ADMINISTRACION V

FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

PRIMERA PARTE: CONCEPTOS BASICOS SOBRE PROYECTOS

1.1. LA PLANIFICACION Y LOS PROYECTOS
El proyecto en la lgica de la planificacin
Planificar es introducir organizacin y racionalidad en la accin para el logro de determinadas
metas y objetivos.
El proceso de toma de decisiones en poltica social, como en cualquier otra rea, comienza con
la adopcin de los postulados ms generales que luego se desagregan y precisan en planos de
mayor concrecin. As la poltica social global prioriza sectores y establece el tipo de
integracin que ellos mantendrn entre s, en el marco del contexto terico, histrico y espacial
determinado. Cuando esta priorizacin se plasma en un modelo que relaciona medios y fines,
concatenndolos temporalmente, se obtienen planes. Si se articulan todos los sectores
sociales, el resultado es un plan social global; si se centran en un sector se tratara de un plan
sectorial.
Las polticas sectoriales, a su vez, no pueden enfrentar al mismo tiempo y con la intensidad
requerida todas las reas problemticas, ya que esto excede la capacidad de accin de
cualquier gobierno. Por ello, es necesario seleccionar problemas de acuerdo al sistema de
valores aceptado, estableciendo reas de concentracin para cuya atencin se elaborarn
programas.
Los grandes objetivos de la poltica se transforman as en objetivos desagregados.
Posteriormente, esos programas derivarn en proyectos, las unidades menores de la
implementacin.
Por lo tanto,
Un Plan es la suma de programas que quieren alcanzar objetivos comunes. Ordena los
objetivos centrales en trminos intersectoriales o sectoriales, en funcin de la estrategia de
desarrollo.
El plan contiene los objetivos generales y se desagrega en objetivos especficos, que van a
constituir a su vez los objetivos generales de los programas. Determina el modelo de
asignacin de recursos resultantes de los parmetros polticos previamente definidos. El plan
escalona las acciones programticas en una secuencia temporal acorde a la racionalidad
tcnica de las mismas y las prioridades de atencin. Los responsables de su formulacin son
las Oficinas de Planificacin que pertenecen al sector pblico. El plan incluye la estrategia, esto
es, los medios estructurales y administrativos, as como las formas de negociacin,
coordinacin y direccin. Su lapso de vigencia puede variar entre uno y veinte aos.
Un Programa se constituye por un conjunto de proyectos que persiguen los mismos objetivos.
Establece las prioridades de la intervencin, identificando y ordenando los proyectos,
definiendo el marco institucional y asignando los recursos que se van a utilizar. Las
organizaciones agente son predominantemente pblicas, pero existen tambin instituciones
privadas que operan dentro de los lineamientos trazados por los rganos competentes de
planificacin. El horizonte temporal en el que se inscriben los programas es de uno a cinco
aos.
Un proyecto es una empresa planificada consistente en un conjunto de actividades
interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos especficos dentro de los
limites de un presupuesto y un perodo de tiempo dados. Es por lo tanto la unidad ms
operativa dentro del proceso de planificacin y constituye el eslabn final de dicho proceso.

Est orientado a la produccin de determinados bienes o a prestar servicios especficos. Las

organizaciones agente que tienen a su cargo la formulacin y ejecucin pertenecen tanto al
sector pblico como privado, y desarrollan actividades en el rea problema que intenta
solucionar el proyecto. Su lapso de implementacin normalmente es de uno a tres aos.

La Planificacin estratgica
Es un proceso sistemtico de toma de decisiones estratgicas que afectan a la organizacin
como un todo durante un perodo largo plazo.
La estrategia es un mtodo de pensamiento que en situaciones de incertidumbre y conflicto
permite clasificar y jerarquizar los acontecimientos, para luego escoger los medios ms
eficaces para lograr los fines. Es una racionalizacin especulativa y simple porque se basa en
informacin poco estructurada de situaciones que son inciertas, poco conocidas y discutidas. El
pensamiento estratgico es, si se quiere, una filosofa de direccin que lleva a analizar
situaciones futuras previsibles, tratando de extraer de ellas sus elementos esenciales como
medio de reducir su complejidad. En base a esos modelos la direccin adopta las decisiones
que entiende llevarn al logro de los objetivos de la organizacin y las somete al control de la
realidad fctica.
La direccin es un proceso continuo y no interrumpible de adopcin de decisiones, que se
articula en tres etapas bsicas: planeamiento estratgico, ejecucin y control.
Partiendo de la situacin interna de la organizacin y con informacin sobre los escenarios
futuros que pueden caracterizar el entorno, la direccin determina los objetivos, las polticas y
la batera de acciones estratgicas, preparando los planes que anticipen los cursos deseados
de accin. Para ejecutar los programas la direccin se vale de la organizacin transfiriendo
autoridad y motivando a los agentes para que lleven a cabo la implementacin en forma
voluntaria. Finalmente, con la informacin del trabajo realizado y de los resultados alcanzados,
se lleva a cabo el control de gestin. Esta funcin asegura la continuidad del proceso pues la
comparacin entre las previsiones y la realidad determina un nuevo anlisis de la situacin y el
reinicio del ciclo de operaciones.
Formulacin de planes estratgicos

Establecimiento de objetivos

Los objetivos son estados que la organizacin desea alcanzar dentro de un determinado
perodo de tiempo, pero siempre en el largo plazo. Deben formularse d modo claro y
comprensible para que puedan ser entendidos por todos, primer requisito para lograr la
adhesin de quienes tienen responsabilidad en su obtencin.
Deben ser exigentes en el sentido que obliguen a hacer mejor uso de los recursos de la
organizacin pero, al mismo tiempo, deben ser alcanzables para evitar las frustraciones que
derivan de la lucha por lo imposible. Para cumplir con estas condiciones, la tarea de fijar
objetivos requiere de la direccin la ms amplia informacin sobre el entorno y la variacin
previsible y el ms completo conocimiento de la evolucin histrica y situacin presente de la
institucin en todas sus reas. Slo contando con un buen diagnstico en el punto de partida
podr la direccin establecer objetivos viables. Se les debe cuantificar para que sean medibles
por procedimientos no subjetivos y para que sirvan como elementos de comparacin en la
evaluacin del desempeo de los dirigentes.
En la medida que se extiende el periodo de planeamiento, la definicin de los objetivos se torna
menos exacta. El alto grado de incertidumbre que envuelve alas organizaciones hace perder el
sentido de trabajar con valores muy precisos. Por eso los horizontes de planeacin se han
estrechado y lapsos de tres aos ya son considerados de largo alcance.
Los objetivos pueden ser generales, en el sentido que cubren a toda la organizacin, o
parciales cuando se refieren a algn subsistema en particular; en todo caso debe asegurarse la
coherencia entre ellos de modo que el cumplimiento de los objetivos especficos asegure la
obtencin de los propsitos globales.

Definicin de polticas

Se pueden entender las polticas como guas para la accin; constituyen los andariveles que
marcan los senderos de los cuales se desarrolla la gestin de la institucin.
Deben tomar en cuenta los objetivos propuestos y servir de marco para la accin con mira a su
logro; por esa misma razn las polticas son relativamente estables.
Al igual que los objetivos, pueden ser de alcance general o parcial y tambin para su aplicacin
es necesario asegurar su difusin a todos los niveles de la organizacin.

Seleccin de planes estratgicos

Con la participacin de todos los subsistemas se deben analizar las diversas alternativas de
accin, hasta seleccionar un conjunto de planes estratgicos destinados a orientar la gestin
de la institucin como un todo y de cada uno de sus componentes operativos.
Las propuestas elegidas pueden contener recomendaciones respecto a estrategias de precios,
lneas de productos y canales de distribucin, reduccin de costos de produccin, desarrollo de
nuevos productos, apertura de mercados no explotados, inversiones en bienes de uso etc. en
todos los casos corresponde informar sobre los medios requeridos para el cumplimiento de los
planes estratgicos y las consecuencias cuanti y cualitativas que pueden derivarse de su
cumplimiento.
La ejecucin de proyectos
La primer tarea consiste en identificar para cada estrategia delineada las metas de corto plazo,
las actividades conducentes a su logro, los responsables de su ejecucin, los recursos
humanos y materiales requeridos para implementar dichas tareas y la expresin financiera de
todos esos componentes.

El Proceso de Direccin

PLANEAMIENTO

EJECUCION

CONTROL

Planeamiento Estratgico

Establecer
Objetivos

Definir
Polticas

Seleccionar
Estrategias

P r o c e s o

d e

Disear planes
y programas
operativos

Ejecutar
Programas

R e t r o a l i m e n t a c n

ADOPCIN DE DECISIONES

SISTEMAS DE
INFORMACION

Controlar
la
Gestin

FORMULACION DE UNA ESTRATEGIA

FUERZAS Y
DEBILIDADES

FACTORES INTERNOS
DE LA ORGANIZACIN

VALORES PERSONALES
DE LOS AGENTES

AMENAZAS Y
OPORTUNIDADES
DEL ENTORNO

ESTRATEGIA

FACTORES EXTERNOS
A LA ORGANIZACION

EXPECTATIVAS SOCIALES
A LARGO PLAZO

EL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Y SUS FASES

ANALISIS Y
PRONOSTICO
DEL ENTORNO

DEFINICION
DE MISIONES
OBJETIVOS Y METAS

ORGANIZACIN
DEL
PROCESO

ELABORACION
DEL PLAN
ESTRATEGICO

ANALISIS INTERNO
Y DETERMINACION
DEL POSICIONAMIENTO

ANALISIS O DIAGNOSTICO
ESTRATEGICO

IMPLEMENTACION
DE LA
ESTRATEGIA

FORMULACION
DE
ESTRATEGIAS

DEFINICION

ELABORACION

IMPLANTACION

PLANIFICACION ESTRATEGICA

ANALISIS
ESTRATEGICO

CONTROL
ESTRATEGICO

PLANIFICACION
ESTRATEGICA

CONTROL
ESTRATEGICO

CONTROL
ESTRATEGICO

LA ESTRATEGIA
1. Constituye un proceso interactivo entre la organizacin y el entorno.
2. Implica un planteamiento de misiones y objetivos a largo plazo.
3. Debe establecer consecuentemente, las polticas y objetivos a corto plazo o de carcter
operativo, con la consecuente adecuacin de medios.

EL PROBLEMA ESTRATEGICO

ENTORNO
OPORTUNIDADES

POSICIONES INCIERTAS
O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
O
N

POSICIONES POSITIVAS

DEBILIDADES

FUERZAS

POSICIONES NEGATIVAS

POSICIONES INCIERTAS

AMENAZAS

ENTORNO

O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
O
N

ESTRUCTURA DEL ANALISIS ESTRATEGICO

DIAGNOSTICO Y EVALUACION

ANALISIS EXTERNO

ANALISIS INTERNO

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

FUERZAS Y DEBILIDADES

Fines Objetivos - Metas

Socio cultural
Econmico
Tecnolgico
Poltico legal

ESTUDIO DE LAS POTENCIALIDADES

EJES ESTRATEGICOS
POSIBLES

MISION
DE LA
ORGANIZACION

OBJETIVOS Y METAS

ESTRATEGIAS

EJES ESTRATEGICOS
CONCRETOS

PLANIFICACION ESTRATEGICA

RESTRICCIONES

FORMULACION DE LA ESTRATEGIA

Definicin de Objetivos
(Naturaleza y Prioridades)

Horizonte
Temporal

Verificar y
Compatibilizar
(Revisin)

Definicin de Objetivos
Precisos y Niveles de
Realizacin

Lista de
Estrategias
Posibles

Comparacin
Segn
Criterios

Eleccin de la
Estrategia Global

Evaluacin
Soluciones
Alternativas

Elaboracin de
Polticas

Programas

PROYECTOS

Restricciones

EL PROYECTO
Definicin acadmica
La Real academia Espaola: el proyecto proviene del Latn proiectus:
Designio o pensamiento de ejecutar algo
Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de
ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o ingeniera.
Planta y disposicin que se prepara para la ejecucin de una cosa de importancia,
anotando y extendiendo todas las circunstancias principales que deben ocurrir para
su logro.
Caractersticas asociadas a la nocin de proyecto que se desarrollar.
Quehacer humano, la existencia de actividades cientficas, la
Importancia relativa de la obra que se estudia y la elaboracin de un plan para el logro
de determinados objetivos.
El concepto acadmico es algo restrictivo, slo su vinculacin con el planeamiento, con
la intencin de hacer algo. Solamente una perspectiva de pronstico, da una visin
demasiado intelectual de la actividad de proyectos.
Corresponde utilizar una acepcin ms amplia, que va desde la idea de hacer algo
hasta su ejecucin. No constituye slo un campo de la investigacin aplicada, sino que
tiene una fuerte dosis de ejecutividad. Esta visin ms amplia, (el concepto econmico
de proyectos) planeamiento e implementacin, sirviendo de base para el control.