Bab 18 Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Pertemuan 8
Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan.
Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji
laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya:
- Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian.
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran
jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
- Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan dari pada akun neraca terkait.
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
- Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan yang kecil sekalipun.
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh
pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembahian gaji karyawan dapat menimbulkan
masalah moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan
prosedur analitis.
AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah
saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai degan prinsipprinsip akuntansi yang diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya dijelaskan dengan akun T, yang
menggambarkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian
dan personalia. Dalam sebagian besar sistem, akun gaji dan upah akrual hanyadigunakan pada akhir
periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benarbenar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan
ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum
dibayar.
FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN
CATATAN TERKAIT
Siklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan
tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
1. Personalia dan kesempatan kerja. Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber
yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi.
Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen nagi verifikasi internal
atas informasi upah.
o Catatan personalia. Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil,
tingkat pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan
tanggal berhenti bekerja.

Formulir otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi

pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan
dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran serikat pekerja.
o Formulir otorisasi tingkat pembayaran. Digunakan untuk mengotorisasi tingkat
pembayaran. Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau
otorisasi dari dewan direksi.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
mempengaruhi secara langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji
dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian yang memadai :
o Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
o Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran
bersih
o Penyiapan cek gaji
o Penyiapan catatan gaji
3. Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak. Sebagian besar sistem penggajian
yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak penggajian dengan menggunakan informasi
tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak
serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus memverifikasi output secara
independen.
o Formulir W2. Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor,
pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial.
o SPT pajak penghasilan. Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara
bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak
perusahaan.
o

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN

SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan baik untuk
mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan, serta
meminimalkan kecurangan penggajian.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program penggajian di
komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan schedule pemotongan pajak, umumnya
perusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidak sulit
bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupaka bagian paling penting dalam
menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif. Banyak auditor menghadapi resiko salah
saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari total
beban. Ada tiga alasan untuk hal ini:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.

Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal, pengujian
pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan
transaksi, kita harus mengenal hal hal berikut :
1. Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material
untuk setiap organisasi.
2. Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
3. Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas
pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan
pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
4. Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko pengendalian yang
dinilai dan pertimbangan audit lainnya.
5. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika
memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan
program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:
1. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama untuk
mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi
penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan
aktivitas penggajian kunci, seperti menghapus ayau menambahkan karyawan. Pemrosesan penggajian
harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
2. Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus
karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setiap
karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan dapat dibubuhkan
pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk jam lembur saja.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian. Kartu waktu dan
catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar
berdasarkan tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi
banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian menurut
pekerjaan atau penugasan.
4. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan
yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari
fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau dicairkan harus
dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin
tersebut harus dibatasi.
5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja

Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch
dengan laporan ikhtisar. Anggota manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus
meriview output penggajian untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
6. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus meriview pengisian dari
setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi
kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai
menyiapkan formulir pajak secara benar.
7. Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang
tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti
bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan.
Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan
dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk
menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal
penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benarbenar bekerja selama periode penggajian.
8. Pengujian atas Kecurangan Waktu
Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang
sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk
mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang
dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen. Akan tetapi biasanya
jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan pengendalian yang memadai
ketimbang bagi auditor untuk mendeteksinya
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO
Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo setelah
menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta
pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam
siklus penggajian dan personalia. Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo
untuk kewajiban penggajian adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban penggajian. Resiko
bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada
sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada
kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta
kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
2. Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren untuk akun
kewajiban penggajian. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren
berupa kecurangan penggajian. Karena itu, auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya
tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan
manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang
berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di antara
kategori persediaan.

3. Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.

4. Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas
transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.
5. Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia
seperti pada setiap siklus lainnya.
6. Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan
audit yang berkaitan dengan saldo. Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan
penggajian, yang sering kali disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll
expenses), biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara
efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian
adalah :
o Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).

Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (Pisah
Batas).

Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau
akrual yang dihilangkan.
Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia:
-

Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan

Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan
membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada
periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal sudah
beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang
bersamaan dengan prosedur tersebut.
-

Gaji dan Upah Akrual

Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi haknya
selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang
benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang harus diikuti secara
konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui hal
tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan
keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari setiap
signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah dihasilkan
tetapi belum dibayar.

Komisi Akrual

Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat diterapkan
pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena perusahaan
seringkali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengan
komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan sifat
perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor
harus membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun tahun sebelumnya demi
tujuan konsistensi.
-

Bonus Akrual

Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan karyawan
merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji
yang material.
Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah
yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
-

Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya

Akrual dari kewajiban kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya
merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian
jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS 43
mengenai absen yang diberi kompensasi.
-

Pajak Penggajian Akrual

Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian serta federal dapat diverifikasi
dengan memeriksa jumlah formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan
jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
-

Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban

Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi penjualan,
serta tenaga kerja manufaktur langsung.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun akun laporan
laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian
substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas. Pengujian
tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang
signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji yang signifikan
dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam prosedur analitis.
-

Kompensasi Pejabat

Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi
oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K SEC dan SPT
pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena beberapa individu
mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian

audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat
dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang berhubungan.
-

Komisi

Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan
dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak tersedia,
mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga penjualan
terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
-

Beban Pajak Penggajian

Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula mula merekonsiliasi total
penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun. Total
pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai dengan
penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanyab tidak
diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat
dipecahkan melalui prosedur lainnya.
-

Total Penggajian

Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban
penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2. Tujuan dari
pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun non
penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik dalam
mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
-

Tenaga Kerja Kontrak

Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar
untuk menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan
jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam,
akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat
eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat menggabungkan
prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan
pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.