояла проблема размежевания документов автономных
республик, округов, областей, ранее не имевших своей государ­
ственности. Документы по их истории хранились, как правило, в
фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в рес­
публиканском или областном архиве.
Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместни­
ка Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказ­
ского (Центральный государственный исторический архив Грузии,
г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Гру­
зии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наме­
стничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.
В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробле­
ние и перемещение территориальных комплексов нежелательно.
Поэтому при создании нового архива новой административно-
территориальной единицы в него должны поступать только фон­
ды новых органов власти и управления.
Принадлежность документов к определенным
о т р а с л я м г о с у д а р с т в е н н о й и о б щ е с т в е н н о й дея­
т е л ь н о с т и . Этот признак классификации документов был оп­
ределяющим в построении Государственного архивного фонда в
период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбива­
лись по их содержанию на тематические комплексы (секции).
В настоящее время тематический, или отраслевой, п р и н ц и п со­
здания архивов обусловлен тем, что работа с документами опре­
деленной тематики требует специальной подготовки архивистов.
Практически отраслевой принцип классификации реализуется при
создании архивов литературы и искусства, военно-исторических
и народного хозяйства, а также многочисленных архивов обще­
ственных движений (бывшие центральные и местные партийные
архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели
были созданы специально в соответствии с данным признаком.
Принадлежность документов к с о с т а в у доку-
[ " м е н т а ц и и д а н н о г о ф о н д о о б р а з о в а т е л я . Научной ос­
новой классификации документов по этому признаку являются
следующие принципы: происхождения, т.е. классификация доку­
ментов по исторически сложившимся комплексам (фондам); ло­
гический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.
П р и н ц и п происхождения учитывается и при классификации
Документов по архивам. На этом уровне он понимается как прин­
цип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. докумен­
ты одного архивного фонда не подлежат разделению по разным
архивохранилищам.
Способ и техника закрепления информации.
Этот признак классификации документов предполагает создание
61
 архивов кино-, фото-, ф о н о - и видеодокументов, а также архи­ Архивный фонд
вов научно-технической документации: Российского государствен­ Российской Федерации
ного архива фотодокументов, Российского государственного ар­ (АФ РФ)
хива кинофотодокументов, Российского государственного науч­
но-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано
необходимостью, во-первых, особого режима хранения докумен­
тов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптичес­ Государственная часть Негосударственная часть
АФРФ АФРФ
ких), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих доку­
ментов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда
комплекса научно-технической документации или фотодокумен­
тов может привести к дроблению фонда. Документы Документы Документы
Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде дореволюционного периода советского периода современного периода
Российской Федерации. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР,
возникло новое государство — Российская Федерация с новой Рис. 3. Организация архивных фондов и архивных документов
экономической основой, когда признаются и защищаются рав­ по формам собственности
ным образом частная, государственная, муниципальная и иные
кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные
формы собственности.
(электронные) документы;
И з м е н е н и я , происшедшие в стране, коснулись и архивной
3) по срокам хранения:
сферы. Государственный архивный фонд С С С Р был переимено­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­
ван в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не
стоянном хранении в архивах;
только название, но и сама организация документов и дел Архив­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­
ного фонда Российской Федерации, которая осуществляется те­
менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­
перь по следующим признакам (рис. 2):
ных архивах;
1) по формам собственности:
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­
архивные фонды и архивные документы государственной час­
ти АФ Р Ф ; менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­
раслевых фондах;
архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­
архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­
ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
сти Архивного фонда Р Ф , находящиеся на временном и депози­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­
тарном хранении в государственных архивах.
н и и муниципальных органов;
Все названные выше признаки можно применять только в со­
архивные фонды и архивные документы негосударственной
вокупности, формальное следование одному из них может приве­
части Архивного фонда РФ (рис. 3);
сти к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.
2) по видам носителей, способам и технике закрепления ин­
Например, условно разделительной датой между документами Рос­
формации:
сийского архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским
архивные письменные и графические документы на бумажных
государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петер­
носителях;
бурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения мате­
риалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА).
АФРФ Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы
Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с
середины XVIII в. до XX в. С другой стороны, в РГИА хранится
фонд Синода (1721-1918). Если буквально следовать принципу
Организация Организация архивных фондов Организация
документов по видам носителей, способам фондов и доку­
Разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть
по форме и технике закрепления ментов по срокам Разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Моск­
собственности информации хранения ву (в РГАДА), а после 1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА). Од­
нако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют
Рис. 2. Организация Архивного фонда Российской Федерации
63
62
собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу постоянное, временное, постоянное в собственности государства,
недробимости они хранятся целостно в одном хранилище. депозитарное.
Как видно из приведенной классификации, в основе совре­ Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в ар­
менной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же
государственную и негосударственную части, что было закрепле­ в архиве негосударственного учреждения.
но в «Основах законодательства Российской Федерации об Архи­ Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их пере­
вном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г. дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архи­ службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные
вные фонды и архивные документы: архивы органов государственной власти и управления государствен­
государственных учреждений, организаций, предприятий и ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­
государственных институтов, действовавших на территории Рос­ ственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городс­
сии на всем протяжении ее истории, а также учреждений религи­ кие) архивы могут осуществлять временное хранение документов в
озных конфессий до момента отделения церкви от государства; учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом доку­
органов государственной власти, местного самоуправления, ментов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи
прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­ и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов
приятий, действующих на территории Р Ф ; негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником.
государственных учреждений, воинских частей, находящихся Обычно временное хранение осуществляется в интересах учрежде­
и (или) находившихся за границей; ний и ведомств, пока документы нужны для информационного
предприятий, организаций или объединений смешанных форм обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи докумен­
собственности, в уставном капитале которых имеется преоблада­ тов на постоянное хранение строго ограничены законом.
ющая доля федеральной или государственной собственности; Хранение в собственности государства — это хранение доку­
органов, учреждений, организаций и предприятий бывших ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­
К П С С и ВЛКСМ; щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и
других общественных организаций и объединений, образовав­ т.д., которые на законном основании переданы в собственность
шихся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим
ции в соответствии с законом РФ об общественных организациях, основанием скорее всего может быть договор дарения или кугаги-
принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;
юридических и физических лиц, поступившие на законных
основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, Архивный фонд Российской Федерации
а также к о п и и архивных документов на правах подлинников и на
законных основаниях, поступившие в собственность государства.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ Государственная часть Негосударственная часть
ные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
государственных объединений и организаций с момента их ре­
Постоян­ Депози­ Времен­ В собствен­
Z
Депози­ Времен­ Постоян­
гистрации в соответствии с законодательством РФ об обществен­ ное тарное ное ности тарное ное ное
ных объединениях, в том числе профессиональных союзов, бла­ хране­ хране­ хране­ государ­ хране­ хране­ хране­
ние ние ние ства ние ние ние
готворительных и иных фондов, политических партий и движе­
ний, религиозных объединений и организаций;
негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ Архивы Ведом­
Архивы
ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий про­ Федера­ Ведом­ Федера­ ствен­
льной Музеи и Отрасле- Музеи и Отрасле- ные
мышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, ствен­ льной
архив­ библио- вые библио- вые (част­
ные архив­
науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; ной фонды
ной фонды ные)
архивы
физических л и ц (документы личного происхождения, фамиль­ службы службы архивы
ные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей Рис. 4. Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам
АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4): хранения

64 Архивоведение 65
продажи, заключенный между собственником и государственным
Окончание табл. 2
архивом, музеем или библиотекой, а также:
приобретение документов Росархива на аукционе или у торго- № По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном
во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7)
передача государству так называемых бесхозных материалов в
том случае, если при ликвидации учреждения или организации у Центральный картографо-гео­ Центральный картографо-гео­
архива не оказалось законных «наследников». дезический фонд Главного упра­ дезический фонд Центральной
1 вления геодезии и картографии федеральной службы геодезии
Депозитарное хранение документов — временное хранение доку­
при Совете Министров СССР и картографии России
ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­
Всесоюзный информационный Центральный государственный
ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником
фонд стандартов и технических фонд стандартов и технических
документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ условий Государственного условий Комитета РФ по
ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ комитета СССР по стандартам стандартизации, метрологии и
ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­ сертификации
зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. Всесоюзный государственный Российский государственный
Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе фонд кинофильмов Государ­ фонд кинофильмов Комитета
об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государствен­ ственного комитета СССР по РФ по кинематографии
ным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? От­ кинематографии (Госфильмофовд)
раслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, Министерство иностранных дел Министерство иностранных
сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного СССР (Архив внешней дел Р Ф
(в том числе депозитарного) хранения документов государственной политики)
части Архивного фонда Р Ф . При этом сроки, условия хранения доку­ КГБ СССР (по постановлению Служба внешней разведки РФ,
ментов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Совета Министров СССР от Федеральная служба
Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отрасле­ 19.08.79) контрразведки РФ
вых фондов с правом депозитарного хранения документов государ­ МВД СССР (по постановлению Министерство внутренних дел
ственной части Архивного фонда Российской Федерации. Совета Министров СССР от РФ
27.12.84)
Таблица 2 Министерство обороны Министерство обороны РФ
СССР (решением Совета
№ По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном Министров от 09.08.79 был
п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7) установлен предельный срок
хранения — 75 лет)
1 Объединение «Всесоюзный Государственное геологическое 10 Минсредмаш С С С Р (по Министерство РФ по атомной
геологический фонд» при предприятие «Российский постановлению Совета энергии
Министерстве геологии СССР геологический фонд» Комитета Министров от 18.06.87)
РФ по геологии и 11 Академия наук С С С Р
использованию недр 12 Музеи и библиотеки
2 Государственный фонд данных Российский государственный Министерства культуры СССР
о состоянии окружающей фонд данных о состоянии
природной среды Государ­ окружающей природной среды
ственного комитета С С С Р по Федеральной службы России 3 . 4 . Организация документов и дел в пределах архивов
гидрометеорологии и по гидрометеорологии и мони­ (второй уровень организации документов)
контролю природной среды торингу окружающей среды
Классификация документов в пределах архива предполагает их
организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
1
Депозитум (англ.) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность П р и классификации документов архива выбирают один из на­
(обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административ­ учных принципов классификации:
ные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату принцип происхождения (организация документов по истори­
внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.
чески сложившимся комплексам (фондам);
66
67
 логический (тематический) принцип классификации докумен­ Таблица 3
тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­
пам (коллекциям). № п/п Признак Пример
В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в преде­ Однородные учреждения, Избирательные комиссии по
лах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь действовавшие на одной выборам в Верховный Совет
остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, территории Р С Ф С Р по Московской
как архивный фонд и фондообразователь. области (1938—1967)
Архивным фондом организации или лица называется вся совокуп­ Объединение фондов Департамент народного
ность документов, образующихся в процессе деятельности какого- руководящего органа и образования и школы (с 1993);
либо фондообразователя. Фондообразователем называется учрежде­ подчиненных ему Кооперативно-промысловый
ние или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. учреждений, действовавших совет и промысловые артели
Документальный фонд лица называют личным архивом. на определенной территории Хабаровского края (1960—
В соответствии с Г О С Т Р 5 1 1 4 1 —98 архивный фонд — это сово­ 1980); Съезд народных
купность архивных документов, исторически и (или) логически депутатов РФ;
связанных между собой. Верховный Совет РФ и его
Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему органы (1990-1993)
Объединение материалов Завод «Серп и молот» и его
в качестве классификационной и учетной единицы архивная кол­
фондообразователей, профсоюзный комитет;
лекция в графическом варианте приведены на рис. 5.
связанных объектом Издательство газеты «Воля»
деятельности партии социалистов-револю­
Архивный фонд Архивная коллекция ционеров (1906—1907); книго­
издательство при агентстве
Дальневосточного союза пар­
Архивный фонд Объединенный Архивный фонд
тии социалистов-революцио­
учреждения архивный фонд личного происхождения неров в Нагасаки (1907—1910)
Объединение Конституционно-демократиче­
7 последовательно сменивших
друг друга учреждений на
ская партия (кадеты) (1905—
1906) + Партия народной
учреждении лиц лица семьи рода
основе единства их функций свободы (1906-1917)
Муравьевы-Апостолы И.М.,
Объединение документов
Рис. 5. Классификация документов в пределах архива М.И. и С И . Декабристы (1789—
лиц, связанных
1869)
Архивным фондом учреждения (организации) называется архи­ родственными отношениями
вный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в дея­ Объединение документов лиц, Объединенный архивный фонд
тельности одного учреждения (организации). связанных творческой и про­ историков-архивистов
Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, со­ фессиональной деятельностью (1840-1993)
стоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фон­
дообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войс­ Фонд лица:
ковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою Александр III. 1854- 1894 (ГАРФ. Ф.677,2 оп., 1333 ед. хр., 1845-1896).
исторические и (или) логически обусловленные связи (однород­ Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2 оп., 2513 ед. хр., 1860- 1991).
ность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и Фонд семьи:
времени деятельности, единство местонахождения и др.; для част­ Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892):
ных лиц — родственные, профессиональные, творческие отноше­ Ивашев В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797—1840);
Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808 -1839).
ния). В табл. 3 указываются признаки образования объединенных
Фонд рода:
архивных фондов.
Бакунины (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987):
Архивным фондом личного происхождения называется архивный Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730-1803;
фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сена­
и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например: тор 1764-1837;
68 69
 Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Твер­ 3 . 5 . Организация документов и д е л
ской губернии. 1768 — 1854; в пределах архивного фонда
Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного дви­ (третий уровень организации документов)
жения в России. 1814—1876;
Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, об­ Организация документов в пределах архивного фонда называ­
щественный деятель. 1818 — 1901; ется фондированием.
Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, Фондирование складывается из следующих видов работ:
земский деятель, философ. 1820—1900; 1) определение границ архивного фонда, в том числе опреде­
Бакунин А. А., земский деятель, участник обороны Севастополя во
ление юридической самостоятельности фондообразователя и хро­
время Крымской войны. 1821-1908;
нологических рамок документов фонда;
Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900.
Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980): 2) определение фондовой принадлежности документов.
Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писа­ Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объе­
тель. 1765-1851; диненные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова­
Муравьев-Апостол М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Со­ нию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондиро­
юза благоденствия», «Южного общества». 1793 — 1886; вании.
Муравьев-Апостол СИ., декабрист, член «Союза спасения», «Со­ Как было сказано ранее, пересистематизация материалов произво­
юза благоденствия», «Южного общества», руководитель восста­ дится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный
ния Черниговского полка. 1795—1826. оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах,
сложившихся в XVIII —XIX вв., где фонды обрабатывались разными по­
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных доку­ колениями архивистов, которые руководствовались различными мето­
ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон­ дическими принципами.
дообразователей и объединенных по одному или нескольким при­ Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем
знакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос-
ческому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым созда­ ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не
ются архивные коллекции. описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными
обстоятельствами:
Таблица 4 стихийными бедствиями и пожарами;
войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую­
№ щи реституцией;
Признак Пример военными действиями вследствие социальных потрясений, перево-
п/п
отов;
1 Номинальный Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и реформами государственного аппарата, органов власти и управ-
ОКНА ТАСС в Музее книги ения.
2 Тематический Монастырские дела (1612 — 1729)
Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как
в РГАДА — разрозненные документы по
риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо
истории монастырей
зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода-
3 Авторский Коллекция материалов о А. Барбюсе
и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и
( 1 9 1 7 - 1 9 4 9 ) в РГАЛИ итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада-
4 Географический Коллекция писем солдат русских ами и функциями, возложенными на него, определить масштаб
воинских частей на французском фронте, Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и ка­
собранная Тургеневской библиотекой в кую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные
Париже; 27 коллекций по истории Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение
государств и стран (1549 — 1949) в Р связей с другими учреждениями.
5 Смешанный ГВИА Следует также ознакомиться с основными видами документов
Карты и описания водных сообщений ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами,
России (1701 - 1 9 1 2 ) в РГВИА анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых с о -

70 71
держатся основные сведения о времени возникновения фондообра­ Таблица 5
зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях
структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо­ Фактор, влияющий Документы, возникшие Фондообразователь
на фондирование под влиянием фонда
вателя.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кро­ 1. Изменение 1.1. Документы Президент РФ;
ме названных выше данных о фондообразователе в исторической конституционных высших органов Федеральное Собрание;
справке нужно раскрыть систему организации документов в дело­ основ государства государственной Правительство РФ;
производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по в связи с власти Российской Конституционный Суд РФ;
номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам принятием Федерации и органов Правительство Республики
описания на обложках. Конституции РФ государственной Коми; Московская
Далее в исторической справке следует изложить сведения по 1993 г. Распад власти субъектов областная Дума;
истории фонда, выяснить: СССР в 1991 г. федерации, созданных Верховный Совет РСФСР
когда поступил фонд на хранение; по Конституции РФ с 8 декабря 1991 г. по
1993 г. (новые 1993 г.; Совет Министров
степень его сохранности;
архивные фонды) РСФСР с 8 декабря 1991 г.
объем фонда;
крайние даты документов.
1.2. Документы Министерство атомной
В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и энергетики и промышлен­
высших органов
значение документов для научного и практического использования. управления ности С С С Р и
К исторической справке необходимо приложить графическую (министерств, ведомств Министерство РФ по
схему структуры фондообразователя, список источников и лите­ РФ), созданных на атомной энергии
ратуры, использованных при написании справки. базе соответствующих
Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого до­ ведомств С С С Р
кументального фонда может быть сформирован архивный. Кто же (новые архивные
может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать фонды)
юридическую самостоятельность учреждения, признаками кото­
рой являются: 1.3. Документы советов Совет Министров
наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­ министров республик в Якутской А С С Р и Совет
тав, указ, декрет, закон, положение); составе РФ и Министров республики
автономных Саха
самостоятельный баланс, смета, счет в банке;
штатное расписание; образований до и
после распада С С С Р
самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­
(новые архивные
чать и др.).
фонды)
Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также
может быть фондообразователем, если его документы образуют 1.4. Документы новых Комитет местного
обособленный исторически значимый комплекс. органов местного самоуправления округа
В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. самоуправления, Лефортово г. Москва
даны правила определения границ фонда в случае реорганиза­ созданные на основе
ции, эвакуации учреждения и др. федеральных законов и
Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. нормативных актов
XX в.) задача определения границ архивных фондов является весь­ субъектов федерации
ма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоеди­ (новые архивные
нить ли новые поступления к уже существующему фонду или со­ фонды)
здать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать
коренные изменения в ж и з н и государства и общества. В табл. 5 1.5. Документы
приведены факторы, влияющие на определение границ архив­ Прокуратуры Р С Ф С Р
и Прокуратуры РФ
ного фонда.

72 73
 Окончание табл. 5
Продолжение табл. 5

Фактор, влияющий Документы, возникшие Фактор, влияющий Документы, возникшие Фондообразователь

на фондирование под влиянием фонда Фондообразователь на фондирование под влиянием фонда

(новые архивные 5. Ликвидация Документы каждой Московский государ­

фонды), местных фондообразова­ организации ственный историко-
прокуратур (новые теля с передачей (самостоятельные архивный институт с
архивные фонды) его функций архивные фонды) 1991 г. в составе Рос­
одной или сийского государствен­
1.1 Изменение 1.6. Документы новых Хакасский областной нескольким ного гуманитарного
статуса субъекта органов власти (новые совет народных депутатов организациям университета
РФ архивные фонды) и Верховный Совет
республики Хакассия с
29 января 1992 г. Вид фонда Хронологические границы фонда
2. Изменение Документы новых Бабушкинский Архивный фонд Официальные даты образования и
границ органов власти и районный Совет учреждения ликвидации учреждения
административно- управления (новые народных депутатов Архивный фонд Даты рождения и смерти отдельного лица,
территориаль­ архивные фонды) г. Москвы; Куйбышевский личного происхождения членов семьи или рода
ного деления и районный Совет Объединенный Даты образования и ликвидации наиболее
создание новых народных депутатов архивный фонд раннего и наиболее позднего по времени
органов власти и г. Москвы; Дзержинский деятельности учреждений, документы
управления районный Совет которых вошли в состав фонда
народных депутатов
Ниже дается определение хронологических границ архивных
г. Москвы; Префектура
фондов.
Северо-восточного
административного округа Иногда возникают затруднения по определению крайних дат до­
кументов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного
3. Изменение Документы Государственный концерн происхождения. Поясним, что крайними датами документов архив­
формы собствен­ учреждений и «Нефтегазстрой» и ного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее
ности фондо­ предприятий, АО «Роснефтегазстрой» позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпа­
образователя. перешедших с 1991 г. дать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по
в кооперативную, каким-либо причинам отсутствуют документы начального или за­
общественную, частную вершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд уч­
и другие формы реждения передаются для завершения производством дела учрежде­
собственности (новые ния-предшественника.
архивные фонды)
Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде­
4. Реорганиза­ Документы нового ния могут быть расширены за счет документов, связанных с от­
Центральная научно-
ция фондообра­ учреждения (новый исследовательская кликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием
зователя, которая архивный фонд) лаборатория (ЦНИЛ) его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча­
ведет к корен­ Главархива СССР и ются юбилейные даты.
ному изменению Всесоюзный научно- Определение фондовой принадлежности документов. Определить
его функций и исследовательский фондовую принадлежность документов — это значит определить
созданию нового институт соответствие документов тому или иному архивному фонду на ос­
учреждения документоведения и нове соответствующих признаков.
архивного дела Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основа­
(ВНИИДАД). Главархив нии непосредственного изучения документов.

74 75
 Документы, как правило, сами несут дополнительные сведе­
ния об их принадлежности к определенному архивному фонду.
В современном государственном делопроизводстве эти сведения
могут быть отражены на обложке дела, где указывается офици­
ально принятое полное, а в скобках — сокращенное название
учреждения-фондообразователя и название структурной части уч­
реждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомне­
ние, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку со­
всем, то фондовая принадлежность устанавливается на основа­
нии изучения содержащихся в деле документов.
Все документы по месту их составления обычно подразделяют­
ся на входящие, внутренние и исходящие.
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных
фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-
получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа
регистрации входящих документов, тексту (содержанию) доку­
мента, резолюциям, пометам.
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов,
протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внут­
реннюю деятельность учреждения, определяется по названию уч­
реждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а
также по подписям должностных лиц.
Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих доку­
ментов определяется по названию учреждения-автора, которое мо­
жет быть указано рядом с подписью должностного лица в конце
документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по со­
держанию документов и делопроизводственным номерам.
Фондообразователем входящих документов является адресат, а
внутренних и исходящих — автор.
Указанные выше признаки фондовой принадлежности назы­
ваются прямыми признаками, так как они имеют обязательные эле­
менты, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и до­
кументов при отсутствии прямых признаков устанавливается по
косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям по­
черка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут
быть решающими.
При определении фондовой принадлежности надо запомнить:
1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации
или переименованию, могут встречаться старые наименования;
2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время
пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшествен­
ников;
3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся
в деятельности нескольких учреждений.
Глава 4
КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА
ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
Комплектование — это систематическое пополнение архива до­
кументами в соответствии с его профилем.
Под профилем архива следует понимать установленный для ар­
хива состав документов, который определяется признаками клас­
сификации документов Архивного фонда Р Ф .
Главной целью комплектования является наиболее полная кон­
центрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
установление профиля архива;
определение источников комплектования;
определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
организация комплектования.
Первый этап работы по комплектованию подробно описан в р. 3.3,
третий решается в ходе экспертизы ценности документов (р. 4.2.2).
Поэтому в этом разделе остановимся на двух этапах работы: опреде­
ление источников комплектования и организация комплектования.
4.1.1. Определение источников комплектования
Источники комплектования — это учреждения или лица, не­
посредственно передающие документы в государственные или ве­
домственные архивы.
Источниками комплектования могут быть как государственные,
так и негосударственные учреждения.
Научно обоснованные критерии определения источников ком­
плектования государственных архивов сложились к 1960-м гг.
К концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Одна­
ко в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-
политической и экономической жизни страны, архивисты вновь
вынуждены были их переоценить.
В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие к р и т е р и и о п р е ­
д е л е н и я и с т о ч н и к о в к о м п л е к т о в а н и я государ­
ственных архивов:
для учреждений:
значение учреждения в системе органов власти и управления,
в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, рес-
77
 публиканского, областного, районного, городского подчинения нЬ 1постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редак­
и т.д.);
циях списков источников комплектования архивов вместо Верхов­
полнота отражения деятельности учреждения в документах вы­
ного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета
шестоящих организаций;
Министров СССР — Правительство Р Ф , вместо исполкомов — мэ­
соответствие документов учреждения профилю государствен­
рии и префектуры. Но принцип составления списков остался преж­
ного архива;
ним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые
для документов личного происхождения:
примерные отраслевые списки учреждений, организаций и пред­
значение творческой и общественной деятельности фондооб­
приятий, являющихся и не являющихся источниками комплектова­
разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и
ния государственных архивов. Особое внимание было уделено изуче­
других областей;
нию состава и содержания документов вновь образованных органов:
история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, нали­
Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной вла­
чие собранных фондообразователем ценных документов, особен­
сти (президентов республик в составе РФ), администраций краев,
ности фиксации его творческого процесса;
областей, автономных областей, автономных округов, местной ад­
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали­
министрации, представительств и представителей Президента Р Ф ,
чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных
мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.
деятелей).
Особого внимания требует отбор на государственное хранение
Н а основе этих критериев утверждались с п и с к и и с т о ч н и ­
1 документов о подготовке и проведении массовых политических
к о в к о м п л е к т о в а н и я , в основе которых лежало разделение
кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усили­
потенциальных источников комплектования на несколько групп:
лась роль учреждений и организаций социально-культурной сфе­
учреждения, организации и предприятия, документы которых под­
ры, общественных организаций и творческих союзов. После пере­
лежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;
смотра списков многие из этих учреждений стали самостоятель­
учреждения, организации и предприятия, документы которых ными источниками комплектования.
подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы­
Такова система критериев и методика комплектования госу­
шестоящих инстанций, а также выборочному приему.
дарственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и впол­
Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов не может быть использована при комплектовании архивов доку­
однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в госу­ ментами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государствен­
дарственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов ном аппарате, общественно-политической жизни страны, эконо­
(как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый мическом развитии привели к тому, что в комплектовании по­
групповой выборочный прием. явился целый ряд новых проблем.
Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив Во-первых, после распада С С С Р бывшие союзные республи­
поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками
ки, ставшие независимыми государствами, приняли собственное
комплектования ценных документов.
архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема,
Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отлича­
связанная с претензиями бывших союзных республик на матери­
ются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (группо­
вой), немногое от всех (повидовой); алы, которые уже поступили на государственное хранение. Одна­
ко в соответствии с основным научным принципом архивоведе­
учреждения, не являющиеся источниками комплектования го­ ния — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» —
сударственных архивов. было принято нелегкое решение — не перемещать материалы.
На основе последней редакции примерных списков каждый го­ Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты
сударственный архив ведет в соответствии со своей зоной комп­ федеральной собственности и собственности субъектов Федера­
лектования списки своих источников комплектования. Списки долж- ции, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования ар­
1 хивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федера­
Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы
которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы С С С Р . ции, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ ре­
ГАУ при СМ С С С Р . - М., 1960. шения этой проблемы на основе «принципа территориальности
Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являю­ комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и приго­
щихся или не являющихся источниками комплектования государственных архи­ дился (принят на государственное хранение независимо от фор­
вов. ГАУ при СМ С С С Р . — М., 1987.
мы собственности и подчинения).
78
79
 В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомствен­
ной системы во всех отраслях управления пересматриваются крите­
рии определения источников комплектования. Так, например, осо­
бое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения
в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учрежде­
ния уже не отражает реального значения его деятельности. Рост
самостоятельности государственных учреждений приводит к тому,
что все меньше их документации поступает на хранение в фонды
вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных
учреждений — самостоятельных источников комплектования.
В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись
также с неотложной проблемой приема на государственное хране­
ние документов ликвидированных учреждений, которые не имеют
правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внеплано­
вого приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая
обрабатывать поступающие документы временного и постоянного
хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на
документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда
они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих
документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих доку­
ментов в государственный архив в составе фондов ликвидированных
учреждений — это один путь решения проблемы, другой — созда­
ние специальных межведомственных архивов по личному составу,
особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные»
архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от
большого количества социально-правовых запросов.
В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к
«разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных
структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика,
культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Феде­
ральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохране­
нию документов негосударственных структур, значительная часть цен­
ных источников по истории современности будет утрачена. В связи с
этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:
выявить негосударственные структуры, фонды которых отно­
сятся к профилю комплектования данного архива, и установить,
какие из них являются источниками комплектования;
установить «договорные отношения» с представителями этих
структур.
В результате выявления негосударственных структур составляют­
ся списки потенциальных источников комплектования госархивов.
Источниками комплектования государственных архивов явля­
ются организации нового типа, в деятельности которых образу­
ются документы, имеющие историческое, культурное, научное,
социальное, экономическое, политическое значение, подлежа­
щие обязательной передаче на государственное хранение (органи-
80
зации с государственной или муниципальной форой собственнос­
ти) и на основе договора (с другими формами собственности).
С п и с к и источников комплектования составляются на основе
несколько видоизмененной системы критериев, которая активно
обсуждается в современном архивоведении.
Критерий Пояснение
1. Функционально- Выполнение основных задач отрасли, уникаль-
целевое назначение ность деятельности, новизна товаров и услуг,
учреждения стабильность существования, конкурентоспо­
собность, участие в международных и регио­
нальных программах
2. Масштаб Многопрофильность производства товаров и ус-
деятельности луг; объем уставного фонда; состав учредителей
и участников; межрегиональная деятельность;
численность работников
3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятель­
ности, наличие иностранного партнера, нали­
чие уникальных или наиболее типичных структур
4. Полнота отражения Степень повторения ценной информации,
информации в том числе в фонде других организаций
Среди источников комплектования особую группу составляют
общественные организации — партии, союзы, движения, студии,
клубы и др. Критерий определения источников комплектования в
отношении этой категории фондообразователей только разрабаты­
ваются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хране­
ния современной документации и архивов общественных движений,
можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение
документов этих организаций. На основании изучения хроники об­
щественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность
современных общественно-политических организаций по направле­
ниям и характеру их деятельности на общественно-политические,
религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.
Политические организации в свою очередь по ориентации под­
разделяются на национал-патриотические, марксистские, соци­
ал-демократические, либерально-демократические и др.
В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирую­
щие организации, в документах которых наиболее полно должна
отразиться история того или иного общественно-политического
направления. Далее, при непосредственном изучении архива орга­
низации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в
архиве организации документов, наиболее полно отражающих
важнейшие события общественно-политической жизни страны и
Региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и раз­
личных движений, структуру региональных отделений движения.
81

4.1.2. Организация комплектования
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­
домственном и государственном архивах.
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­
тивной работы с документами дела структурных подразделений
должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­
домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на
срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи,
составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить:
правильность формирования и оформления дел;
соответствие количества дел постоянного и долговременного
хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­
чество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление соответ­
ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела.
Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­
рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­
гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­
чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы
дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть
скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается
общее количество листов; обложка дела должна быть правильно
оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного
подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок
дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов
в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­
ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­
ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого
документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­
дится документ.
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень
ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­
менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с
номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять
все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до
75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых
запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж­
ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах,
имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­
шением между ведомством и Росархивом.
Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.
82
Вид документации Срок хранения, лет
Записи актов гражданского состояния.; документы
по личному составу; записи нотариальных действий
и судебных дел; хозяйственные книги 75
Научная, технологическая, патентная документация 10
Конструкторская документация 15
Проектная документация по капитальному
строительству 25
Телеметрическая документация 5
Кинодокументы, фотодокументы, видеофонограммы 3
фотодокументы 3
Документы на машинных носителях 5
Передача дел на хранение в государственных архив. Документы
принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с
визой экспертно-проверочной комиссии ( Э П К ) архивного учреж­
дения, а также по актам приема-передачи.
В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­
ков передачи документов от источника комплектования в госар­
хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников
комплектования в государственный архив.
Источники комплектования Срок передачи, лет
Федеральные органы государственной власти; Гене­
ральная прокуратура Р Ф ; органы государственной
власти и прокуратуры республик; отраслевые ака­
демии; государственные объединения; учреждения,
организации, предприятия федерального и рес­
публиканского подчинения 15
Органы государственной власти и прокуратура краев,
областей, городов федерального значения, автоном­
ной области, автономных округов; прокуратура го-
Родов и районов, государственных учреждений, ор­
ганизаций, предприятий краевого, областного под­
чинения, подчинения автономной области и ок­
ружного подчинения 10
Органы местного самоуправления; учреждения, орга­
низации, предприятия городского и районного под­
чинения; предприятия сельского хозяйства 5
Совместные предприятия с участием государства; ор­
ганизации и объединения смешанных форм собствен­
ности, в уставном капитале которых имеется преоб­
ладающая доля федеральной или государственной
^ственности 10
83
 Передача документов из каждого учреждения — источника ком­
плектования в государственный архив осуществляется ежегодно
или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб-
разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­
лектования, регулярное комплектование возможно только при со­
ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­
тование государственного архива документами данного фондооб-
разователя осуществляется в несколько этапов:
сначала на заседании Э П К госархива утверждается опись дел
постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив
(этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­
ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­
кого состояния дел, оформления дел и т.д.;
наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по-
единично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­
ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в
описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­
лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет
справку о причинах отсутствия дел.
Основным документом, на основании которого производится
прием документов на хранение, является акт приема-передачи
документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­
щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­
редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­
ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­
пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух
экземплярах, подписывается представителями государственного
и ведомственного архивов.
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи
(в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­
дения описи на Э П К государственного архива). Один экземпляр
описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­
си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­
редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.
Прием документов от источников комплектования негосудар­
ственной части Архивного ф о н д а РФ имеет свою с п е ц и ф и к у .
К а к показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб-
разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется
принимать документы через пять лет после о к о н ч а н и я их делоп­
роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­
кументы в собственность государства на хранение в учреждения
Федеральной архивной службы России, государственные музеи
и библиотеки. П р и этом передача права собственности на доку­
менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­
реждением.
84
В случае необходимости условия хранения и использования до-
^ м е н т о в могут включать ограничения права доступа и использо­
вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­
кою тайну, являющихся объектом авторского права и др.
Документы личного происхождения также могут поступать в
государственный архив по договору дарения, по завещанию, по
решению суда или нотариальных органов о признании докумен­
тов бесхозными, по договору купли-продажи.
На временное хранение (депонент) документы личного про­
исхождения передаются на основании личного заявления вла­
дельца.
П р и приеме документов также составляется акт приема-пере­
дачи, к которому прилагается сдаточная опись.
Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­
дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­
дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с
владельцем каждый его пункт.
В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­
пользовать методы «активного комплектования»:
проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­
ния их документов;
выявление потенциальных источников комплектования в орга­
нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения
хроники общественно-политической жизни;
анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и
движений, запись митингов и других событий общественно-по­
литической жизни, запись устных воспоминаний;
сбор воспоминаний, составление хроники событий;
сбор документов, отражающих общественное мнение, участие
во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.
Основой работы по «активному комплектованию» является вы­
сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­
ная жизненная позиция архивиста.
4 . 2 . Экспертиза ценности документов
4.2.1. Экспертиза ценности документов на основе
научных критериев
П р и формировании Архивного фонда страны из огромного
Количества документов лишь незначительная часть поступает на
государственное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и кри­
териев ценности в целях определения сроков хранения докумен­
тов и отбора их на государственное хранение называется экспер­
тизой ценности документов.
85
 Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV—
Кроме этого отбирают для уничтожения документы времен­
XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов
ного хранения, срок хранения которых истек. П р и этом особое
получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.
внимание должно быть уделено документам, срок хранения ко­
Современная экспертиза ценности документов проводится, как
торых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит
правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней,
судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с
номенклатур дел, классификаторов.
комиссией, которая по-научному может называться централь­
Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэто­
ной экспертной комиссией ( Ц Э К ) или просто экспертной ко­
му не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг.
миссией ( Э К ) .
по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение эк­
ценности документов на основе научных критериев.
спертных органов ведомственных архивов и утверждают их и,
Итогом экспертизы ценности документов является полноцен­
во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценнос­
ное комплектование государственных архивов и всего Архивного
ти документов или разбор россыпи документов.
фонда страны. И м е н н о в итоге экспертизы происходит формиро­
Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая
вание архивных фондов, которые концентрируются в государствен­
проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким
ных архивах.
фондам:
Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­
однородных учреждений, действовавших на одной территории
ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­
(школы одного района);
ление профильное™ документов тому или иному государствен­
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
ному архиву.
Такой комплексный подход возможно осуществить только в
Вторая задача — определение сроков хранения документов,
государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов
и н ф о р м а ц и я в которых может быть использована в течение ка­
разных учреждений.
кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро­
В результате экспертизы ценности документов выделяются две
ков хранения такие документы могут быть разделены на две
группы дел:
группы:
дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
1) для долговременного хранения (например, документы по лич­
дела, предназначенные для уничтожения.
ному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для
лица на момент заведения дела);
постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят­
2) для временного хранения.
ся в описи.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­
Акты и о п и с и представляются на рассмотрение соответству­
да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать
ющей э к с п е р т н о й к о м и с с и и , или э к с п е р т н о - п р о в е р о ч н о й ко­
за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­
м и с с и и , или ц е н т р а л ь н о й э к с п е р т н о - п р о в е р о ч н о й к о м и с с и и
ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.
(ЦЭПК).
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информатив­
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспер­
но емких документов.
тизы ценности документов — это система научно обоснован­
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в
ных п р и з н а к о в , на основе которых определяется ценность до­
делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
кументов.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хра­
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
нения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е.
1) критерии происхождения документов;
когда дело еще «не родилось».
2) критерии содержания документов;
В ведомственном архиве происходит выделение из документаль­
3) критерии внешних особенностей документов.
ного фонда учреждения дел для постоянного хранения и подго­
Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при­
товка их к сдаче в государственный архив.
менительно к документам конкретных фондов.
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные
1 . К группе к р и т е р и е в п р о и с х о ж д е н и я документов
структурные подразделения, то из ценных документов формиру­
относятся:
ют несколько архивных фондов.
значение учреждения или лица в жизни общества;
86
87
 значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку­
ментах;
время и место создания документов.
На основе критерия значение учреждения в жизни общества
определяются группы учреждений, от которых документы посту­
пают либо на государственное хранение в полном объеме (имеет­
ся в виду ценная документация этих учреждений), либо выбороч­
но (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема),
либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом
учитывают значение деятельности учреждения для развития от­
расли, его место в ведомственной системе.
Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно слож­
н ы й для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно
оценить роль той или и н о й личности. Поэтому, принимая реше­
ние о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нуж­
но учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, кол­
лег по профессии и сотрудников.
Критерий значимость события позволяет оценивать докумен­
ты, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетель­
ства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать
документы в зависимости от степени участия учреждения или
лица в проведении или изучении события, отраженного в доку­
ментах.
На основании этого критерия выявляются документы, кото­
рые были созданы в связи с событиями огромного исторического
значения в истории страны. В связи с этим даже документы, пред­
назначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государ­
ственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять
периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много доку­
ментов.
Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Мос­
кве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество доку­
ментов московских приказов и других учреждений), ценятся выше дру­
гих документов.
Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины,
как Крестьянская война 1 7 7 3 - 1 7 7 5 гг., Отечественная война 1812 г.,
движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала
1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг.,
Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая рево­
люция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.
Большое значение имеет критерий время образования докумен­
тов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена
запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до
1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела
и документы биографического характера, завершенные в дело­
производстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под-
88
лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно
осуществляется в установленном порядке только с разрешения
федеральной архивной службы России.
Критерий место образования документов также требует тща­
тельного изучения материалов, которые обнаружены или могут
быть обнаружены на месте какого-либо значительного события,
интересного явления.
2 . К группе к р и т е р и е в с о д е р ж а н и я документов отно­
сятся:
значимость информации документа;
повторяемость документной информации;
целевое назначение документов;
вид и разновидность документа.
На основе критерия значимость информации документы учреж­
дений делят на три группы:
документы, отражающие основные направления деятельности
учреждения, с постоянным сроком хранения;
документы вспомогательного, оперативного, справочного ха­
рактера, хранящиеся временно;
документы по личному составу. В этой группе может быть пред­
ставлена как основная, так и вспомогательная документация. П р и
оценке этой группы документов следует учитывать не только зна­
чение информации, но и значение лица, которого эти документы
непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет
по заключению Э П К .
Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь
в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить
значение информации документов, поступающих на постоянное
хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь
с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому
этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с кри­
териями целевое назначение документа и вид и разновидность до­
кумента.
Критерий повторяемость информации широко используется в
экспертизе ценности документов, так как «природа» государствен­
ного управления порождает явление повторяемости и н ф о р м а ц и и
в создаваемых документах.
В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости до­
кументной информации путем сопоставления документов как ис­
1
точников первичной и вторичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из
которых присущи свои формы:
1
Документы, на основании которых были созданы новые документы, явля­
ются источником первичной информации.
89
 формальный (когда происходит простое воспроизведение до­
кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­
мами, как дублетность, цитирование и суммирование;
аналитико-синтетический (когда происходит преобразование
документной информации первичных источников во вторичных
источниках информации) с такими формами, как обобщение,
реферирование и изложение.
Как форму повторяемости информации выделяют вариант­
ность, которая может относиться к формальному или аналитико-
синтетическому виду повторяемости документной информации. Все
зависит от степени переработки вариантов документа. В практике
экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­
жению учитывается формальный вид повторяемости информации.
Наиболее распространенной формой повторяемости информа­
ции является дублетность.
Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­
ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­
щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии
документов (выполненные на пишущей машинке).
Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­
ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­
ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­
пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением
дублетности.
3 . К группе к р и т е р и е в в н е ш н и х о с о б е н н о с т е й до­
кументов относятся:
подлинность;
внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто­
верения и оформления документов, в том числе художественные,
палеографические, языковые и другие особенности; физическое
состояние документов).
Критерий подлинность документов имеет важное значение, так
как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе до­
кументов на государственное хранение. При определении подлин­
ности документа устанавливается наличие бланка, печати, штам­
па, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удос­
товерения документа.
Если подлинники имеют особое государственное значение для
использования в читальном зале или если есть расхождения в тек­
стах подлинников и копий документов, 1 - 2 экземпляра копий
оставляются на постоянное хранение. Копии документов подве­
домственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет
гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохрани­
лись подлинники этих документов.
При оценке такого критерия, как внешний вид документа, ху­
дожественные, палеографические, языковые и другие особеннос-
90
ТИ не столь актуальны для документов современных учреждений,
а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как
Правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохране­
ны. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние
документов, и форму передачи в них информации. Если в по­
врежденных документах возможно хотя бы частичное восстанов­
ление текста, они оставляются на постоянное хранение, рестав­
рируются или фотокопируются.
Особенности проведения экспертизы ценности документов лич­
ного происхождения. П р и проведении экспертизы ценности доку­
ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп­
ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен­
тов. Документы личного происхождения отражают не только фак­
ты реальной действительности, но и отношение к ним автора,
зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного
опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори­
ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально­
го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира
в документах личных архивов, не теряя своего объективного зна­
чения, приобретает и субъективный характер.
В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно­
сти для отбора документов личного происхождения на государствен­
ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.
С учетом специфики документов личного происхождения кри­
терии экспертизы ценности документов личного происхождения
подразделяют на две группы:
1) критерии ценности фондов личного происхождения;
2) критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ц е н н о с т и ф о н д о в л и ч н о г о п р о ­
и с х о ж д е н и я относятся:
значение творческой и общественной деятельности фондооб-
разователя;
история фонда и его состав;
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
имеющимися в государственных архивах документами, могут под­
тверждать и дополнять их).
К группе критериев ц е н н о с т и д о к у м е н т о в л и ч н о г о
п р о и с х о ж д е н и я относятся:
значение творческой и общественной деятельности автора до­
кумента;
время и место создания документа;
значимость содержания документа, его информационная, ху­
дожественная и научная ценность;
внешние признаки документа (сохранность, степень автогра-
фичности, наличие помет и др.); 91

В примерных перечнях называются документы, подлежащие
государственному хранению, а также документы, подлежащие
выделению к уничтожению как не представляющие научной, ис­
торической, экономической ценности.
Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­
ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­
приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень
предусматривает максимально полный охват видов и разновид­
ностей документов, систематизированных в соответствии с ос­
н о в н ы м и ф у н к ц и я м и и направлениями деятельности учрежде­
н и й этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида
документов.
Таким образом, типовая документация с едиными общими и
обязательными сроками хранения входит составной частью во все
ведомственные перечни.
Д о 1990-хгт. п е р е ч н и д о к у м е н т о в , п о д л е ж а щ и х по­
с т о я н н о м у х р а н е н и ю , были одного вида — типовые. В них
были указаны документы, подлежащие приему только в государ­
ственные архивы С С С Р , которые, как было сказано выше, ори­
ентировались на документы государственных учреждений. Послед­
ним таким перечнем является типовой перечень документов, вы­
пущенный в 1989 г.
В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собствен­
ности возникла потребность в подготовке новых видов перечней
документов, учитывающих происшедшие изменения.
Весьма своевременным является перечень документов для негосудар­
ственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управлен­
ческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­
тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­
ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996).
Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в
первую очередь включает примерный перечень управленческих докумен­
тов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие
выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу
просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования соб­
ственного перечня управленческих документов.
Данная система перечней охватывает так называемые управленчес­
кие документы. Но есть перечни для специальной документации. Напри­
мер, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документа­
ции, подлежащей приему в государственные архивы России».
Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа пе­
речней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих
постоянному хранению.
Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней,
где даны группы документов как постоянного, так и временного
хранения, но последние не только не дифференцированы по сро-
94
кам, а напротив, обозначены л и ш ь как «тяготеющие» к постоян-
ому сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име-
щих тот или иной временный срок хранения.
Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи-
олее современным является «Перечень типовых документов, об-
азующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-
ения», который явился логическим продолжением Типового пе-
ечня документов, вышедшего в 1989 г.
В чем же взаимосвязь двух этих перечней?
Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня
трачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.
Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра-
лет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установ-
ения сроков хранения документов, созданных в 1980— 1990-е гг. (до
995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем
989 г.
В-третьих, остается действующей вторая часть Типового пе­
речня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при
определении сроков хранения документов по отраслям и специ­
фическим направлениям деятельности организаций, например
конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо­
вательской и другой подобного рода документации.
Само название нового Перечня типовых документов указывает
на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в
организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба
деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового
Перечня типовых документов распространяется и на документы
негосударственных организаций.
Новый Перечень типовых документов необходимо использо­
вать в качестве основного нормативного документа и в первую
очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел
в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и
отборе документов на постоянное (вечное) хранение.
Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или
потенциальном источнике комплектования для негосударственных орга­
низаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения,
которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).
Если вы работаете в государственном или муниципальном учрежде­
нии, которое не является источником комплектования, то вместо графы
с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указани­
ем срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хра­
нения.
Более того, в данном случае негосударственным учреждениям реко­
мендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения докумен­
тов определяет организация в соответствии с действующим законодатель­
ством и необходимостью практического использования документов».
95
 Но это правило распространяется не на все документы: есть целые
комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организа­
циях, не являющихся источником комплектования (государственных,
муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это
такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени
голосования, уставы и положения, учредительные документы и доку­
менты их регистрации, а также другие документы нормативно-правово­
го, имущественно-хозяйственного характера.
Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения до­
кументов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.
В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это
означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя унич­
тожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся
до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Посто­
янно».
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с опреде­
ленным сроком хранения, которая означает, что указанная документа­
ция в организациях государственного типа, возможно, будет иметь по­
стоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласо­
ванию с ЭПК государственного или муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том
случае, если данная организация заключила договор с архивным учреж­
дением на передачу документов. Если негосударственная организация «не
контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения
таких документов решается экспертной комиссией самой организации.
В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее
аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де­
ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­
ния», в составе которого отражены документы по организационным
вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди­
тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны­
ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско­
му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.
Д а н н ы й перечень способствует рациональной организации до­
кументов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору
документов на постоянное (вечное) хранение, установлению кон­
кретных сроков хранения документов, а также защите законных
интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных органи­
заций.
Особо следует отметить, что применение этого перечня явля­
ется обязательным для кредитных организаций, заключивших до­
говор с архивным учреждением системы Федеральной архивной
службы.
Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части
и справочного аппарата.
О с н о в н а я ч а с т ь — описательные статьи — представляет
собой наименования видов и разновидностей документов с ука-
96
занием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений,
систематизированных в соответствии с классификационной схе­
мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: поряд­
ковый номер; наименование видов и разновидностей документов,
иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а
для планов или отчетов — период планирования или отчетности и
др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звень­
ям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов.
Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет
не повторять одни и те же примечания на одной странице.
Ниже приводится образец оформления описательной статьи.
Виды и
разновидности
№ Приме­
документов Сроки хранения (звенья)
статьи чания
(категории
документов)
1 2 3 4 5 6 7 8
ON
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 ян­
варя года, следующего за годом окончания дела в делопроизвод­
стве. Так, например, срок хранения документов и дел, закончен­
ных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.
Для документов по личному составу, срок хранения которых
равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчис­
ление сроков хранения следует производить с учетом возраста чело­
века, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания
дела. Продолжительность хранения таких документов после окон­
чания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е.
«75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делоп­
роизводством в связи с завершением обучения в институте в год,
когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53
года (75 - 22 = 53).
Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными
сроками хранения означает, что часть такого рода документов мо­
жет иметь научно-историческое значение и должна передаваться на
государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хра­
нения документов обозначаются не только конкретным количеством
лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хране­
ния определяется их практической надобностью, а в перечне вместо
конкретного количества лет указывается «До минования надобнос­
ти», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней
Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения доку­
ментов («После снятия с учета», «По истечении срока действия до­
говора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).
97
4 Архивоведение
 С п р а в о ч н ы й а п п а р а т помогает ориентироваться в пе­ В ведомственных перечнях все учреждения, организации и пред­
речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в приятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми
себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ ими функциями или в соответствии с уровнями управления.
ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­ Звеном перечня является группа учреждений одного уровня
затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ управления.
ного аппарата (Типовое положение об Э К , Ц Э К ведомства, фор­ Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы
мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­ позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не яв­
клатуры дел и т.п.). ляющихся источниками комплектования госархивов.
Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких Многозвенность перечней в 1 9 8 0 - 1990-х гг. напрямую связана
разделов: со списками источников комплектования.
общие положения; Группировка учреждений по звеньям системы помогает выя­
структура и порядок применения перечня; вить, какие документы создаются на каждом из уровней управле­
организация проведения экспертизы ценности документов и ния, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить­
порядок оформления результатов отбора документов на хранение ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах
и уничтожение. учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависи­
Список сокращений чаще всего составляют к большим по объе­ мости от их принадлежности к разным уровням системы. Одина­
мам перечням. ковые виды документов во всех организациях должны храниться
В указателе видов документов в алфавитной последовательнос­ одинаковые сроки.
ти перечисляются все виды документов, включенных в описатель­
ные статьи, с указанием номеров статей.
Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем,
что типовые перечни включают в себя наименования документов,
образующихся при документировании однотипных управленческих
функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе
своей деятельности, в основе классификационных схем этих переч­
ней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень
включает разделы, отражающие основные направления деятельнос­
ти организаций, свойственные им, как правило, независимо от уров­
ня в системе управления и ведомственной принадлежности: руко­
водство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы
по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.
Одни и те же виды документов создаются в разных учреждени­
ях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и раз­
множаться». Не только одинаковые виды документов могут откла­
дываться в фондах разных учреждений, но к о п и и одного и того
же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в
фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестни­
це управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой,
так и к межфондовой дублетности.
Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех
же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмот­
рена группировка учреждений по звеньям управления, что позво­
ляет отразить различное значение одних и тех же документов в
зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообра-
зователя и характера взаимоотношений различных учреждений,
входящих в систему одного ведомства.

98
 Глава 5
УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему
документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу
же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохра­
няется в его архивах.
Под учетом архивных документов понимается установление их
количества, отражение этого количества в учетных документах
архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из
следующих этапов:
подсчет количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­
них» учетных документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного госу­
дарственного учета, которые представляются в органы управле­
ния архивным делом субъектов федерации;
составление в органах управления архивным делом сводных
документов централизованного государственного учета и представ­
ление их в Росархив.
Централизованный государственный учет документов — это си­
стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления
архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­
щих принципов:
централизации учета — регламентация взаимодействия Феде­
ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­
н я щ и м и документы государственной части АФ Р Ф , и собствен­
никами документов негосударственной части АФ Р Ф ;
унификации учета — преемственность учета архивных докумен­
тов на всех этапах работы с н и м и (единство учетных документов);
динамичности учета — любое движение документов архива (по­
ступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­
ражено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета — документы,
давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили
на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Ц и ф р ы учетных форм должны отражать реальное количество
документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая
картина отрасли.
100
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица изме­
рения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­
лекция);
единица хранения;
отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. со­
ставляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
5 . 1 . Организация учета документов Архивного фонда
Российской Федерации
Государственному учету подлежат следующие документы:
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых,
областных, городских, районных);
государственных музеев и библиотек;
научных и научно-отраслевых архивов Российской академии
наук, а также других ведомств;
структурных подразделений организаций, хранящих докумен­
ты (ведомственных архивов);
негосударственных архивов юридических и физических лиц,
отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения
с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте госу­
дарственного учета документов Архивного фонда Р Ф , зарегист­
рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент
установил требования о порядке и сроках представления учетных
сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю­
щихся источниками комплектования государственных и муници­
пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра­
нящих документы Архивного фонда Р Ф .
Отношения с собственниками документов негосударственной части
АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам
законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы госу­
дарственной и негосударственной частей АФ Р Ф , независимо от места
Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало
собственника документов представлять сведения о своих документах в
Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе­
нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосу­
дарственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и
Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В
Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной
Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар­
хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ.
Таким образом, собственникам документов предоставляется определен-
101
о Таблица 6

Негосударственный Архивы
Научные архивы
архив Государ­ федеральных
региональных
ственные органов исполни­ Архивы органов
отделений,
Архив Архив тельной власти управления
Архив Архив архивы, региональных Росархив
учреждения РАН (министерства, архивным делом
юриди­ физи­ музеи и центров РАН,
библиотеки ведомства и субъекта РФ
ческого ческого научно-отрасле­
отраслевые
лица лица вые архивы РАН
фонды)

I. Внутренние учетные документы в различных архивах

На Книга учета Книга Книга учета См. См. «Архив
усмот­ поступления и учета поступлений «Архив учреждения»
рение выбытия поступле­ документов. учрежде­
лица документов. ний доку­ Список ния»
Книга учета ментов. фондов.
поступления и Список Описи.
выбытия фондов. Лист фонда и
страхового Описи. другие
фонда и фонда Лист документы
пользования. фонда, а
Список фондов. также дру­
Лист фонда. гие доку­
Описи дел менты.
или сводные Дело
номенклатуры фонда.
дел времен­ Топогра­
ного хранения. фический
Описи ОЦЦ. указатель
(см. Основ-

1
Описи страхо­ ные пра­ \
вого фонда. вила рабо­
Дополнение. ты гос­
Лист-завери­ архивов)
тель, дело
фонда, вну­
тренняя опись
II. Документы централизованного государственного учета в различных архивах

Паспорт Карто­ Паспорт Паспорт Паспорт архива Сводный Сведения о Суммарный Суммарный
архива чки архива орга­ архива, на 1 января. паспорт состоянии паспорт паспорт
органи­ фонда низации, хра­ музея, Карточка научных хранения государствен­ федеральных
зации, нящей упра­ библиоте­ фонда. и науч­ документов в ных архивов архивов.
хранящей вленческую ки на 1 ян­ Сведения об но-отрас­ организациях — субъекта Р Ф . Суммарный
управ­ документацию варя. изменении в левых источниках Суммарный паспорт
ленче­ на 1 декабря. Карточка составе и архивов комплектования паспорт федеральных
скую Паспорт фонда. объеме фонда РАН данного районных и музеев и
докумен­ архива Сведения на 1 января (1 раз в ведомства на городских библиотек.
тацию на организации, об измене­ 3 года). 1 декабря. архивов Суммарный
1 декабря. хранящей ниях в Паспорт Сводный субъекта Р Ф . паспорт
Паспорт К Ф Д на 1 составе и архива паспорт Суммарный государствен­
архива декабря. объеме РАН. организаций, паспорт музеев ных архивов
организ­ Паспорт фондов на Фондо­ хранящих и библиотек субъектов РФ.
ации, архива 1 января. вый документы субъекта Р Ф . Суммарный
хранящей организации, Сведения каталог отраслевого Фондовый ката­ паспорт музеев
К Ф Д на хранящей о состоя­ РАН. фонда (для лог субъекта Р Ф . и библиотек
1 декабря. НТД. нии хра­ Карточки государственных Сведения о субъектов РФ.
Паспорт Паспорт нения фондов отраслевых состоянии Ц Ф К Федераль­
архива организации, документ­ архива фондов). хранения ной архивной
хранящей ов в орга­ РАН Паспорт архива документов в службы.
документы низациях организации, организациях — Сводные
отраслевого сведения
 лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ­
бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.
Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные
собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен­
8 ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки,
Он учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ.
о
3 Практически организация учета представляет собой утомитель­
ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко­
U3
торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили­
go . *8
ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио­
g Он §>Я - к S
нальное «заболевание» архивистов.
О to Я a g О u S
~ Под учетным документом понимается документ установленной
Р а
й ч1 в1 §я э
ч в3
Я а —i U С в а формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­
став и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­
ванного государственного учета и различаются по составу в него­
сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­
I—г ° вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­
лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).

5 . 2 . Составление учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой

для всех сводных форм: если первичные формы составлены не­
брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­
какой сводной статистики получить не удастся.
Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных до­
кументов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­
дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист
фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­
мости и в зависимости от состава документов могут также вестись
отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и
книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­
ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к
Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­
тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­
теля дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично

Й А 2
в
разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­
§
а я« S
з симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется
Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся
в 05 Документы временного и постоянного хранения, а также документы по
g £ й « Я Я Ж kg
Личному составу. В государственный же архив поступают только доку­
| g S g
< s ¥
4
О.со D . L H 1=1
менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­
О Л 5?3н —< ступлений.

104 105
 Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­
ментов.
Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­
пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда,
когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­
менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов
и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­
вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­
ный отрезок времени.
В книгу поступлений в хронологической последовательности
заносятся все поступления независимо от того, является поступ­
ление первичным или вторичным. П р и ведении книги необходи­
мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­
держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­
чае следует указать их обоих.
Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов,
а также годы.
Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.
Состав документов указывается на основании сдаточной опи­
си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного
знакомства с документами поступления.
Список фондов представляет собой перечень наименований ар­
хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по
мере поступления.
Указывается о ф и ц и а л ь н о п р и н я т о е н а з в а н и е учреждения-
фондообразователя и о ф и ц и а л ь н о принятое с о к р а щ е н н о е на­
звание.
Если название фондообразователя менялось, то указывается
его последнее наименование. Главная цель списка фондов — за­
крепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер при­
сваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от
человеческого его нельзя изменить.
П р и выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не
может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог
войти в научный оборот.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его пере­
именованиями и номере архивного фонда, количестве, хроноло­
гических границах и составе документов фонда и наличии описей.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­
стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­
нии и выбытии документов.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
2) сведения о местонахождении фонда и его номере;
3) сведения о движении (поступлении и выбытии) докумен­
тов фонда.
106
Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­
санных и неописанных документов (россыпи).
П р и учете россыпи может быть указано количество дел, доку­
ментов или листов; при учете описанных материалов — только
количество единиц хранения.
По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­
териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не
присваивается другой описи.
Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­
торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения
данных итоговых записей всех описей фонда).
Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю
архивного фонда.
В дело фонда включается историческая справка о фондообразо-
вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по
обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении
документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния
документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­
пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка
об использовании материалов фонда и др.
Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­
дения:
о дате создания учреждения;
подчиненности;
функциях;
реорганизации;
условиях хранения материалов;
видах научно-технической обработки материалов.
Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­
ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о пе­
реименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­
вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­
ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.
Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­
шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Документы централизованного государственного учета. Документы
централизованного государственного учета составляются на основе
суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.
Основным документом централизованного учета в государствен­
ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­
зации, который составляется архивами учреждений в зависимости
от состава документов (на управленческую, К Ф Д и НТД). В него
включаются данные об условиях хранения документов, количе­
стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного
архива на 1 декабря каждого года.
107
 Суммарный Центральный фондовый
Суммарный паспорт федеральных каталог (ЦФК) Федеральной
архивов Российской Федерации паспорт
государственных архивной службы

Федеральная архивов субъектов

архивная служба Российской
Федерации

Суммарный паспорт Суммарный

федеральных музеев и библиотек паспорт
Российской Федерации государственных
музеев и библиотек
субъектов
Российской
Федерации

Фондовый Сведения
Суммарный
Суммарный паспорт каталог (ФК) об изменении
паспорт
государственных архивов субъекта субъекта в составе и
музеев и библиотек
Российской Федерации (1 раз в три года) Федерации объеме
субъекта
Орган управления (ежегодно) фондов на
Российской
архивным делом Федерации 1 января
субъекта Российской (1 раз в три года) каждого
Федерации Суммарный паспорт районных года
и городских государственных архивов (ежегодно)
субъекта Российской Федерации
(1 раз в три года)

Сведения об изменениях
Карточка фонда
Федеральные Паспорт федерального в составе и объеме
(ежегодно к 1 марта)
архивы, музеи архива, музея или библиотеки фондов на 1 января каждого
и библиотеки (1 раз в три года) года (ежегодно 1 марта)

Сведения об изменениях
в составе и объеме
Государственные Паспорт государственного архива, Карточка фонда
фондов на 1 января
архивы, музеи (ежегодно не позднее
музея или библиотеки на 1 января каждого года (ежегодно
или библиотеки 1 февраля)
каждого года (не реже 1 раза в три года) не позднее 1 февраля)
субъектов Федерации

Рис. 7. Движение документов централизованного учета для государственных архивов, музеев и библиотек

108 109
 Основные сведения о состоянии хранения
Федеральная
документов в организациях — источниках
архивная служба
комплектования государственных, районных
и городских архивов Российской Федерации

' Только для организаций

МИД, Службы
Орган управлени внешней разведки
архивным делом и Госфильмофонда
субъекта Российской
Федерации

Федеральные
архивы

Отраслевые фонды
Сведения о состоянии
хранения документов
Федеральные органы в организациях —
хранящей управлен­
исполнительной источниках комплек­
ческую документацию
власти (министерств тования данного ве­
домства (министерства)
и ведомств)
на 1 декабря
(1 раз в три года
до 20 января)
Паспорт архива организации,
Паспорт архива Паспорт архива
хранящей научно-техническую
организации, организации,
|и/или| документацию (по центральному
хранящей кинофото-
архиву ведомства), на 1 декабря
документацию
|и/или | (1 раз в три года)
(по центральному (по центральному
архиву ведомства), архиву ведомства),
на 1 декабря на 1 декабря |или|
(1 раз в три года) (1 раз в три года)
Сводный паспорт организаций,
хранящих документы отраслевого
фонда для Министерства природных
ресурсов Федеральной службы по
гидрометерологии и мониторингу
окружающей среды, Федеральной
службы геодезии и картографии, Го­
сударственного комитета по станда­
ртизации, метрологии, сертифика­
ции, к 20 января (1 раз в три года)

Паспорт архива организации,

Паспорт архива Паспорт архива хранящей документы отраслевого
Паспорт архива
организации, хра­ организации, фонда (для организаций, хранящих
организации,
Организации нящей управленчес­ хранящей научно- документы геологического фонда,
хранящей кино-
кую документацию, и/или| [й/й техническую |или| Российского государственного фонда
и воинские части и фотодокументы,
на 1 декабря документацию, данных о состоянии природной
на 1 декабря
(1 раз в три года) на 1 декабря окружающей среды, картографо-
(1 раз в три года)
(1 раз в три года) геодезического фонда и центров
стандартизации, метрологии
и сертификации), на 1 декабря
(1 раз в три года)

Рис. 8. Движение документов централизованного Учета для отраслевого фонда

ПО 111
 СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках
Федеральная архивная комплектования государственных, районных и городских архивов
служба Российской Федерации

Орган управления СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках

архивным делом комплектования государственных архивов
субъекта Российской данного субъекта Российской Федерации
Федерации на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях - источниках

Федеральные архивы комплектования федеральных архивов
на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках

Государственные архивы
комплектования государственных, районных и городских архивов

ч
субъектов Федерации
на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

Паспорт архива Паспорт архива Паспорт архива

Архивы учреждений —
организации, хранящей организации, организации, хранящей
источники комплекто­
управленческую докумен­ и/или хранящей кинофото­ и/или научно-техническую
вания архивов фонда
тацию, на 1 декабря документы, на 1 декабря документацию, на 1 декабря
Российской Федерации
(к 30 декабря ежегодно) (к 30 декабря ежегодно) (к 30 декабря ежегодно)

Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений

Федеральная архивная Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, Центральный

служба научных и научно-отраслевых архивах РАН фондовый каталог
(ЦФК) Федеральной
архивной службы

Сводный паспорт по архивам субъекта Р Ф , Фондовый

Орган управления архивным
включащий сведения о научных и научно- каталог
делом субъекта
отраслевых архивах данного субъекта РФ субъекта Федерации
Российской Федерации

Сводный паспорт Паспорт Фондовый Сведения об Сведения об

научных и научно- архива каталог Российской изменении изменении в
Архив Российской отраслевых архи­ Российской академии наук в составе и составе и объеме
академии наук вов (1 раз в три академии объеме фондов, предо­
года к 15 марта) наук (1 раз фонда РАН ставленные из
в три года) Карточка фонда на 1 января региональных
РАН (ежегодно) (ежегодно) архивов РАН
(ежегодно)

Научные архивы Карточка Сведения об изменении

Паспорт архива
региональных отделений РАН фонда в составе и объеме фонда
на 1 января
и региональных центров РАН, (ежегодно) на 1 января (ежегодно)
(не реже 1 раза в год)
научно-отраслевые архивы РАН

Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук
 Федеральная архивная Сводные сведения о состоянии хранения Центральный фондовый
служба документов в потенциальных источниках каталог (ЦФК) Федеральной
комплектования Российской Федерации архивной службы

Орган управления Сведения о состоянии хранения документов Фондовый каталог

архивным делом в организациях — потенциальных источниках субъекта Федерации
субъекта Российской комплектования субъектов Федерации
Федерации

Государственные, Сведения о состоянии хранения документов

районные и городские в организациях — потенциальных источниках
архивы комлектования

Собственники документов
негосударственной части
Архивного фонда РФ Паспорт архива
организации, хранящей
Юридические управленческую документа­
[и/или|
лица цию, на 1 декабря по запро­
су Федеральной архив­
ной службы
Паспорт архива Паспорт архива
организации, хранящей организации, хранящей
кинофотодокументацию, НТД, на 1 декабря по за­
на 1 декабря по запросу
просу Федеральной архив­
Федеральной ной службы
архивной службы

Карточка фонда
по запросу Федеральной архивной службы

Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации

о
о
X Ы
•О >
S3 S3 "О
Е х X
х О
го и
S= о- а
о я
S3 СИ
X п
9В
О) S
о
W * 3 п
» л
UJ X ни
05 СБ
X а х 2 х
S3 w о
оо О «а
о\ Я =
п> •а » g

f
и S3
м н 2 н
о s о* Яс s
W
и о 1
"О •а п* о
н S
X » g
о 43 С* • s i
» S3 I
OJ Л)
ч оз а>

1
К S ю
OI
о S3
X
s
О я я
о
а\ 09
о ш о Я
X <^> о
»< © a
S 3
П) О н
•е-
X
н •о* I о
О
« к й
 Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень
часто безответственное, бездумное отношение к документам. До
сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном
архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек
лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ­
ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и
прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи­
вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений
о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один
сохранившийся документ может поменять наше представление и
знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи
не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут
и в н а ш и дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть
свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело­
века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в
начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и
сегодня.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную де­
ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе­
чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их
сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс
мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­
териально-технической базы хранения документов (здания и по­
мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения,
средства климатического контроля, средства копирования и вос­
становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс
мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем-
пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­
ранный).
Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых
к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про­
верке наличия и состояния дел.
Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны­
ми нормативными документами к зданиям и помещениям для
архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­
мещаться в специально построенном или приспособленном для
хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­
пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­
мых, без вентиляции помещений.
Под архив должно быть предоставлено несколько помещений
так называемого основного назначения: хранилище документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­
ц и и документов; помещение для использования документов; ра­
бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в
пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­
пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб;
116
электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­
гаться вне помещений хранилищ.
Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль
играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре­
жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение
документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­
лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное
освещение должно быть рассеянно специальными светорассеива-
телями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­
ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.
Для искусственного освещения применяют лампы накалива­
ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­
тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный
для документов температурно-влажностный режим, учитывающий
их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­
на равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха со­
ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­
пература 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнит­
ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влаж­
ность воздуха 50 — 65%.
В помещениях не должно быть резкого колебания температуры
и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­
гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­
щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в
регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­
циальных контрольно-измерительных приборов: термометров,
психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­
ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­
ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­
нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная
уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­
септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­
вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­
вых грибков.
При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­
ми растворы не должны попадать на документы.
Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище
в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к
нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­
нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).
Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются
стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­
нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­
лические ш к а ф ы и др.
117
 Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­
ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое
же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­
лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней
полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.
Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­
ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­
лярах, пакетах и т.д.
Все п о м е щ е н и я архива, а также стеллажи и полки нумеруют­
ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­
н и я документов в хранилищах используются топографические
указатели.
Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки уста­
навливается фактическое наличие документа, находящегося на хра­
нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до­
кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон­
сервации, профилактической и технической обработки. Проверка
наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза
в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер­
ки наличия и состояния документов, если производились переме­
щения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий;
при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив;
при ликвидации или реорганизации архива.
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж­
дой описи после заверительной надписи делается запись «прове­
рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про­
верку работников с указанием их должностей.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их
розыск.
На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­
лению, составляются соответствующие акты, к которым также
составляется справка о проведении розыска.
Проверка наличия и состояния документов считается завер­
ш е н н о й после внесения изменений в учетные документы прове­
ряемого фонда.
Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен­
ные и уникальные документы организации создаются страховые
копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со­
здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­
ментов.
Страховой фонд архивных документов — это совокупность осо­
бо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль­
мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или
повреждения оригинала).
Страховой фонд архивных документов входит составной час­
тью в Единый страховой фонд Российской Федерации ( Е С Ф Р Ф ) .
118
Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда.
В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановле­
ние Правительства С С С Р по Министерству обороны о создании страхо­
вого фонда документов оборонного значения.
К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и
специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слиш­
ком много создано).
В 1994-1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государ­
ственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля
государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.
В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.
В соответствии с Е С Ф РФ предлагается четкое разграничение
архивных документов по следующим уровням и категориям:
уровни:
федеральный (на основе мобилизационного плана);
региональный (территориальный),
категории документов на каждом уровне:
включенные в мобилизационный план;
для проведения аварийно-спасательных работ;
национального культурного наследия страны.
Курируют эту работу следующие организации: Министерство
экономического развития, М Ч С и Минобороны, Министерство
культуры, Росархив и РАН.
Основным носителем Е С Ф РФ является 35-миллиметровая плен­
ка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, исполь­
зует М Ч С . Можно использовать и лазерные диски с 50-летним
сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-
миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда
причин не совсем эффективно.
В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, за­
полнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за
Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались,
однако возможность действующих составляет 140—200 тыс. кадров
в год.
Особо активно участвуют в создании территориальных страхо­
вых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск
и ряд других.
В архиве организации, где документы интенсивно используют­
ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользова­
ния, который может быть создан путем микрофильмирования,
ксерокопирования, с применением электронных носителей, обес­
печивающих идентичность копии и подлинника документа.

Глава 6
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ
К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
6 . 1 . Система научно-справочного аппарата к архивным
документам
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам
архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников о составе и содержании архивных доку­
ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска
архивных документов и архивной информации в целях эффектив­
ного использования.
Классификация архивной документации. Проблема классифика­
ции архивной документной информации — это стержневая про­
блема современной организации архивного информационного про­
странства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию
отраслевого классификатора архивной документной информации.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным
документам представляет вид научного труда, направленный на
обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­
формацией. Д о к у м е н т н а я и н ф о р м а ц и я — это сведения,
различные данные, содержащиеся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, яв­
ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной
действительности и мыслительной деятельности человека, полу­
чили название носителей первичной документной информации.
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний,
специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­
формации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную
и н ф о р м а ц и ю , и сами документы, несущие первичную документ­
ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­
мационную среду.
Все а р х и в н ы е с п р а в о ч н и к и , описывающие документ­
ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­
хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги,
обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики до­
кументов архива, а также складываются исторически (поступив­
шие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки,
120
картотеки и перечни документов, выявленных для публикации).
К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры,
тематические перечни, аннотированные каталоги.
Принципы построения системы НСА. Основными п р и н ц и п а м и
построения системы НСА являются:
1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных
справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­
ментную информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость и недублированность информации различ­
ных видов справочников;
3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му­
ниципальных архивов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы
сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архиви­
ста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответ­
ствии с п р и н ц и п о м взаимосвязи и взаимодополняемости инфор­
мации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выпи­
сав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме,
обращается затем к соответствующему разделу каталога для более
углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия
единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную
информацию с указанием на листы единицы хранения, на кото­
рых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы.
Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомствен­
ных, государственных и муниципальных архивах применяются еди­
ные требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще
в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного ар­
хива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного
хранения ведомственного архива обязательно утверждаются Э П К го­
сударственного архива и хранятся в государственном архиве как кон­
трольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Та­
кой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных
картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспо­
могательные элементы справочного аппарата к описи должны нахо­
диться в строгом соответствии с основными правилами работы ве­
домственных и государственных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­
ется на вертикальный и горизонтальный уровни. Г о р и з о н т а л ь ­
н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а функциональном разли­
чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­
разделяются:
на справочники по учету;
справочники по раскрытию содержания документов (инфор­
мационно-поисковые системы).
121
 В е р т и к а л ь н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а иерар­
хии классов справочников к следующим комплексам архивных обзоры фондовые и тематические;
документов: внутренняя опись дела;
АФ РФ в целом; аннотация;
сети архивов; заверительная надпись.
архиву; В практической работе все справочники в результате их класси­
фонду; фикации по уровням документов получили названия:
делу или отдельному документу. межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее рас­ внутриархивные и м е ж ф о н д о в ы е (на уровне ф о н д о в и л и их
пространенные справочники и справочные комплексы к архивным частей);
документам. внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
1. АФ Р Ф : Подробный перечень справочного аппарата каждого федераль­
Ц е н т р а л ь н ы й ф о н д о в ы й каталог Росархива и разрабаты­ ного архива России по указанным группам (внутриархивные, меж­
ваемая ранее на его о с н о в е а в т о м а т и з и р о в а н н а я система фондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике
НТИ; «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат»,
справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1 —2. — опубликованном в 1994 г.
М., 1989; Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальней­
справочник «Документы ГАФ С С С Р в библиотеках, музеях и шего оптимального развития системы НСА опирается на решение
научно-отраслевых архивах». — М., 1991; следующих основных проблем.
указатель «Личные архивные ф о н д ы в государственных хра­ 1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в
нилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
2. Группа архивов отдельного региона: 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА
фондовый каталог субъекта Российской Федерации или му­ АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив —
ниципального образования; фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а
путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — также оптимизация системы НСА каждого архива.
М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государ­
3. Архив: ственных архивов и архивов учреждений.
путеводитель или краткий справочник; 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдель­
книга поступлений; ных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодо­
список фондов; полняемости в системе Н С А архива.
листы фондов; Система НСА должна строиться на основе единства методов
описи; учета и описания документов и на едином нормативно-методи­
каталоги; ческом обеспечении, что определяют следующие требования,
тематические обзоры; предъявляемые к ней:
указатели; 1) удовлетворять все потребности общества в ретроспективной ин­
паспорт архива. формации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
4. Фонд: 2) ориентироваться в о с н о в н о м на тематический п о и с к ин­
лист фонда; формации;
опись; 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность доку­
обзор фонда; ментов АФ РФ (текстовых, К Ф Ф Д , технических и др.), независи­
каталоги; мо от способа закрепления информации;
указатели; 4) иметь единую методику составления всех типов и видов спра­
5. Отдельное дело или отдельный документ: вочников;
тематические путеводители; 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
каталоги; 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения
указатели; Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного
ввода и поиска информации.
122
123
 Исходя из этих требований, основу системы НСА должно со­
ставлять «двойное единство»:
единство организации документов, которое достигается един­
ством научно-методических основ классификации документов (еди­
ная система НСА закрепляет организацию документов и их учет
по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);
единство описания документов, которое достигается единством
методики составления справочников.
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каж­
дом архиве происходит д и ф ф е р е н ц и р о в а н н о . Это означает, что
архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствова­
н и ю справочников к фондам различной информативности.
В зависимости от информативности архивные фонды подразде­
ляют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом
понимают различную степень информативности материалов это­
го фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и
большим фондам, к которым часто обращаются исследователи,
создаются сложные, высококачественные виды архивных спра­
вочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о
содержании документов. Такие справочники создаются к фондам
I категории.
Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий.
6.2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной
документной информации
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и
быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети-
ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре­
зультате чего появляется вторичная документная информация ар­
хивов — описание.
В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава
и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро­
го поиска и использования документов.
Описание дел заключается в выявлении информационных ха­
рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на
обложке дел или карточках.
6.2.1. Описание документов и дел в архивах учреждения
и государственных архивах
Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­
изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­
водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­
сок тех документов, которые будут сформированы в дела.
124
В архивах учреждения и государственных архивах описание про­
изводится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель­
но или совсем не описанные.
При обработке значительного комплекса документов описание
р архивах производится на карточках, что помогает не только опе­
ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас­
сификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой
последовательности информационные характеристики докумен­
тов и дел.
Информационные характеристики документов и дел. Информа­
ционными характеристиками каждого дела являются:
название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
название структурной части (функции, отрасли);
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела;
аннотация;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный ш и ф р .
Название учреждения является в то же время и названием фон­
да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­
ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­
ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­
ках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного уч­
реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­
леднее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно про­
вести классификацию дел внутри архивного фонда.
Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­
ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­
ководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел
внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­
ноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания
Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов — это краткое изложение содержания
Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­
кументов, содержание и особенности которых не охватываются
заголовками дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания
Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­
наться или заканчиваться документами входящими, исходящими
Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает
125
 несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­
щей регистрации.
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты
входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты со­
ставления или подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов,
планов и отчетов, книг и копий документов.
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними дата­
ми являются даты подписания или утверждения. Если они не датирова­
ны, то дата определяется моментом опубликования или вступления до­
кумента в силу.
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото­
рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи­
сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая
крайних дат.
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются
первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле­
ния, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном
учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­
ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:
дата заведения в первом учреждении;
дата поступления в другое учреждение;
дата окончания дела во втором учреждении.
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности доку­
ментов дела.
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения
дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
И з п е р е ч и с л е н н ы х и н ф о р м а ц и о н н ы х характеристик более
подробно р а с с м о т р и м в а ж н е й ш и е из них — заголовок и анно­
тацию.
З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно-
грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из
текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­
низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­
ными терминами.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­
ленной последовательности следующих элементов:
вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело,
материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы
и др.);
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно­
сти фактов, определить сущность содержания документов);
126
корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы­
ми был связан в своей деятельности фондообразователь);
предмет или вопрос (отражает содержание документов дела,
имеет большое значение и его надо четко и я с н о формулиро­
вать);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в
документах, или на территорию, на которой были созданы доку­
менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото­
рой переписывался фондообразователь);
время (событий или составления документов);
формальные признаки (подлинность или копийность).
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе
никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­
ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе
признаков заведения: предметного, номинального, авторского,
корреспондентского, географического, хронологического, а так­
же формальных признаков подлинности и копийности.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела
по признакам их заведения, то не представляет труда составить
заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­
жание документов этого дела.
Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди­
тельные документы в делопроизводстве формируются по номинально­
му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­
кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида
документов, название автора и дату, а также будет указан формальный
признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­
вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок
составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­
держание документов. Например:
Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос­
сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.
Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.
Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили­
ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март
1926 г. Копии.
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со­
держания, и времени — периода составления документа. Например:
План работы коллегии Министерства общего и профессионального об­
разования Российской Федерации на 1996 г.
Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по
изучению декабристов и их времени за 1924 г.
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информаци­
онно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­
ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­
зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и
содержания самих документов. Например:
127
 Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое Для личной переписки уместно указать и автора. Например:
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг. Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. По­
Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватель­ леновым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ-
скому составу РГГУ за январь —июнь 1994 г. нЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым,
Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в граж­ д А. Серовым, П. В. Жуковским.
данство С С С Р за 1925-1927 г.
После того как определен характер дела, составляется заголовок
Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ й з определенных элементов, вытекающих из признаков заведения
ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.
ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь
определить вид дела: материалы, дело, переписка. Постановления [№—№] * — автор — [содержание] — время
П о н я т и е материалы применяется тогда, когда описывается Приказы Подлинность, копийность
комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ Протоколы
ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как
правило, объединяет вопрос, содержание. Например: Решения автор — [содержание] — время
Материалы об организации выставок советской литературы в Циркуляры Подлинность, копийность
Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­
Планы автор — [содержание] — время
токолы, докладные записки).
Отчеты
Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­
значаются документы-приложения к какому-либо документу. На­ Сведения [автор] — содержание — [территория] — время
пример: Ведомости
Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ Сводки
ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­ Справки
мы, представления, переписка). Таблицы
П р и описании материалов после указания всех элементов заго­
Дело автор (имя, отчество, фамилия) — содержание —
ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные
[территория] — [время]
виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда Материалы [автор] — содержание — [территория] — [время]
указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­ (виды и разновидности документов)
сании дел, в которых документы разных видов связаны единством
вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­ Переписка корреспондент — содержание
рения. К а к правило, это судебные, следственные или по рассмот­
рению споров дела. Например: * Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.
Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова.
Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­
Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, рования документов в дела. Они являются основой составления
обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв­ обобщенных, сложных и типовых заголовков.
шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс­ Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­
ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня­ да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­
щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81. кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­
Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ держания и т.д.
ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­ Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­
имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е.
корреспондент и содержание. Например: обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:
Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­
И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским
литературы, об изъятии книг из печати. УОНО о работе школ уезда.
128 Архивоведение 129
 Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:
Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органи­
зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.
Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого
количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­
ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым
понятием. Например:
В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства
общего и профессионального образования Российской Федерации и про­
токолы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университе­
тов за 1997 г. Документы подлинные и копии.
Правильно составленный заголовок будет звучать так:
Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес­
сионального образования Российской Федерации и ученых советов уни­
верситетов за 1997 г. Подлинники и копии.
В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к
однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со­
держания. П р и обобщении содержания излишне подробный заго­
ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за­
головков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «об­
щие материалы, переписка по организационным вопросам, мате­
риалы к руководству» и т.п.).
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­
стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было
сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При
этом на одну группу документов можно составить простой заголо­
вок, на другую — обобщенный.
Сложный заголовок составляется путем сочетания:
1) простых заголовков, например:
Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по воп­
росу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинни­
ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в
аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;
2) простого и обобщенного заголовков, например:
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за
1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирма­
ми и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин­
формацией;
3) обобщенных заголовков, например:
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы
за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными ко­
миссиями о проведении выборов в Городскую Думу.
Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства
(унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой груп­
пе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды докУ'
130
центов или дел и корреспондент, виды документов или дел и
содержание и т. д., например:
Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­
линники, копии.
К этой типовой части надо будет только добавить конкретное
название министерства, проставить год и указать подлинность или
копийность документа.
Для облегчения работы над документами фонда составляется
перечень типовых заголовков.
Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не
всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных
документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а ц и и .
Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее
выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­
товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.
Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­
жить предметом самостоятельного поиска.
Аннотация составляется в трех вариантах:
1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного
документа, например:
Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического
дирижабля. Л. 17—18;
2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до­
кументов, например:
Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;
3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до­
кумента, например:
В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­
ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.
В конце аннотации обязательно указываются номера листов
документов, на которые составлена аннотация.
Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки
на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­
вается между обложкой и первым листом дела.
Ценность документной информации. Степень подробности на­
учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­
тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные
исторические источники, описываются максимально подробно,
с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­
кальные дела составляется внутренняя документная опись.
Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­
но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­
ботан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фон­
дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­
симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­
дарственного управления:
131
 1-я категория — высшие и центральные органы власти,управле­
ния, суды и др.;
2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные,
губернские и др.);
3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­
ные, сельские, поселковые и др.).
К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные
справочники.
6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения
П р и описании документов и дел личного происхождения учи­
тывается особенность этих материалов.
В фондах личного происхождения, как правило, откладывают­
ся творческие материалы, переписка, альбомы, записные книж­
к и , материалы биографического, служебного и имущественно-
хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и дру­
гих лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или
иных материалов.
В процессе описания документов и дел личного происхожде­
н и я на карточках фиксируются следующие информационные ха­
рактеристики:
фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являют­
ся и названием фонда;
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный ш и ф р .
Основная специфика при описании документов личного про­
исхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а .
В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды до­
кументов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже
в заголовке указывают территорию и время, а также особенности
материалов.
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они
составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие
материалы.
Рассмотрим приемы составления заголовков на основные ма­
териалы фондов личного происхождения.
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведе­
ния, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других
приписок с указанием их авторства, например:
А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указыва­
ется ее первая строка, например:
132
Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.
В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и
корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопро­
са, а также наличие приложений, приписок и других особеннос­
тей, например:
Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.
В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­
ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по
мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­
лию их первого мужа, например:
Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­
ной, по первому мужу Бек).
В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­
держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­
нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­
бома, например:
Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина,
А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­
хатном переплете.
В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно
указывается до раскрытия его содержания, например:
Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­
лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе-
на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.
Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем
указывают вид дела и автора, например:
Записные книжки П. С. Каржановского.
В фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль­
бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы­
дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные
надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента
(кому она предназначена) и на чем она сделана, например:
Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.
В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяй­
ственные материалы, а также на материалы общественной дея­
тельности и бытового характера указывают виды документов или
Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав­
торские правки, газетные вырезки и т.д., например:
Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.
В заголовке на названные материалы после основных элементов
Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:
Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур­
ной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов,
телеграммы).
В заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­
алы и фамилии изображенных лиц, событие, например:
133
 Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.
П р и описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке
кроме вида документа дается описание изображения.
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­
мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы,
например:
Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину.
Основными изобразительными материалами в фондах личного
происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные ма­
териалы.
В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме харак­
тера материалов указывают автора, корреспондента, дают описа­
ние изображения, а также отмечают наличие дарственных надпи­
сей и других особенностей, например:
Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями
А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.
Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны­
ми надписями В. М. Лазаревскому.
Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского рабо­
ты Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского.
П р и неустановленном авторстве документов и дел личного
происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», на­
пример:
Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван
Сергеевич.
П р и описании не полностью сохранившихся материалов ука­
зывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без кон­
ца, например:
К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова
Л. К. Игнатьеву. Без конца.
П р и определении способа н а п и с а н и я или воспроизведения
материалов указывают:
автограф или черновой автограф;
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или
авторизованная машинопись (когда только подпись или дата —
автографы);
машинописная или рукописная копия;
фотокопия или ксерокопия;
вырезки из журналов, газет и др.
Например:
Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные
С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками.
Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и
газетные вырезки.
Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской.
Фотокопия.
134
6.2.3. Описание документов и дел досоветского периода
Состав и содержание документов, созданных в предшествую­
щие исторические эпохи, а также дел, сформированных в дело­
производстве X V I - X V I I и X V I I I - X I X вв., обладают рядом спе­
цифических черт и особенностей, которые следует учитывать при
составлении заголовка.
Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся
в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и спис­
ки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра­
жают функциональное назначение каждого документа, его быто­
вание и юридическую силу. Поэтому при описании документов и
дел периода феодализма не допустима механическая модерниза­
ция понятий и терминов, а также применение современных ана­
логий, отражающих существо рассматриваемых в документах воп­
росов.
Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так
как в них отображается самобытный облик Российского государ­
ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос­
управления, развитие языка и расширение функций государства
приближает документы этого периода к современным с точки зре­
ния приема их описания. Однако если своеобразие документов
XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков
отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимство­
ванных из текста или самоназвания документа, то для документов
и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не до­
пускаются, например:
Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова
на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и
притеснениях». 1623 года 23 апреля —15 мая.
Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и
содержания документов.
При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внима­
ние уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упо­
минающихся в них персоналий, название должностей и титулов.
П р и описании комплексов документов, состоящих из одного и
того же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно
опустить при сохранении разновидности этого вида документов,
например:
Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на
мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.
Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сен­
ными угодьями в с. Петрищево, 1664 г.
При описании документов и дел X V I I I - X I X вв. надо помнить о
соблюдении и следовании тем видам и разновидностям докумен­
тов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к
135
 Информационная функция описи реализуется в процессе описа­
произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов,
ния каждого дела на карточках при составлении такого важного
сложившимся в делопроизводстве того времени, например:
элемента, к а к заголовок дела, раскрывающего видовой состав
«доношение», а не «донесение»;
документов и содержание единицы хранения. Архивная опись,
«наставление», а не «инструкция»;
законченная и правильно оформленная, дает представление о
«объявление», а не «информация»;
составе и содержании документов фонда в целом.
«рапорт», а не «служебная записка».
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц
П р и описании документов и дел предшествующих историчес­
хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов,
ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того
контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­
или иного должностного или церковного звания исторического
рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­
лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ­
димой исследователям информации.
ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­
которому относится документ, например:
более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под
неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ­
классификацией документов и дел в пределах архивного фонда
ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследо­
понимается их научная группировка в соответствии с историчес­
вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.
ки сложившейся структурой фондообразователя или основными
правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.
направлениями и вопросами его деятельности.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определе­
Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е.
ний, носящих отпечаток исторического или идеологического про­
перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­
тивостояния. В равной степени это относится как к представите­
си. К а к правило, архивные описи составляются еще в учреждени­
л я м п р а в я щ и х классов и с о с л о в и й , так и к их п о д д а н н ы м . В
ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­
последнем случае следует воздержаться от идеологических пере­
вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­
косов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они
реработке неудовлетворительно описанных документов.
могут искажать п о д л и н н ы й смысл и значение самих докумен­
Опись является одним из самых древних архивных справочников:
тов, например:
самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в.
неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой
Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­
выдать ему денег, 1775 г.;
ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­
правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол­
ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг.
легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содер­
жание 1-й Придунайской армии. 1775 г.;
неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене­ 6.3.1. Влияние классификации документов и дел в пределах
ралу М. Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской архивного фонда на составление архивной описи
шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;
правильно: Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московско­ Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел
му генерал-губернатору М.Н.Волконскому о боевых действиях по­ архивного фонда.
встанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного на­ Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмот­
селения. 1774 г., 21 июля. рим организацию работы по классификации дел в пределах архив­
ного фонда, которая состоит из двух этапов:
разработки схемы классификации дел фонда;
6 . 3 . Архивные описи
распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный Р а з р а б о т к а с х е м ы к л а с с и ф и к а ц и и д е л ф о н д о в явля­
для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­ ется важным шагом для практического осуществления научной
матизации внутри фонда и учета дел. организации документов государственных архивов. Кроме того,
Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­ классификационная схема — это основа структуры описи.
мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ Схема к л а с с и ф и к а ц и и (организации) дел архивного фонда
ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет представляет собой с и с т е м а т и з и р о в а н н ы й с п и с о к наименова­
систематизацию дел внутри фонда). ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате-

136 137
л я , его ф у н к ц и й или вопросов и направлений его деятельности.
К л а с с и ф и к а ц и о н н а я схема является основанием для организа­
ц и и архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­
пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности
фондообразователя, его ф у н к ц и и или структуру, что и закреп­
ляется описью.
Прежде чем разработать схему классификации, необходимо
изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру,
компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­
ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных
признаков классификации.
К основным классификационным признакам относятся:
структурный — в соответствии со структурными подразделе­
ниями;
функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­
ц и й или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых
касается содержание документов;
хронологический — по датам или периодам, к которым отно­
сятся документы.
К дополнительным классификационным признакам относятся:
номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­
ментов;
корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми
велась переписка фондообразователем;
авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям
лиц, которые являются авторами документов;
предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­
жены в документах;
географический — по территориям, населенным пунктам и гео­
графическим понятиям, с которыми связано содержание доку­
ментов, их авторы или корреспонденты;
хронологический — по датам документов.
П р и разработке схемы классификации следует запомнить, что:
необходимо использовать только основные признаки;
из всей совокупности основных признаков берут только два;
одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть
хронологический;
выбранные признаки в схеме классификации могут меняться
местами.
Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­
ние таких двух признаков, как структурный и хронологический,
образует два варианта схемы классификации: хронологически-
структурный или структурно-хронологический. При стабильной
структуре учреждений за весь период существования целесообраз­
но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии
с этой схемой все дела сначала группируются по структурным
138
подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется
обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя­
лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри
хронологических групп — по структурным подразделениям.
Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­
турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме
отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно
применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­
чала группируются по годам, а внутри хронологических групп —
по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. П р и
классификации по отрасле-хронологической схеме дела группиру­
ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро­
нологии.
Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом
объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро­
нологически-номинальную схему систематизации.
Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для
коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­
логически-тематическая схемы.
Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­
чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­
диненный архивный фонд.
Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­
ментов определяются составом фондообразователей (отдельное
лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­
мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз­
работали типовую схему классификации документов фондов лич­
ного происхождения:
1) рукописи фондообразователя;
2) записные книжки фондообразователя;
3) письма фондообразователя;
4) дарственные надписи разным лицам;
5) письма фондообразователю;
6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю;
7) материалы к биографии фондообразователя;
8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха­
рактера;
9) материалы, собранные фондообразователем для своих ра­
бот и по интересующим его темам;
10) материалы о фондообразователе;
11) изобразительные материалы;
12) материалы членов семьи фондообразователя;
13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;
14) коллекции.
Для документов представителей науки, управления, производства
и других возможна аналогичная классификация дел в пределах
139
 личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут
отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож­
но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе­
мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность
самого фондообразователя.
Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел
заключается в том, что приходится одновременно учитывать все
признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом
значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроиз­
водственных форм и т.д.
Для дальнейшей классификации используются графическая или
текстовые классификационные схемы.
В графической схеме изображаются графически (кружочками, ром­
биками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все призна­
ки группировки документов, начиная от высших групп, созданных
на основании ведущих классификационных признаков, и кончая
самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том чис­
ле и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме
указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких
групп. Графические схемы классификации документов встречаются
крайне редко.
Наибольшее распространение в отечественных архивах полу­
чили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме клас­
сификации документов архивного фонда последовательно пере­
числяются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в
которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок распо­
ложения дел в пределах самых низших делений означается пере­
числением заголовков дел.
Р а с п р е д е л е н и е дел в с о о т в е т с т в и и со схемой
к л а с с и ф и к а ц и и может проводиться двумя способами: непос­
редственной группировки и расположения дел в соответствии со
схемой классификации или карточным способом.
При непосредственной группировке дела физически группируют­
ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­
довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки
с описанными на них делами. Карточки для описания располага­
ются в предусмотренной схемой классификации последователь­
ности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого
проводится уже окончательная группировка дел фонда.
Карточный способ классификации документов наиболее удо­
бен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сло­
жен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую
сохранность документов, так как не требует многократного пере­
мещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также эко­
номит рабочее время.
140
6.3.2. Составление собственно архивной описи дел
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в
соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­
кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от
схемы классификации, объема и завершенности комплектования
фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть
составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­
ная опись может быть составлена:
на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила
свое существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-
фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­
ных, предметно-тематических (материалы по личному составу,
научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­
кументы и т.д.) и других частей;
все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­
диненный фонд учреждения.
Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись,
не должно превышать самого большого четырехзначного числа
(т.е. 9999).
Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до­
кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда
путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются
разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со
схемой классификации дел фонда.
Опись документов (основная информационная часть) состоит
из описательных статей. Описательная статья описи представляет
собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из
следующих элементов:
порядкового номера;
делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре
или старого инвентарного номера);
заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
количества листов в деле;
примечаний.
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную
функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию
описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.
Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­
тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.
При изменении количественного состава дел описи делается со­
ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).
141
бинированные указатели при незначительном количестве личных
имен, географических названий и предметов.
П о форме указатели могут быть г л у х и м и и а н н о т и р о ­
в а н н ы м и (краткими или полными). Приведем пример составле­
ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован­
ного полного.
Глухой указатель Гиацинтова С В . 7, 9, 18
Аннотированный краткий Гиацинтова С В . — актриса 7, 9, 18
Аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна —
советская актриса и режиссер, народная
артистка С С С Р . На сцене с 1910 года,
играла во МХАТе, первой студии МХАТ,
МХАТе втором.
С 1938 года — в Московском театре
им. Ленинского комсомола. В историю
русского драматического искусства во­
шло исполнение ею роли Марии («Две­
надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18
Составить именной и географический указатели не составляет
труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в
тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука­
затель никогда не бывает глухим.
Подробно методику составления указателей рассмотрим на
примере предметного указателя.
Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на­
учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­
метный указатель может быть общим, включающим понятия различного
характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа­
тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно
сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного
указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный
указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю­
щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя.
Предметный указатель строится следующим образом.
Основным элементом предметного указателя является рубрика, со­
стоящая из предметного понятия и поисковых данных.
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой,
т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре­
деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например:
Простая рубрика Газеты.
Сложная рубрика Газеты, тираж.
Гнездовая рубрика Газеты:
«Известия» 7, 8, 9
«Независимая» 10, 11
«Спид-инфо» 14, 16
144
Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес­
кой, систематической последовательности, например:
Образование:
низшее 25, 26
среднее 5, 9
высшее 12, 13, 35
При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика —
всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя со­
ставлять такого типа гнездовые рубрики как:
Яблоня:
посадка 7
полив 8
уничтожение вредителей 9
Виды документов не включаются в предметные указатели как само­
стоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­
тов составляется только к перечням документов, которые служат для
определения сроков их хранения.
Понятия в предметном указателе могут быть однословными и много­
словными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь
в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например,
в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «из­
бирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «не­
грамотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар­
ными, или ключевыми.
Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной
организации поиска информации в указателе основных вопросов и на­
правлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе­
нии многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на пер­
вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско­
вые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к
первому, например:
Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8
Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в
указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де­
лая отсылку к ключевому понятию, например:
Избирательная кампания — см. кампания избирательная
Кампания избирательная 13, 21
Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое
словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в
указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие
без указания ссылочных данных, например:
Учет военнообязанных 14, 17, 18
Военнообязанные — см. Учет
Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:
Новый русский 7, 13
145
 Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи­ В отличие от архивной описи каталог:
мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­
нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­
встречается это понятие. темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­
После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­
географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до
ется на документы одного архивного фонда или его части;
4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос­
ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар­ во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать
точного указателя на листовую форму. информацию не только одной единицы хранения, но и части до­
Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть про­ кумента, одного документа, группы документов, группы единиц
ставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, хранения;
в центре листа, например: в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­
ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­
А
ния и документов; единственная его функция — информацион­
Арбуз 4, 7, 9
ный поиск;
Автомобиль:
грузовой 7, 8 в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­
легковой 8, 9 ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­
Архивы: ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­
ведомственные 4, 5 ствии с единой схемой, основы построения которой являются
государственные 7, 8 общими для всех архивов.
частные 13, 17 Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог в раз­
личных архивах.
И В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную доку­
Избирательная кампания, см. кампания избирательная ментную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и
К учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем
Кампания избирательная 7, 8, 9. и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти
К подготовленной архивной описи обязательно должна быть картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем
составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. вместе с документами они должны будут поступить в ведомствен­
В заверительной надписи указывается количество листов в описи. ный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.
Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме­ Особое значение имеют картотеки документов по личному со­
ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­ ставу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и
вается составителем описи, например: межведомственных архивах помогают архивистам своевременно
исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и
В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24
точности картотеки порой зависит судьба человека.
Составитель В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не за­
Дата -Ц 00.00.00 вершается. В идеале они должны поступать вместе с документами
постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по ис­
тории государственных учреждений активно используются инфор­
6.4. Система каталогов в архиве
мационно-справочными службами государственных архивов для
ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» де­
6.4.1. Каталог как архивный справочник
лопроизводственные картотеки столетиями служат исследовате­
Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в лям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или
котором информация о содержании документов архива сгруппи­ картотека Сената в РГИА).
рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ В архиве учреждения, если туда поступила некачественная
ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ делопроизводственная картотека или архив выполняет большой
ции документной информации. Это дает исследователю широкие объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать
возможности для поиска информации. каталог архива учреждения.

146 147
 В государственном архиве необходимо создать стройную систе­
му каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами
поиска и н ф о р м а ц и и с помощью архивного каталога.
Совокупность различных каталогов составляет систему катало­
гов архива.
Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­
талогов называется каталогизацией архивных документов, который
складывается из следующих видов работ:
определение вида каталога;
разработка схемы классификации документной информации в
каталоге;
выявление и отбор документной информации для каталогизации;
описание документной информации на каталожных карточках;
индексирование каталожных карточек;
систематизация карточек и ведение каталога.
Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.
6.4.2. Определение вида каталога
Определение вида каталога, создание которого предполагает­
ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­
чия других видов каталогов.
При определении состава каталогов конкретного государствен­
ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­
став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­
дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие
и качественный уровень других типов архивных справочников;
материально-технические возможности архива.
В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух
типов: логической структуры и алфавитной структуры.
Если информация располагается от общего к частному, т.е.
сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру
построения каталогов.
Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу
вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную)
структуру.
В свою очередь каталоги логической структуры по видам под­
разделяются на систематические, тематические и их разновидно­
сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории адми­
нистративно-территориального деления) и хронологические, а ка­
талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­
сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги
могут быть как внутриархивными, так и межархивными.
Для архивов федерального и регионального уровней основу си­
стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги.
148
Каталоги
Алфавитной структуры
Логической структуры
1
| Предметный |
fГеогра-
Имен- \
1 фиче-
ной I
\ ский J
По истории
По
истории административно-
территориального
деления
Рис. 12. Классификация каталогов
Документная информация в с и с т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е
классифицируется по отраслям знаний и практической деятель-
I ности общества и располагается в логической последовательности.
К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­
ставлены предметный, географический и именной указатели (при
отсутствии соответствующих каталогов).
В т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е документная информация по
теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубри-
кам, расположенным в логической последовательности.
Условием самостоятельного существования тематического ка­
талога в архиве, где ведется систематический каталог, является
группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­
матическом каталоге.
В каталоге по истории учреждений документная информация
классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности,
а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­
рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­
фавиту их наименований.
В каталоге по истории административно-территориального де­
ления документная информация классифицируется по алфавиту
предметных понятий (географических наименований). Затем сис­
тематизация проводится в логической и хронологической после­
довательности.
Если надо описать документы с точки зрения времени их со­
здания, т о составляют х р о н о л о г и ч е с к и й к а т а л о г . В этом
каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­
мени, векам, годам, месяцам, числам.
Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­
нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­
ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.
149
 Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­ ДК для книг:
дений, событий, лиц, географических наименований — касаются ООО Общие произведения
его документы, т о создается п р е д м е т н ы й к а т а л о г или как 100 Философия
его разновидности именной и географический. 200 Религия
В именном каталоге информация классифицируется по алфави­
ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их 600 Полезные искусства
авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­
гической или другой последовательности. 900 История
В географическом каталоге документная информация класси­
Каждый из этих классов делится на 10 классов:
фицируется по алфавиту географических и топографических объек­
тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических 600 Полезные искусства
районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­ 610 Медицина
сификации может быть также административно-территориальное 620 Инженерия
деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­
кой или тематической последовательности. 640 Домашнее хозяйство
Название каталога будет определяться в зависимости от того,
что положено в основу его деления: если в основе делений ката­ 690 Строительное дело
лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­ В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографиче­
метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­ ский институт ( М Б И ) в Брюсселе издал усовершенствованную
расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ Д К , которая с 1905 г. называется УДК (Универсальная десятичная
ческий и т.д. классификация). Она предназначалась для установления связи меж­
ду библиографиями и библиотеками всего мира.
Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц опреде­
6.4.3. Разработка схемы классификации документной
лителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837—1903),
информации в каталоге
| затем Полем Отле ( 1 8 6 8 - 1944) и Анри Лафонтеном ( 1 8 5 3 - 1943).
I Эти таблицы имели свои знаки:
Создание конкретного вида каталога начинается с разработки
схемы его классификации. присоединение +
На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в распространение /
нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных отношение :
схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы язык =
библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Биб-
Были и свои специфические обозначения:
лиотечно-библиографическая классификация», С Е К (1962, 1978).
В России и странах Восточной Европы Б Б К используется как место ()
основа классификационной системы поиска ретроспективной до­ время «»
кументной информации (РДИ). аспект 00
В Международной библиографии и документалистике наибо­ Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более
лее распространены две системы классификации:
углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержа­
«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);
ние архивных материалов (хотя для документов советской и со­
«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).
временной эпох она плохо подходит).
Мельвиль Дьюи — организатор американской библиотечной
Индийский теоретик систематической классификации Ш. Р. Ран-
ассоциации — в 1972 г. составил 1-й вариант д е с я т и ч н о й
к л а с с и ф и к а ц и и (ДК), в соответствии с которой вся совокуп­ ганатан (1892-1972) развил многоаспектный поиск информации,
ность сведений архива или библиотеки делится на основе дедук­ заложенный в УДК.
тивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, О н разработал « К л а с с и ф и к а ц и ю п р и п о м о щ и д в о -
тысячные и т.д. классы, например: | е т о ч и я», которая имеет 37 разделов:
151
150
 A. Естественные науки
ский период Схема единой классификации документной информации
B. Математика
C. Физика в систематических каталогах государственных архивов С С С Р (М.,
1978) была предназначена для систематического каталога, следова­
Z. Правоведение тельно, она также построена на основе логической структуры, где
деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.
К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. На­ Такими отраслями в масштабах государства являются:
пример, к разделу «Инженерия» есть таблицы: Государственное строительство. Государственная власть. Охра­
«по признаку работ»; на государственности (индекс Б/3).
«по признаку инженерных работ»; Общественно-политическая жизнь (индекс И / К ) .
«по признаку части». Народное хозяйство (индекс Л / Т ) .
В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следую­ Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).
щ и м образом: Каждую такую отрасль (деление) в С Е К принято называть от­
«по признаку работ»: делом. Наряду с отраслевыми отделами в С Е К введен историко-
1) здания и жилища; тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая ре­
2) ирригационные и дренажные работы; волюция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено нали­
3) горное дело; чием значительного количества документов по этой теме в гос­
«по признаку инженерных работ»: хранилищах и их широким использованием.
1) прикладная механика; Отраслевые и историко-тематические отделы образуют глав­
2) исследование; ную таблицу С Е К , ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое
деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие де­
4) чертежи и рисунки: ления. П р и работе с С Е К необходимо знать, что глубина делений
«по признаку части»: в каждом отделе может быть различной. В совокупности подот­
1) земляные работы; делы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют ос­
2) фундамент; новную таблицу. Для детализации понятий, выражений их много­
3) пол; аспектное™, а также для исключения повторов к основной таб­
лице в С Е К разработаны четыре таблицы общих определителей:
6) крыша; аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс
7) окна. и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства;
разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;
Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таб­ групп населения: по занимаемому положению, характеру свя­
лиц, обозначается двоеточием (:). зи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принад­
Например: Д: Е 2 : Р1 «Инженерные исследования земляных работ». лежности и т . д . ;
Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархичес­
языка: иностранный и народов России;
к и м классификациям, то классификация Ранганатана преодоле­
места: зоны и общие указания определенных мест (страны све­
вает одноаспектность иерархических классификаций и может слу­
та; государства и государственные объединения и т.д).
жить основанием для автоматизированных информационно-по­
Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих оп­
исковых языков ( И П Я ) .
ределителей логично может сочетаться с любым понятием основ­
Необходимо запомнить, что при библиотечной классифика­ ной таблицы С Е К .
ц и и книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных
какой производится поиск сведений.
подотделов.
При классификации архивных материалов классификационная Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта
система хранения и классификационная система поиска РДИ не
к подотделам:
совпадают.
вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социа­
С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении исполь­
листического Отечества (индекс 3);
зовали Схему единой классификации ( С Е К ) , которая во многом
народное образование (индекс Ф ) ;
вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в совет-
физкультура и спорт (индекс Э).
152 153
 Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специ­ организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­
альных определителей аспекта сочетаются только с понятиями гие основные документы учреждения-фондообразователя;
того подотдела, к которому таблица составлена. руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­
Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («ЭЗ 11) но относящиеся к учреждению-фондообразователю;
и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же документы подведомственных учреждений, присланные для
подотделу (.07.01) — «Спортивные общества», выразим информацию о контроля, обобщения, анализа;
футбольных спортивных обществах «Э 11 (.07.01)». печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-
фондообразователя ;
Графически структура построения С Е К с применением ин­
копии предложений, проектов постановлений, актов провер­
дексов показана на рис. 13.
ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска
заслуживающие каталогизации.
Главная таблица Отделы При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­
таблица А Б/3 л/т У/Я
И/К
ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­
Основная От А1 до Подот­ От Л до ленный исторический период, событие или характер отдельной
таблица А9 делы Т местности, региона и т.д.
Отобранная для каталогизации документная информация опи­
От Разделы ОтЛО до сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­
А1 01 до Л9 тем применения различных приемов описания:
А1 99 подокументного;
ОтА1 Подраз­ ОтЛО 01 поединичного;
01 01 до делы ДО группового.
А1 01 99 Л0 99 При подокументном описании на карточку выносится информа­
ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­
Таблица Аспекта Групп Языка =1 Места кумента (протоколы, доклады).
общих (01.30) населе­ «6.286» При поединичном описании на карточку заносится информация
определителей ния -7.2 одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса
Таблица Аспекта или события.
специальных (.06.04) При групповом описании на карточку заносится информация
определителей группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел
(одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­
са, события, места и времени.
Рис. 13. Структура построения СЕК
Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­
Приступая к каталогизации документов архивного фонда, не­ тов описания (по возрастающей):
обходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко пред­ часть документа;
ставлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может документ;
быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. группа документов;
После изучения методики построения систематического ката­ дело;
лога на основе С Е К следует перейти к выявлению и отбору доку­ группа дел.
ментной информации для включения ее в каталог.

6.4.5. Описание документной информации на каталожных

6.4.4. Выявление и отбор документной информации карточках
для каталогизации
Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­
В архивном фонде для каталогизации определяются следующие ние вторичной документной информации на каталожной карточ­
группы документов: ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с

154 155
 обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов
каталожной карточки несут в себе следующие сведения:
классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­
бытия);
информационные (содержание документов);
поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);
внешние (язык документа и способ воспроизведения);
контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­
ления карточки).
П р и описании классификационных сведений следует учесть, что
такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­
сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в
последнюю очередь после заполнения информационных, поис­
ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­
тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­
бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных
сведений необходимо еще раз изучить документную информацию
на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и
достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое
понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация
этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта
информация выносится в «Подрубрику».
Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­
ния индексирования карточек.
При описании информационных сведений в первую очередь опи­
сывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа
или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­
знак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях.
Основным методом описания информационных сведений явля­
ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только
один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­
та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.
Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании
переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.
При описании поисковых сведений элементы «Название фон­
да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном
соответствии с д а н н ы м и описи. Но если карточка составлена на
группу дел, то указываются все номера этих дел.
Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество
листов документа или документов, информация из которых была
вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­
зывается общее количество листов в деле.
П р и описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­
полняется только в том случае, когда документ написан на дру­
гом языке, нежели основной массив документов данного архив­
ного фонда.
156
Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­
ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.
При описании контрольных сведений элементы «Должность и
подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­
ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно
указать «учащийся...»).
6.4.6. Индексирование каталожных карточек
После отбора и описания документной информации на ката­
ложных карточках можно приступать к их индексированию.
Индексирование — это процесс выбора или составления индек­
сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.
Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр
и условных знаков.
Одно условное обозначение или их совокупность присваива­
ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­
сификации документной информации и проставляются на ката­
ложных карточках.
Назначение индекса — передать содержание информации, ко­
торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­
сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.
С и с т е м а и н д е к с о в — это система построения индексов
с учетом методики, определенных правил, другими словами, это
перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­
волов, правил.
Системы индексов бывают нескольких видов:
буквенные;
цифровые;
смешанные (комбинированные).
Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:
на нумерационные;
серийные;
десятичные.
Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от О
до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­
няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.
Она не способна выразить зависимость, отношение понятий,
т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной
структуре.
Ярким примером применения нумерационной системы индек­
сов при алфавитном расположении понятий служит таблица об­
щих определителей языка С Е К :
1 Абазинский
2 Абхазский
157
 3 Аварский
4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.
При серийной системе индексов для деления в схеме отводится
определенный ряд ц и ф р : от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она
применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени де­
лений. Основным недостатком этой системы является то, что она
нечетко отражает и закрепляет структуру схемы.
В С Е К серийные индексы обозначены знаком распростране­
ния — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов
Б/3, И / К , Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разде­
лах и подразделах комплексных понятий, которые детализируют­
ся, распадаются на частные понятия.
Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее
детализирован:
Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»;
Х9 87 «Школьная педагогика»;
Х9 88 «Внешкольная педагогика»;
Х9 89 «Дефектология».
Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий
ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений
(класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д.
Эта система дает количество знаков, используемых для за­
крепления классификационных делений; возможность произво­
дить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недо­
статок — когда индексы при установлении логической связи по­
лучаются громоздкими.
В С Е К десятичная система индексов используется только в од­
ном случае — когда она вводится после букв.
Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­
ство» разделы имеют индексы Р0, P I , Р2 и так далее до Р9.
Необходимо учитывать следующие т р е б о в а н и я п р и вы­
боре системы индексов:
1) система должна быть удобной в применении, хорошо выра­
жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть
мнемоничной;
2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­
н и я обозначенных предметов от основных классификационных
понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень
подчинения и соподчинения;
3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­
меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­
дений.
Все эти требования, по возможности, были учтены при разра­
ботке С Е К .
Выше были рассмотрены общие положения проблемы индек­
сации с привлечением примеров из С Е К по отдельным позициям.
158
Однако при изучении системы индексов, применяемой в С Е К ,
базу индексации в С Е К составляет совокупность обозначений, ис­
пользуемых для обозначения индексов. Это не только буквы русско­
го алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых
несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отно­
шения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак
распределения и т.д.
Детально изучив структуру п о с т р о е н и я С Е К , необходимо
определить, к а к и е же и н д е к с ы п р и м е н я ю т с я в р а з л и ч н ы х ее
таблицах: г л а в н о й , о с н о в н о й , общих и с п е ц и а л ь н ы х опреде­
лителей.
Рассмотрим м е т о д и к у и н д е к с и р о в а н и я д о к у м е н т ­
ной и н ф о р м а ц и и на базе СЕК.
1. Порядок присоединения индексов.
К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таб­
лиц присоединяются в следующей последовательности:
индекс специального определителя аспекта (если из основной
таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные
силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества»,
«Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»;
индекс общего определителя аспекта;
индекс определителя групп населения;
индекс определителя языка;
индекс определителя места.
Для выражения смысла документной и н ф о р м а ц и и необходимо
использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогатель­
ных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимо­
сти, например:
ФЗ Школьное образование
ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада
ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д.
2. Построение индексов со знаком отношения (:).
Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех
случаях:
1) для присоединения индексов основной таблицы, когда для
выражения смысла документной информации необходимо одно­
временно использовать два-три индекса, например:
Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий;
М2: Х4 НИИ легкой промышленности;
2) для присоединения индексов общих определителей аспек­
та, например:
РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства;
3) для присоединения индексов специального определителя
аспекта, например:
159
 ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад;
4) для присоединения специального и общего определителей
аспекта, например:
ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад.
В данном случае индекс специального определителя аспекта
помещается перед индексом общего определителя аспекта.
Следует помнить, что круглые с к о б к и при присоединении ин­
дексов специальных и общих определителей аспектов при помо­
щи знака отношения проставляются один раз. Например, правиль­
ным составлением индекса является:
ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад.
Неправильным составлением индекса является:
Ф 01: Л 2 (.05): (01.00).
ФЗ 01 (.05) : Л2 (01.).
3. Построение индексов со знаком присоединения (+).
Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех
случаях:
1) для закрепления двух или трех индексов определителей групп
населения, например:
Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов
бедноты.
РЗ 75 — 1.21 +1.22+1.25 Постоянные и временные работники, работаю­
щие по совместительству в животноводческих товариществах;
2) для присоединения двух или трех определителей языка, на­
пример:
ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на
русском и эстонском языках.
ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском,
узбекском и эстонских языках.
3) для присоединения двух или трех определителей места, на­
пример:
ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине.
ФЗ « 6 . 1 3 0 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии,
Узбекистане и Украине.
Следует учесть, что присоединение более трех индексов одно­
именной таблицы считается нецелесообразным.
Если же необходимо отметить более трех понятий из одноимен­
ной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в кото­
рое входят нужные частные понятия.
Правильным составлением индекса считается следующий
пример:
160
ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации.
Неправильным составлением индекса служит пример:
ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьков-
с кой,Костромской, Московской и Ростовской областях.
4. Построение индекса со знаком распространения (/).
Косая черта применяется для построения серийных индексов,
обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей
детализации образуют однородные частные понятия, например:
Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление.
Для индексирования используется та часть индекса, которая
находится слева от знака распространения, например:
Б1 01 10 Территория.
Исключения составляют серийные индексы А1 01/09:
А1 10/19;
А1 20/29;
А1 30/39;
А1 40/47.
Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под
этими индексами, используется весь серийный индекс, например:
А1 20/29 Рабочее движение.
5. Виды индексов, используемые для индексирования документной
информации.
В процессе индексирования можно оперировать различными
видами индексов:
простым индексом — являющимся отдельной записью, отобра­
жающей одно понятие, например:
Л940 Потребительская кооперация;
составным индексом, образуемым в результате объединения про­
стых индексов разных таблиц, например:
ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади;
комбинированным индексом, образуемым из нескольких простых
или составных индексов, которые присоединяются с помощью
знака отношения (:), например:
ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олим­
пиад.
6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога
Заиндексированные карточки необходимо систематизировать
Для включения в каталог.
" Архивоведение 161

Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­
сами в порядке расположения букв и цифр, например:
ГО Суд. Прокуратура.
Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­
ми общества.
Г1 20 Паспортная система.
Г1 25 Пожарная охрана.
П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.
В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систе­
матизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на
карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик
производится по логическому принципу — от высшего к низшему,
от общего к частному. Например, группы карточек, образованные
по географическому признаку, располагаются по указанному прин­
ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­
ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­
ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.
Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­
талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­
зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­
декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­
ке, а в графе «Содержание» после информации из документов
указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в
каталоге или в другом архивном справочнике.
Одним из источников пополнения системы каталогов архива
могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема­
тические картотеки по документам фондов, картотеки по лично­
му составу на документы наиболее информативных и часто ис­
пользуемых фондов в справочных целях.
Самостоятельно существующие картотеки должны быть связа­
ны с системой каталогов путем отсылок.
6.5. Архивные путеводители
Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие
сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами пу­
теводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по
фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов),
тематический путеводитель по фондам архива(ов).
Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фон­
дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­
вов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может
включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях,
библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих посто­
я н н о е хранение документов АФ Р Ф , отдельных субъектов Рос-
162
1
с ийской Федерации или ее регионов . Объектом описания в путе­
водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен­
ных выше хранилищ документов АФ Р Ф .
Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит:
из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол­
ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе,
объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на
бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может
содержать список изданных справочников. При наличии в архиве
кинофотофонодокументов и научно-технической документации
(НТД) указывается их объем и крайние даты.
Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника,
содержащего краткие характеристики или краткие сведения об
архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­
ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­
ставом и содержанием фондов архива.
Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­
водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­
ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­
ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера
архивных фондов.
Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводи­
тель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов
любого региона, по фондам отдельного государственного архива,
по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).
Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архив­
ных справочников на примере путеводителя по фондам архива.
Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик
фондов (документов) и справочного аппарата.
6.5.1. Характеристики фондов в путеводителе
Основной частью в путеводителе является характеристика фон­
да — это совокупность сведений, включающих название фонда,
справочные данные о нем, историю организации-фондообразова-
теля (для фонда личного происхождения — основные биографи­
ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании
Документов фонда. Она может дополняться библиографическим
списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис­
тик зависит от классификационной схемы, которая определяется
составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досо­
ветского, советского и современного периодов, характеристики на
них даются раздельно по историческим периодам, например:
Государственные архивы СССР: Справочник. — Ч. 1—2. — М, 1989; Документы
ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. — М., 1991.
163
 1. Фонды досоветского периода.
2. Фонды советских, современных учреждений, организаций
и предприятий.
Характеристики фондов досоветского периода могут располагать­
ся по следующей схеме:
высшие и местные органы государственного управления;
органы административно-полицейского управления и подчи­
ненные им учреждения и организации;
органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные
им учреждения; хозяйственно-экономические организации и пред­
приятия;
культурно-просветительские органы и подчиненные им учреж­
дения;
органы суда и прокуратуры;
органы сословно-городского и земского самоуправления;
учреждения религиозного культа;
общественные организации;
фонды личного происхождения и архивные коллекции.
Характеристики фондов советского и современного периодов мо­
гут располагаться по такой схеме:
высшие и местные органы государственного управления;
органы народного и государственного контроля;
органы управления промышленностью, сельским хозяйством
и другими отраслями экономики и подведомственные им учреж­
дения, организации, предприятия;
органы управления народным образованием, здравоохранени­
ем, научной и другими отраслями социально-культурного строи­
тельства; подведомственные им учреждения и организации;
органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;
общественные организации;
фонды личного происхождения и архивные коллекции.
Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас­
лям или характеру производственной деятельности. В пределах под­
разделов характеристики могут объединяться по признаку ведом­
ственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих
групп возможно расположение характеристик по хронологии, зна­
чимости фондов, алфавиту названий и т. д.
П р и составлении характеристик фондов существуют различ­
ные методы и способы описания документов данного фонда или
группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа
группировки в аннотации, различной методике подачи информа­
ц и и о содержании отдельных видов документов, в разной степени
подробности сведений, включаемых в историческую справку, в
составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.
Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть
индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной
164
характеристике должно соответствовать его названию в учетных
документах.
Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное
название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп­
повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв­
шие друг друга организации с родственными функциями, назва­
нием может служить перечисление в хронологической последова­
тельности этих фондообразователей.
Основное требование, предъявляемое к характеристике фон­
да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание
документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха­
рактеристике его документной информации. Максимально пол­
ный охват содержания документов фонда без лишней детализа­
ции возможен при четко намеченных пределах описания, завися­
щих от целевого назначения данного вида справочника.
Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и до­
статочную информацию о составе и содержании документов фонда
и адрес информации. Необходимость и достаточность информации
определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основ­
ные направления деятельности организации, зафиксированные в
ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению
этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название
фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, анно­
тация, библиографический список литературы о фонде.
Каждый элемент характеристики фонда несет определенную
информационную нагрузку.
Н а з в а н и е ф о н д а — обязательный элемент характеристи­
ки, который может дать указание:
1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;
2) название фондообразователя, его функции в государствен­
ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;
3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится
в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д.
В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­
ло, установить масштаб их деятельности;
4) местонахождение фондообразователя.
С п р а в о ч н ы е д а н н ы е о ф о н д е сообщают поисковые све­
дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде­
ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова­
ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки
Документов дают информацию об их принадлежности к определен­
ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный
период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис­
тикой объема фонда дает представление о возможном содержании
фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к доку­
ментам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.
165
 Важной частью характеристики фонда является и с т о р и ч е с ­
к а я с п р а в к а , которая помогает вскрыть сущность историчес­
ких и логических связей документов описываемого комплекса,
уяснить характер и правильно оценить содержание документов,
включенных в аннотацию. Историческая справка является своего
рода введением к аннотации, давая общее представление о месте
данной организации в системе государственного аппарата, пери­
ода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда
не сообщает эти данные).
Основными требованиями, предъявляемыми к исторической
справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан­
нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю­
чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации орга­
низации, название организации-предшественника и преемника и
перечисление основных функций организации, если из названия
нельзя определить круг вопросов ее деятельности.
В исторической справке целесообразно отметить особеннос­
ти организации документов в делопроизводстве фондообразо­
вателя.
П р и значительной утрате документов в фонде сведения об их
плохой сохранности помещаются в конце исторической справки
в виде краткой информации: «документы сохранились не полнос­
тью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.
Для фондов, включенных в групповую характеристику, в об­
щую историческую справку вносятся общие данные по истории
организаций. Особенности исторического развития отдельных фон­
дообразователей называются при перечислении этих фондов.
Историческая справка для фондов личного происхождения со­
стоит из кратких биографических данных о фондообразователе:
фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про­
фессия, род служебной и общественной деятельности. В истори­
ческой справке на семейные и родовые фонды даются сведения
по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из доку­
ментов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью,
кратко излагаются сведения о служебной и общественной дея­
тельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.
В исторической справке к архивной коллекции указываются
сведения по истории ее создания, составитель, а также место на­
хождения коллекции до поступления в архив.
Аннотация состава и содержания документов
ф о н д а представляет собой краткое обобщенное описание соста­
ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам,
отражающим направления деятельности фондообразователя).
В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов
или отдельных групп документов и обозначены их географичес­
кие (административно-территориальные) границы.
166
К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в
Крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на
фонд содержание действительно всех уникальных документов.
Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рам­
ками аннотации остается информация о целом ряде таких же до­
кументов, ведет к искажению и потере информации, к дезориен­
тации потребителя информации в вопросе о действительном со­
держании документов фонда.
Большое значение для повышения информативности путеводи­
теля имеет принцип группировки информации о содержании доку­
ментов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информа­
ции о содержании документов фонда в аннотации позволяет пока­
зать состав и содержание документов фонда в закономерной логи­
ческой последовательности, вскрыть исторические связи докумен­
тов данного комплекса, что повышает возможность восприятия та­
кой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.
Группировка информации в аннотации может быть различной,
так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда
и может строиться по следующим схемам: структурной, тематичес­
кой, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.
Для фондов, содержащих многоаспектную документную ин­
формацию со значительным объемом документов, систематиза­
ция которых в фонде проведена по структуре, возможно построе­
ние аннотации по структурным делениям. Этот принцип располо­
жения информации наиболее удобен для фондов организаций,
имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри струк­
турных групп информация в аннотации группируется по темати­
ческому или номинальному признаку.
Построение аннотации по тематическому признаку применяется
в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представ­
ление о содержании документов фонда, об истинном направлении
деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообраз­
но применение тематического признака для фондов досоветского
периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут
достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.
Одним из вариантов группировки информации в аннотациях
является расположение информации о документах по видам и раз­
новидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка ин­
формации применяется, в частности, при аннотировании узкоот­
раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.
Выбор этого признака может быть продиктован также особенно­
стью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым
Назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак
вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.
Таким образом, если при тематическом построении аннота­
ции тематические группы или вопросы размещаются в историчес-
167
кой или логической последовательности, то в пределах темы или
вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематических
рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до
перечисления основных разновидностей документов. Если тема­
тические рубрики крупные, внутри них может быть проведена по­
следующая группировка по вопросам, располагающимся также в
исторической или логической последовательности. Название те­
матических рубрик определяется содержанием самих документов.
Сущность построения аннотации по производственно-отрасле­
вой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу груп­
пировки сведений берутся отрасли или основные направления
деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема
группировки информации в аннотации применима для тех фон­
дов, когда организации, в деятельности которых они отложились,
имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности
или функции, подтвержденные содержанием документов.
В такой аннотации вначале указываются материалы о деятель­
ности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относя­
щиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных
групп при производственно-отраслевой схеме информация стро­
ится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на
материалы фонда финансового учреждения можно составить, ис­
ходя из его функций, по следующим группам: деятельность по
рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по фи­
нансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведе­
нию их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по об­
щим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы
материалы располагаются в порядке их значимости по номиналь­
ному признаку.
Методика описания документов, сведения о которых включа­
ются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лако­
ничности подачи информации.
П р и описании организационно-распорядительной и нормативной
документации характерным является отсутствие прямых сведений
о содержании документов, обозначается л и ш ь их разновидность.
И н ф о р м а ц и я о такой группе документов дополняется указанием
их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания
ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением
направленности действия (если это возможно).
П р и описании отчетной и плановой документации помимо раз­
новидности документов и указания в определенных случаях авто­
ра обязательно обозначается их содержание, дополненное при
необходимости хронологическими и географическими данными.
При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное
содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в
том случае, если эти данные являются дополнительным источни-
168
ком информации о содержании описываемых документов. Автор в
переписке не указывается, так как им является сама организация.
И н ф о р м а ц и я о документах может быть значительно дополнена
путем датирования наиболее важных фактов и событий, упомина­
емых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплек­
сы документов или отдельные документы в том случае, если ма­
териалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в
фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за
отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что
документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеют­
ся за все годы, указанные в крайних датах фонда.
Если даты материалов фонда выходят за рамки существования
организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих
материалах были датированы.
В характеристику фонда может включаться б и б л и о г р а ф и ­
ч е с к и й с п и с о к л и т е р а т у р ы о ф о н д е . В соответствии с
действующими государственными стандартами в нем дается опи­
сание изданий по истории фондообразователя, справочников и
исследований о документах и публикациях документов фонда.
Вслед за характеристиками фондов помещается список неан-
нотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (груп­
пы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и край­
ние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены
под общим названием с указанием общего количества фондов,
дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке рас­
полагаются в соответствии с общей схемой построения путеводи­
теля.
Основную часть ггутеводителя дополняет х а р а к т е р и с т и к а п е ­
ч а т н ы х и з д а н и й , в которой приводятся сведения о количестве
печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со­
став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на
языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер­
сональных и коллекционных собраний, системы каталогов.
Характеристика небольшого по объему фонда печатных изда­
ний может быть дана в предисловии к путеводителю.
6.5.2. Справочный аппарат к путеводителю
Основными элементами справочного аппарата в путеводителе
являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисло­
вие, список сокращений, указатели.
Следует знать, что титульный лист не только завершает оформ­
ление справочника, но и содержит основные сведения справоч-
но-ориентирующего характера. Это — информация общего харак­
тера о подведомственности данного архива, названии архива и
названии справочника, о месте и времени издания.
169
 Для повышения информативности оглавления целесообразно
включать в него постраничный перечень не только разделов, под­
разделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информа­
ционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации,
давая конкретную и наглядную информацию о структуре описа­
н и я комплекса документов в целом.
Предисловие включает общие сведения по истории архива, на
документы которого составлен данный справочник, по составу и
содержанию документов и построению справочника. История ар­
хива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как исто­
рия комплектования архива, его объем и профиль.
Основное внимание в предисловии уделяется характеристике
материалов и принципам построения справочника. К а к правило,
дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент
делается на те аспекты их содержания, которые составляют спе­
цифику данного архива.
Кроме того, указывается объем, степень сохранности докумен­
тов, приводятся сведения об опубликованных документах архива.
В предисловие следует включать сведения о материалах, относя­
щихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, биб­
лиотеках, музеях. П р и отсутствии в путеводителе списка непро­
фильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесооб­
разно оговорить их наличие в составе архива.
В последней части предисловия даются сведения о принципах
построения справочника (обосновывается схема построения спра­
вочника, при этом обращается особое внимание на признаки,
взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп мате­
риалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спра­
вочного аппарата и приложений.
Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от
назначения (для широкой информации или целевого информи­
рования) и формы издания (архивный справочник или научно-
популярное издание). Для многотомных изданий составляется спра­
вочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдель­
ных томов.
Методика составления списка сокращений, указателей и оглав­
ления к путеводителям аналогична методике подготовки этих эле­
ментов справочного аппарата к описи.
6.6. Обзоры документов и другие архивные справочники
Обзор архивных документов — тип архивного справочника,
включающий систематизированные сведения о составе и содер­
ж а н и и отдельных комплексов архивных документов, дополнен­
ные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих
документов.
170
Комплексы документов, сведения о которых включаются в об­
зор, могут быть связаны между собой единством происхождения
(фондовой принадлежностью) или единством содержания (тема­
тикой). В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзо­
ры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тема­
тические обзоры документов.
Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий
систематизированные сведения о составе и содержании докумен­
тов архивного фонда с их источниковедческим анализом.
Тематический обзор документов — вид обзора документов, вклю­
чающий систематизированные сведения о составе и содержании
документов одного или нескольких архивных фондов по опреде­
ленной теме с источниковедческим анализом этих документов.
Названным видам обзоров присуще много общего (в структу­
ре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они
имеют две основные части:
1) характеристика документов (собственно обзор), включаю­
щая сведения о составе и содержании документов (аннотации),
их источниковедческий анализ и поисковые данные;
2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглав­
ления, предисловия, списка сокращений, указателя(ей).
6.6.1. Характеристика документов в обзоре
В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются
сведения о документах.
С х е м а м и п о с т р о е н и я о б з о р о в архивного фонда яв­
ляются:
1) структурная;
2) отраслевая (функциональная);
3) тематическая;
4) хронологическая;
5) номинальная.
Для тематического обзора документов используются следую­
щие схемы:
1) отраслевая (функциональная);
2) тематическая;
3) хронологическая.
Как видим, структурная и номинальная схемы применяются
только при составлении обзоров фондов. Применение остальных
схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при
составлении тематических обзоров.
Разберем на конкретном примере сущность каждой из назван­
ных схем.
Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений
с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час-
171
тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристи­
ки обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимос­
ти и производственной соподчиненное™. В отдельных случаях,
когда трудно установить их производственную значимость и со-
подчиненность, они могут располагаться в порядке их названий,
а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем.
Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фон­
дов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда струк­
турные части нечетко отражают функции фондообразователя, или
когда структура часто изменялась.
В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема
применяется для тем, отражающих конкретное направление в раз­
витии тех или иных сторон государственного аппарата, управле­
н и я , экономики, науки, культуры и т.д.
Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда
фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых струк­
турных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не
так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связан­
ные с наиболее значительными проблемами социально-экономи­
ческого или политического характера, как это может быть раскрыто
при группировке и изложении содержания документов по темам.
Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда
ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть
преобразования, сложные структурные перестройки фондообра­
зователя, которые происходили в то или иное время, либо пока­
зать периодизацию деятельности фондообразователя.
Хронологическая схема построения характеристики в темати­
ческих обзорах мало распространена. Ее применение в таких слу­
чаях обычно связано с освещением содержания документов по
определенным темам исторического характера, где необходимо
показать содержание документов в последовательности происхо­
дящих событий.
Применение хронологических схем при составлении темати­
ческих обзоров, связанных с освещением документов по широ­
кой тематике, не может считаться правильным, так как в этом
случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторе­
н и я однообразных вопросов.
Номинальная схема применяется для построения обзоров архив­
ных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда пред­
ставлены небольшим количеством однородных видов.
Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выб­
ранных схем построения характеристики документов на подраз­
делы и группы может быть произведено по любым классификаци­
о н н ы м признакам.
При разработке схем характеристик серьезное внимание долж­
но быть обращено на последовательное расположение разделов,
172
подразделов и более мелких делений, которые могут быть распо­
ложены:
а) в систематическом порядке:
1. Промышленность, транспорт и связь, торговля;
2. Сельское хозяйство;
3. Наука, культура, быт;
б) в хронологической последовательности:
1. Январь;
2. Февраль;
3. Март;
4. Апрель;
5. Май и т.д.;
в) в алфавитном порядке:
1. Авиационная промышленность;
2. Медицинская промышленность;
3. Химическая промышленность.
Сведения о составе и содержании документов в обзорах приня­
то называть аннотацией. А н н о т а ц и я может составляться как
на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на
отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации
называются или групповыми, или индивидуальными.
В групповых аннотациях информация представляется в более
обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их
номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологичес­
ких рамок и объема документов.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в
которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее
важных и значимых документов и к которым составитель обязан
привлечь внимание читателя.
Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций
в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информа­
ция о содержании всего комплекса документов в целом.
Необходимо помнить, что обзор должен информировать о со­
держании документов, подробный же пересказ фактов и собы­
тий, о которых идет речь, а также включение большого числа
статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подоб­
ное «описание» может превратить обзор из архивного справочни­
ка в специальное историческое исследование, а такие цели перед
обзором не ставятся.
При составлении аннотации в обзорах могут использоваться
цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним
цитированием не следует.
Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, ког­
да цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания
документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она
относится.
173
 П р и составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь
всестороннее представление о документах как исторических ис­
точниках, провести их источниковедческий анализ.
И с т о ч н и к о в е д ч е с к а я х а р а к т е р и с т и к а докумен­
т о в помогает лучше показать их значение и ценность, дает воз­
можность детально составить более объективное представление о
характере и содержании документов, степени их важности, а сле­
довательно, их последующего использования.
И м е н н о в этом состоит информационная особенность обзо­
ров, отличающая их от всех остальных информационно-поиско­
вых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов
источниковедческого характера подтверждается значение той или
иной группы документов, или конкретного документа, или изу­
чения темы, показывается полнота и степень сохранности доку­
ментов, отмечается характер содержащихся в них фактических дан­
ных, их достоверность.
В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недо­
статочность источников по тем или и н ы м конкретным пробле­
мам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел,
отметить взаимодополняемость отдельных документов.
В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются
точными п о и с к о в ы м и д а н н ы м и , которые должны обеспе­
чить быстрое разыскание обозреваемых материалов.
Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов склады­
вается из номеров описей (если их несколько) и единиц хране­
ния. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируют­
ся отдельные документы.
Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть
более широким, поскольку эти обзоры составляются по докумен­
там нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных
дополняется номерами соответствующих фондов и названиями
архивов (если создается межархивный справочник).
В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один
из этих документов цитируется, поисковые данные должны сна­
чала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается
ссылка на цитируемый документ.
Поисковые данные указываются рядом с аннотацией докумен­
тов и заключаются в круглые скобки.
6.6.2. Справочный аппарат к обзору
Рассмотрим вторую часть обзоров документов — справочный
аппарат.
На титульном листе обзора архивного фонда после названия архи­
ва указывается тип справочника — обзор фонда, номер фонда, край­
ние даты документов, год издания или год составления обзора.
174
На титульном листе тематического обзора после указания типа
справочника следуют название темы обзора, крайние даты доку­
ментов по теме, год издания (составления) обзора.
Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии
к описи.
В предисловии к тематическому обзору в исторической части ха­
рактеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история
фондообразователя дается л и ш ь под углом зрения этой темы.
Характеристика основных групп фондообразователей показыва­
ет взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значе­
ние и место соответствующих категорий материалов при разработ­
ке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то
историческая часть подготавливается по образцу предисловия к
обзору фонда.
В археографической части предисловия к тематическому обзору
кроме общепринятых положений даются сведения о документах по
теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.
Методика составления списка сокращений, указателей и оглав­
ления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих
элементов справочного аппарата к описи.
Для тематических обзоров составляется список фондов, инфор­
мация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях —
библиографический список.
6.7. Дополнительные справочники системы Н С А
В архиве могут создаваться дополнительные справочники сис­
темы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни доку­
ментов и дел, аннотированные реестры описей.
Указатель — архивный справочник, представляющий собой
алфавитный, систематический или составленный по какому-либо
другому признаку перечень названий (наименований) предметов,
упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­
ных этих документов. Основными видами указателей являются:
тематические, предметные (общие и специальные), и м е н н ы е ,
географические (разновидности предметных), хронологические.
Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифон­
довые. По форме указатели могут быть листовыми или карточны­
ми. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или
документам (с просмотром дел).
Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям од­
ного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофиль­
ный, имеет сложную структуру и большое количество описей.
Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но,
как правило, формируются на основе делопроизводственных кар­
тотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с
175
 документами. В таком случае на них проставляется новый архив­
н ы й ш и ф р — по законченной описи дел. Наиболее распростра­
ненные виды картотек — картотеки документов по личному со­
ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории
учреждений и др.
Тематические перечни документов и дел создаются при подго­
товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль-
" шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в
карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления
дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­
рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный
ш и ф р документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в
архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­
мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.
Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фон­
дам, к которым составлено много описей. В аннотированных рее­
страх приводятся крайние даты каждой описи, дается характери­
стика состава и краткого содержания документов каждой описи.
Глава 7
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Использованием документов архива — комплекс работ по обес­
печению информационных потребностей общества в ретроспек­
тивной документной информации.
В отечественном архивоведении различают направления, цели
и формы использования.
7 . 1 . Направления использования архивных документов
В современном архивоведении важнейшими задачами направ­
лениями использования архивных документов являются:
укрепление российской государственности;
удовлетворение информационных потребностей общества;
обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две
стороны — архив (федеральный, субъект Федерации, муници­
пальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий
и н ф о р м а ц и ю , и пользователь, которому нужна и н ф о р м а ц и я .
Пользователями информации государственного архива могут быть
органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры,
министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские
части, научные, культурные, учебные учреждения, средства мас­
совой информации, негосударственные объединения, предприя­
тия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граж­
дане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного ар­
хива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов — сложная и ответственная рабо­
та, которая требует высокого профессионализма, з н а н и я в со­
вершенстве научно-справочного аппарата данного архива, ис­
точниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государствен­
ных архивах использование документов считают разновидностью
научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут
ответственность за точность, достоверность и своевременность
предоставления информации, использование информации во вред
интересам общества и личности, отказ в предоставлении инфор­
мации.
Использование архивных документов в нашей стране основы­
вается на принципах открытости и доступности. Это значит, что
любой отказ в предоставлении информации должен быть основан
на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информа-
177
ционных потребностей государства и отдельной личности. С этим
связана проблема доступа к документной информации, засекре­
чивания и рассекречивания архивных документов. Вопросам, свя­
занным с этой проблемой, а также целям и формам использова­
н и я документов и посвящен данный раздел.
7 . 2 . Ц е л и использования архивных документов
Цели использования документов могут быть:
управленческие;
политические;
экономические;
научные;
культурно-просветительские;
социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Использование документов в управленческих целях предполага­
ет и н ф о р м а ц и о н н о е обеспечение работы данного ведомства или
о р г а н и з а ц и и , р е ш е н и е с п о м о щ ь ю архивных документов воп­
росов, в о з н и к а ю щ и х в его деятельности, п о в ы ш е н и е эффек­
т и в н о с т и управления. Н а п р и м е р , обращение к архивным доку­
ментам необходимо при составлении планов и прогнозов раз­
вития отрасли, предприятия (они должны быть о с н о в а н ы на
анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов
р е ф о р м государственного аппарата или реорганизации данного
ведомства, о р г а н и з а ц и и , нормативных актов, п о л о ж е н и й , ин­
струкций, в том числе к в а л и ф и к а ц и о н н ы х с п р а в о ч н и к о в , дол­
ж н о с т н ы х инструкций сотрудников, положений о структурных
подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству орга­
н и з а ц и и и т.д.
Использование архивных документов в политических целях осу­
ществляется при разработке законопроектов, программ реформ,
в политической борьбе различных партий и группировок (публи­
кация материалов в ходе избирательных кампаний, использова­
ние опыта своих политических предшественников при создании
программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идео­
логии и политики правительства; для укрепления государствен­
ности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях ре­
ж и м о в , материалов, разоблачающих терроризм, н а ц и о н а л и з м
и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при про­
ведении национально-территориального размежевания и измене­
н и и административно-территориального деления; для заключе­
ния международных договоров; при определении межгосударствен­
ных границ и т.д.
Использование архивных документов играет существенную роль в за­
конотворческой деятельности.
178
Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадаст­
ра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных
угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-про­
дажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охра­
не окружающей природной среды изучались материалы мониторинга
состояния природной среды и экологической экспертизы различных пред­
приятий, материалы о природозащитных мероприятиях.
Использование архивных документов в экономических целях дос­
таточно разнообразно:
при прогнозировании и планировании экономического разви­
тия (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-
планов и экономических проектов) очень важно провести анализ
развития на современном этапе, а для этого обращаются к архи­
вным документам;
при осуществлении проектных и опытно-конструкторских ра­
бот (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязатель­
но изучение архивных данных при проведении геологических изыс­
каний и горных работ. Научно-техническая и картографическая
документации используется при проектировании и реконструк­
ции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сооб­
щения, промышленных и жилых объектов;
при осуществлении научных и прикладных исследований (про­
ведение патентной экспертизы);
для оптимизации производственных и технологических про­
цессов (к архивным материалам обращаются в поисках утрачен­
ных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяй­
ствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).
Материалы муниципальных архивов содержат бесценные све­
дения по истории городского и коммунального хозяйства, строи­
тельства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализа­
ции, озеленении, транспортной сети и др.
Использование архивных документов для реконструкции па­
мятников истории и культуры преследует как экономические, так
и культурно-просветительские цели.
Использование документов в научных целях предполагает прове­
дение научных исследований по историческим источникам, хра­
нящимся в архивах.
Научное использование документов предполагает написание
статей, диссертационных исследований, монографий, а также
курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях
научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д.
Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные
историки, хотя с архивными документами работают представите­
ли всех отраслей знания. Исследования проводят не только масти­
тые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из выше­
сказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществ-
179
 ляется использование документов с научными целями, например
исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрас­
ли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника
подготовки выставки, альбома и т.д.
Использование документов в культурно-просветительских целях
предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспо­
зиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, ис­
пользование документов в средствах массовой информации, пуб­
ликацию документов и обзоров. Документы используются писате­
л я м и , кинорежиссерами, художниками, представителями С М И в
процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользова­
телей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусст­
воведы), работа которых невозможна' без проектной документа­
ции, планов и других источников.
Использование документов в социально-правовых целях предпола­
гает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные ин­
тересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспече­
ния установленных льгот и подтверждения имущественных прав
физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило,
касается службы в армии, размера заработной платы и трудового
стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от
результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-
правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических
запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы.
7 . 3 . Формы использования архивных документов
Формы использования архивных доументов — это определен­
н ы е и н ф о р м а ц и о н н ы е услуги, в ы п о л н я е м ы е архивами по каж­
дому на прав лению использования. По каждой ф о р м е использо­
в а н и я , как правило, составляются определенные информаци­
о н н ы е документы. О с н о в н ы м и ф о р м а м и и с п о л ь з о в а н и я в архи­
ве являются:
информационное обеспечение организаций, структурных под­
разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение
тематических запросов);
исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных
интересов граждан;
инициативное информирование учреждений и организаций,
структурных подразделений о документах архива по профилю их
деятельности;
предоставление документов пользователям через читальный зал
для исследовательской работы;
выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
публикация документов;
180
информационные мероприятия в научных и культурно-просве­
тительских целях (выставки документов, использование докумен­
тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­
курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских
мероприятий).
Формы использования в государственном и ведомственном ар­
хиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федераль­
ной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и
тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнооб­
разнее. Однако технологии, например методика исполнения запро­
сов, отличаются мало.
Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.
Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь­
зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­
полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное
информирование).
Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования
документов архива является исполнение запросов, в том числе со­
циально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государствен­
ные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени
сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.
Запрос — это письмо организации или заявление гражданина,
!р котором сформулирована тема, географические и хронологи­
ческие рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю
информации, содержащейся в архивных документах.
Существуют следующие виды запросов:
I тематические (выявление информации по конкретной теме или
документальное подтверждение какого-либо факта, например
образования учреждения в таком-то году);
персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­
ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);
социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­
тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­
росы:
о трудовом стаже;
размере заработной платы;
службе в вооруженных силах;
участии в Великой Отечественной войне 1941 - 1 9 4 5 гг. и других
военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­
нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­
хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­
граде и др.;
пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные
работы в Германию в период Великой Отечественной войны;
работе в годы Великой Отечественной войны;
181
 нахождении на излечении, состоянии здоровья;
награждении, присвоении званий;
образовании, учебе;
репрессиях, раскулачивании, реабилитации;
рождении, смерти, браках и других актах гражданского состо­
яния;
творческой деятельности и авторских правах;
имущественных и наследственных правах и др.;
консульские, направленные на защиту законных прав и инте­
ресов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том чис­
ле российских граждан, граждан С Н Г , иностранных граждан и
л и ц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью со­
циально-правых запросов и отличаются от них л и ш ь тем, что
поступают через Министерство иностранных дел ( М И Д ) РФ,
посольства зарубежных стран в России, зарубежные организа­
ции, Центр розыска и и н ф о р м а ц и и ЦК общества Красного Кре­
ста Российской Федерации и другие ведомства и общественные
организации.
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
прием запроса и работа с заявителем;
поиск запрашиваемой информации;
составление и выдача заявителям ответов на запросы.
П р и п р и е м е з а п р о с а необходимо уделить большое вни­
мание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель
изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из
семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.
Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению
запроса.
Наконец, если запрос относится к категории платных, следует
в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например:
«Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной ус­
лугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на
оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить
значительную сумму».
Государственный архив не может взимать плату за исполнение
социально-правовых и консульских запросов, запросов органов
государственной власти и местного самоуправления для исполь­
зования в служебных целях, а также за научно-техническое ин­
формирование организаций системы Росархива и др. Тематичес­
кие запросы граждан, как правило, выполняются за плату.
Ведомственный архив также обязан предоставить информацию
бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосред­
1 запроса с указанием поисковых данных документов (архивного
ственно касается .
Подробнее о перечне платных услуг архива будет сказано в разделе, посвя­
щенном информационному маркетингу.
182
При п о и с к е з а п р а ш и в а е м о й и н ф о р м а ц и и очень
важно помнить о сроках исполнения.
Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие
архивные учреждения с информированием об этом заявителя или
Предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения
документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного
аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие зап­
росы выполняются на основании просмотра описей, каталогов,
без обращения к документам архива.
Срок исполнения запроса, требующего обращения к докумен­
там архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой
сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок,
но не более чем на 30 дней.
Особое внимание следует уделять социально-правовым запро­
сам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. П р и
этом следует проинформировать заявителя о промежуточных ре­
зультатах работы по поиску документов.
В приоритетном порядке исполняются запросы органов госу­
дарственной власти, управления, суда и прокуратуры о получе­
нии информации, необходимой для их деятельности.
Для повышения результативности поиска необходимо: во-пер­
вых, совершенствовать систему архивных справочников по лич­
ному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, под­
вергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая
часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за
законодательной деятельностью Федерального собрания, а также
перипетиями внутренней и внешней политики.
При с о с т а в л е н и и и в ы д а ч е з а я в и т е л я м о т в е т о в
на з а п р о с ы архив предоставляет ответы в виде следующих ин­
формационных документов:
архивной справки;
архивной копии;
архивной выписки;
информационного письма;
тематического перечня документов;
тематической подборки;
тематического обзора документов.
Архивная справка — документ, подготовленный и заверен­
н ы й архивом, и м е ю щ и й юридическую силу и содержащий (под­
тверждающий или не подтверждающий) и н ф о р м а ц и ю об имею­
щихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету
шифра).
Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий
любым способом текст или изображение архивного документа,
183
 относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный
архивом.
Архивная выписка — это фрагмент архивной копии (дословное
воспроизведение части документа любым способом), подготов­
ленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются
из документов, посвященных нескольким, не связанным между
собой вопросам.
Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом
по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и
содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по
определенной проблеме, теме, вопросу.
При исполнении тематических запросов организаций и граж­
дан в государственном архиве могут создаваться такие сложные
информационные документы, требующие аналитико-синтетичес-
кой переработки больших объемов документной информации, как
тематические перечни документов, тематические подборки доку­
ментов, тематические обзоры документов.
Тематический перечень документов — систематизированный
перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поис­
ковых данных.
Тематическая подборка документов — комплект копий доку­
ментов или цитат из документов на данную тему.
Тематический обзор документов — информационно-поисковый
справочник, содержащий подробную характеристику документов
нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части
фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в раз­
деле, посвященном научно-справочному аппарату.
Подготовка этих и н ф о р м а ц и о н н ы х документов очень трудо­
емка, требует высокой к в а л и ф и к а ц и и и относится к научной
работе архива. Поэтому предоставление и н ф о р м а ц и и в виде пе­
речня, подборки или обзора, к а к правило, происходит по ини­
циативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа
проводится не по обращению органа государственной власти или
управления для выполнения его ф у н к ц и й , она относится к чис­
лу платных услуг. Объем работы, вид и н ф о р м а ц и о н н о г о спра­
вочника и сроки фиксируются в специальном договоре между
архивом и пользователем.
В соответствии с законодательством п о м и м о архивных спра­
вок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть вы­
даны подлинные документы из архивных дел. Для этого гражда­
н и н у необходимо написать заявление на и м я директора архива
(руководителя организации, структурным подразделением ко­
торой является архив). Решение о выдаче подлинных докумен­
тов осуществляется этими д о л ж н о с т н ы м и л и ц а м и всегда в со­
ответствии с законодательством Р Ф . Так, граждане имеют пра­
во на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близ-
184
г
| кого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа.
Реабилитированные л и ц а имеют право на выдачу из архивно-
- следственных дел к о н ф и с к о в а н н ы х у них творческих материа­
лов, д н е в н и к о в , рукописей и т.д. К сожалению, это очень обед­
няет архивные ф о н д ы , так к а к сохранность выданных докумен-
I тов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архиви-
| стов. Поэтому выдачу документов м о ж н о осуществлять только
I после их к о п и р о в а н и я . П р и этом вносятся и з м е н е н и я в учетные
документы архива.
Инициативное информирование учреждений и организаций, струк­
турных подразделений о документах архива по профилю их деятель­
ности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан
I такая форма использования архивных документов, как инициа-
I тивное информирование, осуществляется самим архивом без об­
ращения потребителя. Выявление документов производится в рас-
I чете на потенциального потребителя информации. Второе отли-
f чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями
| информации при инициативном информировании являются ис-
I ключительно юридические лица: для государственного архива —
органы государственной власти, управления и местного самоуп-
\ равления, научные и общественные организации, зарубежные на-
| учные и культурные организации; для ведомственного архива —
руководство организации, руководители структурных подразде-
I лений, а также другие организации, документы о деятельности
I которых отложились в архиве.
Работа по инициативному информированию ведется в соот-
f ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо
\ выявить круг постоянных потребителей информации или катего­
рий потребителей информации. Для этого следует изучить резуль-
I таты анализа интенсивности и эффективности использования до-
I кументов за предшествующие годы. П р и этом не стоит привязы-
\ ваться к конкретным учреждениям: если администрация одного
[ административного округа запросила подборку об истории дорож-
[ ного строительства, возможно эта информация понадобится и
другой администрации. Особое внимание следует обращать на те-
' матику работы иностранных исследователей и организаций, по
[ заданию которых они работают.
Затем следует наметить темы для выявления документов. Для
этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­
ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио-
[ дики («Ведомости», « И н ф о р м а ц и о н н ы е бюллетени...»), планы
; разработки законопроектов и решений местных законодательных
'[ органов, перспективные программы развития предприятий и т. п.
За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам уч-
; реждений и организаций. В ведомственном архиве используются
планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.
185
 Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы
в план работы по инициативному информированию производит­
ся уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации,
соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам)
информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в го­
сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­
ляется информационное письмо (см. выше). От информационного
письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что
в нем указывается перечень информационных услуг архива с ука­
занием их стоимости. В архиве также может быть составлен тема­
тический перечень дел или документов, тематический обзор или
тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоем­
кость этой работы, все эти виды информационных документов
целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользо­
вателем, получив его отклик на инициативное письмо архива.
Но главным результатом работы по инициативному информи­
рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­
каза на копирование информации, когда потенциальный потре­
битель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим резуль­
татом работы по инициативному информированию является по­
вышение эффективности работы учреждения или организации за
счет использования документной информации.
Таким образом, в современных условиях инициативное инфор­
мирование осуществляется по согласованию с потребителем ин­
формации, как правило, в целях реализации совместных проек­
тов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных до­
говоров на коммерческое использование документов и др. Если в
государственном архиве создается маркетинговая служба, иници­
ативное информирование возлагается на нее.
Предоставление документов пользователям через читальный зал
для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­
доставления архивных документов пользователям (исследователям)
создается специальное структурное подразделение — читальный
зал, о с н а щ е н н ы й необходимым оборудованием для просмотра
документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­
вочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей
создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодо-
кументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников орга­
низации и других пользователей осуществляется либо в специаль­
н о м п о м е щ е н и и , л и б о в рабочей к о м н а т е сотрудников архива.
В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место
для исследователей.
Предоставление документов и научно-справочного аппарата в
читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен-
186
ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не
ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического
запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изу­
чить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взи­
маться за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, сроч­
ность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть
указан в доступном для пользователей месте.
Расписание работы читального зала должно быть вывешено на
доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­
те архива в Интернет.
Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­
хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­
следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­
жденных Росархивом в 1998 г.
При первом посещении государственного архива на каждого
• пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:
все письма-направления и заявления данного пользователя;
анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами
\ работы читального зала и обязательством их выполнять;
заказы на выдачу описей и дел;
заказы на копирование документов.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится
карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­
боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в
текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­
шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­
ственности.
Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Удов­
летворению информационных запросов пользователей служит и та­
кая форма использования документов, как выдача подлинных доку-
; ментов и дел во временное пользование. Подлинные дела и доку-
I менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра-
[ нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам
суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или
МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности
\ или государственной безопасности необходим именно подлинник
документа. Особо ограничена выдача документов из личных ф о н -
[ дов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во
: временное пользование на основании запроса (заявления) фондо­
образователя, а также его наследников или правопреемников, в
котором указывается, для каких целей и какие именно документы
[ (желательно, с шифрами) должны быть выданы.
Особое в н и м а н и е следует обратить на обеспечение сохран-
I ности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во вре-
[ менное пользование, в котором перечисляются ш и ф р ы выда-
187

7.4. Д о с т у п к документам Архивного ф о н д а
Российской Федерации
7.4.1. Регулирование доступа к документам
Архивного фонда РФ
Свободный доступ к архивным документам. Полноценное и раз­
ностороннее использование документальных богатств архивов воз­
можно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа
граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату
( Н С П ) . Если фонды надежно заперты в спецхранилище, вся рабо­
та по поиску источников, созданию и совершенствованию архи­
вных справочников бессмысленна — документы не будут востре­
бованы исследователями. Немало смелых исследовательских про­
ектов разбилось о гриф «совершенно секретно». Доступ к инфор­
мации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разреше­
ния невозможно взаимодействие Росархива с представителями ис­
торической науки и общественности.
Правовое регулирование доступа к информации в соответствии
с нормами демократического общества является необходимым
условием существования архивов в современной информацион­
ной среде.
Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает
наказание за необоснованное ограничение доступа к документам,
запрещает создание тайных архивов.
Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собран­
ных в установленном порядке документов и материалов, непосредст­
венно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставле­
ние гражданину неполной, заведомо ложной информации, если эти
деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, нака­
зываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оп­
латы труда или в размере заработной платы или иного дохода осужден­
ного за период от 2 до 5 месяцев либо лишением права занимать опреде­
ленные должности или заниматься определенной деятельностью на срок
от 2 до 5 лет.
Ст. 140 Уголовного кодекса РФ-
Отношения государственного архива с потребителями ретро­
спективной документной информации, а также работа по комп­
лектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности,
созданию НСА подчинена задаче наиболее эффективного исполь­
зования архивов в интересах общества, поскольку архивные доку­
менты принадлежат обществу в целом. Незнание правды о про­
шлом лишает общество социальной памяти и может стать причи­
ной катастроф. В Основах законодательства об Архивном фонде
РФ и архивах был провозглашен п р и н ц и п публичности архивов,
192
их равной доступности для любого физического или юридическо­
го лица. Это означает:
возможность получения свободного доступа в архив любому
физическому или юридическому лицу независимо от пола, про­
фессии и образования, вероисповедания, партийной принадлеж­
ности, взглядов и убеждений, гражданства;
возможность получения в архиве доступа к НСА;
возможность копирования архивных документов;
возможность различных форм использования архивных доку­
ментов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным
соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведе­
ний об архиве, документы которого использованы.
Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша
страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с
европейскими стандартами. К маю 1997 г. под эгидой Совета Ев­
ропы Международный совет архивов (МСА) подготовил проект
«Рекомендаций по стандарту европейской политики в отношении
доступа к архивам». Вот выдержки из этого документа:
«Доступ к государственным архивам является частью прав граждани­
на, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценнос­
тей — частью прав человека. Поэтому одинаковые права должны быть
предоставлены гражданам страны и иностранцам, университетским ис­
следователям и простым читателям. Закон не должен делать никаких раз­
личий между ними».
С момента своего создания в XIX в. все исторические архивы
находились в ведении ведомства иностранных дел, министерства
юстиции, военного министерства, Сената и др. Для того чтобы по­
лучить доступ к документам, необходимо было разрешение руко­
водителя ведомства (министра), а иногда и резолюция августей­
шей особы.
После революции 1917 г. архивные деятели, стоявшие у исто­
ков реформы 1918 г., надеялись, что впервые будут созданы усло­
вия для широкого доступа научной общественности в архивы. Дей­
ствительно, исторические архивы впервые были выведены из ве­
дения ведомств и подчинены единому органу управления архив­
ным делом — Главархиву. Однако надеждам реформаторов не впол­
не суждено было осуществиться. Очень скоро партийные идеологи
осознали, что архивные документы могут быть мощным средством
в политической борьбе. Поэтому в государственных архивах с сере­
дины 20-х гг. XX в. появляются специальные секретные отделы —
спецхраны. В 1930-е гг. складывается Архивный фонд К П С С — сеть
центральных и местных архивов, существовавших отдельно от го­
сударственной архивной службы. Свою сеть центральных местных
архивов имели спецслужбы (ВЧК - ОГПУ - Н К В Д С С С Р -
К Г Б С С С Р ) . В ведении М И Д остался Архив внешней политики
7 Архивоведение 193
России. Стал ограничен доступ к архивам отраслевых фондов, где
он определялся правилами данного ведомства.
Период начала 1990-х гг. в отношении рассекречивания архивных ма­
териалов во многом сходен с периодом подготовки реформы 1918 г. Чув­
ство информационной свободы, испытанное обществом после августов­
ских событий 1991 г., не могло не затронуть и архивы. Началось массовое
рассекречивание документов, в ряде исторических архивов были ликви­
дированы спецхраны.
После августовских событий 1991 г. были подписаны Указы Пре­
зидента РФ «Об архивах КГБ СССР», «О партийных архивах», лик­
видировавшие Архивный фонд К П С С и передававшие его в веде­
ние государственной архивной службе. Обнародование документов
во время суда над К П С С , публикация источников в серии «Рос­
сия, XX век», в средствах массовой информации, выход в свет
справочника «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург», где
впервые приведены сведения о составе и объеме фондов архивов
МИДа, Службы внешней разведки (СРВ) и Ф С Б РФ (1997 г.),
стали вехами демократизации архивного дела. Наконец, в ходе ар­
хивной реформы был принят ряд законодательных и нормативных
актов, создавших правовую базу для единого в масштабах страны
режима регулирования доступа к документам Архивного фонда РФ.
Важную роль в деле рассекречивания архивов сыграли Закон РФ
«О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г.,
Указ Президента Российской Федерации «О снятии ограничитель­
ных грифов с законодательных и других актов, служивших основа­
нием для массовых репрессий и посягательств на права человека» от
23 июня 1992 г., а также законы «О временном порядке доступа к
архивным документам и их использования» от 19 и ю н я 1992 г.,
«О государственной тайне» от 21 июля 1993 г., «Об информации,
информатизации и защите информации» от 2 февраля 1995 г. и др.
Однако, несмотря на все эти важные шаги, приходится конста­
тировать, что значительная часть источников истории страны XX в.,
к которой относится почти весь бывший Архивный фонд К П С С ,
материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД С С С Р , МИДа, Глав­
ной военной прокуратуры С С С Р , военной коллегии Верховного
Суда С С С Р , Министерства обороны) остаются засекреченными.
Для большинства историков фактически закрыты исторические
части Архива Президента РФ и Правительства Р Ф . Темпы рассек­
речивания документов, которые в 1991-1993 гг. были довольно
высокими, во второй половине 1990-х гг. резко снизились, в не­
которых регионах рассекречивание документов полностью пре­
кратилось.
В настоящее время к категории публичных архивов можно отне­
сти все государственные архивы России (включая и муниципаль­
ные). Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к
архивной информации и ее использования, периодически кор-
194
ректируемые распорядительными и методическими документами
Росархива.
К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы
ряда министерств и ведомств, например Министерства обороны
Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность по­
лучить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосред­
ственно в них существует своеобразное разграничение пользова­
телей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализ­
ма, определяющее возможности знакомства с научно-справочным
аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких
архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной
информации и ее использования.
Для доверительного типа архивов характерны еще более жест­
кие ограничения использования документов. Уже сама возмож­
ность получения доступа в такие архивы существует не для каж­
дого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный
характер. Он и создавался изначально не в научно-информацион­
ных целях, а для обеспечения определенных ведомственных инте­
ресов. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспо­
собленные читальные залы, регламентированные процедуры ра­
боты с архивными документами, правила их копирования.
Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ве­
домств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы
еще не приобрели признаков исторических источников, исклю­
чительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради
которых они были созданы. Закрытый тип архивов — естественное и
нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей
в отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются
после регулярных передач их документов в систему публичных и
ограниченно-публичных архивов.
Ограничение доступа к архивным документам. Доступ к доку­
ментам Архивного фонда Р Ф , являющегося частью национально­
го и культурного достояния, регламентирован федеральным зако­
нодательством, в частности Федеральным законом «О государ­
ственной тайне», который возлагает ответственность за соблюде­
ние государственной тайны, а также охрану прав и интересов граж­
дан, конфиденциальная информация о которых имеется в архив­
ных документах, на архивиста.
«Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законода­
тельства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административ­
ную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в со­
ответствии с действующим законодательством».
Из Федерального закона «О государственной тайне»
Государственная тайна — это защищаемые государством сведе­
ния в области военной, внешнеполитической, разведывательной,
195
 контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, рас­
пространение которых может нанести ущерб безопасности страны.
Срок засекречивания документов, содержащих государствен­
ную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со вре­
мени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть про­
длен или сокращен.
В соответствии с Федеральным законом «О государственной
тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению
сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, дол­
ж н ы иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пе­
ресмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет воз­
можности открытия доступа.
В любом случае отказ архива в предоставлении архивных доку­
ментов пользователям должен содержать веские причины, срок
действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По
требованию исследователя отказ выдается в письменной форме.
Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частич­
но рассекреченным и секретным документам. Неправомерный от­
каз в доступе может быть обжалован исследователем в суде.
Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об
ответственности за сохранение государственной тайны и даже
потребовать письменные гарантии сохранения полученной инфор­
мации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осу­
ществляется в специальном читальном зале под контролем со­
трудника архива, допущенного к работе с документами, содер­
ж а щ и м и гриф «совершенно секретно».
Ознакомимся с категориями документов, доступ к которым огра­
ничен.
Если документы хранятся в ведомственном архиве органа уп­
равления, государственного учреждения или предприятия, поря­
док доступа к н и м определяется правилами ведомства по согласо­
ванию с Росархивом.
Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциаль­
ную информацию. Такой информацией являются:
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни
гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (пер­
сональные данные), за исключением сведений, подлежащих рас­
пространению в средствах массовой информации в установлен­
ных федеральными законами случаях;
сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
служебные сведения, доступ к которым ограничен органами
государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом
Российской Федерации и федеральными законами (служебная
тайна);
сведения, связанные с профессиональной деятельностью, до­
ступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Рос-
196
сийской Федерации и федеральными законами (врачебная, нота­
риальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных пе­
реговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сооб­
щений и так далее);
сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к
которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Рос­
сийской Федерации и федеральными законами (коммерческая
тайна);
сведения о сущности изобретения, полезной модели или промыш­
ленного образца до официальной публикации информации о них.
(Из Указа Президента РФ от б марта 1997 г. «Об утверждении
Перечня сведений конфиденциального характера».)
Конфиденциальную информацию содержат также следующие
документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, се­
мейных и интимных отношениях, имущественном положении, а
также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый
гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни,
защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут нахо­
диться в личных делах, документах кадровых служб, медицинс­
кой документации, судебно-следственных делах.
Срок засекречивания этих сведений приближается к длитель­
ности человеческой жизни и равняется 75 годам.
Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную
информацию, можно получить, имея письменное разрешение че­
ловека, конфиденциальная информация о котором содержится в
деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содер­
жится информация о нескольких лицах (например, в судебно-след-
ственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц.
С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражда­
нину, персональные данные о котором имеются в документах,
как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в со­
ответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических
репрессий» от 18 октября 1991 г. архив обязан дать возможность
бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-
трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с матери­
алами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и
административных дел, а также выдать по их требованию копии
документов.
Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объе­
динений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других
негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются
самим фондообразователем при передаче документов на хранение
и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо ав­
торским правом, либо с коммерческой тайной.
Под коммерческой тайной понимается информация, имеющая дей­
ствительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвест-
197
ности ее третьим лицам. Статьи 139 и 727 Гражданского кодекса РФ пре­
дусматривают, что сведения, содержащие коммерческую тайну (ноу-хау,
технические задания и др.), не могут быть сообщены третьей стороне
без согласия собственника информации. Однако при этом следует по­
мнить, что фирма или организация, обладающая информацией, вправе
охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет
доступа на законном основании.
Срок действия ограничений и порядок получения разрешения
на доступ к этой категории документов должны быть четко огово­
рены в договоре с фондообразователем при приеме документов
на хранение. Документы, на которые распространяется Закон РФ
«Об авторском праве и смежных правах» (документация об изоб­
ретениях и открытиях, о научных, литературных и музыкальных
произведениях, рукописи, к и н о ф и л ь м ы ) , а также документы,
содержащие коммерческую тайну, выдаются исследователям с
разрешения фондообразователя и его наследников. Однако по ис­
течении сроков действия авторского права, предусмотренного за­
коном, документы поступают в общее пользование.
Если фондообразователь не оговорил правила доступа к свое­
му фонду, документы выдаются пользователям в соответствии с
правилами, установленными для открытой документации. Исклю­
чение делается для документов, содержащих информацию кон­
фиденциального характера (см. выше о тайне личной жизни).
Исследователь несет ответственность за обнародование (пуб­
ликацию) и разглашение сведений, содержащих государственную
тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были
обнародованы, может подать в суд за нанесенный ему моральный
ущерб, причем как на архив, выдавший документы, так и на ис­
следователя, предавшего их гласности.
7.4.2. Документы, подлежащие засекречиванию
и рассекречиванию
Отнесением сведений документов к государственной тайне и
продлением сроков ограничения доступа к документ
Главная задача комиссии — разработать ведомственный (раз­
вернутый) перечень сведений, подлежащих засекречиванию. Пе­
речень в обязательном порядке должен быть согласован с Межве­
домственной комиссией по защите государственной тайны. При
составлении перечня следует руководствоваться не столько мне­
нием чиновников ведомства, сколько Федеральным законом «О го­
сударственной тайне», статья 5 которого содержит перечень све­
дений, составляющих государственную тайну, а именно:
1. Сведения в военной области:
о содержании стратегических и оперативных планов, документов бо­
евого управления по подготовке и проведению операций, стратегичес­
кому, оперативному и мобилизационному развертыванию Вооруженных
Сил Российской Федерации, других войск, военных формирований и
органов, предусмотренных Федеральным законом «Об обороне», об их
боевой и мобилизационной готовности, о создании и об использовании
мобилизационных ресурсов;
о планах строительства Вооруженных Сил Российской Федерации,
других войск Российской Федерации, о направлениях развития воору­
жения и военной техники, о содержании и результатах выполнения
целевых программ, научно-исследовательских и опытно-конструкторс­
ких работ по созданию и модернизации образцов вооружения и воен­
ной техники;
о разработке, технологии, производстве, об объемах производства, о
хранении, об утилизации ядерных боеприпасов, их составных частей,
делящихся ядерных материалов, используемых в ядерных боеприпасах,
о технических средствах и (или) методах защиты ядерных боеприпасов
от несанкционированного применения, а также о ядерных энергетичес­
ких и специальных физических установках оборонного значения;
о тактико-технических характеристиках и возможностях боевого при­
менения образцов вооружения и военной техники, о свойствах, рецеп­
турах или технологиях производства новых видов ракетного топлива или
взрывчатых веществ военного назначения;
о дислокации, назначении, степени готовности, защищенности режим­
ных и особо важных объектов, об их проектировании, строительстве и экс­
плуатации, а также об отводе земель, недр и акваторий для этих объектов;
о дислокации, действительных наименованиях, об организационной