Manual de Procedimientos Administrativos

La SEDECAP ha elaborado un manual de procedimientos, el cual se explica a

continuacin, seguiremos esta gua para la fabricacin de la reingeniera del
proceso que se desarrolla en este trabajo.
I. OBJETIVO
Hacer del conocimiento de las Unidades Administrativas los lineamientos
establecidos para la emisin de los Manuales de Procedimientos Administrativos
de la Administracin Pblica Estatal.
II. CONCEPTO DE LA GUIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
A).- CONCEPTO

El Manual de Procedimientos es un instrumento administrativo en el cual se

describen en forma sistemtica los procedimientos emitidos en la Dependencia,
relativos a las actividades y trmites administrativos necesarios para el desarrollo
de las funciones y en los cuales se delimita la responsabilidad de las Unidades
Administrativas en la ejecucin de dichas actividades, dentro de las posibilidades
establecidas.

Un procedimiento administrativo puede considerarse como la sucesin cronolgica

y secuencial de actividades concatenadas entre s, necesarias para la realizacin
de trabajos de carcter repetitivo.
III.- CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la responsabilidad de las Unidades Administrativas para el
desarrollo y la emisin de los procedimientos administrativos, stos se han
clasificado convencionalmente de la manera siguiente:
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A) GENERALES
Se consideran en este grupo los procedimientos que tengan las siguientes
caractersticas:

- Que contengan normas que deban ser observadas en todas las Unidades
Administrativas que integran las Dependencias y Entidades.
- Que afecten a dos o ms Direcciones o reas homlogas de una Dependencia o
Entidad.
B) ESPECIFICOS
Son aquellos que requieren las diversas Unidades Administrativas de las
Dependencias y Entidades para efectuar sus funciones y por lo tanto, se
circunscriben a la esfera de accin de la Unidad Administrativa que las desarrolla.
IV.-UNIDAD RESPONSABLE DE SU ELABORACION.
Su elaboracin, emisin y actualizacin son responsabilidad de cada Unidad
Administrativa, como usuaria de sus propios procedimientos.
V.- UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE LA INTEGRACION DE LOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

Esta unidad tiene, respecto a la integracin de los Manuales de Procedimientos,

las siguientes responsabilidades:
A).- Apoyar a las reas administrativas en la elaboracin de los Manuales de
Organizacin, Procedimientos y Servicios al Pblico.
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B).- Coadyuvar con las Unidades Administrativas en la elaboracin y control de los

formatos utilizados por stos, proponiendo los mtodos y procedimientos de
registro, control, resguardo as como de archivo.

C).- La Unidad de Desarrollo Administrativo, Planeacin e Informtica (UDAPI),

apoyar a la elaboracin, difusin y actualizacin de los Manuales de
Procedimientos Administrativos.

D).- Cada Dependencia o Entidad ser responsable de elaborar, implantar,

controlar y actualizar su respectivo Manual de Procedimientos Administrativos,
para lo cual la Unidad de Desarrollo Administrativo, Planeacin e Informtica
(UDAPI), se encargar de proporcionar apoyo y asesora.
E).- Es indispensable respetar y guardar congruencia con las reas que se

especifican en el Organigrama registrado en la SEDECAP, al mencionar las reas

que intervienen en cada procedimiento.
VI.- POLITICAS PARA SU ELABORACIN
Para los procedimientos en general:
1.- Cada procedimiento deber contar con la hoja de aprobacin, la cual
contendr:

Logotipo y nombre de la Dependencia o Entidad.

Nombre de la Unidad Administrativa que presenta sus procedimientos.

Nombre del Procedimiento.
Fecha

Nombre, puesto y firma de los funcionarios que elaboran, revisan, validan y

aprueban el procedimiento.
Estos requerimientos se necesitan tanto para procedimientos que se emiten por
primera vez como para las actualizaciones y/o modificaciones posteriores.
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2.- Todas las hojas que integran el procedimiento debern tener al calce:
Las siglas y firma de quien elabora el procedimiento y,

El nombre cargo y firma de quien revisa, siendo ste el Titular del rea
Administrativa.
ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS.

DESARROLLAR

PARA

LA

EMISIN

DE

LOS

Las Dependencias y Entidades realizarn las actividades siguientes:

a) Identificar el procedimiento
b) Delimitar el procedimiento

c) Desarrollar el procedimiento.

d) Presentar el proyecto del procedimiento a la Unidad de Desarrollo

Administrativo Planeacin e Informtica (UDAPI) para obtener sus comentarios.
e) Obtener las aprobaciones de acuerdo a lo establecido en el presente captulo.

f) Conservar el archivo de los originales de los procedimientos emitidos y las hojas

de aprobacin correspondientes.
g) Se requiere determinar y difundir su ubicacin para facilitar su consulta, de tal
forma que siempre este disponible y evitar la reproduccin constante (fotocopias
innecesarias).
h) Resulta de gran utilidad realizar un inventario de procedimientos y establecer
tiempo de las acciones de los mismos, lo que permite integrarlos a un proceso de
mejora continua.
VII.- NORMAS PARA SU REDACCIN
1. DE LA DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS.

A fin de que los procedimientos que se emitan, mantengan una estructura de

redaccin homognea, en este apartado se describen las normas que deben
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observar las Unidades Administrativas que elaboran procedimientos. Las normas

que se refieren a uso de los formatos para emitir los procedimientos y a la manera
como deben tratarse dentro de la redaccin del procedimiento los aspectos que a
continuacin se citan, no as, el estilo de redaccin propio de cada persona.
La descripcin del procedimiento se redacta de acuerdo a las siguientes normas:
A) Se deben usar nmeros arbigos para enumerar las actividades y debern
ser continuos.

B) Se utilizarn letras altas y bajas, en todo el documento deber tener letra

tipo arial y para el texto el tamao ser en 12 y en el contenido del formato
variar de acuerdo al anexo.

C) La redaccin ser tipo libreto, es decir, en el orden en que cada Unidad

Administrativa va apareciendo en el desarrollo de las actividades

contempladas en el procedimiento. Por tal motivo, la redaccin debe seguir

un orden secuencial.

Cada actividad debe dividirse en las acciones que se consideren necesarias para
una descripcin clara y concisa de las operaciones que lo integran.

Es importante que el texto sea eficaz de acuerdo a lo siguiente:

a) Uso de un verbo al inicio de cada paso u operacin. Por ejemplo:

Revisa documento, Elabora volante.
b) Redactar en tiempo presente de modo indicativo. Ejemplo:
Lea forma 22, Recibe notificacin.

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c) Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redaccin es concisa.

Ejemplo:
INNECESARIO

Adjunto ste documento

RECOMENDABLE
Adjunto

Con el fin de

Para

En el caso de

Si

En relacin a

Sobre

Para cumplir las disposiciones

De conformidad con

d) Evitar las incorrecciones. Es decir, colocar las frases aclaratorias y

subordinadas junto a los nombres que califican.
INCORRECTO

CORRECTO

e) Evitar las palabras ostentosas. Hay que substituir las palabras rebuscadas
por frases sencillas y claras ya que en el manual las interpretar el usuario.
A continuacin se muestra un ejemplo de la definicin de "buzn", en forma
rebuscada:

"Dispositivos de insumos de activacin manual para desarrollar la recuperacin de

los materiales introducidos por quienes lo manejan".

f) Expresarse con claridad. La eliminacin de palabras intiles es una buena

manera de contribuir a la claridad, as como de una uniformidad en el estilo.
D) Numeracin y responsable de las actividades en el procedimiento.
a) En la columna "RESPONSABLE", debe anotarse el nombre del puesto de la
Unidad Administrativa que ejecuta la actividad, a la misma altura en la columna
"No. de Actividad" se anota el nmero arbigo consecutivo correspondiente a la
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actividad por describirse, ambos datos irn a la altura del rengln donde se inicia
la descripcin de la actividad respectiva.

b) Si las actividades subsecuentes son realizadas por el responsable ya citado, no

es necesario volver a nombrarlo.

c) Todas las palabras de la Unidad Administrativa que corresponde se escriben

con maysculas, excepto artculos, preposiciones y conjunciones. Ejemplo:
Direccin de Control y Supervisin a Programas de Inversin.
Departamento de Control Presupuestal

d) Al hacer cambio de hoja se debe anotar en la columna de "RESPONSABLE", el

nombre del puesto o la Unidad Administrativa correspondiente.
E) Citas de formas y procedimientos.
a) Formas.
Se anota el nombre oficial de la forma con mayscula la primera letra de cada
palabra, excepto artculos, preposiciones y conjunciones.
Si la forma no tiene nombre impreso, deber consultarse a los usuarios para
identificar su nombre de acuerdo al uso del mismo.
La redaccin de los instructivos de llenado de las formas, el verbo debe ir en
infinitivo. Ejemplo:
Anotar el nombre completo, Describir de manera general, Indicar la
clave, etc.

b) Procedimientos.

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Cuando se citen procedimientos, debe anotarse su ttulo oficial. El uso de

maysculas es idntico al de las formas. Ejemplo:
BAJA DE PERSONAL, DESARROLLO DE APLICACIONES, etc.
Asimismo, cualquier otro tipo de documento o nombre propio debe inscribirse
utilizando maysculas. Ejemplo:
LISTADO DE ALTAS Y BAJAS DE LA SECRETARA DE FINANZAS,
PROVEEDORA DE ORIENTE, etc.

F) Uso de notas, parntesis, prrafo con maysculas, referencias de pgina,

decisiones.
a) Notas.

Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instruccin debe incluirse notas en el

procedimiento pero estas deben ser breves y no incluir demasiadas pues irn
despus de la actividad referida.

b) Parntesis.

Se usa adems de los casos citados en pginas anteriores, para hacer referencia
a alguna pgina del procedimiento, para indicar el orden o color de la copia de un
formato o para proporcionar informacin adicional que se juzgue conveniente.

c) Comillas.

Se usan cuando se transcribe textualmente un prrafo de algn documento, para

alguna leyenda o para resaltar alguna referencia.

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d) Prrafos con maysculas.

Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se trata de resaltar.

e) Referencia de Pgina.

Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del

mismo procedimiento se sealar con las palabras retorna o contina y el nmero
de la actividad a donde se dirige despus de la actividad donde sea requerida.
Ejemplo:
No aprueba documento, retorna a la actividad no. 3.
En el caso de que dentro de la descripcin del procedimiento se haga referencia a
un formato, slo se anotar el nmero de pgina donde se localiza dicho formato,
sin indicar de cuantas pginas es el procedimiento

f) Decisiones.

En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven de una actividad, estas

debern anotarse en la descripcin del procedimiento, la primera letra con
mayscula, toda la oracin subrayada y en letras negritas.
2. DEL DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO.
Con el objeto de facilitar la comprensin del procedimiento de quien lo consulte,
los diagramas de flujo representan la manera de visualizar el desarrollo de las
actividades a desarrollar, para un determinado procedimiento; as como de los
sujetos responsables de su ejecucin.

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A) ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL DIAGRAMA DE FLUJO DE CADA

PROCEDIMIENTO.

En la parte superior de las hojas del diagrama deber anotarse el ttulo del
procedimiento de que se trate (ver diagrama del ejemplo anexo).
1. Las actividades debern tener el mismo nmero sealado en la descripcin del
procedimiento, anotando el nmero en la parte superior derecha del cuadro de la
actividad, a excepcin del smbolo de decisiones el cual no se numerar.
2. Cuando el documento conste de varias copias, stas se diagramarn
numerndose de acuerdo a la cantidad de copias utilizadas, indicando el
destinatario de stas.
3. Con la finalidad de que no queden sueltos los documentos o se pierdan en su
seguimiento, se deber indicar el destino de stos. Ejemplo:

RECIBE MEMORANDUM
O

ENVA MEMORANDUM
COORDINACIN GENERAL
ADMINISTRATIVA

MEMORANDUM 0
DIRECCIN DE RECURSOS
FINANCIEROS

DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES

1
2
3

4. Cuando varios documentos se pasen al archivo o su destino sea uno slo, se

podr utilizar una llave para agruparlos que indicar el destinatario.

Secretara de Finanzas

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5. Para

la elaboracin de los diagramas de flujo podrn utilizar el siguiente

software: Flow Chart, Corel Flow, Inspiration, sin embargo en caso de no contar
con ellos, se podr utilizar Power Point, siempre y cuando se cumpla con los
criterios sealados en la presente gua.
B) SMBOLOS BSICOS PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO.
Los smbolos que a continuacin se sealan son los que convencionalmente se
han tomado para representar las operaciones de un procedimiento por lo que
debern aplicarse en todas las Dependencia o Entidades:
Este smbolo representa la operacin o la ACTIVIDAD
que se lleva a cabo en un procedimiento
describindola dentro del smbolo en forma breve y
cuidando que el verbo se conjugue en tiempo
presente.

El smbolo DOCUMENTO representa cualquier tipo de

documento que entre, se utilice, se enve, se reciba,
se genere o salga del procedimiento. Se incluirn las
copias que sean utilizadas.
*El nombre del documento debe escribirse dentro del smbolo.

*Si el documento se elabora en original y copias, debe anotarse la letra O en el

documento original y el nmero de las copias que contenga deber anotarse
dentro del smbolo.

*Cuando las copias sean distribuidas a diferentes lugares, deben representarse

marcando en cada una de ellas el nmero que le corresponde sealando adems
su destino, con la finalidad de que no queden sueltos los documentos, ver aspecto
nmero 3.

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*Si es necesario indicar que los documentos tienen un mismo destino, se traza al
lado de ellos una llave que agrupe las copias o documentos ver aspecto nmero 4.

*Si se desea sealar que el documento es destruido, se

marcar con una X. Ejemplo:

ELIMINA
DOCUMENTO

X
El smbolo TERMINAL indica el INICIO O LA
TERMINACIN DEL FLUJO, puede ser accin o lugar.
Es necesario escribir dentro del smbolo la palabra
"inicio" o "final".

Direccin de Flujo o lnea de unin, conecta los

smbolos sealando el orden en que se deben realizar
las distintas operaciones.

El smbolo DECISIN o ALTERNATIVA, indica un punto

dentro del flujo en que son posibles varias alternativas
derivadas de una decisin, es decir, en una situacin en
la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de
ellas. Este smbolo no se enumerar. Ejemplo: Compra
de Contado o Compra a crdito.

*La opcin de la situacin se escribir dentro del smbolo de manera resumida y en

forma interrogativa.
*Las respuestas o la pregunta planteada ser generalmente SI o NO y debern
escribirse sobre las lneas de flujo, que sealan los diferentes caminos.
*En ocasiones se podrn tener tres respuestas a la pregunta planteada, como
pueden ser SI, NO y PARCIALMENTE, y deber quedar claro el camino a seguir.
Esto no deber prestarse a que se diagramen situaciones ambiguas o imprecisas.

El CONECTOR representa la conexin o enlace de una

parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del
mismo.

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*Debe usarse ste smbolo para evitar cruce entre lneas

3
del flujo o para llegar a una mejor distribucin de los
smbolos.
(salida)
*Cada conector debe identificarse con otro cuyo nmero
sea el mismo (el mismo para el envo que para la
recepcin).

3
(entrada)

El CONECTOR DE PAGINA representa una conexin o

enlace con otra hoja diferente, en la que contina el
diagrama de flujo, de la documentacin o informacin,
del mismo procedimiento.

*Este smbolo se utiliza: Cuando por razones del espacio, el procedimiento no

cabe en una pgina.
*Debe sealarse en los conectores, la clave del procedimiento y la hoja del formato
al cual se dirige, si es salida, as como aquel del que viene, si se trata de una
entrada.

Este smbolo representa un ARCHIVO comn y

corriente de oficina, donde se guarda un documento
en forma permanente.

Smbolo ARCHIVO que representa la guarda o

almacenamiento de documentos de manera temporal.

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El smbolo COMUNICACIN, representa la transmisin

de informacin de manera econmica, por cualquier
medio de comunicacin (telfono, radio, E-mail, etc.)

Este smbolo representa cuando la informacin

enviada, recibida o generada sea por medios
electromagnticos, se tendr tambin que representar
cuando sean varias copias en diskette, sealando su
destino tal y como se seala en el caso de los
documentos.

VIII.- FORMATOS UTILIZADOS

Los formatos que debern ser utilizados por las Dependencias o Entidades, son
los que estn ya expresamente diseados por cada una de las Dependencias,
llenando cada parte con la informacin correspondiente de acuerdo al ejemplo que
se anexa a la presente gua.
Toda oficina o rea administrativa, requiere de un control interno que le permita
registrar la informacin obtenida por la realizacin de sus actividades, utilizando
para ello formas que permitan el manejo y control de la misma

Una forma no es ms que un objeto (hoja) que tiene impresa informacin esttica
con espacios en blanco para asentar informacin variable.

Por lo tanto, las formas que se utilizan dentro de un procedimiento deben tambin
formar parte del Manual de Procedimientos y se debern incluir al final de los
procedimientos de cada Unidad Administrativa.

Las formas que por su tamao no sea posible presentarlas en sus medidas
originales, es necesario obtener fotocopia en reduccin para agregarlas. En ste
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caso se deber anotar una leyenda "La medida original de esta forma es
tamao...", e indicar la dimensin del tamao original o anotar en centmetros sus
dimensiones, cuando se trate de formatos de tamao especial.
A. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LAS FORMAS.
Las instrucciones para el llenado de una forma es un apartado necesario que debe
aparecer en todo Manual de Procedimientos.

Para que esas referencias o instrucciones sean eficaces deben contener el

siguiente lineamiento:

Se deben numerar los campos de llenado de la forma con nmeros arbigos

pequeos, encerrndolos en crculos, en el mismo orden aplicado para llenar el
formato.

En una hoja por separado se explicar la informacin necesaria en cada uno de

los conceptos a llenarse de acuerdo al orden de la numeracin asignada a los
campos del llenado de la forma, tal y como se muestra en el ejemplo anexado a la
presente gua.
B. FLUJO DE LAS FORMAS.
A fin de indicar el orgen y destino de cada una de las formas incluidas en el
Manual de Procedimientos de la Dependencia o Entidad, se debe anotar en una
hoja el nombre de la forma, la Unidad Administrativa y el nmero de copias que se
genera.

En cuanto a la distribucin de la forma se debe indicar el destino y aplicacin de

cada una de ellas, por puesto o Unidad Administrativa, mismo que deber de
especificarse en la descripcin del procedimiento.
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IX.- MODIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Toda modificacin, alta o baja

de un procedimiento, deber hacerse del

conocimiento a la Unidad de Desarrollo Administrativo, Planeacin e Informtica y

cubrir los siguientes puntos:

a) El o los procedimientos remitidos a la UDAPI, debern estar revisados por el

Titular

de la Unidad Administrativa que corresponda.

b) En caso de que la modificacin sea en una sola hoja y la numeracin de las

dems no cambie ni altere el orden del procedimiento, sta se remitir para su
integracin en el procedimiento que corresponda, previa revisin y validacin.

c)

En caso de que se altere la numeracin de las hojas y el orden del

procedimiento, se mandar una impresin de todo el procedimiento previamente

revisado, indicando en que consisten los cambios efectuados, para su validacin y
autorizacin.

d) Los nuevos procedimientos que sean remitidos para integracin al Manual de

Procedimientos, debern cumplir con los criterios establecidos en la presente
Gua.

e) En el caso de los procedimientos que causen baja, la o las Unidades

Administrativas debern justificar el motivo de su eliminacin dentro del Manual de
Procedimientos.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
I.- CARATULA
Debe contener los datos que se muestran en el anexo.
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II.-INDICE
En este apartado se enunciar el contenido del manual, no ser necesario sealar
el nmero de pgina y bastar con incorporar separadores por Unidad
Administrativa.
III.- INTRODUCCION
Es una sntesis del contenido del manual, en la que debern explicarse de forma
clara y concisa la finalidad del documento, el objetivo que se pretende cumplir a
travs de l, su alcance, cmo utilizar el manual y cundo se harn las revisiones
y actualizaciones.
IV.- OBJETIVO DEL MANUAL
Debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el
manual, indicando el que y para que. Por ejemplo:
Recibir, registrar y distribuir la correspondencia a las diversas reas de la
Secretara, con la finalidad de dar respuesta a los asuntos que
correspondan

V.- MARCO LEGAL

En este apartado se hace una relacin de los principales ordenamientos o
disposiciones jurdicas de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o
Entidad, en la relacin de las disposiciones jurdicas debe indicarse la fecha de su
publicacin.
VI.- ALCANCE

Este apartado se refiere al mbito del procedimiento y contiene una relacin de la

Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitacin
precisa de sus respectivas responsabilidades.
VII.-SIMBOLOGIA
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CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO

I.-HOJA DE APROBACION
Como ya ha quedado previamente establecido, se har de acuerdo al nmero VI
referente a las Polticas Administrativas para la aprobacin de la Admisin de
Procedimientos Administrativos
II.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo y que ste se aplique en

el Manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de la Dependencia
conozca las acciones necesarias, para que se desarrolle dicho procedimiento.
III.- MARCO LEGAL
En este apartado se hace una relacin de los principales ordenamientos o
disposiciones jurdicas, de los que se derivan las atribuciones de las Unidades
Administrativas, en la relacin de las disposiciones jurdicas debe indicarse la
fecha de su publicacin, adems de sealarse los artculos y las fracciones o
apartados, si as lo requiere el procedimiento.
IV.- AREA INVOLUCRADA

ste apartado se refiere al mbito del procedimiento y contiene una relacin de las
Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitacin
precisa de sus respectivas responsabilidades.
V.- POLITICAS DE OPERACIN
Son las decisiones permanentes que se toman sobre ciertos asuntos y sus
problemas, convirtindose en un plan permanente que proporciona guas
generales,

para

canalizar

el

pensamiento

administrativo

en

direcciones

especificas. Asimismo, facilitar las tareas de las Unidades Administrativas que

intervienen en el procedimiento, previniendo situaciones alternativas que pueden
presentarse al aplicar los procedimientos.
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VI.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Es el punto central del Manual de Procedimientos, en ste apartado deben

presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben
realizarse dentro de un procedimiento, al explicar en que consisten y sealar la
Unidad Administrativa o puesto responsable de su ejecucin, el texto debe ser
claro y de manera narrativa, explicando cada paso en que consisten, cundo,
cmo, con qu, dnde y en qu tiempo se llevan a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y por lo mismo comprenda
varias reas, debe indicarse para cada paso, la Unidad Administrativa responsable
de su ejecucin.
Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una Unidad Administrativa,
debe indicarse el puesto del responsable de la ejecucin de cada operacin.
VII.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Con el objeto de facilitar la comprensin del procedimiento de quien lo consulte,
los diagramas de flujo representan la manera de visualizar el desarrollo de las
actividades a desarrollar, para un determinado procedimiento; as como de los
sujetos responsables de su ejecucin.
VIII.- FORMATOS Y ANEXOS.
Documentacin anexa relacionada con el procedimientos en mencin.

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