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Contenido

1. El formato de los documentos escritos ..................................................................... 1


1.1 La carta .................................................................................................................. 1
Tradicional .................................................................................................................... 2
Moderna ....................................................................................................................... 3
1.2 Elementos indispensables en una carta ................................................................. 4
1.3 Cmo escribir una carta formal? .......................................................................... 4
2. El informe............................................................................................................... 5
3. El memorando ............................................................................................................. 5
4. El acta.......................................................................................................................... 6

1. El formato de los documentos escritos


En el mbito empresarial existe diversidad de formatos que permiten comunicar una
cantidad de mensajes de diferente ndole. Por ello, el conocimiento e implementacin
de diversos formatos y estructuras de documentos escritos es importante para el
desarrollo de un buen plan de comunicacin interno y externo de la empresa.
1.1 La carta
Es un tipo de documento con una estructura definida, la cual permite servir como
medio de comunicacin y establecer a travs de ella, diversos objetivos comunicativos
que van desde un saludo, una peticin, un mensaje de reconocimiento o de afecto.
Debido a esto, las cartas poseen una estructura de acuerdo con el fin para el cual sean
escritas y dirigidas. As existen diversos tipos de cartas

Imagen 1. Fuente: (GOBVA, 2013).

Tradicional
En el mbito tradicional, las cartas empresariales retoman formatos prestablecidos y
rigurosos. Ejemplo:

Sean mis primeras lneas portadoras de un


cordial saludo, desendole xito en sus
delicadas funciones. La presente es para
saludarlo y desearle xito en sus delicadas
funciones...

Muy seor nuestro y amigo... Lleg a mi poder...

Con la mayor brevedad posible nos enva...

Esperando su respuesta... Con las muestras


ms

Me suscribo de usted con consideracin y


respeto sincero, me despido de usted,
atentamente...

Moderna
Para el caso actual, el formato para escribir una carta ha cambiado, se utiliza un
formato que permite una fcil interpretacin y comprensin del mensaje. Ejemplo:

En atencin o en respuesta a su nota, le


informo que...
Cordial saludo, oportunidad propicia para
Me complace informarle que...
Cordial saludo seor
Recib... Espero que el prximo 21 de julio
llegue la mercanca...
Espero...
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Agradecer su apoyo.

Antes de escribir una carta, se debe tener en cuenta el contexto de comunicacin y las
siguientes preguntas guas:
1. A quin va dirigida?
2. El discurso para dirigirse a esta persona es formal o puede hacerse en un
tono ms informal?
3. Cul es el objetivo de la carta (informar, saludar, expresar sentimientos,
persuadir, pedir, protestar)?
Luego de escribir, hay que revisar la claridad del texto, ortografa y presentacin.

1.2 Elementos indispensables en una carta


Para realizar una carta se deben incluir los siguientes elementos:
- Fecha.
- Saludo inicial.
- Cuerpo (o ncleo de la informacin).
- Despedida.
- Saludo final.
- Firma.
1.3 Cmo escribir una carta formal?
La cartas de este tipo requieren el uso de un lenguaje ms o menos formal, sin
modismos ni expresiones familiares o afectivas, la estructura que se sigue es
relativamente fija valindose de algunas frmulas predeterminadas para comenzar,
como por ejemplo: "Sr. Director", y "le saluda atentamente" para terminar. Ejemplo:

Carta que se enva al director de un peridico


Lima, 20 de octubre de 2001
Seor Director:
Le con gran inters el artculo de Juan Mora sobre la situacin poltica que se vive hoy
en Per. Ha sabido expresar muy bien lo que sentimos los que somos vctimas de esta
crisis moral y poltica. Pero, le tengo que decir que me indign la seleccin de fotos que
acompaaban el reportaje porque slo se reflejaba lo ms negro. Es que, a pesar de
todo, los peruanos no hemos perdido la esperanza de salir adelante.
Esperando haber contribuido a restablecer una verdad ms compleja, se despide
atentamente.
Luis Marn Ochoa

Otras expresiones para despedirse:


- Le saluda atentamente
- Atentamente

2. El informe
Un informe, busca determinar los pasos que se deben llevar a cabo para mostrar un
proyecto, se aconseja seguir una gua teniendo en cuenta:

Ubicar de manera adecuada fotos, dibujos, diagramas, tablas y grficas para


hacerlo ms atractivo.

Presentarlo de manera organizada y clara, el vocabulario tcnico se puede usar


siempre que no se afecte la claridad del informe.

Al incluir datos o resultados negativos se pueden sacar conclusiones para


nuevos experimentos. Ejemplo:
Informe de Examen Psicolgico
Nombre: Ricardo Bermdez
Fecha de Nacimiento: 04 de noviembre del ao 1990
Edad: 21 aos
Estudios: Especializacin en gestin de la seguridad informtica.
Estado Civil: Casado.
Ocupacin: Programador web.
Examen pedido por: Dra. Lpez Montes Adriana.
A partir de los exmenes realizados se han obtenido los siguientes datos:
Aritmtica: 7, 5 puntos
Orden: 6 puntos
Completar: 10 puntos
Informar 8 puntos.
A partir de los datos se ha estimado que el coeficiente intelectual de 110

3. El memorando
El memorando (del latn memorndum, algo que debe tenerse en memoria). Este tipo
de formato de comunicacin exige una estructura precisa y clara donde se exponen
hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin
de un asunto importante o grave. Ejemplo de memorando:
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
Cartagena de indias, 15 de noviembre de 2008
Memorando No. 001-2003-DFG
PARA: Edward Luna, Director de Recursos Humanos

DE:
Felipe Gutirrez, Director de Informtica
ASUNTO: INFORME DE ASISTENCIA DEL MES DE DICIEMBRE DE 2002
Para los fines pertinentes adjunto informe de asistencia de los funcionarios de la oficina
de Produccin, correspondiente al mes de octubre de 2004, al igual que la tarjeta de
asistencia de la seora Marcela Cardona.
Felipe Gutirrez, Director de Informtica. Incluye lo indicado.

4. El acta
Es un escrito o modalidad de comunicacin escrita cuyo objetivo es dejar constancia de
lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Su extensin puede abarcar
hojas o en muchos casos libros destinados para ese propsito. En todas las empresas
es obligatorio tener constancia de decisiones o acuerdos llevados a cabo por los
miembros que conforman o representan la empresa.
Un acta debe contener:
-

Ciudad, hora y fecha en que la reunin se celebre


Nombres de los asistentes
Persona que la presidi y existencia del qurum
Orden del da
Acuerdos tomados
Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo

Ejemplo:
ACTA No 1
REUNIN ORDINARIA, jueves 3 de julio de 2012. Presidida por Mario Lpez, Gerente.
La misma inici a las 2:00 pm, con la participacin de 12 miembros.
Tema: Reunin con los directivos del LP. Se llegaron a los siguientes ACUERDOS:
La fecha de la reunin ser el jueves 12 de agosto, a las 4:00 pm, en un restaurante.
Se pedirn cotizaciones en el fondiu de leqrect, El Mesn Espaol y Walandai.
Enviar nota al Director para que se le permita al Dr. Ivn Wilson, delegado de los
empleados, para que evale el funcionamiento de la planta de produccin.
Aprob, por unanimidad, la compra de 15 computadores porttiles y 5 tabletas por un
costo de 30 millones de pesos.
El jefe de planta Julin Giraldo enviar una nota al jefe de personal Gabriel Gmez

solicitndole que pida un informe de las metas alcanzadas en produccin para el ao


2012.
Reunin con directivos del LP. Se acord enviar una nota al Integrador para invitarlo a
la reunin-cena.
Mario Lpez, Gerente.
Camila Lpez Secretaria de Actas
La reunin concluy a las 8.00 p. m.
Referencias

Golano y Flrez. Aprender a redactar documentos empresariales. Ediciones


Paids. Ibrica S.A.Buenos Aires. 2002.
Solano Castro Adrin. Administracin de la educacin. Promai-uned. San Jos
de Costa Rica. 2008
Control de documento

Autores

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Expertos
temticos

Diana Carmona
Milian

Experta
Temtica

Sena - Centro
Noviembre 30 de
Agroindustrial
2013
Regional Quindo

Revisin

John Jairo
Alvarado
Gonzlez

Guionista

Sena - Centro de
Diseo e
Innovacin
Tecnolgica
Industrial
Regional
Risaralda.

Diciembre 14 de
2013

Andrs Felipe
Valencia
Pimienta

Lder lnea de
produccin

Sena - Centro de
Diseo e
Innovacin
Tecnolgica
Industrial
Regional
Risaralda

Diciembre 14 de
2013