13

BAB III
KEGIATAN DAN HASIL PRAKTEK KERJA PROFESI
APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA 10
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) dilaksanakan di Apotek Kimia Farma 10
yang berlokasi di Jl. Braga No. 2 4 Bandung, pada bulan September 2008. Kegiatan
ini bertujuan untuk mempelajari dan memperoleh pengalaman praktis mengenai
manajemen apotek dan kegiatan operasional di apotek. Manajemen apotek meliputi
pelayan kefarmasian, persediaan perbekalan farmasi, merchandising, sumber daya
manusia dan keuangan. Bidang operasional di apotek meliputi arus barang, arus uang
dan arus dokumen.
3.1

Kegiatan dan Hasil PKPA di Apotek Kimia Farma 10

Kegiatan yang dilakukan selama PKPA di Apotek Kimia Farma 10 diantaranya yaitu
tutorial atau pemberian materi tentang perapotekan, diskusi, pelayanan resep,
pelayanan non resep, pelayanan narkotika dan psikotropika dan stok opname fisik
barang.
3.1.1

Tutorial atau Pemberian Materi tentang Perapotekan

Materi tutorial disampaikan oleh apoteker-apoteker yang bekerja di Apotek Kimia

Farma. Materi terdiri dari :
1. Peraturan Perundang-undangan tentang Apotek, yaitu peraturan dan undangundang yang berkenaan dengan apotek dan kegiatan kefarmasian
2. Kompetensi dan Standar Pelayanan Apoteker di Apotek yang di dalamnya
dijelaskan antara lain tentang perkembangan pelayanan kefarmasian saat ini.
3. Pharmaceutical Care, yaitu peran dan tanggung jawab seorang farmasis dalam
Pharmaceutical Care, kriteria Care Competency dan Good Pharmacy Practices
(GPP)

14

4. Aktivitas dan kegiatan administrasi Bussines Manager (BM) Bandung, yaitu

tentang tugas utama dan tanggung jawab BM Bandung, parameter suplier yang
ditetapkan oleh BM, laporan keuangan serta dokumentasi yang ada di apotek.
5. Konseling pasien, yaitu tata cara melakukan konseling pada kelompok pasien
yang perlu perhatian khusus, metode konseling yang dapat digunakan, serta tipstips konseling secara efisien.
6. Merchandising, yaitu ilmu dan tata cara untuk menata dan mengelola barangbarang di apotek beserta penempatannya.
7. Swamedikasi atau Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS), yaitu konsep self care
dan self medication, serta konseling swamedikasi.
8. Keahlian Berkomunikasi bagi Apoteker, yang di dalamnya dijelaskan mengenai
ilmu komunikasi.
9. Pelayanan Informasi Obat (PIO) di Apotek, yang di dalamnya dijelaskan tentang
tahapan-tahapan PIO, informasi-informasi apa saja yang harus diberikan dalam
PIO dan manfaat adanya PIO.
10. Peran Apoteker dalam Bidang Kesehatan, yaitu karakteristik dari suatu profesi
apoteker.
11. Tiada Apoteker Tiada Pelayanan
12. Kimia Farma Informasi System (KIS), yaitu alur administrasi, arus uang, arus
barang serta arus dokumen di Apotek Kimia Farma.
13. Customer Service, yaitu hal-hal yang berhubungan dengan pelanggan dan
pelayanan di apotek.
3.1.2

Diskusi

Diskusi serta pengarahan ketika PKPA di Apotek Kimia Farma 10 disampaikan oleh
asisten apoteker dan pimpinan apotek (apoteker). Materi diskusi meliputi:
1. Dokumentasi Resep
Dokumentasi resep terdiri dari pengarsipan resep, penyimpanan arsip resep dan
pemusnahan resep.

15

a. Pengarsipan Resep
Arsip dipisahkan antara resep tunai dan resep kredit. Setiap kelompok resep
dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun transaksi. Setiap
kelompok resep diurutkan sesuai nomor resepnya, kemudian dibundel rapi
dan dituliskan pada setiap bundelnya berupa tanggal, bulan dan tahun
transaksi resep dengan jelas. Bundel resep dengan bulan yang sama dijadikan
dalam satu kelompok arsip.
b. Penyimpanan arsip resep
Setiap kelompok arsip resep disimpan dalam satu kotak yang diberi nama
Arsip Resep Tunai/Kredit serta bulan dan tahun transaksi. Kotak arsip resep
disimpan dalam lemari. Penataannya diurutkan sesuai urutan bulan, sehingga
resep satu bulan sebelumnya berada pada urutan paling depan, dengan tulisan
yang bisa langsung terbaca. Lemari arsip resep terletak pada ruang yang
mudah dijangkau dan terhindar dari tetesan air.
c. Pemusnahan arsip resep
Pemusnahan arsip resep dilakukan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku, yaitu arsip resep yang telah berumur 3 (tiga) tahun
atau lebih. Sebelum dilakukan pemusnahan arsip resep, dibuat berita acara
dan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Dinas
Kesehatan Kota setempat bahwa akan dilakukan pemusnahan resep, serta
tembusan kepada Balai POM dan Manager Bisnis Apotek setempat. Dibuat
pula laporan atas pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut. Pemusnahan
dilakukan dengan cara membakar arsip resep.
2. Pemusnahan Obat
Pemusnahan obat dilakukan untuk obat-obatan yang telah lewat tanggal
kadaluarsa, rusak, berubah warna atau memenuhi kriteria untuk dimusnahkan.
Obat-obatan yang telah kadaluarsa sebelumnya dicatat terlebih dahulu jumlah dan
tanggal kadaluarsanya, kemudian disimpan atau dikumpulkan selama kurang

16

lebih 3 tahun atau hingga mencapai jumlah obat yang cukup banyak, kemudian
dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan dengan cara dihancurkan (obat sirup,
injeksi ampul), dilarutkan (tablet, kapsul dan pulvis), ditanam (salep/krim).
Namun dengan adanya pengelolaan barang yang cukup baik di Apotek Kimia
Farma 10, maka pemusnahan obat jarang dilakukan. Seperti halnya pemusnahan
resep, pemusnahan obat pun dibuat berita acara pemusnahan obat yang ditujukan
kepada Kepala Kantor Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan ke BPOM serta
dilakukan pelaporan atas pelaksanaan pemusnahan kepada BM Apotek setempat.
3. Pengadaan Barang
Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, obat
keras tertentu, narkotika dan psikotropika, dan alat kesehatan di Apotek Kimia
Farma 10 dilakukan oleh bagian pembelian didasarkan pada buku defekta.
Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 10 dilakukan melalui pembelian
reguler, pembelian antar Apotek Pembantu Pelayanan dan pembelian barang
konsinyasi. Pembelian barang reguler dilakukan dengan Surat Pesanan Barang
(SPB) dan faktur penerimaan barang. Pembelian antar Apotek Kimia Farma
dilakukan dengan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dan dropping,
sedangkan konsinyasi adalah bentuk kerjasama antara Apotek Kimia Farma 10
dengan distributor yang menitipkan produknya untuk dijual di apotek.
Alur pengadaan barang melalui pembelian reguler adalah sebagai berikut :
a. Apotek Pembantu Pelayanan (APP) membuat BPBA berdasarkan defekta
manual/SIMKA.
b. APP mengirim BPBA ke BM.
c. BM merekap BPBA menjadi Surat Pesanan (SP) gabungan.
d.

BM mengirim SP gabungan dan rincian apoteknya ke Pedagang Besar

Farmasi (PBF).

e. Distributor PBF mengirim barang dan salinan faktur dengan delivery order
kepada APP.

17

f. Apotek melakukan entry penerimaan berupa Surat Pesanan Barang (SPB)

berdasarkan BPBA.
g.
Apotek mengirim salinan faktur dan delivery order, serta transfer data ke BM.
h.
Verifikasi faktur.
Untuk pengadaan barang yang mendesak, apotek melakukan pembelian dengan
Surat Pesanan Barang langsung ke PBF yang bersangkutan.
Alur pengadaan barang antar apotek Kimia Farma adalah sebagai berikut :
a. APP I (yang membutuhkan barang) menelepon APP II untuk mengetahui
ketersediaan obat X.
b.

Jika obat tersedia, APP I mengirimkan BPBA yang berisi nama dan
jumlah obat yang dibutuhkan ke APP II.

c. APP II mengirimkan barang dan bukti dropping ke APP I.

d.

Penjualan obat X akan masuk ke omset APP I. Dengan adanya bukti

dropping maka nilai pembelian di APP I akan bertambah senilai obat X,
sedangkan nilai pembelian APP II akan berkurang senilai obat X.

Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, Surat Pesanan (SP) harus
dibuat langsung oleh apotek yang bersangkutan (tidak melalui BM). Pemesanan
obat golongan narkotika, digunakan SP khusus yang harus ditandatangani oleh
Apoteker Pengelola Apotek (APA). Untuk satu SP hanya berlaku untuk satu jenis
obat narkotika saja. Selain itu, pembeliannya hanya boleh ke Distributor Kimia
Farma yang bertindak sebagai distributor tunggal yang ditunjuk pemerintah.
Untuk pembelian obat golongan psikotropika dilakukan dengan cara yang sama,
tetapi untuk satu SP boleh berisi beberapa jenis psikotropika.
4.

Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang di Apotek Kimia Farma 10 ditata sedemikian
rupa untuk memudahkan pengambilan. Pada masing-masing kotak penyimpanan

18

obat, terdapat kartu barang untuk mencatat mutasi barang yang meliputi tanggal,
nomor dokumen, jumlah barang yang masuk atau keluar dan sisa barang serta
paraf. Barang-barang tersebut ditata secara :
a. Alfabetis, yaitu berdasarkan huruf awal nama barang.
b. FIFO (First In First Out), yaitu barang yang datang lebih awal akan
dikeluarkan lebih dahulu.
c. Bentuk sediaan, yaitu tablet, sirup, salep, krim.
d. Tingkat perputaran obat, yaitu obat yang tingkat perputarannya cepat (fast
moving), obat yang tingkat perputarannya sedang (middle moving) dan obat
yang tingkat perputarannya lambat (slow moving).
e. Jenis obat, yaitu obat generik dan obat bermerk atau obat paten.
f.

Farmakologis (khasiat obat), khusus untuk obat pada swalayan

farmasi.

Penataan dikelompokkan menjadi produk

perawatan kulit, perawatan rambut, perlengkapan bayi, perawatan mulut dan

gigi, kontrasepsi, suplemen, sediaan mata dan sediaan topikal.
Untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam
lemari tersendiri yang dilengkapi dengan kunci, sedangkan untuk obat-obatan
yang termolabil disimpan dalam lemari pendingin.
5.

Penerimaan Barang
Barang yang diantarkan oleh PBF diterima oleh bagian penerimaan. Barang
diperiksa sesuai dengan surat pesanan, baik jumlah, jenis dan kualitas dari barang
yang dipesan, cek pula tanggal kadaluarsa, kesesuaian harga dan potongan harga.
Setelah barang diperiksa, maka faktur dicap dengan menggunakan stempel blok
penerimaan barang. Barang yang datang didata dan dimasukkan ke dalam kartu
stok. Apabila barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat kerusakan
fisik, maka bagian pembelian akan membuat nota pengembalian barang dan
mengembalikan barang tersebut ke distributor yang bersangkutan, untuk

19

kemudian ditukar dengan barang yang sesuai. Rincian prosedurnya sebagai

berikut :
1. Pemeriksaan barang dan kelengkapannya
a. Alamat pengiriman barang yang dituju.
b. Nama, kemasan dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan yang
tertera pada surat pesanan dan faktur. Apabila terdapat ketidaksesuaian,
petugas penerimaan akan mengembalikan atau menolak barang yang
dikirim (return) disertai nota pengembalian barang dari apotek.
c. Kualitas dan kuantitas barang serta tanggal kadaluarsa. Kadaluarsa tidak
kurang dari satu tahun untuk obat biasa dan tiga bulan untuk vaksin.
2. Jika barang-barang tersebut dinyatakan diterima, maka petugas akan
memberikan nomor urut pada faktur pengiriman barang, membubuhkan cap
apotek dan menandatangani faktur asli sebagai bukti bahwa barang telah
diterima. Faktur asli selanjutnya dikembalikan ke PBF, dua lembar salinannya
diambil oleh Apotek Kimia Farma. Satu lembar salinan dikirimkan ke BM
sebagai bukti pembelian dan satu lembar lainnya disimpan sebagai arsip
apotek. Barang tersebut didata di dalam kartu stock dan disimpan pada wadah
yang sesuai dengan namanya. Faktur asli diberikan, apabila pembayaran
barang telah lunas.
3. Petugas yang menangani pembelian akan mengumpulkan salinan faktur ke
dalam komputer sebagai data untuk stok barang dalam komputer.
3.1.3

Pelayanan Resep

Apotek Kimia Farma 10 menerima resep dari dokter, baik resep dari dokter yang
praktek di Apotek Kimia Farma 10 ataupun dokter prakter di luar apotek. Resep yang
diterima dapat berupa resep tunai maupun resep kredit.
A.Pelayanan Resep Tunai
Prosedur pelayanan obat atas resep tunai dilakukan sebagai berikut:

20

1. Penerimaan resep
a. Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep, meliputi:

Nama, alamat nomor SIP dan paraf/tanda tangan dokter penulis resep.

Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai.

Nama pasien, umur, alamat, nomor telepon.

b. Pemberian nomor resep.

c. Penetapan harga.
d. Pemeriksaan ketersediaan obat.
2. Perjanjian dan pembayaran, meliputi :
a. Pengambilan obat semua atau sebagian.
b. Ada atau tidaknya penggantian obat atas persetujuan dokter/pasien.
c. Pembayaran.
d. Pembuatan kuitansi dan salinan resep (apabila diminta).
3. Penyiapan obat/peracikan, meliputi :
a. Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan.
b. Peracikan obat (hitung dosis/penimbangan, pencampuran, pengemasan).
c. Penyajian hasil akhir peracikan atau penyiapan obat.
4. Pemeriksaan akhir, meliputi :
a. Kesesuaian hasil penyajian atau peracikan dengan resep (nama obat, jenis,
dosis, jumlah, aturan pakai, nama pasien, umur, alamat dan nomor
telepon).
b. Kesesuaian antara salinan resep dengan resep asli.
c. Kebenaran kuitansi.
5. Penyerahan obat dan pemberian informasi, meliputi :
Penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi mengenai :
a. Nama obat, kegunaan obat, dosis jumlah dan aturan pakai.
b. Cara penyimpanan.
c. Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya.

21

B. Pelayanan Resep Kredit

Alur pelayanan yang dilakukan hampir sama dengan pelayanan obat dengan resep
tunai, perbedaanya adalah pada pelayanan ini tidak terdapat perincian harga obat
dan penyerahan uang tunai dari pasien kepada Apotek Kimia Farma 10. Oleh
karena itu, pencatatan terhadap pelayanan obat dengan resep dokter secara kredit
ini dipisahkan dengan pelayanan obat dengan resep dokter secara tunai. Struk
resep kredit diserahkan ke Apotek Kimia Farma BM, yang selanjutnya dilakukan
penagihan kepada perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Pelayanan resep kredit ini hanya diberikan kepada pasien yang merupakan
karyawan atau anggota instansi yang membuat kesepakatan kerja sama dengan
Apotek Kimia Farma 10 Bandung. Pelayanan resep kredit dilaksanakan sebagai
berikut:
1. Petugas penerima resep menerima resep dari pasien.
2. Resep yang diterima diberi slip biru yang berisi nomor urut resep kredit,
kolom paraf untuk harga, etiket, timbang/isi, kemas, periksa dan penyerahan.
3. Resep diserahkan ke petugas peracikan untuk kemudian dilakukan penyiapan
atau peracikan obat.
4. Asisten Apoteker memeriksa kembali kesesuaian hasil penyiapan atau
peracikan obat dengan resep (nama obat, bentuk, jenis, dosis, jumlah, aturan
pakai, nama pasien), kemudian obat diserahkan ke kasir beserta salinan resep
dan resep aslinya serta dibuatkan bon rangkap tiga untuk arsip, penagihan dan
pasien.
5. Asisten Apoteker menyerahkan obat kepada pasien dengan memberikan
informasi mengenai dosis, cara pakai obat dan informasi lain yang diperlukan.
6. Resep diserahkan kepada penanggung jawab peracikan untuk diproses
pemberian harga, pemisahan per debitur serta koreksi lain yang diperlukan.

22

C. Pelayanan Enggros
Pelayanan enggros adalah pelayanan pembelian dalam jumlah banyak yang
biasanya dilakukan oleh puskesmas, poliklinik atau dokter yang tempatnya jauh
dari apotek.
Alur pelayanan enggros :
1. Pemesan menyerahkan surat pesanan. Untuk obat dalam jumlah besar surat
pesanan ditandatangani oleh dokter penanggung jawab puskesmas atau
poliklinik.
2. Faktur dibuat rangkap tiga untuk penjualan kredit, satu lembar diserahkan
kepada pembeli dan dua lembar disimpan sebagai alat tagih.
3. Untuk pembelian tunai, faktur dibuat rangkap dua dan ditandatangani oleh
APA atau asisten apoteker yang berwenang.
3.1.4

Pelayanan Obat Non Resep

Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung pasien.

Obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas,
obat keras yang termasuk dalam Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA), obat
tradisional, kosmetik dan alat kesehatan.
Kriteria obat yang dapat diberikan tanpa resep dokter adalah :
1. Tidak dikontraindikasikan untuk wanita hamil, anak di bawah usia 2 tahun dan
orang tua di atas 65 tahun.
2. Pengobatan sendiri dengan obat yang dimaksudkan tidak memberikan resiko pada
kelanjutan penyakit.
1

3. Penggunaan tidak memerlukan alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga
kesehatan.

23

4. Penggunaannya diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di

Indonesia.

5. Obat yang dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat

dipertanggung jawabkan untuk pengobatan sendiri.

Alur pelayanan UPDS sama seperti pelayanan terhadap obat bebas. Konsumen UPDS
dapat dilayani bila obat yang diminta tercantum dalam DOWA dan pasien memang
biasa menggunakan obat tersebut serta tahu cara penggunaannya.
Permintaan obat tanpa resep dokter untuk obat keras yang termasuk DOWA
dilakukan dengan mengisi formulir UPDS, yang berisi nama, alamat, nama obat,
jumlah, harga, dan tanda tangan APA atau petugas dan pemohon. Blanko formulir
UPDS.
3.1.5

Pelayanan Narkotika dan Psikotropika

Pengelolaan obat-obat golongan narkotika dan psikotropika yang dilakukan oleh

Apotek Kimia Farma 10 melalui mekanisme sebagai berikut:
1. Pemesanan obat golongan narkotika ditujukan kepada PT. Kimia Farma sebagai
satu-satunya distributor resmi obat golongan narkotika yang ditunjuk oleh
pemerintah. Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotika
yang

ditandatangani

oleh

Apoteker

Pengelola

Apotek

(APA),

dengan

mencantumkan nama, nomor SIA dan stempel apotek. Setiap surat pesanan
berlaku untuk satu jenis obat. Blanko surat pesanan narkotika dapat dilihat pada
LAMPIRAN 6.
2. Obat golongan narkotika dan psikotropika yang diterima kemudian disimpan
dalam lemari khusus, yang dilengkapi dengan kunci dan bukti penerimaannya
harus ditandatangani oleh APA.
3. Penyerahan obat golongan narkotika dan psikotropika hanya dilakukan
berdasarkan resep dokter. Untuk pemakaian narkotika, dicatat nomor resep,
tanggal penyerahan, nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter serta

24

jumlah obat yang diminta. Apotek tidak boleh melayani permintaan narkotika
atas dasar salinan resep dari apotek lain. Salinan resep berisi narkotika hanya
boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep aslinya.
4. Pelaporan pemakaian obat golongan narkotika dan psikotropika dilakukan setiap
bulan. Laporan ini terdiri dari surat pengantar, laporan penggunaan sediaan baku
narkotika dan laporan penggunaan sediaan jadi narkotika. Laporan ini
ditandatangani oleh APA.
5. Pemusnahan narkotika dilakukan sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku, dihadiri oleh petugas dari Dinas Kesehatan, APA, dan salah satu
karyawan apotek. Pemusnahan narkotika dan psikotropika harus disertai berita
acara untuk diserahkan kepada Badan POM, Dinas Kesehatan Jawa Barat, dan
Penanggungjawab Narkotika Kantor Pusat PT. Kimia Farma. Berita acara
pemusnahan narkotika meliputi hari, tanggal dan waktu pemusnahan, nama APA,
nama saksi (dari pemerintah dan apotek yang bersangkutan), nama dan jumlah
narkotika yang dimusnahkan, cara pemusnahannya serta tanda tangan APA.
3.1.6

Stok Opname Fisik Barang

Stok opname fisik barang dilakukan di Apotek Kimia Farma 10 setiap akhir bulan.
Stok fisik yang dihitung adalah sisa fisik barang pada saat berakhirnya periode stok
opname. Pencatatan nilai stok dilakukan dengan cara menulis jumlah stok pada
blanko stok opname, mengisi kartu stok (kolom tanggal dengan tanggal stok opname,
kolom uraian dengan stok opname, kolom sisa dengan jumlah stok fisik yang ada dan
kolom keterangan dengan paraf). Stok opname fisik dilakukan terhadap semua barang
dagangan dan dilakukan pemisahan terhadap barang yang rusak, lewat tanggal
kadaluarsa atau berubah warna. Setelah stok opname fisik barang, dilakukan
pengentrian hasil stok opname dan penghitungan nilai stok.