ST.

JAMES CLOTHIERS
Evaluasi Risiko Sistem Akuntansi Penjualan Manual dan Berbasis IT
Mark S. Beasley Frank A. Buckless Steven M. Glover Douglas F. Prawitt
LATAR BELAKANG
St James Clothiers adalah toko pakaian high-end yang terletak di sebuah kota kecil
Tennessee. St James hanya memiliki satu toko, yang terletak di distrik perbelanjaan di pusat
kota. St James menikmati reputasi sebagai tempat untuk membeli pakaian yang bagus di
daerah setempat, yang mana sekarang telah beroperasi selama duapuluh tahun.
Sally St. James,sebagai Pemilik, baru-baru ini memutuskan untuk mengkonversi
sistem penjualan yang relatif sederhana menjadi paket aplikasi penjualan berbasis IT.
Perangkat lunak Aplikasi penjualan akan dibeli dari vendor perangkat lunak. Sebagai staf
audit senior, pada St James, Anda memerintahkan salah seorang staf auditor Anda, Joe
McSweeney, untuk menilai klien guna mempelajari lebih lanjut tentang usulan perubahan
sistem akuntansi. Anda meminta Joe untuk meninjau narasi dalam kertas kerja tahun lalu,
yang menggambarkan sistem manual akuntansi penjualan yang ada, dan memperbaruinya
untuk setiap perubahan arus tahun. Anda juga memintanya untuk menyiapkan narasi kedua
yang menggambarkan sistem akuntansi penjualan berbasis IT yang diusulkan, dengan
menggunakan informasi yang diperoleh dalam diskusi dengan karyawan St. James. Narasi
dari kertas kerja tahun lalu serta narasi baru ini yang disiapkan oleh Joe disediakan halaman
berikutnya.
DIMINTA:
Betty Watergate, Manajer audit St James,

meminta Anda untuk meninjau narasi yang

disiapkan oleh Joe sebagai bagian dari prosedur perencanaan audit untuk periode audit
laporan keuangan tahun berjalan 31 desember 2012. Betty meminta Anda untuk
mempersiapkan sebuah memorandum untuknya yang membahas pertanyaan-pertanyaan ini:
1. Aspek apa saja dari sistem akuntansi penjualan yang digunakan saat ini yang menimbulkan
risiko yang meningkatkan kemungkinan salah saji material dalam laporan keuangan? secara
lebih khusus identifikasi setiap risiko dan bagaimana mungkin menyebabkan salah saji.
Sebagai contoh: Jangan hanya menempatkan "Risiko: Dokumen Penjualan secara manual
disiapkan oleh kasir." Sebaliknya, Anda harus menyatakan mengapa hal ini meningkatkan

risiko salah saji material dengan menambahkan "Ini meningkatkan risiko salah saji material
karena ini meningkatkan risiko kesalahan oleh kasir."
2. Jika ada, Fitur apa pada sistem akuntansi penjualan berbasis IT yang akan membantu
meminimalkan risiko yang teridentifikasi dalam pertanyaan 1? Jika ada kelemahan yang akan
terjadi dengan sistem baru, tunjukkan bahwa "tidak ada kontrol komputer mengurangi risiko
ini."
3. Bagaimana sistem penjualan berbasis IT menciptakan risiko baru salah saji material?
4. Apa rekomendasi yang Anda berikan terkait dengan rencana konversi untuk sistem baru
ini?
Penyelesaian kasus:
Setelah membaca uraian kasus di atas, kami mengambil beberapa kesimpulan awal, antara
lain :

The St James Clothiers adalah sebuah toko pakaian kecil yang terletak di kota kecil

Tennessee. Toko melayani pelanggan yang tertarik untuk membeli pakaian high-end.
Toko dimiliki oleh Sally St. James, yang telah beroperasi selama 20 tahun.
Sally baru-baru ini memutuskan untuk mengkonversi sistem penjualan yang relatif

sederhana menjadi berbasis IT yang akan dibeli dari vendor perangkat lunak.
File audit tahun sebelumnya berisi narasi yang menggambarkan sistem penjualan

manual.
Joe McSweeney, staf auditor, baru-baru ini mengunjungi klien dan menyiapkan narasi

yang berisi ringkasan fitur dari sistem penjualan berbasis IT yang baru diusulkan.
Periode fiskal St James 'berakhir pada tanggal 31 Desember 2012

setelah mengambil kesimpulan dari kasus tersebut, kami menawarkan beberapa solusi atas
pertanyaan-pertanyaan yang timbul, antara lain :

Penyelesaiaan untuk pertanyaan 1 dan 2

MEMORANDUM

Tanggal

:-

Untuk

: Betty Watergate

Dari

: Audit Senior

Perihal

: Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan Saat ini dan Usulan St James Clothiers

Risiko Sistem Manual

Dampak terkait pada

Rekaman manual dari

Laporan Keuangan
Hal
ini
dapat Sistem IT membutuhkan password bagi

nama petugas penjualan, menyebabkan

jumlah

Perbaikan dengan Sistem IT

pegawai penjualan untuk masuk dan

produk, peningkatan risiko salah menginput

kuantitas penjualan dan

saji

material

penjualan,

hal

ini

dapat

dalam meminimalkan kesalahan terkait dengan

harga jual meningkatkan penjualan.

Nama petugas penjualan yang menginput,

risiko kesalahan oleh

jumlah dan kuantitas produk yang di-input.

kasir.

Nomor produk yang tidak valid dan

produk tanpa harga di file master Daftar
Harga secara otomatis akan ditolak oleh
komputer,

sehingga

mengurangi

kesalahan.
Kesalahan

input

harga

akan

berkurang mengingat bahwa komputer

menggunakan

harga

satuan

dalam file master Daftar Harga untuk

Ketergantungan
label
iklan

pada Hal

harga,
koran,

penjualan

ini

menghitung penjualan total keseluruhan.

dapat Pegawai Penjualan tidak akan lagi

menyebabkan
atau penilaian

yang

memasukkan

masukan

harga

satuan.

salah Sebaliknya, komputer secara otomatis

pegawai terhadap

akan mengidentifikasi harga satuan untuk

untuk mengidentifikasi transaksi penjualan.

setiap nomor produk dalam master file

harga

Daftar Harga.

satuan

dapat

meningkatkan

risiko

produk

dijual

yang

kepada
pelanggan

dikenakan

harga yang salah.

Penambahan

secara Hal

ini

dapat Komputer

manual oleh pegawai menyebabkan penilaian menghitung

penjualan,

seprti yang

salah

secara
harga

otomatis
kuantitas

akan
dan

terhadap menghitung jumlah penjualan sebelum

potongan harga, pajak transaksi penjualan.

pajak, jumlah pajak penjualan, dan jumlah

penjualan,

total

dan

total

harga

penjualan

meningkatkan

risiko

kesalahan

dalam

menghitung
harga jual.
Laci
kas

sehingga

mengurangi

risiko kesalahan.

jumlah
dapat

mudah dibuka sehingga

meningkatkan
pencurian kas.
Pengembalian
yang

penjualan,

Hal

ini

dapat Laci kas yang dikendalikan oleh komputer,

menyebabkan salah saji tetap terkunci sampai penjualan diproses.

risiko kas secara material.

ini

khusus yang dapat membuka laci kas.

dapat Penjualan kembali hanya dapat diproses

dapat menyebabkan

oleh Manajer toko dengan menggunakan

barang Risiko

diproses

Hanya manajer toko memiliki password

mengacaukan penjualan salah

saji

material

password. komputer juga memperbaharui

dan jumlah persediaan karena persediaan yang catatan persediaan perpetual sehari hari.
apabila terjadi kesalahan tidak
dalam proses retur.

benar

dan

pemantauan

retur

penjualan

yang

buruk. Uang Tunai

bisa

disalahgunakan

dan disamarkan dengan

rekaman retur penjualan
fiktif.

Dokumen penjualan asli Risiko

ini

dapat Sistem berbasis

disimpan di dalam kotak menyebabkan salah saji mempersiapkan

di

sebelah

kasir, dari

penjualan

semua

IT tidak akan lagi

dokumen

penjualan

penjualan.
akan

sehingga mereka bisa dan rekening bonus.

direkam secara internal pada hard drive

dengan

komputer,

mudah

salah

menempatkan

yang

kemudian

digunakan

untuk secara otomatis mengirimkan total

mengubahnya. Hal ini

Journal Penjualan dan secara otomatis

meningkatkan

menghitung bonus.

kesalahan
untuk

risiko
pencatatan

penjualan

dan

bonus.

Kasir

dapat

manual

secara Risiko

ini

bisa Jika kasir membuat kesalahan ketika

mengubah mengakibatkan

salah memasukkan penjualan, manajer toko

dokumen penjualan. Ini saji dalam penjualan dan harus

meningkatkan
anggapan

risiko rekening kas.

memasukkan

password

untuk

membatalkan penjualan.

"kesalahan"

mungkin salah proses

yang digunakan untuk
menutupi

sebuah

penyelewengan kas dari

laci kas.
Sebuah

catatan Risiko

ini

bisa Sistem IT akan meng-update catatan

persediaan

perpetual mengakibatkan

salah persediaan harian secara akurat.

tidak

dipelihara saji ke akun persediaan

sehingga meningkatkan dan biaya barang yang

risiko
persediaan
kesalahan.

penyusutan dijual
dan

penyelesaian untuk pertanyaan no. 3

Risiko baru Dapat ditimbulkan oleh Sistem Akuntansi Berbasis IT
Sistem akuntansi berbasis IT menyediakan berbagai fitur yang dapat mengurangi banyak
risiko yang ditimbulkan oleh sistem berbasis manual, fitur sistem berbasis IT berikut dari
menciptakan risiko baru:

Komputer secara otomatis menarik harga satuan dari master file Daftar Harga. Jika
file tidak diperbarui secara berkala dan dipantau secara akurat, kesalahan sistematis
harga bisa terjadi dan menyebabkan salah saji material dalam jumlah penjualan.
Password khusus untuk aplikasi pemeliharaan untuk memperbarui master file tidak

boleh diungkapkan kepada orang lain.

Sedangkan penggunaan password yang unik bagi semua orang yang mengoperasikan
komputer dan rekaman password untuk setiap transaksi membatasi akses dan
meningkatkan jejak audit untuk setiap transaksi, maka akan sangat penting bahwa
password tidak dibagi atau diungkapkan oleh karyawan. Selain itu, password hanya
tiga digit, yang meningkatkan potensi mereka untuk ditebak. Kebijakan pemeliharaan
password perlu dibentuk dan karyawan harus didorong untuk tidak menggunakan

password yang akrab (misalnya, inisial, tanggal lahir, julukan, dll).

Komputer tidak menghasilkan duplikat pita kasir. Sebaliknya, angka penjualan harian
yang disimpan secara internal pada hard drive. Demikian pula, Journal Penjualan
Harian tidak akan diproduksi dalam bentuk hardcopy. Tanpa backup secara teratur
sepanjang hari, ada risiko bahwa data transaksi penjualan bisa hilang dalam hal hard

drive atau peralatan lainnya.

Komputer akan melakukan semua perhitungan jumlah penjualan, pajak penjualan, dan
total penjualan untuk transaksi individual. Selain itu, komputer akan memperbarui
catatan persediaan perpetual, meringkas penjualan oleh agen penjualan, dan

memperbarui buku besar akun terkait.

Ada beberapa risiko terkait perhitungan atau kesalahan posting. Pengujian
menyeluruh dari Aplikasi sebelum dan setelah implementasi harus dilakukan untuk
memastikan bahwa aplikasi pemrograman telah dilakukan dengan benar. Pengujian
berkala setelah instalasi juga akan membantu mendeteksi kesalahan yang mungkin
timbul sebagai akibat dari perubahan berikutnya.

Penyelesaian untuk pertanyaan no. 4

Rekomendasi yang diberikan terkait rencana konversi sistem baru

Pemilihan sistem penjualan berbasis IT yang diusulkan dibuat sendiri oleh pemilik
toko (St. James) berdasarkan informasi yang dia diperoleh pada pertemuan industri barubaru ini. Kurangnya keterlibatan oleh pegawai penjualan, kasir, akuntan toko, dan manajer
toko

menyebabkan

beberapa

kekhawatiran.

Pemilik

toko

mungkin

gagal

untuk

mengidentifikasi fitur tertentu dari sistem berbasis IT yang tidak akan bekerja dengan baik
untuk transaksi pengolahan di St James.
St James tampaknya hanya mengandalkan kemampuan dan keahlian konsultan
komputer untuk pelaksanaannya. Sementara pemilik toko hanya menerima rekomendasi
tentang kemampuan konsultan dari orang lain, ada beberapa kekhawatiran bahwa konsultan
tersebut kurang memenuhi syarat untuk menangani instalasi software tertentu.
St James telah melakukan pengujian formal dan evaluasi Sistem berbasis IT yang
diusulkan. Analisis mendalam tentang kemampuan konsultan harus dilakukan sebelum
instalasi untuk memastikan bahwa usulan Sistem IT berbasis dapat menangani sifat dan
tingkat transaksi di St. James secara akurat.
St James berencana untuk melakukan perubahan secara mendadak ke sistem baru. Ini
bisa membuat tekanan yang luar biasa dan kebingungan, terutama mengingat bahwa staf
penjualan saat ini adalah yang paling familiar dengan sistem manual. Sebaliknya, St. James
harus mempertimbangkan menjalankan sistem manual secara paralel ke sistem baru untuk
jangka waktu yang wajar untuk memastikan bahwa semua fitur IT berfungsi sebelum
meninggalkan sistem manual. Sementara operasi paralel meningkatkan tuntutan waktu
kepada karyawan saat melakukan operasi normal, biaya yang dikeluarkan akan lebih minimal
jika dibandingkan ketidakmampuan untuk memproses transaksi apapun dalam hal terjadi
kegagalan implementasi.
Belum ada diskusi tentang pelatihan karyawan untuk menggunakan sistem baru. St.
James harus melatih semua karyawan sebelum ketergantungan ditempatkan pada sistem
baru. Kurangnya pelatihan dapat menyebabkan penyalahgunaan yang

akhirnya dapat

menyebabkan kesalahan proses penjualan. Seperti disebutkan sebelumnya, St. James perlu
menetapkan cadangan resmi dan prosedur password untuk memastikan bahwa semua data
dilindungi dengan baik.