12-Guía Del PMBOK-Gestión de Las Adquisiciones

Gua de los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)

Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.
Gestin
Gestin de
de las
las
Adquisiciones
Adquisiciones
Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
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Gestin de Proyectos
La Gerencia de las Adquisiciones del

Proyecto comprende los procesos
requeridos para adquirir bienes y
servicios a organizaciones externas,
con el fin de alcanzar los objetivos del
proyecto.
Adquisicin de Productos del Exterior
Este captulo es discutido desde la

perspectiva del COMPRADOR en una
relacin comprador-vendedor.
El vendedor (depende del rea de
aplicacin) puede ser llamado PROVEEDOR,
ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.
La Perspectiva del Comprador
Tpicamente manejar su trabajo como un

proyecto. El comprador es su cliente y
por tanto stakeholder clave para el
vendedor. El contrato es el input clave
para muchos de sus procesos de gestin.
Respecto al Vendedor
Genera como resultados el Plan de

Gestin de las Adquisiciones y los
Enunciados
del
Trabajo
de
los
Contratos.
1. Planificar las Compras

y Adquisiciones
Es el proceso de identificar qu necesidades

del proyecto pueden ser mejor cubiertas
comprando productos o servicios al exterior.
Se toma la decisin de comprar o no, qu,
cmo, cunto y cundo.
Planificar las Compras y Adquisiciones
El equipo de proyecto puede recurrir a

especialistas
en
las
disciplinas
de
contratacin y procura e involucrarlos
tempranamente como parte del equipo.
Este proceso de planeamiento tambin debera

considerar a los vendedores potenciales,
particularmente si el comprador desea ejercer
algn grado de influencia o control sobre las
decisiones contractuales.
CASA DE CAMPO
1.Estudio
2.Diseo
3.Construccin
4.Acabados
5.Gestin
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Cercado Afirmado E/I reas E/I reas Habilitacin
descanso recreacin Otras reas
Cancha
Dorm
Frontn
2.1
2.2
5.1
5.2
padres
Cancha
Dorm.
Maqueta Planos
Planeam Control
Tennis
hijos
Piscina
Dorm.
hijas
PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento
WBS
Tipo de
contrato
Procedimiento
de
contratacin
Forma de
contacto
Cercado
terreno.
Suma alzada por

metro lineal de
cerco.
Se solicitar tres
cotizaciones.
Web, gua
telefnica.
Afirmado
terreno.
Suma alzada con

incentivo por
cumplimiento de
plazo.
Experiencia previa.
Estimacin de
experto
independiente.
Invitacin a
especialistas.
Instalacin
jacuzzis.
Suma alzada.
Se solicitar tres
propuestas.
Contacto a
travs de
fabricante de
jacuzzi.
Plan de Gestin de las Adquisiciones

Describe
cmo se gestionar los restantes procesos de
procura.
Tipos de contratos a usar.
Uso de estimaciones independientes como criterios de
evaluacin.
Definicin de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y
cules al equipo de proyecto.
Definicin de uso de documentos estandarizados.
Cmo se manejar a los mltiples proveedores.
Entre otros.
Project Name:
Prepared by:
Date:
Identify types of contracts being used
Independent estimates required?
Yes
No
If Yes, who will prepare?

By when?
Actions that Project Management Team can take independent of Procurement

Department
Source of standardized procurement documents, if needed
How will multiple providers be managed?
How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?
Scheduling
Performance Reporting
Human Resources
Other
Procurement Management Planning Checklist
Enunciado del Trabajo del Contrato

Statement of Work (SOW) es una descripcin del tem a
subcontratar en un grado de detalle que permita a los
vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de
proveerlos :
SOW
(statement of work) para productos o servicios

claramente especificados.
SOO
(statement of objectives) para tems presentados

como problema a ser resuelto.
Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir
servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.
Project Name:
Prepared by:
Date:
Vendor Name:
Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accurately
define the proposed work):
Required Timeline and Milestone Dates:
Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operational

support, etc.):
Cost Parameters:
Statement of Work Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Cost
Item #
A
Description of Cost
Item
B
Costs to MAKE
Product or Service
C
Total Costs to
MAKE
D
Costs to BUY
Product or Service
Direct
Indirect
Direct
Indirect
Costs
Costs
Costs
Costs
E
Total Costs to
BUY
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
10
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
Notes &
Recommendations
Final Differential
TOTALS
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
Anlisis hacer-o-comprar
Gerencia de la Procura Planeamiento de la Procura
Genera como resultados los

Documentos de la Adquisicin
y los Criterios de Evaluacin.
2. Planificar la
Contratacin
Es la preparacin de la documentacin necesaria

para el proceso de convocatoria.
Planificar la Contratacin
PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento Filtro de
WBS
evaluacin
Criterio de
evaluacin
Documentos
Cercado
terreno.
Garanta de rpido
cumplimiento.
Menor precio.
RFQ
Afirmado
terreno.
Experiencia previa.
Referencia de
anteriores clientes
Financiamiento.
TECNICA: 70%
(experiencia,
equipamiento)
ECONOMICA: 30%
RFP
Instalacin
jacuzzis.
Distribuidor autorizado Menor precio.

del fabricante.
Garanta de rpido
cumplimiento.
RFQ
Documentos de la Adquisicin
Se
usan para solicitar propuestas de los vendedores

potenciales.
Los trminos oferta o cotizacin se usan generalmente
cuando la decisin de la fuente de seleccin se basar en el
precio.
El trmino propuesta se usa generalmente cuando otras
consideraciones como las habilidades tcnicas o el enfoque
tcnico son relevantes.
Nombre comunes:
IFB Invitation for Bid.
RFQ Request for Quotation.
RFP Request for Proposal.
IFN Invitation for Negotiation.
Project Name:
Prepared by:
Date:
I. Introductory and Background Information:
II.
Statement of Work and Description of Project:
III.
Project Objectives:
IV.
Schedule of Events:
For example:
Event
1. RFP sent to Bidders
2. Bidders' Conference
3. Evaluation of Responses
4. Award of Contract
5. Commencement of Project
6. Project Completion
7. Final Review
8. Client Acceptance and
Closure
9.
10.
V.
VI.
VII.
Date
Description of Required Response Format:

Required Contractual Provisions:
Evaluation Criteria:
Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,
A. Purchase price
B. Understanding of client need
C. Overall or life-cycle cost
D. Technical capability
E. Management capability
F. Financial resources
Request for Proposal Template
Genera como resultados las

propuestas de los postores.
3. Solicitar Respuesta
de Vendedores
La convocatoria tiene por objeto obtener

informacin (ofertas y propuestas) de vendedores
prospectos sobre cmo pueden satisfacer las
necesidades del proyecto.
La mayor parte del esfuerzo real en este proceso
lo asume el proveedor prospecto, normalmente a
ningn costo para el proyecto.
Solicitar Respuesta de Vendedores
Solicitar Respuesta de Vendedores
Genera como resultados la

suscripcin del contrato.
4. Seleccin de
Vendedores
Es
la recepcin de cotizaciones o propuestas y

aplicacin de los criterios de evaluacin para elegir
proveedor.
A menudo se separa la seccin tcnica (enfoque) de
seccin comercial (precio) y se evalan por separado.
Adems del costo o precio se puede necesitar
evaluacin de muchos factores.
El menor precio propuesto no ser el menor costo si
producto no es entregado a tiempo.
la
al
la
la
el
Seleccin de Vendedores
PROYECTO
ITEM CONTRATADO
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
ANTECEDENTES
OBJETO
MONTO
FORMA DE PAGO
PLAZO
RESPONSABILIDAD
ES DEL
CONTRATISTA
VII. RESPONSABILIDAD
ES DEL
CONTRATANTE
VIII. GARANTAS
Firma contratista
CASA DE CAMPO
AFIRMADO DE TERRENO
IX.
X.
GARANTAS
DOCUMENTOS
CONTRACTUALES
XI. PENALIDADES
XII. CAUSALES DE
RESOLUCION
XIII. NATURALEZA DEL
CONTRATO
XIV. BASE LEGAL
XV. CONTROVERSIAS
Firma contratante
Project Name:
Prepared by:
Date:
Evaluation Criteria and
Weight Assigned
Purchase price
20%
Understanding of client need
25%
Overall or life-cycle cost
15%
Technical capability
20%
Management capability
15%
Financial resources
5%
Overall Score of possible 5
(weights x ratings, totaled)
Vendor #1
Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #1
Item Score
Vendor #2
Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #2
Item Score
0.6
0.8
0.5
1.25
0.45
0.3
0.8
0.6
0.6
0.2
0.25
3.35
Sistema de puntajes
Genera como resultados la

correspondencia, los cambios
contractuales y los pagos.
5. Administracin del
Contrato
Proceso
para asegurar que el rendimiento del vendedor

cumpla los requerimientos contractuales.
La
naturaleza legal de las relaciones contractuales hace

imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de
las acciones tomadas en la administracin del contrato.
Adems
de la gestin de la relacin contractual se debe

integrar los resultados de estos procesos con la gestin
integral del proyecto.
Esta
integracin y coordinacin ocurre a mltiples niveles y

es mas compleja cuando se subcontrata varios tems y
cuando intervienen varios vendedores.
Administracin del Contrato
Figura 12-7. Administracin del Contrato: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas
(Gua del PMBOK, 3ra Edicin, Pgina 291)

Administracin del Contrato
Project Name:
Prepared by:
Date:
Person(s) Requesting Change:
Change Number:
Type of Change Requested:
Terms of contract
Termination of Contract
Other (specify)
Description of Product or
Service
Other (specify)
Detailed Description of Change:

Detailed Reason for Change Requested:
Effect on Project Cost:

? Projected Cost Overrun of approximately
? Estimated Cost Reduction of approximately
%
%
Effect on Schedule:
? Planned Project Completion Date:
? New Project Completion Date:
Additional Remarks:
Approval
Project Manager
Date
Approval
(Other)
Date
Procurement Change Request Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Be
sure to provide for appropriate review of all changes.
Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:
Define steps by which contracts may be changed, including:
Paperwork
Tracking systems
Dispute resolution procedures
Approval levels required
Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated change
control system:
Additional Remarks:
Submitted
Approval
Name/Title:
Name/Title:
Date:
Date:
Contract Change Control System Checklist and Worksheet
Project Name:
Prepared by:
Date:
Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:
Scope (On Scope? If not, how serious)
Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)
Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)
Quality
Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):
Forecasting (Estimate of future project status and progress):
Other Issues or Comments:
Submitted
Approved
Name/Title:
Name/Title:
Date:
Date:
Contract Performance Report Template
Se complet correctamente y
satisfactoriamente el trabajo?
6. Cierre del Contrato
Es similar al Cierre administrativo (Seccin 10.4) en el

sentido que involucra tanto verificacin del producto
como cierre del proyecto. Los trminos y condiciones
podran prescribir procedimientos especficos para la
Conclusin del Contrato. El trmino adelantado de un
contrato es un caso especial de Conclusin del
Contrato.
Cierre del Contrato
Cierre del Contrato
HERRAMIENTAS
Curso Taller de MS Project 2003.
MS Project Server 2007.
Herramientas avanzadas para la Gestin de
Proyectos.
2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproduccin total o parcial, o su uso comercial sin
CONSULTORA Y CAPACITACIN EN
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestin
de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team
Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestin de Equipos
para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitacin para el
Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el
Gestor de Proyectos.
Gestin del Cambio Organizacional e
Individual.
GESTIN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y

PORTAFOLIOS
Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK ).
Estndares para la Gestin de Proyectos.
Taller Prctico de Gestin de Proyectos.
Taller de Preparacin para la Certificacin PMP
Gestin de Programas (PPgM).
Gestin de Portafolios (PPfM).
GESTIN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Gestin Organizacional de Proyectos (EPM).
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestin Organizacional
de Proyectos (OPM3).

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1. Planificar las Compras

Es el proceso de identificar qu necesidades

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Este proceso de planeamiento tambin debera

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PROYECTO CASA DE CAMPO

Suma alzada por

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cmo se gestionar los restantes procesos de

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If Yes, who will prepare?

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Enunciado del Trabajo del Contrato

(statement of work) para productos o servicios

(statement of objectives) para tems presentados

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