Como fazer um bom cronograma

Fonte: TETRIM, Mrio; Blog da Revista MundoPM. Dicas para um bom cronograma. Disponvel em:
http://blog.mundopm.com.br/2013/10/10/dicas-para-um-bom-cronograma/ Acesso em: 29/11/2013.

O gerenciamento do tempo em projetos compreende a rea do conhecimento responsvel para que

o projeto termine dentro do prazo. De um modo geral, a programao das atividades realizada com
o objetivo de otimizar a produo das entregas. Porm, existem dificuldades em combinar as
restries e premissas sobre os recursos com as necessidades das tarefas. Alm disso, o cronograma
impactado por mudanas, fatores externos e internos do projeto. Como fazer um bom
cronograma? Como executar bem o cronograma planejado? Como controlar os desvios e variaes
do cronograma?
Essas perguntas so cruciais para gerenciar projetos. Portanto, nos prximos posts, vamos conversar
sobre planejamento, execuo, monitoramento e controle do tempo (ou cronograma) nos projetos.
Neste primeiro momento, queremos chamar a ateno para fatores crticos de sucesso e deixar
algumas dicas:
1. Cronograma no o Plano de Projeto
Quantas vezes voc j perguntou para algum sobre o plano de projeto e recebeu o cronograma
como resposta? Muita gente confunde cronograma com plano de projeto. O cronograma, apesar de
ser muito importante, apenas uma parte do plano de gerenciamento de projeto (Plano de Projeto
na Prtica Como fazer?)

Figura
1 Exemplo de cronograma no Excel

2. Use (ou no) Templates e Modelos

No h nada de errado em utilizar templates e modelos de documentos de projeto. Muitas
organizaes desenvolvem esqueletos de cronograma para tipos ou categorias de projetos,
contendo as fases, entregas e tarefas mais comuns para esses projetos. Porm, o gerente de projeto
e sua equipe deve ter capacidade e maturidade para analisar e modificar o modelo de cronograma
conforme as particularidades do projeto em questo. (Vejam templates do MS-Project em
Office.com)

Figura 2 Template de cronograma

Fonte: Office.com

3. Defina bem o Escopo do Projeto

No final das contas, os projetos nascem para aproveitar uma oportunidade ou para resolver um
problema. Isso precisa estar descrito no Termo de Abertura do Projeto ou Business Case, incluindo a
justificativa do projeto, seus critrios de aceitao e o valor de negcio que est sendo perseguido.
Para atingir seus objetivos, os projetos entregam produtos, servios ou resultados nicos. O escopo
do projeto engloba o escopo do produto. Ambos (escopo do projeto e do produto) precisam ser bem
definidos. Somente depois que soubermos o que precisa ser feito (escopo) que seremos capazes de
imaginar e planejar como fazer (atividades e tarefas do cronograma). Vale a pena dar uma lida neste
post sobre a importncia do escopo.

Figura 3 Planejamento do projeto a partir do escopo

4. Utilize boas estimativas

O cronograma um documento importante. No pode ser apenas para ingls ver. Se as estimativas
de necessidade dos recursos e as estimativas nas duraes no forem confiveis, todo o restante
estar comprometido. No vale colocar bastante gordurinha, pois o seu cronograma vai deixar de
ser competitivo. Tambm no devemos utilizar estimativas irreais, extremamente agressivas, que
no sero cumpridas. Uma boa estimativa deve considerar os cenrios pessimista, otimista e mais
provvel (PERT Program Evatuation and Review Technique)

Figura 4 Estimativas, premissas e documentao

Fonte: http://www.devmedia.com.br/artigo-engenharia-de-software-2-analise-de-pontos-de-funcao/9146

5. Confirme a alocao dos recursos

O papel aceita qualquer coisa, no ? Seu plano de projeto est aprovado, j salvou a linha de base
no MS-Project e agora est pronto para iniciar o projeto? preciso confirmar a disponibilidade dos
recursos e fazer os ajustes necessrios, salvando uma nova linha de base, se necessrio.

Figura 5 Alocao de recursos (Propostos versus Comprometidos)

6. Aprenda a utilizar um software

Eu vejo alguns gerentes de projetos e muitos alunos de graduao e ps-graduao que
desconhecem as funcionalidades dos softwares de gerenciamento de projetos. Na prtica, no
possvel gerenciar um projeto (mdio-grande) sem o uso de um software. Para projetos pequenos,
voc pode at utilizar Excel, Word ou mesmo uma lista de tarefas (To-Do List). Mas se houver muitas
atividades, digamos 500 tarefas, no vai ser fcil gerenciar o projeto sem o uso de um software
especfico, tais como: Oracle Primavera, MS-Project, CA Clarity etc (para conhecer mais softwares, d
uma olhada nos videos do evento PM Tools 2013).
No basta conhecer as funcionalidades bsicas. Inserir tarefas, duraes, dependncias e recursos
o mnimo. V alm disso. Os softwares so poderosos aliados, podem facilitar muito a vida do
gerente do projeto automatizando tarefas e permitindo um melhor planejamento, gerenciamento e
controle de cronograma, oramento, recursos humanos, comunicao e outros aspectos do projeto.

Figura 6 PM Tools 2013 (palestrantes)

7. Monitore o cronograma regularmente

O plano de gerenciamento do tempo deve incluir procedimentos para monitorar e controlar o
cronograma, atualizar status das tarefas e analisar desvios, variaes e tendncias. preciso definir
responsabilidades para o gerenciamento do cronograma. Precisamos estabelecer planos de
contingncia para riscos no cronograma e aes de recuperao para desvios ou marcos perdidos.

Figura 7 Gantt de Controle