Вы находитесь на странице: 1из 12

Universitatea Dunarea de Jos Galati

Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor


Marketing si comunicare in afaceri

PLAN DE AUDIT

Coordonator: conf. dr. Totolici Sofia


Masterand: Babalici Natalia

Galati, 2015

CUPRINS

1.Descrierea formei legale si a actionarilor firmei


2.Descrierea retelei si a acordurilor legale si structurale din retea
3.Descrierea sistemelor interne de control al calitatii existent in firma de audit
4.Scopul auditului
5.Documentele de referinta
6.Descrierea procesului
7.Sedinta de deschidere
8.Plan de audit
9.Sedinta de inchidere
10.Raportul de audit

1. Descrierea formei legale si a actionarilor firmei


S.C. Royal SA funcioneaz de mai bine de 20 de ani, nfiinndu-se n anul 1986 cu
denumirea de cantin - restaurant, urmnd ca n anul 1991 s se transforme n denumirea actual.
Societatea este nregistrat la Registrul Comerului J17/284/06.05.1991,cu codul de nregistrare
fiscal 164228. Potrivit prevederilor Legii 31/ 1990 a societilor comerciale, republicat si cu
modificarile ulterioare, s-a constituit cu forma juridica de SOCIETATE PE ACIUNI, persoan
juridic romn. Domeniul de activitate preponderent:

5610- Restaurante;
4724 Comer cu amnuntul al pinii, produselor de patiserie i produselor zaharoase,

n magazinele specializate.
Alte domenii de activitate (secundare):
1051-Fabricarea produselor lactate i a brnzeturilor;
1052-Fabriarea ngheatei;
1082 - Fabricarea produselor din cacao, a cioolatei i a produselor zaharoase.
Asociatii sunt personae fizice care indeplinesc prevederile legale de competent si calificari

profesionale cerute de Camera Auditorilor din Romania.


La 31 decembrie 2014 asociati in SC Royal S.A. erau dupa cum urmeaza :
Asociati/Actionari
Persoane fizice
Savin Petrea
Popescu Maria

Nr. actiuni
917.670
82.333

Valoare (lei)
91.767
8.233

Pondere (%)
91,77
8,23

2. Descrierea retelei si a acordurilor legale si structural din retea


Activitatea societii este repartizat pe producie, desfacere (cu amnuntul n uniti
proprii i cu ridicata ctre uniile alimentare ce nu au laborator i posibilitate de producie),
alimentaie public, implic realizarea mai multor tipuri de produse. n sfera produciei de
panificaie, patiserie i alimentaie public se lucreaz att la sediul din strada M. Bravu nr. 12
ct i la punctul de lucru, respectiv la laboratorul de cofetrie.
Desfacerea produselor i subproduselor obinute se face prin trei puncte de lucru (Restaurant
Mihai Bravu nr 12, Magazin prezentare i desfacere din strada Armata Poporului nr. 55,
magazin de desfacere cu amnuntul din incinta Liceului de arte precum i la Chioc Royal ). La
desfacerea proprie se adaug i livrarea ctre societi ce dein magazine de vnzare cu
amnuntul.Conform contului de profit i pierdere societatea a nregistrat n 2012 o cifr de afac

eri net de 875.656 lei, n 2013 cifra de afaceri net a fost 841.051 lei, iar n 2014 aceasta a fost
de 876.287 lei.

3. Descrierea sistemului intern de control al calitatii existent in firma de


audit.
Pentru a putea explica i face ct mai accesibil persoanelor interesate sistemul de control al
calitii aplicabil n firma SC Royal SA, acesta este descris in prezentul manual al calitii.
Utilizarea acestor principii, manuale, proceduri i instruciuni reprezint o directiv obligatorie
pentru activitile pe care le desfoar societatea, i se aplic n toate domeniile specifice, att la
nivel managerial ct i la nivel de executani. Criteriile de calitate pentru activitile desfurate
sunt stabilite, detaliate i documentate n planurile calitii aferente, iar n furnizarea serviciilor
este utilizat un model care cuprinde fazele de identificare i analiz a cerinelor clientului,
planificarea, realizarea i controlul acestora. Sistemul de management se aplic n toate
departamentele firmei i pentru toate activitile. Implementarea sistemelor de management al
calitii trebuie facut cu scopul de a creste eficiena, productivitatea i competitivitatea
organizaiei. Ea trebuie s includ aspect umane i manageriale.
Exist o multitudine de factori, care conduc la necesitatea abordarii managementului calitatii,
dintre care menionam:

Factori de natura economic:


- reducerea costurilor non-calitatii
- cresterea profitului

Factori de natura comerciala:


- cresterea cifrei de afaceri
- cstigarea de noi segmente de pia;
- diminuarea costurilor n perioada de garanie
- mbunatirea imaginii pe pia
- satisfacerea clientului
- o utilizare mai eficient a personalului
- o utilizare mai eficienta a resurselor

Realizarea ncrederii n produse i servicii, att pe plan intern ct si extern

Alinierea la cerintele unor standarde international

Abordarea favorabila a unor relatii contractual

mbunatatirea calitii produselor i serviciilor

Diminuarea efectelor presiunii pieii

Satisfacia, motivaia, angajamentul, contientizarea personalului propriu

mbunatatirea continu

Certificarea, ca parte a culturii calitatii

4. Scopul auditului
Scopul sau este de a da posibilitatea personalului firmei i altor persoane interesate s
neleag tehnicile i procedurile de baz cerute pentru meninerea standardelor de
managementul calitii. Acest nivel al calitii este necesar pentru a da asigurri c activitile
desfurate n cadrul firmei sunt conforme cu prevederile stabilite, referitoare la standardul SR
EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale si vocabular si
SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine.

5. Documentele de referinta
Elaborarea Manualului Calitii i a procedurilor se bazeaz pe urmtoarele standarde de
referin:

SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale si

vocabular.
SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine.

SR EN ISO 9004:2001 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru


mbuntirea performanei

6. Descrierea procesului

Auditorul ef alege auditorii interni din Lista auditorilor interni, aprobat de Director care
vor forma echipa de audit intern.
Identificarea persoanelor care au responsabiliti directe privind obiectivele auditului:

identificarea documentelor de referin

studierea de ctre membri echipei de audit a documentelor de referin ce fac

obiectul auditului intern i a altor documente ce demonstreaz activitatea domeniului


auditat (standardul de referin, proceduri, instruciuni proprii, instruciuni de control,
specificaii tehnice, rapoarte de aciuni corective/preventive anterioare, etc).

ntocmire chestionarului de audit de ctre auditorul ef

ntocmirea planului de audit intern de ctre auditorul ef, care se aprob de ctre

director
ntocmirea, arobarea si distribuire planului de audit - reprezint un program concret de
desfurare a auditului respective, care cuprinde:

tipul auditului;

scopul i domeniul auditului intern;

componena echipei de audit;

identitatea reprezentanilor compartimentului auditat;

identificarea proceselor ce urmeaz a fi auditate;

data, locul i durata estimativ pentru fiecare activitate auditat;

identitatea nsoitorilor echipei, dac este cazul;

cui se difuzeaz planul de audit;

Planul de audit astfel ntocmit este prezentat este aprobat de directorul General. Dup
aprobare, auditorul ef nainteaz cu cel puin 5 zile nainte de data nceperii auditului,
compartimentului auditat. Eventuale obiecii ale compartimentului auditat se vor rezolva
mpreun cu auditorul ef, nainte de efectuarea auditului intern.
Evaluarea documentatiei si documentelor de lucru pentru audit - nainte de a ncepe
auditul, auditorul analizeaz documentele SMI corespunzatoare domeniului/procesului auditat,
pentru a determina conformitatea sistemului cu criteriile de audit i stabilete coninutul listei de
verificare utilizate pentru auditul respective.Auditorii pregtesc documentele de lucru, necesare
acestei activiti:

nregistrare edina deschidere/nchidere audit;

Lista de verificare cuprinde ntrebri de baz privind modul de realizare a cerinelor din
standardele de referin (SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii.
Principii fundamentale si vocabular si SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al
calitii. Cerine.);

Rubrici necesare pentru nregistrarea rezultatelor auditrii, ntrebrile de baz sunt urmate
de alte ntrebri n funcie de structura/procesul auditat, care la rndul lor pot fi urmate de
ntrebri ajuttoare dac este cazul;

Tehnica de elaborare a listelor de verificare se bazeaz pe principiul conform cruia se


iau n considerare toate cerinele pentru fiecare clauz a standardului de referin

Raport de aciuni corective/preventive audit.

Membrii echipei de audit - auditeaz procesele care le-au fost repartizate prin planul de
audit, asigurndu-se de relevana,completitudinea i corectitudinea datelor culese de la auditai;
prezint constatrile pozitive i propunerile de neconformitate la AS, n vederea redactrii
raportului de audit.
Acestia sunt : Auditor sef Dimofti Alin
Auditor Farcas Andreea
Auditor Constantinescu Paula

7. Sedinta de deschidere
Entitatea / Structura auditata : Departamentul de Resurse Umane
Mentiuni generale
Tema misiunii de audit : Gestiunea resurselor umane
Perioada auditata : 01.01.2014 31.12.2014
Intocmit de : Dimofti Alin

Data : 23.03.2015

Lista participantilor :
Nume :

Functie :

Departament :

Savin Petrea

Actionar

Popescu Maria

Actionar

Olaru Daniel

Manager

Resurse Umane

Dimofti Alin

Auditor sef

Audit Intern

Farcas Andreea

Audit Intern

Constantinescu Paula

Auditor

Audit intern

8. Plan de audit
Obiectivul auditului : evaluarea conformitatii cu cerintele aplicabile din ISO 9001:2008
Domeniul auditului : SC Royal S.A.
Criterii de audit : ISO 9001:2008, toate procedurile de sistem si de proces (Ps,Pp) intocmite
in conformitate cu cerintele standardelor respective
Perioada de desfasurare : 23.03.2015-25.03.2015
Componenta echipei de audit : Auditor sef : Dimofti Alin
Auditor : Farcas Andreea
Auditor : Constantinescu Paula
Reprezentantul departamentului auditat : Olaru Daniel
Clauza din
ISO
9001:2008
C4.18

Denumire proces

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Evidentierea prezentei, invoirilor, concediilor si recuperarilor

Pregatirea profesionala continua a personalului

Gestionarea dosarelor personale

Lista de verificare pentru audit


Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Observatii
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE
PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natura salarial


-

exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor


de natur salarial?

exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i


actualizarea procedurilor?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?

x
Exist, dar nu este
formalizat

Modificarea drepturilor salariale


-

exist un sistem procedural de organizare al activitii


privind modificarea i comunicarea drepturilor salariale?
exist stabilit persoana responsabil?

x
x

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru


-

exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste


programul normal de lucru?
avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea
fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de
lucru?
avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii
muncii peste programul normal de lucru?
Punctaj maxim : 19

Punctaj total : 17

x
x
x

Probleme deosebite :Nu este cazul

Cine executa : Olaru Daniel Mg.Dep Resurse Umane

Cand : 23.03.2015

Lista de verificare pentru audit


Evidentierea prezentei, invoirilor, concediilor si recuperarilor
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR,
CONCEDIILOR I RECUPERRILOR
-

exist un sistem general de norme i proceduri referitoare


la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i
recuperrilor?
avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea
acestui sistem?
exist personal responsabil pentru completarea foilor
colective de prezen i pentru evidena concediilor de
odihn, concediilor medicale i a concediilor de studii?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
Punctaj maxim : 12

Punctaj total : 12

Cine executa : Olaru Daniel Mg.Dep Resurse Umane

3
x
x
x
x

Probleme deosebite: Nu este cazul


Cand : 23.03.2015

Observatii

Lista de verificare pentru audit


Pregatirea profesionala continua a personalului
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A
PERSONALULUI

exist proceduri scrise i formalizate?

modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea


planurilor de pregtire profesional?
planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire
profesional ale fiecrui salariat?
exist o fundamentare detaliat a planurilor?

Observatii

x
x

avei persoane responsabile cu realizarea programelor de


pregtire profesional?
exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea
profesional?

x
Realizarea
unor indicatori
pentru
urmarirea
performantelor
angajatilor

exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii indicatorilor


de performan?
Punctaj maxim : 18

Punctaj total : 16

Probleme deosebite: Realizarea unor

indicatori pentru urmarirea performantelor angajatilor


Cine executa : Olaru Daniel Mg.Dep Resurse Umane

Cand : 23.03.2015

Lista de verificare pentru audit


Gestionarea dosarelor personale

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE


exist norme pentru gestionarea dosarelor profesionale?
avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor
profesionale?

3
x
x

Observatii

sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele


profesionale?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?

exist proceduri scrise i formalizate?


Punctaj maxim : 15

Realizarea
activitatilor
specifice

x
x

Punctaj total : 13

Probleme deosebite:Nu este cazul

Cine executa : Olaru Daniel Mg.Dep Resurse Umane

Cand : 23.03.2015

9. Sedina de inchidere
Entitatea / Structura auditata : Departamentul de Resurse Umane
Mentiuni generale
Tema misiunii de audit : Gestiunea resurselor umane
Perioada auditata : 01.01.2014 31.12.2014
Intocmit de : Dimofti Alin

Data : 23.03.2015

Lista participantilor :
Nume :

Functie :

Departament :

Savin Petrea

Actionar

Popescu Maria

Actionar

Olaru Daniel

Manager

Resurse Umane

Dimofti Alin

Auditor sef

Audit Intern

Farcas Andreea

Audit Intern

Constantinescu Paula

Auditor

Audit intern

10. Raportul de audit


Raportul de audit este elaborate sub conducerea auditorului ef Dimofti Alin, care este
responsabil pentru corectitudinea i caracterul complet al acestuia. Este de dorit ca raportul de
audit s reflecte cu fideliate att spiritual ct i coninutul auditului. Raportul trebuie s fie datat
i semnat de ctre auditorul ef.
Auditul s-a realizat de ctre o echip de 3 auditori specializati in domeniul resurselor
umane, pe parcursul a unei zile, la sediul societatii comerciale SC Royal SA, n vederea evalurii

respectarii sistemului calitatii prevazut de standardul ISO 9001:2008, examinand clauza privind
gestiunea resurselor umane. S-a observat c procesele interne se desfoar n conformitate cu
reglementarile externe i interne, cu cerinele legale specifice, existand totusi cateva
neconformitati legate de indicia de performanta care nu se desfasoara in perfect acord cu
standardele prevazute de ISO 9001:2008. Urmeaza ca in scurta perioada aceste neconformitati sa
fie remediate si astfel societatea SC Royal SA sa se prezinte in fata actionarilor dar si a
angajatilor drept o societate ce respecta intocmai standardul si cauzele acestuia.
Obiectivele auditului au fost realizate folosind interviul, analiza documentelor i
observarea activitilor ca metode de colectare a dovezilor de audit. n urma procesului de audit
intern, s-a stabilit c nu exist neconformiti majore n ceea ce privete criteriul menionat.