ARCHIVOS Y NORMAS ISO: UN MARIDAJE PARA LA MODERNIDAD

Los archiveros con mayor trayectoria profesional (aunque baste con veinte aos, lo
cual tampoco es tanto) hemos sido testigos de la transformacin y, sin duda,
avance- que ha supuesto la normalizacin en la praxis de la disciplina archivstica.
En los aos 90 del siglo pasado no era raro encontrar en la literatura profesional de
mayor relevancia incluidas las obras de las principales espadas espaolas en la
materia- frecuentes llamadas a la necesidad de una normalizacin en el mbito de
la descripcin de los documentos. As, desde mediados de esa dcada han ido
apareciendo, a nivel internacional, diferentes normas promovidas por el Consejo
Internacional de Archivos: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF e ISIAH.
Aunque por aquel entonces ni siquiera lo imaginbamos, exista en la otra punta del
globo un grupo de archiveros que consideraba los denominados sistemas de
gestin de la calidad (de los que exista una norma ISO de singular relevancia)
como una oportunidad para hacer presente la gestin de documentos y la
administracin de archivos en sus organizaciones, ampliando la perspectiva del
trabajo archivstico ms all de las paredes de los depsitos donde se conservan los
documentos. Estos colegas buscaban la manera de hacerse presentes en los
llamados procesos de gestin, all donde se producen los documentos y se toman
las decisiones ms relevantes en relacin a su gestin a largo plazo, esto es, la
captura de los documentos en los sistemas archivsticos, su clasificacin y
evaluacin. Como consecuencia de ese esfuerzo, en 1996 vea la luz una norma
australiana, la AS 4390, que se transformara, con algunos retoques, en la norma
ISO 15489.
Quiz a los ms colegas ms jvenes les sorprenda saber que hasta el 2001, ao
en que aparece publicada la norma ISO 15489, no exista en el mbito archivstico
una referencia internacionalmente reconocida y contrastada sobre buenas prcticas
profesionales. Hasta ese momento existan nicamente diferentes modelos
internacionales de gestin de documentos (los ms conocidos entre nosotros el
records management norteamericano y el prarchivage francs, aunque haba
ms), cada uno de los cuales responda a una particular evolucin administrativa,
legal y, por ende, profesional. La presin de las tecnologas de la informacin haca
que los diferentes modelos particulares buscaran nuevas orientaciones, y se lleg a
hablar de la invalidez de alguno de ellos, como el francs, a la hora de hacer frente
a los nuevos documentos generados electrnicamente.
Qu supuso, al arrancar el siglo XXI, la aparicin de la norma ISO 15489?
Sealaremos a continuacin algunas consideraciones.
- En primer lugar, la irrupcin de una norma de buenas prcticas ha contribuido a
dotar a la archivstica de un marco universal en cuanto a la definicin y aplicacin
de los denominados procesos de gestin de documentos (la captura, el registro,
la clasificacin, la evaluacin, el acceso, la conservacin, etc.), que si bien ya
existan y estaban implantados en los modelos de gestin de documentos ms
evolucionados (Estados Unidos, Canad, Reino Unido, Australia) su orientacin y
contexto se renuevan.
- La gestin de los documentos y la administracin de archivos se alinea con las
tcnicas de gestin ms relevantes de las organizaciones: los sistemas de gestin
de la calidad (ISO 9001) y medioambientales (ISO 14001). Posteriormente se ha
ampliado con las normas de la denominada familia ISO 27000, de sistemas de
seguridad de la informacin.

- Los archivos inciden en temas de responsabilidad y rendicin de cuentas, anlisis

de riesgos, prevencin de desastres y esclarecimiento de investigaciones civiles y
criminales. Algunos autores sealan, incluso, la importancia de la norma en
referencia a la proteccin frente a daos que se le pudieran imputar a la
organizacin, al proporcionar evidencia exacta de sus actividades y al establecer un
marco de confianza para las informaciones esenciales.
- Se ponen al da de los principios metodolgicos de la archivstica, definiendo las
caractersticas esenciales del documento, destacando el inters del anlisis
funcional y priorizando la clasificacin y la evaluacin documental entre los
procesos de gestin de documentos.
- Los directivos de las organizaciones son los implicados claves en la implantacin
de sistemas de gestin de documentos. Estas personas habitualmente no estn
familiarizadas con las ventajas de una buena gestin documental, o no son
conscientes de las consecuencias de su inexistencia.
- Existen claramente definidos los requisitos para la creacin, mantenimiento y
perdurabilidad de documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles, as como
el contexto o sistema en el que deben ser gestionados.
Desde la aparicin de la norma ISO 15489, otras normas publicadas por ISO han
venido a completar el abanico de normas sobre gestin de documentos:
- ISO 15489-1:2001 Informacin y documentacin Gestin de documentos
Parte 1: Generalidades
- ISO/TR 15489-2:2001 Informacin y documentacin Gestin de
documentos Parte 2: Gua de aplicacin
- ISO 23081-1:2006 Informacin y documentacin Procesos de gestin de
documentos Metadatos para documentos - Parte 1: Principios
- ISO 22310:2006 Informacin y documentacin Gua de aplicacin para la
redaccin de normas en relacin a los requisitos de gestin de documentos en
dichas normas
- ISO/TS 23081-2:2007 Informacin y documentacin Procesos de gestin
de documentos Metadatos para documentos - Parte 2: Normas conceptuales
y para su implantacin.
La familia de normas ISO 15489 seala un camino hacia el futuro de la profesin,
aqul que nos interrelaciona con otros profesionales de nuestras organizaciones, al
tender puentes hacia el mutuo conocimiento. Es una perspectiva distinta a la que
hemos contemplado tradicionalmente.
La senda est trazada.
LA JUNTA DIRECTIVA