WEEK 6

OPERATIONAL PLAN

L
Learning
i O
Outcomes
t
To be able explain basic operational
concept in business plan
To be able identify
y main components
p
of
operational plan
To be able explain the importance of
operational plan in business plan
To be able develop the complete
operational plan

TOPICS

Operation Concept
Site Location and Premises Selection
Manufacturing/Services Capacity Planning
Raw Materials/Production Materials Planning
Machine and equipment planning
Manufacturing System and Process Planning
Production Schedule
Quality in Production
Operating Costs and Budgeting

INTRODUCTION
Why we need to have
OPERATIONAL PLAN???

INTRODUCTION

To design proper operating system

To m
meet quality
q
y product
p
To minimize cost and increase profit
Production activity will be efficient and
consistent

Operational Concept
O
Operasi
si perniagaan
i
di d
definisikan
fi isik
sebagai proses yang menggunakan
I
Input
tP
Pengeluaran
l
(s
(sumber)
b ) untuk
t k
ditukarkan kepada output melalui
sist m (proses)
sistem
(p s s) transformasi
t
sf m si
Penyediaan rancangan operasi
perniagaan perlu
l berpandukan
b
d k
Rancangan Perniagaan yang telah
d d k
disediakan.

Transformasi Input kepada

Output
Dalam
Da am proses pengeluaran
penge uaran
(production), proses transformasi
input
nput kepada output memerlukan
perancangan, pengurusan dan
pengawalan yang sistematik untuk
mencapai matlamat pengeluaran
menepati
p
kualiti yang
y g diharapkan
p
jumlah kuantiti pada masa yang
ditetapkan
kos pengeluaran yang optimum.

sambungan...
Input Perniagaan

Pekerja
Pekerja, bahan mentah
mentah, mesin & peralatan,
peralatan
teknologi, informasi dan modal

Sistem
m Transformasi
f m

Rancangan bahan mentah, rekabentuk

proses operasi, penentuan terhadap
susunatur dan
d tenaga k
kerja
j

Output

Produk/perkhidmatan
d k/
kh d
akhir
kh daripada
d
d proses
transformasi.

Operational Concept
Environmental Forces

INPUT

Output

Manpower

Transformation
Process

Raw Material
Machine/equipment
Technology

Product
Services
Mixes

Feedback

Capital

Figure: Model of Transformation Process from Input

to Output

10 Important aspects in operation

1. Capacity planning
2 Machine
2.
M hi and
d equipment
i
how
h
many machine
hi required?
i d?
3. Human resource how many workers are needed?
4. Raw Material how much/types of material needed?
5 Processes and system
5.
6. Production schedule
7. Quality how to produce high quality product/services
8 Layout
8.
9. Location - where to set up business?
10. Budget how much budget?

Capacity Planning
l
Kapasiti bermaksud keupayaan sesebuah
operasi perniagaan mengeluarkan barangan
atau perkhidmatan untuk memenuhi
k
keperluan
l
permintaan
i t
pasaran.
Kapasiti boleh diukur sama ada nilai unit
keluaran tertentu seperti:
Unit keluaran sehari atau sebulan atau setahun
Bilangan projek (mengikut saiz) yang boleh
dikendalikan
Bilangan tempahan yang boleh dipenuhi

Capacity Planning
P
Perancangan kapasiti
k
dalam
d l
sesebuah
b h
operasi lazimnya melibatkan dua
aspek
k input operasi utama iaitu
peralatan mesin dan tenaga pekerja.
Kombinasi dua input utama operasi ini
p keupayaan
p y
akan menentukan tahap
atau kapasiti sesebuah pengeluaran.

Capacity Planning
l
Operation Capacity Ratio (NKO)

Capacity Used
x 100 (%)
Total Availability
y Capacity
p
y
Keupayaan operasi

NKO indicated:-

menghasilkan output
maksima dalam satu
tempoh masa

production operation ability

under utilise/increase capacity
capital budgeting (purchase machine or
in
increase
s m
manpower)
np
)

Importance of Capacity Planning

Menentukan p
perniagaan
g
mempunyai
p y sumber
& fasiliti yang cukup untuk menampung
permintaan pelanggan.
Keupayaan pengeluaran produk/
perkhidmatan yang terhad akan merugikan
syarikat
ik t d
dalam
l
jjangka
k panjang
j
Kelemahan akan digunakan oleh pesaing lain
untuk menguasai pasaran yang belum
dikuasai oleh syarikat tersebut

Machine/Equipment
q p
Requirement Planning
D
Depend
d business
b si ss operation
ti types.
t
s
Supplier and machines
No of machines
mach nes meet current and med
medium
um term
demand
Technology lifecycle
Technology knowledge
Maintenance, spare parts and after sales services
y
and brand
Machines lifecycle
Bagi operasi pengeluaran yang tidak menggunakan
teknologi tinggi & ciri produk yang tidak mudah
berubah , syarikat boleh membina kapasiti untuk
jangka panjang sekiranya kos pembelian mesin
tidak membebankan

Manpower Requirement
Pl
Planning
i
Divide to Direct and Indirect labor
Direct labor (pekerja langsung)
- adalah mereka yang terlibat dalam operasi
pengeluaran
l
sepenuh
h masa
operator pengeluaran, juruteknik mesin,
penyelia dan sebagainya.
sebagainya
Indirect labor (Pekerja tidak langsung)
adalah mereka yang menyokong operasi
pengeluaran
pengurus kilang, penjaga stor, pengawal
keselamatan kilang & juruteknik senggara
kilang

Manpower
p
Requirement
q
Planning
Decide direct labor
part time)

(permanent, contract,

Period of Contract/part time labor

Labor salary/reward (expertise, experience,
current market rate)

Raw Materials/ Production

M t i l R
Materials
Requirement
i
t Pl
Planning
i

Materials
M
i l need
d (Production, retail (stock), services)
60%-80% production cost
Direct and Indirect Materials
Purchase decision (Quantity,Quality,Time, Supplies,Price)
Four Planning steps
1. Identify and list down the raw materials required
2. Prepare the bill of materials (perincian bahan) of the
manufacturing process
3 Calculate
3.
C l l
the
h quantity of
f raw materiall required
d
4. Identify supplier and purchase method

Example of BOM

Process/System
/ y
m Planning
g

Process:

System:

Production system benefit

benefit:-

Three Production Types:yp

1.
2.
3.

Work flow are need to be implemented (transform i/p

to o/p).

Right production process, tested and proven to meet

specification and quality standard.
Smooth production process, control cost and quality,
improve productivity.

Booking (Tempahan)
Cluster (Kelompok)
Flow (Aliran)

Process/System
/ y
m Planning
g

Tiga jenis pengeluaran

Jenis Tempahan
permintaan pelanggan yang khusus, barangan
tempahan yang unik mengikut selera atau
spesifikasi pelanggan.
pelanggan
Jenis Kelompok
p
pesanan daripada
p
pelanggan
p
gg dikumpulkan
p
dalam
satu kelompok yang mempunyai bentuk reka
cipta barangan yang sama
Jenis Aliran
mengeluarkan barangan yang mempunyai reka
yang
g seragam
g
dalam permintaan
p
yang
y g
bentuk y
tinggi & berterusan

Importance of Process Plann

Planning
ng
Rancangan proses yang jelas boleh membantu
syarikat
ik t untuk
t k mengenall pasti
ti iinputt yang
diperlukan untuk sesuatu proses
Di samping
s mpin itu
itu, ssyarikat
rik t b
boleh
l hm
memilih
milih pr
proses
s s
produk yang cekap yang meminimumkan kos
dan masa
Syarikat perlu membangunkan aliran proses
atau carta proses untuk melihat dengan lebih
jelas proses operasi

Process Planning
Symbol

Type of
Activity

Description

Operation
p

Activities that modify,

y transform or give
g
value to
the input.

Transportation

Transport activity occurs when materials are

transported from one point to another.

Inspection

Activity that measures standard of the in-process

material, finished products or services.

Delay

The symbol is used when in-process material is

restrained in a location waiting for next activity.
activity

Storage

The symbol is used when the in-process materials

or finished products ate storage area.

Production Schedule
M
Meett quantity,
tit specifying
if i and
d ti
time
plan according to sales forecast.
Period
P i d nextt 6 months.
th
Advantages: Finish product inventory as a buffer.
Avoid wastage and lost customer
demand

Consideration in Select
O
Operational
ti
l llocation/premises
ti /
i
Very
V
much
hd
depends
ds on b
business
si ss type
t
Consider the following factors:
9 Customer Distance
9 Supply
pp y in Raw Materials
9 Infrastructure facilities
9 Manpower Supplies
9 Purchase cost, Site or Premises
Rental consideration

B
Buyout
or R
Rental???
l
Rental (Term agreement ex. 2+1)
Lease (long term)

Operational
p
Space
p
Layout
L y

Organize
O
i operational
i
l space ((machines,
hi
equipment, raw materials allocation, working
space work in progress,
space,
progress finished products)
Layout planning:assemble
bl machines/
hi
/ equipment
i
t fulfill
f lfill the
th local
l
l
authority requirement

Operational
p
Space
p
Layout
L y
Secara umumnya, susun atur sesebuah
l k i perniagaan
lokasi
i
memerlukan
l k perancangan
yang teliti untuk memenuhi objektif
operasi perniagaan antara lain termasuk:
Melicinkan proses pengeluaran produk atau
yang
y
g melibatkan arah pergerakan
p g
dan
pemindahan stok bahan mentah
Mengelakkan pembaziran masa dan kecacatan
(defect)
Produk keluaran yang berbeza perlu diasingkan
g
ruang
g yang
y g berlainan untuk
mengikut
memudahkan penyusunan dan pemilihan
barangan.

Operational
p
Space
p
Layout
L y
memberi kemudahan bagi pelanggan bergerak dan
memilih barangan khususnya untuk perniagaan
peruncitan.
memberi ruang selesa kepada pekerja dan
mengurangkan
k pergerakan
k mereka
k supaya masa
pekerja tidak terbuang
memudahkan kerja penyelenggaraan mesin dan
pembersihan ruang
memudahkan kerja penyeliaan.
menggunakan ruang secara optimum disebabkan kos
penyewaan yang tinggi
mengambil kira keperluan masa hadapan
terutamanya jika perniagaan berkembang dengan
pantas.

Rajah 7.2 B : Contoh Susun Atur Perniagaan Pengilangan Makanan Dingin

Beku

BILIK
DINGIN
BEKU
BARANGAN
SIAP

PEMBUNGKUSAN

MESIN 2

MESIN 1

PROSES PENGELUARAN

TANDAS

RUANG
PEMBUNGKUSAN
& PENGHANTARAN

STOR
BAHAN
MENTAH

SURAU

PEJABAT

RUANG
PEMUNGAHAN
BAHAN MENTAH
& BARANGAN
SIAP

KAUNTER
KHIDMAT
PELANGGAN

PINTU KELUAR

PINTU MASUK

Quality In Production
Quality management: Customer satisfaction,
loyalty, quality standard.
Bagi memastikan pengeluaran produk dan
perkhidmatan yang berkualiti secara berterusan,
y
perlu
p
mewujudkan
j
piawai kualiti y
p
yang
g
syarikat
konsisten berasaskan aras perbandingan syarikat
luar yang jelas memberi keutamaan kepada aspek
p kompromi
p
kualiti tanpa
E.g. ISO recognition, Benchmarking, Energy
rating, superbrand
Quality as a business strategy (competitive
advantages)

Operations Budget
Operation Budget
(Belanjawan
Operasi)

Capital Cost
(Belanjawan
modal )

Fixed Asset
Cost (Membeli
aset tetap)

Operational
Cost(Belanjawan
Operasi)
p
)

Keperluan modal
j
kerja

Operations Budget
Fixed Asset cost: cost of building or
buying the operations space (factory,
(factory shop
etc) and any relevant renovation work as
well as the purchase of machines and
equipment.
equipment
Operational cost: cover material cost,
remuneration and all the factory
y overhead.

Contoh Anggaran Bajet Pengeluaran

JENIS PERBELANJAAN
A

ANGGARAN KOS (RM)

(
)

Belanja Modal
Ubahsuai Kilang

20,000

Mesin dan Peralatan Pengeluaran

35,000

P b td
Perabot
dan K
Kelengkapan
l
k

5 000
5,000

Lain peralatan pengeluaran

5,000

Jumlah belanja modal

65,000

Modal Kerja ( 3 bulan )

Belian bahan Mentah

4,000

Gaji / upah pekerja Pengeluaran

6,000

Sewa kilang

6 000
6,000

Elektrik / bahan api kilang

1,000

Penyelenggaraan bangunan / mesin

500

Jumlah modal kerja pengeluaran

17,500

Jumlah Bajet Pengeluaran

82,500

Belanja
j Modal

Belanja modal diperlukan untuk membeli aset

tetap yang diperlukan untuk memulakan proses
pengeluaran.
l
Dalam contoh tersebut, keperluan modal kerja
untuk
t k tempoh
t
h3b
bulan
l dianggarkan
di
k di mana
kebiasaanya perniagaan yang baru bermula
tidak dapat bergantung kepada jualan bulanan
disebabkan kelewatan menerima bayaran dari
pelanggan
p
gg atau prestasi
p
jualan
j
yang
y g belum
menggalakkan.
p atau bilangan
g bulanan untuk mengira
g
Tempoh
keperluan modal kerja adalah bergantung
kepada jenis perniagaan masing-masing.

Operational Cost

Operational costs
= Direct Material Cost + Direct Labor Cost +
Overhead Cost
Direct material costs the money spent on
materials that are directly used to produce the
products or services.
p
Direct labor costs the money paid as wages,
salaries and benefits to the workers involved
directly in the production of the products or
services.
Overhead costs include rent, insurance, wages of
indirect labor
labor, maintenance and depreciation
depreciation.

Cth Pengiraan Kos Pengeluaram

Pengeluaran Produk X

Bulan Januari (30

hari)

Kapasiti Pengeluaran setahun 500,000

unit

Kuantiti : 35,000
35 000
unit

RM

1.

Bahan mentah digunakan

20,000 kg

Hg / kg = RM
0.60

12,000

2.

Upah Pekerja

RM30 / hari

8 pekerja

7,200

3.

Bahan api pengeluaran

600

Jumlah Kos Langsung

19,800

3.

Penyelenggaraan setahun

RM 3,000

4.

Susut nilai Aset Tetap setahun

RM 8,125

Lain overhed setahun

RM 1,200

Cost Per Unit

Total Operational Cost (RM)

Total Number of Output (Unit)

(By refer previous page)

Kos Pengeluaran seunit X untuk bulan Januari :
Kos pengeluaran Langsung
RM
Bahan Mentah
12,000
Upah pekerja pengeluaran
7,200
Bahan Api
600
Jumlah Kos Langsung pengeluaran
19,800
*Kos Pengeluaran tidak langsung
Susut nilai
569
Kos penyelenggaraan
250
Lain overhed kilang
100
Jumlah Kos Tidak Langsung pengeluaran
919
Jumlah Kos Pengeluaran
20,719
Kuantiti Pengeluaran
35,000 unit
Oleh itu, kos pengeluaran seunit
=
RM 20,827 / 35,000 unit
=
RM 0.5920 atau 60 sen seunit.

sambung...
g
Susut nilai:
Kos aset tetap RM
M 65,000 d
diandaikan
anda kan us
usia
a guna 8 tahun. Susut n
nilai
la
setahun ialah RM 8,125. Kadar penyerapan kos susut nilai untuk
pengeluaran X bulan Januari ialah:
(RM8,125 / RM500,000) x 35,000 unit X = RM 568.75
Kos Penyelenggaraan:
Bagi kos penyelenggaraan biasanya penyerapan kos berdasarkan
anggaran purata
t bulanan.
b l
Ol h yang demikian
Oleh
d iki kos
k perlu
l diserap
di
pada
d
bulan Januari ialah
RM 3,000 / 12 bulan = RM250
Lain kos overhed:
Lain kos overhed pengeluaran juga menggunakan kaedah purata
bulanan di mana anggaran kos setahun diagihkan kepada 12 bulan
tempoh pengeluaran atau RM 2,400 / 12 = RM 100

Rumusan
Kegagalan mengurus operasi perniagaan
d
dengan
b
berkesan
k
b
boleh
l h mengakibatkan:
kib tk

Kelewatan dalam penerimaan bahan mentah

Kerosakan bahan mentah yang tinggi
Kekurangan/lebihan jumlah output
Pembaziran yang tinggi
Barangan yang tidak berkualiti
Kos pengeluaran yang tinggi dan tidak dapat
dikawal.