J} SENTIDO COMUN Para ls mavera signee I capcidad para hace jis eoctadosy pictus co los 3. CONFIANZA EN SI MISMO, e a furza de volta simple y pura acacia de jars means, ‘4 mecca geal Un eter igus «interes que argues asp muy dere, so dees paca el emis dun alo C, tinea menos ots tes elemetios. sn exlenso vocabulano, uc copecded db GAPACIDAD DE LOGRAR QUE SE HAGAN LAS COSAS La muyora de los enovetido se cqpsiderahan SIRE, Peale» bo wu tren, eyudandoies al menos wes cusidaesimporanies cayacad sige b bios de abo y diligencie (atop. Call Ay Poste W, En “Sleciones det Reader's Digest” Sepieie 1987 KLCLANEACTON significa en esencia pensar por adelantado {que hacer?, :como hacerlo?,jeuando hacerlo?, icon pacero? gdonde hacerlo? cpara quién hacerio? Pero también deberemos rellexionar sobre el pout hacerio™ y por lota fay sue meditar sobre la maturalezay la esenca. de la empresa sobre su razin de ser lo Gue justifies em exroerc s decir sobre la misién de ela. Luego deberemos discurir como situarla o posicionaria cn su ambiente come aprovechar fortaleza y las cporunidades que el entorno ofteee, como salvar sus debilidedes y como enffenar es omearres del ne tesa, nilisis FODA). La planeaciin consiste, por lo visto, en seleccionar las lineas de accin, los bjetives, ls mene les politcas, “que la organizacin, y cada uno de los departamentos o secciones que la componen debece seguir. A met he se leve 2 cabo una planeacin de las actividades, étas se realizarin sin rumbo, sin un proposito definide. Sie de crear un ambiente propicio para el desempeiio eficiente. es indispensable que las personas que laboran en la instituch vealocs M metas y los objetivs, las tareas que deberan levara cabo y las directrices o politias que deberin seguir p ‘ealzales No existré un atentco plan que comprometa. recursos humanos, materiales (ficos)y fnancteros y aie Fel pro ge ace it empresa, mientras no se omen decisiones, la toma de decisiém es por lo tanto un ra8go importa: el broceso de planeacion. Sin toma de decsin no existri un real plan, sino slo un estude, un anlisis, una propeessa, proyecto, emiro de ls cual los trabajadores de una empresa han de desempefiar sus roles. Organizar in determinar las actividades que han de realizarse para alcanzarias metas, 2 agrupar las actividades por departamentos ‘Secciones, 3 asignar esos conjuntos de actividades 2 un administrador, 4. delegarie al administrador la autoridad necesat para driir a unidad y S. disponer Is coordinacion horizontal y vertical de las actividades, de le autoridad y de | sermunicaciones. El propésito de la estructura es crear un ambiente propicio para el desempefo humano y su expresic arifica se llama organigrama La aadministractin del recurso humano, 0 integracion del personal como la denomina Koontz, es considerada en gener como parte de la funcién de organizar,y tiene como su tarea asegurar que la empresa cuente con los trabajadores adeeuado en In cantdad necesaria, en el momento oportuno y el lugar apropiado, en otros términos cubrir y mantener cubieros I uesios que la estructura establecida require, El proceso de administracion de personal comienza con la descripein d argo y la Bjacion de los requisitos que la labor de cada puesto exige. Con la participacién de las diversas unidades de | empresa debe irse ala determinacién del nimero de puestos @ cubrir, a establecer el inventario del personal existemte ydeterminar consecuentemente los movimientos de personal, a necesidad de traladar o despedir o buscar personal nuevo Luego debe procederse al reclutamiento, seleccion, contratacion e introduccién de personal; precisar los niveles de ‘emuneracion para cada puesto y cargo; y desarrollar programas de capacitacion y de desarollo, tanto para los asprantes como para los ttulares de los puesto, pare que todos desempefien sus labores con eficiencia La funcidn de DIRECCION tiene como tares influir sobre las personas para motivarlas para que se esfucrcen gustosa y voluntariamente por cumplir las metas del grupo y de la organizacion, Esta funcion se refiere a la amplia gama de actividades que los geremtes desarrolian para establecer el carécter y tono de su organizacion y trata por lo tanto, principalmente-"de las felaciones interpersonales. Para ser un administrador efectivo hay que ser un lider eficaz. Dirigir implica ser seguid, ’ las Personas tienden a seguir a quienes les ofrecen los medios para satisfacer sus necesidades, deseos y aspiraciones personales. Se facilita el trabajo cuando se intercambian informaciones sobre los problemas tecnicos, de coordinacion y de motivacion de la empresa. El CONTROL es la medicién y consecuente correccién de las actividades de los subordinados, para que los hechos se desarrollen conforme al plan, El control se refiere por lo tanto a ia vigilancia del proceso de produccion y de sus resultados, comtrastandolos con los objetivos definidos durante la planeacion. Esta funcion mide el desempetio comparindolo con los planes y las metas, detecta los lugares donde se producen desviaciones y al poner en marche acciones para corregir tales desviaciones asegura el cumplimiento de los planes, objetivos y metas, El control ciera el ciclo de los procesos gerenciales, pues relaciona el progreso de la organizacién con las metas fijacas durante la planeacion. Muchas autoridades en la materia consideran la COORDINACION como una funcion independiente. Sin embargo parece mis justo considerarla como la esencia dela administracin, puesto que ella persigue el logro de la srmonia de los esfuerzos individuales en pos de las metas establecidas. La mejor coordinacion se obtiene cuando los individuos estan conscientes de la forma en que sus Isbores y sus esfuerzos contribuyen a alcanzar las metas de la empresa; y esto se consigue si todos saben cuales son estas metas. La meta global de la empresa debe comunicarse a todos los miembros, pero ademas cada unidad debe fijar sus propias metas dentro del contexto de las metas de las empresa, las que deben contribuir a lograr. Para completar esta vision general hay que mencionar tres caraceristicas importantes del proceso administrativo: 1. la universalidad, esto quiere decir que las funciones de la administracion son bisicas en la actividad humana y pueden ser aplicadas a cualquier tipo de organizacion social o empresarial; 2. la reeurrencia, esto quiere decir que las dstintas etapas del proceso administrativo estin intimamente relacionadas entre Si, p. 6. la organizacion debe ser planeads, dirigida y controlada, el control debe ser planeado y Ia planeacion controlada Las etapas del proceso administrativo no se presentan aisladas, sino simulténeas, cada fase requiere de la panicipacion y ‘concurrencia de las demas para asegurar la coordinacién y correcta ejecucion del proceso total. 3. In envolvencia, esto quiere decir que el proceso adminstrativo esta presente en todos los niveles de la organizacién y /e compete a todos los miembros de ella EVOLUCION DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACION El estudio de la administracion tiene que ver fundamentalmente con le relacion de las organizaciones y de los hombres y las ‘mujeres con el trabajo, Su origen habria que buscarlo en los albores de la historia de la humanidad, en el momento en que los hombres necesitaron organizarse. Sin embargo su tratamiento sistematico y ciemtifico, con principios y teorias fundadas en studios racionales, se inicid recién a comienzos de este siglo No obstante hay que mencionar, aunque sea solo someramente, notables empress humanas en Egipto, Mesopotamia y Roma; ejemplos clisicos son la organizacion del éxodo de los judios y la estructura de las legiones romanas, Pensadores como Socrates, Plaion y Aristotales en la antgsiedad, y en siglos mas recientes Nicolés Maquiavelo, James Stuart, Francis Bacon, René Descartes, Tomas Hobbes y Jean-Jacques Rousseau, tuvieron influencia sobre los posteriores pensamientos acerca de la administracion. La onganizacion jerarquica y ‘ordenamiento funcional de la Iglesia Catdlica y los principios establecidos por von Clausewitz para el ¢jércto prusiano han servido de modelo para muchos tebricos de la administrecionHasta fines del siglo XIX Ia sociedad funcionaba con empresas relativamente pequefas, con talleres familiares, con artesanos reunidos voluntariamente en corporaciones por oficios y con profesionales independientes. Con la Revolucion Industrial, especialmente después de la introduccién de la electricidad y el desarrollo del acero, esta situacion cambio radicalmente. La habilidad de los artesanos fue sustituida por maquinas automaticas y la fuerza de animales y del hombre fue reemplazada por motores a vapor, a explosin por hidrocarburos o impulsados por electrcidad. El desarrollo explosivo de la tecnologia estaba modificando el ordenamiento social y econmico y el artesano se transformé en obrero a las Ordenes de propietarios capitalistas Con el desarrollo de empresas cada vez més grandes y complejas, y Ia rivalidad y competencia entre ella, se hizo necesario preocuparse profesionalmente por la organizacin y el manejo de las mismas para mejorar Ia eficiencia y reducir los eostos Dos ingenieros, trabajando independientemente, Frederick W. Taylor en USA (1903) y Henri Fayol en Francia (1916), ‘marcaron el inicio del estudio cientifico del trabajo y de su administracion, Taylor puso el énfasis en las tareas y Fayol en la cstructura de la empresa, otros autores, en cambio, —pusieron el énfasis en las personas, en el ambiente y en la tecnologia, Se desarrollaron asi diferentes enfoques 0 escuelas, que a su vez reunieron, cada uno, varias teorias. Con el fin de dar una visidn panoramica muy resumida de los diferentes enfoques, cuyos principios trataremos in extenso enriqueciéndo los conceptos clisicos, los reuniremos en cinco grupos: 1, ENFOQUE CLASICO Escuela de la Adminisiracién Cienifica Teoria Cientifica Teoria Clisica Teoria Neoclésica Administracién por Objetivos 2. ENFOQUE DE COMPORTAMINETO Teoria de Relaciones Humanas Teoria del Comportamienio Teoria del Desarrollo Organizacional 3. ENFOQUE ESTRUCTURALISTA Teoria de la Burocracia Teoria Estructuralisia 4. ENFOQUE SISTEMICO Cibernética Teoria Mateméuica Teoria de Sistemas 5. ENFOQUE DE CONTINGENCIA Teoria Contigencial Los principios desarrollados por Taylor y Fayol se reunieron bajo la denominacion de Excwela de la Administractén Gientifica porque uiilizan e! método cintifico para analizar el trabajo y el proceso administrativo, Taylor se concentré en el nivel operativo, estudiando los movimientos y el tiempo en el trabajo de los obreros, buscando su racionalizacién y economia. rmejorando con ello la eficencia en la produccién, la productividad. Su enfoque se llamo administracion cientifca y estaba ‘entrada, como ya hemos visto, en la tarea Fayol en cambio buscé Ia eficiencia a través del disefio de una estructura ‘organizacional , con un concepto global de la empresa, que se diferenciaba del tratamiento individual del entoque de Taylor Fayol, a quign se le reconoce como “el padre de la administracién moderna”, describid seis grupos de actividades en las empresas industiales.técnicas, financieras, comerciales, de seguridad, de contabilidad y administrativas. Para el enfoque delproceso administrative, definio las siguientes funciones: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, las que Cconstituyeron las funciones de la teoria clasica de la administracion Los autores que se agrupan bajo el término de Teoria Neoeldsica, forman en. realidad un conjunto bastante heterogéneo Sin embargo existen caracteristicas comunes que permiten considerar los diversos autores como un conjunto: (1) reafirmacion de ios postulados clasicos, como reaccion a la inluencia de las ciencias del comportamiento, que empezaron @ dominar el campo de las teorias administrativas poco después del enunciado de Fayol, (2) adaptacion de los principios clasico a las nuevas realidades y dimensiones de las empresas modemas, (3) eclecticismo, recogiendo contenidos de casi todas las teorias administrativas, (4) énfasi en los objetivos y los resultados, considerando los principios de la administracién cientifica y la teoria clisica como medios para alcanzar los fines de la empresa con eficiencia, El autor més destacado y con mayor influencia en este grupo es Peter F. Drucker. La. Administracién por objetivos 0 por resultados (APO) es un sistema administrativo que, como podemos deducir, deriva de la teoria neoclisica. La APO es un sistema completo disefiado para el logro cficaz y eficiente de los objetivos ‘organizacionales © individuales y debe considerarse consecuentemente como una forma de dirigr. Si bien los objetivos de la ‘organizacidn son el punto clave, deben integrarse a lla todos los elementos bisico del proceso administrative. Une vez establecidos los objetivos de la organizacion sc definen las areas de responsabilidad de cada uno de los gerentes y de sus subordinados y luego se exponen los objetivos individuales, que deben ser verificables, desarrollados de comin acuerdo entre €l trabajador con su superior, esto estimula el compromiso hacia el logro de metas, hacia el autocontrol_y Ia autodireccion fen funcion de las metas definidas, La administraciOn por objetivos hace de cada trabajador un gerente de su actividad particular, Es tambien importante la evaluacién en funcién de los objetivos desarrollados en forma conjunta y luego la recompensa por los logros alcanzados. La APO debe ser flexible y podemos observar un verdadero ciclo continuo que ‘comienza con la fijacion de los objetivos generales, sigue con la elaboracién de los objetivos por areas © individuales, producigndose finalmente la evaluacién de los resultados alcanzados y la revision de los planes 0 modificacion de los ‘bjetivos cuando os resultados se apartan de las metas que habian sido fijadas. AA fines de la década del ‘20 y comienzos de la década siguiente, Elton Mayo coordiné un estudio muy importante en administracion, conocido como estuelio de Hawthorne. En dicho estudio se pretendié evaluar el impacto de los factores del tentorno del trabajo sobre la productividad de los trabajadores, pero las observaciones demostraron pronto que los factores hhumanos tenian mayor importancia que los factores ambientales, destacando la actitud de los supervisores y las relaciones entre los trabajadores. Del énfasis en Ia tarea y la estructura de las organizaciones, se paso al énfasis en las personas, en los trabajadores, Se desarrollé asi la psicologia industrial y se reconocieron como factores importantes el comportamiento social de los trabajadores, sus necesidades psicolégicas y sociales, el iderazgo, las comumnicaciones, las recompensas y las senciones ‘entre otros. El conjunto de estos mievos enfoques se reunié bajo la denominacin de Teorfa de las relaciones humanas; lo due interesaba era humanizar y democratizar la administracion A partir de la déceda de los "$0 se desarrolld una nueva concepcién de la administracion basada en el comportamicnto hhumano en las organizaciones. De la psicologia individual se evolucioné a la teoria de las relaciones humanas y luego a la psicologia social, que dié origen a la Tearia del comportamiento, El hombre es considerado como un ser complejo con necesidades diversas que guian el comportamiento de las personas en busca de la satisfaccién de sus objetivos Primero Maslow y luego Herzberg propusieron sendas teorias de las necesidades humanas, en escalas desde necesidades bisices 0 fisiologicas 0 higiénicas, hasta necesidades superiores 0 motivacionales, como la autorealizacion, Otro teérico del comportamiento, entre varios mas, con gran influencia sobre las pricticas de la administracion, es Douglas MacGregor uién desarrollo las teorias X e Y, la teoria X supone a un individuo indolente, irresponsable, la teoria Y, en cambio, « un individuos motivado que busca satisfacer sus necesidades,situaciones que requieren de enfoques administrativos opuestos, El enfoque del comportamiento al que conttibuyeron la psicologia. la sociologia, la psicologia social, la antropologia y las ciencias politicas, culmind hacia fa década de los '60 con el movimiento del Desarrolla organizacional (DO), vale decir, en la aplicacin practice y operacional de las ciencias del comportamiento ala administracién. E] DO se posibilto por la fusion del estudio de las estructuras y las ciencias del comportamiento, abordando la relacin ¢ interdependencia entre el individvo ¥ sus grupos sociales con ta organizacion y su ambiente. De la interrelacin entre individuos, grupos, organizacion y entorn, resulta un ambiente particular que se conoce como cultura organisacional, Cada uno de estos elementos citados tiene su propia dindmica, 1o que hace que el conjunto esté sometido a cambios permanentes a los que tiene que adaptarse. Es asicomo el movimiento del DO considera a las estructuras empresariles como organizaciones orginicas capaces de resolver los Droblemas derivados del cambio y adaptarse a éste, en otras palabras, el DO es una respuesta al cambio. La teoria cltsica y ta teoria de las relaciones humanas no permitian integrar y totalizar los problemas organizacionaies, ‘oponiéndose una a otra, La respuesta la busc& en los alos "40 la sociologia al redescubrir los trabajos clésicos de Max Weber sobre la burocracia. La Teoria burocratica no tiene las caracterstcas negativas que el lego le asigna, todo lo contrario, la burocracia en el sentido de Weber es una organizacién humana racional destinada a obtener la mrixima eficiencia en su funcionamiento y en el cumplimiento de sus objetivos. La organizacién burocratica se distingue por tener normas bien definidas, univocas, y legalizadas, por tener un ordenamiento jerarquico, impersonal, con comunicaciones formales, con rocedimientos estandarizados, clara division del trabajo y puestos de trabajo ocupados segin competencia técnica y méritos. Los escritos de Weber surgieron bajo el influjo de la etica protestante, que privelegiaba el trabajo como un don de Dios y el ‘horro como una forma de evitar la vanidad y la ostentacién, con principios de vida que mas allé del imbito o'ganizacional se cestienden a toda la vida social. Pero en las mismas caracteristcas de la burocracia estin sus riesgo o debilidades, cuando se exagera el formalismo y el papeleo, se rigidiza la empresa con rutinizaciOn y alta resistencia a la adaptacion a los cambios, ‘con exageracion en la despersonalizacion, enfatizando el cargo en desmedro de la persona, con adhesion a la exhibicion de sefiales y simbolos de autoridad De la teoria burocritica deriv la Teoria estructuraista, una teoria orientada hacia la sociologia organizacional. Esta teoria estudia las estructuras, definiéndolas como organizaciones sociales estab, intencionadamente constituidas con el propésito 4e aleanzar objetivos predeterminados. La teoria estnucturalista representa una convergencia entre la teoria elésica, que studia las organizaciones formales y la teoria de las relaciones humanas, que estudia las organizaciones informales. La teoria estructuralista centra su preocupacion en Ia estructura interna de las orgarizaciones, en la telacion de las organizaciones entre si, y en la relacion de éstas con su medio, Esta manifiesta interrelacion viene a cosntituir una verdadera sociedad ‘organizacional en la que actua el hombre organizacional, un hombre que se desempeda en varias organizaciones, cumpliendo diversos roles. A diferencia de la etica protestante, eminentemente individualista, este hombre organizacional tiene una Personalidad cooperatva y colaborativa, y tiene por lo mismo necesidad de relacionarse con otros hombres {La teoria estructuralista se puede considerar como una transicion hacia el enfoque sistémico. Ludwig von Bertalantfy desarrollo en la década de los '50 una teoria & la que se le pedia que fuese capaz de establecer conceptos comunes a ciencias {an disimiles como la fisica la quimica, la biologia, la psicologia, la sociologia,e incluso la administracion, y que permitiera establecer modelos generales para que los conocimientos de una pudiesen ser utilizados por otra, reduciendo la duplicacion de esfuerzos en el plano teérico. Esta teoria interdisciplinaria que se denomind Teoria General de Sistemas, es una teoria totalizante que se basa en la necesided de integrar las disciplinas, mostrando su interdependencia. El enfoque sistémico dice que todo fenomeno es parte de un fendmeno mayor y el funcionamiento de un sistema depende de como se relaciona con el sistema mayor que lo contiene, tal como por ejemplo nuestros Organos, cerebro, corazén, pulmion, higado, rifon, etc.. se ‘elacionan con el organismo humano total y su funcionamiento es interdependiente. Otra ciencia, la Cibernética, desarrollada Por Wiener y otros, en la misma época, enriquecio la Teoria General de Sistemas. La cibernética es una ciencia de comunicacion y control: comunicaciém con un sistemas de transferencia de informacién, tanto dentro de! sistema, como ‘entre sistemas y de su: medio, integrando el sistema, y control como sistema de regulacion de su comportamiento y su funcionamiento, La cibernética desarroll6 el concepto de retroalimentacién (feedback).s un sistema de informacion que Permite la autoregulacion (autocontrol) del sistema, manteniendo el equilibrio de su. medio interno (homeostasis). Los modelos de retroalimentacio y de homeostasis provienen de la biologia y son perfectamente conocidos en el terreno de la neurologia y la endocrinologia. Un complemento al enfoque sistémico de la administracion es la Teoria Matemética, onocida también como investigacion de operaciones. La teoria matemitica tiene importancia en el proceso de la toma de decision. Los enfoques revisados someramente hasta acd, se refieren fundamentalmente a los componentes interos de las ‘organizaciones, el trabajo, las estructuras y las personas, sus comportamientos y sus interrelaciones, con el enfoque CContingencial la mirada se vierte hacia fuera. La teor‘a contingencial dice que no hay nada absoluto en administracion, 1odo ¢ relativo y depende de diversos factores, en particular del ambiente, Estos planteamientos recuerdan la expresion de Ortega ¥y Gasset “Yo soy yo y mis circunstancias”. Las organizaciones son sistemas abiertos que interactuan con su medio, ¥y por lo tanto su funcionamitento no solo esta afectado por la estructura y por el comportamiento organizacional sino también por el €entomo y a tecnologia, La mejor manera de organizarse y funcionar, depende de las circunstancias. El enfoque contingencial‘Precis conceptos y desarrollo herramientas para el andlsis y la resolucion de problemas circunstanciales o de situacion. El -enfoque contingencial asimila los conceptos de los diversos enfoques administrativos, planteando que existe una variedad de ‘altemativas proporcionadas por los diferentes enfoques, uno de los cuales podra ser adecuado para una circunstancia dada La practice administrative se transforma asi en una practica pragmética que usa concepts, métodos y téenicas derivadas de diferentes teorias y enfoques, para enfrentar en Ia mejor forma posible las diferentes situaciones, Bibliografia ‘Acufa, E. ADMINISTRACION Y ORGANIZACIONES, Apuntes del Programa APEDIS, PU Catdlica, 1988 Chiavenato, | INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION, Me Graw Hillnteramericana, Bogoté, Colombia, 1995 Donnelly, JH, Gibson, J. L., vancevich, J. M. DIRECCION Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS, Addison-Wesley Toeroamericana, Wilmington, Delaware, USA, 1994 Hampton, D. R’, ADMINISTRACION, MeGraw-Hilnteramericana, México, 1986 Johansen, 0. LA CONDUCTA DEL EJECUTIVO, Ed. Universiaris, Santiago, 1986 Johansen, O. 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