MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS
rea: Compras

Presidencia

Fecha de Emisin:
Marzo 2012
Pgina 1 de 6
Cdigo: COM-003

Procedimiento: EMISION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

OBJETIVO
Establecer normas y procedimientos para la solicitud y autorizacin de compras de alimentos
destinados para el cumplimiento de los programas de abastecimiento, adquisicin de bienes,
materiales y suministros y contratacin de servicios conforme a este Manual de Normas y
Procedimientos, cumpliendo con la normativa que rige la materia y asegurando un adecuado control
interno.
INVOLUCRADOS
Presidente
Director Adjunto
Coordinador de Procesos
Coordinador en el rea en Servicios Administrativos
Coordinador de rea en Abastecimiento y Mercado
Analista de Procesos Administrativos
Analista Especialista en Administracin
DOCUMENTOS Y/O FORMULARIOS QUE INTERVIENEN
Solicitud de gastos presupuestarios
Cotizaciones o Presupuestos
Anlisis de cotizaciones
Informes de recomendacin emitidos por el Comit de Contrataciones (cuando sea el caso).
Orden de Compra/Servicio.
Contrato (cuando sea el caso)
NORMAS GENERALES:
1. La orden de compra y servicios es el instrumento para efectuar las adquisiciones de productos
de la cesta bsica, materiales y suministros y contratacin de servicios.
2. El Analista de Procesos Administrativos es el responsable de elaborar las rdenes de
Compras y Servicios, sin embargo, la orden de compra relacionada con la compra de
alimentos destinados para el cumplimiento de los programas relacionadas con el
abastecimiento debern ser elaboradas por el Coordinador de Procesos.
3. Las rdenes de Compras y Servicios debern estar numeradas y mantener un orden
consecutivo.
4. Las rdenes de Compras y Servicios no podrn tener tachaduras, correcciones o
enmendaduras.
Junta Directiva
Aprobado

Presidente

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
rea: Compras

Presidencia

Fecha de Emisin:
Marzo 2012
Pgina 2 de 6
Cdigo: COM-003

Procedimiento: EMISION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

5. El Analista de Procesos Administrativos junto con el Coordinador de Procesos son los

responsables de mantener un orden consecutivo y cronolgico de las ordenes de compras y/o
servicios
6. El Analista de Procesos Administrativos deber llevar archivo consecutivo de las rdenes de
Compra y de Servicios emitidas con sus respectivos soportes.
PROCEDIMIENTO:
Emisin de rdenes de Compra:
Relacionada con la adquisicin de alimentos destinados para el cumplimiento de los
Programas relacionados con el Abastecimiento:
En este caso se proceder de la misma forma en que se realiza para la adquisicin de bienes,
materiales y suministros, con la nica diferencia en que las actividades realizadas por el Analista de
Procesos Administrativos sern realizadas por el Coordinador de Procesos.

1.

2.

3.
4.

Relacionada con la compra de bienes, materiales y suministros

El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite el expediente de contratacin
incluyndose en ste el anlisis de precios, los presupuestos suministrados, la invitacin de
participar en la modalidad de consulta de precios y/o en su defecto, todos los documentos
aprobados de acuerdo a la modalidad de seleccin de contratista utilizada, al Analista de
Procesos Administrativos o al Coordinador de Procesos (segn sea el caso) para la
elaboracin de la Orden de Compra.
El Analista de Procesos Administrativos o el Coordinador de Procesos, recibe el expediente y
con las instrucciones giradas por el Coordinador de rea en Servicios Administrativos procede
a la elaboracin de la orden de compra con los siguientes datos: Numeracin consecutiva,
Fecha, N de Solicitud de Gasto Presupuestario, Unidad Solicitante, Proveedor, Cantidad,
Unidad de Medida, Cdigo de producto, Descripcin del artculo, Precio unitario en Bs., Monto
Total, Monto por concepto I.V.A. (en los casos que aplica), Subtotal, Monto en letras y Total
Bs.
El Analista de Procesos Administrativos o el Coordinador de Procesos remite la orden de
compra al Analista Especialista en Administracin para la asignacin presupuestaria.
El Analista Especialista en Administracin asigna el cdigo correspondiente al presupuesto del
ao indicando: Sector, Programa, Sub- Programa, Actividad Proyecto, Partida Genrica y
Especfica Sub- Especfica, Crdito Adicional (si aplica) y Monto en Bs. para cada partida y
remite al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.
Junta Directiva

Aprobado

Presidente

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
rea: Compras

Presidencia

Fecha de Emisin:
Marzo 2012
Pgina 3 de 6
Cdigo: COM-003

Procedimiento: EMISION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

5.

6.

7.

El Coordinador de rea en Servicios Administrativos revisa y verifica que la orden de compra

corresponda con los soportes contentivos en el expediente de contratacin, de estar conforme
firma y sella, de lo contrario devuelve para su correccin.
El Coordinador de rea en Servicios Administrativos colecta las firmas del Presidente y del
Director Adjunto y posteriormente entrega al Analista de Procesos Administrativos para as
proceder a la emisin de la orden de pago.
El Analista de Procesos Administrativos conserva en electrnico la orden de compra para su
control y la incluye ahora, en el expediente de contratacin para la posterior emisin de la
orden de pago.

Sin embargo es importante sealar que una vez aprobada la orden de compra relacionada con la
adquisicin de alimentos destinados para el cumplimiento de los programas de abastecimiento, el
Coordinador de Procesos remitir copia de dicho documento al Coordinador de Abastecimiento y
Mercado, para que sea de su conocimiento y a su vez al proveedor que calific en la seleccin de
contratista, mediante fax o correo electrnico.
Emisin de rdenes de Servicio:
1. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite el expediente de contratacin
incluyndose en ste el anlisis de precios, los presupuestos suministrados (cuando se
requiera), la invitacin de participar en la modalidad de consulta de precios y/o en su defecto,
todos los documentos aprobados de acuerdo a la modalidad de seleccin de contratista
utilizada al Analista de Procesos Administrativos para la elaboracin de la Orden de Servicio.
2. El Analista de Procesos Administrativos recibe el expediente y con las instrucciones giradas
por el Coordinador de rea en Servicios Administrativos procede a la elaboracin de la orden
de servicio con los siguientes datos: Numeracin consecutiva, Fecha, N de Solicitud de Gasto
Presupuestario, Unidad Solicitante, Proveedor, Cantidad, Unidad de Medida, Cdigo de
producto, Descripcin del artculo, Precio unitario en Bs., Monto Total, Monto por concepto
I.V.A. (en los casos que aplica), Subtotal, Monto en letras y Total Bs.
3. El Analista de Procesos Administrativos remite la orden de servicios al Analista Especialista en
Administracin para la asignacin presupuestaria.
4. El Analista Especialista en Administracin asigna el cdigo correspondiente al presupuesto del
ao indicando: Sector, Programa, Sub- Programa, Actividad Proyecto, Partida Genrica y
Especfica Sub- Especfica, Crdito Adicional (si aplica) y Monto en Bs. para cada partida y
remite al Coordinador de rea en Servicios Administrativos.

Junta Directiva
Aprobado

Presidente

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
rea: Compras

Presidencia

Fecha de Emisin:
Marzo 2012
Pgina 4 de 6
Cdigo: COM-003

Procedimiento: EMISION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

5.

El Coordinador de rea en Servicios Administrativos revisa y verifica que la orden de servicios

corresponda con los soportes contentivos en el expediente de contratacin, de estar conforme
firma y sella, de lo contrario devuelve para su correccin.
6. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite al Director Adjunto y al Presidente
de la Corporacin la orden de servicios debidamente aprobada.
7. El Director Adjunto evala la orden y sus respectivos documentos y procede a la elaboracin
del contrato de servicios, en el que se establezca el objeto de la contratacin, las condiciones
de pago, el plazo de tiempo estimado para el cumplimiento del servicio, garantas y el
compromiso de responsabilidad social (cuando aplique), adems de las establecidas
regularmente por la Corporacin, en su defecto sealar, fecha, lugar, razn social y nmero de
registro de informacin fiscal (RIF) de la empresa a contratar, nombre, apellido y nmero de
cdula de identidad de los representantes legales actuantes en el acuerdo, y cualquier otro
que consideren las partes .
8. El Director Adjunto somete a consideracin del Presidente y del proveedor el mencionado
contrato de estar de acuerdo, firman y sellan en seal de aprobacin.
9. El Director Adjunto y el Presidente firma y sella la orden de servicio y remite al Coordinador de
rea en Servicios Administrativos.
10. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos estudia y analiza el contrato y coordina
junto con la empresa contratada el cumplimiento del mismo para as proceder a la autorizacin
de los pagos, tal y como lo establece el documento en referencia.
11. El Coordinador de rea en Servicios Administrativos remite al Analista de Procesos
Administrativos la orden de servicios aprobada junto con el contrato firmado entre las partes,
para su control y lo incluye ahora, en el expediente de contratacin para la posterior emisin
de la orden de pago.

Junta Directiva
Aprobado

Presidente

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
rea: Compras

Presidencia

Fecha de Emisin:
Marzo 2012
Pgina 5 de 6
Cdigo: COM-003

Procedimiento: EMISION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

O/C N

FECHA:
ORDEN DE COMPRA

Solicitud de Gasto Presupuestario Nro.

AO 2012
UNIDAD SOLICITANTE:
PROVEEDOR:
CANTIDAD

RIF N JUNIDAD

Cod

PRECIO

PRECIO

UNITARIO BsF.

TOTAL BsF.

DESCRIPCION DEL ARTICULO

0,00
0,00
0,00
0,00
SUB-TOTAL

0,00
TOTAL
BsF.

MONTO EN LETRAS:

0,00

PRESUPUESTO AO 2012
SECTOR

PROGRAMA

SUBPROGRAMA

ACT.
PROYECTO

PARTIDA

GENERICA

ESPECIFICA

SUB1

Crdito
Adicional
N

MONTO
BsF.

ELABORADO POR

IMPUTADOR POR

CONFORMADO
POR

VISTO BUENO

APROBADO POR

COMPRAS

PRESUPUESTO

ADMINISTRACIN

DIRECCIN

PRESIDENCIA

Junta Directiva
Aprobado

Presidente

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad

Fecha de Emisin:
Marzo 2012

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Pgina 6 de 6

rea: Compras

Presidencia

Cdigo: COM-003

Procedimiento: EMISION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS

FORMATO DE ORDEN DE SERVICIO

O/S N

FECHA:
ORDEN DE SERVICIO

Solicitud de Gasto Presupuestario N

AO 2012
UNIDAD SOLICITANTE:
PROVEEDOR:
CANTIDAD

RIF N.JUNIDAD

PRECIO

PRECIO

UNITARIO Bs. F.

TOTAL Bs. F.

DESCRIPCION DEL ARTICULO O SERVICIO

0,00
0,00
0,00
SUB-TOTAL

0,00

I.V.A 12%

0,00
TOTAL
Bs.F

MONTO EN LETRAS:

0,00

PRESUPUESTO AO 2012
SECTOR

PROGRAMA

SUBPROG

ACT.
PROYECTO

PARTIDA

GENERICA

ESPECIFICA

SUB1

Crdito
Adicional
N

MONTO BsF.
0,00

ELABORADO POR

IMPUTADO POR

CONFORMADO POR

VISTO BUENO

APROBADO POR

COMPRAS

PRESUPUESTO

ADMINISTRACIN

DIRECCIN

PRESIDENCIA

Junta Directiva
Aprobado

Presidente

2011 Pealoza & Asociados CPA Associates Internacional

Secretario

Jefe de la Unidad