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SISTEMA DE RACIONALIZACION

Es el conjunto de rganos, normas, procedimientos y tcnicas que orientan a las entidades pblicas a implementar
los procesos de formulacin de polticas, formulacin y actualizacin de documentos de gestin institucional,
diseos de modelos organizacionales, programacin administrativa y racionalizacin de procedimientos, a fin de
formalizar la actuacin de los organismos pblicos.
OBJETIVO
Contribuir a lograr una gestin eficiente y eficaz en todos los niveles de la organizacin.
ANTECEDENTES
Con Decreto Ley 20316 se cre el Sistema de Racionalizacin, cuya oficina central, la Direccin Nacional de
Racionalizacin formaba parte del Instituto Nacional de Planificacin - INAP.
Posteriormente el instituto nacional de planificacin fue desactivado, asumiendo actualmente estas funciones la
secretaria de gestin pblica de la presidencia del consejo de ministros.
NORMATIVIDAD LEGAL
Con resolucin Jefatural N 182-79-INAP/DNR se aprueba las normas generales del sistema de
racionalizacin.
Con decreto supremo N 002-83-INAP/DNR se aprueba la directiva N 005-82-INAP/DNR que establece las
normas para la formulacin del reglamento de organizacin y funciones. (Derogada)
D.S. N 074-95-PCM, sobre Transferencia de Funciones desempeadas por INAP.
Resolucin Jefatural N 095-95-INAP/DNR se establece las Normas para la Formulacin de los Manuales de
Organizacin y Funciones.
Directiva N 002-77-INAP/DNR se establece las normas para la formulacin de los Manuales de
Procedimientos.
Decreto Supremo N 043-2004-PCM que establece los lineamientos para la elaboracin y aprobacin del
Cuadro para Asignacin de Personal - CAP de las Entidades de la Administracin Pblica.
Decreto Supremo N 043-2006-PCM que establece los lineamientos para la elaboracin y aprobacin de
Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF.
Decreto Supremo N 025-2010-PCM modifica el numeral 10 del artculo 2 del Decreto Supremo N 0272007-PCM y aprueba la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa.

Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa


Contiene principios, objetivos estratgicos y estrategias orientar la actuacin de las entidades pblicas
para la implementacin de la poltica en todo el mbito nacional con la finalidad que las entidades pblicas
brinden trmites y servidos administrativos valiosos y oportunos para la ciudadana, a partir de una poltica
nacional que ntegra y promueve la generacin de un marco normativo y modelos de gestin modernos
basados en criterios de simplicidad, calidad, mejoramiento continuo, anlisis costo beneficio y participacin
ciudadana.
La simplificacin administrativa requiere de cinco pilares fundamentales para lograr cambios trascendentes
y sostenibles: estos pilares son poner a deposicin de las entidades pblicas metodologas e instrumentos
que faciliten la implementacin de procesas de simplificacin administrativa, el uso intensivo de tecnologa
de informacin y comunicacin, contar con recursos humanos idneos, un marco normativo adecuado con
mecanismos de incentivos y desincentivos y por ltimo un liderazgo institucional en todas las entidades
pblicas para impulsar estos procesos.
Objetivos

Generalizar la gestin por procesos en los procedimientos y los servidos administrativos por medio de
mecanismos definidos por el ente rector.
Universalizar en forma progresiva el uso intensivo las tecnologas de la informacin y de la comunicacin
en las distintas entidades pblicas y promover la demanda de servicios en lnea por la ciudadana.
Proveer al personal de las entidades pblicas de las competencias adecuadas para facilitar su relacin con
la ciudadana y las empresas, e incentivar su participacin y motivacin.
Involucrar a los diferentes actores para impulsar y consolidar el proceso de simplificacin administrativa.
Optimizar el marco normativo de la simplificacin administrativa y reforzar los mecanismos para su
cumplimiento.
Fortalecer la institucionalidad y liderazgo vinculados a la simplificacin administrativa.
Plan nacional de simplificacin administrativa
Responde a la necesidad de ofrecer un marco programtico y operativo para la puesta en marcha de dicha
poltica.

Los ejes de la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa en el marco


de los cuales se derivan- los Objetivos Estratgicos del Plan Nacional de
Simplificacin Administrativa 2010-2014 son:

1.
2.
3.
4.
5.

Metodologas e instrumentos.
Tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Recursos humanos.
Marco normativo y fiscalizacin.
Liderazgo institucional.

Visin

Estado moderno y al servicio del ciudadano con entidades pblicas que


brindan procedimientos y servicios administrativos tiles para la ciudadana
bajo un enfoque de calidad y mejoramiento continuo, tica y transparencia,
construyendo una sociedad ms democrtica, incluyente, equitativa y
competitiva.
Misin
Implementar procesos de simplificacin administrativa, a partir de la Poltica
Naciona! de Simplificacin Administrativa, que integra y promueve en los
tres niveles de gobierno, la generacin de un marco normativo adecuado,
modelos de gestin modernos, utilizacin de tecnologas de informacin y
comunicacin y alianzas pblico-privadas.
Resolucin Ministerial N 228-2010-PCM

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1. REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF


Definicin
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la
estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo Institucional y al
logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la
entidad y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas,
estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
Deber sujetarse a los lineamientos de poltica en materia de organizacin y
gestin gubernamental.
Debe tener una fundamentacin tcnica sobre las funciones y estructura
orgnica propuestas.
Debe ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para
establecer campos funcionales, precisar responsabilidades y como un medio
para efectuar el proceso de direccin y control.
El ROF no debe ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas de
segundo nivel distintas a las contenidas en la norma legal que da origen a la
Entidad, salvo que exista .disposicin legal que faculte este hecho. Tampoco
se debe emplear para la creacin de cargos. Solo deber formalizarse las
unidades orgnicas de tercer nivel que se consideren necesarias y que se
encuentren justificadas en la fundamentacin tcnica que elabore la Entidad.
Caractersticas
Debe contener informacin pertinente, concreta y clara.
Debe ser funcional, para permitir su fcil manejo, identificacin y actualizacin.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y APROBACIN DEL ROF
El Decreto Supremo N 043-2006-PCM de fecha 26 de julio de 2006, que
aprueba los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento
de Organizacin y Funciones - ROF, es el documento que establece las
normas para su elaboracin.
mbito de Aplicacin
Las siguientes entidades de la Administracin Pblica se sujetan a lo
dispuesto en los lineamientos anteriormente mencionado:

En el Gobierno Nacional: Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados u


otros Organismos Pblicos con calidad de Pliego Presupuestal adscritos a la
Presidencia de Consejo de Ministros o a los Ministerios.
El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones, la
Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de
Identificacin y Estado Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la
Defensorla del Pueblo, la Contralora General de la Repblica, el Tribunal
Constitucional, la Superintendencia de Banca y Segu'os y el Banco Central de
Reserva del Per.
Las Universidades Pblicas, excluyendo su estructura funcional de
enseanza (facultades, rectorado, etc.)
Los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales aplicaran en todos los
aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen la Ley
Orgnica de Gobiernos Regionales y la Ley Orgnica de Municipalidades,
respectivamente.
Los lineamientos no son de aplicacin a las Empresas que conforman la
actividad empresarial del Estado, las que se rigen por la Ley General de
Sociedades y las normas especiales que emita el FONAFE para las empresas
que se encuentran bajo su control.
DEFINICIONES
rea: se refiere tanto a rganos como a unidades orgnicas de una Entidad.
Atribucin: facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo para
resolver o tomar decisin sobre cualquier acto administrativo dentro de su
competencia y en el ejercicio de sus funciones.
Competencia: mbito de actuacin material o territorial de la entidad en su
conjunto, establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal.
Estructura orgnica: es un conjunto de rganos interrelacionados
racionalmente entre s para cumplir funciones preestablecidas que se
orientan en relacin con objedvos derivados de la finalidad asignada a la
Entidad.
Funcin: conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar
a la entidad, sus rganos y unidades orgnicas para alcanzar sus objetivos.
Jerarqua: es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de
la organizacin hasta el eslabn ms bajo.
Nivelorganizacionai: es la categora dentro de la estructura orgnica de la
Entidad qu&refleja la dependencia entre los rganos o unidades orgnicas de
acuerdo con sus fundones y atribuciones.

Nivel Jerrquico: refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la


estructura orgnica de la Entidad.
rganos: son las unidades de organizacin que conforman la estructura
orgnica de la Entidad.
Unidad Orgnica: es la unidad de organizacin que conforma los
rganos contenidos en la estructura orgnica de la entidad.
Niveles Jerrquicos

Niveles Organizadonales

1 Nivel

Alta Direcdn

2o Nivel

Organos de Lnea

3o Nivel

Unidades orgnicas de
rganos de lnea

rganos de Asesoramiento y
rganos de apoyo
Unidades orgnicas de
rganos de asesoramiento y
de apoyo

FUNCIONES POR NIVEL JERARQUICO


Son fundones de cada nivel jerrquico, las siguientes:
Alta Direccin: dirigir la entidad, supervisar sus actividades,
reglamentar y aprobar polticas pblicas, en general ejercer las
funciones de direccin poltica y administrativa de la entidad.
rganos de Asesoramiento: orientar la labor de la entidad y de sus
distintos rganos de la entidad mediante actividades tales como la
planificacin, la asesora tcnica y la coordinacin.
rganos de Apoyo: ejercer las actividades de administracin interna
que permiten el desempeo eficaz de la entidad y sus distintos
rganos en el cumplimiento de sus funciones sustantivas. Entre estas
funciones pueden incluirse las de contabilidad, recursos humanos,
comunicacin, etc.
rganos de Linea: formular, ejecutar y evaluar polticas pblicas y en
general realizar las actividades tcnicas, normativas y de ejecucin
necesarias para cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de
las fundones que las normas sustantivas atribuyen a sta.
rganos Desconcentrados: son rganos de la entidad con funciones
especificas, asignadas en fundn de un mbito territorial
determinado. Actan en representadn y por delegacin de sta
dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin.

CONTENIDO DELROF
TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES
GENERALES En este ttulo se desarrollar:

Naturaleza Jurdica; entendida como las caractersticas de la personera


jurdica de la entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y
funciones. Entidad de la que depende; de ser el caso y el tipo de
dependencia que existe (funcional, tcnica y/o administrativa);
Jurisdiccin; estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus
competencias la entidad.
Funciones Generales de la Entidad; es decir, el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar la Entidad para cumplir su
misin y objetivos establecidos.
Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las
funciones de la entidad.
TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
Se establece la estructura orgnica de la entidad, incluyendo los casos en
que se ha previsto por excepdn el tercer nivel organizacional, indicando los
siguientes tipos de rganos:
RGANOS DE LAALTADIRECCIN rganos Consultivos
RGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL
ORGANOS DE ASESORAMIENTO
ORGANOS DE APOYO
ORGANOS DE LINEA
ORGANOS DESCONCENTRADOS

Asimismo, se desarrollarn captulos por cada una de las categoras de


rganos indicados as como subcaptulos de ser necesario. En esta parte se
detallar la estructura organizacional, las funciones generales y su base
legal, las funciones especficas; as como la interrelacin interna y externa de
cada uno de los rganos y unidades orgnicas de la Entidad comprendidas
hasta el tercer nivel organizacional en los casos en que ste haya sido
previsto.
A cada tipo de rganos de la entidad le corresponde un cdigo, que se
desagregar en sus rganos y unidades orgnicas.
En e* ROF no debe hacerse ngfcrends s te carps l a rms o taagoife bienes encabezan ios
cfeSnos rganosjncaoas arpaos de a Encar

TTTlAX>TB^CERO:DEL/^REI^CI0MESiCT^KSIITlK3OHALJS Se
espeScara le faqjfcri pe iere a Errcac fe nsrQsnsr Hadares car cH3s entidades de la
P&rsrggtracicn Pbica, ayos afcgESras sasr arra i--^r feg cnmpenrerarlos a los Snes que
pe^gje s Ef^cad.

ANEXO
Organigrama de la endat que r-aleje la esr-cz-ra angnica ze a Tnsrrs. scesidad de aprobar el R
CF
3 requiere la aprobacin de ROF ac ios scueroes ag"g~
La creacin de una nuewa emcac.
La fasin de entidades.
descentraizadn.
Por existencia de en pmcss- e reorzanzadci: de a Bafea: apKasao cDFfcrng a Ley.
Por modfficadi del esanco legai susar*r#c gue caole&e 3ka: De a estructura orgnica o
RXX^QUE Eta. c par^a as 'irocns n-?* rsss ZOTE a enodacL
Para opmizar o smpBcar 5cs procesos ce !s =rcac con a fcafttad DS ^J~QT con
mayor.eUdencsa so irisan y finccnesnobacif)
aprobacin es ROF de las efseades se feazati e acjQEQ 3 s<cuianB
33sps)Ti^L!eanir fr:
-

Por Decreto Supremo


Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y otros
Organismos P blicos con calidad de Pliego Pres upuestal
adscritos a la Presidencia de C onsejo de Ministros o a los
Ministerios, con Independencia de la denominad n formal que
las normas las reconozcan.
Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Secciones, Por Resolucin del
Titular
Oficina Nacional de Procesos Electorales Registro Nacional de
IdentificacBn y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura,
Defensora del Pueblo, Contralofe General de la Repblica,
Tribunal Constitucional y Universidad Riblicas. Gobierno Regional
Por Ordenanza
Regional
Municipalidades
Por Ordenanza
Municipal Por
Organismos Rjblicos Descentralizados de Gobiernos Locales
Ordenanza Municipal

Publicacin
Las entidades del nivel nacional, los Gobiernos Regionales y las
Municipalidade s Provinciales debern cumplir con publicar el dispositivo
aprobatorio, el texto integro de su ROF y el organigrama institucional en el
Diario Oficial El Peruano.
La publicacin del ROF deber realizarse tambin en el portal electrnico de
las entidades dentro de los 5 das calendarios siguientes a la fecha de
publicacin en el Diario Oficial El Peruano; bajo responsabilidad de los
funcionarios designados conforme a Ley de Transparencia y Acceso a la
informacin pblica.
Las Minicipalidades Distritales remitirn el texto Integro de su ROF y el
organigrama institucional, as como el de sus Organismos Pblicos
Descentralizados si los tuvieran, al Consejo Nacional de Descentralizacin
para su publicacin en el portal electrnico de ste.
Actualizacin

El responsable de su actualizacin, es la Oficina de Racionalizacin


Institucional, esta se realizar cuando se apruebe o modifique una
disposicin que afecte directa
o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que
ofrece la entidad.

TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES


La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen,
agrupan y coordinan las actividades de la Entidad.
Estructura Funcional Se caracteriza por:
* Separar, distinguir y especializar la labor de la Entidad.
* La divisin de responsabilidades se establece mediante una
especializacin del trabajo por reas similares.
* Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre
exclusivamente en su trabajo o funcin.
Estructura Matricial o por Proyectos
Es una estructura en el que especialistas de diferentes reas de la
Entidad se unen para trabajar en un proyecto especfico. Es decir,
resulta de la participacin de una o ms unidades funcionales en-el
desarrollo de proyectos dentro de una misma estructura
organizacional.
Estructura Territorial
La estructura territorial suele aplicarse cuando una entidad de
acuerdo a sus funciones debe atender demanda de sen/icios en
ciertas zonas geogrficas o algn tipo de mercado.

2. CUADRO PARA ASIGNACIN DE


PERSONAL - CAP Decreto Supremo N 0432004-PCM
Definicin
Es un documento de gestin institucional que contiene los cargos
definidos y aprobados que una entidad requiere para su normal
funcionamiento en un periodo determinado en que rige la
organizacin vigente, por tanto, es pues la planificacin de los cargos
que necesita una entidad y su elaboracin se basa en el organigrama
vigente establecido en el ROF.
A travs del CAP se determina los cargos que permitirn cumplir las
funciones sealadas en el ROF y las metas indicadas en los planes
operativos.
Es el punto de partida para elaborar el Presupuesto Analtico de
Personal (PAP) y permite efectuar la descripcin de los cargos para
efectos de clasificarlos y de elaborar el MOF.
El CAP y el Proceso de Modernizacin

Las entidades en el proceso de elaboracin, aprobacin o


modificacin de su CAP, ejecutarn progresivamente actividades
orientadas a impulsar el proceso de modernizacin de la gestin
pblica, conforme a los siguientes criterios:
Orientarse en funcin de las necesidades contempladas en el Plan
Estratgico Institucional-PEI y el Plan Operativo Institucional-POI. '
Realizar una adecuada clasificacin de sus rganos y sus funciones,
as como de sus cargos y sus requisitos, evaluando en forma
permanente su actualizacin.
Encuadrarse dentro de los criterios de gestin que agilicen la toma
de decisiones supervisando el uso racional de los recursos del
Estado y promoviendo la generacin de recursos propios.
Mejorar la eficiencia de las entidades de la Administracin Pblica
en trminos de costos y calidad de servicio y de productos.
Cargos contenidos en
el CAP /
Los cargos contenidos en el CAP son clasificados y aprobados por la
propia entidad.
a. En el caso de Direcciones Regionales Sectoriales y dems
entidades con dependencia funcional y tcnica con el Gobierno

Nacional, la clasificacin de cargos es aprobada por los respectivos


Ministerios.
b. En el caso de las Universidades Pblicas la clasificacin de cargos
de personal docente
es aprobada por la Asamblea Nacional de Rectores, c. En el caso de
las empresas del Estado bajo el mbito de la Ley de actividad emp
sarial del Estado, la clasificacin de cargos es aprobada por el Fondo
Nacional Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado FONAFE.
La clasificacin de cargos debe contar con los requisitos de los cargos
y se realiza conformidad con la normativa vigente.
Aquellos CAP que hayan sido aprobados con anterioridad a la
clasificacin de cargc de los presentes lineamientos, debern
adecuarse a dicha clasificacin.
En caso de las Universidades Pblicas a partir de la vigencia de la
clasificacin d cargos que apruebe la Asamblea Nacional de Rectores,
la aprobacin de los CAJ deber contar con su opinin tcnica previa.
Asignacin de Cargos

Los cargos contenidos en el CAP son independientes de la plaza


contenida en e Presupuesto Analtico de Personal - PAP, a excepcin
de aquellos cargos que correspondan al primer nivel organizacional de
la Entidad, los dems cargos contenidos en el CAP podrn ser
asignados a personal de diferente nivel remunerativo grupos
ocupacio- nales, de acuerdo con la necesidad de la Entidad, siempre
que se cumplan con los requisitos exigidos para el cargo.
La asignacin de cargos por personal de diferente nivel remunerativo,
en ningn caso, conlleva una afectacin del aspecto remunerativo.
Criterios para la Elaboracin del CAP
a. Se formula a partir de la estructura orgnica debidamente
aprobada por el ROF de la Entidad.
b. Debe observarse las disposiciones sobre la clasificacin de cargos
que se encuentren vigentes.
c. Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un limite de
10% del total de cargos cubiertos contenidos en el CAP.
d. Los cargos correspondientes a los rganos de asesoramiento y de
apoyo no deber exceder del veinte 20% del total de los cargos
contenidos en el CAP.
e. Peber consignar los cargos de confianza de conformidad con las
disposiciones legales vigentes.

f. La clasificacin y nmero de los cargos asignados al Organo de


Control Instituciona son determinados por el titular de la Entidad
con opinin de la Contralora General de la Repblica en caso de
variacin.
g. CDeben incluirse todos los rganos de las sedes u rganos
desconcentrados de la Entidad.
h. El CAP debe ser presentado en los formatos establecidos para tal
fin (se establece en el CD anexo).
Las entidades pblicas cuyo CAP exceda el lmite establecido en los
criterios citados anteriormente, debern adecuarse al limite
establecido, en un plazo que no exceder al 31 de mayo del 2005, a
partir de esa fecha no se proceder a la aprobacin de ningn CAP
que incumpla con este requerimiento.
Grupos de Rotacin Permanente
En el caso de entidades que por la naturaleza de sus funciones o para
el cumplimiento d la misma deban contar con grupos de
permanente rotacin en sus diferentes sedes u rganos
desconcentrados; cuya reubicacin no afecte la estructura de
rganos o unidades orgnicas de las entidades, se deber sustentar
la calificacin de grupos de rotacin permanente en el informe
tcnico.

Para fines de CAP la Oficina de Personal o quien haga sus veces, debe
elaborar un anexo de grupos laborales de rotacin permanente con la
clasificacin por grupos ocu- pacionales y cargos de los mismos.
Reordenamlento de Cargos
El reordenamiento de cargos contenidos en el CAP que se genere por
la eliminacin o creadn de cargos, que no incidan en un incremento
del Presupuesto Analtico de Personal - PAP de la Entidad, no requerir
de un nuevo proceso de aprobacin del CAP.
El reordenamiento de cargos podr aprobarse mediante Resolucin o
dispositivo legal que corresponda al Titular de la entidad previo
informe del rgano responsable (Oficina de Racionalizacin o quien
haga sus veces).
Informe Previo a la Aprobacin del CAP
El proyecto de CAP, debidamente visado por el rgano responsable
de su elaboracin; as como el rgano de asesora jurdica,
adjuntndose los informes tcnico y legal respectivos, el Reglamento
de Organizacin y Funciones y su Organigrama, dete ser remitido
para informe previo tal como se establece.

a. Ala Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de


Ministres, en el caso de Ministerios y Organismos Pblicos
Descentralizados.
b. Ala Oficina de Presupuesto y Planificacin del respectivo sector, en el
cano de

entidades de tratamiento empresarial,


c. Ala Oficina de Presupuesto y Planificacin de la propia entidad en el caso de:
Poder Judicial
Ministerio Pblico
Jurado Nacional de Elecciones
Oficina Nacional de Procesos Electorales
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil
Consejo Nacional de la Magistratura
Defensorla del Pueblo
Contralorla General de la Repblica
Tribunal Constitucional
Universidades Pblicas
Superintendencia de Banca y Seguros
Banco Central de Reserva del Per
Gobiernos Regionales
Gobiernos Locales
Empresas Municipales y Organismos Pblicos Descentralizados de Gobiernos
Locales.
En el supuesto que la Oficina de Presupuesto y Planificacin de la entidad haya
sido el responsable de la elaboracin del CAP no ser necesario el informe
tcnico previo.
d.Al FONAFE en el caso de las empresas del Estado que conforman la actividad
empresarial del Estado, debiendo el rgano respectivo emitir el informe previo.
El FONAFE mediante Directiva debe precisarlas disposiciones complementarias
para la aprobacin del CAP.
-e. En el caso de las Direcciones Regionales Sectoriales y dems entidades que
mantienen dependencia funcional y tcnica con los Ministerios, el Proyecto de
CAP se elaborar de conformidad con las disposiciones complementarias que
establezca el respectivo Ministerio, debiendo el rgano encargado de dicho
Ministerio emitir opinin previa. De existir opinin favorable, corresponde la
remisin a la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial, la que debe emitir un informe previo y elevar el
proyecto de CAP para la aprobacin por parte del Gobierno Regional.
El rgano encargado de emitir informe previo, podr solicitar a las Entidades la
remisin de un detalle sobre los contratos de locacin de sen/icios y/o contratos
sujetos a modalidad.
Aprobacin del CAP
La aprobacin del CAP de las Entidades se efectuar de la siguiente manera:
|1DOCJMENTMW

19

Resolucin Suprema

Gobierno Nacional Ministerios

refrendada por el Titular

Organismos Pblicos Descentralizados

del Sector

Entidades de Tratamiento Empresarial

Poder Judicial

Ministerio Pblico

Resolucin del Titular del


Pliego

- Jurado Nacional de Elecciones


-

Oficina Nacional de Procesos Electorales

Registro Nacional de Identificacin y Estado


Civil

Consejo Nacional de la Magistratura


-

Defensora del Pueblo

Contralora General de la Repblica

- Tribunal Constitucional
-

Universidades Pblicas

- Superintendencia de Banca y Seguros


-

Banco Central de Reserva del Per

Ordenanza Regional

- - Gobierno Regional

Ordenanza Municipal

- - Gobierno Municipal

Resolucin del Titular de la

Empresas Municipales

Entidad

Organismo Pblicos Descentraliza dos de

Acuerdo de Directorio de
FONAFE
Ordenanza Regional

Gobiernos Locales
- FONAFE y las empresas bajo su mbito.
- Direcciones Regionales Sectoriales

No proceder la aprobacin del CAP de aquellas entidades que carezcan de un ROF


vigente.
Modificacin del CAP
Las entidades de la Administracin Pblica debern modificarei Cuadro para
Asignacin de Personal en los siguientes casos:
C uando la Entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleve
cambios en sus funciones o en su estructura organizacionl o por motivo de
una accin de racionalizacin o mejoramiento de procesos.
Por motivo de reestructuracin o reorganizacin aprobadas conforme a la
normatividad vigente.
Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve una afectacin de
su Presupuesto Analtico de Personal - PAP.
20

Cuando se verifique la existencia de modificaciones bajo cualquiera de los


casos, la entidad deber aprobar su nuevo CAP de acuerdo a los lineamientos
establecidos.
En caso de reordenamiento de cargos, la Entidad deber actualizar su CAP y
publicarlo mediante Resolucin de su Titular. La publicacin deber ser
aprobada anualmente durante el primer bimestre de cada ao bajo
responsabilidad del titular del rgano responsable de la elaboracin del CAP.
Publicacin del CAP
Las entidades debern cumplir con publicar su CAP en el Diario Oficial El
Peruano y en el portal electrnico de la Entidad.
La publicacin en el portal electrnico debe realizarse dentro de los 03 dias
calendarios siguientes a la fecha de publicacin en el Diario Oficial El Peruano,
bajo responsabilidad de los funcionarios responsables conforme a la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
En el caso del CAP perteneciente a las Direcciones Regionales Sectoriales y
dems entidades que mantienen dependencia funcional y tcnica con ios
Ministerios, se deber efectuar la publicacin en el portal electrnico del
Ministerio y en el Gobierno Regional que corresponda.
En el caso de empresas del Estado que se encuentran bajo el mbito de FONAFE,
se deber efectuar la publicacin en el portal electrnico de FONAFE.
3. PRESUPUESTO ANALTICO DE PERSONAL (PAP)

Definicin
Es el documento que refleja la provisin remunerativa de cada uno de los
cargos Definidos en el CAP, pero solo cuando se tenga la provisin
presupuestal correspondiente.
Los PAP se elaboran del personal nombrado, eventual, obrero
permanente y obrero eventual, cada uno en un formulario A, B, C, D
respectivamente.
Los PAP se utilizan:
En la etapa de formulacin del Presupuesto de la entidad.
En la etapa de elaboracin del proyecto de presupuesto de la entidad
para la consolidacin correspondiente.
En al etapa de ejecucin del presupuesto aprobado, como documento base
para efectuar procesos tcnicos de personal como nombramientos,
ascensos, reasignaciones y otros, as como para efectuar modificaciones
del propio P^P segn sea el caso.
Como base para la elaboracin de la Planilla Unica de Pagos - PUP.
Como fuente informativa para estudio del gasto pblico en el rea de
remuneraciones, tanto de la entidad como de la administracin pblica.
21

Los PAP tendrn vigencia de conformidad con lo que determinen las


disposiciones legales en materia de presupuesto y remuneraciones.
Para la elaboracin del PAP se tendr en cuenta las disposiciones legales y
administrativas vigentes sobre presupuesto y remuneraciones; metas
establecidas, CAP y PAP respectivo en vigencia.
Los PAP se elaboran en dos formularios:
Formulario de Detalle (A, B, C, D)
Formulario de Resumen (A1, B1, C1, D1)
El formulario de detalle contiene la descripcin de la distribucin de los cargos
con sus correspondientes plazas y montos, habilitados para el funcionamiento
de la entidad, pudiendo seguir en su formulacin el orden de la estructura
orgnica contemplada en el CAP, hasta el nivel de desagregacin que se
requiera, pudiendo ser cargo por cargo o agrupndolos segn denominacin,
remuneracin bsica y duracin, o de acuerdo a como ms convenga a la
entidad.
El formulario de resumen, contiene el consolidado de las plazas cuya
distribucin a los cargos correspondientes se ha efectuado en el formulario
anterior, ms los montos adicionales para cubrir posibles eventualidades no
susceptibles de ser previstas
354 I
1

22

especficamente en los casos exceptuados por las normas de austeridad


respectivas. PAP de Personal Nombrado
Las plazas presupuestadas en el ejercicio inmediato anterior deben ser
presupuestadas para el periodo siguiente con el nuevo monto de la
remuneracin bsica, dichas plazas deben incluirla totalidad del personal
nombrado.
La creacin, fusin o supresin de plazas vacantes para originar otras,
conforme o permita la Ley, estarn supeditadas a los cargos consignados
en los correspondientes CAP y ajustadas a la disponibilidad presupuesta!.
PAP de Personal Eventual
Se deber consignar la denominacin de los cargos o funciones previsibles
y la cantidad especfica de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la
asignacin respectiva, jomada de trabajo, duracin y monto
correspondiente.
La remuneracin total del contrato del empleado deber fijarse en relacin
al monto total que correspondera al equivalente cargo permanente, se
podr fijar un monto adicional para cubrir posibles eventualidades.
PAP de Obrero Permanente
Deber consignarse los cargos respectivos a funciones permanentes, el
jornal bsico diario no puede ser menor al jornal bsico mnimo vital de la
regin.
PAP de Obrero Eventual
Deber consignarse la denominacin de los cargos o funciones previsibles,
el jornal diario deber fijarse en relacin con el jornal diario que
correspondera al equivalente cargo permanente.
Aprobacin
El PAP ser aprobado por el Titular del Pliego mediante una Resolucin
incluyendo los formularios, salvo se disponga lo contrario.
Modificacin
Los PAP se modifican por las siguientes causales:
Por variacin de las remuneraciones bsicas de la recategorizacin.

23

Por creacin de plazas, supresin, fusin o modificacin de vacantes,


legalmente autorizado.

24

Por reestructuracin de le entidad.


4. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOF
Definicin
El Manual de Organizacin y Funciones es un documento normativo que
detalla la estructura, funciones especificas a nivel de cargo o puesto de
trabajo, lineas de autoridad y responsabilidad, relaciones do coordinacin,
requisitos y tareas correspondientes a las diferentes unidades orgnicas
de la Institucin.
Se desarrolla a partir do la Estructur Orgnica y Funciones Generales
establecidas en el Reglamento do Organizacin y Funciones (ROF), asi
como en base a los requerimientos considerados en el CAP.
Objevos del MOF
Indicar las funciones bsicas que se desarrollan en cada unidad orgnica
Determinar la ubicacin y las fundones especificas que debe cumplir cada cargo.
Precisar las lineas de autoridad y responsabilidad, as como las interrelaciones
jerrquicas y funcionales internas y externas de cada unidad orgnica.
Contenido
Introduccin
TITULO I
GENERALIDADE
S
1.1
Finalidad del Manual, especificar lo que se pretende alcanzar con
la aplicacin del documento.
1.2
Base Legal, sealar las normas legales vigentes que aprueban
los documentos de gestin.
1.3
Alcance, determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica
el manual.
1.4
Aprobacin y Actualizacin, especificar el nivel y clase de dispositivo
legal (Reso
lucin) que aprueba y pone en vigencia el Manual.
TITULO II
DEL DISEO ORGANICO
Representa el rgano, objeto de la formulacin del Manual, considerando
el nivel de direccin del cual dependen las unidades sobre las que tienen

mando, a efectos de tener una visin general sobre la ubicacin del


rgano dentro de la estructura general de la institucin.
2.1 Fundones Generales del Organo, considerar aquellas funciones
especificadas s en el ROF.
2.2 , Estructura Orgnica del Organo, elaborar el listado de la distribucin
orgnica dd
rgano, por rganos de direccin, asesoramiento, apoyo y linea.
2.3
Lneas de Autoridad y Responsabilidad, precisar los niveles de
autoridad, grados
de responsabilidad y lineas de coordinacin, sean stas ejercidas y/o
recibidas
2.4
Organigrama del Organo.
2.5
Cuadro Orgnico de Cargos, consignar los cargos presupuestados y
previstos en
el CAP aprobado y vigente de acuerdo al siguiente esquema:
NTde
Ovden

Dnor
r

lllll

;N Total'd Plazas;'
Necesarias
. . . .

N de Orden, nmero correlativo correspondiente al rgano


- Denominacin del Cargo, nomenclatura respectiva del cargo.
N Total de Plazas Necesarias, N de plazas correspondientes ai cargo.
- N de CAP, N asignado al cargo, establecido en el CAP vigente.
- Observaciones, condicin del cargo.
-

TITULO III
DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Captulo I : Del Organo de
Direccin Capitulo II : Del Organo de Apoyo Capitulo III : Del Organo de
Asesora Captulo IV : Del Organo de Lnea
Con respecto a cada unidad orgnica (oficina, unidad) se debe establecer
io siguiente: 3.1. Funciones Generales del Organo 32. Estructura Orgnica
del Organo
3.3.
Lneas de Autoridad y Responsabilidad
3.4.
Organigrama del Organo
3.5.
Cuadro Orgnico de Cargos
Con respecto a cada cargo, adecuarse a lo siguiente:
Fundones Especficas,

Lneas de Autoridad y Responsabilidad,


Requisitos Mnimos del Cargo.
A travs del MOF no se crear cargos al margen de lo establecido en el
Cuadro para Asignacin de Personal, ni para crear nuevas unidades
orgnicas distintas a las contenidas en el ROF, salvo cambios estructurales
necesarios, establecidos y aprobados por las autoridades competentes.
Aprobacin
Es aprobado por Resolucin Directoral de la autoridad del respectivo
rgano de segundo nivel organizacional, quien a la vez lo pondr en
vigencia.
El MOF de la Alta Direccin ser aprobado por Resolucin de la autoridad
inmediata inferior al titular del pliego a propuesta de la Oficina de
Racionalizacin, cuya opinin es requisito indispensable para la aprobacin
de los Manuales.
Modificaciones
Sern evaluados y revisados por lo menos una vez al ao, y sern
actualizados en los siguientes casos:
Por disposicin de la Alta Direccin.
A solicitud del Director o Jefe del rgano interesado.
A solicitud de la Oficina de Racionalizacin.
Cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte las funciones
generales y atribuciones de la unidad orgnica respectiva.
5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO
Definicin
El Manual de Procedimientos Administrativos es una herramienta tcnica
que, coadyuva a lograr una adecuada sistematizacin de los
procedimientos administrativos de las instituciones o empresas.
Es un documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las
actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma
en que las mismas deberan ser realizadas, ya sea conjunta o
separadamente.
Objetivos
Presentar una visin integral de cmo opera la institucin.
Precisar una secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento.

Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad.


Proporcionar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y
materiales.
Elaboracin
Para la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos es
necesario tener en cuenta los siguientes criterios:
Dividir la elaboracin del MAPRO en etapas definidas y en tramos cortos
de tiempo.
Determinar la secuencia lgica de dichas etapas.
Estructurar en forma de flujo de secuencia.
Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, asi como
la unidad de medida a utilizar (hora, da, mes, etc)
Contenido
Cartula o Portada. Es la identificacin del documento, debe
consignarse el nombre de la entidad, denominacin del manual, cdigo
del manual, lugar y fecha de aprobacin, nmero de la correspondiente
revisin o actualizacin cuando fuera el caso.
Indice. Es la estructura del contenido en forma organizada y la
localizacin por el nmero de pginas.
Base Legal. Son los dispositivos legales y/o normas administrativas
que regulan el procedimiento.'
Organigrama.
Representa
grficamente
la
estructura
de
organizaciones, describiendo la posicin de cada unidad
administrativa, sus relaciones, niveles jerrquicos, canales de
comunicacin, lneas de autoridad y asesora.
Procedimientos. Es la descripcin de la secuencia lgica de los
procedimientos correspondientes a una entidad administrativa
(diagrama de bloques), as como su representacin grfica a travs de
diagramas de flujo.
Diagrama de Bloques
UNIDAD ORGANICA:

> v'! ,.Af ^

te

-SQSTS:

m^E|MEN^

J -.s

Diagrama de Flujos
La simbologia a utilizar en la elaboracin de los flujogramas ser la
siguiente:

Inicio y Trmino...............

Recepcin de

documentos. Tipo de

documento...__________....

- Traslado o Transporte______.....
- Conector_____

MD
Procesamiento de
detos.....
....

- Decisin..

O
-Archivo.

Documentos Varios

Formato de
Simplificacin
FORMATO N 01:
IDENTIFICACIN DE
PROCESOS

F
ecultad/Oficine/Otro
Proceso
Sujeto
Principio
Final
Pas
o
N*
1
2
3
-

Descripcin del Paso

Unidad Cargo
Orgnic
a

Tiempo P
m/d/h

Operaci Tranip.
n
O

Inipec, Espera Almacn

3V
>

Responsable
La elaboracin y actualizacin del MAPRO es responsabilidad de la Oficina
de Racionalizacin en cada una de las entidades del sector pblico.
Aprobacin
Par$ su aprobacin es necesario la opinin tcnica de la Oficina de
Racionalizacin. Es aprobado por los Directores Generales y Regionales,
cuando los procedimientos recorran nicamente por su respectiva
jurisdiccin, y por el Director Superior o autoridad equivalente, cuando los
procedimientos fluyan por dos o ms dependencias administrativas que
tienen nivel de Direccin o equivalente.
6. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA Ley
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
Acto Administrativo
Son actos administrativos las declaraciones de las entidades que, en el maroo
de normas de derecho pblico estn destinadas a producir efectos jurdicos
sobre los intereses, obligaciones o derecho de los administrados dentro de
una situacin concreta. No se consideran actos administrativos los actos de
administracin Interna de las entidades destinados a organizar o hacer
funcionar sus propias actividades o servicios.

Para que un acto administrativo sea vlido requiere contar con los siguientes
requisitos:
Competencia: Ser emitido por el rgano facultado
Objeto o contenido: Debe ser concreto y preciso en cuanto a sus efectos
jurdicos.
Finalidad Pblica: Debe estar adecuado a los intereses pblicos.
Motivacin: El contenido debe guardar concordancia con el ordenamiento
jurdico.
Procedimiento Regulan Para su emisin debe cumplir el procedimiento
administrativo previsto.

Las causales de nulidad de los actos administrativos son:


La Contravencin a la Constitucin, a las leyes o a las normas reglamentarias.
0 defecto o la omisin de alguno de sus requisitos de validez.
Los actos expresos o los que resulten como consecuencia de la aprobacin
automtica o por silencio administrativp positivo, por los que se adquiere
facultades, o derechos, cuando son contrarios al ordenamiento jurdico, o

32

cuando no se cumplen con los requisitos, documentacin o trmites


esenciales para su adquisicin.
Actos administrativos que sean constitutivos de infraccin penal, o que se
dicten como consecuencia de la misma.
Es el conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes
a la emisin de un acto administrativo que produzca efectos jurdicos
individuales o ir.dividualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los
administrados.
Recurso Administrativo
Los recursos administrativos son:
Recurso de Reconsideracin
Se interpone ante el mismo rgano que dict el primer acto que es materia
de la impugnacin y deber sustentarse en nueva prueba.
Recurso de Apelacin
Se interpone cuando la impugnacin se sustenta en diferente interpretacin
de las pruebas producidas, o cuando se trate de cuestiones de puro derecho,
debiendo dirigirse a la misma autoridad que expidi el acto que se
impugnan para que eleve lo actuado al superior jerrquico.
Recurso de Revisin
Se realiza ante una tercera instancia de competencia nacional si las dos
instancias anteriores fueron resultas por autoridades que no son de
competencia nacional.
Definicin
El Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA), es el documento
unificado que contiene toda Informacin relativa a la tramitacin de los
procedimientos administrativos (comnmente denominados trmites) que se
realizan ante las distintas dependencias de cada entidad de la Administracin
Pblica.
El TUPA contiene lo siguiente:
1. Todos los procedimientos requeridos por los administrados para satisfacer
sus intereses o derechos mediante el pronunciamiento de cualquier rgano
de la entidad.
2. La descripcin ciara y especifica de lodos los requisitos exigidos para la
realizacin completa de cada procedimiento.
I La calificacin de cada procedimiento segn corresponda entre
procedimiento de evaluacin previa o de aprobacin automtica.
L En el caso de procedimientos de evaluacin previa si el silencio administrativo
aplicable es positivo o negativo.
| Los supuestos en que procede el pago de derecho de tramitacin, con
indicacin

33

de su monto (expresado en porcentaje de UIT) y forma de pago.


6. Las vas de recepcin adecuadas para acceder a los procedimientos
contenidos.
7. La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento
y los recursos a interponerse para acceder a ellas.
8. Los formularios que sean empleados durante la tramitacin del respectivo
procedimiento administrativo.

ESTRUCTURA ORGANICA
Es un conjunto de rganos relacionados racionalmente entre s para cumplir
funciones preestablecidas orientados al logro de los objetivos asignados a la
entidad.
NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categora dentro de la.estructura orgnica de la entidad que refleja la
dependencia entre los rganos o unidades orgnicas acorde con sus
funciones y atribuciones.
ORGANOS
Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la
entidad. UNIDAD ORGANICA
Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos contenidos en la
estructura orgnica de la entidad.
NIVEL JERARQUICO
Refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la estructura
orgnica de la entidad.
ORGANIGRAMA
Es un instrumento tcnico de la organizacin que representa grafica y
esquemticamente a la estructura orgnica de una institucin en un
determinado momento.
i

Su importancia radica en:


Indica la divisin del trabajo
Seala los niveles jerrquicos
Establece las lneas de autoridad y responsabilidad
Es el elemento bsico de una organizacin. Se deriva de la clasificacin prevista
en el CAP de acuerdo con ia naturaleza de las funciones y nivel de

34

responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para


su cobertura.
PLAZA

Es la dotacin presupuestal que se considera para las remuneraciones del


personal permanente o eventual. La plaza debidamente prevista en el
presupuesto institucional permite habilitar los cargos contemplados en el CAP.
Las plazas se encuentran consideradas en el presupuesto analtico de personal.
RACIONALIZACION DE PROCESOS

Actividad permanente de sistematizacin que conlleva a la identificacin,


anlisis, armonizacin, diseo, mejoramiento, simplificacin o supresin de
procesos para alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
Introduccin. Es una breve descripcin del panorama general del contenido
del manual.

35