MAPRO

PROCEDIMIENTO N 01
FICHA DE DESCRIPCION
Entidad
: UNION
Gerencia/Direccin/Oficina
: OFICINA LOGISTICA INVENTARIO
Unidad Orgnica
: Depende de la Direccin de Administracin
Nombre del Proceso: Programar el Inventario

Cdigo del Procedimiento: UE -1

Fecha: Mayo 2014

Objetivo del Procedimiento:

Llevar la contabilizacin de los productos terminados como tambin de los insumos de
la empresa para saber lo que tiene y lo que no tiene la empresa como tambin
controlar las fechas de caducidad de nuestros productos para evitar prdidas.
Alcance:
La Gerencia de Administracin y Finanzas.
El rea de Almacn.

Oficina de Economa.

Autoridad Competente para Resolver:

- Encargado de almacn.
- Encargado de inventario.
Requisitos:
- Informe de respuesta de Gerencia de Administracin y Finanzas.
Descripcin o Etapas del Procedimiento:
La Gerencia de Administracin y Finanzas dispondr la oportunidad en que deba
realizarse el Inventario General, que de preferencia deber ejecutarse en la
segunda quincena del mes de Diciembre de cada ao.
La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al plazo establecido fijar el
cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.
Registro:
ESCRITO Y MAGNETICO
Duracin:
-1 semana

PROCEDIMIENTO N 02
FICHA DE DESCRIPCION
Entidad
: UNION
Gerencia/Direccin/Oficina
: OFICINA LOGISTICA INVENTARIO
Unidad Orgnica
: Depende de la Direccin de Administracin

Nombre del Proceso: Preparar el Inventario

Cdigo del Procedimiento: UE -2

Fecha: Mayo 2014

Objetivo del Procedimiento:

Se mencionara la fecha de la ejecucin del inventariado definiendo las tareas que cada
personaje cumpla realizndoles algunos controles de sus avances y/o trabajos
realizados para la ejecucin del inventariado manteniendo el orden de los cargos
definidos para las ejecuciones de las tareas a realizar.
Alcance:
El rea de Logstica.
El rea de Almacn.
El Dpto. de Contabilidad.
La Gerencia de Administracin y Finanzas.
Autoridad Competente para Resolver:
- Encargado de Inventario.
- Encargado de Almacn.
- Encargado de Distribucin.
- El Dpto. de Contabilidad.
Requisitos:
- Memorndum.
- Equipo de inventario.
- Hoja de Instrucciones.
- Fichas de toma de Inventario.
- tiles de inventario.
- Memorndum de nombramiento.
- Notificacin.
Descripcin o Etapas del Procedimiento:
El Contador General comunicar mediante Memorndum dirigido al Dpto. de
Logstica la ejecucin del inventario con indicacin de la fecha, hora y lugar, as
como las dems instrucciones que se consideren necesarias.
El jefe de Logstica proceder a :
Dispondr se preparan los almacenes para la toma de inventario
poniendo especial nfasis en el orden y limpieza.
Designar al personal que deber atender al equipo de inventario.
Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados
para la realizacin eficiente del inventario.
El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificacin efectuada sobre los
inventarios a realizarse dispondr :
El nombramiento de los jefes de equipo por Almacn as como la
conformacin de los grupos para el proceso de inventario.
Entregar al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma
de Inventario.
Entregar al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario.
Coordinar con el Dpto. de Logstica la movilidad y la entrega de tiles de

inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

El jefe del Dpto. de Contabilidad cursar con la anticipacin pertinente, un
memorndum de nombramiento y notificacin a los jefes de equipo con la finalidad
de que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.
El jefe de equipo verificar que el proceso mecanizado de informacin del almacn
a su cargo, se encuentre debidamente al da, lo que permitir verificar la existencia
de los tems de almacn segn registros.
El Contador general y los jefes de equipo se reunir con el personal que efectuar la
toma de inventario y explicar los mecanismos, procedimientos y dems
instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que
pudiera tener el equipo de inventario. En esta reunin previa se designar los
grupos de trabajo as como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacn
indicado. Se entregar asimismo el material de trabajo necesario para la labor de
campo a realizar.

Registro:
ESCRITO Y MAGNETICO
Duracin:
-2 Meses

PROCEDIMIENTO N 03
FICHA DE DESCRIPCION
Entidad
: UNION
Gerencia/Direccin/Oficina
: OFICINA LOGISTICA INVENTARIO
Unidad Orgnica
: Depende de la Direccin de Administracin
Nombre del Proceso: Ejecutar el Inventario

Cdigo del Procedimiento: UE -3

Fecha: Mayo 2014

Objetivo del Procedimiento:

Contabilizar lo encontrado en el almacn y lo que tiene la empresa como patrimonio
para hacer una breve descripcin de su estado como tambin de detalles que podrn
ser revisados ms adelante para poder determinar su grado de devaluacin entre otros
aspectos.
Alcance:

El rea de Logstica.
El rea de Almacn.
El Dpto. de Contabilidad.
La Gerencia de Administracin y Finanzas.

Autoridad Competente para Resolver:

Encargado de Inventario.
Requisitos:
- Documentos de almacn.
- Notas de ingreso y salida.
- Corte de inventario
- Hojas de trabajo elaborado por el equipo de inventario.
- Listado de control de inventario.
- Autorizaciones del encargado de inventario.
Descripcin o Etapas del Procedimiento:
Se reunirn el jefe de equipo con el personal a su cargo presentndose ante el
titular del almacn por inventariar.
El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dar las instrucciones
necesarias sobre el movimiento de almacn al almacenero con el objeto de
poder efectuar la labor sin ningn tipo de complicaciones.
Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentario debiendo firmar el
jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en
proceso de trmite anotando en un documento denominado Corte de Inventario
la relacin de los documentos antes sealados y dems ocurrencias necesarias
previas al inicio de la labor de conteo.

Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacn proceder a

ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacn por
tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario.
Una vez concluido el corte documentario fsico el personal inventariador
proceder a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de
los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.
El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno contar y
otro apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas
consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las
hojas.
Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador
suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo
dichos documentos.
El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procedern al traslado de los
datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en
original y copia siguiendo el procedimiento que se detalla
Terminada la labor de verificacin, al final de los listados debern suscribirlos
necesariamente el encargado del Almacn y el jefe de equipo haciendo un
resumen de los faltantes y sobrantes.
Al finalizar el proceso de inventario fsico el equipo de inventariadores entregarn

al jefe de equipo el material de trabajo, quien a su vez lo entregar al Contador

General.
Registro:
ESCRITO Y MAGNETICO
Duracin:
-1 semana