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1

DIPLO
OMADO EN COMPETENC
C
CIAS PARA L
LA GESTIN
N DE PROCES
SOS DE LAS UNIDADES
DE JUSTIC
CIA JUVENIL
LDE LAS DIR
RECCIONES REGIONALE
ES DE SENAM
ME
Sup
pervisores

Gua del Particcipante Mduloo 3


DULO N3:: GESTIN
N DE PROC
CESOS, OPE
ERACIONE
ES Y PROY
YECTOS
MD

ACTIVIIDAD N1
Refleexionando sobre nu
uestra Cu
ultura Orgganizacion
nal y sus aspectos
faciliitadores y obstaculizzadores para la imp
plementaccin de un
n Sistema
de Geestin.
pectos de un
u sistema dde Gestinn por Proceesos son paarte de mi
Qu asp
quehacerr diario?
Qu asppectos de la cultura organizaccional de lla unidad a la cual
pertenezcco facilitan
n y/u obsttaculizan laa aplicacin de estoos nuevos
contenidoos?
1
5

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4

- Cada participannte tendr dos tarjettones de ccartulina y plumn,


nta.
donde ressponder a travs de una lluvia de ideas ccada pregun
- Se desarrolla Plenario y see levanta Diagnstico
D
o Grupal.
ACTIVIDAD N2
d mis Procesos com
mo Coordin
nador/a.
Clasiificacin de
En baase a la taarea del Modulo
M
N1, Planificcacin, donnde el Cooordinador
identiifica accion
nes claves de su Rol,, debe procceder a:
Diferencciar Proceddimientos de
d Procesos, y
mos,clasificcar segn sean Sustantivos,
En relaccin a esstos ltim
Complem
mentarios y de Apoyoo.

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4

o:
Apoyyo temtico
Proceesos Sustaantivos:
- Conjuunto de actividades m
mutuamente relacionaadas quein
nteractan
directameente para satisfacer
s
uuna necesid
dad del clieente o usuaario.
- Contem
mplan las actividadees que geneeran mayor valor aggregado y
tienen un
n impactoo sobre la satisfacciin del usuario, es decir que
sin ellos no se puedde atenderr al usuarioo, o se tenddra la aussencia del
servicio. Constituyeen la esenccia, la razn de ser dee una instittucin.

DIPLO
OMADO EN COMPETENC
C
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N DE PROCES
SOS DE LAS UNIDADES
DE JUSTIC
CIA JUVENIL
LDE LAS DIR
RECCIONES REGIONALE
ES DE SENAM
ME
Sup
pervisores

Proceesos Comp
plementarrios:
Conjuunto de otrras actividdades que no siemprre se debenn realizar, pero que
cuanddo se realizzan, aaden valor al proceso suustantivo. P
Por ejempllo, en una
atencin mdicca los exxmenes ddiagnsticoos como eel de sanngre, hay
ocasio
ones que se
s realizan y en otras no.
A
Connjunto de actividadees que perm
miten gesttionar los
Proceesos de Apoyo:
recursos para laa ejecucinn de los Prrocesos Susstantivos y Complem
mentarios.
Por ejjemplo, geestin de vacaciones,
v
, trmite dee viticos, gestin dee recursos
humaanos, entre otros.
ACTIVIDAD N3
n de Procceso: Selecccione un
Apliccacin de metodologga de ideentificacin
Proceeso Sustan
ntivo, argu
umente deecisin.
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5

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Ap
poyo temttico:
C
Cmo se ideentifican loos procesos en mi un
nidad de traabajo?
Parra identifiicar un prroceso en una unid
dad de trabbajo, el encargado
e
con
nsidera lo siguiente:
g
la
1. See preguntaa Cules son los pproductos y/o serviccios que genera
unidaad?
2. Elaabora una lista
l
con toodos los productos y// o servicioos de la uniidad.
3. Prrioriza loss productoos y/o serrvicios, esscogiendo primeram
mente los
sustanntivos (loss claves o prioritariios) toman
ndo como criterio: cules
c
de
estos productoss tienen unn impacto ddirecto al usuario,
u
o si se da laa ausencia
de esttos no se podra
p
ejecuutar el servvicio de la unidad.
Nota:: El primerr paso es identificar
i
los productos y/o seervicios susstantivos,
posteeriormente se contina con los rrestantes.
4. Ideentifica el proceso, por
p medio de esta prregunta: qqu activid
dades son
necessarias desdde la entradda de insum
mos y trannsformacinn para elabborar este
produ
ucto y / o servicio?
s
Nota:: un processo es el coonjunto de actividadees necesarrias para la
a obtener
un prroducto y / o servicioo, entoncess al identifi
ficar un prooducto sim
mplemente
se vueelve hacia el inicio para
p
determ
minar cmoo se generaa.
5. Co
onoce y esttudia el Diagrama Ennfoque de Procesos
P
y lo relacio
ona con el
proceeso en estudio y posteeriormentee lo clasificca segn seea el caso.

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ACTIVIDAD N4
o de Proccesos
Dise
Ejecu
utar el Maarco Introductorio d
de procesoo seleccion
nado (Fich
ha de
Proceeso)
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5

2
4

Ap
poyo temttico:
Caartula: Ideentificar los siguientees conceptoos:

a. Log
go o Membbrete
b. Noombre del proceso
p
c. rrea/unidad: nombre del serviccio o reaa responsabble del do
ocumento
dondee se aplicarr.
d. Veersin: A partir
p
de laa versin inicial,
i
lass sucesivass modificaaciones se
consignan con un
u diferentte subndicce.
e. Feccha de vigeencia: desdde cundo o hasta cundo rige el
e proceso..
f. Pggina: Incluuye el nm
mero de ppgina actu
ual y el tootal de pginas del
docum
mento.
g. Cdigo: cdigo de iden
ntificacin del processo.
h. Reegistro dee quin ellabor, revvis y aprrob el ddocumento con sus
respectivos carggos y fechaas.
ndice:
Listarr las distintas seccionnes que connforman ell proceso dde forma deetallada
Objetivo: se menciona
m
e propsitto que preetende cum
el
mplir el prroceso, es
decir el qu y el para qu;; se da en un
u contextto amplio, rrecalcandoo que este
debe empezar con un verbo
v
en tiempo in
nfinitivo ccomo por ejemplo:
minar, defin
nir, entre otros.
facilittar, determ
mo se alcannzar el pro
opsito?
Objetivo especcfico:cm
Alcan
nce: se deffine el alcaance de lass actividades para gennerar el prroceso, de
maneera que see establezccan los lm
mites paraa realizar eel estudio y poder
descrribir las accciones desdde las entrradas de los insumos hasta la geeneracin
del prroducto y/o
o servicio.
El enncargado determina el alcancce median
nte las sigguientes preguntas:
p
Dnnde comien
nzan las acctividades ppara obtener un prodducto y / o servicio?
o Qu
u es lo priimero que ocurre? D
Dnde term
mina?

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Entraadas/Prov
veedores:qu entraadas necessita el prroceso y quin lo
propo
orciona?
das/Clientees: se indicca el produucto y/o seervicio quee da como resultado
Salid
la reaalizacin del
d procesoo. Se mencciona el usuuario o cliente para el
e cual se
produ
uce o brindda el serviccio y se ideentifica con la siguieente pregunnta: Para
quinn(es) va dirrigido el prroducto y/oo servicio??
Docu
umentos de
d Referen
ncia: se describen y/o
y enumerran aquelllos textos
que fueron
fu
conssultados paara la generacin del documentto.
Reglaamentaci
n Legal aplicable:
a
mentos leg
gales que
se enumeeran docum
interv
vienen en el
e proceso o que dictaa la elaboraacin del proceso.
p
Asign
nacin de Responsaabilidades: Se menciona el puuesto de traabajo que
tiene deberes de autorid
dad, superrvisin y control enn la ejecu
ucin del
proceeso. Por ejeemplo, Dirrector de lla Unidad, jefatura de
d un servicio, entre
otros..
umentos y//o Registroos: se referrencian aqquellos documentos o registros
Docu
vincuulados al prroceso.
dicadores de Gestin
n: la unidaad identificca aquellass medidas
Conttroles / Ind
o punntos de conntrol de lass actividaddes mediannte la siguiente preguunta Qu
revisiiones / verrificacionees se realizzan en el producto o servicioo en cada
parte del proceso? Se exppresan loss indicadorres de gesttin que permitirn
p
realizzar una meedicin y seguimientoo del cump
plimiento dde los objeetivos del
proceeso.
d
laas reas/serrvicios den
ntro de la oorganizacin en que
Distrribucin: describe
ser entregado
e
el
e documennto para suu posterior difusin e implemen
ntacin.
c
n detalle las modifficaciones
Identtificacin de los cambios:
exhibe en
realizzada en el documento
d
o posterior a su entradda en vigenncia.

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ACTIV
VIDAD N55
1
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2
4

ntas clave
Desscripcin del Processo: Pregun

ACTIVIDAD N6
ujograma de
d mi Prooceso
Flu

1
5

2
4

Reaalizar activvidad segnn simbologga detalladda en ppt.

f
de Proceso
Conttinuacin ficha

ACTIVIDAD N7
I
es de Gesttin
Mis Indicadore
Apoyo temtiico:

1
5

2
4

Parra priorizaar los ind


dicadores a desarroollar se ppueden utiilizar los
siguuientes criiterios relattivos a las reas a vallorar:
Grado dee cumplimiiento de loos objetivoos asignadoos y de las acciones
derivadass
Evolucin de los factores
fa
crticos de xito de la organizaccin o del
rea evaluuada
Evolucin de las reas,

proccesos o paarmetros conflictivos o con


problemaas reales o potencialees

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ME
Sup
pervisores

m
tam
mbin pued
den consideerarse los siguientes
s
ccriterios:
As mismo,
La inforrmacin so
obre el coste de los recursoos necesarrios para
estableceer el sistem
ma de inddicadores: recogida de la infoormacin,
tratamien
nto, docum
mentacin, etc.
e
La fiabillidad del proceso dde captaciin de la informaciin y su
explotaciin, as como la cappacidad en plazo y nnivel de motivacin
m
del personal involucrado paraa la actividaad

USAR
R FICHA TCNIC
CA DE IND
DICADOR
R