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v.13
Gesto de Utentes
Manual
de
Utilizador
2011
Manual de Utilizador
WinUTE
ndice
Introduo
................................................................................................................................................. 9
Como utilizar
o manual
.................................................................................................................................................
9
1. WinUTE
................................................................................................................................................. 10
1.1. Para
que serve a WinUTE?
............................................................................................................................................
10
1.2. Caractersticas
funcionais da WinUTE
............................................................................................................................................
10
1.3. Gesto
de Utentes e Utilitrios
............................................................................................................................................
10
2. Como
entrar na WinUTE
.................................................................................................................................................
11
3. Mdulo
Utilitrios
.................................................................................................................................................
11
3.1. Gesto
Utilizadores *
............................................................................................................................................
12
3.2. Manuteno
de Base Dados
............................................................................................................................................
15
3.3. Utilitrios
............................................................................................................................................ 15
4. Atalhos
ou Botes de Acesso Rpido
.................................................................................................................................................
16
5. Barra
lateral de favoritos
.................................................................................................................................................
18
6. Funcionamento
Geral
.................................................................................................................................................
18
6.1. Lista
de Registos
............................................................................................................................................
19
6.2. Campos
Sublinhados
............................................................................................................................................
19
6.3. Adicionar
Registo
............................................................................................................................................
20
6.4. Alterar
Registo
............................................................................................................................................
20
6.5. Apagar
Registo
............................................................................................................................................
20
6.6. Localizar
Registo
............................................................................................................................................
20
6.7. Filtrar
Registos
............................................................................................................................................
21
6.8. Ordenao
de Registos
............................................................................................................................................
21
6.9. Ver
Detalhes
............................................................................................................................................
22
6.10. Imprimir
............................................................................................................................................ 22
6.11. Mudar
Colunas
............................................................................................................................................
24
6.12. Actualizar
Grelha
............................................................................................................................................
25
6.13. Mapas
e Listagens
............................................................................................................................................
26
6.14. Correio
Electrnico
............................................................................................................................................
27
6.15. SMS
............................................................................................................................................ 27
6.16. Sistema
de Sons
............................................................................................................................................
28
6.16.1.
Utilizao
............................................................................................................................................
28
6.16.2.
Activao
............................................................................................................................................
28
6.16.3.
Manuteno
............................................................................................................................................
28
6.16.4.
Formulrio de Insero
............................................................................................................................................
29
7. Instituies
................................................................................................................................................. 30
8. Tabelas
................................................................................................................................................. 30
8.1. Tipos
Utentes
............................................................................................................................................
30
Manual de Utilizador
WinUTE
8.2. Grupos
Cdigos
............................................................................................................................................
31
8.3. Cdigos
............................................................................................................................................ 31
8.4. Variveis
............................................................................................................................................ 31
8.5. Frmulas
............................................................................................................................................ 32
8.6. Seguradoras
............................................................................................................................................ 32
8.7. Valncias
............................................................................................................................................ 33
8.8. Comparticipaes
............................................................................................................................................ 34
8.9. Salas/Quartos
............................................................................................................................................ 35
8.9.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
35
8.9.2.
Consulta de Vagas
............................................................................................................................................
36
8.10. Bancos
............................................................................................................................................ 36
8.11. Contas
Bancrias
............................................................................................................................................
37
8.12. Cdigos
Postais
............................................................................................................................................
37
8.13. Habilitaes
Literrias
............................................................................................................................................
37
8.14. Situaes
Econmicas
............................................................................................................................................
38
8.15. Motivos
Ausncia ou Sada
............................................................................................................................................
38
8.16. Sub-Sistemas
Sade
............................................................................................................................................
38
8.17. Textos
............................................................................................................................................ 39
8.18. Ementas
............................................................................................................................................ 39
8.19. Taxa
de Imposto
............................................................................................................................................
40
8.20. Tipo
Pagamentos
............................................................................................................................................
40
8.21. Acordos
e Entidades
............................................................................................................................................
41
8.22. Freguesias
............................................................................................................................................ 41
8.23. Documentos
Inscrio
............................................................................................................................................
41
8.24. Tipo
Deficincia ou Incapacidade
............................................................................................................................................
41
8.25. Escales
Etrios
............................................................................................................................................
42
8.26. Escolas
............................................................................................................................................ 42
8.27. Concelhos
............................................................................................................................................ 43
8.28. Estabelecimentos
............................................................................................................................................ 43
8.29. Desconto
por Faltas
............................................................................................................................................
43
8.30. Tipologias
de Valncias
............................................................................................................................................
44
8.31. Tipos
de Rendimentos de Utente *
............................................................................................................................................
44
9. Utentes
................................................................................................................................................. 44
9.1. Manuteno
............................................................................................................................................ 44
9.1.1.
Dados
............................................................................................................................................
46
9.1.2.
Dados Complementares
............................................................................................................................................
48
9.1.3.
Cdigos
............................................................................................................................................
49
9.1.4.
Responsveis
............................................................................................................................................
51
9.1.5.
Notas
............................................................................................................................................
52
Manual de Utilizador
WinUTE
9.1.6.
Ficha Social
............................................................................................................................................
53
9.1.7.
Documentos
............................................................................................................................................
53
9.1.8.
Autorizaes
............................................................................................................................................
54
9.1.9.
Campos do Utilizador
............................................................................................................................................
54
9.1.10.
Consumos
............................................................................................................................................
55
9.2. Ausncias
/ Sadas
............................................................................................................................................
55
9.3. Alterao
Global Valores
............................................................................................................................................
56
9.4. Alterao
Global Valncias / Salas
............................................................................................................................................
57
9.5. Utentes
em Espera
............................................................................................................................................
58
9.5.1.
Manuteno Espera
............................................................................................................................................
58
9.5.2.
Passagem
............................................................................................................................................
58
9.5.3.
Mapa Resumo
............................................................................................................................................
59
9.5.4.
Listagem Parametrizada
............................................................................................................................................
59
9.5.5.
Emisso Fichas
............................................................................................................................................
59
9.5.6.
Listagem de Prioridades de Utentes
............................................................................................................................................
59
9.6. Emisses
............................................................................................................................................ 60
9.6.1.
Fichas de Utentes
............................................................................................................................................
60
9.6.2.
Fichas Vazias
............................................................................................................................................
60
9.6.3.
Cartes de Utentes
............................................................................................................................................
61
9.6.4.
Etiquetas
............................................................................................................................................
62
9.6.5.
Correspondncia
............................................................................................................................................
63
9.6.6.
Fichas de Responsveis
............................................................................................................................................
63
9.7. Listagens
............................................................................................................................................ 64
9.7.1.
Parametrizada de Utentes
............................................................................................................................................
64
9.7.2.
Ausncias/Sadas
............................................................................................................................................
67
9.7.3.
Utentes por Valncia
............................................................................................................................................
67
9.7.4.
Utentes para Seguro
............................................................................................................................................
68
9.7.5.
Data Nascimento/Idades
............................................................................................................................................
68
9.7.6.
Habilitaes Literrias de Utentes
............................................................................................................................................
69
9.7.7.
Situao Econmica de Utentes
............................................................................................................................................
69
9.7.8.
Permanncia dos Utentes
............................................................................................................................................
70
9.7.9.
Responsveis de Utentes
............................................................................................................................................
70
9.7.10.
Valores de Utentes
............................................................................................................................................
71
9.7.11.
Utentes por Sala
............................................................................................................................................
71
9.7.12.
Valor das Variveis de Utentes
............................................................................................................................................
72
9.7.13.
Valores de Responsveis
............................................................................................................................................
72
9.7.14.
Deficincia ou Incapacidade
............................................................................................................................................
73
9.7.15.
Mapa Distribuio Idade/Sexo
............................................................................................................................................
73
9.7.16.
Mapa Distribuio Deficincia/Incapacidade
............................................................................................................................................
74
Manual de Utilizador
WinUTE
9.7.17.
Utentes
............................................................................................................................................
74
9.7.18.
Utentes por Cdigo
............................................................................................................................................
75
9.7.19.
ATL
............................................................................................................................................
75
9.7.20.
NISS de Utentes
............................................................................................................................................
76
9.7.21.
Mapa Escales de Valores
............................................................................................................................................
76
9.8. Inscries
............................................................................................................................................ 77
9.8.1.
Listagem Documentos por Valncia
............................................................................................................................................
77
9.8.2.
Manuteno Documentos por Utente
............................................................................................................................................
78
9.8.3.
Mapa Documentos por Utente
............................................................................................................................................
78
9.9. Contrato
Prestao de Servios
............................................................................................................................................
78
9.9.1.
Tipos
............................................................................................................................................
79
9.9.2.
Clusulas
............................................................................................................................................
79
9.9.3.
Manuteno
............................................................................................................................................
79
9.9.4.
Emisso
............................................................................................................................................
80
9.9.5.
Etiquetas *
............................................................................................................................................
81
9.10. Actualizao
Mensalidades
............................................................................................................................................
82
9.10.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
83
9.10.2.
Declarao
............................................................................................................................................
83
9.10.3.
Listagem
............................................................................................................................................
83
9.10.4.
Actualiza Ficha Utente
............................................................................................................................................
84
9.10.5.
Comparticipaes
............................................................................................................................................
84
9.11. Visitas
............................................................................................................................................ 84
9.11.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
85
9.11.2.
Listagem
............................................................................................................................................
85
9.11.3.
Sadas
............................................................................................................................................
86
9.12. Refeies
............................................................................................................................................ 86
9.12.1.
Tipos
............................................................................................................................................
86
9.12.2.
Mapa de Apoio
............................................................................................................................................
86
9.12.3.
Manuteno
............................................................................................................................................
87
9.12.4.
Mapa Resumo
............................................................................................................................................
87
9.13. Autorizaes
de Dbito
............................................................................................................................................
88
9.14. Histrico
da Ficha de Utente
............................................................................................................................................
88
9.14.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
88
9.14.2.
Emisso
............................................................................................................................................
89
9.15. Rendimentos
*
............................................................................................................................................
90
10. Movimentos
................................................................................................................................................. 93
10.1. Processamentos
............................................................................................................................................ 93
10.1.1.
Gerao Automtica
............................................................................................................................................
93
10.1.2.
Manuteno
............................................................................................................................................
94
Manual de Utilizador
WinUTE
10.1.3.
Anulao Automtica
............................................................................................................................................
94
10.1.4.
Alterao Global de Valores
............................................................................................................................................
95
10.1.5.
Listagem Processamentos
............................................................................................................................................
97
10.1.6.
Anlise de Utentes Processados
............................................................................................................................................
97
10.2. Recibos
............................................................................................................................................ 98
10.2.1.
Gerao Automtica
............................................................................................................................................
98
10.2.2.
Manuteno
............................................................................................................................................
99
10.2.3.
Anulao Automtica
............................................................................................................................................
100
10.2.4.
Emisso Geral
............................................................................................................................................
100
10.2.5.
Emisso Documentos
............................................................................................................................................
102
10.2.6.
Mapas
............................................................................................................................................
102
10.2.7.
Dividir Recibos
............................................................................................................................................
105
10.3. ............................................................................................................................................
Adiantamentos
107
10.3.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
107
10.3.2.
Emisso
............................................................................................................................................
108
10.3.3.
Mapa Resumo
............................................................................................................................................
108
10.4. ............................................................................................................................................
Notas de Crdito/Dbito
109
10.4.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
109
10.4.2.
Emisso
............................................................................................................................................
110
10.4.3.
Mapa Resumo
............................................................................................................................................
110
10.5. ............................................................................................................................................
Pagamentos
111
10.5.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
111
10.5.2.
Gerao Automtica
............................................................................................................................................
112
10.5.3.
Anulao Automtica
............................................................................................................................................
113
10.5.4.
Mapa Resumo
............................................................................................................................................
113
10.5.5.
Aviso Recibos Vencidos
............................................................................................................................................
114
10.5.6.
Transferncia Bancria
............................................................................................................................................
115
10.5.7.
Por Processamentos
............................................................................................................................................
115
10.5.8.
Por Tipo de Pagamento
............................................................................................................................................
115
10.5.9.
Mapa Mensal de Pagamentos
............................................................................................................................................
116
10.6. ............................................................................................................................................
Simulao
116
11. Anlises
Globais
.................................................................................................................................................
117
11.1. ............................................................................................................................................
Mapas
117
11.1.1.
Mdia de Utentes por Ano
............................................................................................................................................
117
11.1.2.
Anlise Saldos de Utentes
............................................................................................................................................
118
11.1.3.
Conta Corrente de Utentes
............................................................................................................................................
118
11.1.4.
Emisso Declaraes (I.R.S.) *
............................................................................................................................................
119
11.1.5.
Emisso Boletim Estatstico
............................................................................................................................................
121
11.1.6.
Mapa Utentes com Acordo (Mod. 3.0.0)
............................................................................................................................................
121
Manual de Utilizador
WinUTE
11.1.7.
Mapa Estatstico da Frequncia de Valncia
............................................................................................................................................
122
11.1.8.
Mapa Resumo Utentes para Seguro
............................................................................................................................................
122
11.1.9.
Mapa Histrico de Utentes
............................................................................................................................................
123
11.1.10.
Listagem Documentos Alterados
............................................................................................................................................
123
11.1.11.
Mapa Autorizao de Utentes
............................................................................................................................................
124
11.1.12.
Mapa Utentes com Acordo de Cooperao
............................................................................................................................................
125
11.1.13.
Mapa de Apoio Carta Social
............................................................................................................................................
128
11.1.14.
Balancete de Utentes por Valncia
............................................................................................................................................
129
11.1.15.
Conta Corrente por Valncia
............................................................................................................................................
130
11.1.16.
Mapa Balancete por Valncia
............................................................................................................................................
130
11.1.17.
Mapa Comparativo de Valores
............................................................................................................................................
131
11.1.18.
Mapa Caixa por Utilizador
............................................................................................................................................
131
11.1.19.
Anlise de Idades de Saldos (Recibos Vencidos)
............................................................................................................................................
132
11.1.20.
Mdias por Valncia
............................................................................................................................................
132
11.2. ............................................................................................................................................
Estatsticas
133
11.2.1.
Global
............................................................................................................................................
133
11.2.2.
Ranking
............................................................................................................................................
137
11.3. ............................................................................................................................................
Painel de Bordo
139
12. Recibos
Gerais
.................................................................................................................................................
140
12.1. ............................................................................................................................................
Manuteno *
141
12.2. ............................................................................................................................................
Emisso Geral
142
12.3. ............................................................................................................................................
Emisso Documentos
143
12.4. ............................................................................................................................................
Entidades
143
12.5. ............................................................................................................................................
Tipo Recibos Gerais
144
12.6. ............................................................................................................................................
Sesses Trabalho
144
12.6.1.
Manuteno
............................................................................................................................................
144
12.6.2.
Gerao de Recibos
............................................................................................................................................
145
12.6.3.
Emisso de Sesses
............................................................................................................................................
146
12.7. ............................................................................................................................................
Mapa Resumo
146
12.8. ............................................................................................................................................
Emisso Correspondncia
147
12.9. ............................................................................................................................................
Cdigos de Donativos
147
12.10.............................................................................................................................................
Modelo 25
147
13. Cofre
................................................................................................................................................. 148
13.1. ............................................................................................................................................
Movimentos
148
13.2. ............................................................................................................................................
Tipo Movimentos *
148
13.3. ............................................................................................................................................
Emisso Geral
149
13.4. ............................................................................................................................................
Mapas Cofre
150
13.4.1.
Conta Corrente
............................................................................................................................................
150
13.4.2.
Saldo Cofre
............................................................................................................................................
150
Manual de Utilizador
WinUTE
13.4.3.
Movimentos entre Datas
............................................................................................................................................
151
13.5. ............................................................................................................................................
Registo Vale de Utentes
152
14. Descargas
................................................................................................................................................. 152
14.1. ............................................................................................................................................
WinCTB - Contabilidade
152
14.1.1.
Consulta Documentos
............................................................................................................................................
153
14.1.2.
Parametrizao *
............................................................................................................................................
153
14.1.3.
Descarga
............................................................................................................................................
154
14.1.4.
Mudana de Estado
............................................................................................................................................
156
14.1.5.
Utentes Processados por Valncia
............................................................................................................................................
157
14.2. ............................................................................................................................................
WinGTE - Tesouraria
157
14.2.1.
Consulta Documentos
............................................................................................................................................
158
14.2.2.
Descarga
............................................................................................................................................
158
14.2.3.
Mudana de Estado
............................................................................................................................................
159
14.3. ............................................................................................................................................
WinSEC - Stocks
160
14.3.1.
Consulta Documentos
............................................................................................................................................
160
14.3.2.
Descarga
............................................................................................................................................
161
14.3.3.
Mudana de Estado
............................................................................................................................................
161
15. Mdulos
................................................................................................................................................. 162
15.1. ............................................................................................................................................
Consumos
162
15.1.1.
Tipos de Consumos
............................................................................................................................................
162
15.1.2.
Registo de Consumos *
............................................................................................................................................
163
15.1.3.
Processamento Mensal
............................................................................................................................................
164
15.1.4.
Mapa de Consumos
............................................................................................................................................
165
15.1.5.
Mapa de Processamento Mensal
............................................................................................................................................
165
15.1.6.
Mapa de Conta-Corrente de Consumos
............................................................................................................................................
166
15.1.7.
Mapa Utentes por Tipo de Consumo
............................................................................................................................................
167
15.1.8.
Mapa de Consumos por Utilizador
............................................................................................................................................
167
15.2. ............................................................................................................................................
Dados Clnicos
167
15.2.1.
Tabelas
............................................................................................................................................
168
15.2.2.
Ficha Clnica
............................................................................................................................................
171
15.2.3.
Mapas
............................................................................................................................................
182
15.2.4.
Descarga - Mdulo Consumos
............................................................................................................................................
189
16. Utilitrios
................................................................................................................................................. 190
16.1. ............................................................................................................................................
Parmetros Instituio *
191
16.2. ............................................................................................................................................
Portal Social
198
16.3. ............................................................................................................................................
Arquivo de Imagens
199
16.4. ............................................................................................................................................
Actualizao e Reclculo
199
16.4.1.
Ocupao Valncias/Salas
............................................................................................................................................
199
16.4.2.
Reclculo Valores Utentes
............................................................................................................................................
200
Manual de Utilizador
WinUTE
16.5. ............................................................................................................................................
Calculadora
200
16.6. ............................................................................................................................................
Janelas
200
16.6.1.
Alinhar Horizontalmente
............................................................................................................................................
200
16.6.2.
Alinhar Verticalmente
............................................................................................................................................
201
16.6.3.
Alinhar em Cascata
............................................................................................................................................
201
16.7. ............................................................................................................................................
Sistema de Alertas
201
16.7.1.
Gesto do Sistema
............................................................................................................................................
201
16.7.2.
Gestor de Alertas
............................................................................................................................................
201
16.7.3.
Emissor de Alertas Instantneos
............................................................................................................................................
202
16.7.4.
Agenda de Alertas
............................................................................................................................................
203
16.8. ............................................................................................................................................
Sistema de Reconhecimento de Voz
208
16.8.1.
Parametrizao Aces de Voz
............................................................................................................................................
208
16.8.2.
Gravar Palavras
............................................................................................................................................
209
16.9. ............................................................................................................................................
Ver Histrico
210
16.10.............................................................................................................................................
Importao Cdigos Postais
210
16.11.............................................................................................................................................
Campos de Utilizador
212
16.12.............................................................................................................................................
Designer de Mapas
213
16.13.............................................................................................................................................
Exportao para MS Office
214
16.14.............................................................................................................................................
Impresso em Srie
216
16.15.............................................................................................................................................
Bloqueamento de Meses
217
17. F3M
................................................................................................................................................. 218
18. Ajuda
................................................................................................................................................. 219
18.1. ............................................................................................................................................
ndice
219
18.2. ............................................................................................................................................
Acerca de F3M
219
Suporte
................................................................................................................................................. 220
FAQ's............................................................................................................................................ 220
Contacte-nos
............................................................................................................................................ 223
WinUTE
Manual de Utilizador
Introduo
O principal objectivo deste Manual do Utilizador esclarecer / orientar os utilizadores da
aplicao WinUTE ao nvel do fluxo de dados. Pode tambm consultar, em alternativa a este
manual, a informao disponvel no Help-On-Line que vem disponvel na prpria aplicao.
Aconselha-se que os novos utilizadores da WinUTE comecem por ler este manual, visto ser uma
aplicao especfica para um determinado nicho de mercado, com as suas prprias
especificidades.
Pelo facto deste manual iniciar o utilizador apenas nas funcionalidades da aplicao ao nvel do
fluxo de dados, sempre que o utilizador sentir dvidas no decorrer das sua utilizao deve
premir "F1", de forma a aceder ao Help-On-Line. Essa chamada deve ser feita na componente
da aplicao em que surja a dvida, uma vez que sendo a ajuda sensvel ao contexto, o auxlio
fornecido direccionado ao mdulo em questo. Se o pedido de ajuda for genrico, ou seja,
feito atravs do menu de ajuda ou na janela inicial da WinUTE, ser disponibilizada toda a
informao constante do Help-On-Line.
utilizadores,
da
de
da
os
Na parte final, disponibilizamos um tpico dedicado ao suporte. Aqui poder consultar as FAQ's
(questes mais frequentes) e os contactos da F3M, caso a informao e suporte
disponibilizados neste manual no consigam responder s suas dvidas.
Esperamos que este manual de utilizador seja uma ferramenta til ao seu trabalho e que se
torne uma rpida e eficaz soluo sempre que se deparar com algum problema na WinUTE.
Manual de Utilizador
WinUTE
1. WinUTE
1.1. Para que serve a WinUTE?
A WinUTE, aplicao para gesto de utentes, foi desenvolvida especificamente para
instituies pblicas e privadas ligadas Economia Social. Pretende-se que a gesto de
utentes seja, com a ajuda da WinUTE, mais organizada, clara e fcil de utilizar por qualquer
colaborador da instituio.
Deste modo, vai encontrar na aplicao que lhe disponibilizamos todas as funes que so
inerentes gesto de utentes da sua instituio. Ter, no prximo ponto, uma breve descrio
das caractersticas funcionais mais usuais da WinUTE, e que o vo ajudar no dia-a-dia da
instituio em que trabalha.
1.2. Caractersticas funcionais da WinUTE
A aplicao de Gesto de Utentes apresenta, entre outras, as seguintes caractersticas
funcionais:
Criao e manuteno de fichas de utentes para as vrias valncias da instituio;
Criao e manuteno de fichas de utentes em lista de espera;
Gerao e emisso de recibos mensais para os utentes;
Controle de todo o processo de pagamento dos recibos;
Anlises, estatsticas e grficos;
Mdulo de recibos gerais, independente dos utentes (Ex. Rendas de imveis, rendas de
terrenos, rendas de parking, etc.) com a possibilidade de gerar automaticamente esses recibos
mensais;
Mdulo "Cofre" para controlar despesas correntes dos utentes;
Ligao automtica com a WinCTB a nvel de movimentos contabilsticos provenientes dos
Recibos e/ou Pagamentos, alm dos Recibos Gerais. Este mdulo autnomo e opcional;
Parametrizao facilitada dos dados da instituio.
1.3. Gesto de Utentes e Utilitrios
A aplicao WinUTE, tal como todas as outras solues desenvolvidas pela F3M, encontra-se
dividida em dois mdulos diferenciados. So eles o mdulo Utilitrios e o mdulo de Gesto de
Utentes.
O mdulo Utilitrios destina-se a fazer a gesto da aplicao e tem um acesso condicionado ao
administrador ou a quem este tiver dado permisso de acesso. Aqui feita a gesto de
utilizadores, a manuteno das bases de dados e a definio de alguns utilitrios da aplicao.
O mdulo Gesto de Utentes o mdulo principal da aplicao e onde se encontram todas as
funes inerentes ao normal funcionamento da instituio. Todos os utilizadores tero
permisso para fazer o acesso a este mdulo, excepto a algumas funes que o administrador
entenda necessrio barrar a permisso de acesso.
As funes destes dois mdulos sero desenvolvidas mais frente no manual.
10
Manual de Utilizador
WinUTE
Para iniciar a aplicao o utilizador deve identificar-se e introduzir a sua chave de acesso, bem
como o nome da instituio na qual pretende trabalhar. Este procedimento permite que cada
utilizador da WinUTE tenha acesso condicionado s opes da aplicao para a instituio
indicada. Pelo menos um dos utilizadores (Admin) tem acesso a todas as opes da
aplicao, no necessitando de indicar o nome da instituio.
A chave de acesso tem uma mscara (*) e, por conseguinte, os caracteres inseridos no so
visveis.
Ao carregar no boto
o nome do utilizador e a sua chave de acesso so verificados, bem
como a instituio indicada e, no caso de estarem correctos, permitido o acesso aplicao.
Se executar pela primeira vez a aplicao, apenas existe um utilizador definido (Admin). Ter,
portanto, que entrar com o nome Admin. A chave de acesso no est definida e, como tal,
no deve ser preenchida.
O utilizador pode criar novos utilizadores e novas instituies (ver Utilitrios).
Uma vez iniciada a aplicao, para gerir uma instituio, o utilizador ter que seleccionar no
menu Instituio, a opo Abrir Instituio. Ser-lhe- mostrada uma grelha com as
instituies criadas, da qual escolher aquela em que pretende trabalhar.
3. Mdulo Utilitrios
11
Manual de Utilizador
WinUTE
12
WinUTE
Manual de Utilizador
.
Bloqueia - Ao detectar um NIF invlido ser emitido um alerta ao utilizador identificando a
entidade e que ela no ser importada. Alm disso ser dada a possibilidade ao utilizador de
no ser alertado para outras entidades com NIF invlido.
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WinUTE
Manual de Utilizador
Ignora - No efectuada qualquer validao ao NIF das entidades, sendo possvel importar
todas.
* Grupos de Informao
A WinUTE disponibiliza dois mtodos de associao de documentos, associado a cada um dos
grupos de informao:
- Link quando usado este mtodo, associado a cada Utente, Ficha Clinica ou Valncia o link
para o ficheiro seleccionado.
- Upload ao associar o documento ao Utente, ficha Clinica ou Valncia feito o upload do
documento para uma pasta dentro da localizao definida.
WinUTESIS Grupos de Informao
Utentes
No separador Documentos podem existir dois comportamentos diferentes, dependendo da
definio do Grupo de Informao:
Gravao do link do ficheiro seleccionado;
Upload do ficheiro para a pasta definida para o Grupo de Informao.
Para se identificarem a quem os ficheiros pertencem, a informao ser enviada para pastas
criadas de acordo com o seguinte:
Na pasta Pasta ser criado uma nova pasta com o nome UTE+<Cdigo da Instituio>.
Dentro desta pasta, para cada utente ao qual seja associada informao, ser criada uma nova
pasta com o nome <Tipo de Utente>+_+<Cdigo do Utente>. A aplicao apresentar todo o
contedo da pasta, independentemente da forma como foi enviado para a pasta: via aplicao
ou via explorador.
Utentes em Espera
Na Ficha de Utentes em Espera so disponibilizados os mesmos grupos de informao das
Fichas de Utentes, com o mesmo comportamento definido acima. No caso das pastas de
upload, a pasta de referencia do utente UE+_+<Tipo de Utente>+_+<Cdigo de Utente>
Passagem de Utentes
Na execuo da operao passagem de Utentes, a pasta associada ao utente em espera
renomeada (de acordo com as regras definidas para os Utente). Caso no seja possvel
renomear a pasta, dada a opo ao utilizador do que pretende que suceda: cancelar a
passagem do utente ou prosseguir, no sendo convertidos os documentos.
Valncias
No
separador
Documentos
Valncias
podem
existir
dois
comportamentos
diferentes,
14
WinUTE
Manual de Utilizador
para
configurao
da
WinUTE,
sendo
elas
Arquivo de Sons - O arquivo de sons permite adicionar, alterar e apagar registos de sons. Os
sons podem ser utilizados na entrada da aplicao, na sada da aplicao ou na recepo de
alertas. Os sons podem tambm ser agendados para tocarem regularmente a um determinado
dia da semana ou do ms. Para conhecer melhor o funcionamento do arquivo de sons, consulte
o ponto 6.14. Sistema de sons.
Informao do Sistema - Nesta opo poder consultar a informao do sistema que se
encontra em funcionamento no momento.
Ver Erros - Poder visualizar a denominao dos erros reconhecidos pela aplicao.
Visualizar Base de Dados - Nesta opo poder fazer a visualizao da base de dados que se
encontra no momento em funcionamento.
Guardar Proteco - Poder guardar a proteco da aplicao num disco amovvel. Ir
aparecer uma caixa com a question-lo se deseja continuar. Precisa apenas de confirmar. No
se esquea de identificar e guardar o disco amovvel em lugar seguro.
15
WinUTE
Manual de Utilizador
Os atalhos ou botes de acesso rpido so funes usuais de uma instituio e que foram
colocadas numa barra de fcil visibilidade, no painel principal, de modo a facilitar o acesso dos
utilizadores a essas mesmas funes.
Os atalhos presentes na barra de acesso rpido da WinUTE so os seguintes:
Abrir uma instituio
Ficha da Instituio
- Permite-lhe abrir a ficha da instituio activa no momento, onde
poder consultar todos os dados da mesma.
16
Manual de Utilizador
WinUTE
Ficha de Utente
- Abre a tabela das fichas de Utentes, onde poder consultar os registos,
adicionar, remover ou alterar as fichas.
Processamentos
- Abre a tabela de processamentos mensais para os utentes. Caso
pretenda, pode escolher fazer os processamentos apenas de determinada valncia e de
determinada sala.
Recibos
- Permite fazer a gerao de recibos mensais para os utentes. Caso pretenda,
pode escolher fazer os processamentos apenas de determinada valncia e de determinada sala.
Pode tambm escolher se a distribuio de recibos normal, um por cdigo ou um por grupo.
Pagamentos
- Apresenta-lhe a tabela de pagamentos efectuados pelos utentes da
instituio, podendo adicionar, alterar ou apagar registos.
Estatstica
- Permite-lhe consultar as estatsticas mensais dos utentes da instituio
atravs de mapas e/ou grficos.
Recibos Gerais
- Permite-lhe consultar os recibos gerais emitidos pela instituio. Poder
tambm adicionar, alterar ou eliminar recibos (s poder eliminar um recibo caso este ainda no
tenha sido pago).
Cofre
- Poder consultar todos os movimentos do cofre da instituio, adicionando,
alterando ou removendo registos. Para adicionar um registo apenas necessita de escolher qual
o tipo de movimento que efectuado, o valor, o tipo de utente e o utente ao qual se refere o
movimento.
Mensagens Telemvel
- Este atalho permite-lhe enviar mensagens de telemvel (SMS)
para os utentes e colaboradores da instituio. Necessita escolher o tipo de mensagem a
enviar e escolher o assunto, escrevendo depois a mensagem na caixa de texto destinada para
o efeito.
Alertas
- direccionado para o painel do gestor de alertas, onde poder configurar os
alertas da instituio. Para saber mais sobre o gestor de alertas, consulte o ponto 16.7.
Sistema de Alertas.
Alertas Instantneos
- Esta ferramenta permite-lhe enviar um alerta instantneo para
outra pessoa dentro da instituio. Apenas necessita de escrever a mensagem, definir qual o
tipo da mensagem (Indiferente, Informao ou Crtico) e o destinatrio da mesma.
Sair
WinUTE.
- Tal como o nome indica, esta opo permite sair da aplicao, neste caso a
Ajuda
- Este atalho direcciona-o para o Help-On-Line, centro de ajuda ao utilizador
inserido em todas as aplicaes F3M.
Navegador
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WinUTE
Manual de Utilizador
ecr inicial.
Sistema de Voz
aplicao.
O utilizador pode ainda subdividir os seus atalhos por pastas, criando seces adicionais alm
da Favoritos. No exemplo, as seces criadas foram Sites utilizados e Internet.
Para criar seces, atalhos para pginas na Internet ou atalhos para aplicaes necessrio
ter o navegador activo e utilizar o boto direito do rato, fazendo em seguida "Novo" e
escolhendo uma das opes seguidas, tal como mostra a imagem abaixo:
Para adicionar atalhos para funes da prpria aplicao ser suficiente abrir a janela
pretendida e na barra de botes clicar no boto
descrio funcionalidade.
6. Funcionamento Geral
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Manual de Utilizador
WinUTE
Indique o texto e/ou valor que pretende encontrar, notando que medida que vai digitando, o
registo seleccionado na lista de registos vai sendo sempre aquele que contm o texto e ou
valores indicados.
Indique o campo (coluna) do registo na lista de registos onde pretende executar a pesquisa do
texto e ou valores indicados.
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WinUTE
Manual de Utilizador
20
Manual de Utilizador
WinUTE
No Campo a Localizar coloque o campo dos registos pelo qual se vai fazer a localizao do
registo na lista (Por exemplo: Cdigo, Tipo, Descrio). No Critrio coloque o critrio pelo qual
o campo vai ser entendido na pesquisa (Por exemplo: igual a, maior que, menor
que, maior ou igual a, diferente de, menor igual a , nulo, no nulo,
comeado por). No Valor insira o valor do campo pelo qual se vai fazer a localizao dos
registos na lista.
Resulta num critrio de procura como, por exemplo: Nome comeado por Ant.
Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro seleccionado na lista de
registos e assim sucessivamente at ao ltimo encontrado. Se pretender continuar a procurar
registos com os mesmos critrios de pesquisa, a tecla "Enter" tem a mesma funo que o
boto "Procurar Prximo".
O boto "Cancelar" cancela a pesquisa na lista de registos.
6.7. Filtrar Registos
Sempre que utilizar a tecla F9 Filtrar e Ordenar ou o boto
surgir uma janela onde
pode indicar os parmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos um
registo que cumpra os parmetros indicados.
Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro seleccionado na lista de
registos e assim sucessivamente at ao ltimo encontrado.
Em Campo a Filtrar indique o campo dos registos pelo qual se vai filtrar os registos na lista. Em
Critrio coloque o critrio pelo qual o campo vai ser entendido no filtro. Na Lista de condies
coloque os filtros pelos quais se vai filtrar a lista de registos. Em Valor indique o valor do campo
pelo qual realizar o filtro dos registos na lista de registos. Poder, na lista de condies,
Adicionar Lista (adicionando um filtro lista de condies), Remover da Lista (removendo um
filtro da lista de condies) ou Limpar Lista (limpando todos os filtros introduzidos na lista de
condies).
Resulta num critrio de filtro como por exemplo: Nome comeado por Ant.
Se pretender aplicar o filtro aos registos a tecla "Enter" tem a mesma funo que o boto
"Aplicar".
O boto "Cancelar" cancela a aplicao do filtro na lista de registos.
6.8. Ordenao de Registos
Pode aqui indicar a ordenao dos registos na lista por indicao da ordenao pretendida dos
seus campos.
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Manual de Utilizador
WinUTE
pode fazer a
de ordenao
condies de
de ordenao
A ordenao pode ser ainda Ascendente, em que o campo escolhido na lista de campos
disponveis como condio de ordenao ser ordenado de forma ascendente, ou pode ser
Descendente em que o campo escolhido na lista de campos disponveis como condio de
ordenao ser ordenado de forma descendente.
Na opo Posio, a condio de ordenao seleccionada na lista de condies pode ser
colocada uma posio acima ou uma posio abaixo indicando a ordem pela qual se vai aplicar
as condies de ordenao aos registos da lista, sendo a que fica em primeiro a que ser
primeiro aplicada e assim sucessivamente.
Se pretender aplicar a ordenao aos registos, a tecla "Enter" tem a mesma funo que o
boto "Aplicar", dando como resultado uma lista de registos ordenada pela forma indicada.
O boto "Cancelar" cancela a aplicao da ordenao na lista de registos.
6.9. Ver Detalhes
Nas listas de registos nem sempre so visveis todos os seus campos. Sempre que pretender
consultar toda a informao de determinado registo, seleccione-o e clique no boto
ou na
tecla F10 Ver Detalhes. A janela que surge mostra-lhe todos os campos embora no lhe
permita fazer quaisquer alteraes.
6.10. Imprimir
Esta opo permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pr-visualizao no ecr, ou
ainda export-los em diversos formatos. Quando escolher esta opo surge uma janela que
permite configurar a impresso com indicao de diversos parmetros.
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Manual de Utilizador
WinUTE
Com o boto
"Configurar" pode indicar os parmetros de configurao da pgina destino
do documento a imprimir, como a seguir se mostra:
23
Manual de Utilizador
WinUTE
Pode escolher os registos a imprimir, pelo que aqui pode indicar os filtros (condies) pelos
quais vo passar os registos.
Assim, tomando como exemplo a tabela de Cdigos, nesta janela podemos imprimir apenas os
dados dos Cdigos com Cdigo igual 1 e imprimir os dados dos Cdigos com Cdigo igual a 2, e
assim sucessivamente. Cada linha do filtro constituda por um parmetro nome do campo (a
filtrar), pelo critrio a usar (maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribudo. O utilizador dispe
de 5 tipos de filtros diferentes para a sua impresso.
Estes filtros criam uma conjuno de condies, ou seja, a condio final que vai determinar
quais os registos a imprimir formada pela conjuno de todas as condies inseridas. Deste
modo, podemos imprimir, por exemplo, todos os Cdigos que tenham Cdigo maior a 1 e cuja
Descrio comece pela Letra C.
A opo Limpar Filtros remove ou limpa todos os filtros indicados.
Pode indicar a ordem pela qual os registos vo surgir ao imprimir. Com 3 opes possveis, a
ordenao feita pela prioridade indicada na janela. Por exemplo: Ordenar por Cdigo
Ascendente, depois por Descrio e assim sucessivamente.
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Manual de Utilizador
WinUTE
acrescentar outras colunas que no se encontram na grelha mas pretende que apaream.
Desta forma, para adicionar ou remover colunas que j existam por defeito na respectiva grelha
coloque
nas colunas que pretende que apaream na grelha e
nas colunas que pretende
que no apaream na grelha.
Poder ainda, tal como foi dito anteriormente, adicionar colunas grelha que no constavam
na mesma de origem. Para adicionar uma ou mais colunas grelha que se encontra a consultar,
carregue no boto
(no menu de parametrizao das colunas). Ir surgir ento uma janela
de assistncia de configurao, tal como se mostra na imagem em baixo, que o ir auxiliar a
escolher as colunas a adicionar grelha.
Ter de optar se pretende adicionar uma coluna simples ou uma coluna composta. Uma coluna
simples , tal como o nome indica, uma coluna com informao respeitante linha em questo.
Uma coluna composta uma coluna que contm informao de mais do que uma coluna. No
caso das colunas simples apenas ter de escolher na lista a coluna que pretende adicionar,
enquanto nas colunas compostas necessita parametrizar a respectiva coluna.
6.12. Actualizar Grelha
Com o boto de actualizar a grelha
, poder visualizar os dados na grelha em que se
encontra, dados esses que actualmente no so carregados automaticamente. Trata-se de
uma opo que visa acelerar o processo de procura de um dado registo.
25
Manual de Utilizador
WinUTE
Por exemplo, se est numa tabela com um grande nmero de registos mas apenas pretende
encontrar um registo especfico, no iria necessitar que todos os registos da grelha fossem
apresentados, sobrecarregando a aplicao. Assim, caso necessite de visualizar apenas um
pequeno nmero de registos, filtre esses registos. Se necessitar de ver todos os registos ento
carregue em
26
Manual de Utilizador
WinUTE
ordenao da informao feita primeiro pelo campo na primeira posio depois pelo da segunda
e assim sucessivamente.
A indicao do Destino, Textos, caminho da Impressora e a Configurao desta ltima est
descrito em Imprimir (ver 6.10. Imprimir).
6.14. Correio Electrnico
Ao indicar o destino da listagem para a opo Mail surgir a seguinte janela com todos os
contactos registados para o utente, devendo o utilizador escolher os destinatrios de entre a
lista.
Para conseguir enviar por mail, dever ter parametrizado o e-mail dos responsveis dos utentes
na manuteno dos utentes. Na ficha do utente dirija-se ao separador dos responsveis e
coloque o e-mail do mesmo.
6.15. SMS
A partir do boto
tem-se acesso ao envio de SMS (Short Message Service) atravs do uso
do telemvel, para os contactos registados dos utentes da instituio.
Neste formulrio o utilizador poder carregar os contactos disponveis e registar os novos
contactos de SMS e de Correio Electrnico que pretenda.
27
WinUTE
Manual de Utilizador
Podemos verificar na imagem que o primeiro campo representa se o som est activo ou no. Se
tiver
est activo, seno est inactivo. Para activar e desactivar o som faz uso da tecla "F6"
ou do boto
6.16.3. Manuteno
A manuteno da tabela de sons feita nos utilitrios do programa, no menu Utilitrios >
Arquivo de sons.
Neste formulrio poder alterar todos os sons que vo predefinidos, alm de poder adicionar
novos registos.
28
Manual de Utilizador
WinUTE
Como pode verificar, a tabela composta por Cdigo, Descrio e Ficheiro. Os ficheiros tem
extenso .wav (tipo som) e todos eles esto localizados na pasta Sons do programa.
6.16.4. Formulrio de Insero
No formulrio de insero vai registar novas entradas de som.
O Cdigo um cdigo sequencial que vai ser atribudo ao registo do som e a Descrio
identifica o som que est a ser registado.
Nas Condies, defina se o som ser reproduzido na entrada do programa, na sada ou se toca
quando chega um novo alerta. Defina tambm se o som reproduzido em determinado dia da
semana, do ms ou numa data especfica. Ter depois a Agenda, que est relacionada com a
sua opo no tipo de agenda. Por Exemplo: Queremos que a aplicao nos diga todas as
sextas-feiras que temos de fazer cpias de segurana. Para alm de termos de preencher a
descrio e associar um som que identifique o que queremos, nas condies vamos seleccionar
as seguintes condies:
Programa = Entrada
Tipo de Agenda = Semana
Agenda = 6
Desta forma todas as sextas-feiras, na entrada da aplicao o som que vai ser reproduzido
ser aquele que seleccionamos para este registo.
29
Manual de Utilizador
WinUTE
7. Instituies
No menu Instituies voc poder abrir ou fechar uma instituio, assim como alternar de uma
instituio para outra, caso exista mais do que uma registada na WinUTE.
Assim, ter as seguintes opes:
Abrir Instituio - Carregando neste boto, aparecer uma tabela onde poder escolher uma
instituio para activar. Basta seleccionar aquela que prefere.
Fechar Instituio - Carregando neste boto, ir sair da instituio a que estava ligado no
momento.
Em baixo aparecer uma lista das instituies registadas no momento, onde poder seleccionar
a que deseja ver activa. Esta lista destina-se a uma maior velocidade para alternar de uma
instituio para outra.
A opo Sair, tal como o nome indica, ir encerrar a WinUTE.
Tenha em ateno que as opes Fechar Instituio e Sair so diferentes. Enquanto a opo
Fechar Instituio apenas ir sair da instituio a que estava ligado mas mantm a aplicao
ligada, a opo Sair ir encerrar a aplicao de Gesto de Utentes.
Por fim, para criar uma nova instituio na WinUTE, comece por fechar a instituio, de modo a
no ter qualquer instituio activa na aplicao. Depois aceda a Utilitrios > Manuteno
Instituies, carregando em
para abrir uma ficha da instituio vazia. Preencha os dados e
grave de modo a validar a nova instituio.
8. Tabelas
As Tabelas, cujo preenchimento deve ser feito antes de iniciar o funcionamento normal da
aplicao, so utilizadas para facilitar a introduo de dados nas diversas tabelas de registo.
8.1. Tipos Utentes
Tabela obrigatria em que o utilizador deve criar os grupos (tipos) de utentes com que a
instituio trabalha. Embora o critrio seja do utilizador, a aplicao j tem nesta tabela dois
tipos criados: 1 - JOVENS e 2 - IDOSOS. Todo o utente registado na instituio ter que
pertencer a um determinado tipo.
Defina um cdigo e uma descrio ao tipo de utente que pretende criar.
30
Manual de Utilizador
WinUTE
8.3. Cdigos
Tabela obrigatria que representa o conjunto de itens que mensalmente podem ser cobrados
aos utentes, como por exemplo: Mensalidade, Alimentao, Transporte, etc. e tambm as que
tm carcter excepcional (Ida Praia, Seguro Anual, Renovao, etc.).
Defina um cdigo identificativo e uma descrio ao cdigo a criar. Escolha um grupo de cdigos
no qual o cdigo se insere. Em caso de necessidade, estabelea um valor mnimo, mximo ou
unitrio para o cdigo em questo, de modo a diminuir os erros ao inserir o cdigo. Defina
tambm se o cdigo que est a ser criado faz parte do clculo do total indicado na declarao
de IRS.
8.4. Variveis
Tabela opcional e que s deve ser preenchida se utilizar frmulas (ver Frmulas) para o clculo
dos valores a pagar mensalmente pelos utentes. Exemplos de variveis so: A - rendimento do
agregado, N n. de pessoas do agregado, D - renda de casa, S - reforma, etc..
Defina um cdigo e uma descrio varivel que pretende criar.
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8.5. Frmulas
Tabela opcional e que s pode ser usada se tiverem definido previamente variveis (ver
Variveis). As frmulas de clculo que se definirem podero depois ser usadas nas fichas dos
utentes.
Defina um cdigo e uma descrio frmula que pretende criar. Defina tambm a frmula que
pretende registar. Ter ainda de optar se pretende que o resultado da frmula seja
arredondado ou no seja arredondado.
Como exemplo, vamos admitir que para definirem quanto paga cada utente em termos de
mensalidade (com ou sem alimentao - isso so questes que variam de instituio para
instituio) definem a seguinte frmula:
Rendimento do agregado - 3 x Renda
N. de pessoas do agregado
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8.7. Valncias
Tabela obrigatria, representa as valncias que a instituio tem. Note-se que se o mdulo
autnomo e opcional de ligao com a WinCTB estiver disponvel, e a instituio com que esto
a trabalhar estiver definida na WinCTB, devem criar as valncias em acordo (mesmo cdigo)
com as que j existem na WinCTB, no ano activo. Mesmo com a ligao WinCTB as valncias
tm que ser aqui criadas. Prevendo que podero no ter a WinCTB neste momento, podendo vir
a utiliz-la mais tarde, sugerimos uma codificao, como indicado anteriormente, que use 90
como os dois primeiros caracteres, como por exemplo: 900101-LAR, 900102-Centro de Dia,
906785-Creche, etc.).
Defina um cdigo para a valncia (comeado por 90), uma descrio para a mesma tal como
uma abreviatura e a tipologia. De seguida, defina a capacidade mxima de ocupao permitida
na valncia indicada. Escolha a seguradora que segura as actividades na valncia registada e o
estabelecimento. Escolha tambm, caso possua a aplicao, a valncia correspondente na
WinSEC. No separador Documentos Inscrio, pressionando "F5", indique os documentos
necessrios inscrio de um novo utente na valncia.
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8.8. Comparticipaes
Esta uma tabela opcional e que pode ser definida para posterior utilizao na determinao
das mensalidades a pagar pelos utentes.
Entenda-se o seguinte:
Na ficha do utente, a tabela de comparticipao s ser validada se o utilizador usar frmulas
(ver Frmulas).
A tabela de comparticipaes definida por valncia, ou seja, poder haver capitaes e
respectivas comparticipaes diferentes em cada valncia.
montantes
formas
de
Com as teclas:
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F4
F5
F6
F7
WinUTE
Ver Opes ver uma lista de aces que poder realizar com a lista;
- Adicionar pode inserir um novo registo na lista;
- Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista;
- Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.
O valor inicial o valor a partir do qual se aplica o escalo de capitao indicado para a
comparticipao e o valor final o valor at ao qual se aplica o escalo de capitao indicado
para a comparticipao. A comparticipao pode ser igual a um valor fixo pelo escalo indicado
ou uma percentagem para o clculo do montante da comparticipao para o escalo indicado.
8.9. Salas/Quartos
No menu Salas/Quartos poder fazer a manuteno de todas as salas/quartos disponveis na
instituio. Alm disso poder fazer tambm a consulta de vagas em cada uma das salas/
quartos da instituio. Nos respectivos sub-menus, apresentados nos pontos a seguir,
encontrar uma melhor explicao de cada um dos processos.
8.9.1. Manuteno
Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Tem interesse particular para a organizao dos
utentes do tipo 1- JOVENS, por exemplo: Sala dos Bbs, Sala dos Pintainhos, Sala dos 4 Anos,
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etc.
Defina um cdigo e uma descrio Sala/Quarto que pretende criar. Escolha tambm um
responsvel e um auxiliar para a mesma. Em Capacidade pode ver a capacidade mxima
permitida na sala/quarto, em Ocupao pode ver a ocupao no momento e em Livre pode ver
os lugares que ainda se encontram livres na sala
O boto
permite-lhe actualizar o diagrama ocupacional no momento em que pretende
consultar a informao.
8.10. Bancos
Tabela opcional a ser usada nas fichas dos utentes, caso o pagamento do utente seja feito por
transferncia bancria.
Defina um cdigo e uma descrio ao banco que pretende criar.
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8.17. Textos
Esta tabela tem como objectivos:
Criar circulares para enviar aos utentes (ver Emisso de Correspondncia);
Criar textos-tipo a nvel de Avisos de Vencimento, para de forma automtica solicitar as
liquidaes aos utentes com recibos em atraso (ver Aviso de Recibos Vencidos);
Criar textos-tipo para utilizao nas declaraes emitidas pela instituio.
Note que nestes textos no devero colocar o(s) destinatrio(s), mas apenas a parte til de
texto pois, por exemplo, em Emisso de Correspondncia e Aviso de Recibos Vencidos iro ser
emitidos em formato de carta/envelope, sendo a colocado o destinatrio de cada uma das
missivas de um dado texto.
Defina um cdigo e uma descrio para o texto que vai elaborar. Escolha a data de registo do
texto. Depois, na caixa de texto disponvel, coloque o contedo do texto pretendido.
8.18. Ementas
Tabela opcional que permite ao utilizador definir e emitir ementas semanais para os refeitrios
ou cantinas da instituio.
Defina um ano e ms para os quais regista a ementa. Defina tambm qual a semana em vigor e
o dia de incio da semana. Por fim, na caixa de texto disponvel, coloque a ementa para cada
dia da semana definida. Nesta caixa de texto poder colocar valores pr-inseridos (ver Campos
Sublinhados).
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8.22. Freguesias
Tabela opcional a usar na ficha de utentes. Permite o registo das localidades das quais possam
ser naturais os utentes registados, com associao opcional tabela de Concelhos.
Defina um cdigo e uma descrio freguesia que pretende criar. Coloque tambm o cdigo do
concelho ao qual pertence a freguesia.
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8.26. Escolas
Esta tabela utilizada para as referncias de ATL, serve para depois emitir mapas por escola
ou por escola/perodo.
Defina um cdigo e uma descrio escola que pretende criar. Carregue em "F5" e coloque
perodos de funcionamento assim como a hora inicial e final dos mesmos.
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8.27. Concelhos
Esta tabela utilizada para relacionar na tabela de Freguesias e para depois ser utilizada na
Ficha do Utente e do Utente em Espera. Esta tabela pode e deve ser preenchida atravs da
importao de cdigos postais.
Defina um cdigo e uma descrio ao concelho que pretende criar.
8.28. Estabelecimentos
Tabela onde so classificados os diversos estabelecimentos de uma dada instituio. Defina um
cdigo e uma descrio ao estabelecimento que pretende criar. No fim basta validar em
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9. Utentes
9.1. Manuteno
Depois de estarem preenchidas as tabelas auxiliares com os dados mnimos relativos
instituio, pode agora registar as respectivas fichas de utentes, tal como apresentado a
seguir.
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Ao indicar o cdigo para o novo utente, no caso de este j existir, surgir uma pergunta do
tipo:
No caso da resposta ser positiva, copiado, na totalidade, a ficha do utente j registado. Esta
pode, no entanto, ser alterada pontualmente antes de ser registada definitivamente. Esta
possibilidade de copiar a ficha de utente que j est registado pode aplicar-se quando se faz
registo de familiares, em que os dados so idnticos, sendo apenas diferentes o nome do
utente e um ou mais campos adicionais.
Os dados a preencher so:
Tipo - Indique o tipo do utente (ver Tipo de Utentes) que pretende registar. Este campo pode
ser preenchido com valores pr-inseridos na tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).
Utente - O nome do utente. Se o cdigo indicado para o utente a inscrever j existir sugere-se
a cpia da ficha existente (no caso do registo de familiares na instituio ganha-se algum
tempo).
Activo - Se
ento o utente a registar encontra-se activo na instituio. Se
utente encontra-se inactivo na instituio.
ento o
Saldo - O saldo do utente em relao instituio relativo aos movimentos efectuados por este
(recibos, pagamentos, etc.). um campo informativo.
Total Cdigos - Valor total dos cdigos a pagar pelo utente. um campo informativo.
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Mostra uma lista de ficheiros (fotografias, imagens, etc.) disponveis para utilizar, da qual pode
escolher um e abrir a fotografia pretendida a partir da pasta onde as mantm guardadas no seu
computador.
Na ficha do utente existe tambm um conjunto de botes de atalho que o levam directamente
aos respectivos formulrios do utente que est a ver a ficha clnica. Os atalhos para os
formulrios so:
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Morada, Localidade, Freguesia, Cdigo Postal, Concelho, Distrito, Telefone e Sexo so campos
dos dados pessoais do utente a registar, onde apenas a morada de preenchimento
obrigatrio.
Utente Gratuito, entra na Mdia?
Sim - O utente gratuito, no pagando mensalidades, e entra no clculo da mdia.
No - O utente gratuito, no pagando mensalidades, e no entra no clculo da mdia.
Utentes Associados - Indicao dos utentes associados ao utente registado. Entenda-se
utente associado da seguinte forma: no apoio ao domiclio o servio prestado a duas pessoas
mas apenas uma delas est registada na instituio, recebendo a segunda apoio por ser um
utente associado primeira.
Lista de Nomes - onde pode indicar o nome do utente associado ficha do utente. Coloque o
ponteiro do rato numa clula da coluna Nome carregando com o rato e digitando de seguida o
nome pretendido.
O boto
permite adicionar mais utentes associados, ao passo que o
associado seleccionado na lista.
remove o utente
Acordo Se o utente a registar est ao abrigo de algum acordo, seleccione o acordo ao qual o
utente se encontra vinculado.
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ATL Informaes sobre a ATL do utente, tais como escola que frequente, perodo escolar que
frequente, assim como o respectivo horrio (Manh, Tarde, outro), ano escolar em que o
utente est inscrito e campo de observaes.
N Scio - Nmero de scio do utente se este estiver inscrito na instituio como scio.
Def. ou Incap. - Deficincia ou incapacidade do utente, com indicao da respectiva
percentagem da incapacidade.
Datas:
Inscrio - Data da inscrio do utente na instituio.
Admisso - Data da admisso efectiva do utente na instituio.
Renovao - Data da renovao da matrcula ou inscrio do utente na instituio.
Sada - Data da sada do utente da instituio.
Valncia - A valncia (ver Valncias) em que o utente est registado na instituio. de
preenchimento obrigatrio.
Sala - A sala (ver Salas/Quartos) em que o utente est registado na instituio.
9.1.2. Dados Complementares
Preenchimento de dados complementares relativos ao utente, que completam a ficha deste.
Comece por colocar os dados relativos ao BI/Cdula do utente. Preencha tambm o campo
destinado aos dados fiscais. Ter depois dois separadores, sendo o primeiro de dados pessoais.
A ter de colocar dados como o Sub-sistema de Sade, a naturalidade, nome dos pais,
telefones, cnjuge, situao econmica e habilitaes literrias. No separador dos outros dados
constaro dados como os rendimentos, o crdito disponvel, o saldo do cofre e a ligao da
conta WinCTB. Tem ainda um espao para colocar as observaes a constar nos recibos e os
dados para o Modelo 3.
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9.1.3. Cdigos
Indicao dos cdigos, ou seja conjunto de itens que mensalmente vo ser pagos pelos
utentes (Ex: Mensalidade, Alimentao, Transporte, etc.).
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Para cada registo de cdigo que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgir uma
caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitir efectuar operaes sobre esses
registos.
Indique o cdigo a pagar pelo utente e indique, caso seja necessrio, a frmula para calcular o
valor a pagar para o cdigo indicado. Coloque tambm o valor do cdigo a pagar pelo utente e
tambm o responsvel para o qual ser processado o valor do cdigos indicados. Tem ainda a
opo do controlo de quantidade, em que poder colocar o nmero de unidades do cdigo e o
seu valor unitrio (Por exemplo, as refeies servidas mensalmente ao utente: quantidade = 22
refeies com valor unitrio = 1,25, seriam processados mensalmente 27,50).
No caso de indicar uma frmula para o clculo do valor do cdigo deve carregar em
indicar os valores para as variveis da frmula.
para
Indique o valor a atribuir a cada varivel da frmula utilizada para o clculo do valor para o
cdigo indicado, seleccionando a clula na coluna Valor da respectiva varivel e digitando de
seguida o valor pretendido.
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WinUTE
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Se o valor do cdigo indicado for calculado por uma frmula e estiver dentro de um escalo de
comparticipao para a valncia do utente, pode-se usar o valor comparticipado para o cdigo
a pagar. Para tal tem de carregar em
9.1.4. Responsveis
Indicao e preenchimento da ficha do responsvel ou responsveis pelo utente.
Para cada registo de responsvel que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgir
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uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitir efectuar operaes sobre esses
registos.
Defina o cdigo e nome do responsvel a criar. Defina tambm se o utente activo ou no e
se o responsvel o prprio utente ou no. Preencha os dados pessoais do responsvel e os
dados bancrios, com identificao do banco e do NIB (para posteriores pagamentos por
transferncia bancria).
9.1.5. Notas
Preenchimento de notas e dados diversos relativos ao utente.
O texto descreve dados diversos relativos ao utente. Este campo pode ser preenchido com
valores pr-inseridos na tabela correspondente carregando com o rato sobre o boto
e
procedendo como em Campos Sublinhados, podendo o texto ser alterado sempre que
necessrio.
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WinUTE
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9.1.7. Documentos
Este separador tem como finalidade poder anexar documentos ficha do utente. Esses
documentos podem ser imagens (BI, Contribuinte, etc), textos ou outros (cartas, faxes, etc).
Para isso basta clicar em
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9.1.8. Autorizaes
Este separador tem como finalidade poder apresentar visualmente a foto das pessoas que
esto autorizadas ou no a ir buscar, visitar, etc o utente. Da parte de cima a vermelho esto
as fotos dos no autorizados e da parte de baixo a verde esto as fotos das pessoas que tm
autorizao.
Para adicionar uma nova foto, basta fazer duplo clique com o boto esquerdo do rato em cima
do quadrado em que pretende colocar a fotografia e carregar a mesma.
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9.1.10. Consumos
O separador dos Consumos serve para fazer o registo de algum consumo extraordinrio que o
utente faa, de modo a que este seja processado tambm. Para registar o consumo, basta
carregar em tipo de consumo e escolher o que pretendemos (os valores da tabela "Tipo de
Consumo" tem de ser previamente inseridos).
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Aps indicar a valncia ou sala para a qual pretende fazer a mudana, surge uma listagem dos
utentes registados na valncia ou sala origem. O utilizador pode ento seleccionar todos os
utentes ou um grupo da lista de utentes para cujas valncias ou salas pretende ver alteradas
nas respectivas fichas.
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Aps a confirmao em
espera.
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O mapa mostra todos os utentes que estejam nas condies dos parmetros indicados, a
valncia em que se pretendem inscrever em definitivo e respectivas vagas, a sala em que se
pretendem inscrever e respectiva vagas e a data da sua inscrio.
9.5.4. Listagem Parametrizada
A listagem parametrizada de utentes em espera faz-se da mesma forma que a listagem
parametrizada de utentes (ver ponto 9.7.1. deste manual).
9.5.5. Emisso Fichas
A emisso de fichas de utentes em espera processa-se da mesma forma que a emisso de
fichas (ver ponto 9.6.1. Emisso das Fichas de Utentes).
9.5.6. Listagem de Prioridades de Utentes
Esta emisso serve para ter uma ideia da prioridade dos utentes em espera. Pode ser emitida
para todos os utentes com todas as prioridades ou apenas por uma determinada prioridade.
Para ver a listagem, escolha o intervalo de datas para os quais pretende ver a informao, o
tipo de prioridade e, caso deseje, o tipo de utente ou valncia que quer ver a prioridade de
utentes.
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9.6. Emisses
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A segunda parte do formulrio serve para escolher e parametrizar o carto que vai ser emitido,
como colocar uma imagem e qual o modelo de carto a utilizar.
9.6.4. Etiquetas
A emisso de etiquetas importante se quiserem enviar circulares aos utentes e no quiserem
usar a opo de emisso de correspondncia (ver Emisso de Correspondncia). A F3M no se
responsabiliza pela obteno das etiquetas de uma forma perfeitamente ajustada em
qualquer tipo de impressora.
Defina o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende ver a informao. Caso pretenda,
pode tambm emitir etiquetas apenas para um a valncia ou sala. Opte se a emisso das
etiquetas para o prprio utente ou para o responsvel, se pretende emitir para todos os
utentes, apenas para os activos ou para os no activos. Pode ainda escolher qual o tipo de
papel para emitir as etiquetas.
Antes de passar impresso, dever ter cuidado no acerto do papel de impressora, sendo
desejvel que proceda previamente a um teste de emisso, antes de fazer a emisso definitiva.
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9.6.5. Correspondncia
A emisso de correspondncia importante se quiser enviar circulares aos utentes utilizando
textos (ver Textos) pr-inseridos na tabela correspondente. Em conjunto com a emisso de
etiquetas (ver Emisso de Etiquetas) permitir enviar de forma personalizada, todo o tipo de
circulares e outra correspondncia para os utentes.
Comece por escolher o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende emitir
correspondncia. Defina tambm se pretende emitir para os utentes ou para os responsveis.
Defina se pretende emitir para os utentes ou responsveis activos, no activos ou todos os
utentes. Indique no campo de texto correspondente o texto que dar corpo correspondncia.
Deve ser realado que a correspondncia emitida em formato A4, preparada para envelope
de janela. No caso de no possur este tipo de envelope poder emitir a correspondncia e
depois as etiquetas (ver Emisso de Etiquetas) para colocar no exterior dos envelopes
correntes.
9.6.6. Fichas de Responsveis
Opo fundamental que se destina a emitir as fichas completas dos responsveis dos utentes,
para efeitos de arquivo.
Defina o tipo e o intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informao. Escolha
tambm se pretende consultar as fichas dos responsveis dos utentes activos, dos no activos
ou de todos os utentes.
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9.7. Listagens
A vantagem desta listagem parametrizada que permite a cada momento obter a listagem com
os campos que quiser, com os filtros que quiser.
A listagem parametrizada de utentes em espera faz-se de forma idntica listagem
parametrizada de utentes registados definitivamente na instituio.
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Pr-Visualizao:
Pode o utilizador definir a largura de cada coluna bastando para tal posicionar o ponteiro do
rato sobre o separador do ttulo de cada coluna e arrastar at largura desejada.
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9.7.2. Ausncias/Sadas
A listagem das ausncias ou sadas dos utentes da instituio feita para todos os motivos de
ausncia registados ou apenas para um que o utilizador indique.
Indique o motivo de ausncia e se este influencia ou no a mensalidade. Defina tambm se
pretende ver um mapa detalhado ou um mapa resumido. Indique o intervalo de datas, o tipo e o
intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informao apresentada.
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informao pretendida. Opte tambm se pretende ver a informao para todos os utentes, para
os utentes activos ou para os utentes no activos.
A listagem permite, por exemplo, ao utilizador saber as idades e aniversrios dos utentes da
sala 3-Jardim da Celeste da valncia 900202 -ATL Com Alimentao, quais os utentes que tm
mais de 7 anos, quais os utentes que fazem anos no ms de Outubro, etc...
9.7.6. Habilitaes Literrias de Utentes
A listagem mostra os utentes e respectivas habilitaes literrias.
Defina o tipo, o intervalo de utentes e as habilitaes literrias para os quais pretende
consultar a informao pretendida. Opte tambm se pretende ver a informao para todos os
utentes, para os utentes activos ou para os utentes no activos.
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9.7.17. Utentes
Este listagem de utentes apresenta informao sobre o utente em forma de listagem, sendo um
mapa tipo resumo, apenas com as informaes mais utilizadas.
Defina o tipo, o intervalo de utentes, a valncia e sala para os quais pretende consultar a
informao. indique ainda se pretende ver a informao relativa aos utentes activos, no
activos ou todos.
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9.7.19. ATL
Esta listagem emite os utentes por escola, podendo tambm ainda os dividir por perodos
escolares.
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Indique a escola, o tipo, o intervalo de utentes e a valncia para os quais pretende emitir a
listagem. Defina tambm se pretende ver os utentes activos, inactivos ou todos.
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Por exemplo, caso deseje saber como se encontram distribudos os escales de mensalidades
para o Jardim de Infncia, ter de seleccionar "Mensalidade" no campo Cdigo, e "Jardim de
Infncia" no campo Valncia.
9.8. Inscries
Mdulo onde se faz o registo dos documentos associados aos utentes quando fazem a sua
inscrio numa das valncias da instituio.
9.8.1. Listagem Documentos por Valncia
Listagem dos documentos necessrios para proceder inscrio do utente nas valncias da
instituio. Esta listagem til para os responsveis verificarem os documentos no
entregues/entregues.
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9.9.1. Tipos
A tabela permite o registo dos diferentes tipos de contratos de prestao de servios que a
instituio pode realizar com os utentes registados. A cada contrato registado possvel
associar a valncia da qual o utente usufrui de servios, facilitando por exemplo, o registo de
novos contratos em Manuteno Contratos Prestao de Servios a utentes registados na
valncia associada.
Atribua um cdigo e uma descrio ao tipo de contrato de prestao de servios que est a
criar. Defina tambm a valncia a que corresponde esse contrato de prestao de servios. O
parmetro Valncia pode ser preenchido com valores pr-inseridos na tabela correspondente
(ver Campos Sublinhados).
9.9.2. Clusulas
Tabela para registo das clusulas contratuais existentes em cada contrato de prestao de
servios registado. Para cada clusula registada pode associar o Tipo de Contrato facilitando o
registo de contratos em Manuteno Contratos Prestao de Servios para os utentes
registados. O parmetro texto, preenchido pelo utilizador, o corpo da clusula registada. O
parmetrotipo de contrato pode ser preenchido com valores pr-inseridos na tabela
correspondente (ver Campos Sublinhados). Tem ainda disponvel o boto
, que lhe permite
introduzir as etiquetas no texto automaticamente. Por exemplo, se no texto constar [Morada
Utentes], este campo ser preenchido de forma automtica com a morada do utente,
constante na ficha do mesmo.
9.9.3. Manuteno
O utilizador, associando a um utente, regista o contrato de prestao de servios celebrado
entre a instituio e o responsvel ou responsveis pelo utente. Cada contrato registado ter
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9.9.5. Etiquetas *
Com a opo de etiquetas nos contratos de prestao de servios, pode pr-definir campos
dinmicos, para serem utilizados nas clusulas que constituem o contrato.
No exemplo apresentado, caso coloque num campo de texto nos contratos de prestao de
servios o comando [Morada Utentes], ser carregado a partir da ficha do utente a morada do
mesmo de forma automtica.
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Esta frmula vai dar o valor do ms de Maio da 1 linha de Cdigos do Utente das linhas
ordenadas por cdigo.
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actualizaes de mensalidade.
9.10.1. Manuteno
Este formulrio permite actualizar temporariamente as variveis dos utentes, por forma a
actualizar tambm a mensalidade com base na tabela de comparticipaes.
9.10.2. Declarao
Este formulrio permite emitir uma declarao com o valor das variveis e respectivos valores
de clculo das mensalidades, podendo ser da actual ou da futura, bastando para isso no tipo
de dados seleccionar se pretende da Ficha do Utente ou Temporrios conforme a imagem
.
9.10.3. Listagem
Esta opo permite emitir uma listagem com os filtros e opes semelhantes declarao
(descrita anteriormente), mas neste caso tem como finalidade fazer uma comparao de
mensalidades, anterior e actual.
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9.10.5. Comparticipaes
Este formulrio permite actualizar os escales de comparticipao com base no salrio mnimo
nacional. Desta forma, deixa de ser necessrio ir alterar a Tabela de Comparticipaes,
podendo fazer as actualizaes por este formulrio.
9.11. Visitas
Isto um mdulo de registo de visitas a utentes, de forma a poder fazer um registo das visitas
aos utentes registados na instituio e consequentemente retirar alguns mapas de anlise.
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9.11.1. Manuteno
Este formulrio permite fazer o registo das visitas ao utente. Para adicionar uma visita, coloque
o utente que ir receber a visita, coloque a data da visita, a hora de entrada e sada do
visitante e o nome do mesmo.
9.11.2. Listagem
Este formulrio permite emitir um mapa completo das visitas realizadas por utentes ou em
opo um mapa resumo apenas com o numero de visitas realizadas a cada utente. Essa opo
de mapas realizada na opo Mapa completo ou resumo. Defina o intervalo de datas entre as
quais pretende ver o mapa de visitas e escolha o utente ou utentes para os quais pretende ver
a informao a consultar. Poder tambm consultar as visitas por valncia e sala.
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9.11.3. Sadas
O formulrio das sadas utilizado para visualizar, a cada momento, quem ainda se encontra na
instituio a visitar um utente. A informao do visitante apresentada quando, na
manuteno, acrescenta uma visita e no preenche o campo da hora de sada. Deste modo,
ter a informao de quem entrou e quem ainda no saiu.
Para fechar a visita, isto , dar a indicao que a visita terminou, pode usar este formulrio
preenchendo a hora de sada. Assim, a visita fica terminada. Pode tambm, em alternativa,
dirigir-se manuteno de visitas, onde registou a entrada do visitante, e colocar l a hora de
sada.
9.12. Refeies
9.12.1. Tipos
Nesta tabela poder definir os tipos de refeies que sero servidas na instituio. Basta, para
isso, atribuir um cdigo e descrio ao tipo de refeio que pretende adicionar.
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9.12.3. Manuteno
Com este formulrio, o utilizador poder definir em que dias cada utente ir ter cada tipo de
refeio. Pode, assim, ser feito um plano detalhado de refeies para cada utente. Depois de
escolher o utente, ter que adicionar um tipo de refeio a esse utente, seleccionando os dias
em que o mesmo ir receber o tipo de refeio escolhido (para seleccionar mais do que um dia,
faa CTRL+Boto direito do rato em cada um dos dias que pretende seleccionar).
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9.14.1. Manuteno
Para consultar a informao sobre as fichas alteradas deve aceder a esta opo, escolher o dia
e hora para pesquisa e carregar no boto
carregue no boto
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9.14.2. Emisso
Se o utilizador pretender arquivar as fichas com os dados existentes num determinado perodo
deve aceder emisso do histrico da ficha de utente, escolher os parmetros e imprimir.
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9.15. Rendimentos *
No menu dos utentes existe uma opo, Rendimentos, que disponibiliza a funcionalidade
Previso de Valores. Nesta funcionalidade possvel registar para cada utente, linhas de
previso que contem informao do ano e tipo de rendimento e o valor em cada ms que
previsto receber.
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No menu Mapa Diferena entre valores Previstos e recebidos podemos ver a diferena entre os
valores previstos e recebidos para um dado intervalo de ano/ms. Esta listagem pode ser
filtrada por Utente, Utente activo/no activo/ todos e por tipo de rendimento.
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No mapa a informao est agrupada 1 por utente, depois por ano/ms e finalmente por tipo
de rendimento.
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10. Movimentos
10.1. Processamentos
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10.1.2. Manuteno
Mdulo onde se faz o processamento dos utentes para um dado ms. O registo destes
processamentos pode ser realizado para um utente de cada vez como a seguir se indica.
Indique o tipo e o utente para o qual pretende registar o processamento. Indique tambm o
nmero de utentes referenciados. O utilizador pode alterar esse nmero, em situaes em que,
por exemplo, estiver a registar um recibo de apoio domicilirio para um utente que tem apenas
referenciado 1 utente na ficha, mas em que foi concedido apoio a 3 utentes. Indique o ano e
ms para o qual se regista o processamento.
Para cada registo tipo cdigo que se queira inserir ou alterar na lista de cdigos do
processamento surgir uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitir efectuar
operaes sobre esses registos. Mostra-se tambm o totalizador de cdigos para o
processamento registado.
Indique o cdigo que vai ser alterado ou inserido no recibo, a frmula, caso seja necessrio, e
o valor total a cobrar para o cdigo.
No caso de indicar uma frmula para o clculo do valor do cdigo, a sua utilizao obedece
funcionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de cdigos.
10.1.3. Anulao Automtica
Anulao automtica de processamentos, para uma ou todas as valncias num determinado
ms.
Indique o ano e ms para o qual se realiza a anulao automtica, tal como a valncia (uma ou
todas) para a qual se realiza a anulao.
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Por Percentagem:
Executa-se da mesma forma que a alterao global de valores por valor, com a diferena que
se acrescenta ou retira a precentagem indicada ao valor do cdigo.
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Aps a escolha de todos os valores e carregando no boto Continuar, surge uma lista de todos
os utentes e na qual se pede que indique quais vo sofrer no seu processamento a alterao
indicada.
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Nesta listagem o utilizador pode indicar qual ou quais os cdigos e respectivos valores que quer
analisar. Na lista de cdigos selecciona todos ou apenas alguns, utilizando para tal o boto S/N
Seleccionar Todos.
10.1.6. Anlise de Utentes Processados
A anlise de utentes processados emite um mapa com o nmero de utentes que tiveram
processamentos em cada ms. No mapa aparecer os utentes por valncia que, em cada ms,
tiveram processamentos gratuitos, processamentos de valor zero e processamentos de valor
superior a zero.
Para parametrizar este mapa escolha o ano a que se refere a informao a consultar, se
pretende ver a informao de todos os utentes, apenas dos activos ou apenas dos no
activos.
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10.2. Recibos
Exemplo 1: Num dado ano/ms pode haver processamento para a valncia 900101 - A.T.L.
Infantrio mas no para a valncia 90102 - CRECHE.
Aps introduzir a valncia (uma ou todas), o programa ir detectar se para esse ano/ms e
valncia(s) ainda existem recibos a gerar, pois pode previamente j ter gerado todos os recibos
para esse perodo. No caso de pretender gerar recibos para a valncia 90102-ATL ter de gerar
processamento para essa valncia para o ano/ms pretendido e s depois gerar os recibos. O
programa vai gerar apenas recibos para os processamentos que ainda no tm recibos gerados.
No caso da valncia 90102-ATL para a qual foi realizado o processamento, os processamentos
que j tm recibos no sero sofrero alterao.
possvel que os recibos de Novembro tenham como data 30 de Outubro. Esta data
importante, pois ser ela que vai determinar qual a data limite para o responsvel pagar o
recibo. Para quem pretender trabalhar considerando que no h recibos por pagar, esta data
meramente informativa, pois os recibos sero todos pagos de uma vez s.
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A gerao de recibos implica que por cada recibo gerado seja criado um movimento a dbito na
conta-corrente de cada um dos utentes.
Os recibos so gerados com um nmero sequencial dentro de cada ano. Assim, por exemplo, no
ano 2009 existem os recibos 2009/000001, 2009/000002, etc. No ano 2010 existem os recibos
2010/000001, 2010/000002, etc. O nmero de recibo sequencial dentro de cada ano, mas
independente da valncia.
10.2.2. Manuteno
Mdulo onde se faz a gerao e registo de recibos dos utentes para um dado ms. O registo
destes recibos pode ser realizado excepcionalmente, quando pretenderem emitir para um
utente um recibo extra processamento mensal como a seguir se indica.
Exemplo 1: Num dado ms emitiu o recibo normal que liquidado pelo utente. Posteriormente
verificou que no recibo falta um cdigo referente a 1-Transporte. Pode incluir esse cdigo no
recibo do prximo ms ou ento criar aqui um recibo referente a esse cdigo.
Exemplo 2: A instituio, alm dos servios fixos que presta aos seus utentes, presta apoio
domicilirio pontual, chamada e, nestes casos, ao invs de cobrar uma comparticipao
mensal, cobra um valor consoante o servio pontualmente prestado. Nesse caso deve fazer
aqui o registo do recibo.
Indique o tipo, o utente e o respectivo responsvel para os quais pretende registar o recibo.
Seleccione a data de registo do recibo e se o recibo est pago ou est no pago. Indique ainda
o ano e ms para o qual pretende registar o recibo e o nmero com o qual fica identificado o
mesmo. Quanto ao nmero de utentes referenciados, o utilizador pode alterar esse nmero, em
situaes em que, por exemplo, estiver a registar um recibo de apoio domicilirio para um
utente que tem apenas referenciado 1 utente na ficha, mas em que foi concedido apoio a 3
utentes.
Para cada linha de recibo tipo cdigo que se queira inserir ou alterar na lista de registos, surgir
uma caixa como a que se mostra a seguir, onde se permitir efectuar operaes sobre esse
cdigo.
Insira o cdigo que vai ser alterado ou inserido no recibo, a frmula, se for o caso, e o valor a
cobrar pelo cdigo indicado. Poder tambm definir o controlo de quantidade, colocando a
quantidade e o valor unitrio para o cdigo correspondente.
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No caso de indicar uma frmula para o clculo do valor do cdigo, a sua utilizao obedece
funcionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de cdigos (ver Utentes - Cdigos).
10.2.3. Anulao Automtica
Anulao Automtica de Recibos por Valncia
Poder fazer a anulao automtica de recibos por valncia, colocando o ano e ms para o
qual pretende fazer a anulao automtica. Indique ainda a valncia para a qual pretende fazer
a anulao automtica dos recibos.
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Para registar pagamento de uma parte do recibo deve premir a tecla "F6" Alterar para poder
indicar o valor em Euros a registar. Note-se que o registo de pagamento feito por defeito em
numerrio como tipo de pagamento, podendo ser alterado ou corrigido em Manuteno de
Pagamentos Recibos.
Ao confirmar os valores indicados para registo de pagamento surge a indicao de que forma o
programa cria o novo recibo com a informao dos valores (n. de recibo, valor recibo e data
de registo) que ficam pendentes do efectivo registo de pagamento.
A indicao da data de registo do novo recibo deve ser coerente com o ano e ms do recibo a
registar, pois o recibo gerado e registado com o valor remanescente do pagamento tem ano e
ms de registo do recibo registado como pago.
A indicao final mostra o n. de recibo, ano, ms e data do registo de recibo que fica
pendente do efectivo registo de pagamento.
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10.3. Adiantamentos
10.3.1. Manuteno
A manuteno tem como objectivo fazer a gesto dos adiantamentos feitos pelos utentes
instituio. Para adicionar um novo adiantamento, ter dois separadores para colocar
informao: os dados e a classificao.
Antes de mais, ter de indicar o ano e ms a que se refere o adiantamento, o nmero do
mesmo, o valor e a data de registo do adiantamento. De seguida, no separador dos dados,
indique o utente e responsvel a que se refere o adiantamento. Indique tambm o tipo de
pagamento que foi feito. caso queira fazer alguma observao a este adiantamento, tem um
caixa de texto destinada para o efeito.
No separador da classificao dever definir o movimento que foi feito de acordo com a WinCTB
, de maneira a que o mesmo seja correctamente registado na aplicao de contabilidade.
Escolha a conta em que o valor entrar na contabilidade, o valor a registar, o tipo de
movimento contabilstico (D para dbito e C para crdito) e a respectiva valncia associada na
aplicao de contabilidade.
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10.3.2. Emisso
A emisso de um documento de adiantamento tem como objectivo a entrega ao utente ou
responsvel do utente de um comprovativo em como fez o adiantamento. Para escolher o
adiantamento que pretende emitir, seleccione o ano e ms a que se referem o adiantamento,
assim como o nmero do mesmo. Poder escolher tambm, caso deseje, o utente a que se
refere o documento do adiantamento e o intervalo de datas entre as quais foi registado o
adiantamento.
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10.4.1. Manuteno
Esta opo tem como objectivo fazer o registo de notas de crdito ou notas de dbito emitidas
a utentes da instituio. Para fazer o registo da nota de crdito ou dbido dever preencher
dois separadores com informao: os dados e a classificao.
Antes dos separadores, comece por indicar qual o ano e ms a que se refere a nota de crdito/
dbito, assim como o nmero do documento. Defina se o documento a emitir uma nota de
crdito ou uma nota de dbito, o valor do movimento e a data de registo do documento.
Seguidamente, no separador dos dados, indique o utente ao qual vai atribuir uma nota de
crdito ou de dbito. Indique tambm o responsvel por esse utente. Ter um espao ainda
para o texto do documento, que dever tambm ser preenchido (poder ser um texto prinserido, tal como indica o sublinhado). Caso o utente j tenha crditos ou dbitos na
instituio, o valor aparecer na caixa que indica o crdito disponvel do utente.
No separador da classificao, dever definir o movimento feito na contabilidade com esta
operao. Tenha em ateno que as contas a dbito e a crdito devero estar devidamente
balanceadas, isto , o valor a crdito dever ser o mesmo que o valor a dbito no movimento
das contas.
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10.4.2. Emisso
A emisso de notas de crdito/dbito funciona da mesma maneira que a emisso de
adiantamentos (ver 10.3.2. Adiantamentos - Emisso). A nica diferena prende-se com o
facto de nesta opo ter de seleccionar se pretende ver a informao para as notas de crdito
ou para as notas de dbito.
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10.5. Pagamentos
10.5.1. Manuteno
Aps os recibos gerados, emitidos ou no, estes ficam como no pagos, ficando o(s) utente(s)
com um dbito em relao instituio. A partir daqui, ser este o mdulo onde podero ser
feitos os pagamentos dos recibos.
Seleccione o ano e ms para o qual pretende registar o pagamento do recibo. Indique tambm
qual o recibo que pretende pagar. De seguida coloque o tipo e o utente para o qual pretende
fazer o pagamento do recibo assim como o respectivo responsvel.
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Nos dados do pagamento comece por colocar a data em que fica registado o pagamento do
recibo indicado. Depois, adicionando um novo tipo de pagamento, escolha o tipo de pagamento
efectuado para o recibo registado. Coloque o valor a pagar e a conta da WinCTB onde ser
descarregado o registo do pagamento. Ter ainda um campo disponvel para qualquer
observao que entenda ser pertinente.
A lista com as linhas de recibo e o campo valor total do recibo tem apenas uma funo
informativa sobre o recibo para o qual se vai registar o pagamento.
O pagamento pode ser efectuado por nmero de recibo ou por nome do utente, bastando para
o efeito dar prioridade no preenchimento do campo nmero do recibo ou tipo e utente conforme
o pretendido. No primeiro caso poder visualizar todos os recibos por pagar num determinado
ms; no segundo caso poder visualizar todos os recibos por pagar desse utente no ms
indicado.
10.5.2. Gerao Automtica
Gerao Automtica de Pagamentos por Valncia
De uma vez s fazem-se os pagamentos de todos os recibos para um dado ano e ms, para a
valncia (uma ou todas) a indicar.
Assim, coloque o ano e ms para os quais pretende efectuar o pagamento automtico de
recibos e tambm a data de registo dos pagamentos automticos. Escolha a conta da WinCTB
para onde ser descarregado o registo de pagamento automtico dos recibos e a valncia para
a qual se efectuam os mesmos.
ms, para
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Manual de Utilizador
de
os
no
de
Assim, para adicionar os recibos coloque o tipo de pagamento dos recibos que pretende.
Coloque tambm a data que vai ser apresentada como data de pagamento dos recibos. O
passo seguinte adicionar os recibos que pretende fazer o pagamento: escolha o recibo que
pretende adicionar e carregue em
pretende. Quando todos os recibos
carregue em
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10.6. Simulao
Se pretendemos verificar a situao de um novo utente na instituio podemos calcular o valor
da mensalidade a pagar por este numa determinada valncia, tendo como base uma lista de
cdigos a cobrar ao novo utente ex: mensalidade, alimentao, etc...
Assim, indique o cdigo do utente para o qual pretende realizar a simulao. Escolha tambm a
valncia para a qual se realiza a simulao. O campo Total indica o valor total a pagar pelo
utente, na simulao pedida. Encontra tambm as Linhas de Simulao (cdigos), onde pode
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Poder realizar algumas operaes sobre os diferentes cdigos, utilizando para isso o formulrio
acima apresentado. Desta forma, coloque o cdigo que pretende adicionar simulao, a
frmula a utilizar (caso seja necessrio) e o valor a cobrar pelo cdigo indicado.
No caso de indicar uma frmula para o clculo do valor do cdigo, a sua utilizao obedece
funcionalidade que esta tem na ficha do utente no registo de cdigos.
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Defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informao apresentada e defina se
essas datas so datas do movimento ou datas do documento. Escolha ainda o tipo e o
intervalo de utentes para os quais pretende consultar a informao.
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Exemplo 2.
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A aplicao regista para cada alterao/remoo recibos, pagamentos e recibos gerais, a data
da alterao/remoo e o utilizador que efectuou a alterao/remoo do registo.
A listagem mostra, para cada tipo de documento, se este foi alterado ou removido, indicando o
utilizador que efectuou essa alterao ou remoo.
O boto "Limpa Histrico" elimina todos os registos do histrico de documentos. Apenas ao
utilizador do tipo Admin permitido limpar o histrico, de forma que sempre possvel com
esta listagem detectar alteraes ou a remoo de determinado registo, sabendo sempre
quando e quem o fez.
11.1.11. Mapa Autorizao de Utentes
Ao indicar a valncia, sala e o texto, o programa permite a emisso de um documento com
indicao do texto, cdigo e nome dos utentes registados para a valncia e sala indicadas,
reservando o espao necessrio assinatura do responsvel do utente autorizando o indicado
pelo texto do documento. Um exemplo para a utilizao desta listagem o da necessidade da
autorizao dos responsveis para que os utentes a seu cargo possam deslocar-se, por
exemplo, praia, em visitas de estudo, etc...
Defina a valncia e a sala a que pertence o utente para o qual pretende emitir a autorizao.
Seleccione tambm qual o texto que vai constar na mesma declarao.
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Manuteno
O utilizador pode emitir o mapa ou exportar para excel o acordo de cooperao para as
valncias previamente definidas, tais como: Infncia e Juventude, Idosos e Apoio Domicilirio.
Note que apenas os utentes com indicao do acordo na Ficha de Utente (ver Utentes) so
automaticamente carregados para a emisso do mapa.
Os modelos indicados pelo ISSS so preenchidos com informao dos utentes processada para
o perodo a indicar, por forma a que:
Modelo 1 - para valncias de Infncia e Juventude;
Modelo 2 - para valncias de Idosos;
Modelo 3 - para valncias de Apoio Domicilirio.
Defina o ano e ms para o qual pretende emitir o mapa relativo aos dados processados para os
utentes abrangidos com acordo de cooperao.
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Ao indicar o modelo a imprimir, deve premir o boto "Continuar" ou no separador Utentes para
poder visualizar ou alterar os registos de utentes com acordo de cooperao.
Para visualizar registos de utentes que estejam de acordo com os Parmetros indicados, premir
o boto "Actualizar". Para imprimir o mapa, seleccione os registos da lista que pretende incluir
no mesmo. Para seleccionar registos da lista basta premir com o boto do rato a linha a
seleccionar.
Para alterar ou inserir registos na lista deve utilizar as teclas: "F5" Inserir novo registo na
lista, "F6" Alterar registo da lista por forma a:
Modelo 1:
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Indique o cdigo e nome do utente a inserir na linha e indique a situao do utente, sendo
estas:
SA sem alterao em ralao a perodo ano/ms anterior.
AT ausente transitoriamente no perodo ano/ms indicado.
AM admitido no ms indicado.
SP sada no perodo ano/ms indicado.
Modelo 2:
Indique o cdigo e nome do utente a inserir na linha e indique se o utente autnomo ou
dependente.
Modelo 3:
Indique o cdigo e nome do utente a inserir na linha e indique a situao do utente, sendo
estas:
Alim. n. de servios de alimentao (refeies) na semana (2 a 6).
H. Pess. n. de servios de higiene pessoal na semana (2 a 6).
H. Hab. n. de servios de higiene habitacional na semana (2 a 6).
T. Roup. n. de servios de tratamentos de roupas na semana (2 a 6).
Sb. e Dom. assinalar se os servios tambm so prestados ao Sbado e/ou ao Domingo.
Outros descrever servios para alm dos indicados.
Parmetros de exportao
Serve para parametrizar na folha excel onde vo ser apresentados os dados na exportao da
folha.
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Envio ficheiro
Serve para enviar por mail o anexo (ficheiro excel) para a C.R.S.S., tambm utilizado nas
fichas onde se regista e-mail para enviar e-mails, tais como nos responsveis, utentes, etc.
Escolha o ficheiro a anexar no e-mail, coloque o endereo de e-mail do destinatrio e o
respectivo assunto e corpo do texto.
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Este mapa realizado por valncia, como tal para os campos serem preenchidos ter de
seleccionar uma valncia. ter de preencher as caixas de texto de acordo com a situao da
instituio onde trabalha.
O formulrio apresenta os campos que servem como cabealho do mapa e so apresentados
automaticamente pelo programa, muito embora o utilizador possa alterar manualmente os
valores que depois serviro para realizar o mapa.
11.1.14. Balancete de Utentes por Valncia
Este mapa permite apresentar um balancete de valores dos utentes por valncia (tipo conta
corrente) realizado para o perodo de tempo indicado.
Para emitir o balancete, defina o intervalo de tempo entre o qual pretende consultar a
informao e, caso deseje, defina os utentes e a valncia a analisar.
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assinalou.
11.2. Estatsticas
11.2.1. Global
Nesta opo o utilizador selecciona o ano de referncia, indicando seguidamente se quer a
emisso de Mapa e Grfico, Mapa ou apenas Grfico.
Os tipos de grficos
(tridimensional).
apresentados
so:
barras,
linhas,
queijo,
reas
colunas
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ser analisado o ano anterior) e se pretende analisar todos os meses do ano ou apenas um
deles. Poder ainda definir o valor inicial e o valor final do cdigo.
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11.2.2. Ranking
Nesta opo o utilizador selecciona o ano de referncia, indicando seguidamente se quer a
emisso de Mapa e Grfico, Mapa ou apenas Grfico.
Os tipos de grficos apresentados so: barras, queijo e colunas (tridimensional).
No mapa so apresentados por item indicado os valores para o ano indicado, indicando-se o
valor recebido e respectiva percentagem para cada item.
Os grficos apresentam os valores para o ano indicado.
Sem ser necessrio imprimir a estatstica pretendida, pode ver de imediato o aspecto e anlise
grfica para o ano indicado.
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No segundo separador (Utentes), ter os dados relativos aos recibos e movimentos de cofre
dos utentes da instituio. No caso dos recibos poder ver, para o cdigo que seleccionar, qual
do valor j foi pago, qual ainda no foi pago e o saldo total. Nos movimentos de cofre do
utentes passa-se exactamente da mesma maneira. Seleccione o tipo de movimento que deseja
ver a informao (ou no seleccione nenhum movimento se deseja ver todos eles) e ser
apresentado o saldo, o valor em crdito e o valor em dbito para os parmetros que definiu no
quadro anterior. Neste separador encontrar ainda os dados relativos ao estado civil dos
utentes, quantos utentes na instituio so gratuitos e quantos deles so maiores e menores
de 18 anos.
No terceiro e ltimo separador (Entidades), poder ver o valor dos recibos gerais que foram
emitidos a outras entidades. A informao apresenta o valor que j foi pago, o valor que ainda
falta pagar e o saldo total da respectiva entidade. Se no colocar nenhuma entidade no
respectivo campo, sero apresentados os valores totais dos recibos gerais emitidos para outras
entidades.
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12.4. Entidades
As entidades esto directamente ligadas emisso e registo de recibos gerais, quer seja um
particular, uma empresa, um organismo pblico, etc. O utilizador pode registar entidades (que
trabalhem normalmente ou frequentemente com a instituio: Cmara Municipal, Junta de
Freguesia, ISSS, Empresa X, Empresa Y, etc.), ou no momento de criao do recibo utilizar a
entidade 99999 para registo deste para uma entidade com uma relao pontual com a
instituio.
Escolha o cdigo da entidade, a abreviatura da mesma e os seus dados pessoais, tais como o
cdigo postal, a morada, telefone, nmero de contribuinte, fax e e-mail. Seleccione tambm,
caso possua a aplicao, a conta WinCTB correspondente. Poder ainda utilizar o campo das
observaes para algum apontamento que tenha a fazer ao recibo.
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12.6.1. Manuteno
O objectivo deste mdulo a criao de recibos que so emitidos periodicamente, evitando
assim que o utilizador tenha que, em Recibos Gerais, criar esses recibos sempre que se atinge a
data da emisso.
Nesta opo o utilizador pode criar vrias sesses e para cada uma delas indicar vrios recibos
a emitir. Admitamos o seguinte exemplo: por doao ou investimento, a instituio possui 2
lojas que esto alugadas, 1 apartamento alugado para habitao e um vasto terreno agrcola
que est alugado em diferentes parcelas a 3 agricultores. Para qualquer dos casos, em todos
os finais de ms emitido um recibo referente renda. Neste caso ser til criar trs sesses
de trabalho: a primeira - Renda Lojas, a segunda - Renda Apartamentos e a terceira - Renda
Agricultura (naturalmente que os nomes so livres e so indicados a ttulo de exemplo).
Faz-se notar que no estamos a criar um recibo para emitir a seguir, mas sim a definir um tipo
de recibo a emitir periodicamente e que ser criado/emitido na emisso de sesses.
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Refira-se que podero criar-se sesses de trabalho em que o(s) tipo(s) de recibo(s) a includo
(s) so diferentes e sempre que pretenderem alterar nos recibos da sesso o tipo de recibo, o
valor, tipo de pagamento ou o texto associado devero utilizar a funcionalidade das teclas
indicadas na barra de deslocamento.
Com as teclas:
F4 Ver Opes ver uma lista de aces que poder realizar com a lista.
F5 - Adicionar pode inserir um novo registo na lista.
F6 - Alterar pode alterar um registo seleccionado na lista.
F7 - Apagar pode apagar um registo seleccionado na lista.
Defina a entidade e o tipo de recibo a registar na sesso de trabalho. Assinale se o recibo fica
registado como pago ou no. Depois, insira o texto na caixa de texto disponvel para o efeito,
podendo este ser um texto livre ou um texto normalizado, recorrendo nesta ltima opo
tabela correspondente. Tem ainda disponvel o campo das Observaes para qualquer
apontamento ao recibo.
12.6.2. Gerao de Recibos
Aps terem tipificado os recibos a emitir periodicamente, os recibos so gerados.
O utilizador indica o ano para o qual vai gerar os recibos, qual a data dos recibos (sendo por
defeito sugerida a data do dia) e indica uma sesso de trabalho ou todas a partir da qual vai
gerar recibos.
Considerando que a maioria dos recibos se referem a rendas mensais, a aplicao detecta e
avisa se encontrar no mesmo ano/ms um recibo previamente gerado para a mesma sesso. No
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Os parmetros sesso e entidade podem ser preenchidos com valores pr-inseridos na tabela
correspondente (ver Campos Sublinhados).
12.7. Mapa Resumo
Mostra-se um resumo dos recibos registados num determinado perodo, indicando a data do
recibo, a entidade, o valor e se o mesmo est pago ou no.
Defina o intervalo de datas entre as quais pretende ver a informao, o tipo de recibo e a
entidade a consultar. Defina tambm se pretende que as datas sejam as datas de emisso ou
pagamento recibo e se pretende ver os recibos pagos, no pagos ou todos os recibos. Poder
consultar tambm apenas um cdigo de donativo, se pretender.
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12.10. Modelo 25
O Modelo 25 um documento que as instituies tero de entregar no Ministrio das Finanas
com todos os recibos emitidos que digam respeito a donativos. Desta forma, escolha o ano ao
qual se refere a informao a apresentar e se a declarao a apresentar a primeira
declarao do ano ou uma declarao de substituio. De seguida carregue no boto
que lhe ir mostrar todos os recibos de donativos de acordo com os parmetros estabelecidos.
Finalmente, carregue em
Finanas.
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13. Cofre
13.1. Movimentos
O registo de movimentos de cofre relativos a uma caixa do utente sero tratados de forma
independente ao funcionamento do programa (tais como recibos do utente e recibos gerais). O
utente ter uma determinada quantia (um movimento a crdito semelhante a um depsito na
conta cofre do utente) ao seu dispor que movimentar como mais lhe aprouver, fazendo-se
aqui o registo dos respectivos movimentos, sejam eles crditos ou dbitos.
Para registar movimentos de cofre, comece por colocar o tipo de movimento a registar e a
natureza (dbito ou crdito) do mesmo. Coloque a data para a qual vai registar o movimento e
o seu nmero de registo. De seguida, coloque o tipo e o utente em causa, assim como o valor
observado no movimento. Dispe ainda de um campo para alguma observao ao movimento
registado.
148
Manual de Utilizador
WinUTE
Assim, comece por atribuir um cdigo e uma descrio ao tipo de movimento que pretende
criar. Defina tambm qual a natureza do movimento (D para dbito e C para crdito). De
seguida escolha se este tipo de movimento cria um movimento em WinGTE e, em caso
afirmativo, qual o tipo de pagamento. Escolha, de igual forma, se o tipo de movimento cria um
movimento em WinCTB e, em caso afirmativo, qual a conta respectiva na aplicao de
contabilidade. Finalmente, indique se o movimento do mapa de caixa deste tipo de movimento
uma entrada ou uma sada.
149
Manual de Utilizador
WinUTE
150
Manual de Utilizador
WinUTE
ainda se pretende ver a informao apenas dos utentes activos, no activos ou de todos os
utentes. Por fim, seleccione se pretende ver todos os saldos, apenas os saldos diferentes de
zero ou apenas os saldos iguais a zero.
151
Manual de Utilizador
WinUTE
14. Descargas
14.1. WinCTB - Contabilidade
A Descarga na Contabilidade - WinCTB - dever ser previamente preparada, tendo em conta os
seguintes aspectos:
Na parametrizao da instituio, no item Ligao contabilidade (WinCTB):
Ligao Contabilidade: Sim/No - indicar que a instituio e a sua gesto de utentes tm
ligao WinCTB, onde se vai fazer a descarga dos diversos movimentos da gesto de
utentes, nomeadamente recibos, pagamentos e recibos gerais.
Directoria: indicar a directoria onde se encontra a aplicao de contabilidade WinCTB;
Conta Caixa/Banco: indicar qual a conta Caixa/Banco que ser sugerida para o pagamento do
Recibo do Utente;
Descarrega Recibos Utentes na WinCTB: Sim/No - Este um parmetro importante, pois
existem duas possibilidades de descarga:
Descarregarem os Recibos (Classe 7 e Classe 2) e os Pagamentos (Classe 2 e Classe 1);
Descarregarem s os Pagamentos (Classe 7 e Classe 1). Esta deciso do utilizador e depende
da forma como trabalham com a WinCTB. Caso optem pela primeira situao, devero optar por
152
Manual de Utilizador
WinUTE
14.1.2. Parametrizao *
Ser nesta opo que o utilizador vai associar uma conta da WinCTB ao binmio Valncia/
Cdigo, por exemplo:
Para o Cdigo 1 (Mensalidades) associar a 721... caso a valncia seja a Creche.
Quanto natureza, temos por exemplo o caso dos descontos que devero ser parametrizados
a Dbito, e quanto s mensalidades, devero ser parametrizadas a Crdito.
Esta parametrizao no ser utilizada nos Recibos Gerais, os quais so directamente
classificados.
153
WinUTE
Manual de Utilizador
14.1.3. Descarga
nesta opo que so colocados como descarregados os documentos da WinUTE (Recibos e/
ou Pagamentos) e que so criados na WinCTB os movimentos contablisticos.
Aps ter seleccionado a data limite (normalmente ser o final de cada ms), dever seleccionar
quais os tipos de documentos que pretende descarregar (Recibos/Pagamentos/Recibos Gerais)
e actualizar a grelha dos documentos premindo o boto
154
WinUTE
Manual de Utilizador
Coluna Seleccionada - indica se o documento est seleccionado ou no, estando por defeito
todos seleccionados;
Coluna Tipo - indica qual o tipo do documento (Recibo, Pagamento, Recibo Geral);
Coluna Correcta - indica se o documento est correctamente definido a nvel de contas e
valncias para poder ser descarregado na WinCTB. Para que se possa efectuar a descarga,
todos os documentos seleccionados devero estar correctamente definidos, caso contrrio
dever desmarc-los (F7) ou alter-los (F6).
Teremos ento as seguintes opes de tratamento desta tabela:
Alterar (F6) - Alterar a Valncia do movimento, Conta a Crdito e Conta a dbito.
155
WinUTE
Manual de Utilizador
. Valide a informao em
e ter alterado o
156
Manual de Utilizador
WinUTE
157
Manual de Utilizador
WinUTE
14.2.2. Descarga
A partir desta opo so colocados como descarregados os documentos da WinUTE (Recibos e/
ou Pagamentos) e criados na WinGTE os movimentos de caixa ou bancrios.
O utilizador deve indicar a data limite, qual o tipo de documento (Pagamentos / Recibos Gerais)
que pretende descarregar e, opcionalmente, indicar o tipo de pagamento dos documentos. Se o
utilizador indicar o tipo de pagamento, na grelha sero filtrados os documentos; se no indicar,
premindo o boto Listar, so apresentados todos os documentos, quer tenham tipo atribuido ou
no.
Nesse caso, antes de poder descarregar, tem de seleccionar atravs da tecla "F5" qual o tipo
que ser atribudo aos documentos seleccionados para descarregar.
158
WinUTE
Manual de Utilizador
Atravs da tecla "F6", ou dois cliques, tem acesso informao da linha seleccionada onde so
apresentados a conta (bancria ou caixa), o tipo de movimento e a sua natureza (de acordo
com o tipo de pagamento), o cdigo do utente na WinGTE, qual a descrio que o movimento
ter na WinGTE (podendo o utilizador alterar este texto), a data de movimento, que pode ser
alterada, e o nmero do movimento.
. Valide a
159
Manual de Utilizador
WinUTE
160
WinUTE
Manual de Utilizador
14.3.2. Descarga
A partir desta opo so colocados como descarregados os documentos em WinUTE e criados
em WinSEC os movimentos de entrada e sada de matrias.
Para ver os documentos que ainda no foram descarregados, o utilizador deve indicar a data
limite at qual quer fazer a consulta. Depois, na lista de documentos apresentada, escolha as
linhas que pretende descarregar para WinSEC. Com os documentos seleccionados, carregue no
boto
161
WinUTE
Manual de Utilizador
datas especificadas. Marque os documentos que pretende mudar o estado e seleccione o novo
estado do documento em
estado dos documentos.
. Valide a informao em
e ter alterado o
15. Mdulos
15.1. Consumos
O mdulo de consumos um mdulo que visa fazer o registo, o processamento e a
apresentao de mapas relacionados com os consumos de matrias na instituio.
15.1.1. Tipos de Consumos
Nesta opo o utilizador poder definir os diferentes tipos de consumo que sero feitos na
instituio. Para isso, necessrio atribuir um cdigo e uma descrio ao tipo de consumo, o
cdigo de recibo correspondente, a respectiva conta do artigo na WinSEC e o preo do artigo.
O cdigo de recibo e o artigo WinSEC podem ser preenchidos com valores pr-inseridos na
tabela correspondente (ver Campos Sublinhados).
ainda importante referir que necessrio criar previamente na WinSEC os cdigos dos artigos,
de modo a que quando haja um consumo do artigo na WinUTE, seja dada baixa do mesmo na
WinSEC.
162
Manual de Utilizador
WinUTE
* Possibilidade de realizar recibos a partir dos consumos, sem ser necessrio realizar
processamento
Nesta verso, nos Consumos, o utilizador j poder escolher criar um recibo ao gravar um
registo atravs das opes Gera Recibo.
Quando o utilizador selecciona esta opo, aberta a janela de Recibos automaticamente com
os dados do registo do consume para gravar o recibo respeitante aquele consumo.
163
Manual de Utilizador
WinUTE
Para adicionar um novo processamento, tal como mostra a imagem em baixo, indique o tipo de
utente, o utente, a valncia e o cdigo do consumo. Ao colocar o cdigo do consumo, o valor
total do consumo ser automaticamente preenchido.
164
Manual de Utilizador
WinUTE
Tenha em ateno que para fazer o processamento dos consumos precisa, em primeiro lugar,
fazer a gerao de processamentos gerais. No caso de fazer o processamento dos consumos
antes de gerar os processamentos, a operao no ser realizada e os consumos no sero
processados.
15.1.4. Mapa de Consumos
O mapa de consumos permite-lhe ter uma percepo dos consumos que foram feitos na
instituio num dado perodo de tempo.
Poder parametrizar a listagem para ver os consumos por ano/ms, por tipo de utentes, por
valncia ou por utente. Seleccione depois quais os tipos de consumo ou cdigos que pretende
que sejam apresentados na listagem.
165
Manual de Utilizador
WinUTE
166
Manual de Utilizador
WinUTE
167
Manual de Utilizador
WinUTE
Patologias
Este formulrio destina-se a registar as diferentes patologias existentes nos doentes. Para criar
uma patologia necessrio atribuir um cdigo e uma descrio patologia.
Posologias
Este formulrio destina-se a registar as posologias a administrar aos doentes. Para criar uma
posologia necessrio atribuir um cdigo e uma descrio posologia.
Manuteno de Medicamentos
O formulrio de manuteno de medicamentos tem por objectivo registar os medicamentos que
depois sero receitados aos doentes. Atribua um cdigo e uma descrio ao medicamento para
o qual vai criar o registo. Em baixo pode colocar a informao do medicamento de acordo com
os dados da Infarmed.
168
Manual de Utilizador
WinUTE
Importao de Medicamentos
Nesta opo possvel fazer a importao do ficheiro fornecido pela Infarmed com os dados
actualizados dos medicamentos, sendo uma boa ajuda na catalogao dos medicamentos na
WinUTE. Necessita apenas de indicar a localizao do ficheiro dos medicamentos da Infarmed
no seu computador (j ter que ter feito o download do ficheiro) e validar com a tecla
Anlises
Este formulrio permite-lhe fazer o registo dos diferentes tipos de anlises que sero receitadas
aos doentes. Atribua um cdigo e uma descrio ao tipo de anlise que pretende.
Tipos de Exames
Este formulrio permite-lhe fazer o registo dos diferentes tipos de exames que sero receitados
aos doentes. Atribua um cdigo e uma descrio ao tipo de exame que pretende.
Especialidades
O formulrio de especialidades permite-lhe fazer o registo das diferentes especialidades ao
169
Manual de Utilizador
WinUTE
dispr dos doentes na instituio. Atribua um cdigo e uma descrio especialidade que
pretende registar.
Tipos de Transporte
Esta opo permite-lhe registar os diferentes tipos de transporte usados para levar o doente
de e para a instituio. Atribua um cdigo e uma descrio ao tipo de transporte que pretende
registar.
Graus de Autonomia
A tabela dos graus de autonomia utilizada para registar os diversos graus de autonomia que
os utentes possuem. Atribua um cdigo e uma descrio ao grau de autonomia que pretende
registar.
Entidades Transportadoras
Esta opo permite-lhe registar as entidades que transportam os utentes de e para a
instituio. Atribua um cdigo e uma descrio entidade transportadora que pretende
registar.
Grupos de Anlises
170
Manual de Utilizador
WinUTE
A tabela dos grupos de anlises utilizada para registar as diversas anlises, juntando-as num
s grupo. Assim, no necessrio estar a carregar as anlises uma a uma. Atribua um cdigo e
uma descrio ao grupo de anlises que pretende registar. Adicione todas as anlises que
pretende adicionar a este grupo.
171
Manual de Utilizador
WinUTE
No separador de histrico clnico, o utilizador poder indicar todos os dados do histrico clnico
do utente em causa, tendo assim uma viso mais alargada do utente.
Poder tambm utilizar o separador das observaes, em que pode colocar qualquer ponto de
interesse ou assunto importante em relao ao utente e que no se adapta a nenhum dos
outros separadores. So os casos, por exemplo, do nome do mdico de famlia, o grupo
sanguneo, as doenas que tem, etc.
172
Manual de Utilizador
WinUTE
O separador dos documentos tem como objectivo fornecer um acesso mais rpido por parte
utilizador aos documentos pessoais dos utentes. Importa referir que esta opo no carrega
documentos para a aplicao WinUTE, apenas especifica o caminho para o documento que
encontra alojado no computador. Para criar uma ligao, apenas necessita de carregar
boto
do
os
se
no
O separador da medicao constante, tal como o prprio nome indica, serve para o utilizador
criar e consultar a medicao que o utente est a tomar de forma constante.
173
WinUTE
Manual de Utilizador
Quanto ao separador dos documentos clnicos, este serve para o utilizador ter um acesso mais
rpido aos respectivos documentos do utente em questo. imagem dos documentos
pessoais, aqui no so carregados os documentos para a WinUTE, apenas feita uma ligao
ao documento que se encontra alojado no computador. Para criar uma ligao, apenas
necessita de carregar no boto
Na ficha clnica existe tambm um conjunto de botes de atalho que o levam directamente aos
respectivos formulrios do utente que est a ver a ficha clnica. Os atalhos para os formulrios
so:
174
Manual de Utilizador
WinUTE
Registo de Exames
Esta opo permite-lhe fazer o registo de exames mdicos a realizar pelos utentes. Depois de
definir a data do registo do exame, seleccione o profissional de sade que realizou o respectivo
exame e o utente a quem o exame mdico foi realizado. Por fim, escolha o tipo de exame que
foi realizado e, caso seja necessrio, utilize a caixa de texto existente para fazer as
observaes que entenda serem necessrias.
175
Manual de Utilizador
WinUTE
Dirio Clnico
O dirio clnico permite-lhe registar toda a actividade clnica que efectuada.
Marcao/Registo de Consultas
Este formulrio permite-lhe fazer a marcao e o registo de consultas mdicas dos utentes da
instituio. Ser-lhe- apresentada uma lista dos profissionais de sade ao quais poder afectar
as consultas dos utentes (antes, ter de preencher a tabela dos profissionais de sade com o
registo de cada um deles).
176
Manual de Utilizador
WinUTE
Caso no seleccione uma determinada hora na escala de servio, no conseguir marcar uma
consulta nessa hora.
177
WinUTE
Manual de Utilizador
Localizar Consultas
Esta opo permite-lhe localizar as consultas por utentes. Indique qual o utente que pretende
ver as consultas, o profissional de sade que deu a consulta (opcional) e o intervalo de datas
entra as quais pretende saber a informao. Ter tambm que indicar se pretende ver as
consultas marcadas ou as consultas registadas.
178
Manual de Utilizador
WinUTE
Tambm poder visualizar as consultas marcadas por entidade transportadora. Esta opo vai
permitir-lhe saber quais as consultas que vo necessitar de transporte para o utente. Para
visualizar as consultas marcadas por entidade transportadora, coloque o intervalo de datas
para as quais pretende saber a informao e a respectiva entidade transportadora que deseja
visualizar.
Deslocaes ao Hospital
Este formulrio tem como objectivo controlar as deslocaes dos utentes da instituio ao
hospital. Sempre que um utente saia da instituio para ser atendido no hospital, dever ser
registado neste formulrio. Defina a data e horas de entrada e sada do utente da instituio e
escolha qual o utente a que se refere a deslocao. O campo das observaes destina-se a
qualquer apontamento que achar relevante mencionar para a deslocao ao hospital.
Registo de Tratamentos
Esta opo destina-se a registar os tratamentos a que os utentes tem que ser submetidos, de
acordo com as consultas. Depois de colocar a data do registo, o profissional de sade que
receitou o tratamento e o utente a que se refere o tratamento, coloque no campo das
observaes qual o tratamento a administrar ao utente em questo.
179
Manual de Utilizador
WinUTE
Registo de Patologias
Este formulrio tem como objectivo registar as patologias dos utentes da instituio. Coloque a
data do registo da patologia e o utente da instituio a que se refere a mesma. Indique no
campo da patologia qual a que o utente padece. Utilize o campo das observaes para colocar
algum apontamento que entenda pertinente no registo da patologia.
180
Manual de Utilizador
WinUTE
Registo de Medicao
Esta opo permite fazer o registo da medicao administrada a cada utente da instituio.
Assim, depois de identificar qual o utente a que tem de ser administrada a a medicao, dever
adicionar o(s) medicamento(s) que o utente necessita tomar. Dever indicar tambm qual a
posologia a efectuar, as datas de incio e fim da posologia e a quantidade a administrar.
Administrao de Medicamentos
Com a opo de administrao de medicamentos, poder consultar que medicamentos j foram
ou no administrados aos utentes em cada dia, servindo para o controlo de medicao a
administrar. Indique a data que pretende ver a informao e indique se pretende ver a
medicao no administrada, administrada ou ambas. Depois, caso queira indicar que uma
medicao marcada como no administrada j foi efectivamente administrada ao utente, altere
181
Manual de Utilizador
WinUTE
15.2.3. Mapas
Ficha Clnica
No mapa da ficha clnica, poder emitir a ficha clnica completa de um ou mais utentes. Na
ficha sero apresentados os cuidados especiais a ter com o utente, o histrico clnico, as
observaes da ficha clnica e a medicao constante. Para obter a ficha clnica de
determinado utente, seleccione o utente que pretende na respectiva caixa de texto.
Seleccione tambm as opes que pretende que saiam na ficha clnica.
Mapa de Anlises
O mapa de anlises serve para o utilizador poder consultar os resultados de anlises disponveis
dos utentes da instituio. Para isso ter de definir a data at qual pretende ver a
informao das anlises. Defina tambm qual o utente para o qual pretende consultar as
anlises feitas. Se pretender ver um tipo de anlise especfica, preencha o campo Anlise com
o tipo de anlise que quer ver a informao.
182
Manual de Utilizador
WinUTE
Mapa de Exames
O mapa de exames tem por objectivo mostrar que exames mdicos foram realizados aos
utentes da instituio. Para isso, necessita de definir o intervalo de datas entre as quais
pretende ver a informao disponvel, qual o utente a que se refere a informao e qual o tipo
de exame que pretende saber a informao.
183
Manual de Utilizador
WinUTE
184
Manual de Utilizador
WinUTE
Mapa de Patologias
Esta opo permite-lhe visualizar todas as patologias dos utentes, podendo o mapa ser
apresentado por utente ou por patologia. Se, por exemplo, definir apenas a patologia, surgiro
todos os pacientes que apresentaram essa patologia. Ter de especificar tambm o intervalo
de datas entre as quais foi diagnosticada a patologia seleccionada. Em alternativa, pode
adicionar apenas um determinado utente, sabendo assim todas as patologias que esse utente
apresenta.
185
Manual de Utilizador
WinUTE
Mapa de Tratamentos
Este mapa serve para observar que tratamentos esto a ser feitos aos utentes da instituio.
Para visualizar a informao, defina o intervalo de datas entre as quais os tratamentos esto
registados, assim como o utente que vai fazer o tratamento. Tambm poder ver o mapa
organizado por profissional de sade, mostrando assim que tratamentos far cada profissional
de sade da instituio.
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Manual de Utilizador
WinUTE
Mapa de Medicao
O mapa de medicao um mapa bastante til, pois permite controlar a administrao diria de
medicamentos aos utentes da instituio. Desta forma, para visualizar a medicao que cada
utente ter que tomar diariamente, escolha o dia que pretende ver a medicao a administrar.
Depois poder optar por ver um mapa com a medicao diria por utente ou por medicamento,
visualizando assim todos os utentes que necessitam tomar determinado medicamento nesse
dia. Defina tambm se pretende ver na listagem a medicao que se encontra suspensa ou no
pretende visualiz-la.
187
Manual de Utilizador
WinUTE
188
Manual de Utilizador
WinUTE
Descarga de Medicamentos
Para fazer a descarga do consumo dos medicamentos no mdulo de stocks, necessita de
verificar se tem a ligao a este mdulo devidamente configurada (consulte neste manual o
ponto 14.3. Descargas WinSEC - Stocks). Depois de verificar se a ligao est correctamente
configurada, poder proceder descarga dos medicamentos na WinSEC. Escolha a data at
qual pretende ver quais os medicamentos que foram administrados mas ainda no foram
descarregados e carregue no boto actualizar
. Surgir ento uma lista com todos os
utentes que tem medicamentos para descarregar na WinSEC at data definida.
De seguida, seleccione todas as linhas que pretende descarregar e valide a informao no
boto
189
WinUTE
Manual de Utilizador
Mudana de Estado
A mudana de estado uma opo que tem como objectivo fazer com que as descargas
efectuadas passem novamente a ser marcadas como no descarregadas. Por exemplo, caso se
tenha enganado a descarregar alguns medicamentos que no deveria ter descarregado, poder
sempre voltar atrs, situao em que os medicamentos no foram descarregados.
Para proceder a esta operao, escolha o intervalo de datas entre as quais se encontram os
documentos que no pretendia descarregar na WinSEC. Defina tambm se pretende ver os
documentos descarregados, atrasados ou no descarregados entre essas datas. Carregue no
boto actualizar
e vo surgir todos os documentos com o estados que definiu entre as
datas especificadas. Marque os documentos que pretende mudar o estado e seleccione o novo
estado do documento em
estado dos documentos.
. Valide a informao em
e ter alterado o
16. Utilitrios
190
Manual de Utilizador
WinUTE
No separador dos Dados Gerais, poder parametrizar os diferentes mdulos que tm ligao
com a WinUTE, assim como os parmetros do prprio mdulo de utentes.
191
Manual de Utilizador
WinUTE
192
Manual de Utilizador
WinUTE
* Solicitar o Responsvel do utente de forma opcional nos Movimentos de Cofre (Controlar saldo
do Responsvel)
Parmetros da Instituio
Existem 2 novos campos:
(1) Controlar Saldos de Responsvel
(2) Utilizar Valores de Cofre nos Pagamentos
A primeira nova opo, por defeito, no est seleccionada. uma opo para validar o
pagamento de recibos dependendo do Crdito/Saldo de Cofre do Responsvel em vez de
considerar apenas o Crdito/Saldo de Cofre do Utente.
Exemplo:
Utente 1 tem 1 adiantamento de 50 para o responsvel 1;
193
Manual de Utilizador
WinUTE
Movimentos de Cofre
Nos Movimentos de Cofre (Cofre > Movimentos) possvel indicar o responsvel ao qual se
refere o movimento. Este campo de preenchimento obrigatrio ou no, dependendo das
opes dos parmetros acima descritas.
O Responsvel apenas de preenchimento obrigatrio caso nos parmetros (Utilitrios >
Parmetros Instituio > Dados Gerais > Utentes) estejam seleccionadas as duas opes,
Controlar Saldos de Responsveis e Utilizar Valores de Cofre nos Pagamentos.
Do mesmo modo, foi alterada o Registo de Valores Recebidos (Utentes > Rendimentos > Registo
de Valores Recebidos), em que possvel indicar o Responsvel, pois este registo d origem a
um movimento de cofre.
Quando os parmetros so alterados e seleccionadas ambas as opes, caso o campo de
responsvel dos movimentos de cofre no esteja preenchido, alterado automaticamente
seguindo as seguintes regras:
Se o utente tem 1 responsvel com o campo Prprio a verdadeiro, o movimento passa a ser
para esse responsvel;
Se o utente no tem 1 responsvel marcado como Prprio e tem 1 responsvel em que a
194
WinUTE
Manual de Utilizador
Foi tambm adicionada a possibilidade de alterar o registo. Esta funcionalidade permite apenas
a alterao do responsvel do movimento e foi adicionada para permitir ao utilizador alterar o
responsvel caso no queira aquela regra ou para os casos em que no se verifica nenhuma
das duas possibilidades e o campo continua vazio.
Ficha do Utente
O Responsvel tem tambm os campos Saldo, Crdito Disponvel e Saldo de Cofre e possvel
visualizar esta informao na linha do responsvel, na ficha do utente.
Estes Saldos so calculados ao fazer nos mesmos registos e da mesma forma que so
calculados os saldos do utente.
Na seguinte tabela esto indicados quais os Saldos que so/podem ser alterados e em que
registos.
Registos
Saldo
Recibos
Crdito Disponvel
Saldo de Cofre
195
WinUTE
Manual de Utilizador
Adiantamentos
Notas de Crdito
Notas de Dbito
Pagamentos (P)
Pagamentos (C)
Pagamentos (V)
(1)-/+
(1)+/-
Pagamentos
Os pagamentos (Movimentos > Pagamentos > Manuteno) e pagamentos por processamento
foram alterados para se conseguir visualizar os Saldos do responsvel.
196
Manual de Utilizador
WinUTE
Todos os mapas foram alterados da mesma forma, quer a nova caixa de seleco, quer o
campo de filtro de responsvel.
Em alguns dos mapas possvel escolher qual o campo a ordenar. Nesses mapas o campo
Nome de Utente substitudo por Nome do Responsvel quando se selecciona a opo Por
Responsvel.
197
Manual de Utilizador
WinUTE
Na emisso dos mapas, a informao apresentada ser, em alternativa aos valores do utente,
os valores para o responsvel. No responsvel aparece a informao (Cdigo Tipo e Cdigo) do
utente ao qual o responsvel pertence.
198
Manual de Utilizador
WinUTE
199
Manual de Utilizador
WinUTE
16.5. Calculadora
Esta opo ir abrir a calculadora do Windows, caso seja necessria para alguma operao no
decorrer do seu trabalho.
16.6. Janelas
200
Manual de Utilizador
WinUTE
201
Manual de Utilizador
WinUTE
202
Manual de Utilizador
WinUTE
203
Manual de Utilizador
WinUTE
Alguns exemplos:
WinGTE
Exemplo de Alertas: O saldo da Conta Bancria inferior a 500 (D)
Condio do Alerta:
Texto do Alerta:
Tabela: Contas Bancrias
Texto Inicial: O saldo da conta
Campo: Saldo
Texto Varivel: Cdigo
Critrio: menor ou igual a
Texto Intermdio: Valor: 500
Texto Varivel: Nmero Conta
Campo: Natureza
Texto Intermdio: menor ou igual a 500 . de:
Critrio: igual a
Texto Varivel: Saldo
Valor: D
Texto Final: .
O texto criado por este alerta ser do tipo: O saldo da conta 1- 004458454564 menor ou
igual a 500 . de 390 .
WinSEC
Exemplos de alertas: Stock do artigo ALCA001 inferior a 10 Unidades.
204
WinUTE
Manual de Utilizador
Condio do Alerta:
Tabela: Artigos
Campo: Codigo
Critrio: igual a
Valor: ALCA001
Campo: Quantidade Stock
Critrio: menor ou igual a
Valor: 10
Texto do Alerta:
Texto Inicial: Existe, em stock, do artigo
Texto Varivel: Codigo
Texto Intermdio: Texto Varivel: Designao
Texto Intermdio:
Texto Varivel: Quantidade Stock
Texto Final: unidades.
O texto criado por este alerta ser do tipo: Existe, em stock, do artigo ALCA001 Designao
do Artigo 10 unidades
4 passo: Seleccionar as instituies a serem analisadas pela condio indicada pelo utilizador.
O utilizador tem disponveis todas as instituies que existem criadas na aplicao e -lhe
possibilitado seleccionar quais interessa consultar. Os alertas gerados sero apresentados
independentemente da instituio activa no momento.
6 passo: Tipo de alerta: associa uma imagem indicativa acerca do tipo de alerta: Critico
205
Manual de Utilizador
Informativo
WinUTE
8 passo: Indicao do intervalo de tempo em que se pretende que o alerta seja gerado.
Caso o utilizador pretenda agendar o alerta num (ou vrios) dia(s) fixo(s) do ano/ms, deve
indicar a data final igual data inicial, dando ento o programa a possibilidade de indicar em
que meses se ir repetir o alerta.
Exemplo: no dia 28 de cada ms, a partir de Agosto, avisar o utilizador Antnio que dever
emitir os recibos. Dever ento indicar Data Inicial: 28-08-2010, Data Final 28-08-2010. Poder
ento seleccionar os meses at final do ano e o alerta ser gerado apenas no dia 28 de cada
ms.
206
Manual de Utilizador
WinUTE
9 passo: Indicao da aco a realizar caso a data prevista do alerta tenha sido ultrapassada,
isto , se no dia em que a gerao do alerta estava prevista, por algum motivo este no foi
gerado (por exemplo, o servidor estar desligado na data prevista).
As aces possveis so: Lanar na prxima gerao de alertas, indicando o texto adicional,
ou Ignorar, no lanando o alerta, conclundo assim a parametrizao do alerta.
207
WinUTE
Manual de Utilizador
Para associar uma Aco a uma Palavra de Activao, o utilizador dever ir ao menu Sistema
de Reconhecimento de Voz e escolher a opo Parametrizar Aces de Voz.
Na janela Parametrizao de Aces de Voz, adiciona-se o par (Aco Activao).
Palavra de
208
Manual de Utilizador
WinUTE
Carregando na tecla "F4" ser disponibilizada a lista das aces possveis de parametrizar.
Depois de escolhida a aco ser associada a esta uma palavra de activao, que mais tarde
ser utilizada na opo Gravar Palavras.
16.8.2. Gravar Palavras
Aqui so gravadas as Palavras de Activao utilizadas na Parametrizao do Sistema.
escrita a Palavra no campo Word e para gravar o som associado a esta palavra dever
carregar no boto Record pronunciation.
209
WinUTE
Manual de Utilizador
210
WinUTE
Manual de Utilizador
Concelhos
Freguesias
Ao pressionar o boto
disponibilizada pela F3M.
O utilizador, para cada entidade a importar, poder seleccionar por parametrizao os registos
211
WinUTE
Manual de Utilizador
Na grelha de visualizao de registos sero mostrados todos os registos nas condies dos
parmetros indicados, possibilitando ainda ao utilizador indicar desse conjunto os que pretende
efectivamente importar.
Poder Marcar/Desmarcar os registos a importar pressionando a tecla "F7".
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Para criar um campo de utilizador, necessita apenas de escrever o nome que pretende atribuir
ao campo e este aparecer no separador Camp.Utilizador na ficha de utente.
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WinUTE
De seguida, ter que filtrar os campos que deseja que apaream na listagem. Ter de escolher
a entidade, campo e respectivo critrio. Pode escolher vrios critrios para filtrar ao mesmo
tempo.
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WinUTE
Aps a escolha dos campos a filtrar necessita escolher qual o tipo de documento, Word ou
Excel, que ser o destino da listagem pedida nos passos anteriores.
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WinUTE
Depois, necessita escolher a entidade e os campos que pretende que sejam apresentados nos
documentos a exportar.
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WinUTE
Seguidamente poder configurar um filtro para que sejam exportados apenas os resultados que
lhe interessam. Para criar o filtro, escolha a entidade, o campo e o critrio a utilizar. Poder
filtrar vrios campos simultneamente.
Por fim, aparecer um quadro-resumo da informao que ir constar no documento Word que
quer exportar. Caso surja a informao que a exportao no foi realizada com sucesso, poder
sempre voltar atrs e reformular os critrios e os campos a apresentar.
No documento Word que acabou de criar, precisa agora de configurar a informao exportada.
Assim, para apresentar os campos que indicou no assistente de configurao, v ao separador
Mailings > Inserir campo de Impresso em Srie e seleccione os campos que esto listados.
Depois faa Pr-visualizar Resultados e aparecero os resultados que pediu no documento
Word.
16.15. Bloqueamento de Meses
Esta opo operacionaliza o conceito de meses bloqueados, ou seja, se o utilizador entender
que existem meses que j foram fechados, ento poder bloquear os movimentos para os
meses em causa.
Para o utilizador poder bloquear os meses dever ir a Utilitrios > Bloqueamento de Meses e
indicar qual ou quais os meses bloqueados at ento, para o ano pretendido.
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WinUTE
Manual de Utilizador
Aps o bloqueamento de meses, se efectuar qualquer tipo de movimento para um dos meses
bloqueados, a aplicao no vai permitir que seja gravado, lanando uma mensagem de aviso.
17. F3M
A opo "F3M" permite-lhe ter um acesso rpido a diversas aplicaes F3M instaladas na
instituio e interligadas entre si (por exemplo, WinUTE ligado a WinCTB e WinGTE).
Para tal, basta clicar no nome do programa a que pretende ter acesso e indicar a localizao
da mesma aplicao, carregando em
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Manual de Utilizador
WinUTE
18. Ajuda
18.1. ndice
Ao escolher esta opo, voc ser direccionado para o Help-On-Line da WinUTE. O Help-OnLine est organizado do mesmo modo e apresenta o mesmo contedo do manual de utilizador
em formato PDF e E-Book.
O objectivo do Help-On-Line apresentar uma ajuda ao cliente directamente na aplicao,
tornando o esclarecimento de qualquer dvida mais rpido.
Apesar da disponibilizao do Help-On-Line, aconselha-se o utilizador a ler o manual da
aplicao antes da sua utilizao.
18.2. Acerca de F3M
Ao seleccionar a opo "Acerca de F3M" ficar a conhecer alguns dados relativos F3M,
empresa que lhe disponibiliza a(s) sua(s) aplicaes.
Poder ver uma lista de todas as aplicaes F3M da linha IPSS (so 13 aplicaes no total) que
o ajudam a gerir o dia-a-dia da sua Instituio e ver tambm os contactos da F3M, com quem
poder esclarecer qualquer dvida ou pedir informaes.
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Manual de Utilizador
WinUTE
Suporte
FAQ's
- Como fazer os processamentos dos recibos das mensalidades?
Antes de fazer os processamentos dos recibos das mensalidades assegure-se que tem
preenchidos, na ficha do utente, os cdigos a processar (Utentes > Manuteno > Ficha de
Utente > Separador Cdigos). Depois, para fazer os processamentos dos recibos das
mensalidades, aceda opo Movimentos > Processamentos > Gerao Automtica. Esta
opo permite gerar, de forma automtica, os processamentos dos utentes para a valncia
seleccionada na janela de gerao dos recibos.
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Manual de Utilizador
WinUTE
Caso tenha que preencher o Modelo 3, necessita antes de mais, na opo Utentes >
Manuteno > Ficha de Utente > Separador Dados Complementares > Separador Outros
Dados, preencher os campos relativos ao Modelo 3. Para emitir o mapa ter de aceder opo
Anlises Globais > Mapas > Mapa de Utentes com Acordo de Cooperao > Manuteno. No
formulrio, escolha o tipo de modelo que pretende fazer, preencha os dados e carregue o Mapa
Base da Segurana Social em Excel. Ter de carregar os utentes com os parmetros indicados
e dever fazer a exportao dos dados para o Mapa Base (ficheiro Excel que carregou
anteriormente) no boto Excel no canto inferior direito do formulrio.
- Como fazer o licenciamento de uma aplicao, quando se faz um Upgrade ou se adquire uma
aplicao?
Para fazer o licenciamento de uma aplicao F3M, comece por se dirigir ao Portal do Cliente
F3M em www.f3m.pt (espao rea Reservada, no canto superior esquerdo do site), e colocar
as credenciais de acesso ao Portal para a sua instituio. No Portal, aceda a Software
Os
Meus Programas e carregue em Download Licena na respectiva aplicao para descarregar a
licena para o seu computador.
O passo seguinte abrir a aplicao no mdulo Utilitrios, acedendo opo Utilitrios
Licenciamento. No formulrio, carregue em Importar e indique a localizao do ficheiro que
descarregou para o seu computador anteriormente. Carregue em Gravar e saia da aplicao.
Assim, est feito o licenciamento da sua aplicao F3M.
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F3M que se encontra a utilizar. A primeira maneira consiste em iniciar a aplicao e, no ecr de
entrada (onde escolhe o utilizador e se pretende ir para o mdulo principal ou utilitrios),
encontra no canto inferior esquerdo da janela a indicao da verso que est a utilizar. Caso
se encontre j com a aplicao iniciada, ter sempre visvel na barra superior, do lado
esquerdo, a verso da aplicao F3M que se encontra a utilizar de momento.
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Contacte-nos
Caso a informao disponvel neste manual no tenha conseguido responder a alguma questo
relacionada com a WinUTE, no hesite em procurar a nossa ajuda:
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