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PREPARACIN DE UNA REUNION:

1. Defina quienes deben asistir a la reunin:


Es recomendable invitar nicamente a las personas que sean
necesarias; aquellas que le ayudarn a lograr los objetivos y le
brindarn una variedad de perspectivas sobre los temas a tratar. Estos
podran ser: Tomadores de decisiones clave para los asuntos
planteados; personas con informacin o conocimiento de los temas;
aquellos que necesiten conocer la informacin para poder realizar su
trabajo; personas que se requieran para poner en prctica las
decisiones tomadas.
2. Construya la agenda de la reunin:
La elaboracin oportuna de la agenda de reunin, puede determinar el
xito o fracaso en la ejecucin de la reunin. Tener claro cual ser el
objetivo, conocer los resultados deseados, y saber cul es el rol de
cada participante dentro de la misma; son aspectos determinantes
para realizar una reunin exitosa.
3. Tome decisiones junto con el grupo:
Tomar decisiones junto con el grupo puede resultar algo difcil, por lo
tanto debe estar preparado para el evento. Es recomendable , seguir
una serie de pasos como: Asegurarse que todos los participantes
entienden que el propsito de la reunin es tomar una decisin;
explicar cul ser el proceso de toma de decisiones que ser utilizado;
recolectar y distribuir todas las opiniones de expertos y antecedentes,
para que el grupo tome una decisin informada; notifique a todos los
participantes sobre la necesidad de revisar la informacin previo al
inicio de la reunin .
4. Maneje los asuntos finales:
Si considera que es momento oportuno de finalizar la reunin, realice

los siguientes
pasos:
1. Resuma brevemente lo que ha sido logrado.
2. Establezca las acciones a seguir: Determine responsables,
comunique el plan de accin, y resalte las fechas importantes.
3. Si es necesario programe otra reunin.
4. Solicite al grupo una evaluacin de la reunin
5. Desarrolle un plan de comunicacin y accin:
Un plan de comunicacin y accin de cierre incentiva a los interesados
de las decisiones clave, y ayuda a asegurar que todos han percibido la
misma informacin. El mismo debe tener tres elementos:
1. Resultados y decisiones especficas producto de la reunin.
2. Responsables de realizar las tareas.
3. Estimaciones sobre la duracin y la conclusin de las tareas.

CONDUCIN DE UNA REUNION:


a) Iniciacin de la reunin
El primer paso es establecer una atmsfera amigable, saludando a los
participantes cuando estos llegan. Hay que conversar informalmente
con cada uno de ellos y presentar entre s a los que no se conocen.
Esto crea una atmsfera de cooperacin amigable. Tambin se debe
comenzar a tiempo y comunicarles a los participantes cundo
finalizar la reunin. Empezar tarde es una falta de cortesa con las
personas que llegan a tiempo.
Una vez se inicie la reunin es conveniente utilizar algo dramtico,
novelesco o humorstico que pueda enganchar la atencin de los
participantes para enfocarlos en el problema actual. Reserve la
bienvenida hasta que tenga la atencin completa del grupo. Algunos
participantes han odo esas bienvenidas tan a menudo que han
aprendido a no escucharlas. Una vez que se des concentran, toma un
tiempo el volverse a concentrar.

Despus de darle la bienvenida al grupo, pngalos brevemente al da


en el tpico y revise el problema que se va a tratar incluyendo por qu
se form y por qu es importante. Los informes de los comits y los
informes bsicos deben representarse aqu cuando forman resmenes
breves. Idealmente deberan haber sido enviados como anexos a la
agenda de participantes para que los revisaran antes de la reunin.
Finalmente, exprese en forma detenida y enftica el propsito de la
reunin. Si le parece que alguien no lo entendi, reptalo y explquelo
de nuevo. Est seguro de que todos entienden la razn de la reunin.

b) Liderando la reunin
Como lder, su responsabilidad personal es lograr las metas de la
reunin lo ms pronto posible. As la tarea ms bsica es lograr que la
reunin se mantenga en el tema y en movimiento por medio de la
consecucin de informacin y de cifras. Para poder lograr esto bien se
requiere:
_Sugerir nuevas ideas, presentar problemas y enunciar actividades.
_Mantener a los participantes en el tema y recordarles del propsito de
la reunin y de sus roles, pero sin asfixiarlos en la creatividad o insultar
a quienes se distraigan.
_Asegurarse de que todos los participantes entienden lo que se dice y
se hace en la reunin.
_Respetar los sentimientos de la gente; reconocer las contribuciones
constructivas.
_Reconocer las necesidades de la gente; tomar algn tiempo para
decir y escuchar historias.
_Proporcionar a los integrantes del grupo la informacin que necesitan
para tomar sus decisiones.
_Trabajar por consenso.
_Proporcionar resmenes peridicos de las discusiones para atar los
cabos sueltos y hacer que la discusin avance.
_Promover la participacin de todos los miembros del grupo.
_Desalentar las conversaciones privadas que no son de importancia
para el grupo.
_Pensar anticipadamente, hacer preguntas y explorar implicaciones de

sugerencias y propuestas.
_La reunin no tendr xito si usted no explota bien los recursos del
grupo. Aqu se presentan algunas sugerencias que se han probado
para conseguir el involucramiento de las personas:
1 Exprese sus necesidades. Ejemplo: "Este es un problema potencial
serio. Si nuestra reputacin sufre dao o perdemos clientes
tradicionales, el reversar la situacin ser muy difcil".
2. Apyese en la experiencia y el expertismo. Ejemplo: "Juan, tu
departamento enfrenta con frecuencia un problema similar. De acuerdo
con tu experiencia, qu podramos hacer en otros departamentos? "
3. Felicite a una persona. Ejemplo: "Carlos, parece que ests
desarrollando un excelente trabajo para que los insumos no se
desperdicien. Qu has estado haciendo?"
4. Solicite ayuda. Ejemplo: "Luis, no s por dnde seguir. Necesito tu
ayuda".
5. Elija informacin previa. Ejemplo: "Andrea, usted dijo ayer que
hablara con varios clientes sobre este problema. Qu averigu?"

c) Ayudas visuales y de audio


Hay una cantidad de ayudas visuales y de audio para ayudar a que las
reuniones sean efectivas y cada una tiene sus ventajas y desventajas.
Cabe recordar que estas son ayudas, ms que fines en s mismos y
ellas solas no pueden definir el xito de la reunin. Tambin es
necesario resaltar que se debe evitar hablarle a los aparatos en lugar
del grupo. Este es un error comn y naturalmente hace perder el
rumbo de la reunin.
Aqu desplegamos las principales ayudas y algunos de sus rasgos
usuales:
1. Papelgrafo con marcadores. Estos son comnmente usados
debido a que son porttiles y fciles de transportar. Son adecuados
para grupos pequeos, pues el registro de datos es simple y su manejo
no es sofisticado. El grupo lo puede ver sin problemas y cada hoja se
puede retirar con facilidad y guardar para revisin posterior y para la
incorporacin de informacin en las actas.

2. Prepare grficos y acetatos. As se pueden enfatizar algunos


puntos y obtener la atencin del grupo en un punto especfico o en un
grupo de ideas. Son muy buenos, en particular con grupos grandes. Si
se utilizan muchos se puede afectar la discusin de ideas. Prese a un
lado cuando est presentando el material. Preprese y familiarcese
con el equipo antes de empezar y verifique que existen las
instalaciones adecuadas para conectarse. Asegrese de tener un
bombillo adicional para el retroproyector, con frecuencia se funde.
Cuando utilice grficos o proyectores, coloque la informacin en los
dos tercios superiores de la hoja y verifique con anticipacin la
ortografa y el contenido. Ajuste bien el ngulo del proyector y no lo
encienda hasta que comience.
Para diapositivas en Power Point, ajuste el tamao de la imagen al
tamao del grupo; nunca se pare al frente de la luz o al frente de la
imagen y no apague todas las luces del saln.
3. Entrega de materiales. Los materiales que se entregan pueden
contener puntos a discutir, resmenes y estadsticas. Deben ser tan
cortos como sea posible, y entregarse en el instante oportuno de la
reunin o utilizarse cuando se requiere hablar de cosas muy
especficas. Estos materiales se entregan antes o despus de la
reunin, nunca durante ella, informando a los participantes cundo se
referirn a uno de estos materiales durante la reunin. Si los
materiales cubren temas que se estn discutiendo informe a los
participantes para que no tomen nota de ello.
Prepare suficiente material antes de reunirse para que cada miembro
del grupo tenga uno, de otra manera los participantes se distraen y se
estimula la discusin y el desorden. Tambin tenga en cuenta que
estos materiales no sean tan complejos y que los participantes no
tengan que dedicarse a leerlos en lugar de participar en la reunin.
Numere las pginas y encabece cada uno adecuadamente. Tenga
cuidado de que estn bien escritos y que no tengan errores.

c) EJECUCION DE UNA REUNION: