PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS

LEGALES
N Revisin: 00

Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

COD: PR-SSO-02

Revis: HectorSandoval
Fecha: 29/09/2015

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

INDICE

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. DEFINICIONES
5. DIAGRAMA DE FLUJO
6. DESCRIPCIN
7. ARCHIVO DE REGISTROS
8. ANEXOS

Firma Revisin

Firma Aprobacin

SISTEMA DE GESTION DE SSO GEOSUR

Pg. 1 de 6

PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES
N Revisin: 00

Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

COD: PR-SSO-02

Revis: HectorSandoval
Fecha: 29/09/2015

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N Rev.

OBJETIVO:

Prrafo

Modificacin realizada

SISTEMA DE GESTION DE SSO GEOSUR

Pg. 2 de 6

PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES
N Revisin: 00

Elabor: PaulaSanchez
Fecha: 29/09/2015

COD: PR-SSO-02

Revis: HectorSandoval
Fecha: 29/09/2015

Pg. 3 de 6

Aprob: Yessenia Boguez

Fecha: 29/09/2015

Identificar y tener acceso a los requisitos legales y a otros requisitos suscritos por la organizacin, que se
apliquen a los aspectos: ambientales, de seguridad y salud ocupacional, laboral y otros de sus actividades,
productos o servicios.
Verificar el cumplimiento con la legislacin y reglamentacin: ambiental, laboral, de seguridad y salud
ocupacional, pertinente y con otros requisitos suscritos por la organizacin.
2

ALCANCE:

Este procedimiento aplica al manejo de requisitos legales y otros suscritos por la organizacin dentro del mbito
de las exigencias de OHSAS 18.001, para todos los procesos y actividades que realize GEOSUR.
3

RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
ALE

ASRL

Actividades
Identificar
normas
laborales, ambientales,
de seguridad y salud
ocupacional
y
en
E
general cualquier norma
relacionada
Revisin y Anlisis del
informe legal y su
E
aplicacin
Actualizar
listas
de
requisitos
legales
E
aplicables
Publicar
las
LRLA
E
aplicables en Intranet
Actualizar Compendio
Legal
y publicar en
E
Intranet
Aplicacin de la LRLA y
confeccin de planes de
I
accin de correccin de
desviaciones
Ingresar No
Conformidad detectada
I
en la Aplicacin LRLA
ASRL: Administrador del Sistema de Requisitos
Legales
GRL: Grupo Revisin Legal
SGP: Subgerente de Planta
E: Responsabilidad de Ejecucin
ASC: Administrador Sistema de No Conformidades
GP: Gerente Planta.

GRL

GP/SGP/
GA

ASC

LRLA: Lista de Requisitos Legales Aplicables

ALE: Asesor legal externo
I: Derecho de Informacin
GA: Gerentes de rea.
EJ: Estudio Jurdico

SISTEMA DE GESTION DE SSO GEOSUR

DESCRIPCIN:

4.1
4.1.1

Identificacin y actualizacin de la normativa legal aplicable (ambientales, laborales, de

seguridad y salud ocupacional y otras) a las actividades de GEOSUR
Identificacin de las normas aplicables:

La tarea de identificar la normativa laboral, social,

encomendado a un Asesor legal externo (ALE).

ambiental, de seguridad y salud ocupacional, se ha

Para identificar la nueva legislacin, el ALE revisa el Diario Oficial, y otras fuentes, para emitir mensualmente
un informe con las nuevas normas del mbito laboral, social, ambiental, de seguridad y salud ocupacional,
laboral y otras aplicables a las exigencias de los estndares certificados por la empresa. El informe mensual
generado por el ALE se distribuye al Grupo de Revisin Legal (GRL). Las normas incluidas en el informe
contienen un previo anlisis de la posible aplicabilidad para la empresa.
Adems, el referido ALE deber informar respecto de aquellos proyectos de ley, anteproyectos, propuestas o
estudios de introduccin de nuevas normas o modificaciones de las vigentes que afecten o puedan llegar a
aplicar a los mbitos indicados.
El informe ser revisado por el Administrador del Sistema de Requisitos Legales, y enviado al Grupo de
Revisin Legal.
4.1.2
ALE.

Revisin de la aplicabilidad de las normas identificadas por

El informe legal ser revisado por ASRL y enviado a los integrantes del GRL dentro de los primeros 15 das de
cada mes. Paralelamente, el ASRL enva esta informacin a las distintas reas de GEOSUR.
EL GRL est compuesto por: por el Grupo Lder, Gerencia de Medio Ambiente, Subgerencia de Seguridad y
Salud Ocupacional, Gerencia de Administracin y Subgerencia de Gestin EESS, Abastecimiento y Contratos
de GEOSUR.
El ASRL se reunir cada dos meses con el GRL para revisar los informes elaborado por el ALE, y determinar
la legislacin aplicable, el ASRL deber actualizar dentro del plazo de 30 das la LRLA correspondiente en la
Intranet de GEOSUR, actualizacin que ser comunicada a la lista de distribucin correspondiente; y
paralelamente deber incorporar en el Compendio Legal existente en Intranet, el cuerpo legal completo de la
normativa evaluada como aplicable.
Adems, los responsables de las listas de verificacin en las cuales deba incorporarse el nuevo requerimiento
legal, debern presentar en la siguiente reunin de GRL, la evidencia necesaria que acredite la incorporacin
de la nueva normativa aplicable y su difusin dentro del rea pertinente.
En caso que el plazo de entrada en vigencia de la ley sea anterior a los plazos establecidos para la revisin,
los responsables de la revisin, aprobacin, y ALE, debern agilizar el proceso para evitar el incumplimiento de
la ley.
4.1.3

Identificacin de las normas ambientales, de seguridad y salud ocupacional y otros requisitos para
nuevos proyectos de GEOSUR

Para aquellos nuevos proyectos que la compaa requiera incorporar dentro de sus operaciones, de los cuales
se requiera presentar un Estudio de Impacto Ambiental (EIA), una Declaracin de Impacto Ambiental (DIA) o
cualquier documentacin que se requiera presentar a una autoridad (acuerdos, cartas), o que la autoridad emita
hacia la organizacin (RCA, resoluciones, cartas de pertinencia), se debern entregar todos estos antecedentes
al Estudio Jurdico (EJ). Esta informacin puede ser entregada por aquellas empresas que haya designado la

organizacin, entindase empresas de consultora u otra empresa externa que desarrolle/gestione el proyecto.
Igualmente se puede dar, que estas tramitaciones las pueda ejecutar personal interno de GEOSUR, quienes
debern tambin hacer llegar la documentacin asociada al EJ.
Una vez que el Estudio Jurdico posea la informacin, deber revisar para evaluar los campos de aplicacin y
luego incluir en la LRLA de GEOSUR. De esto ltimo, se deber informar va correo electrnico a las
partes de la organizacin que les aplique.
4.2

Publicacin de la normativa legal.

Las listas de requisitos legales aplicables, compendio legal, compromisos voluntarios, revisin legal, se
encuentran publicadas y disponibles para todo el personal de GEOSUR en la Intranet en la opcin Seguridad,
Medio Ambiental y Social (SMASS).
Las consultas relativas a legislacin laboral, ambiental, seguridad y salud ocupacional, y otras relacionadas a
las exigencias de certificacin deben ser realizadas a Administrador del Sistema de Requisitos Legales.
El listado de Normas Chilenas, se mantendrn en copia en papel y estarn disponibles con la Gerencia de
Medio Ambiente y Subgerencia de Seguridad y Salud Ocupacional respectivamente, publicadas en
Intranet.
4.3

Compromisos Voluntarios.

Compromisos asumidos voluntariamente por la empresa, ellos estarn disponibles, para conocimiento del
personal de la empresa, en el cono Seguridad, Medio Ambiental y Social (SMASS).
4.4

Evaluacin de cumplimiento Legal.

Las lneas de la organizacin, son responsables de verificar el cumplimiento de la normativa legal aplicable a
las reas bajo su responsabilidad.
La evaluacin de cumplimiento legal se realiza en diversas instancias
como:
- Monitoreo de Control Operacional de los instructivos de trabajo en terreno, donde se monitorea
cumplimiento de exigencias de los instructivos de trabajo, entre los cuales hay exigencias legales
aplicables a las faenas y reas de produccin u operacin.
- Auditorias internas, en las cuales se evala cumplimiento de las exigencias legales aplicables a
las actividades auditadas OHSAS 18001 y criterios de los estndares de manejo forestal
sustentable CERTFOR y FSC,
- Auditorias de cumplimiento legal, en las que se evala el cumplimiento de las exigencias
legales a travs de la evaluacin de las Listas de Requisitos Legales Aplicables (LRLA),
identificadas para los distintos procesos de GEOSUR y que son evaluadas por auditor lder
designado con las correspondientes competencias. Luego, las LRLA, son enviadas a la Gerencia
de Medio Ambiente, el que enva informacin a las reas de GEOSUR auditadas. Esta auditoria
se realiza al menos una vez al ao de acuerdo a Programa Anual de Auditorias Internas de
GEOSUR.
En el caso que durante las auditorias internas o en auditoria de cumplimiento legal, sea detectada una situacin
de incumplimiento legal o un No Cumple, se generar una No Conformidad y su respectivo Plan de Accin por
las Plantas o reas involucradas.
Dicha No Conformidad y su Plan de Accin sern ingresados al Sistema de No Conformidades, Acciones
Correctivas y Preventivas. Los registros se mantienen en informes de auditoras y en sistema de no
conformidades en la Intranet.

4.5
Normas legales ambientales, de seguridad y salud ocupacional, no consideradas
oportunamente.
En caso que una norma ambiental, o de seguridad y salud ocupacional, no haya sido incluida oportunamente en
el Compendio Legal y en las LRLA de GEOSUR respectivamente, estas deben ser incorporadas al momento
de su identificacin y publicadas de acuerdo a lo establecido en el punto 4.2.
4.6

Capacitacin.

En caso de ser necesario, se confeccionar un programa de capacitacin en materias legales, para el personal
de la empresa que tiene responsabilidad en la gestin del cumplimiento legal y a los revisores legales.
4.7

Juicios.

La informacin relativa a los juicios originados por temas medioambientales, de seguridad y salud ocupacional,
ser controlada por la administracin de la empresa en conjunto con el rea Legal de GEOSUR.
4.8 Actualizacin de Carpeta de Permisos Legales de GEOSUR
GEOSUR elaboro una lista de permisos legales que aplica peridicamente a la empresa, el responsable de
actualizar estos documentos ser el Coordinador SSO de la Planta Industrial, con la asesora de la Ingeniero
de Medio Ambiente designada a la planta Industrial:
-

Segn documentos existentes en el Listado de Permisos Legales se debe considerar la actualizacin

semestral de la patente municipal.

El Informe Sanitario tiene vigencia de tres aos prorrogables por el mismo periodo si no existen
modificaciones.

El informe de dotacin de servicios higinicos, se revisar con una periodicidad de 24 meses, la cual
ser efectuada por el Ingeniero en Seguridad y Salud Ocupacional asignado al negocio.

Informe de muestreo isocintico: deber ser actualizado segn planes de monitoreo presentados a la
autoridad competente segn compromisos ambientales contenidos en la Declaracin de Impacto
Ambiental, EIA y/o segn la legislacin vigente.

Resolucin de Autorizacin del Casino tiene vigencia de tres aos prorrogables si no existen
modificaciones.

Acta de Constitucin Comit Paritario de Higiene y Seguridad: debe ser actualizado cada 24 meses
desde la fecha de elecciones.

Informe de Agentes Contaminantes: deber ser actualizado por la mutualidad correspondiente cada 5
aos para Agentes Fsicos y cada 3 aos para Agentes Qumicos de no existir cambios significativos en
los procesos.

El certificado de revisiones y pruebas de generadores de vapor se actualizar segn se realicen

modificaciones estructurales, o bien con una periodicidad de 3 aos.
Certificados de operadores de caldera: debern ser actualizados cada 48 meses a contar desde la
fecha de inscripcin.

El Certificado de Afiliacin a Mutualidad debe ser actualizado cada 4 meses.

El Certificado de Romana deber ser actualizado anualmente.

La modificacin del Reglamento Interno de Higiene y Salud Ocupacional se har cada vez que algn
cuerpo normativo lo requiera o bien cuando la empresa lo amerite. Cada vez que se modifique el
Reglamento Interno de Higiene y Salud Ocupacional se notificar a la inspeccin del trabajo y autoridad
sanitaria competente.