Auditoria por Ciclos

INTRODUCCION
El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios
es un flujocontinuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para
agrupar el flujo dehechos econmicos, similares y que se enlazan entre s.La
auditoria del ciclo de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar
losdiferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual
culmina con une f e c t o e n l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s , y a s e a
p o r l a a d q u i s i c i n d e u n g a s t o o servicio, la recepcin de un
prstamo, la asuncin de una obligacin, etc.,B a j o e s t e e n f o q u e , l a s
o p e r a c i o n e s c o m e r c i a l e s d e u n a e n t i d a d s e a g r u p a n e n ciclos
lgicos para poder examinar el efecto que las decisiones
administrativashan tenido en los Estados Financieros.Sin embargo, el
concepto de ciclo le ofrece un nmero de beneficios al equipo
deauditoria. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el
modo en queellos ven el sistema financiero de una compaa
CONCLUSIONES
La diversidad de operaciones que generan con el surgimiento y crecimiento
econmico de las empresas, crea la necesidad de la aplicacin y
especializacin de la Auditora por Ciclos de Transacciones. Ya que permite
verificar los diferentes pasos que se realizan al procesar una transaccin, y as
evaluar el efecto que tiene sobre los Estados financieros.
1. CICLOS TRANSACCIONALES Y EL CONTROL INTERNO

Para efectuar una auditoria ms analtica y profunda del control interno, se

requiere agrupar en forma ordenada las transacciones y caractersticas de
cada empresa, es decir, realizar un ciclo transaccional en el que se originen
ventas, compras de bienes y servicios, entrega y recaudo de dinero,
contratacin de mano de obra y produccin, entre otros, para obtener un
reconocimiento, calculo e informe de todos los procesos efectuados dentro de
la misma
CONCLUSIONES

Los ciclos transaccionales permiten a la empresa, llevar un control de los

ingresos, compras, prestacin de servicios, movimientos financieros que
maneje, mediante una serie de procesos y operaciones para obtener
informacin detallada y confiable.

El objetivo de las empresas es unificar los ciclos transaccionales, y que

generen un anlisis ms analtico sobre el desarrollo en cada una de sus
reas.

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

- Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo
continuo
de
hechos
y
transacciones.
- Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial
sobre
los
Estados
Financiros.
La
Auditora
por
Ciclos
de
Transacciones:
- Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que
culmina en un efecto sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio,
recepcin de prstamo, adquisicin de una obligacin, etc.
- Su objetivo es analizar grficamente la sufiencia de controles internos
para
garantizar
la
integridad
de
las
cifras
resultantes.
Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno:
- El Control Interno: Comprende el plan de organizacin, mtodos
coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar
activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables,
promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas
administrativas.
Esquema
a
observar
para
Estudio
de
cada
Ciclo:
- Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia
operativa)
- Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de
informacin
financiera
razonable
y
oportuna)
Custodia
de
los
activos
(proteccin
a
los
activos)
Principales
-

Tipos

Ingresos

de

Ciclos
Tesorera
Egresos
Compra
Nnima

DE
de

los

Efectivo
Financiera
LOS

Ciclos

Transacciones:
(adquisicin)
(pago)
Conversin
Ingresos
Ventas

de
Informacin

ENLACES
Flujo

de

de

CICLOS
Transacciones:

- El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos

- Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y
pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin
- El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los

Inventarios
de
productos
terminados
para
venderlos
- El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el
efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas
Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin
Financiera
y
sta
se
resume
en
Estados
Financieros
CICLO

DE

TESORERA

- Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo

y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital)
- Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de
efectivo.
Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros,
termina
en
devolucin
a
inversionistas
y
acreederos.
Funciones
Funcin
-Inversiones

Tpicas:
de

Ejecucin

* Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores.

-Financiamiento
* Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de
intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones.
Funcin
de
Registro
-Inversiones
*
Contabilizar
las
transacciones
y
pase
al
mayor
*
Actualizar
el
mayor
auxiliar
de
inversiones
-Financiamiento
*
Contabilizar
las
transacciones
en
diarios
y
mayor
*
Actualizacin
de
los
mayores
auxiliares
Funcin
de
Custodia
Inversiones
*
Proteccin
de
valores
*
Mantener
correctos
los
saldos
de
las
inversiones
-Financiamiento
* Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital
social
Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar
acciones,
adquirir
y
vender
acciones
de
tesorera.
Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones,
Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y
otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de
dividendos
e
intereses.

Objetivos
del
Control
Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones,
procedimientos
de
documentacin.
- Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de
funciones,
registros
contables
y
procedimientos.
Adecuada
Custodia
de
los
Activos
CICLO
DE
EGRESOS
COMPRAS:
- Llamado tambin de adquisisicn y pago, clasifica la adquisiscin de
recursos
entre
cuentas
de
activo
y
gasto.
- Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las
diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el
desembolso
de
efectivo.
Funciones

Tpicas:

Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin,

Selecin del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra,
Autorizacin
para
adquisicin
de
- bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de
mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin,
Verificacin
y
aprobacin
de
los
pagos.
- Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y
pasivos acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas,
Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores
de
caja,
inventarios,
etc.
- Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros
correctos
de
inventarios.
Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes,
distribucin
de
cuentas
y
pagos
anticipados.
Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra,
documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y
crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para
desembolsos.
Objetivos
del
Control
Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones,
procedimientos
de
documentacin.
- Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de
funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna
independiente.
Custodia
de
los
Activos
Errores
Potenciales:
- Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no
autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada
incorrectamente.

- Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados

en
perodo
indebido,
pagos
no
autorizados.
NMINA:
- Involucra eventos y transacciones de renumeraciones a ejecutivos y
empleados
- Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones
a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de
utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro
mdico)
Funciones
Tpicas:
- Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y
despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal,
Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin,
clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin
de
anticipos
varios.
- Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a
pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de
mano
de
obra.
- Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de
registros de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias.
Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados,
distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.
Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas,
seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de
promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al
personal
Objetivos
del
Control
Interno:
- Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles
fsicos
y
verificacin
interna
independiente.
- Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de
funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna
independiente.
Errores
Potenciales:
Planillas
infladas
con
personal
no
existente
Pagos
por
trabajo
no
realizado
Apropiacin
de
salarios
no
reclamados
Indemnizaciones
pagadas
no
contabilizadas
- Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones
laborales
Errores
en
clculos
o
sumas
CICLO
DE
CONVERSIN
- Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y
Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados

por
Adelantado
y
otros
activos
no
monetarios
- En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante
es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos
adquiridos
- Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con
Inventario
hasta
almacenar
los
productos
terminados
Es
ms
extenso
en
las
industrias
de
manufactura
- En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo
que
sean
perceptibles
Funciones
Tpicas:
- Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin,
Requisicin de materias primas, Procesamiento de materias primas,
Transferencia de productos terminados para almacenamiento,
Depreciacin
y
amortizacin
de
activos.
- Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a
producto terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de
cuota de gastos de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos
fijos, Determinacin de variaciones en precios y calidad.
- Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados,
Guardar
adecuadamente
registros
de
manufactura
Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos,
incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de
inventarios,
gastos
de
fabricacin.
Formas y Documentos Vitales: rden de produccin, requisicin de
materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos,
hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de
tiempo
(mano
de
obra)
Objetivos
de
Control
Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones,
Procedimientos
de
Documentacin.
- Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones,
Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.
Custodia
de
Inventarios
Errores
Potenciales:
- Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO
contabilizada;
cantidades
anotadas
incorrectamente.
- Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas.
- Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos,
Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO
descargada.
CICLO
DE
INGRESOS
- Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo
los
productos
o
servicios
- Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios,
mantener
y
cobrar
cuentas
y
recibir
efectivo

- La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu

Funciones
-

Funciones

Tpicas:
de

Ejecucin:

Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho

del
pedido,
prestacin
del
servicio,
facturacin.
Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir
dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo,
depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables.
Funciones
de
Registro:
Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar
garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de
clientes,
determinar
el
costo
de
ventas.
Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y
efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas,
actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
Funciones
de
Custodia:
Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados
los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos
de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja,
devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.
Formas

Documentos

Vitales:

Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimeintos de Embarque, Facturas de

Venta,
Recibos
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de
mquinas
registradoras,
depsitos
bancarios
Objetivos
de
Control
Interno:
- Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones,
Procedimientos
de
Documentacin.
- Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de
Resposabilidades
para
cada
funcin.
Adecuada
Custodia
de
Activos
Errores
-

Facturada,
Despachada,
Facturada,
Importe

Potenciales:
Ventas
NO
NO
NO
cotabilizado

despachada
facturada
contabilizada
incorrectamente
Cobros

Cobrado,
Cobrado,
Depositado,

NO
No
NO

depositado
contabilizado
contabilizado

CICLO
INFORMACIN
FINANCIERA
- No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y
Operaciones
de
otros
Ciclos
- Analiza, evalu, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin,
para
informar
a
la
Gerencia
y
otros
- Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados
Financieros
Asientos
Valuaciones
(si
Eliminaciones

Contables:
se
preparan
en
otro
y
reclasificaciones.

no

Ciclo)

Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y

Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes
Financieros.
Funciones
Tpicas:
- Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario,
Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupra
informacin de revelacin suplementaria, Originar, preparar, consolidar y
reexpresar informes y Estados Financieros, Conversin monetaia,
Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de
Contabilidad.
Objetivos
Clasificcin
Documentacin
Tipos
-

de

Control
y

Procesamiento

Interno:
Autorizacin
de
Transacciones

y
Salvaguarda

Evaluacin
Fsica

de
Informes:
Balance
de
Estados
Financieros
Estados
y
Anexos
Declaraciones

Comprobacin
Bsicos
gerenciales
Fiscales

Errores
Potenciales:
Se
incluyen:
Asientos
No
Autorizados
Asientos
e
Informacin
Omitidos
Asientos
con
Errores
de
Anotacin
o
Suma
Asientos
o
Plizas
de
Diario
incorrectos
- Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa
- Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente