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Contenido:
Parte 1: La gestin de Proyectos:
Organizaciones con
poco criterio en la
direccin de
Proyectos
Madurez de la Organizacin en
la gestin de proyectos.
1. Necesidad o Idea
3. Viabilidad del
Caso de Negocio
2. Ante Proyecto
Proyecto Conceptos.
4. Gestin del
Portafolio de
Proyectos
Parte 3: La PMO
5. Ciclo Vida
Proyecto
Lo que Entendi el
Sponsor
La recomendacin del
Consultor Externo
La documentacin del
Proyecto
La implantacin del
Proyecto
El Presupuesto del
Proyecto
Lo que el Usuario 5
realmente necesita
Definiciones inadecuadas:
Estimaciones Optimistas
Proveedores Inadecuados
7
Fuente: PMI.
Reinvencin continua
Estrs permanente
Reactivos
Cronogramas y Presupuestos:
Impredecibles
Fuente: PMI.
Y Los
Mismos
Recursos?
Y Los
Mismos
Recursos?
3 Proyectos
3 Lideres de
Proyecto
Tres
Presupuestos
Tres
Cronogramas
Y Los
Mismos
Recursos?
10
11
Fuente: PMI.
31 %
Pobres resultados de
rendimiento previsto de
proyectos en las
organizaciones, perdiendo
109 MM por cada US $ 1
mil millones invertidos.
44 % de las Iniciativas
estratgicas fracasan por
falta de una adecuada y
detallada planeacin del
proyecto.
Falta de Alineacin
58% de los proyectos no
estn alineados a la
estrategia Organizacional.
Falta Agilidad
15 % de organizaciones
que reportan falta de
agilidad en el apoyo a la
gestin del proyecto.
% de
organizaciones
de alto desempeo
con alta agilidad
organizativa.
% de organizaciones
de bajo desempeo
con alta agilidad
organizativa.
9%
Personas
Administracin
del Talento
Humano
y
Cambio
Organizacional
% de iniciativas estratgicas
en organizaciones de bajo
desempeo que cumplen
los objetivos y propsitos
comerciales originales.
76 %
% de iniciativas estratgicas
en organizaciones de alto
desempeo que cumplen los
objetivos y los propsitos
comerciales originales.
38 %
% de organizaciones
de alto desempeo
con alta alineacin
de los proyecto a la
estrategia
organizativa.
% de organizaciones de
bajo desempeo con
alta alineacin de los
proyectos a la
estrategia
organizativa.
28 %
Resultados
Procesos
Administracin
de la Madurez
del Portafolio
57 %
Programas y
Proyectos
Realizacin
De Beneficios
12
13
Estado en el cual
una organizacin
esta condicionada
para ejecutar sus
proyecto en forma
exitosa
consistentemente.
Resultados
Satisfactorios
Repetir
Realizar
OPM3
Organization
Project
Management
Maturity
Model
Implementacin
Mejoras
4
Fuente: PMI.
Diagnostico
Plan
Mejoras
14
Cumplimiento de los objetivos: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Riesgo, Satisfaccin del Cliente.
Adherencia a los procesos y a la metodologa formal que contenga mejores practicas, consistente,
flexible, medible y capaz de ser mejorada.
Fuente: PMI.
Factores de xito:
Casos de Negocio que definen la factibilidad y viabilidad el
Proyecto.
Gobierno de Proyectos y Niveles de autoridad claros y
agiles.
Compromiso organizacional con los proyectos.
16
Fuente: PMI.
18
Que es un Proyecto?
Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear
un producto, servicio o
resultado nico. La
naturaleza temporal de
los proyectos implica que
un proyecto tiene un
principio y un final
definidos.
Finito
Cumple con la triple
Restriccin.
No existen dos
Proyectos Iguales.
Alcance
Tiempo
Costo
Principales
Caractersticas
Funciones
Clave
Elementos
Esenciales
Que puede
Generar
Un Producto
Un servicio
Un resultado nico
19
Fuente: PMI.
Si define un
Proyecto, trtelo
como un proyecto
con el apego del
caso a la
metodologa.
Comunicacin y
Relacionamiento
Ejecucin y
Desempeo
Proyecto
Gestin y
Reporte del
Rendimiento
Soporte Decisin
Estratgica
Gobierno y
Gestin del
Cambio
20
21
Se Enfoca en las
Competencias del
Director
IPMA
PRINCE2
IPMA
PMI
APMBOK
Reino Unido
P2M
Japon
SBOK
SCRUM
PRINCE2
Se enfoca en la
tica de la
Gestin del
Proyecto
Marco
Metodolgico.
Competencias y
tica.
PMI
PMBOK
PMI
22
Etapa 1
OFICINA DEL
PROYECTO.
Genera
Entregables.
1 o mas
Proyectos.
Etapa 2
PMO BSICA
Monitorea una
Metodologa y
apoya a que se
utilice.
Etapa 3
PMO
ESTNDAR
Establece
equipos de
Proyectos en
base acuerdos
de Gobierno
de Proyectos.
Etapa 4
Etapa 5
PMO
AVANZADA
Gestiona un
Portafolio,
programas y
Proyectos.
Alinea los
mismos a la
estrategia.
Equipos
Altamente
especializados.
CENTRO DE
EXCELENCIA
Gestiona la
mejora
continua.
Tiene equipos
Certificados y
enfocados en
la gestin de
proyectos.
La
organizacin
se apoya en la
PMO.
23
Fuente: PMI.
24
1. Necesidad o Idea
2. Ante Proyecto
Entrada
Transformacin
Salida
Transformar la
Forma de Plantear
Analizar, Evaluar,
Propuestas de Proyectos
Y finalmente Gestionar los
26
mismos.
Nivel
5
Nivel
4
Nivel
3
UN GRAN RETO:
Tomar la Construccin de la
Metodologa como un Proyecto.
Dando el Tratamiento respectivo.
Nivel
2
Nivel
1
Nivel
270
Herramientas
Y
Tcnicas
Actividades
Clave
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Resultados
Trabajo
28
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Nivel
5
Nivel
4
Nivel
3
Nivel
2
Nivel
1
Nivel
290
1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.
Control PM
Herramientas
Y
Tcnicas
Gestin de Escalabilidad PM
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Nivel de
Escalabilidad
< 100 k
>= 101 k
>= 1000 k
31
Escalabilidad PM?
Se refiere a las
dimensiones de los
proyectos y el nivel de
requisitos de anlisis debe
llevar un proyecto.
Grandes: Se debe hacer
Todo lo requerido por la
Metodologa.
Medianos: Un Bloque de lo
requerido por la
Metodologa.
Pequeos: Solo temas
esenciales y claves de la
metodologa.
Grandes US
$ Millones
US $
Inversin
PM
Medianos
US $ Cientos
Miles
Pequeos
US $ Miles
32
Metodologa, Modelo de
Gestin, Marco de
Trabajo, Estructura
Organizacional, Roles
Gobierno Proyectos
Definicin y Construccin
Definicin
Gestin PM
Escalabilidad en
la Gestin PM
Construccin y Aprobacin
Establecer ciclo de Mejora
continua
33
1. Necesidad o Idea.
2. Formulacin de Ante
Proyecto.
3. Evaluacin Caso de
Negocio.
4. Gestin del Portafolio
de Proyectos.
34
34
35
1. Necesidad o Idea.
Las organizaciones en sus operaciones
identifican problemas o idea a
solucionar para optimizar su gestin.
La oportunidad de solventar dicho
problema genera automticamente
una necesidad a satisfacer.
Problema
a
Solucionar
Ante
Proyecto
Necesidad
a
Satisfacer
36
Problema
Idea
Necesidad
Entrada
Es la base para
estructurar un
marco lgico de
elementos
(metodologa) que
se deben de
considerar para
dimensionar un
posible proyecto
que solucione una
necesidad del
negocio.
Permite despejar
el mayor numero
de dudas y
permite ordenar
sistemticamente
la formacin del
proyecto.
Transformacin
Grupo de Pasos
Preliminares antes
de la Autorizacin
del Proyecto
Salida
37
Lineamientos Claros
de sus Componentes
Marco
Metodolgico gil
Habilita el Monitoreo de su
Construccin
Beneficios
Tiene la Misin
de Anticipar
Caractersticas
del posible
Proyecto.
Marco de Trabajo
Documentos
Diseos
Especificaciones
Legales
Otros
Lista de Elementos
38
Necesidad o
Idea
1.Identificacin
Idea o
Problema
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
A.
B.
A.
B.
C.
D.
E.
39
40
Ante
Proyecto
2.Evaluacin
Ante
Proyecto
1.
2.
3.
4.
5.
6.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
A.
B.
41
42
Evaluacin
Caso
Negocio
3.Evaluacin
Caso
Negocio
3.1.- Factibilidades
3.1.- Factibilidades
A.
B.
C.
1.
2.
3.
A.
B.
C.
D.
E.
4.
5.
43
44
Portafolio
Gestin
de
Portafolio
Proyectos
Proyectos.
4.- Portafolio
de Proyectos
PPM
4.2.- Programas y
Proyectos
Ejemplo: Gestin de
Portafolio
Portafolio
Proyectos.
de Proyectos.
1.
2.
3.
A.
B.
1.
2.
3.
4.
A.
B.
C.
45
46
Ciclo
Vida.
4.- Gestin
Proyectos
PMP
4.1.- Requerimiento PM
4.1.- Requerimiento PM
1.
2.
3.
4.
5.
A.
B.
C.
A.
B.
C.
D.
E.
47
Que Sigue?
Actividades Relevantes:
Anlisis de Brechas
Identificacin de
Necesidades
Identificacin de Equipo
de trabajo.
Definicin de Comit de
Monitoreo.
Plan de Trabajo
48
48
Definir que la
construccin de la
Metodologa y
Marco de Trabajo
de PM se
constituir en un
Proyecto.
49
49
Beneficios:
HOMOLOGACIN
DE LA FORMA DE
HACER LOS
PROYECTOS
CRITERIOS
UNIFICADOS
METODOLOGA
TROPICALIZADA
Y BASADA EN
BUENAS
PRACTICAS
50
El Reto:
Gobiernos Proyectos
Escalabilidad
PM
Estructura y
Roles
PMO
Procesos
Marco de
Trabajo PM
Procedimientos
52
Contenido
Introduccin
Definicin
Objetivos
Para que tener una PMO?
Algunas Ventajas
Algunas Desventajas
Marco de Trabajo
Marco Metodolgico
Marco de Gestin
Madurez de la PMO
Plan para Implementar una PMO
Tipos de PMO
Triangulo de Valor
Mtricas e Indicadores
53
Introduccin:
La PMO:
54
Definicin PMO
55
Definicin PMO
Una oficina de Proyectos proporciona un
esquema completo de funciones de
administracin que asegura contar con un
portafolio de proyectos basado en un ciclo
de vida de inicio a fin, logrando como
resultado un flujo de trabajo y una
coordinacin horizontal, sin la tradicional
cadena jerrquica de mandos, es decir,
organizando por varios grupos funcionales
de
trabajo,
gestin
del
cambio,
gestionando informacin, metodologa,
conocimiento, expertis, visin, control,
generando valor y rentabilidad a la
organizacin.
56
Algunas Ventajas
59
Algunas Desventajas
60
Funciones
Habilita la prestacin de servicios de
gestin basada en polticas, procesos,
metodologa, plantillas.
61
Funciones
Centraliza la comunicacin entre
directores
de
proyectos,
patrocinadores, interesados y partes
que tienen participacin.
Monitorea el cumplimiento del Marco
de trabajo.
Monitorea y controla el Marco de
Gestin.
Monitorea y
Metodolgico.
controla
el
Marco
64
6. Determinar
una
Estructura
Organizacional basada en procesos y
no en funciones, para que se puedan
asignar roles segn los proyectos.
7. Contar
con
Metodologa,
Herramientas,
tcnicas,
clara
definicin del marco de accin de la
PMO.
8. Determinar el Nivel de conocimientos
en la gestin de proyectos de los
equipos involucrados.
66
2.
3.
4.
5.
Mtricas e Indicadores
Los objetivos de la PMO:
Claro y Tangibles.
Agiles y Solidos.
Medibles en el tiempo.
Fijacin de Metas en el Plan de
evolucin de la madurez de la PMO.
RoadMap a 5 aos de niveles de
Madurez de la PMO, Metas asociadas
a cada ao de gestin.
Mtricas que debe medir de los
proyectos basadas en las tcnicas de
valor ganado.
69
Control de cambios.
Cumplimiento de la metodologa.
Anlisis Financiero.
Anlisis de Riesgos.
Planeacin de Proyectos.
Asignacin de recursos.
72
73
74
75
76
77
78
79
8
7
6
5
4
3
1
80
81
Aspectos a Evaluar:
Las 20
Funciones
Clave
Le ayudaran.
82
La Madurez de la PMO
La importancia de saber el grado de madurez de la PMO.
83
Soporte Tcnico
Integracin de Recursos
Etapa 2: La
PMO Bsica
Etapa 3: La
PMO Estndar
Etapa 4: La
PMO
Avanzada
Etapa 5:
Centro de
Excelencia
Reflexion:
No es el plan lo que importa, sino la planificacin
Preguntas?
Cristian Bailey