Acta de constitucin del proyecto

<Nombre del proyecto>

Fecha:<dd/mm/aa>

<Nombre de la Institucin Educativa>

Realizado <Nombre Lider proyecto>

Ciudad, Ao

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha

Versin
I

Descripcin
Acta de Iniciacin de un proyecto

Autor

1. Descripcin del Proyecto

Debe describir conceptualmente en que consiste el proyecto. Debe explicar
cul es la necesidad o el problema que genera el proyecto. Debe adems
explicar los antecedentes del presente proyecto: otros proyectos en el rea,
otros proyectos con los que se relaciona, etc.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general
Objetivos
especficos
Entregables

Definir objetivo general del proyecto ( Que busca este proyecto,

para que est?) Debe responder a la pregunta DE QU PARA
QU l o los actores principales quieren el proyecto.
Especifique los pasos para alcanzar el objetivo general. Que se
debe lograr o alcanzar con el producto a realizar para cumplir
con el objetivo general.
Para cada Objetivo especfico definir los entregables que sern
necesarios terminar para que el objetivo especfico sea
alcanzado. A partir de los entregables definidos, se deber
definir la WBS o EDT del proyecto

Objetivos
El proyecto propuesto no puede estar aislado del plan
institucionales que estratgico institucional, por lo tanto anote a cul o cules
objetivos apoya el proyecto propuesto
apoya el proyecto

3. Finalidad y justificacin del proyecto.

3.1.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

[Mencione las oportunidades a corto mediano y largo plazo de realizar el
proyecto]

4. Cronograma
4.1.

Hitos1
Adicionalmente, se debern definir al menos dos puntos de control de avance en el
transcurso del proyecto y detallar los entregables intermedios que sern exigidos para
verificar que se termin cada etapa.

Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.

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4.2.

Criterios de aceptacin
Se debe especificar detalladamente las caractersticas que se exigirn de cada
entregable, de forma que quede definido de antemano hasta donde se debe llegar en
cada uno. Este punto es muy importante que sea detallado ya que define que ser
exigido para terminar el proyecto y cada una de sus etapas. Se debe especificar
tambin cmo ser aprobado cada uno de los entregables exigidos.

4.3.

Definicin detallada del alcance (EDT o WBS)

En este punto debe especificar las actividades del proyecto en detalle. Se recomienda
dividir las actividades por fases, de manera que se facilite definir los entregables, los
hitos que ayudaran a controlar el avance del proyecto. (Para este tem se debe usar
una herramienta de gestin que permita desglosar las actividades del proyecto)

4.4.

Organigrama del proyecto, listado de tareas

En este punto se deber realizar en un software de gestin de proyectos:
Identificacin de las tareas a realizar, descripcin de las mismas,
recursos necesarios y tiempos estimados.
un diagrama de GANTT del proyecto con nivelacin de recursos.
(opcional)
Identificacin del camino crtico (opcional)
Se generar a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre,
fecha de inicio, fecha de fin, horas hombre de dedicacin programadas y
Recursos.
Adems, se adjuntarn dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto:
% realizado, horas reales.

4.5.

Recursos

Recursos
Equipo del
proyecto
Equipamiento,
Hardware
Software

Descripcin

Proveedor

Formacin
Otros

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas
que el proyecto debe satisfacer

Interesado

Requerimientos exigidos

Cliente
Patrocinador

Necesidad o requerimiento del interesado

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6. Organizaciones funcionales y su participacin.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y
jerarqua a lo largo del desarrollo del proyecto

6.1.

Definicin y descripcin de roles de los involucrados

Rol
Patrocinador2
Lder funcional3
Usuarios Finales4
Coordinador
o
director
del
proyecto5

Nombre / Cargo

7. Asunciones o supuestos.
Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hiptesis que estamos
haciendo y que deben cumplirse para alcanzar los objetivos).

8. Restricciones
Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto
2

rea o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realizacin del proyecto.

Persona a quien se le entregar el producto resultante del proyecto (cliente), l est involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4

rea, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (acadmicas o
laborales).
5

Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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10.

Anlisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el xito tanto
tcnicos, como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Dos aspectos a considerar como base para el anlisis de riesgo son:
-

Los supuestos y restricciones identificados

El anlisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificar la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre

el proyecto de cada riesgo identificado..De este anlisis surgirn aquellos de mayor impacto y ms alta probabilidad de
ocurrencia, para los cuales se deber establecer que acciones y planes se realizarn. Se
deber definir un plan mediante el cual se tome alguna de las posibles acciones:

11.

Se
Se
Se
Se
Se

evite el riesgo
mitigue el riesgo
transfiera el riesgo
realice un plan de contingencia
acepte el riesgo

Requisitos para la aprobacin del proyecto

Qu constituye el xito, quin lo decide y quin firma la aprobacin del proyecto. Escriba
los factores a tener en cuenta.

[Nombre del Lder funcional y

cargo]
Lder funcional

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[Nombre del coordinador

cargo]
Coordinador del proyecto

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