BOLETIN INFORMATIVO No.

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Octubre 2014

Direccin de BDUA
CONTENIDO:
1. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

________ 2

2. CONDICIONES DEL REPORTE DE PROCEDIMIENTOS

________ 4

3. CONFORMACION DE LA DIRECCION DE BDUA

________ 16

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BOLETIN INFORMATIVO - DIRECCION DE BDUA - V-3

1. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS
A continuacin se relaciona el listado de Procedimientos Externos de la Direccin de BDUA, junto con el funcionario
encargado del tema y sus datos de ubicacin, con la finalidad de optimizar los trmites a lugar:
De igual forma se aclara que cada solicitud debe ser dirigida nicamente a la persona encargada, y de esta manera
optimizar las actividades y recursos de cada funcionario.
PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS
FUNCIONARIO

CARGO

ANDRES BRUCE

ANALISTA BDUA

ALEXANDRA
VALBUENA

ANALISTA BDUA

TEMA
ENCARGADO PROCESOS BDUA
REGIMEN SUBSIDIADO
PROCESO NOVEDADES
MUNICIPIOS

ANALISTA BDUA

ENCARGADA PROCESOS BDUA

REGIMEN CONTRIBUTIVO

Monitoreo, verificaciones,
seguimiento Temas Rgimen
Contributivo.

LEVANTAMIENTO BLOQUEO POR

NOVEDAD N13 CAUSAL 3
LEVANTAMIENTO GLOSA 169 /
GLOSA 0059

Remisin de solicitudes sujetas a

condiciones del Procedimiento y
del Funcionario

PENSIONADOS REPORTADOS
ERRONEAMENTE
RGIMEN DE EXCEPCIN

GERMAN
HERNANDEZ

TECNICO BDUA

PAGINA

Monitoreo, verificaciones,
seguimiento Temas Rgimen
Subsidiado.

FALLECIDOS
YURANI
TIBAQUIRA

OBSERVACION

SOLICITUD CLAVES FTP

SOLICITUD CLAVES WEB

Remisin de solicitudes sujeta a

condiciones del Procedimiento y
del Funcionario.
Solicitud de claves de acuerdo
con los trminos establecidos y
tiempos habituales.

CORREO

TELEFONO

andres.bruce@sayp.com.co

3789440 Ext. 229

alexandra.valbuena@sayp.com.co

3789440 Ext. 229

ledis.tibaquira@sayp.com.co
german.hernandez@sayp.com.co

3789440 Ext. 229

german.hernandez@sayp.com.co

3789440 Ext. 218

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BOLETIN INFORMATIVO - DIRECCION DE BDUA - V-3

PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS

FUNCIONARIO

JAROL ISAZA

CARGO

TEMA

OBSERVACION

ANALISTA BDUA

SUPLANTACIONES
PRESUNTO REPETIDO (RES 2199)
O MOVIMIENTO DE CASOS
ESPECIALES
HOMONIMOS FONETICOS
PERMITIDOS

PAGINA

CORREO

TELEFONO

jarol.isaza@sayp.com.co

3789440 Ext. 218

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Remisin de solicitudes sujeta a
condiciones del Procedimiento y
del Funcionario.

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2. CONDICIONES DEL REPORTE DE PROCEDIMIENTOS

A continuacin se adjunta la manera mediante la cual deben ser reportados algunos de los Procedimientos de la Direccin de
BDUA y su respectivo encargado, de manera que se garantice un trmite ordenado y pertinente:

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ASUNTO: SOLICITUD DE DESBLOQUEO POR NOVEDAD N13 CAUSAL 3

ALEXANDRA VALBUENA - ANALISTA BDUA alexandra.valbuena@sayp.com.co
Teniendo en cuenta las continuas solicitudes de desbloqueos por glosa GN0165, se reporta a continuacin el respectivo procedimiento:

La solicitud debe ser realizada UNICAMENTE por la Entidad Territorial que aplic la novedad N13 indicando el motivo de
aplicacin del bloqueo. Esta solicitud debe venir acompaada de un oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde
Municipal, Secretario de Salud o Responsable Legal. El oficio debe ser dirigido a Jose Leonardo Herrera - Jefe Direccin Base de
Datos Unica de Afiliados y debe ser remitido por correo electrnico a la funcionaria ALEXANDRA VALBUENA las dos primeras
semanas del mes o radicado en el Consorcio mediante envi por correo certificado.

Enviar un archivo de texto .TXT separado por comas con los afiliados involucrados, en la siguiente estructura:

TipIde (Tipo de identificacin): Carcter longitud 2

NumIde (Nmero de identificacin): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
PriApe (Primer apellido): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
SegApe (Segundo apellido): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
PriNom (Primer Nombre): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
SegNom (Segundo Nombre): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
FecNac (Fecha de nacimiento): Carcter longitud 10 en formato DD/MM/AAAA
Coddep_solicita (Cdigo departamento del municipio que solicita el desbloqueo): Carcter longitud 2
Codmun_solicita (Cdigo municipio que solicita el desbloqueo): Carcter longitud 3

Lo anterior con el fin de agilizar el proceso de consolidacin y actualizacin de estos afiliados.

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ASUNTO: SOLICITUD DE DESBLOQUEO GLOSA GN0169 - GLOSA GN0059

ALEXANDRA VALBUENA - ANALISTA BDUA alexandra.valbuena@sayp.com.co
Teniendo en cuenta las continuas solicitudes de desbloqueos por glosas GN0169 y GN0059, se reporta a continuacin el respectivo
procedimiento:

La solicitud debe ser realizad por la entidad, mediante un oficio debidamente firmado por la entidad. El oficio debe ser dirigido a
Jose Leonardo Herrera - Jefe Direccin Base de Datos Unica de Afiliados.

Enviar un archivo de texto .TXT separado por comas con los afiliados involucrados, en la siguiente estructura:

TipIde (Tipo de identificacin): Carcter longitud 2

NumIde (Nmero de identificacin): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
PriApe (Primer apellido): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
SegApe (Segundo apellido): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
PriNom (Primer Nombre): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
SegNom (Segundo Nombre): Carcter longitud Resolucin 1344 sin espacios al final
FecNac (Fecha de nacimiento): Carcter longitud 10 en formato DD/MM/AAAA
Coddep_solicita (Cdigo departamento del municipio que solicita el desbloqueo): Carcter longitud 2
Codmun_solicita (Cdigo municipio que solicita el desbloqueo): Carcter longitud 3

Lo anterior con el fin de agilizar el proceso de consolidacin y actualizacin de estos afiliados.

Debe remitir la documentacin que soporte que se debe levantar la glosa (copia de la RNEC o copia del documento de identidad)

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BOLETIN INFORMATIVO - DIRECCION DE BDUA - V-3

ASUNTO: SOLICITUD ACTUALIZACION ESTADO DE AFILIACION FALLECIDO

LEDIS YURANI TIBAQUIRA Analista BDUA - ledis.tibaquira@sayp.com.co
GERMAN HERNANDEZ Tcnico BDUA german.hernandez@sayp.com.co
Este tipo de reportes en donde es requerida la actualizacin en el estado de afiliacin de registros que aunque figuran fallecidos, no lo
estn realmente, ya sea por aplicacin de una novedad inconsistente o reporte errneo de la RNEC, deben ser remitidos a los correos
ledis.tibaquira@sayp.com.co y german.hernandez@sayp.com.co adjuntando la respectiva Certificacin de la RNEC en donde se
evidencie la vigencia del documento. Es necesario precisar que si los documentos se encuentran cancelados por doble cedulacin el
usuario debe dirigirse a la Registradura Nacional del Estado Civil y solicitar aclaracin de cul es su documento real. Por otra parte para
los casos en donde un usuario es cargado errneamente con el documento de una persona que ya falleci, se tramitar como una
suplantacin y sern gestionados por el funcionario a cargo del tema.
Los registros que requieran la actualizacin de estado deben ir referenciados en un archivo formato Excel con los siguientes campos:

TIPO DOC.

NUMERO DOC. 1 APELLIDO

2 APELLIDO 1 NOMBRE

2 NOMBRE

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ASUNTO: PENSIONADOS REPORTADOS ERRNEAMENTE

YURANY TIBAQUIR PABN - ANALISTA BDUA ledis.tibaquira@sayp.com.co
JOHANNA MONTAEZ NIETO- ANALISTA BDUA lilia.montanez@sayp.com.co
Estos casos se presentan cuando los usuarios fueron reportados como pensionados por las entidades pagadoras de pensin pero los
usuarios manifiestan que no son pensionados y que no se pueden afiliar al Rgimen Subsidiado. Para estos casos el Consorcio notificar
al Ministerio para que a travs de las entidades nos confirmen el estado, por favor remitir solicitud y referenciar los casos con la
siguiente estructura:
TIPO DOC.

NUMERO DOC. 1 APELLIDO

2 APELLIDO 1 NOMBRE

2 NOMBRE

As mismo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Para evitar duplicidad de proceso, se solicita evitar el enviar las mismas personas por medio electrnico y correo fsico.
Solo sern recepcionadas solicitudes las dos primeras semanas del mes.
Los correos electrnicos que sean recibidos despus de estas semanas no sern tenidos en cuenta, por tal motivo deben de ser
consolidados para l envi en las semanas dispuestas.
Se debe remitir la informacin nicamente a los correos descritos al inicio.
No sern tenidos en cuenta correos electrnicos no institucionales.
Cada correo recibido dentro de las fechas establecidas y con las condiciones establecidas tendr una respuesta con un nmero
de consecutivo.

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ASUNTO: RETIROS RGIMEN DE EXCEPCIN

YURANY TIBAQUIR PABN - ANALISTA BDUA ledis.tibaquira@sayp.com.co
JOHANNA MONTAEZ NIETO- ANALISTA BDUA lilia.montanez@sayp.com.co
Se aclara que la informacin registrada en nuestra base de datos es reflejo de lo reportado por las EPS y entidades de rgimen de
excepcin o especial en cumplimiento de las Resoluciones 1344 de 2012 y 2629 de 2014 que modifica a la Resolucin 5512 de 2013 y es
responsabilidad de stas, velar por la calidad de los datos de los afiliados en salud, por lo anterior los usuarios que ya no pertenezcan a
dichas entidades y que hayan sido cotizantes o beneficiarios deben solicitar el retiro directamente a las respectivas entidades de
Rgimen de Excepcin y Especial. Por otra parte si definitivamente el usuario manifiesta nunca haber pertenecido al Rgimen Especial
(Polica Nacional, Fuerzas Militares) o Rgimen de Excepcin (Profesores, Universidades, Ecopetrol..etc) remitir al Consorcio una
solicitud donde manifieste la inconsistencia, ste Consorcio proceder a notificar a las entidades implicadas para dar solucin a la
peticin. Los casos deben ir referenciados en formato Excel con los siguientes campos:

TIPO DOC.

NUMERO DOC. 1 APELLIDO

2 APELLIDO 1 NOMBRE

2 NOMBRE

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ASUNTO: TIEMPOS PARA LA SOLICITUD DE RESET DE LAS CLAVES

GERMAN HERNANDEZ - TECNICO BDUA - german.hernandez@sayp.com.co
Las solicitudes sern recibidas durante las dos primeras semanas de cada mes y se les dar respuesta dentro de la tercera semana del
mes en que se presente la solicitud; Adicionalmente las solicitudes que se reciban fuera de las dos primeras semanas, sern atendidas
en la tercera semana del mes siguiente de la presentacin de la solicitud. Las solicitudes deben ser presentadas al correo
german.hernandez@sayp.com.co

APLICACION

WEB - XML

DESCRIPCION

Para realizar el cargue de los archivos NS de Anexar oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde Municipal,
Secretario de Salud o Responsable Legal (De acuerdo a la entidad que la solicita la
Municipios
clave) con los datos de la persona que va a manejar la clave al correo:
Para realizar cruces masivos entre BDUA y la
base del municipio
german.hernandez@sayp.com.co

Para descargar la informacin

correspondiente a los resultados de los
FTP (NORMAL)
diferentes procesos, histricos, Auditorias y
consolidados de fin de mes

FTP SEGURO
PARA BDUA

FTP SEGURO
PARA LMA

NOTA

Para descargar la informacin

correspondiente a los resultados de los
diferentes procesos, histricos, Auditorias y
consolidados de fin de mes
Para descargar la informacin
correspondiente a la liquidacin mensual de
afiliados

Anexar oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde Municipal,

Secretario de Salud o Responsable Legal (De acuerdo a la entidad que la solicita la
clave) con los datos de la persona que va a manejar la clave al correo:
german.hernandez@sayp.com.co
Anexar oficio debidamente firmado por el Gobernador, Alcalde Municipal,
Secretario de Salud o Responsable Legal (De acuerdo a la entidad que la solicita la
clave) con los datos de la persona que va a manejar la clave al correo:
german.hernandez@sayp.com.co
Si necesita esta clave por favor enviar oficio debidamente firmado por el Alcalde
Municipal o el Secretario de Salud con los datos de la persona que va a manejar la
clave al correo:
isai.avila@sayp.com.co

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Observaciones:
Se deben tener en cuenta los siguientes datos:

Una vez entregada las claves de acceso se hace responsable del uso y salvaguarda el funcionario de la entidad referenciado
en el oficio de solicitud.

Las claves tienen un mximo de tres (3) intentos errneos, despus de esto se bloquea automticamente el ingreso a la
entidad.

Las entidades bloqueadas deben solicitar el reset de las claves en los tiempos establecidos para este fin.

Las solicitudes deben realizase por medio del correo institucional, los correos personales no sern atendidos.

La clave de acceso a la WEB-XML debe ser cambiada por la entidad, por esto se sugiere que se asigne a un solo funcionario
esta labor evitando de esta manera el bloqueo de la clave.

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ASUNTO: PRESUNTOS REPETIDOS SUPLANTACIONES HOMONIMOS FONETICOS PERMITIDOS

JAROL ISAZA - ANALISTA BDUA
METODOLOGIA
Los reportes deben ser consolidados por el nivel central o responsable de cada entidad y este ser quien realice la radicacin ante el
consorcio SAYP la primera semana de cada mes, es de resaltar que todo reporte realizado por las entidades que se encuentre fuera de
los lineamientos socializados en este boletn no ser procesado.

TIEMPOS DE REPORTES:
- Las entidades EPS deben realizar el reporte correspondiente a las suplantaciones, presunto repetido y los homnimos
fonticos permitidos la primera semana de cada mes.
- Para las entidades territoriales y departamentos se deben realizar los reportes para los mismos casos la segunda semana de
cada mes.
- Las dos ltimas semanas del mes son para realizar los consolidados y generar los resultados de las validaciones a las
peticiones realizadas durante las dos primeras semanas.

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ASUNTO: SUPLANTACIONES
JAROL ISAZA - PROFESIONAL BDUA - jarol.isaza@sayp.com.co - Ext. 218
Para los casos de los registros identificados como suplantaciones se deben reportar bajo la siguiente estructura:
Campo

Observacin

Tipo

Serial BDUA

SERIAL DE LA BDUA PARA REVISION

opcional

Tipo Documento BDUA

TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO

obligatorio

Nmero de documento BDUA

NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO

obligatorio

Apellido 1 BDUA

PRIMER APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR

obligatorio

Apellido 2 BDUA

SEGUNDO APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR

opcional

Nombre 1 BDUA

PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR

obligatorio

Nombre 2 BDUA

SEGUNDO NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR

opcional

EPS BDUA

EPS A LA QUE PERTENECE

Obligatorio reportar soportes

Tipo Documento Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Nmero de documento Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Apellido 1 Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Apellido 2 Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Nombre 1 Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Nombre 2 Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Fecha Nacimiento Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Sexo Soportes

informacin persona suplantada

Obligatorio reportar soportes

Es importante resaltar que la entidad debe validar los registros que se estn reportando como una suplantacin con el objetivo de
descartar que no haga referencia a un afiliado presuntamente repetido.
ENVIAR AL CORREO Jarol.isaza@sayp.com.co
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ASUNTO: PRESUNTO REPETIDO O ELIMINACION DE SERIAL

JAROL ISAZA - PROFESIONAL BDUA - jarol.isaza@sayp.com.co - Ext. 218
Se debe enviar la informacin de las personas que han sido identificadas como presuntos repetidos para ser aplicados los criterios de
depuracin definidos en la resolucin 2199de 2013, los cuales deben ser consolidados por parejas de repeticin (serial A - informacin
y al frente el serial B informacin) en la siguiente estructura. ENVIAR AL CORREO Jarol.isaza@sayp.com.co

Campo

Observacin

TIPO

Serial A

SERIAL DE LA BDUA PARA REVISION

opcional

Tipo Documento

TIPO DOCUMENTO DEL AFILIADO

obligatorio

Nmero de documento

NUMERO DOCUMENTO DEL AFILIADO

obligatorio

Apellido 1

PRIMER APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR

obligatorio

Apellido 2

SEGUNGO APELLIDO DEL SERIAL A REVISAR

opcional

Nombre 1

PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR

obligatorio

Nombre 2

PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A REVISAR

opcional

Fecha nace

FECHA NACIMEINTO SERIAL A REVISAR

obligatorio

Gnero

GENERO SERIAL A REVISAR

obligatorio

EPS

EPS A LA QUE PERTENECE

opcional

Serial B

SERIAL INVOLUCRADO

opcional

Tipo Documento B

TIPO DOCUMENTO DEL INVOLUCRADO

obligatorio

Nmero de documento B

NUMERO DOCUMENTO DEL INVOLUCRADO

obligatorio

Apellido 1 B

PRIMER APELLIDO DEL SERIAL A INVOLUCRADO

obligatorio

Apellido 2 B

SEGUNDO APELLIDO DEL SERIAL A INVOLUCRADO

opcional

Nombre 1 B

PRIMER NOMBRE DEL SERIAL A INVOLUCRADO

obligatorio

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Campo

Observacin

TIPO

Nombre 2 B

SEGUNDO NOMBRE DEL SERIAL A INVOLUCRADO

opcional

Fecha nace B

FECHA NACIMEINTO SERIAL A INVOLUCRADO

opcional

Gnero B

GENERO SERIAL INVOLUCRADO

opcional

EPS B

EPS DEL SERIAL INVOLUCRADO

opcional

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ASUNTO: HOMONIMOS FONETICOS PERMITIDOS

JAROL ISAZA - PROFESIONAL BDUA - jarol.isaza@sayp.com.co - Ext. 218
Para los casos identificados como homnimos fonticos permitidos se hace necesario que las entidades apliquen las reglas establecidas
para determinar si existe homonimia en los registros a reportar, por lo tanto me permito relacionar las siguientes reglas:
1. Los registros deben ser fonticamente iguales
2. Las fechas de nacimiento deben ser iguales para los dos registros involucrados.
3. Las identificaciones involucradas deben existir en la Registradura Nacional del Estado Civil.
Ejemplo y Estructura:
TIPO_ID
HFP

TIPO ID
BDUA

NUM_HFP

P_APLL
HFP

NUM_BDUA

S_APLL
HFP

P_APLL
BDUA

P_NOM
HFP

S_APLL
BDUA

S_NOM
HFP

P_NOM
BDUA

F_NAC SEGUN
RNEC

S_NOM
BDUA

F_NAC SEGUN RNEC Y

BDUA

FECHA
RADICADO

SGD

VARIABLE
HFP

As mismo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

- Para evitar duplicidad de proceso, se solicita evitar el enviar las mismas personas por medio electrnico y correo fsico.
- Solo sern recepcionadas solicitudes las dos primeras semanas del mes.
- Los correos electrnicos que sean recibidos despus de estas semanas no sern tenidos en cuenta, por tal motivo deben de ser
consolidados para l envi en las semanas dispuestas.
- Se debe remitir la informacin nicamente al correo electrnico del responsable del proceso
- No sern tenidos en cuenta correos electrnicos no institucionales.
Cada correo recibido dentro de las fechas establecidas y con las condiciones establecidas tendr una respuesta con un nmero
de consecutivo.
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3. CONFORMACION DE LA DIRECCIN DE BDUA

Los comunicados remitidos a la Direccin de BDUA deben ser dirigidos a la Direccin del
rea, junto con las CERTIFICACIONES DE PROCESOS, razn por la cual referencio como se
encuentra constituida actualmente:

Ingeniero
JOSE LEONARDO HERRERA QUINTERO
Jefe Direccin Base de Datos nica de Afiliados - BDUA
CONSORCIO SAYP 2011

Conformacin del rea:

JOSE LEONARDO HERRERA
FABIAN NUEZ CARDOSO
JAROL YESID ISAZA
ANDRES BRUCE
ALEXANDRA VALBUENA
MARINELA QUINTERO
LEDIS YURANY TIBAQUIRA
ANGEL DURAN
WILLIAM PAEZ
LILIA JOHANNA MONTANEZ
GERMAN HERNANDEZ

Jefe Direccin BDUA

Profesional BDUA
Profesional BDUA
Analista BDUA
Analista BDUA
Analista BDUA
Analista BDUA
Analista BDUA
Analista BDUA
Analista BDUA
Tcnico BDUA

3789440
Ext. 218
Ext. 218
Ext. 229
Ext. 229
Ext. 218
Ext. 229
Ext. 229
Ext. 229
Ext. 229
Ext. 218

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