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CONTROL DE VERSIONES

Versin

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Fecha

Motivo

1.0

CH

AV

AV

19-06-07

Versin original

PLAN DE GESTIN DE COSTOS


NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

PROGRAMA DE CAPACITACIN 2007

CASA

TIPOS DE ESTIMACIN DEL PROYECTO: TIPOS

DE ESTIMACIN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON INDICACIN DEL

MODO DE FORMULACIN Y LOS NIVELES DE PRECISIN DE CADA TIPO.

TIPO DE ESTIMACIN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIN A USAR EN EL
PROYECTO, EJM. ORDEN DE MAGNITUD, PRESUPUESTO,
DEFINITIVA)

MODO DE FORMULACIN
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
FORMULACIN DEL ESTIMADO INDICANDO
EL PORQU, QUIN, CMO, Y CANDO)

Orden de Magnitud
Presupuesto
Definitivo

NIVEL DE PRECISIN
(ESPECIFICAR EL NIVEL DE PRECISIN DEL
ESTIMADO, EJM. -15% +25%)

Formulacin por Analoga


Bottom up
Bottom up

- 25% al +75%
-15% al +25%
-5% al +10%

UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.
TIPO DE RECURSO
Recurso Personal
Recurso Material o Consumible
Recurso Mquina o no Consumibles

CUENTA DE CONTROL
(CDIGO Y NOMBRE DE
CUENTA)

No aplica
proyecto

para

UNIDADES DE MEDIDA
Costo / hora
Unidades
Unidades

ENTREGABLES

PRESUPUESTO

RESPONSABLE

(FASES O ENTREGABLES

(MONTO DEL

(PERSONA RESPONSABLE DE

AGRUPADOS EN LA

PRESUPUESTO PARA LA

MONITOREAR Y LOGRAR LOS

CUENTA)

CUENTA)

OBJETIVOS DE COSTOS)

FECHAS
INICIO-FIN
(FECHAS PROGRAMADAS DE
INICIO Y FIN DE LOS
ENTREGABLES DE LA CUENTA)

el No aplica para el No aplica para el No aplica para el No aplica


proyecto
proyecto
proyecto
proyecto

PLANIFICACIN GRADUAL: FORMA

para

el

EN QUE SE UTILIZAR LA PLANIFICACIN GRADUAL, DEFINIENDO LAS ETAPAS Y LOS

NIVELES DE AGREGACIN DE LOS COMPONENTES DE PLANIFICACIN, AS COMO LA FECHA EN QUE SE EMITIRN LOS PRESUPUESTOS
NO EXPANDIDOS Y LA PERSONA RESPONSABLE DE HACERLOS.

ETAPA
(ETAPAS DE LA PLANIFICACIN
GRADUAL, O MOMENTOS EN LOS

COMPONENTES DE
PLANIFICACIN

FECHA DE EMISIN DE
PRESUPUESTO

RESPONSABLE
(PERSONA RESPONSABLE DE EMITIR EL

(COMPONENTES DE

(FECHA APROXIMADA EN QUE SE

PRESUPUESTO CON LOS COMPONENTES

CUALES SE PRESENTARN LAS LNEAS

PLANIFICACIN A USAR EN DICHA

EMITIR EL PRESUPUESTO

BASE CON COMPONENTES DE

ETAPA)

USANDO LOS COMPONENTES DE

PLANIFICACIN NO EXPANDIDOS)

No aplica para el proyecto

DE PLANIFICACIN DE DICHA ETAPA)

PLANIFICACIN DE DICHA ETAPA)

No aplica
proyecto

para

el No aplica
proyecto

para

el No aplica para el proyecto

UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE CONTROL APLICA A
TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECFICO)

Proyecto Completo

VARIACIN PERMITIDA
(VARIACIN PERMITIDA PARA EL ALCANCE
ESPECIFICADO, EXPRESADA EN VALORES
ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES RELATIVOS
EJM % )
+/- 5% costo planificado

MTODOS DE MEDICIN DE VALOR GANADO

ACCIN A TOMAR SI VARIACIN


EXCEDE LO PERMITIDO
(ACCIN A TOMAR EJM. MONITOREAR RESULTADOS,
ANALIZAR VARIACIONES, O AUDITORIA PROFUNDA DE
LA VARIACIN)

Investigar variacin para tomar accin


correctiva

ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
(ESPECIFICAR SI EL MTODO DE MEDICIN APLICA
A TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECFICO)

Proyecto Completo

MTODO DE MEDICIN
(ESPECIFICAR EL MTODO DE MEDICIN QUE
SE USAR PARA CALCULAR EL VALOR GANADO
DE LOS ENTREGABLES ESPECIFICADOS)

Valor Acumulado Curva S

MODO DE MEDICIN
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE MEDICIN,
INDICANDO EL QUIN, CMO, CANDO, DONDE)
Reporte de Perfomance Semanal del
Proyecto

FORMULAS DE PRONSTICO DEL VALOR GANADO: ESPECIFICACIN

DE FORMULAS DE PRONSTICO QUE SE

UTILIZARN PARA EL PROYECTO.

TIPO DE PRONSTICO
EAC variaciones tpicas

FRMULA
AC + (BAC-EV)/CPI

MODO: QUIN, CMO, CUNDO, DNDE


Informe de Performance del Proyecto
Semanalmente

NIVELES DE ESTIMACIN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE EFECTUARN LAS
ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.

TIPO DE ESTIMACIN
DE COSTOS
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIN
A USAR EN EL PROYECTO, EJM. ORDEN DE
MAGNITUD, PRESUPUESTO, DEFINITIVA)

Orden de Magnitud
Presupuesto
Definitiva

NIVEL DE ESTIMACIN DE COSTOS


(ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE
EFECTUARN LOS ESTIMADOS DE COSTOS, EJM.
ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO,
ENTREGABLES, ETC.)

Por fase
Por actividad
Por actividad

PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS: DESCRIPCIN

NIVEL DE CONTROL DE COSTOS


(ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE
EFECTUAR EL CONTROL DE LOS COSTOS EN EL SISTEMA

EVM, EJM. ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO,


ENTREGABLES, ETC.)

No aplica
El mismo
El mismo
DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE COSTOS QUE SE

REALIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS.

PROCESO DE GESTIN DE
COSTOS

Estimacin de Costes

Preparacin de su Prepuesto
de Costes

Control de Costes

DESCRIPCIN: QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU


Se estima los costes del proyecto en base al tipo de estimacin por
presupuesto y definitiva. Esto se realiza en la planificacin del proyecto y es
responsabilidad del Project Manager, y aprobado por el Sponsor.

Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestin del proyecto.


Este documento es elaborado por el Project Manager y, revisado y aprobado
por el Sponsor.
Se evaluar el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al
Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los
objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo).
El anlisis de impacto deber ser presentado al Sponsor y evaluar distintos
escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponder alternativas de
intercambio de triple restriccin.
Toda variacin final dentro del +/- 5% del presupuesto ser considerada como
normal.
Toda variacin final fuera del +/- 5% del presupuesto ser considerada como
causa asignable y deber ser auditada. Se presentar un informe de auditoria,
y de ser el caso se generar una leccin aprendida.

FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS: DESCRIPCIN

DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS QUE SE

UTILIZARN DURANTE LA GESTIN DE PROYECTOS.

FORMATO DE GESTIN DE
COSTOS
Plan de Gestin de Costos
Lnea Base del Costo
Costeo del Proyecto
Presupuesto por Fase y
Entregable
Presupuesto por Fase y por
Tipo de Recurso
Presupuesto por Semana
Presupuesto en el Tiempo
(Curva S)

DESCRIPCIN: QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU


Documento que informa la planificacin para la gestin del costo del proyecto.
Lnea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de contingencia.
Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable,
segn el tipo de recurso que participe.
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del
proyecto, divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables.
El formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso informe los costos
del proyecto divididos por fases, y cada fase en los 3 tipos de recursos
(personal, materiales, maquinaria).
El formato Presupuesto por Semana informa los costes del proyecto por
semana y los costes acumulados por semana.
El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la grfica del valor
ganado del proyecto en un periodo de tiempo.
2

SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS: DESCRIPCIN

DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS QUE SE

UTILIZAR PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.

DESCRIPCIN: QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU


Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el
porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de compactar la informacin del equipo de proyecto en el
Schedule, actualizando el proyecto segn los reportes del equipo, y procede a replanificar el proyecto en el
escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el Informe Semanal
del Performance del Proyecto.

La duracin del proyecto puede tener una variacin de +/- 10 % del total planeado, si como resultado de la
replanificacin del proyecto estos mrgenes son superados se necesitar emitir una solicitud de cambio, la cual
deber ser revisada y aprobada por el Project Manager y el Sponsor.
NOTA.- ADJUNTAR PROCEDIMIENTOS, FLUJOGRAMAS, FORMATOS, Y SCHEDULE DE EVENTOS.
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE
UTILIZAR PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.

DESCRIPCIN: QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE, CON QU


Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el
porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de compactar la informacin del equipo de proyecto en el
Schedule, actualizando el proyecto segn los reportes del equipo, y procede a replanificar el proyecto en el
escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el Informe Semanal
del Performance del Proyecto.
El coste del proyecto puede tener una variacin de +/- 5 % del total planeado, si como resultado de la
replanificacin del proyecto estos mrgenes son superados se necesitar emitir una solicitud de cambio, la cual
deber ser revisada y aprobada por el Project Manager y el Sponsor.
NOTA.- ADJUNTAR PROCEDIMIENTOS, FLUJOGRAMAS, FORMATOS, Y SCHEDULE DE EVENTOS.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE
CAMBIOS DE COSTOS QUE SE UTILIZAR PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LINEA BASE, FORMALIZAR, EVALUAR, Y APROBAR
CAMBIOS.

El Sponsor y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de
cambios.
Se aprobarn automticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente puedan impedir la normal
ejecucin del proyecto, y que por su naturaleza perentoria no puedan esperar a la reunin del Comit Ejecutivo,
y que en total no excedan del 5% del presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios debern ser expuestos
en la siguiente reunin del equipo del proyecto.
Todos los cambios de costos debern ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos
del proyecto y los intercambios de la triple restriccin.
Los documentos que sern afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son:
Solicitud de Cambios.
Acta de reunin de coordinacin del proyecto.
Plan del Proyecto (replanificacin de todos los planes que sean afectados).
En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al tema es el Project
Manager, si est no puede ser resuelta por el, es el Sponsor que asume la responsabilidad.
Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del presupuesto del proyecto
puede ser aprobada por el Project Manager, un requerimiento de cambio superior ser resuelta por el Sponsor.
NOTA.- ADJUNTAR PROCEDIMIENTOS, FLUJOGRAMAS, FORMATOS, Y SCHEDULE DE EVENTOS.