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Contenido
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1. EL PLAN CONTABLE
El plan de cuentas contiene la estructura y la informacin bsica de las cuentas
de mayor. El plan contable es una variante que se copia a la sociedad a partir
del template utilizado al crearla. Pero se puede crear y asignar a la sociedad un
nuevo plan de cuentas:
Status de Campo
El status de campo permite controlar la visualizacin y la actualizacin de los datos maestros
de cuenta.
-
Se puede asignar a campos que no utilice el status Ocultar (los campos ocultos todava
pueden contener valores que se tengan en consideracin).
Los campos cuyos valores no se deban modificar pueden tener el status Visualizar
(incluso en el modo de modificacin).
Para los campos donde sea necesario introducir un valor, se puede definir el status
Entrada obligatoria.
Los campos que pueden contener una entrada, pero que no son obligatorios, se
pueden fijar en Entrada opcional.
Los campos moneda de la cuenta y Grupo de estatus de campo siempre son de entrada
obligatoria y ese status no se puede modificar.
Hay que tener en cuenta que los campos que se visualizan en el registro maestro de la cuenta
de mayor no solo estn controlados por el grupo de cuentas, sino tambin por la transaccin
que se utilice para tratar los datos (crear, visualizar, modificar), si una vez creada la cuenta no
se quiere que un determinado campo se pueda modificar, se puede indicar con el status de
visualizar en la transaccin modificar datos maestros: IMG - gestin financiera - contabilidad
principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - actividades adicionales definir formato de pantalla por transaccin.:
Para cada campo, las definiciones de status de campo del grupo de cuentas y la transaccin se
tienen en cuenta y se utiliza la que tenga mayor prioridad. Las prioridades estn determinadas
del siguiente modo (empezando con la mayor prioridad):
Ocultar
Visualizar
Entrada obligatoria
Entrada opcional
Los campos a los que se accede con la transaccin Visualizar registro maestro siempre se
visualizan, o bien estn ocultos, ya que en una transaccin de visualizacin no es posible
introducir datos.
Si no se quiere utilizar el control especfico de transaccin, basta con establecer el status del
campo para todos los campos en opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad
menor, siempre se utiliza el control especfico del grupo contable.
Dentro de los grupos de cuentas es especialmente importante el de cuentas asociadas: son
cuentas de mayor asignadas a los registros maestros de los interlocutores comerciales, todas
las contabilizaciones realizadas desde la contabilidad auxiliar se registran de automticamente
en las cuentas asociadas asignadas, de forma que el libro mayor est siempre actualizado. En
las cuentas de mayor asociadas el usuario no puede realizar contabilizaciones de forma
directa, las anotaciones en las cuentas asociadas proceden de los submdulos de acreedores,
deudores, activos fijos, se puede definir una cuenta como asociada indicando en el campo
cuenta asociada para clase de cuenta las clases de cuenta D para deudores, K para acreedores,
la cuenta asociada solo ser vlida para la clase de cuenta especificada:
Son cuentas asociadas tpicas las de deudores y acreedores. Si desea ver las cuentas de
interlocutor comercial asignadas a una cuenta asociada especfica, puede seleccionar el
campo para la cuenta asociada en la lista de deudores o acreedores mediante las selecciones
libres.
Cuentas de balance y de beneficios
En el segmento del plan de cuentas debe especificar si la cuenta es una cuenta de balance o
una cuenta de prdidas y ganancias. Ambas clases de cuenta se tratan de forma diferente en
el cierre:
- En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta y las
cuentas comienzan el nuevo ejercicio con el mismo saldo.
- En el caso de las cuentas de beneficios, el saldo se transfiere a una cuenta de
remanente y la cuenta de beneficios inicia el nuevo ejercicio con saldo cero. Se asigna
una clave (por ejemplo, X) a la cuenta a la que se arrastra el saldo. Debe introducir esta
Para que se puedan utilizar en la sociedad una de las cuentas del plan de cuentas asignado,
debe crear un segmento de sociedad para la cuenta. Este segmento de sociedad se aade al
segmento del plan de cuentas, junto al cual forma la cuenta.
Moneda
Impuestos
Cuenta asociada
Clave clasificacin
Grupo status-campo
Bco.prp.
Indicador de intereses
Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado deben
crear un segmento de sociedad propio. Como el nmero de cuenta y la denominacin de la
cuenta se actualizan en el plan de cuentas, la cuenta tiene el mismo nmero y denominacin
en todas las sociedades que trabajan con el mismo plan contable. Las cuentas de mayor
deben de tener los dos segmentos, plan de cuentas y sociedad, de hecho, a la hora de
registrar operaciones, se utilizan las cuentas creadas a nivel sociedad.
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Algunas de los campos importantes que se indican en las cuentas de mayor en el segmento de
sociedad son:
Visualizacin de partidas individuales
Las cifras de movimientos son el total de contabilizaciones de todas las partidas individuales en
el Debe o el Haber. El saldo es la diferencia entre la cifra de movimientos en el Debe y la cifra
de movimientos en el Haber.
El campo "Visualizacin de partidas individuales" es un campo de control del segmento de la
sociedad de una cuenta.
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Puesto que la visualizacin de partidas individuales consume recursos adicionales del sistema,
slo se debera utilizar si no existe otra manera de consultar las partidas individuales. No debe
activar la visualizacin de partidas individuales para:
- Cuentas asociadas (las partidas individuales se gestionan en las cuentas de la
contabilidad auxiliar)
- Cuentas de ingresos (las partidas individuales se gestionan en la aplicacin de gestin
de pedidos de cliente)
- Cuentas de existencias de material (las partidas individuales se gestionan en la
aplicacin Gestin de compras)
- Cuentas de impuestos (las posiciones de impuestos slo tienen sentido en relacin
con el documento; los importes del impuesto ya se han verificado al contabilizar el
documento.)
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Para poder activar la gestin de partidas abiertas debe estar activada la visualizacin de
partidas individuales. La gestin de partidas abiertas es un requisito si se necesita verificar si
hay una contrapartida para una operacin contable determinada. Las partidas abiertas y
compensadas se pueden visualizar por separado para que se pueda comprobar rpidamente
qu operaciones falta compensar. Debe utilizarse la gestin de partidas abiertas para las
siguientes cuentas:
- Cuentas bancarias de compensacin.
- Cuentas de compensacin para la entrada de mercancas/recepcin de facturas.
- Cuentas de compensacin de nminas.
Slo se podr activar y desactivar la gestin de partidas abiertas cuando el saldo de la cuenta
sea cero.
Como estndar, la moneda local se propone como moneda de cuenta al crear una cuenta de
mayor. Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar importes en la
cuenta en cualquier moneda. Las otras monedas se convierten a la moneda local para cada
partida individual. Si la moneda de la cuenta es moneda extranjera, solo se pueden registrar
importes en esa divisa.
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Si adems se activa la casilla de seleccin saldos solo en moneda local, las cifras de
movimientos solo se gestionarn para importes convertidos a moneda local. Debe seleccionar
este campo para compensar cuentas donde quiera hacerlo imputando posiciones con el
mismo importe en moneda local entre s, sin necesidad de contabilizar diferencias de tipo de
cambio. El indicador debe estar fijado en cuentas de compensacin de descuentos y para la
entrada de mercancas/recepcin de facturas. El campo no debe marcarse en las cuentas
asociadas para deudores y acreedores. Este indicador suele estar fijado para cuentas de
balance que no se gestionan en moneda extranjera y sin gestin de partidas abiertas.
Grupo de estatus de campo
El grupo de status de campo que se indica al crear la cuenta en la sociedad controla los
campos que aparecen cuando se utiliza la cuenta en los registros contables:
Los grupos de status de campo se compactan en una variante de status de campo. Los grupos
entre los cuales se elige el corresponde a la cuenta de mayor que se est dando de alta
dependen de la variante de status de campo asignada a la sociedad Normalmente, se asigna
la misma variante de status de campo a todas sus sociedades para que la misma informacin
de status de campo sea vlida entre las sociedades.
La misma variante se puede asignar a ms de una sociedad. SAP suministra una serie de
grupos de estatus de campo estndar. Se recomienda copiar los grupos suministrados y
modificarlos segn corresponda.
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Una vez definida la variante y los grupos que la integran se asigna a la sociedad financiera en:
IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas - documento - posicin de documento control - asignar variante a sociedad financiera.
No se pueden realizar contabilizaciones hasta finalizar este proceso. Si un documento se
contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utiliza el grupo de status de campo de la
cuenta asociada.
Crear las cuentas de mayor de forma Centralizadas
Las cuentas de mayor pueden crearse en los dos segmentos mediante una nica transaccin:
Menu - finanzas - gestin financiera - libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor tratamiento individual - central.
Los campos a cubrir coinciden con los indicados en las transacciones de crear cuentas en el
plan y en la sociedad:
En estas transacciones de crear cuentas de mayor, existe la opcin de crear copiando los datos
de otra cuenta ya existente con las mismas propiedades, nicamente modificando la
denominacin de la cuenta de referencia segn corresponda.
Tratamiento colectivo de las cuentas de mayor.
El sistema mySAP ERP ofrece funciones de proceso colectivo para los registros maestros de
cuentas de mayor. La transaccin es.
Men Finanzas - Gestin Financiera Libro mayor Datos Maestros - Cuentas de Mayor
Tratamiento colectivo datos del plan de cuentas/datos de la sociedad/denominaciones
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Puede modificar los datos maestros en el segmento del plan de cuentas, el segmento de
sociedad o las denominaciones de varias cuentas de mayor simultneamente. Las cuentas de
mayor pueden proceder de distintos planes de cuentas.
Primero escogemos que cuentas queremos modificar y para que sociedad o plan de cuentas.
Se pueden modificar los campos que se visualizan de uno en uno en las filas, o hacer un
cambio masivo, indicando los nuevos valores para reemplazar los valores existentes en la
parte superior y despus se clicka en Tratar realizar modificaciones. En todas las cuentas de
mayor seleccionadas, el valor antiguo se reemplaza por el nuevo valor.
Las modificaciones realizadas en cuentas de mayor existentes entran en vigor una vez
grabadas y podran tener consecuencias importantes. Por lo tanto, es importante verificar las
modificaciones antes de grabar.
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Para visualizar las modificaciones realizadas tenemos dos informes, uno a nivel de cuenta
individual:
Men Finanzas - Gestin Financiera Libro mayor Datos Maestros - Cuentas de Mayor
visualizar modificaciones Central/en el plan de cuentas/en la sociedad
El otro informe est dentro del apartado se sistemas de informacin:
Men Finanzas - Gestin Financiera Libro mayor sistemas de informacin informes
para el libro mayor - Datos maestros - Visualizacin modificaciones cuentas mayor
Visualizacin de modificaciones de cuentas de mayor
SAP slo aprueba oficialmente el uso de segmentos si se utilizan los centros de beneficio
simultneamente. Los segmentos slo pueden derivarse automticamente mediante centros
de beneficios. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logstica, no se puede
ingresar el segmento manualmente. Existen varias interfaces estndar que tampoco soportan
el segmento. Por este motivo, slo se aprueba oficialmente el uso de segmentos si tambin se
utilizan centros de beneficio.
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4. VARIANTE DE EJERCICIO
Para que se pueda llevar a cabo el registro de documentos, la sociedad financiera debe de
tener asignada una variante de ejercicio. Para asignar operaciones contables a diferentes
perodos, hay que definir un ejercicio con perodos contables. Las variantes de ejercicio
estndar estn predefinidas en el sistema y se pueden utilizar como modelos.
Para definir nuevas variantes de ejercicio:
IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - ejercicio actualizar variante de ejercicio (ejercicio corto):
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Una variante de ejercicio debe definirse como dependiente del ao si se cumple una de las
siguientes condiciones:
-
Las fechas de inicio y de fin de los perodos contables para algunos ejercicios son
diferentes a las fechas de otros ejercicios.
Algunos ejercicios utilizan otro nmero de perodos contables.
Si todos los ejercicios de la variante tienen el mismo nmero de perodos y los
periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo da del ao, se habla de
una variante independiente del ao. Los ejercicios suelen ser independientes del ao.
Una variante de ejercicio independiente del ao se puede definir como:
Coincidente con el ao natural (es lo ms habitual).
Independiente del calendario (ejercicio desplazado).
Si el ejercicio se define como ao natural, los perodos contables se corresponden con los
meses del ao. Por lo tanto, un ejercicio que sea un ao natural debe tener 12 perodos
contables. La variante de ejercicio comprende la definicin de perodos contables y perodos
especiales. Los perodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a
perodos de tiempo, sino al proceso empresarial de cierre del ejercicio. En total, se pueden
definir 16 perodos (12 perodos contables normales y hasta 4 perodos especiales).
El sistema deriva el perodo contable de la fecha de contabilizacin. Si la fecha de
contabilizacin est situada dentro del ltimo perodo contable normal, puede contabilizar la
operacin en uno de los perodos especiales.
Si el ejercicio se define como independiente de calendario, hay que definir los perodos
contables asignando fechas de fin para cada perodo. Un ejercicio independiente de calendario
puede tener entre 1 y 16 perodos contables. Si el ejercicio no empieza el 1 de enero, los
perodos del ao pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1
o +1.
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Las fechas de inicio y fin de los perodos contables de algunos ejercicios son diferentes
de las fechas de otros ejercicios.
Algunos ejercicios utilizan otra cantidad de perodos contables.
Si un ejercicio de una variante de ejercicio tiene menos perodos contables que los dems, ste
recibe la denominacin de ejercicio corto. Esto puede ser necesario, por ejemplo, cuando el
cierre del ejercicio debe realizarse antes del final del ejercicio normal (por ejemplo, si se ha
modificado la fecha de inicio del ejercicio o se ha vendido la empresa). Hay que definir el
ejercicio corto y su nmero de perodos contables antes de poder definir las fechas de perodo.
Para este ejercicio, slo puede asignar un nmero menor de perodos contables.
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Una vez definida la variante de ejercicio y sus propiedades, hay que asignarla a la sociedad
financiera. Varias sociedades financieras pueden utilizar la misma variante de ejercicio.
La variante de ejercicio no especifica si un perodo est abierto o cerrado. Estos datos se
gestionan en otra tabla. En la variante de ejercicio slo estn definidas la cantidad de perodos
y sus fechas de inicio y de fin.
Una vez indicado el cdigo y descripcin de la nueva variante, se configuran los perodos
contables abiertos:
IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento perodos contables - abrir y cerrar perodos contables.
Normalmente slo est abierto el perodo contable actual y el resto de perodos estn
cerrados. Al trmino de un perodo contable, ste suele cerrarse y se abre el siguiente perodo
contable.
Se puede abrir un perodo contable introduciendo un intervalo en la variante de perodo
contable que incluya este perodo. Es posible tener abiertos tantos perodos contables como se
desee. Durante el cierre del perodo, se pueden abrir perodos especiales para
contabilizaciones de los ajustes. Durante el cierre, deben estar abiertos simultneamente dos
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intervalos de perodos de dos ejercicios. Por este motivo se pueden introducir dos intervalos
de perodos en la tabla de perodos contables. Al primer intervalo de perodos se puede
asignar un grupo de autorizaciones. En este caso slo pueden realizar contabilizaciones en el
primer intervalo de perodos los usuarios de este grupo de autorizaciones. Se recomienda
utilizar el primer intervalo de perodos para perodos especiales y slo dar autorizacin para
realizar contabilizaciones en perodos especiales a los contables encargados del cierre.
Los perodos contables se pueden tratar de forma diferente para las distintas clases de cuenta,
es decir, para un perodo contable determinado pueden permitirse contabilizaciones en
cuentas de deudor, mientras que las contabilizaciones en cuentas de acreedor no estn
permitidas.
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